ทีม WhatsApp: เริ่มต้นใช้งาน Inbox ของทีม WhatsApp [พฤศจิกายน 2023]

กำลังมองหาโซลูชันการส่งข้อความแบบร่วมมือที่จะช่วยให้ทีมของคุณตอบกลับข้อความบน WhatsApp ได้ใช่หรือไม่? ในบทความนี้ เราจะแบ่งปันว่ากล่องจดหมายทีมของ WhatsApp คืออะไร ประโยชน์ของการมีกล่องจดหมายทีม และวิธีใช้กล่องจดหมายทีมบน respond.io

WhatsApp Team Inbox คืออะไร?

เนื่องจาก WhatsApp เป็น ช่องทางการส่งข้อความทันทีที่ได้รับความนิยมสูงสุด ในโลก WhatsApp Business App ได้กลายเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับธุรกิจในการสื่อสารกับลูกค้าแบบเรียลไทม์.

อย่างไรก็ตาม เมื่อธุรกิจของคุณเติบโต ทีมงานของคุณก็เติบโตตามไปด้วย แม้ว่าการใช้แอป WhatsApp Business จะเพียงพอสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีสมาชิกในทีมไม่กี่คน แต่ก็มีข้อจำกัดอยู่หลายประการ ดังนี้:

ไม่สามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์มากกว่า 5 เครื่องได้
ไม่มีคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน
ไม่สามารถติดตามปริมาณงานของแต่ละคนหรือทีมได้
ไม่สามารถติดตามสมาชิกทีมคนใดที่ส่งหรือตอบกลับข้อความ
ไม่มีทางที่จะมั่นใจได้ว่าคำถามทั้งหมดได้รับคำตอบแล้ว

นี่คือภาพที่แสดงข้อจำกัดของแอปธุรกิจ WhatsApp ไม่สามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์มากกว่า 5 เครื่อง ไม่มีฟีเจอร์การทำงานร่วมกัน ไม่สามารถติดตามภาระงานของแต่ละคนหรือทีม ไม่สามารถติดตามว่าสมาชิกในทีมคนใดส่งหรือตอบกลับข้อความ และไม่มีทางที่จะรับรองได้ว่าคุณตอบคำถามทั้งหมดแล้ว

หากคุณดำเนินธุรกิจขนาดใหญ่ คุณจะต้องมีฟีเจอร์ที่ซับซ้อนมากขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาที่ระบุไว้ข้างต้น นี่คือที่มาของกล่องจดหมายของทีม WhatsApp

กล่องจดหมายทีม WhatsApp คือกล่องจดหมายข้อความแบบร่วมมือกันซึ่งจัดระเบียบบทสนทนา WhatsApp ทั้งหมดไว้ในที่เดียวเพื่อให้ทีมของคุณจัดการได้ มาดูกันว่าธุรกิจของคุณจะได้รับประโยชน์จากการใช้กล่องจดหมายแบบทีมอย่างไร

ประโยชน์ของการใช้กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

คุณสามารถสร้างกล่องจดหมายทีม WhatsApp ได้ผ่านแพลตฟอร์มการส่งข้อความเช่น respond.io ช่วยให้สมาชิกทุกคนในทีมตอบกลับลูกค้าได้ผ่านแดชบอร์ดที่แชร์กัน และให้ผู้จัดการสามารถมองเห็นบทสนทนากับลูกค้าทั้งหมดได้

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันยังให้จุดติดต่อเดียวกับลูกค้าแต่ละรายเพื่อบันทึกการโต้ตอบทั้งหมด เนื่องจากข้อความทั้งหมดถูกรวบรวมไว้ในกล่องจดหมายเดียว จึงช่วยลดความเสี่ยงจากการมองข้ามคำถาม ทำให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้น

เพื่อรองรับการสนทนาที่มีปริมาณมาก ธุรกิจต่างๆ สามารถตั้งค่าระบบอัตโนมัติในการแชทเพื่อ ส่งข้อความไปยังทีมที่เหมาะสม และ มอบหมายข้อความไปยังตัวแทนที่เหมาะสม นอกจากนี้สมาชิกในทีมยังสามารถทำงานร่วมกันในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันได้ง่ายขึ้นอีกด้วย ตัวแทนสามารถแสดงความคิดเห็นภายในเพื่อติดตามผล แท็กเพื่อนร่วมงาน หรือ ยกระดับกรณีที่ซับซ้อน

นี่คือรูปภาพที่แสดงถึงประโยชน์ของการใช้กล่องจดหมายทีม WhatsApp ที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งเป็นจุดติดต่อเดียวสำหรับลูกค้า คุณสามารถนำระบบแชทอัตโนมัติมาใช้งาน ร่วมมือกันระหว่างสมาชิกในทีม เข้าถึงข้อมูลและรายงาน และบูรณาการกับช่องทางอื่นๆ

ประโยชน์อีกอย่างคือการเข้าถึงข้อมูลประสิทธิภาพของตัวแทนแต่ละคนและทีม โดยละเอียด เช่น เวลาตอบสนองและการแก้ไขปัญหา ข้อมูลนี้สามารถช่วยระบุคอขวดหรือจุดอ่อนในการจัดการสนทนาเพื่อปรับปรุงการบริการลูกค้าได้

แพลตฟอร์ม Omnichannel เช่น respond.io เชื่อมต่อช่องทางการส่งข้อความหลายช่องทาง เช่น WhatsApp, Facebook และ Instagram ไว้ในกล่องจดหมายเดียว การรวมข้อมูลติดต่อและประวัติการแชทข้ามช่องทางต่างๆ ไว้ในโปรไฟล์เดียวทำให้ตัวแทนทราบภาพรวมของลูกค้าได้อย่างครบถ้วน

ตอนนี้คุณได้เรียนรู้แล้วว่าทำไมคุณจึงควรมีกล่องจดหมายทีม WhatsApp มาดูวิธีการตั้งค่ากัน

เปลี่ยนบทสนทนาให้กลายเป็นลูกค้าด้วย WhatsApp API อย่างเป็นทางการของ respond.io. ✨

จัดการการโทรและการแชท WhatsApp ในที่เดียว!

จองเดโม.

วิธีตั้งค่ากล่องจดหมายทีม WhatsApp

เนื่องจากกล่องจดหมายทีม WhatsApp ถูกออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานเป็นทีม คุณจึงต้องการบัญชี WhatsApp API สำหรับ ฟังก์ชันผู้ใช้หลายคน. เนื่องจาก API ไม่มีอินเทอร์เฟซด้านหน้าสำหรับส่งและรับข้อความ ดังนั้นจึงต้องเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้า เช่น respond.io

วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการตั้งค่ากล่องจดหมายทีม WhatsApp คือ สร้างบัญชี WhatsApp API โดยตรงผ่าน respond.io เพราะว่า'เป็น ผู้ให้บริการ WhatsApp Business Solutions อย่างเป็นทางการ

จากนั้น คุณสามารถเพิ่มสมาชิกในทีมลงในกล่องจดหมายที่แชร์ได้ และใช้คุณลักษณะต่างๆ เช่น ระบบอัตโนมัติขั้นสูงและการผสานรวมแบบยืดหยุ่นเพื่อให้การทำงานเป็นทีมง่ายยิ่งขึ้นกว่าที่เคย มาดูกันว่า respond.io ช่วยให้ทีมงานสามารถทำอะไรได้มากขึ้นด้วย WhatsApp อย่างไร

วิธีใช้กล่องจดหมายร่วมของ WhatsApp สำหรับธุรกิจบน Respond.io.

ที่นี่เราจะแสดงวิธีใช้กล่องข้อความทีม WhatsApp บน respond.io สำหรับกรณีการใช้งานที่แตกต่างกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการขายและการสนับสนุนลูกค้า

กล่องจดหมายทีม WhatsApp สำหรับฝ่ายขาย

ก่อนอื่น เราจะดูว่าทีมขายของคุณสามารถใช้กล่องจดหมายของทีมได้อย่างไร คุณสามารถขับเคลื่อนการสนทนาทางการขายและเพิ่มจำนวนผู้ติดต่อได้อย่างง่ายดายโดยการวางลิงก์ คลิกเพื่อแชท WhatsApp ในตำแหน่งที่เด่นซึ่งลูกค้าสามารถมองเห็นได้ง่าย.

กล่องจดหมายทีม WhatsApp ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการปริมาณการสนทนาจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยเพิ่มโอกาสในการขาย การเชื่อมต่อกับลูกค้าอย่างรวดเร็วจะช่วยป้องกันไม่ให้พวกเขารู้สึกว่าถูกละเลยและตรวจสอบคู่แข่งของคุณ

นี่คือภาพที่แสดงให้เห็นว่าธุรกิจต่างๆ สามารถใช้กล่องจดหมายทีม WhatsApp เพื่อการขายได้อย่างไร ประการแรก พวกเขาสามารถขับเคลื่อนยอดขายด้วยลิงค์คลิกเพื่อแชท นอกจากนั้นพวกเขายังสามารถกำหนดเส้นทางและมอบหมายการสนทนาและสร้างกล่องจดหมายที่กำหนดเองได้อีกด้วย ในที่สุดพวกเขายังสามารถบูรณาการกับระบบ CRM สำหรับการขายได้โดยไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์ม

วิธีง่ายๆ อย่างหนึ่งในการรักษาความสนใจของลูกค้าคือการตอบกลับอัตโนมัติ โดยการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp คุณสามารถ ทักทายลูกค้า เมื่อพวกเขาส่งข้อความถึงคุณครั้งแรก หรือแจ้งให้ทราบว่าคุณไม่ว่างด้วยข้อความ เมื่อลูกค้าไม่อยู่

ด้วยระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่สามารถปรับแต่งได้ของ respond.io คุณสามารถใช้ตรรกะการกำหนดเส้นทางการแชท เพื่อกำหนดเส้นทางการสนทนาไปยังทีมที่เหมาะสมตามภาษา ระยะวงจรชีวิตของลูกค้า คำถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ หรือเกณฑ์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ.

นี่คือภาพที่แสดงวิธีใช้ตรรกะการกำหนดเส้นทางการแชทเพื่อการขาย. ด้วยเวิร์กโฟลว์ที่สามารถปรับแต่งได้ของ respond.io คุณสามารถใช้ตรรกะการกำหนดเส้นทางการแชทเพื่อกำหนดเส้นทางการสนทนาตามภาษา ระยะแห่งวงจรชีวิตของลูกค้า คำถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ หรือเกณฑ์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ.

จากนั้นใช้ตรรกะการกำหนดอัตโนมัติ ที่คุณเลือก เพื่อกำหนดลูกค้าให้กับตัวแทนฝ่ายขายที่มีความสามารถสูงสุดในงานนี้ หรือให้กับตัวแทนที่มีการสนทนาเปิดน้อยที่สุดเพื่อให้บริการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น.

พนักงานขายสามารถใช้กล่องจดหมายที่กำหนดเองเพื่อจัดลำดับความสำคัญให้กับลูกค้า VIP. ช่วยให้ผู้จัดการกรองและดูบทสนทนาที่มีมูลค่าสูง เพื่อให้มั่นใจถึงประสบการณ์ที่ดีที่สุดของลูกค้า. สิ่งนี้ช่วยสร้างสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งและเพิ่มความภักดีของลูกค้า.

นี่คือภาพหน้าจอที่แสดงให้เห็นว่ากล่องจดหมายแบบกำหนดเองมีลักษณะอย่างไร. พนักงานขายสามารถใช้กล่องจดหมายที่กำหนดเองเพื่อจัดลำดับความสำคัญของลูกค้า VIP ได้ ช่วยให้ผู้จัดการสามารถกรองและดูบทสนทนากับลูกค้าที่มีมูลค่าสูงได้ เพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าจะได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุด สิ่งนี้ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งและเพิ่มความภักดีของลูกค้า

โดย การเชื่อมต่อ CRM การขาย WhatsApp ของคุณกับ respond.io คุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลระหว่างสองแพลตฟอร์มได้อย่างง่ายดายเพื่อสร้างดีลอย่างรวดเร็ว. ซึ่งช่วยให้ตัวแทนสามารถดำเนินการงานที่เกี่ยวข้องกับการขายในขณะที่สนทนากับลูกค้าได้โดยไม่ต้องสลับระหว่างแพลตฟอร์ม

คุณยังสามารถส่งแคตตาล็อกผลิตภัณฑ์ WhatsApp ให้กับลูกค้าเพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วมของลูกค้ากับผลิตภัณฑ์ของคุณเพื่อปรับปรุงอัตราการแปลง คุณสามารถจัดการแค็ตตาล็อกของคุณได้โดยการอัปโหลดผลิตภัณฑ์ไปยัง Commerce Manager และเชื่อมต่อกับ respond.io ผลิตภัณฑ์ที่อัพโหลดใน Commerce Manager จะซิงค์บนแพลตฟอร์ม respond.io

เมื่อเร็วๆ นี้ WhatsApp ได้ประกาศเปิดตัว WhatsApp Business Calling API ซึ่งช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถโทรหาลูกค้าผ่าน WhatsApp ได้ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจปิดการขายได้มากขึ้นเมื่อจำเป็นต้องมีการสัมผัสจากมนุษย์มากขึ้น

ดังที่แสดงไว้ด้านบน คุณสามารถย่นระยะเวลาการขายของคุณได้เมื่อใช้ WhatsApp สำหรับการขาย. ในหัวข้อถัดไป เราจะแสดงวิธีปรับปรุงการบริการลูกค้าด้วยกล่องจดหมายทีม WhatsApp

กล่องจดหมายทีม WhatsApp สำหรับการบริการลูกค้า

ตอนนี้มาดูกันว่าธุรกิจสามารถใช้กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเพื่อปรับปรุง การบริการลูกค้าผ่าน WhatsApp ได้อย่างไร

ระบบแชทอัตโนมัติที่ถูกต้องในกล่องจดหมายทีม WhatsApp ช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงการบริการลูกค้าโดยการใช้ การตอบกลับอัตโนมัติเพื่อจัดการคำถามที่พบบ่อย ซึ่งทำให้เจ้าหน้าที่มีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นที่ปัญหาที่ซับซ้อน

นี่คือภาพที่แสดงวิธีใช้กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันสำหรับการบริการลูกค้า คุณสามารถกำหนดเส้นทางและมอบหมายการสนทนา จัดการคำถามที่พบบ่อยด้วยระบบแชทอัตโนมัติ ทำงานร่วมกับสมาชิกในทีม รวมเข้ากับ CRM และจัดทำรายงานโดยละเอียด

คำถามที่ไม่สามารถจัดการได้โดยอัตโนมัติสามารถส่งไปยังทีมที่ถูกต้องผ่านเมนูแชท. จากนั้น สามารถกำหนดให้เป็นแบบ Round Robin เพื่อกระจายภาระงานอย่างเท่าเทียมกัน หรือให้กับตัวแทนที่มีการสนทนาเปิดน้อยที่สุดเพื่อให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

คุณยังสามารถ รวม CRM ที่มีอยู่ของคุณเข้ากับ respond.io เพื่อให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนสามารถสร้างตั๋วได้ในขณะแชทกับลูกค้าโดยไม่ต้องออกจากการสนทนา.

นี่คือภาพหน้าจอเพื่อแสดงวิธีการใช้ฟีเจอร์ความคิดเห็น. ฟีเจอร์ความคิดเห็นใน respond.io ช่วยให้ตัวแทนทำงานร่วมกันและแก้ไขข้อสงสัยได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น. อีกวิธีหนึ่งคือคุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การยกระดับปัญหาเพื่อยกระดับคำถามที่ซับซ้อนหรือมีความสำคัญสูงไปยังทีมหรือตัวแทนที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ.

ฟีเจอร์ความคิดเห็น ใน respond.io ช่วยให้ตัวแทนทำงานร่วมกันและแก้ไขข้อสงสัยได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น. อีกวิธีหนึ่งคือคุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การยกระดับ เพื่อยกระดับการสอบถามที่ซับซ้อนหรือมีความสำคัญสูงไปยังทีมหรือตัวแทนที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ.

ต้องการรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับประสิทธิภาพของทีมของคุณใช่หรือไม่? รับข้อมูลประสิทธิภาพการทำงานจากโมดูล Reports ของเรา. ตอนนี้คุณทราบแน่นอนว่าตัวแทนต้องจัดการกับแต่อย่างละ 1 และมีประสิทธิภาพในการตอบกลับลูกค้าและแก้ไขข้อสงสัยเพียงใด.

เราหวังว่าบทความนี้จะมีข้อมูลที่คุณต้องการรู้เกี่ยวกับกล่องจดหมายทีม WhatsApp และวิธีใช้งานกับทีมของคุณ. สนใจที่จะรับกล่องจดหมาย WhatsApp สำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่? ลงทะเบียนสำหรับ respond.io ซึ่งเป็นตัวแทน Meta Business Partner โดยเป็นที่น่าเชื่อถือ และ เชื่อมต่อบัญชี WhatsApp Business API ของคุณ เพื่อเริ่มต้น.

เปลี่ยนบทสนทนาให้กลายเป็นลูกค้าด้วย WhatsApp API อย่างเป็นทางการของ respond.io. ✨

จัดการการโทรและการแชท WhatsApp ในที่เดียว!

จองเดโม.