FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Ata, segundo um dicionário de língua portuguesa, é um documento em que se
registam, de forma exata e metódica, as ocorrências, discussões, resoluções e decisões das
assembleias, reuniões ou sessões realizadas por comissões, conselhos, congregações, ou por
entidades semelhantes. A ata da reunião, denomina simplesmente de ata, é um documento fiel
as ocorrências que tem como finalidade o registro de informações e a sua manutenção,
permitindo posteriormente que sejam consultadas para a tomada de decisões importantes
numa determinada organização.
FUNÇÕES
1. Registro: As atas registram os assuntos discutidos, as decisões tomadas, os votos
realizados e qualquer outra informação relevante durante o evento.
2. Comunicação: Servem como meio de comunicação entre os participantes do evento e
aqueles que não puderam estar presentes, fornecendo um resumo claro e conciso dos
acontecimentos.
3. Evidência: As atas podem servir como evidência legal em casos de disputa ou litígio,
fornecendo um registro imparcial dos acontecimentos.
4. Memória Institucional: Preservam a história e a memória da organização, permitindo
que as gerações futuras entendam como as decisões foram tomadas e os eventos se
desenrolaram.
É um documento de valor jurídico, pois durante a reunião são tomadas decisões,
acordos são firmados, posições são tomadas e entre outras ocorrências durante o ato. A ata
surge como forma a assegurar a legalidade do ocorrido nestes eventos. E como qualquer
documento oficial, obedece um conjunto de normas para a sua elaboração, para garantir que
este seja coeso e fiel.
NORMAS
Primeiramente importa referir que tradicionalmente as atas são escritas à mão, mas
não se trata de uma norma rígida porque com a evolução tecnológica é possível elaborar a ata
digitada seguindo todas as especificações. A ata, como documento oficial de uma instituição,
deve ser assinada pela autoridade máxima da instituição ou por alguém delegado com o poder
para o efeito.
A ata deve ser elaborada de forma a não permitir modificações ou acréscimos. Os
espaços em branco devem ser evitados ao máximo, para não dar ao lugar a informações
posteriores, a mesma não pode conter rasuras independente de ser feita a manuscrito. Para
fazer correções de informações devem ser seguidas as seguintes normas:
1. Se o erro for cometido e percebido durante a elaboração da ata, o secretário ou o
autor utilizará a expressão “digo” e fazer.a retificação do pensamento em seguida.
Exemplo: No dia vinte e quatro do mês de Abril, digo, do mês de Maio de dois mil
e vinte cinco…
2. Se o erro cometido for notado apenas no final da elaboração da mesma, utiliza-se
a expressão “Em tempo: onde se lê… leia-se…” e em seguida faz-se a correção ou
o acréscimo de informações. Exemplo:
Nas atas os números devem ser escritos por extenso e para facilitar a sua leitura e
compreensão, escreve-se os algarismos entre parênteses. Exemplo: No dia vinte e seis de
fevereiro de dois mil e vinte quatro (26/02/2024)… o tempo verbal geralmente utilizado ao
redigir uma ata é o pretérito perfeito no modo indicativo. Elas são redigidas sem deixar
espaços ou parágrafos afim de evitar acréscimo e modificações.
ESTRUTURA
Não existe uma estrutura única e rigorosamente utilizada para se redigir uma ata,
porém pode se destacar elementos imprescindível na sua estrutura que vale a pena conhecer.
a) Cabeçalho: é a primeira parte da ata com informações que situa a ata e possibilita
a sua identificação. Contém geralmente o número e o título da ata.
b) Abertura: a abertura da ata, reúne elementos que importantes como data e o local,
os participantes da reunião e a finalidade da reunião.
c) Desenvolvimento: aqui se desenvolve as informações das ocorrências da reunião
de forma resumida.
d) Fecho: marca o fim do registro das ocorrências da reunião.
A aprovação da ata é feita após uma leitura minuciosa na presença dos participantes da
reunião, em alguns casos a ata pode vir a sofrer algumas modificações e só depois ser
aprovada.
MEMORANDO
É um documento oficial interno usado para a comunicação dentro de uma instituição.
O memorando é um documento pontual e com informações claras e diretas, visando dar
instruções, transmitir informações, decisões, modificações, entre outros assuntos internos.
CARACTERÍSTICAS DO MEMORANDO
Apesar de ser um documento breve e periódico, o memorando é caracterizada
principalmente por ser de natureza interna, porém existem outras características que o
distingue de outros documentos oficiais:
a) Formato padronizado: Geralmente, segue um formato padrão, com cabeçalho
contendo informações sobre o destinatário, remetente, data e assunto.
b) Brevidade: É conciso e direto ao ponto, evitando linguagem excessivamente formal.
c) Uso de linguagem clara e simples: Evita jargões desnecessários e utiliza uma
linguagem acessível para garantir a compreensão por parte dos destinatários.
d) Natureza interna: Destina-se à comunicação dentro da organização e não é geralmente
compartilhado externamente.
O memorando é utilizado para diversas finalidades de acordo a intenção do emissor, o
memorando serve de veículo de transmissão de informações, para dar instruções e diretrizes,
para solicitações e pedidos e confirmação de decisões. É exatamente neste ponto que surgem
os diferentes tipos de memorando, ou seja, a uma relação entre o tipo de memorando e a sua
finalidade.
TIPOS DE MEMORANDO
1. Memorando Informativo;
2. Memorando de instruções ou diretrizes;
3. Memorando de solicitação;
4. Memorando de confirmação de decisões;
5. Memorando de agradecimento ou reconhecimento;
6. Memorando de alerta ou advertência;
7. Memorando de feedback ou avaliação.
IMPORTÂNCIA DO MEMORANDO
Independente do tipo de memorando, eles desempenham um papel importante na
comunicação interna e eficaz para o funcionamento da organização, eles ajudam a manter os
funcionários informados, alinhados e engajados, além de facilitar a coordenação e
colaboração entre diferentes partes da organização.
CONCLUSÃO
A ata é um documento de valor jurídico e importante na memória institucional,
obedece um conjunto de normas na sua elaboração, que visam de alguma forma torná-la fiel
às ocorrências da reunião. Por outro lado, o memorando é um documento oficial de caráter
interno e que deve ser claro e objetivo, dada a sua aplicação imediata.
Embora as atas e os memorandos tenham finalidades diferentes e sejam utilizados em
contextos distintos, ambos desempenham um papel importante na comunicação e na
documentação dentro das organizações. Ambos contribuem para a transparência, eficiência e
eficácia das operações organizacionais.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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