Mtodos de Arquivamento

Alfabtico Geogrfico Numrico Ideogrfico (assunto)

O que considerar para escolher um desses mtodos?

Exemplo, uma Nota fiscal possui: Um nmero O nome do comprador A data da compra A especificao das mercadorias O valor pago e etc. Mas pelo nmero que ela identificada!

O que considerar para escolher um desses mtodos?

J um projeto, embora tenha: Uma data O nome do autor A localidade, Ele ser mais procurado pelo assunto! E um pronturio mdico, ainda que apresente Um nmero A data de internao O seu elemento mais importante o nome do paciente.

Quando se trata de planejar a organizao de um arquivo, os elementos constantes de um documento a considerar so:

nome (do remetente do destinatrio ou da pessoa a quem se refere o documento); Local, Nmero, Data, Assunto.

Sistemas

Sistema direto - o documento arquivado pode ser localizado diretamente onde ele se acha guardado. Sistema Indireto Precisamos consultar um ndice ou um cdigo, antes de localizar o documento no arquivo.

Exemplo 1
Nomes Carlos Viegas Fabrcia Nunes Maurcio Soares Valria Cruz Janurio Brito Amanda Passos Como foram arquivados Brito, Janurio Cruz, Valria Nunes, Fabrcia Passos Amanda Soares Maurcio Viegas, Carlos

Mtodo Alfabtico

Uso da ordem alfabtica para organizao do Arquivo; Emprego de regras de ordenao e alfabetao.

o mais simples de todos os mtodos, desde que o elemento principal considerado seja o nome.

Caractersticas do Mtodo Alfabtico

um mtodo do sistema direto, j que o documento procurado buscado diretamente no arquivo pelo nome, sem precisar recorrer a um ndice auxiliar. Tem a vantagem de ser rpido, fcil e barato. Mas, por outro lado, quando o volume de documentos muito grande, podem ocorrer erros de arquivamento, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.

Caractersticas do Mtodo Alfabtico

Um arquivo organizado pelo mtodo alfabtico utiliza fichas ou pastas individuais, sendo um para cada nome de pessoas, de entidades, etc. Elas esto dispostas no arquivo em ordem alfabtica, separadas por guias divisrias.

E se um nome, num arquivo organizado pelo mtodo alfabtico, contar com poucos documentos associados a ele? Devemos abrir uma pasta individual pra colocar um ou dois documentos?

Pasta Miscelnea.

aconselhvel que nesses casos faamos uso da PASTA MISCELNEA. Nela so acumuladas os documentos, at que se torne necessria a abertura de uma pasta individual.

Pasta Miscelnea

Na pasta ordena-se os documentos em ordem alfabtica, e dentro dela, pela ordem cronolgica, dos mais recentes para os mais antigos. Quando atingir o mximo de 5 documentos por nome, deve-se abrir uma pasta individual.

Regras de ordenao
Ordenao feita por Cristina Ordenao feita pelo colega

Santa Ana, Marilena Santa Anna, Osvaldo Barros Santa Clara, Ivo Santa Maria, Amrica de Santamarta, Nereida Santana, Maria Ester Santarm, Carlos Santa Rosa, Luis Alberto Santas, nio Andrade Santa Teresa, Oscar de

Santa Ana, Marilena Santa Anna, Osvaldo Barros Santa Clara, Ivo Santa Maria, Amrica de Santa Rosa, Luis Alberto Santa Teresa, Oscar de Santamarta, Nereida Santana, Maria Ester Santarm, Carlos Santas, nio Andrade

Ordenao feita por Cristina Ordenao feita pelo colega

Santa Ana, Marilena Santa Anna, Osvaldo Barros Santa Clara, Ivo Santa Maria, Amrica de Santamarta, Nereida Santana, Maria Ester Santarm, Carlos Santa Rosa, Luis Alberto Santas, nio Andrade Santa Teresa, Oscar de

Santa Ana, Marilena Santa Anna, Osvaldo Barros Santa Clara, Ivo Santa Maria, Amrica de Santa Rosa, Luis Alberto Santa Teresa, Oscar de Santamarta, Nereida Santana, Maria Ester Santarm, Carlos Santas, nio Andrade

Letra por letra

SANTA MARIA SANTAMARTA

Palavra por palavra

SANTA .......... SANTAMARTA

Letra por letra x Palavra por palavra

Ordenao feita por Cristina Ordenao feita pelo colega

Santa Ana, Marilena Santa Anna, Osvaldo Barros Santa Clara, Ivo Santa Maria, Amrica de Santamarta, Nereida Santana, Maria Ester Santarm, Carlos Santa Rosa, Luis Alberto Santas, nio Andrade Santa Teresa, Oscar de

Santa Ana, Marilena Santa Anna, Osvaldo Barros Santa Clara, Ivo Santa Maria, Amrica de Santa Rosa, Luis Alberto Santa Teresa, Oscar de Santamarta, Nereida Santana, Maria Ester Santarm, Carlos Santas, nio Andrade

Vamos Praticar
Monteiro Monte Sinai Monte Alegre Montenegro Monte Mor Monte Branco

Ordenao letra por letra Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai

Ordenao palavra por palavra Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Monteiro Montenegro

Regras de Alfabetao

1 Regra nos nomes de pessoas fsicas, Considera-se o ltimo sobrenome e , depois, o prenome.
Nomes Carlos Serrano Tadeu Martins Ricardo carvalho Santos Nara Martins Paula cruz Jos barros Antonio Vieira Amanda Martins Pedro Senna Martins Ordem de arquivamento Barros, Jos Cruz, Paula Martins, Amanda Martins, Nara Martins, Pedro Senna Martins tadeu Santos, Ricardo Carvalho Serrano, Carla Vieira, Antonio

Regras de Alfabetao

2 Regra Nos nomes de pessoas Fsicas, Considera-se como nico sobrenome aquele composto por um substantivo e um adjetivo, ou ento, por dois elementos ligados por Hfen.
Nomes Paulo Mata-Machado Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Patrcia Costa Brava Ana Ribeiro Castro-Maia Odete Macedo Morro velho Ordem de Arquivamento Castelo Branco, Camilo Castro-Maia, Ana Ribeiro Costa Brava, Patrcia Mata-Machado, Paulo Morro velho, Odete Macedo Villa-Lobos, heitor

Regras de Alfabetao
3 Regra Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Nomes
Marcelo Santa Rosa Jorge Santo Christo Abel So Joo Juliana Santa Rosa Carolina Santo Cristo

Ordem de arquivamento
Santa Rosa, Juliana Santa Rosa, Marcelo Santo Christo, Jorge Santo cristo, Carolina So Joo, Abel

Regras de Alfabetao

4 Regra - As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

Nomes M. Souza Joo veloso J. Veloso Mrio Souza Jos Veloso Ordem de arquivamento Souza, M. Souza, Mrio Veloso J. Veloso, Joo Veloso, Jos

Regras de Alfabetao

5 Regra - Os artigos e preposies tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9).
Nomes Solange de Castro Leda da Silveira Armando Teles Couto Fernando d'Almeida Gabriel Bastos e Silva Ordem de Arquivamento Almeida, Fernando d' Castro, Solange de Couto, Armando Teles do Silva, Gabriel Bastos e Silveira, Leda da

Regras de Alfabetao

6 Regra - Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mais no so considerados na ordenao alfabtica, Exceto quando servirem de elemento de distino.
Nomes Jos Marques Filho Joo da Silva Viana Sobrinho Jorge Pereira Sobrinho Alfredo Marques Neto Jorge Pereira Filho Walter Campos de Oliveira Filho Antonio Almeida Jnior Jorge Pereira Neto Ordem de Arquivamento Almeida Jnior, Antonio Marques Neto, Alfredo Marques Filho, Jos Oliveira Filho, Walter Campos de Pereira Filho, Jorge Pereira Neto, Jorge Pereira Sobrinho, Jorge Viana Sobrinho, Joo da Silva

Regras de Alfabetao

7 Regra - Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.
Nomes Professor Gustavo Oliveira General Bernardo Alves Dr. Fernando Mendes Ministro Rodrigo Clemente Ordem de Arquivamento Alves, Bernardo (General) Clemente, Rodrigo (Ministro) Mendes, Fernando (Dr.) Oliveira, Gustavo (Professor)

Regras de Alfabetao

8 regra - Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11).
Nomes Ricardo Sharp Carlos Mller Rogrio Braga Churchill Antonio Mller Jorge Cavalcante Schimidt Ordem de Arquivamento Chruchill, Rogrio Braga Mller, Antonio Mller, Carlos Schimidt, Jorge Cavalcante Sharp, Ricardo

Regras de Alfabetao

9 regra - As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum considerlas como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiscula.
Nomes John Mac Intosh Hugo O'Connor Esteban de Penedo Fernando di Capri Charles Du Pont Emiliano Di Cavalcante Ordem de Arquivamento Capri, Fernando di De Penedo, Esteban Di Cavalcante, Emiliano Du Pont, Charles Mac Intosh, John O'Connor, Hugo

Regras de Alfabetao

10 Regra - Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da famlia do pai.
Nomes Antonio de los Rios Francisco de Pina de Mello Angel Del Arco y Molinero Jos de Oviedo y Baos Ordem de Arquivamento Arco y Molinero, Angel Del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco de Rio, Antonio de los

Regras de Alfabetao

11 Regra - Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam.

Ordem de Arquivamento Al Bem-Itur Li Yutang Nobuko Watanabe

Nomes Li Yutang Nobuko Watanabe Al Bem-Itur

Regras de Alfabetao

12 Regra - Os nomes de firmas, empresas,

instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm para fins de ordenao, os artigos e preposies que se constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Nomes Casa da Moeda Refinaria Unio S.A A Colegial The Library of Congress Antonio Pereira & Cia. Fink Mudanas Ltda. Ordem de Arquivamento Antonio Pereira & Cia. Casa da Moeda Colegial (A) Fink Mudanas Ltda. Library of Congress (The) Refinaria Unio S.A

Regras de Alfabetao

13 Regra - Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Nomes Ordem de Arquivamento Ciclo de Histria Oral (5) Congresso de Arte Moderna (II) Encontro de Arquivos Mdicos (sexto)

II Congresso de Arte Moderna 5 Ciclo de Histria Oral Sexto Encontro de Arquivos Mdicos

Regras de Alfabetao
Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras.

Regras de Alfabetao
Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior Jos Flix Alves Pacheco Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: Peregrino Jnior, Jos Flix Pacheco, Jos

Regras de Alfabetao
Colocam-se remissivas em: Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha Ver Peregrino Jnior, Jos Pacheco, Jos Flix Alves Ver Flix Pacheco, Jos

Mtodo Geogrfico

o mais indicado Quando consideramos a procedncia ou o local como elemento principal em um documento.

Mtodo Geogrfico
Vantagens:

um mtodo do sistema Direto, pois a busca feita diretamente ao documento; de fcil Manuseio. Desvantagens:

Esse mtodo vai exigir sempre duas classificaes: nome do local (cidade, estado ou Pas)e mais o nome do elemento correspondente.

Ordenao pelo Nome do Estado, Cidade e elemento correspondente.

A empresa de eletrnica Beta S.A. Arquiva fichas funcionais de cada um de seus representantes de acordo com o local onde funciona a loja autorizada.
Estado Amazonas Bahia Bahia Mato Grosso do Sul Minas Gerais Minas Gerais Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rio Grande do Sul Rio Grande do Sul Rio Grande do Sul Cidade Manaus (capital) Salvador (capital) Salvador (capital) Campo Grande (capital) Belo Horizonte (capital) Governador Valadares Rio de Janeiro (capital) Rio de Janeiro (capital) Porto Alegre (capital) Caxias do Sul Gramado Correspondente Sobreira, Lusa Macedo, Francisco J. Santos, Ronaldo C. Ribeiro, Antonia Leal, Alberto R. Patrocnio, Jos do Almeida, Jos de Rodrigues, Isa Corra, Gilson Costa Filho, Ado Zaratini, Alberto

Como organizamos?

Utilizamos Fichas ou pastas individuais, sendo uma para cada nome. Essas pastas trazem tambm o nome da cidade e so dispostas em ordem alfabtica, separadas por guias divisrias com notaes indicativas dos Estados.

Ordenao pelo Nome da cidade, Estado e Elemento Correspondente.

Cidade Belo Horizonte Campo Grande Caxias do Sul Governador Valadares Gramado Manaus Porto Alegre Rio de Janeiro Rio de Janeiro Salvador Salvador Estado Minas Gerais Mato Grosso do Sul Rio Grande do Sul Minas Gerais Rio Grande do Sul Amazonas Rio Grande do Sul Rio de Janeiro Rio de Janeiro Bahia Bahia Correspondente Leal, Alberto R. Ribeiro, Antonia Costa Filho, Ado Patrocnio, Jos do Zaratini, Alberto Sobreira, Lusa Corra, Gilson Almeida, Jos de Rodrigues, Isa Macedo, Francisco J. Santos, Ronaldo C.

Correspondncia do Nome com outros pases.

Pas Frana Frana Portugal Portugal Portugal Cidade Paris (capital) Nice Lisboa (capital) Coimbra Porto Correspondente Nagib, Marc Vadin, Jean Pereira, Jos Albuquerque, Joo Ferreira, Antonio