Organização de Eventos Culturais

IST PORTFLIO PESSOAL Relatrio de Actividades
2007/2008 1 Semestre
Organizao de Eventos Culturais

55444 - Ricardo Dias MEIC AL PPIII [email protected]
Resumo: Com este relatrio pretende-se descrever as actividades realizadas no mbito da Organizao de Eventos Culturais, neste caso a organizao de uma noite de fados sem fins lucrativos, a realizar num restaurante local de acolhimento, com um conjunto de fadistas da terra e guitarristas acompanhantes. Entre as principais actividades, de destacar: o planeamento do evento, reunies com os diversos intervenientes para organizao e estabelecimento das condies de realizao, actividades de publicidade e marketing ao evento, bem como quaisquer outras actividades formais ou informais de alguma maneira relacionadas com o planeamento/organizao do mesmo. Palavras-chave: Organizao, Plano, Eventos Culturais, Noite de Fados, Fado, Cultura
1. Introduo
A organizao de eventos, seja qual for a sua natureza (cultural, social, entre outros) constitui uma verdadeira actividade de convvio social e desenvolvimento pessoal. Atravs deste tipo de iniciativas os organizadores adquirem capacidades de liderana, iniciativa e organizao/planeamento, se conseguirem desempenhar as tarefas com um esprito de entrega e de empenho. Este texto conta todo o trabalho efectuado no decurso do desenvolvimento da actividade: organizao de eventos culturais, nomeadamente uma noite de fados num restaurante de Portalegre. Apresentam-se ainda as concluses sobre o desenvolvimento da actividade.
concelho de Portalegre, dinamizando e alegrando estas terras to bonitas.
2.2 Descrio do trabalho desenvolvido 2.2.1 Planeamento da actividade

O planeamento sem dvida uma das partes fundamentais da organizao de qualquer evento, seja qual for a natureza dele. Inicializou-se a actividade planeando com os intervenientes a data de realizao do evento e a quantia a pagar aos guitarristas, uma vez que os fadistas, sendo amadores fariam o espectculo por amor arte. Acordou-se a realizao do espectculo inicialmente para o dia 30 de Novembro de 2007, e o custo no valor de 250euros; no entanto, a falta de disponibilidade de alguns elementos do grupo de artistas por motivos pessoais e o facto de ser muito em cima da altura festiva que se avizinhava, resolveu-se adiar o evento para dia 11 de Janeiro de 2008, ficando o resto dos passos acertados. De realar que as negociaes no foram realizadas entre os dois grupos em simultneo, isto , eu actuei como intermedirio e estabeleci as negociaes com as duas partes envolvidas.
2. Actividade Desenvolvida 2.1 Condies de Realizao da actividade

Numa conversa informal com amigos, sobre actividades a desenvolver no contexto da disciplina de Portflio Pessoal, surgiu a ideia de organizar uma srie de eventos culturais, principalmente na rea da msica, por todos termos uma grande paixo por esta arte. Inicialmente a ideia era organizar um conjunto diverso de actividades, tais como: noite de fados, tunas e serenatas pela cidade, Ranchos Folclricos, etc. No entanto, devido ao facto de o resto dos amigos terem retirado a sua disponibilidade para a cooperao no planeamento dos eventos, optei apenas por realizar aquela que j reflectia uma ambio antiga: a Noite de Fados. Depois de estudados alguns locais na zona de Portalegre para a realizao da Noite de Fados, escolheu-se o Restaurante Jorge Isidro, com ocupao para cerca de 80-100 pessoas (incluindo palco para os artistas), espao acolhedor e onde a gastronomia de excelente qualidade.
2.2.2 Do inicio at ao dia da actividade

Acordada a data de realizao do evento e os custos envolvidos na contratao dos guitarristas, seguia-se a promoo do evento envolvendo operaes de marketing. Dadas as condies financeiras da altura, que no eram muito abonadas devido ao carcter no lucrativo da actividade, ponderaram-se vrios meios de comunicao: rdio, jornal, panfletos, etc., ficando decidido que seria publicitada a noite de fados com cartazes1 afixados no prprio restaurante e por toda a cidade (em lojas, supermercados, cafs e outros locais), obtendo-se previamente o consentimento dos donos e
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2.2 Objectivos da realizao da actividade

Organizar eventos culturais de forma a promover e levar a cultura, sobre as mais diversas reas, s gentes do Norte Alentejo, mas principalmente da cidade e do O cartaz afixado encontra-se no Anexo I, com indicao de informaes relevantes para os potenciais participantes: ementa, nmeros de contacto e nomes dos artistas.
Organizao de eventos culturais
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respectivos gerentes, conforme o caso, para a afixao. Aprovado o cartaz para a promoo da noite de fados e feita a sua distribuio, procedeu-se a um perodo de espera para inscrio de pessoas interessadas durante aproximadamente um ms e meio, durante o qual no participei activamente, mas fui sendo informado do decorrer das inscries.
2.2.3 Realizao do evento

Durante aproximadamente um ms e meio foi publicitada, atravs dos mecanismos j referidos em cima, a noite de fados de forma a inscrever as pessoas que pretendessem participar na festa, no entanto, aproximadamente trs/quatro dias antes da realizao do espectculo, devido fraca aderncia das pessoas, resolveu-se adiar a noite de fados. De facto, o nmero mnimo de pessoas para a realizao do evento no foi efectivamente atingido, tendo at altura referida apenas 15 pessoas procedido inscrio prvia. Adiado o evento, todas as actividades foram imediatamente suspensas, e outras nem sequer foram iniciadas, como por exemplo, o pedido de palco Cmara Municipal de Portalegre. Ambas as partes compreenderam o facto de o pblico-alvo no ter aderido, e ficou ao meu critrio cancelar a noite de fados por completo ou apenas adiar. Tendo em contas as circunstncias e factores explicados no relatrio de aprendizagens, decidi apenas adiar a noite de fados para uma data a definir.
3. Concluses
Embora esta fosse uma actividade realmente aliciante, devido aos factores j explicados anteriormente, no foi possvel concluir a actividade devido a factores externos organizao e planeamento da mesma. Em suma, ainda que a noite de fados no se tenha realizado efectivamente e possa afirmar a sua concluso com sucesso (do evento propriamente dito!), os objectivos de realizao da mesma foram parcialmente atingidos. Saliente-se com relativo entusiasmo, que j est novamente planeada, para uma data mais coerente a definir, a realizao de outra noite de fados, tendo j os fadistas e guitarristas acertados, e a certeza que desta vez a adeso ser diferente.
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Anexo I Cartaz de publicidade Noite de Fados
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2. Actividade Desenvolvida 2.1 Condies de Realizao da actividade

2.2.2 Do inicio at ao dia da actividade

2.2 Objectivos da realizao da actividade

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