¿Ver doble contacto donde sólo uno debe existir? No es su visión el problema, sólo tiene un caso de contactos duplicados. Evite viajes innecesarios al optometrista con la fusión de contactos. Te mostraremos cómo combinar Contactos y Conversaciones para una visión holística de los clientes en tu espacio de trabajo. También explicaremos cómo se producen los contactos duplicados y las mejores prácticas a adoptar al fusionarlos.
Fusión de contactos: Abordando los contactos duplicados.
En primer lugar, hablemos de la duplicación de contacto. Para entender el valor de la herramienta de fusión de contactos, necesitas saber cómo se crean y detectan perfiles duplicados en respond.io y por qué las empresas deben fusionar contactos.
Una causa común de duplicación de contacto
Una gran ventaja competitiva de respond.io es que conecta negocios con clientes en cualquier canal. Cada primer mensaje entrante de un Canal — ya sea correo electrónico, aplicación de chat web o mensajería — crea un nuevo contacto como una forma práctica de crear una lista de contactos.
Hay algunas razones por las que los Contactos llegarían a través de diferentes Canales. Por un lado, los contactos impaciente enviarán un mensaje a un negocio en unos pocos canales al mismo tiempo, con la esperanza de que uno tenga respuestas más rápidas.
También podrían iniciar conversaciones sobre diferentes canales a lo largo del tiempo de acuerdo a su conveniencia. Tal vez prefieran usar WhatsApp cuando estén en el móvil y en el chat web cuando estén en el ordenador. Esto resultaría en perfiles de contacto separados.
Detección de contactos duplicados por dirección de correo electrónico o número de teléfono repetido.
Entonces, ¿cómo reconoce respond.io la duplicación de contactos? La plataforma trata los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico como únicos. El uso repetido de cualquiera de los dos avisa a la plataforma de superposición de propiedades clave entre dos perfiles.
Digamos que un Contacto llega a un negocio en WhatsApp y Telegram. Si ambos Canales están registrados en el mismo número de teléfono, respond.io detectará las propiedades de Contacto coincidentes.
El problema con contactos duplicados
Esto nos lleva a la siguiente pregunta: ¿Por qué debería combinar contactos duplicados? Hay un par de razones por las que puede no querer que la duplicación de contacto se desmarque.
En primer lugar, interactuar con contactos duplicados es un uso ineficiente de los recursos. Digamos que un cliente pregunta sobre una promoción de ventas en WhatsApp y Telegram. Abordar de nuevo al mismo cliente en cada Canal le costaría tiempo y mano de obra.
Si los perfiles fuesen fusionados, inmediatamente se darían cuenta de que habían hecho la misma pregunta dos veces. Dejarles saber que recibiste ambos mensajes y que los respondió sólo una vez indica un alto nivel de atención a la atención del cliente.
Otro posible inconveniente de los contactos duplicados es el aumento del riesgo de enviarlos inadvertidamente como spam. Por ejemplo, enviar la misma difusión a un contacto en múltiples ocasiones podría llevarte a ser reportado como spam, lo que perjudica tu calificación de calidad en canales como WhatsApp.
Soluciones de fusión de contactos elegantes con respond.io.
La gestión de contactos es una pieza valiosa del rompecabezas operativo para la mayoría de las empresas. Mientras que muchas plataformas permiten a los usuarios combinar contactos, la forma única en que respond.io aborda la fusión de contactos tiene varias ventajas.
Exploraremos brevemente algunos de estos méritos.
Fusión de contactos: Sugerencias para fusionar contactos.
La mayoría de las plataformas requieren que los usuarios busquen manualmente o descubran contactos duplicados por sí mismos. En contraste, respond.io facilita el trabajo al alertar a los usuarios de la plataforma sobre contactos duplicados y sugerir fusiones.
Fusión de contactos: Combina conversaciones a través de canales.
La fusión de contactos no solo combina contactos duplicados y sus propiedades, sino que también consolida todos los canales, mensajes, eventos y comentarios asociados a ambos en un único perfil.
Las conversaciones a través de los canales se muestran en orden cronológico en una interfaz sin problemas y desplazable en la consola de mensajería. Esto crea una visión general del Contacto y de todas sus interacciones con un negocio.
Combinación de Contactos: conserva los datos de contacto después de combinar
En lugar de guardar sólo una propiedad por campo y eliminar automáticamente otros datos, responde. o retiene las propiedades y conexiones del Canal para ambos perfiles de Contacto cuando se fusionan.
Usted puede elegir en qué Canal enviar Contactos desde el Selector de Canal en el compositor de mensajes.
Ahora que estás a la altura de la razón por la que debes combinar contactos duplicados, aquí hay un resumen de los diversos métodos para combinar Contactos en la plataforma.
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Cómo combinar contactos en Respond.io
La fusión de contactos se puede realizar en ciertos módulos por los usuarios con los niveles de acceso correspondientes. Puede combinar múltiples contactos, pero sólo dos perfiles a la vez.
Siga leyendo para aprender a fusionar Contactos en los diferentes módulos.
Agentes: Combinar contactos en el módulo de mensajes
Los agentes son típicamente los primeros en atender a los Contactos que se comunican. Si se detectan propiedades de contacto duplicadas durante una conversación entrante , la plataforma avisará a los agentes sobre una oportunidad de fusión.
Se indicará una sugerencia de fusión en la pestaña Canales del perfil del Contacto en el Módulo de Mensajes. Los agentes pueden examinar la validez de la sugerencia de la fusión y proceder con la fusión si los Contactos son realmente duplicados.
1. Navega para combinar sugerencias
En la pestaña Canales, desplácese hasta la parte inferior de la lista de Canales conectados hasta que llegue a la sección de Mezclar Sugerencias.
2. Verifique los perfiles duplicados
Haga clic en el perfil sugerido y asegúrese de que este es un contacto duplicado. Si ambos perfiles pertenecen al mismo Contacto, inicie la fusión haciendo clic en el icono de Fusionar junto al perfil duplicado.
3. Seleccionar propiedades clave de contacto
Haga clic en los botones relevantes para confirmar qué propiedades clave le gustaría guardar como valor predeterminado si difieren en ambos perfiles. Por ejemplo, si cada perfil tiene una dirección de correo electrónico diferente, elija cuál sería el correo principal para el Contacto.
4. Haga clic en Combinar Contacto
Confirme la fusión haciendo clic en el botón Combinar Contacto.
Propietarios o Gerentes: Combinar contactos en el panel de control
No todas las empresas quieren que los agentes asuman la responsabilidad de fusionar contactos. Los propietarios o administradores del espacio de trabajo que prefieren manejar las fusiones por sí mismos pueden hacerlo en cualquier momento en el panel de control.
1. Navega para combinar sugerencias
Desplaza hacia abajo en el panel hasta la sección de Sugerencias de fusión para ver si hay fusiones solicitadas.
2. Verifique los perfiles duplicados
Haga clic en los perfiles sugeridos y asegúrese de que son contactos duplicados. Si ambos perfiles pertenecen al mismo Contacto, inicie la fusión haciendo clic en el icono de Fusionar junto a los perfiles duplicados.
3. Selecciona propiedades clave de contacto
Haz clic en los botones relevantes para confirmar qué propiedades clave te gustaría guardar como valor predeterminado si difieren en ambos perfiles. Por ejemplo, si cada perfil tiene una dirección de correo electrónico diferente, elija el correo principal para el Contacto.
4. Haga clic en Combinar Contacto
Confirme la fusión haciendo clic en el botón Combinar Contacto.
Propietarios o administradores: Combinar contactos a través del módulo de contactos
En ciertas situaciones, los propietarios o administradores pueden conocer perfiles duplicados que no comparten ningún identificador clave. Esto podría ocurrir si un Contacto alterna entre su trabajo y números de teléfono personales o direcciones de correo electrónico mientras chateas con un negocio a lo largo del tiempo, por ejemplo.
Como no habrá ninguna solicitud para fusionar contactos en este caso, tendrás que buscar esos contactos duplicados tú mismo. Verifique sin lugar a dudas que son la misma persona. Sólo entonces debería proceder con la fusión.
1. Seleccione los perfiles que desea fusionar
Haga clic en las casillas de verificación junto a los dos perfiles de la fila Contactos. Si el Contacto tiene un tercer perfil duplicado, se puede atender después de realizar la primera fusión.
2. Haga clic en Fusionar
El botón Fusionar aparecerá en la parte superior del encabezado de la columna. Haga clic en él para iniciar la fusión.
3. Seleccionar propiedades clave de contacto
Haga clic en los botones relevantes para confirmar qué propiedades clave le gustaría guardar como valor predeterminado si difieren en ambos perfiles. Por ejemplo, si cada perfil tiene una dirección de correo electrónico diferente, elija el correo principal para el Contacto.
4. Haga clic en Combinar Contacto
Confirme la fusión haciendo clic en el botón Combinar Contacto.
Como puede ver, estos son procesos sencillos para fusionar contactos. Dicho esto, hay algunos buenos hábitos que los usuarios pueden practicar.
Mejores prácticas para combinar contactos de forma eficiente
Este conjunto de mejores prácticas comprende dos componentes principales. La primera aborda cómo crear perfiles completos de contacto para sugerir la fusión de sugerencias si se detecta un contacto duplicado, y la segunda garantiza precisión al combinar contactos.
Veamos la recopilación proactiva de los datos de contacto y cómo contribuye a una gestión eficaz de los contactos.
Colectar propiedades de contacto por adelantado
No todos los canales de mensajería están vinculados a un número de teléfono o dirección de correo electrónico ya que diferentes canales requieren diferentes formas de identificación. Sin estos identificadores clave, la plataforma no puede detectar contactos duplicados.
Obtener estos detalles por adelantado permite a las empresas crear perfiles completos de contacto y chatear con contactos una vez que las ventanas de mensajería se hayan cerrado. Por ejemplo, solo los Contactos pueden reabrir conversaciones en WeChat, mientras que WhatsApp cobra tarifas de nueva conversación por mensajes enviados fuera de la ventana de 24 horas.
Para continuar las conversaciones sin estas restricciones, necesitas un canal alternativo como el correo electrónico.
La primera forma de recolectar estas propiedades es con un formulario de pre-chat en su widget de chat web. Antes de que los contactos comiencen a chatear contigo en el chat web, pídales que rellenen un formulario de pre-chat con campos de contacto obligatorios.
Decide qué campos, como números de teléfono o correos electrónicos, son los más adecuados para la captura de datos. Esto depende de tus casos de uso o de las aplicaciones de mensajería preferidas en tu país.
Otra forma de obtener las propiedades clave de contacto es a través de la Hacer un paso de Pregunta en los flujos de trabajo. Configura un paso de Pregunta que requiera un número de teléfono o una dirección de correo electrónico como parte de tu ejercicio de enriquecimiento de datos durante conversaciones entrantes.
Verificar identidades de contacto
Antes de fusionar contactos duplicados, revisa sus detalles minuciosamente para asegurarse de que son realmente dos perfiles de la misma persona. Para decidir si necesita fusionar los Contactos, haga lo siguiente:
Comprobar el nombre del contacto
Revisa otros identificadores, como direcciones de correo electrónico, números de teléfono e identidades en canales conectados
Comprobar historial de conversaciones en el Módulo de Mensajes, incluyendo interacciones en otros canales conectados para determinar a partir de sus problemas o tono si son la misma persona
Si hay alguna inconsistencia en el perfil de un contacto duplicado, añada un comentario para comprobar su identidad la próxima vez que se pongan en contacto. Luego verifique sus detalles y obtenga un correo electrónico o número de teléfono preferido para ser utilizado como la plataforma predeterminada.
Si hay pruebas suficientes de que ambos perfiles pertenecen al mismo Contacto, proceda con la fusión. No fusionar contactos si tienes dudas sobre su identidad.
En caso de que dos Contactos diferentes se fusionen incorrectamente, tenemos que cubrirlo.
Fusionar Contacto: Desunir un Contacto
Los errores nos suceden a los mejores de nosotros, y estamos preparados para un escenario así. No te preocupes si accidentalmente fusionaste dos perfiles de contacto diferentes.
Cómo desunir contactos
En primer lugar, asegúrese de tener una razón inevitable para la desfusión, como el perfil fusionado comprende dos Contactos diferentes.
1. Identificar el contacto
Encuentra el perfil que deseas desinstalar en el Módulo de contactos.
2. Iniciar desunión de Contacto
Al final de la fila del Contacto, haga clic en los tres puntos para abrir el menú Acciones y seleccione Desunir Contacto.
3. Desunir el Contacto
Se abrirá un cuadro de diálogo para mostrar los dos perfiles de contacto fusionados con sus nombres, identificadores y canales conectados. Seleccione el perfil a ser desfusionado y haga clic en el botón Desfusionar en la parte inferior. Los perfiles se descombinarán inmediatamente.
La desfusión debe ser realizada por propietarios o gerentes ya que sólo ellos tienen acceso al Módulo de contactos. Además, tenga en cuenta que cualquier conversación que se haya producido mientras los perfiles fueron fusionados se mantendrá en el historial de conversaciones de un solo perfil.
La gestión eficiente de los contactos es un punto de orgullo en respond.io, reflejada en la forma en que alerta a los usuarios sobre contactos duplicados, solicita fusiones y ofrece flexibilidad a la hora de decidir quién puede fusionar contactos. Esté atento a más mejoras en la herramienta de fusión de contactos.
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