Aula 5 - Padronização de Processos

Padronização de Processos
Por que padronizar e documentar processos?

• Deixar claro como os processos devem ser executados;
• Definir papéis e responsabilidades (quem deve fazer o que);
• Utilizar como base para comunicação e treinamento;
• Avaliar os padrões e conformidades requeridas;
• Entender o processo em diferentes situações usando simulação;
• Desenhar novo processo para um processo existente;
• Servir de base para análise e identificação de melhorias;
• Descrever requisitos para nova operação do negócio.
Impactos da falta de padronização
• Variabilidade em um mesmo produto/serviço;
• Dificuldade em identificar falhas / problemas;
• Erros recorrentes;
• Trabalho excessivo e retrabalho;
• Baixa confiabilidade.
Benefícios da padronização
• Alinhamento do conhecimento
• Melhoria do fluxo de trabalho
• Aumento da produtividade
• Melhoria da qualidade dos produtos/serviços
• Melhora no controle dos processos
• Redução de retrabalho e diminuição de desperdício
• Melhor aproveitamento dos recursos
• Facilidade no treinamento de novos colaboradores
Documentação deve proporcionar
• Visão geral do processo e do ambiente de negócio;
• Propósito do processo;
• Diagrama de modelo do processo;
• Dados e problemas de desempenho;
• Principais problemas do processo;
• Riscos e seus impactos no negócio;
• Oportunidades de melhoria.
Para pensar...
• Como ocorre hoje no órgão onde você trabalha quando alguém assume
uma nova função?
• De que forma o trabalho é passado?

Reflexão
• Como foi a experiência? A mensagem foi transmitida corretamente?
• Quais as dificuldades encontradas nesse tipo de comunicação?
• De que forma podemos melhorar a comunicação?
• E se repetíssemos a experiência passando a mensagem escrita em vez
de falada?
• E se a mensagem fosse transmitida através de um aparelho celular (ex.:
whatsapp)?
Entendimento da situação atual
• Como, onde, quando, por que e por quem o trabalho é realizado?
• Quais as regras de negócio, normas e regulações que impactam na sua
execução?
• Quais os recursos envolvidos?
• Quem são os interessados?
• Quais os insumos necessários e quais os resultados gerados?
• De que forma o trabalho é gerenciado atualmente (quais as métricas e
indicadores existentes)?.
O que devemos identificar?
• Atividades
• Executores
• Tempos
• Gargalos
• Pontos de contato com o cliente
• Atividades que agregam valor (e as q não agregam)
• Interação entre sistemas
• Entradas e saídas
• Regras de negócio
• Recursos
Propósito do processo
• Por que o trabalho é realizado (razão do processo existir)?
• O que ele tenta realizar? Qual o valor ele pretende entregar?
• Qual a sua criticidade?
• Quais os principais problemas e riscos?
Ferramenta de Análise - 5W2H
• Quais os insumos do processo?
• Quais as entregas?
• Quais os objetivos?
• Qual a tecnologia empregada?
• Onde o processo é executado?
• Onde o produto do processo é entregue?
• Quem são os clientes do processo?
• Quem são os fornecedores do processo?
• Quem executa o processo?
• Quando o processo começa?
• Quando termina?
• Quando é avaliado?
• Quando cada subprocesso se inicia e termina?
• Porque este processo existe?
• Porque é feito da maneira atual?
• Como o processo é planejado?
• Como o processo é executado?
• Como o processo é avaliado?
• Como o processo é controlado?
Padronização
• Quando o trabalho for executado de formas diferentes deverá ser
padronizado
• Deve envolver todos os atores do processo
• Essencial estabelecer consenso entre os participantes
• Aprovação dos gestores das áreas envolvidas
• Comunicação do novo padrão a todos os envolvidos e interessados
• Controle para garantir que o novo padrão está sendo seguido
• Gestão de mudança para tratar resistências (tratar casos isolados
separadamente)
Obstáculos à padronização
• Visão departamental
• Falta de compreensão sobre a importância do trabalho
• Medo / resistência à mudança
• Propriedade sobre informação
Round 1 - Questões
• O que você percebeu sobre os porcos pendurados na parede?
• Eles se parecem uns com os outros?
• Qual deles está correto?
Round 2 - Questões
• Os porcos estão melhores agora?
• As instruções foram claras?
• As instruções foram capazes de conduzí-lo ao sucesso?
Round 3 - Questões
• E agora, os porcos estão melhores que os rounds 1 e 2? Como?
• Por que os porcos neste round foram melhores que os anteriores?
• Que pontos chave você aprendeu?
• Quais itens chave você vai começar a aplicar a partir de hoje?

Aula 5 - Padronização de Processos

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Aula 5 - Padronização de Processos

Enviado por

Dados do documento

Descrição original:

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Aula 5 - Padronização de Processos

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Padronização de Processos

Por que padronizar e documentar processos?

• De que forma o trabalho é passado?

Você também pode gostar