0686 – Gestão do Tempo

25H

Formadora: Agripina Costa

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO

PROFISSIONAL, I.P.
  Objetivos:
• Identificar e aplicar técnicas
Objetivos e individuais de gestão de tempo.
• Planificar tarefas e atividades de
Conteúdos trabalho.

da UFCD • Identificar desperdiçadores

profissionais e pessoais.
0686 • Planificar a agenda de trabalho quer
manual quer eletrónica.
Objetivos e Conteúdos da
UFCD 0686
 Conteúdos
• Técnicas individuais de trabalho
• Planeamento de tarefas
• Desperdiçadores de tempo
• Agenda tradicional
• Agenda eletrónica
• Delegação eficaz
Noção de tempo

 (2) ADMINISTRAÇÃO DO TEMP

O - YouTube
“Se o tempo de que dispõe não é
suficiente, o problema não é do tempo!”
“De nada serve correr, importante é sair a
horas.”
La Fontaire

“Um Homem com um relógio, sabe sempre

que horas são, mas com dois relógios nunca
tem a certeza.”

Irving Segal
 O QUE É O TEMPO?

O tempo é algo:
•Invisível,
•Insubstituível,
•Inesgotável,
•Não passível de não ser utilizado,
•Consumido logo que se recebe,
•Não passível de compra, aluguer, fabricação,
reciclagem,
•Apenas pode ser gerido, não pode ser comprado.
 Compreensão do Tempo

1. O tempo é considerado o recurso mais escasso e

valioso à face da Terra.
2. As nossas atitudes em relação ao tempo estão sempre a
mudar:
• Muitas dessas mudanças devem-se ao aparecimento
de nova tecnologia,
• A Internet, o e-mail, entre outros, tornaram
a troca de informação quase instantânea.
 Compreensão do Tempo

3. O aumento das opções disponíveis possibilita-nos fazer

mais coisas num dia, mas também aumenta a pressão do
nosso tempo:
• Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o
tempo de modo eficiente e produtivo.
 Definição de Gestão

• Conjunto de tarefas que procuram garantir a afetação

eficaz de todos os recursos disponibilizados pela
organização, afim de serem atingidos os objetivos pré-
determinados no tempo estabelecido.

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 Definição de Tempo Cronológico

• Diferença entre a medida de

tempo que se lê entre o princípio
e o fim de uma ação, utilizando
o padrão mundialmente aceite.
 Definição de Tempo:

• Duração sucessiva de qualquer fenómeno ou de

movimento real das coisas (…) propriedade que as
coisas têm de coexistir ou de se sucederem,
considerada objetivamente; sucessão de dias, horas,
momentos.(…)
Grande Dicionário da Língua Portuguesa

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Yesterday is History

Tomorrow’s a
Mystery
But Today is a Gift

That’s Why They Call it

The Present
 Conceito de Gestão do Tempo

•É a arte de organizar a vida de forma a controlá-la e evitar

perdas de tempo;
•Gerir o tempo de forma eficaz implica identificar o que é mais
importante, definir objetivos e estabelecer prioridades;
• Uma boa gestão do tempo implica uma correta
organização
pessoal;
• É ter consciência do que é verdadeiramente importante;
• É ter uma atitude assertiva perante uma tarefa.
 Mitos sobre a Gestão do Tempo

1. A vida é completamente controlada por

acontecimentos externos;
2. Deve-se expectativas das outras
corresponder
às pessoas;
3. Não se deve ter limites;
 Mitos sobre a Gestão do Tempo

4. Gestão do tempo é sinónimo de

comportamento
obsessivo;
5. Gestão do tempo reduz espontaneidade e gosto
pelo trabalho;
6. “Eu posso organizar-me, mas a empresa nunca o fará”;
7. Um “ESTILO” serve a todos.
Eficácia vs eficiência
 Eficácia vs eficiência

Ser eficaz é  ser eficiente

Eficiência Eficácia
Execução (como fazer) Resultados (o que fazer)
Processos, normas, métodos Objetivos, resultados
Execução mais rápida com Execução em função dos fins
menor esforço e custo

Desempenho interno Gerar alternativa

Solução de problemas Otimização dos recursos
Cumprimento de deveres Obtenção de resultados
 Eficácia vs eficiência

Ser eficaz é: Fazer as

Ser eficiente é: Fazer coisas certas.
as coisas de maneira
certa.
 Ritmo de trabalho:

• Não ignore o seu relógio interno. Aprenda a usá-lo.

• Entenda como funciona o seu organismo. Durma bem, e viva

melhor!

20
 Ritmo de trabalho:

• Não ignore o seu relógio interno. Aprenda a usá-lo.

• Madrugadores/Matutinos : São indivíduos que têm maior

facilidade em se levantar cedo e exercer as suas atividades na
parte da manhã. Assim sendo, durante a noite, apresentam
uma diminuição da atenção.

21
 Ritmo de trabalho:

• Não ignore o seu relógio interno. Aprenda a usá-lo.

• Notívagos/Vespertinos : São indivíduos que têm

grande
dificuldade em acordar cedo e exercer as suas
na parte atividades manhã. durante a
Assim sendo,
noite,
da maior atenção para a execução das suas
apresentam
atividades. 22
 0686 – Gestão do Tempo

Técnicas individuais de trabalho

 Introdução à gestão do tempo

DESVANTAGEM DA MÁ GESTÃO VANTAGEM DA BOA GESTÃO DO

DO TEMPO TEMPO

Desvalorização do Homem e da Valorização do Homem e da

organização organização
Perda de autoridade Maior responsabilização
Perturbação Melhoria da comunicação
Penalização Mais justiça
Custos mais elevados Maior rentabilidade
Falhas no desempenho Melhor desempenho
Impossibilidade de previsão do Favorecimento da previsão
tempo
Menos tempo livre Mais tempo disponível
 Regras básicas de organização pessoal
Reflexão

 Quais são as atividades mais produtivas,

 Quais são menos produtivas, e que tempo é consagrado a cada uma delas?

 Que quantidade de tempo é perdido por interrupções?

 Existem atividades cuja eficácia não tenha sido analisada?

 Quanto tempo destina às questões urgentes?

 E às verdadeiramente importantes?

 Os objetivos de progressão são claros e quantificados, ou continuam vagos? Todas

as pessoas os conhecem?

 Que parte do tempo é dedicada pela equipa para o aperfeiçoamento, para a

“discussão dos problemas” e para a procura das suas soluções?

 Regras básicas de organização pessoal

Relativamente à comunicação interna e à forma como as tarefas estão distribuídas:

 Das tarefas que eu normalmente desempenho, quais as que poderei propor passar a
outros colegas?
 Quais dessas tarefas estou psicologicamente preparado para “abandonar” desde
já?
 Existe alguém na minha equipa capaz de as executar imediatamente ?
 Quais as tarefas que quero ir delegando gradualmente? Existe um plano de
delegação a médio prazo?
 Conheço os meus colaboradores/colegas suficientemente para que possa, em
consciência, elaborar um plano de delegação?
 Regras básicas de organização pessoal

 Existe o hábito de avaliar com regularidade o andamento dos trabalhos e os

resultados atingidos? Se sim, costumo dar feedback dessa avaliação aos meus
colaboradores?

 Que técnicas e instrumentos costumo utilizar para fazer essa avaliação? Serão
eles os mais fiáveis?
 Regras básicas de organização pessoal

A saber:
 Definir e clarificar os objectivos; escrevê-los e estabelecer prioridades;
 Centrar-se nos objectivos e não nas atividades;
 Estabelecer, pelo menos, um objectivo por dia e atingi-lo;
 Registar regularmente o tempo;
 Eliminar, pelo menos, um “desperdiçador de tempo” por semana
 Planificar o tempo; elaborar planos de curto, médio e longo prazo.
 Escrever uma lista do que fazer todos os dias, incluindo objectivos, prioridades e tempos
estimados;
 Preconizar limites de tempo por tarefa;
 Eliminar as “crises repetitivas”; agir em vez de reagir;
 Acabar o que se começou; não deixar tarefas inacabadas.
 Inventariação das atividades desenvolvidas

Depois de listadas as tarefas, estas poderão ser hierarquizadas em função de três conceitos-chave:

 Prioridade (associada ao grau de importância)

 Grau de urgência (associado ao prazo de entrega)

 Grau de complexidade (relacionado com o tempo e concentração necessários à sua execução

Para estabelecer prioridades e eliminar tarefas inúteis, ou que possam ser delegadas, é igualmente

importante questionar:

 Será esta tarefa imprescindível neste momento?

 Poderá acumular-se com outra?

 Poderá ser feita por outra pessoa e noutro local?

 Poderá ser feita de forma mais simples e eficaz?

 Inventariação das atividades desenvolvidas

No âmbito dos dois primeiros conceitos, as tarefas poderão ainda ser

reunidas em quatro grandes grupos:

1. Prioritárias e urgentes

2. Prioritárias, mas não urgentes

3. Urgentes, mas não prioritárias

4. Nem urgentes, nem prioritárias

Análise das atividades desenvolvidas e sua priorização
 Evitar o excesso de tarefas

Na vida profissional somos constantemente

solicitados para realizar inúmeras tarefas,
algumas das quais são pouco importantes, não
são da nossa competência, ou poderiam ser
desempenhadas por outros indivíduos.
O excesso de tarefas pode tornar-se no principal
“ladrão” de tempo, que é um bem escasso nos
dias de hoje.
Para evitar o excesso de tarefas deve-se evitar
assumir mais trabalho do que aquele que
realmente se pode fazer.
 0686 – Gestão do tempo

Planeamento de tarefas
 O que é o planeamento

O planeamento é o pensamento que antecede a acção.

Planear e estabelecer metas e fixar objetivos, determinar as atividades

a realizar, a sua sequência de execução e prazos de cumprimento.

Permite-lhe prever e projetar as suas ações no futuro, reduzindo as

incertezas.
 Planear e programar o tempo

Um plano distingue-se de uma lista de tarefas simples (do

tipo lista de compras no supermercado) porque inclui:
a) Lista de tarefas a realizar durante a semana
b) Atribuição de grau de importância da tarefa /capacidade
decontribuição da tarefa para o teu objectivo

c) Atribuição de grau de urgência / prazo para cada tarefa

d) Previsão da duração de cada tarefa

 Princípios básicos de planeamento de tarefas
Definição de objetivos

Há cinco requisitos básicos que convém não esquecer. Se respeitar a sigla REMAR,
seguramente estará a formular bem os seus objetivos:
 Princípios básicos de planeamento de tarefas
Organização de horários

Por vezes faz-se confusão entre Planear e Construir horário.

Planear é decidir o que fazer enquanto que construir é decidir quando fazê-lo. O
importante ao fazer um horário é deixar tempo necessário para cada tarefa e não
tempo a mais para o que der e vier.

Os horários devem começar com as tarefas mais importantes do plano diário. À

partida, as estimativas de tempo estão feitas no plano diário.

Um horário funciona como um amigo, é uma preciosa ajuda. Para que o dia seja
rentabilizado não é conveniente desperdiçar as suas melhores horas a fazer tarefas
rotineiras.
 Princípios básicos de planeamento de tarefas
Definição de prioridades

Uma boa maneira de lidar com estas tarefas é dividir os papéis em três categorias:
1. É possível agir de imediato. Faça o que há a fazer, tome uma nota à margem e ponha
no tabuleiro de saída.
2. É possível começar a agir, mas não concluir a ação. Faça o que puder fazer, ponha
uma nota à margem. Coloque no tabuleiro dos assuntos pendentes.
3. Memorandos, materiais para ler e pôr a circularem. Se o texto for pequeno, poderá
lê-lo rapidamente. Os artigos mais complexos poderão ficar juntos e ser lidos
durante um “período de leitura” planeado diariamente. Não retenha um artigo que
está em circulação: se não conseguir acabar de ler e passá-lo à pessoa seguinte no
prazo de 24 horas, faça uma pequena nota solicitando que lho reenviem quando
todas as outras pessoas da lista o tiverem lido. Se não precisar de guardar o artigo,
deito-o fora.
Como realizar um plano de trabalho?
Recolha de dados

Criar um diário semanal, com o

registo horário dos afazeres
diários.
Como realizar um plano de trabalho?
Análise da utilização do tempo

Trabalhar os dados
recolhidos e verificar a
forma como são utilizadas
as horas de trabalho.

Em paralelo, realizar uma

lista com as oportunidades
de melhoria que foram
identificadas.
 Como realizar um plano de trabalho?
Criar planos de ação

Desenvolver planos de ação

específicos para produzir
melhorias na utilização do
tempo. No desenvolvimento
destes planos deve estar
sempre reservado um espaço
para os imprevistos, porque
de certeza que eles irão
ocorrer.
Como realizar um plano de trabalho?
Acompanhamento

Algum tempo depois (por exemplo

um mês) do início dos esforços
para otimizar a gestão do tempo,
deve ser feito um balanço sério, por
escrito, para avaliar a evolução e
decidir qual o trabalho adicional
que deve ser feito.
 Ritmo de Trabalho

Cada pessoa tem o seu próprio relógio interno que ajuda a definir o seu ritmo
de trabalho. Ficar cansado, sentir-se fresco ou voltar a ficar cansado é uma
questão muito pessoal. Para trabalhar com eficácia, é essencial conhecer bem o
próprio ritmo. Não ignore o seu relógio interno. Aprenda a fazer uso dele.

A investigação indica que a maioria das pessoas atinge o seu ponto alto de
atenção e assimilação por volta do meio-dia. O fim de tarde parece igualmente
eficaz. No entanto convém sublinhar que cada pessoa tem os seus ritmos
biológicos e intelectuais próprios.
 0686 – Designação da UFCD

Desperdiçadores de tempo
 Chamadas telefónicas
 Preparar a chamada com os pontos a
abordar

 Cingir-se aos pontos essenciais

 Pedir para ligar mais tarde

 Abordar a questão por e-mail

 Escolher a altura do dia mais propícia

para efectuar chamadas (aquela em
que houver menos interrupções, que
exija menos concentração ou em que
não haja coincidência de prazos)
 Interrupções

 Arranjar “truques” para eliminar ou reduzir as interrupções:

o Continuando a olhar para o monitor

o Fazendo perguntas fechadas

o Respondendo com monossílabos

o Não parando ao ser-se interpelado no caminho, etc.

 Dizer que a altura não é oportuna

 Refugiar-se num local que não favoreça as interrupções

 Desviar a extensão para um colega ou para a caixa de mensagens

 Falta de pessoal

 Sugerir a admissão de mais

pessoal

 Sugerir a colocação de estagiários

 Pedir ajuda a um colega

 Explicar ás chefias que não será

possível ter as tarefas prontas no
prazo estabelecido
 Má perceção das instruções

 Confirmar o entendimento das

instruções recebidas

 Pedir explicações, em caso de

dúvida

 Ir mantendo a chefia a par do

progresso da tarefa
 Perfeccionismo em excesso

 Não ceder à tentação de:

o Refazer a tarefa várias vezes

o Corrigir tarefas que não sejam

da sua responsabilidade
 Dificuldade na gestão de assuntos pessoais

 Separar a vida pessoal da profissional

 Será preferível abordar o assunto com a chefia, explicando o porquê

da dificuldade de concentração ou dos atrasos
Lacunas de formação ou incapacidades

 Pedir ajuda a um colega ou uma

pessoa de fora

 Procurar informação

 Sugerir a possibilidade de frequentar

uma ação de formação na área

 Confessar a incapacidade

 Em último caso, considerar um pedido

de transferência para funções ou
departamentos mais adequados às
competências
 Dificuldades de comunicação

 Utilizar a escuta ativa/empatia;

 Certificar-se de que percebeu as

instruções e os prazos;

 Escolher a altura certa para

clarificar instruções
 Indefinição de objetivos

 Pedir esclarecimentos sobre os

objectivos, tentando obter dados
concretos sobre prazos e tarefas a
executar
 Ter coragem de dizer quando os
objectivos parecem difíceis ou
inatingíveis
 Local de trabalho desorganizado

 Organizar o posto de trabalho de forma adequada às

necessidades diárias (pondo os objectos no sítio
próprio, inutilizando papel desnecessário, etc.)
 Manter o arquivo em dia

 Certificar-se de que dispõe e sabe a localização de

todos os recursos de que necessita
 Reunir toda a documentação de apoio à tarefa que vai
executar

 Manter actualizada a lista de referências

(competências de outros departamentos, lista de
extensões e telemóveis, organigrama, identificação e
localização das pessoas na organização, etc.
 Equipamento insuficiente, subdimensionado ou defeituoso

 Solicitar assistência técnica

 Propor a substituição de equipamentos

 Resistência à mudança

 Esforçar-se por não ficar preso a velhos hábitos e por ver os aspectos
positivos da mudança
 Estar aberto à possibilidade de implementar novos procedimentos e
tecnologias
 Estar aberto a sugestões

 Aceitar o facto de que talvez existem pessoas que percebem mais de

uma matéria específica e que poderão prestar um auxílio fundamental
à conclusão de uma tarefa num determinado prazo.
 Dificuldade em dizer não

 Ter a coragem de dizer não quando se sabe que:

o Não se é capaz

o Não se tem tempo

o Não se tem conhecimentos

o A tarefa não faz parte das responsabilidades que lhe foram atribuídas
 O excesso de trabalho resulta em menor produtividade, maior risco de
erro, stress e até doença.
 Insegurança

 Fazer um esforço para acreditar que se é capaz, mesmo que se tenha de

pedir ajuda – o pensamento positivo contribui determinantemente para
a execução de uma tarefa com sucesso.
 Fadiga/ doença

Reflectir sobre se não será melhor tirar uns dias de descanso ou de

baixa, falando com a respectiva chefia, em vez de continuar a insistir,
com pouco ou nenhuns resultados.
 Estratégias gerais para ganhar tempo
Prazos

Anotar os prazos na agenda e verifica-los regularmente.

 Estratégias gerais para ganhar tempo
Tarefas

Fazer uma lista das tarefas a executar, riscando as que se forem

concluindo e acrescentando novas, á medida que surgem.
Estratégias gerais para ganhar tempo
Relevância

Assegurar-se, antes de iniciar uma

tarefa, que se compreendeu a sua
urgência, importância e objectivo.
 Estratégias gerais para ganhar tempo
Tarefas penosas

Executar as tarefas mais penosas mal se chegue ao

escritório, sem o que se tenderá a adiá-las
continuamente.
Estratégias gerais para ganhar tempo
Concentração

Alocar os períodos do dia em que

se tem mais facilidade de
concentração, e em que se é menos
interrompido, às tarefas mais
complexas. Tal dependerá também
da altura do dia em que a pessoa se
sinta mais produtiva.
 Estratégias gerais para ganhar tempo
Monotonia

Alternar tarefas monótonas ou

cansativas com outras de menor
exigência.
 Estratégias gerais para ganhar tempo
Agrupar

Agrupar as tarefas, tanto quanto possível, por natureza – ex: cópias,

faxes, distribuição de documentação, registo do correio, etc.
 Estratégias gerais para ganhar tempo
Destruir

Inutilizar regularmente os papéis necessários,

tendo em atenção o seu grau de
confidencialidade.
 Estratégias gerais para ganhar tempo
Arquivar

Arquivar diariamente para que os papéis não se acumulem,

mantendo as pastas de arquivo bem identificadas e organizadas.
 Estratégias gerais para ganhar tempo
Intervalos

Não descurar a alimentação e fazer pequenos intervalos regulares, pois

a atenção e a capacidade de concentração variam ao longo do dia, em
função da fadiga. Estes cuidados permitem também ajudar a manter a
saúde e a evitar o stress.
 Estratégias específicas para ganhar tempo
COMO VERIFICAR A LISTA DE CHAMADAS A FAZER:

1. Decida quem vai contactar e pense numa alternativa para o caso de essa pessoa estar.
2. Anote o número, indicativo, extensão/departamento e mantenha essa anotação junto de si.
Tome umas quantas notas rápidas sobre o que vai dizer ou pedir.
3. Organize todos os papéis a que necessitar de recorrer.

4. Faça a chamada. Nunca deixe o telefone tocar mais de cinco vezes.

5. Quando atenderem o telefone:

 Diga quem fala;

 Explique em linhas gerais o que o levou a telefonar;

 Envie a mensagem ou a pergunta e verifique se a outra pessoa percebeu bem.

6. Se não puder obter uma resposta imediata, não fique à espera. Ofereça-se para telefonar
outra vez e combine a hora.
7. Volte a ligar à hora que marcou.
 Evitar o desperdício de tempo na preparação de reuniões

A fama das reuniões é serem uma das principais fontes de preocupações por
causa do tempo perdido. Mas, se forem bem preparadas e conduzidas, podem
ser a melhor (ou mesmo a única) maneira de discutir com o pessoal directivas,
progressos feitos ou aspectos a reforçar:
 Pôr certos factos a descoberto;

 Procurar novas ideias;

 Tentar mobilizá-los.
0686 – Gestão do Tempo

Agenda tradicional
 Plano/ agenda semanal

Regras a observar na elaboração de um plano:

• Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos. Fazer figurar,

no plano, tempos fortes e tempos de respirar, de modo a reduzir ao
máximo os momentos de pressão.
• Prever os compromissos e obrigações fixas de curto, médio e longo prazo.
• Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexão e para o trabalho
solitário.
• Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fácil leitura. Se
lhe der jeito, use símbolos e cores.
 Plano/ agenda diário

 Agrupar as actividades relacionadas.

 Reservar tempo para pensar (seja flexível – não é possível ocupar o tempo todo).
Deverá planear apenas cerca de 60% do seu tempo de trabalho, deixando os
restantes 40% para os imprevistos.

 Tornar rentável o espaço entre acontecimentos.

 Centrar-se nos objectivos e resultados a atingir.

 Planear os assuntos mais importantes nos períodos do dia em que a sua energia e
concentração estão mais elevadas (reserve a parte da tarde para as tarefas de
rotina, período do dia em que um grande número de pessoas já revela uma
menor frescura)

 Utilizar os últimos minutos no seu local de trabalho para planear o dia seguinte, na
medida em que tal lhe permitirá rever o dia que acaba.
 0686 – Gestão do Tempo

A agenda electrónica permite: Agenda eletrónica

• Uma forma interactiva de gestão do tempo;

• Uma maior rapidez de consulta, uma maior

interligação e exploração de assuntos afins;
• Uma apresentação diária, semanal ou mensal;

• Uma possibilidade de transportar a informação

para outra pessoa, outra máquina ou outro
documento;
• Proceder à alteração de dados;

• Visualizar fichas para contactos, assuntos,

hierarquização de tarefas, etc.;
• Uma cuidada apresentação do produto final.
Microsoft Outlook
O Calendário do Microsoft Outlook 2010 é o componente de calendário e
agendamento do Outlook 2010 e está totalmente integrado com o correio electrónico,
contactos e outras funcionalidades. Com o Calendário, pode:

 Criar compromissos e eventos

 Organizar reuniões

 Ver agendas de grupo

 Ver calendários lado a lado

 Ver calendários sobrepostos na vista de sobreposição

 Enviar calendários para qualquer pessoa por correio electrónico

 Publicar calendários no Microsoft Office.com

 Subscrever Calendários da Internet

 Gerir o calendário de outro utilizador.

Delegação eficaz
O que é delegar?
Existirá delegação se:

• Se definirem e fixarem objectivos aos colaboradores;

• Existir uma dupla responsabilidade (o colaborador aceita a

delegação e compromete-se a alcançar a meta. A chefia
compromete-se a facilitar o sucesso do delegado);
• Existir uma relação contratual (a chefia chama a si as
responsabilidades próprias em termos de fixação de objectivos,
assumindo os sucessos e os falhanços da equipa).
 Vantagens da delegação

• Permite-lhe concentrar-se em aspectos do trabalho que requerem a sua experiência e as

suas aptidões específicas, ou seja, deixa-lhe tempo e espaço para se dedicar às acções de
carácter mais estratégico que só a si competem, enquanto responsável;
• Possibilita-lhe fazer antecipações, mediante um planeamento atempado;
• Melhora o espírito de equipa, gerando nos colaboradores maior espírito de cooperação;
• Prepara os “delegados” para maiores responsabilidades, evitando a admissão de novos
colaboradores, por via da familiaridade resultante da prática experimentada;
• Confere-lhe a possibilidade de observar, de forma sistemática, o nível de desenvolvimento dos
seus colaboradores, e, consequentemente, contribuir para o progresso que se venha a
verificar.
 Dificuldades da delegação

Apesar das vantagens apontadas, há, contudo, um conjunto de

crenças, receios e dificuldades por parte de algumas chefias, que estão
frequentemente na origem da não adopção deste mecanismo.
 Dificuldades da delegação
Sentimento de ameaça

E se ele não é capaz de “dar conta do recado”, o que me acontecerá a

mim?!
Quando a chefia pede a alguém que assuma novas responsabilidades e não
está absolutamente segura da capacidade do “delegado” para o
desempenho dessas tarefas, é comum e compreensível que se deixe invadir
por um sentimento de preocupação (nestes casos, efectuar um cuidado
planeamento e mostrar à pessoa escolhida que se confia nas suas
capacidade é crucial).
 Dificuldades da delegação
Dificuldade em renunciar

Uma dificuldade habitual consiste em a chefia conseguir prescindir de certas

tarefas que gosta de desempenhar, mesmo que estas não sejam
importantes para os resultados a alcançar (lembre-se que enquanto chefia
não deve gastar com elas mais de 5% do seu tempo).

“Não sou pago para não trabalhar”

 Dificuldades da delegação
Ser tolerante é uma exigência

De início, este processo é lento e

pode comportar recuos. Na medida
em que o chefe, em alguns casos,
tem de formar / preparar o seu
pessoal para os novos desafios, é
possível que, num primeiro
momento, fique ainda mais
sobrecarregado!
 Dificuldades da delegação
“Se calhar ainda vou ter mais trabalho delegando”

A dificuldade resulta, neste caso, da

crença enraizada em algumas
chefias de que delegar implica
acompanhar a cada minuto o
trabalho do departamento inteiro,
assumir todas as decisões
importantes e exigir relatórios e
inspecções constantes.
 Dificuldades da delegação
Medo de ser ultrapassado ou de ficar sem os melhores colaboradores

O chefe vive por vezes com o receio de o seu pessoal

“aprender de mais” e de o poder vir a ultrapassar! Ou,
ainda, com a preocupação de, ao delegar, estar a
acelerar o processo que levará à saída dos seus
melhores colaboradores.
 O que é e o que não é delegável

Numa primeira linha de tarefas delegáveis aparecem, sem dúvida, as

vulgarmente designadas de “operacionais de nível inferior”.

A título de exemplo:

 Atividades repetitivas;

 Operações de menor importância;

 Detalhes que ocupam mais tempo;

 Actividades para as quais quem delega se sinta menos preparado.

Pelo contrário, não será uma boa ideia delegar áreas-chave, como, por exemplo,
o planeamento estratégico, a gestão ocasional de crises, os assuntos confidenciais
de recursos humanos, a gestão da carteira de clientes importantes.
 Tarefas não delegáveis
Liderança

Essencial para impulsionar e administrar um projeto.

 Tarefas não delegáveis
Sistema de recompensas

Estabelecimento de níveis gerais e individuais de remunerações

financeiras e não financeiras significativas.
 Tarefas não delegáveis
Controlo

Trata-se da responsabilidade pela eficácia de desempenhos mais

favoráveis.
 Tarefas não delegáveis
Pessoal

Demonstração de interesse pela carreira e pelo desempenho pessoal,

procedendo a avaliações e tomando decisões confidenciais sobre
promoções, revisões, contratações e demissões.
 Tarefas não delegáveis
Clientes-alvo

Atenção redobrada no relacionamento com estes

destinatários.
 Tarefas não delegáveis
Estratégia

Estabelecimento de
planos para o futuro e
seleção de meios para
a sua consecução.
 Tarefas não delegáveis
Comunicações

Assegurar a eficiente e regular transparência interna de informações.

 Tarefas não delegáveis
Resultados

Avaliar os resultados e a
aplicação de medidas corretivas
no caso de desvio das metas
propostas.
 Plano prático de delegação

As cinco fases que um qualquer processo de delegação deve respeitar:

1. Aceitação da responsabilidade por parte do colaborador que vai receber a

delegação;
2. Transmissão à pessoa habilitada (ao colaborador em quem vai delegar) da tarefa
delegada;
3. Comunicação perfeita – explicitação de todos os pormenores importantes para
uma boa execução da tarefa;
4. Verificação da existência das condições necessárias à realização com sucesso da
tarefa delegada;
5. Acompanhamento pela chefia (mais ou menos próximo, consoante o nível de
desenvolvimento do colaborador).