Volete impostare la risposta automatica di WhatsApp per la vostra azienda? Siete nel posto giusto. In questo articolo vi spiegheremo cos'è la risposta automatica di WhatsApp, come impostarla sull'app WhatsApp Business e su WhatsApp Business API e vi forniremo degli esempi di messaggi di risposta automatica di WhatsApp.

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Cosa sono le risposte automatiche su WhatsApp?

La risposta automatica in WhatsApp è una funzione che consente alle aziende di inviare messaggi automatici quando non sono disponibili a rispondere ai messaggi in arrivo in WhatsApp .

Esistono due tipi comuni di messaggi di risposta automatica per WhatsApp:

• Messaggi di benvenuto: Messaggi di benvenuto che le aziende inviano quando i clienti iniziano una conversazione per la prima volta o dopo 14 giorni.
• Messaggi fuori sede: Messaggi che rispondono ai clienti al di fuori dell'orario di lavoro

I messaggi di risposta automatica sono una funzione utile per i titolari di aziende. Nella prossima sezione spiegheremo come può aiutare la vostra attività.

3 vantaggi della risposta automatica di WhatsApp

Le persone si aspettano che la comunicazione tramite messaggistica istantanea sia immediata, indipendentemente dall'ora del giorno. Tuttavia, ciò non è sempre possibile a causa di orari di lavoro limitati, carenza di personale, lunghe code di attesa e altro ancora.

WhatsApp ha lanciato una soluzione sotto forma di risposte automatiche. Le aziende possono migliorare il servizio clienti informandoli della loro disponibilità e migliorando i tempi di risposta per aumentare la soddisfazione dei clienti.

Gli aspetti positivi dell'utilizzo delle risposte automatiche per WhatsApp sono molti, ma ne indichiamo i tre principali.

1. Gestire le aspettative dei clienti

Stabilite i tempi di risposta informando i clienti della vostra disponibilità.

2. Fare una prima impressione positiva

Fate una prima impressione forte sui nuovi clienti con un messaggio di benvenuto rapido e caloroso.

3. Raccogliere le informazioni sui clienti

Raccogliete le informazioni sui clienti con un sondaggio pre-chat per gli agenti, per dare seguito alla conversazione.

Come impostare la risposta automatica di WhatsApp nell'app WhatsApp Business

Le aziende creano risposte automatiche per assicurare ai clienti che non sono stati trascurati, per gestire le aspettative sui tempi di risposta e per migliorare l'esperienza del cliente. Tuttavia, è disponibile solo per le soluzioni WhatsApp Business.

Le aziende possono impostare le risposte automatiche per i messaggi in entrata su WhatsApp tramite:

• WhatsApp Business App
• WhatsApp Business API

Cominciamo con l'app WhatsApp Business. Nell'app WhatsApp Business è possibile creare due tipi di messaggi di risposta automatica: Messaggi di saluto e messaggi di assenza. Aprite l'app WhatsApp Business e seguite la procedura.

Impostazione di un messaggio di saluto

1. Andare a Strumenti aziendali

2. Selezionare Messaggio di saluto

3. Creare il messaggio

4. Scegliere i destinatari

Impostare un messaggio di allontanamento

1. Andare a Strumenti aziendali

2. Selezionare il messaggio di allontanamento

3. Personalizzare il messaggio

Selezionare uno dei tre modi per temporizzare i messaggi di allontanamento:

• Invia sempre: Utilizzare questa opzione se si è disponibili per un periodo prolungato.
• Su una pianificazione personalizzata: Per le risposte automatiche che devono essere inviate a una determinata ora del giorno.
• Al di fuori dell'orario di lavoro: Impostare questa opzione quando l'attività non è in funzione.

4. Scegliere i destinatari

3 Limitazioni della risposta automatica di WhatsApp nell'app WhatsApp Business

Anche se le risposte automatiche di WhatsApp hanno molto da offrire alle aziende, queste devono essere consapevoli dei loro difetti. Vediamo di seguito quali sono.

1. Casi d'uso limitati

In primo luogo, le risposte automatiche di WhatsApp funzionano meglio per i messaggi semplici e una tantum. Per i messaggi complessi o le richieste di informazioni, è necessario un agente umano o AI per rispondere ai messaggi dei clienti.

2. Nessun follow-up

Le risposte automatiche funzionano solo come risposta iniziale. Non possono dare seguito alle richieste dei clienti. Assicuratevi che i vostri clienti sappiano che un agente li contatterà nel messaggio di risposta automatica.

3. Opzioni di personalizzazione limitate

Infine, le opzioni di personalizzazione sono limitate. La possibilità di personalizzare i messaggi è limitata. Le opzioni di personalizzazione sono limitate a elementi come il nome del cliente.

In fin dei conti, l'app WhatsApp Business può fare solo poche cose. La sua funzione di risposta automatica può solo dare il benvenuto a un nuovo cliente e annunciare che la vostra attività è chiusa e quando aspettarsi una risposta.

Questo è sufficiente se si gestisce una piccola azienda. Ma quando la vostra azienda cresce, avrete bisogno di una soluzione più avanzata. Maggiori informazioni nella prossima sezione.

La soluzione? Chatbot di WhatsApp per le risposte automatiche

L'integrazione di WhatsApp API con un chatbot come respond.io's AI Agent è l'opzione migliore per le medie e grandi imprese. Ecco alcuni motivi.

Opzioni di personalizzazione avanzate

WhatsApp API consente opzioni di personalizzazione avanzate, il che significa che è possibile adattare le risposte alle esigenze e alle preferenze specifiche dei clienti, migliorando l'esperienza dell'utente.

Tempo di risposta ridotto

I chatbot possono fornire risposte istantanee alle richieste dei clienti, migliorando l'esperienza complessiva del cliente e prevenendo la frustrazione dovuta ai lunghi tempi di attesa.

Miglioramento della soddisfazione dei clienti

I chatbot sono in grado di gestire contemporaneamente più domande dei clienti, fornendo risposte rapide e portando a una maggiore soddisfazione dei clienti.

Risparmio sui costi

Automatizzando le attività di routine e le domande più frequenti, i chatbot aiutano a ridurre i costi operativi e permettono al vostro team di concentrarsi su questioni più complesse.

A seguire, vi mostreremo come impostare un chatbot di risposta automatica su WhatsApp.

Come impostare il Chatbot Whatsapp per le risposte automatiche

Prima di impostare la risposta automatica in WhatsApp Business API, è necessario collegare un account WhatsApp API a respond.io. Non avete ancora un account WhatsApp API ? Ecco come ottenerlo in pochi minuti.

Una volta fatto, aprire respond.io e navigare in Flussi di lavoro > Tutti i modelli. Quindi, seguire questi passaggi.

1. Selezionare Messaggio lontano con orario d'ufficio

Sebbene sia possibile creare un flusso di lavoro da zero, questo modello di flusso di lavoro vi consentirà di iniziare facilmente con un chatbot di risposta automatica di WhatsApp.

2. Fare clic su Usa modello

Qui è possibile leggere la descrizione del modello e visualizzare la bozza del flusso di lavoro. Come si può vedere, questo modello è dotato di un messaggio di benvenuto e di un messaggio di allontanamento che si attiveranno a seconda dell'orario di lavoro.

3. Personalizzare il flusso di lavoro

È possibile personalizzare praticamente tutto nel flusso di lavoro. Iniziate specificando gli orari di lavoro nella faseData e ora . Quindi, modificate i messaggi di benvenuto e di allontanamento. Ora manca solo la parte più importante: il chatbot di risposta automatica di WhatsApp.

Per aggiungere un chatbot al flusso di lavoro, fare clic sul segno + verde sotto i messaggi di benvenuto e di allontanamento e selezionare AI Agent. Respond.ioGli agenti AI sono altamente addestrabili e personalizzabili, pertanto vi consigliamo di consultare la nostra documentazione sull'AI per capire come addestrare e utilizzare questo potente strumento.

<call-out> For better results, we recommend using the chatbot to answer questions during business hours and to collect information for follow-ups outside of business hours. This can be easily configured in the Objective widget when building your AI Agent Workflow Step. <call-out>

Con questa configurazione, i clienti riceveranno un messaggio di benvenuto o di allontanamento, a seconda del momento in cui contattano la vostra azienda. In seguito, un chatbot addestrato continuerà la conversazione, se necessario.

In questo modo, avete creato un semplice flusso di lavoro di risposta automatica di WhatsApp per gestire i messaggi in entrata e raccogliere informazioni sui clienti. Ora che sapete come impostare le risposte automatiche su WhatsApp, siete pronti a partire, giusto? Non prima di aver esaminato le migliori pratiche per la creazione di un flusso di lavoro.

5 buone pratiche per le risposte automatiche di WhatsApp

È fondamentale che ogni messaggio sia corretto, anche le risposte automatiche. Evitate messaggi impersonali o generici, perché i clienti si aspettano un'interazione dal tono umano. Ecco cinque pratiche da seguire per creare un messaggio di risposta automatica semplice ma efficace:

1. Confermare la ricezione

Utilizzate i messaggi di risposta automatica per confermare la ricezione di un messaggio da parte di un cliente, assicurandogli che è stato ricevuto e che sarà affrontato.

2. Dare un calendario chiaro

Fate sapere agli utenti se possono aspettarsi una risposta durante l'orario di lavoro o se c'è un ritardo. Specificate questo ritardo ed evitate frasi come "Vi risponderemo il prima possibile".

3. Essere chiari e concisi

Mantenete le risposte brevi e mirate. Includete solo le informazioni essenziali presentate in modo chiaro e facilmente comprensibile.

4. Personalizzare ogni messaggio

Fate in modo che ogni messaggio sia personale. Utilizzate il nome del cliente e altri dettagli rilevanti per inviare messaggi personalizzati. Su respond.io è possibile utilizzare dei segnaposto chiamati variabili dinamiche per includere nomi di clienti, date, numeri d'ordine e altro ancora.

5. Comunicare con la voce del marchio

Assicuratevi che i messaggi di risposta automatica di WhatsApp riflettano la voce unica del vostro marchio. Adattate il tono, il linguaggio e i contenuti per allinearli alla personalità e ai valori del vostro marchio, migliorando il riconoscimento da parte dei clienti.

Tenendo conto di queste best practice, abbiamo fornito esempi di messaggi da utilizzare in varie situazioni.

15 migliori esempi di risposta automatica Whatsapp

Una risposta automatica di WhatsApp deve essere adattata alle diverse situazioni o ai risultati desiderati. Ecco 15 esempi di messaggi di risposta automatica WhatsApp da utilizzare.

Messaggi di saluto WhatsApp Risposta automatica campione

1. "Ciao 👋! Grazie per aver contattato [nome dell'azienda]. Come possiamo assisterla oggi?".
2. "Salve! Benvenuti a [nome dell'azienda]. Abbiamo tutte le vostre esigenze informatiche sotto lo stesso tetto. Cominciamo. 😃"
3. "Saluti da [nome dell'azienda]! Siamo qui per aiutarvi. Ci dica di più su quello che sta cercando".

Esempio di risposta automatica WhatsApp a un messaggio lontano

1. "Ciao! Siamo attualmente offline. Il nostro orario di lavoro è [inserire orario]. Ti risponderemo entro 24 ore!".
2. "Grazie per averci inviato un messaggio. Al momento non siamo in ufficio, ma risponderemo domattina presto. Se avete bisogno di qualcosa di più rapido, visitate la nostra pagina delle FAQ linkata qui".
3. "Salve! Ci avete beccato dopo l'orario di lavoro. Lasciate il vostro messaggio e vi risponderemo prontamente durante il nostro orario di lavoro [inserire orario]".

Esempio di risposta automatica WhatsApp per la cattura di contatti

1. "Grazie per il suo interesse nei confronti dei nostri servizi! Potrebbe fornirci il suo nome e la sua e-mail in modo da poterle inviare maggiori informazioni?".
2. "Siamo entusiasti di entrare in contatto con voi! Per iniziare, potrebbe condividere qualche dettaglio su ciò che sta cercando?".
3. "Salve! Le forniamo le informazioni di cui ha bisogno. Lasciateci i vostri recapiti e vi contatteremo al più presto".

Aggiornamenti aziendali Campione di risposta automatica WhatsApp

1. "Stiamo aggiornando il nostro sistema per servirvi meglio. I nostri servizi saranno temporaneamente non disponibili fino a [data e ora]. Grazie per la sua pazienza"
2. "Al momento stiamo riscontrando un elevato volume di messaggi. Risponderemo al suo messaggio appena possibile".
3. "Salve! Ci scusiamo per l'interruzione che sta vivendo con il nostro [servizio]. Il nostro team sta lavorando attivamente per risolvere il problema il più rapidamente possibile. Prevediamo una risoluzione entro la prossima ora e apprezziamo la sua pazienza. Grazie per la sua comprensione".

Messaggi stagionali WhatsApp Esempio di risposta automatica

1. "Auguri di buon Natale! 🎄 Il team di [nome dell'azienda] è qui per aiutarvi nello shopping festivo. Fateci sapere come possiamo rendere la vostra esperienza più allegra".
2. "Buon anno da [nome dell'azienda]! 🎉 Come ringraziamento a tutti i nostri clienti, ecco un buono del 30% per gli acquisti sulla nostra app!"
3. "Buone vacanze da noi della famiglia [nome dell'azienda]. Al momento siamo in ferie e torneremo il [data].

Non sono sufficienti? Non preoccupatevi. Abbiamo un articolo che include altri esempi di messaggi di risposta automatica di WhatsApp che potete usare come ispirazione.

Come si vede, impostare le risposte automatiche su WhatsApp non è solo una comodità. È una mossa strategica per migliorare l'interazione con i clienti. Con i nostri esempi e le nostre linee guida, sarete ben attrezzati per creare risposte automatiche che risuonino con i vostri clienti e riflettano la voce unica del vostro marchio.

Allora, cosa state aspettando? Iniziate a inviare messaggi di risposta automatica su WhatsApp con la principale piattaforma di intelligenza artificiale conversazionale e con il badge di Meta Business Partner. Registratevi per un account gratuito respond.io e collegate il vostro account WhatsApp API per iniziare oggi stesso.

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Ulteriori letture

Volete saperne di più su come WhatsApp può essere utile alla vostra azienda? Date un'occhiata ai seguenti articoli:

• Come utilizzare WhatsApp Messaggio interattivo
• Guida all'impostazione di WhatsApp QR Code per la vostra azienda
• Come chiudere le vendite su WhatsApp