classificacao_de_informacoes_e_de_sistemas_de_informacao

Classificação de Informações e
de Sistemas de Informação
Brasília-DF.
Elaboração
Rogério Gonçalves de Castro
Produção
Equipe Técnica de Avaliação, Revisão Linguística e Editoração

Sumário
APRESENTAÇÃO.................................................................................................................................. 5
ORGANIZAÇÃO DO CADERNO DE ESTUDOS E PESQUISA..................................................................... 6
INTRODUÇÃO.................................................................................................................................... 8
UNIDADE I
A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: APROFUNDANDO CONCEITOS E PROCESSOS.................................. 9
CAPÍTULO 1
EVOLUÇÃO TECNOLÓGICA...................................................................................................... 9
CAPÍTULO 2
SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO............................................................................................... 12
CAPÍTULO 3
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO............................................................................................. 17
UNIDADE II
ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO....................................................................................................... 20
CAPÍTULO 1
IDENTIFICAÇÃO DE NECESSIDADES DE LIDAR COM AS INFORMAÇÕES.................................... 20
CAPÍTULO 2
ORIGEM DA TEORIA GERAL DE SISTEMAS................................................................................. 24
CAPÍTULO 3
ESTRUTURAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, UTILIZAÇÃO E ATUALIZAÇÃO
DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO........................................................................................ 27
CAPÍTULO 4
DISPONIBILIZAÇÃO E SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES........................................................... 31
UNIDADE III
O TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS..................................................... 35
CAPÍTULO I
INFORMAÇÃO ....................................................................................................................... 35
UNIDADE IV
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS............................................................................... 54
CAPÍTULO 1
CONCEITOS E APLICABILIDADE DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO
DE DOCUMENTOS (GED)......................................................................................................... 54
UNIDADE V
PLANEJAMENTO, IMPLEMENTAÇÃO E AVALIAÇÃO DE ESTRATÉGIAS NA ÁREA DE SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO..................................................................................................................................... 66
CAPÍTULO 1
A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO COMO DIFERENCIAL ESTRATÉGICO
NAS ORGANIZAÇÕES.............................................................................................................. 66
PARA (NÃO) FINALIZAR.................................................................................................................... 104
REFERÊNCIAS ................................................................................................................................ 106
Apresentação
Caro aluno
A proposta editorial deste Caderno de Estudos e Pesquisa reúne elementos que se

entendem necessários para o desenvolvimento do estudo com segurança e qualidade.
Caracteriza-se pela atualidade, dinâmica e pertinência de seu conteúdo, bem como pela
interatividade e modernidade de sua estrutura formal, adequadas à metodologia da
Educação a Distância – EaD.
Pretende-se, com este material, levá-lo à reflexão e à compreensão da pluralidade

dos conhecimentos a serem oferecidos, possibilitando-lhe ampliar conceitos
específicos da área e atuar de forma competente e conscienciosa, como convém ao
profissional que busca a formação continuada para vencer os desafios que a evolução
científico-tecnológica impõe ao mundo contemporâneo.
Elaborou-se a presente publicação com a intenção de torná-la subsídio valioso, de modo

a facilitar sua caminhada na trajetória a ser percorrida tanto na vida pessoal quanto na
profissional. Utilize-a como instrumento para seu sucesso na carreira.
Conselho Editorial
5
Organização do Caderno
de Estudos e Pesquisa
Para facilitar seu estudo, os conteúdos são organizados em unidades, subdivididas em

capítulos, de forma didática, objetiva e coerente. Eles serão abordados por meio de
textos básicos, com questões para reflexão, entre outros recursos editoriais que visam a
tornar sua leitura mais agradável. Ao final, serão indicadas, também, fontes de consulta,
para aprofundar os estudos com leituras e pesquisas complementares.
A seguir, uma breve descrição dos ícones utilizados na organização dos Cadernos de
Estudos e Pesquisa.
Provocação
Textos que buscam instigar o aluno a refletir sobre determinado assunto antes
mesmo de iniciar sua leitura ou após algum trecho pertinente para o autor
conteudista.
Para refletir
Questões inseridas no decorrer do estudo a fim de que o aluno faça uma pausa e reflita
sobre o conteúdo estudado ou temas que o ajudem em seu raciocínio. É importante
que ele verifique seus conhecimentos, suas experiências e seus sentimentos. As
reflexões são o ponto de partida para a construção de suas conclusões.
Sugestão de estudo complementar
Sugestões de leituras adicionais, filmes e sites para aprofundamento do estudo,

discussões em fóruns ou encontros presenciais quando for o caso.
Praticando
Sugestão de atividades, no decorrer das leituras, com o objetivo didático de fortalecer

o processo de aprendizagem do aluno.
Atenção
Chamadas para alertar detalhes/tópicos importantes que contribuam para a

síntese/conclusão do assunto abordado.
6
Saiba mais
Informações complementares para elucidar a construção das sínteses/conclusões

sobre o assunto abordado.
Sintetizando
Trecho que busca resumir informações relevantes do conteúdo, facilitando o

entendimento pelo aluno sobre trechos mais complexos.
Exercício de fixação
Atividades que buscam reforçar a assimilação e fixação dos períodos que o autor/
conteudista achar mais relevante em relação a aprendizagem de seu módulo (não
há registro de menção).
Avaliação Final
Questionário com 10 questões objetivas, baseadas nos objetivos do curso,

que visam verificar a aprendizagem do curso (há registro de menção). É a única
atividade do curso que vale nota, ou seja, é a atividade que o aluno fará para saber
se pode ou não receber a certificação.
Para (não) finalizar
Texto integrador, ao final do módulo, que motiva o aluno a continuar a aprendizagem

ou estimula ponderações complementares sobre o módulo estudado.
7
Introdução
Vivemos numa época caracterizada pelas profundas transformações marcada pela
acelerada introdução, na sociedade, das novas tecnologias da informação e comunicação
(TIC). “Aldeia global”, “Era Tecnotrônica”, “Sociedade Pós-Industrial”, “Era – ou
Sociedade – da Informação” e “Sociedade do Conhecimento” são alguns dos termos
utilizados com a intenção de identificar e de entender o alcance dessas mudanças.
A informação sempre foi o insumo básico do desenvolvimento. Quando o homem

associou a fala e a imagem e criou a escrita, ele permitiu a transmissão e a armazenagem
de informações. A imprensa de Gutenberg, no século XV, o telefone, o rádio, a televisão
e, agora, as tecnologias da informação e da comunicação, que revolucionaram os séculos
XIX e XX, aceleraram o acesso e o intercâmbio de informações. Estes diversos meios de
comunicação, em vez de se excluírem, potencializam-se, mutuamente. Na atualidade,
o mundo está se preparando para dar mais um salto, por meio das novas tecnologias e
das novas redes.
Segundo Takahashi (2000), a sociedade da informação não é um modismo. Representa

uma profunda mudança na organização da sociedade e da economia, havendo quem a
considere um novo paradigma técnico-econômico. É um fenômeno global, com elevado
potencial transformador das atividades sociais e econômicas, uma vez que a estrutura e
a dinâmica dessas atividades inevitavelmente serão, em alguma medida, afetadas pela
infraestrutura de informações disponível.
Objetivos
»» Identificar e diferenciar documento eletrônico, documento digital e
documento arquivístico.
»» Analisar o ciclo documental tradicional perante os documentos

eletrônicos/digitais.
»» Analisar a legislação geral e arquivística pertinente.
»» Analisar as técnicas específicas para acesso e preservação de documentos

arquivísticos eletrônicos, de acordo com as fases correntes, intermediária
e permanente.
8
A TECNOLOGIA
DA INFORMAÇÃO:
APROFUNDANDO UNIDADE I
CONCEITOS E
PROCESSOS
CAPÍTULO 1
Evolução Tecnológica
Segundo Abud (2010), a humanidade, no decorrer de sua história, foi obrigada a

adaptar-se, de acordo com a sua necessidade de sobrevivência.
E, no sentido de ilustrar tal adaptação, ou melhor, evolução, Toffler (1980), em seu famoso
livro “A Terceira Onda”, traçou o caminho histórico pelo qual passou a humanidade e
que culminou com a terceira onda, uma referência à Revolução da Informação.
Seu início data da década de 1950, com a disseminação do computador, embora ainda
acessível a uma pequena parcela de usuários.
Associadas ao uso do computador, várias áreas do conhecimento foram alavancadas.

Entre elas, a área das telecomunicações tem sido objeto de significativas transformações
tecnológicas, desde, aproximadamente, a década de 1970, época em que o crescimento
dos estudos na área da microeletrônica já predizia uma nova forma de união tecnológica
entre as áreas da informação e das telecomunicações.
Na década seguinte, 1980, pôde-se perceber que o desenvolvimento não se dava

apenas na esfera tecnológica, mas também no mercado, pois as indústrias das áreas da
informática e de telecomunicações incorporaram os componentes da microeletrônica
de forma crescente, o que propiciou o surgimento de novas e dinâmicas facetas
mercadológicas e, consequentemente, revolucionou a base das telecomunicações na
década que se iniciava (1990).
E tudo aquilo que se investiu na área das telecomunicações estava cada vez mais perto
dos indivíduos. Hoje, para se estar a par das informações que correm o mundo de forma
9
UNIDADE I │ A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: APROFUNDANDO CONCEITOS E PROCESSOS
acelerada, do conhecimento produzido, o indivíduo não necessariamente tem de estar

ligado a uma instituição de ensino superior ou aos centros de pesquisa científica, basta
ele ter acesso ao computador, às telecomunicações (ABUD, 2010).
Ao final do século XX, com a facilidade de acesso a Word Wide Web (www) ou à
Internet, o mundo, a população brasileira, neste caso, tem como acessar o conhecimento
produzido nas academias e nos grandes centros de pesquisa com um simples CLICK.
A Tecnologia da Informação (TI) revolucionou e vem revolucionando o trato da

informação, que, com isso, chega de forma mais rápida e organizada à sociedade.
Meirelles (1994) apud MANFRINATO (2002, p. 22) descreve TI como sendo:
O conjunto de recursos não humanos dedicados ao armazenamento, ao

processamento e à comunicação da informação, e a maneira pela qual
esses recursos são organizados em um sistema capaz de desempenhar
um conjunto de tarefas. [...] a Tecnologia da Informação difere-se
de outras tecnologias por manipular um recurso identificado por
Informação.
E, ao mesmo tempo em que vem dando saltos gigantescos em favor da qualidade da

produção e disponibilização da informação, a TI deve criar meios de gerenciar toda a
informação que é veiculada nos meios de telecomunicação.
A Gestão do Conhecimento (GC) entra nesse processo desempenhando um importante

papel para a sociedade da informação, que é o de gerenciar todas as informações, a fim
de que sejam organizadas de forma a facilitar seu acesso. Além disso, pode contribuir
para que se disponibilizem informações/conhecimentos fidedignos.
A GC vem possibilitar que o conhecimento e a informação sejam aplicados de forma

positiva, ou seja, sejam revertidos em benefícios para aquele que os utiliza. O fato de
apenas disponibilizar a informação já não é mais o diferencial. É importante que ela
seja tratada e mesmo adequada às pessoas que terão acesso a ela.
Para dar suporte à gestão do conhecimento, a Tecnologia da Informação e Comunicação

(TIC) tem um papel fundamental.
Seu desafio é identificar e/ou desenvolver e implantar tecnologias e

sistemas de informação que deem apoio à comunicação empresarial e
à troca de ideias e experiências. Isso facilita e incentiva as pessoas a
se unir, a tomar parte de grupos e a se renovar em redes informais de
aquisição e troca de conhecimento, além de compartilhar problemas,
10
A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: APROFUNDANDO CONCEITOS E PROCESSOS │ UNIDADE I
perspectivas, ideias e soluções em seu dia a dia profissional (REVISTA

HSM Management 42, janeiro-fevereiro 2004).
A TIC, que está além dos limites das empresas, é cada vez mais presente no cotidiano
das pessoas. Com a velocidade com que a tecnologia vem entrando nos lares brasileiros,
é importante que ela seja acessível a todos, para que todos possam viver na sociedade
do conhecimento.
11
CAPÍTULO 2
Sociedade da Informação
Para Abud (2010), com o advento da globalização, que produziu a eliminação das
fronteiras e das barreiras comerciais, o aumento da concorrência e da competitividade
e do acesso à informação, o trabalho e a empresa tornaram-se virtuais, mudando sua
estrutura, sua relação espaço e tempo, promovendo uma inversão nos insumos da
produção, uma vez que, agora, o conhecimento gera a matéria-prima, a energia e, por
fim, o capital.
Hoje, o conhecimento é o aspecto diferencial e estratégico da produção, tratado com

métodos, metodologias e ferramentas apropriadas, por meio do processamento de
dados, do tratamento da informação e do gerenciamento do conhecimento, para melhor
qualidade de vida. Para Cassiolato (1999, p.173):
A codificação do conhecimento é, basicamente, um processo de redução

e conversão que implica sua transformação em informação. Tal
processo permite que a transmissão, o tratamento, o armazenamento
e a reprodução do conhecimento se tornem tarefas simples. Tal tipo
de conhecimento, codificado, expressa-se numa forma padronizada
e compacta, de maneira a minimizar o custo de tais atividades, que,
por sua vez, são radicalmente alteradas pela infraestrutura e pelas
tecnologias de informação e de comunicação.
Desta forma, o conhecimento passa a ser transmitido de forma rápida, para longas
distâncias, com custos mais baixos, facilitando as transações comerciais.
O conhecimento produzido de forma coletiva exige uma complexa coordenação e

produção sob sua elaboração, objetivando um trabalho inovador, competitivo, mas
saudável. A organização deve aprimorar-se de forma contínua em suas atividades e
no desenvolvimento de novas aplicações a partir de seus próprios sucessos e avanços.
Neste sentido, as políticas de treinamento devem promover a capacitação para o uso e
a administração das tecnologias nas pequenas e médias empresas.
»» Programas de capacitação tecnológica, para o aprimoramento, o

monitoramento e o estímulo a alianças estratégicas e a transferência de
tecnologia.
»» Programas que colocam especialistas técnicos nas organizações, para

promover educação tecnológica e identificar melhorias.
12
»» Programas-ponte, em que o governo oferece educação técnica e vocacional,

prescreve práticas baseadas em experiências de sucesso no uso das
tecnologias de comunicação, desenvolve polos de ciência e tecnologia,
define normas e coordena esforços entre as agências (ROVERE,1999,
p.154).
O uso das Novas Tecnologias da Informação tem modificado o estilo da organização e da

administração das empresas, integrando-se funções, estabelecendo-se novas relações
com o mercado. “Velocidade, capacidade de armazenamento, flexibilidade e networking
emergiram, portanto, ao longo dos anos 1980, como características fortemente inter-
relacionadas do novo paradigma técnico-econômico.” (CASSILATO apud FREEMAN E
SOETE,1994)
Na sociedade do conhecimento, há conceitos básicos que precisam ser explicados.
»» Meios de comunicação: constituem-se em aparatos tecnológicos em que

são divulgadas notícias e informações em nosso meio.
»» Meio: o que está entre o emissor e o receptor da mensagem, processo de

mediação da informação.
»» Mídias: aparatos que servem de mediadores entre pessoas, formas de

comunicação e informação.
Com a proliferação das tecnologias e do acesso a elas, surgem os sistemas de comunicação,

chamados de segmentos por atingirem parcelas específicas de consumidores e setores.
Os processos educacionais mediados por computador também produziram a inclusão
digital, com implicações culturais, sociais e econômicas no presente.
No Brasil, a partir de 1980, as tecnologias educacionais ganharam maior impulso e

investimento, com programas de ensino a distância, aperfeiçoamento, simulações e
de aprendizagem por descoberta. Esta, por sua vez, tem como objetivo a linguagem, a
partir das pesquisas autônomas do aluno e por meio dos processadores de textos, das
planilhas eletrônicas, do banco de dados.
Alavi e Leidner (2001) sugerem uma classificação com o objetivo de investigar o papel
da Tecnologia da Informação no suporte aos processos de gestão de conhecimento.
»» Processo de armazenamento/recuperação: relaciona-se ao conceito de

memória organizacional, sendo o conhecimento acumulado a partir de
documentação escrita, de sistemas de informação, de redes de indivíduos,
13
da cultura organizacional, de processos produtivos de trabalho, de

arquivos de informação etc.
»» Processo de transferência de conhecimento: ocorre entre indivíduos,

de indivíduos para grupos, de grupos para a organização. O sucesso do
processo de transferência engloba a riqueza dos canais de transmissão, o
valor percebido pelo conhecimento, a motivação.
»» Criação do conhecimento: engloba a dimensão social da gestão, a

estrutura dos processos organizacionais e pessoais.
A relação entre as tecnologias de informação e a gestão do conhecimento está no uso dos

sistemas de informação, no compartilhamento do conhecimento ou das informações.
Alavi e Leidner (2001, p. 114) definem os sistemas de gestão de conhecimento como
Uma classe de sistemas de informação aplicados à gerência do

conhecimento organizacional, ou seja, são sistemas baseados em
Tecnologia da Informação desenvolvidos para suportar e potencializar
os processos organizacionais de criação, armazenamento/recuperação,
transferência e aplicação do conhecimento.
Portanto, os sistemas de gestão do conhecimento têm como funcionalidade principal

o suporte aos processos de gestão de conhecimento, buscando, também, servir como
meio de compartilhamento de conhecimento entre os indivíduos, assim como os
sistemas de informação. Esses atributos da Tecnologia da Informação estão presentes
nos bancos de dados, nos sistemas de aprendizado a distância, nos fóruns de discussão,
na multimídia, nas videoconferências.
Hansen et al. (1999, p. 107) propõe um modelo em que as organizações podem

adotar diferentes estratégias de gestão de conhecimento, a partir da análise de suas
próprias estratégias competitivas, desenvolvendo redes, para conectar pessoas e
compartilhar o conhecimento tácito de pessoa para pessoa, promovendo investimentos
na infraestrutura, para conversação de compartilhamento do conhecimento tácito por
meio das tecnologias de informação.
Como exemplos dessas estratégias, temos a codificação, que focaliza o uso da Tecnologia
da Informação, codificando e armazenando o conhecimento significativo para um
negócio em bancos de dados eletrônicos. A estratégia de personalização, em que o
conhecimento é entendido como centrado no indivíduo que o desenvolveu, dá-se pelo
contato direto entre as pessoas, auxiliando na comunicação.
14
A informação assume um importante papel na sociedade do conhecimento. Em uma

organização, ela engloba desde as operacionais, aquelas necessárias à realização das
operações, até aquelas necessárias ao controle gerencial e à tomada de decisões, sendo
que está relacionada ao aumento do conhecimento. “O valor da informação está em
sua utilidade ou no benefício que ela nos permite obter” (MATTOS, 1982, p. 109).
Na abordagem histórica das organizações, podemos traçar um perfil do processo da
informação.
Segundo Laudon e Laudon (1996), nos anos 1950, a informação está associada a questões
burocráticas, com o objetivo de reduzir o custo do processamento dos papéis e das
rotinas administrativas. Nos anos 1960, já é abordada como suporte para a organização,
contribuindo em seu gerenciamento, como, por exemplo, o desenvolvimento de
hardwares para a execução de diferentes funções, sem a necessidade de se alterar
os equipamentos. Nos anos 1970, ela passa a ser vista com o propósito de capacitar
e realizar ajustes gerenciais sobre toda a organização. Dos anos 1980 até o presente,
torna-se um recurso estratégico para a competitividade e a concorrência. A pergunta
“o que queremos com a informação” tornar-se constante.
Essa abordagem estratégica se caracteriza em três perspectivas, segundo Mcgee e

Prusak (1994), sendo elas as seguintes.
»» A informação e a definição da estratégia: ela age como recurso essencial

para a definição de estratégias alternativas, que abordem o ambiente de
trabalho, sua forma de organização, seus problemas, seus desafios e suas
ameaças.
»» A informação e a execução da estratégia: a informação auxilia na criação

de produtos e serviços alternativos aliados à Tecnologia da Informação;
»» A informação e a integração: o feedback é peça-chave para o aprendizado

do desempenho da organização e a análise de seus objetivos.
Para esses autores, existem, ainda, cinco estilos de gerência da informação, na

comunicação e na frequência da informação, para desenvolver as competências
essenciais de uma organização.
»» Utopia tecnocrática: de caráter tecnológico, refere-se ao gerenciamento

da informação, sua modelagem e classificação para a produção de novas
tecnologias.
»» Anarquia: não há controle ou gerência sobre a informação; cada um

gerencia de forma própria a informação.
15
»» Feudalismo: as informações são gerenciadas por unidade ou polos que

definem as necessidades a serem repassadas de forma limitada.
»» Monarquia: são os líderes da empresa que organizam o fluxo da

informação.
»» Federalismo: baseada no consenso e na negociação dos elementos-chave

da informação e no fluxo destes.
Na Sociedade da Informação, conhecimento e informação dependem da qualidade de

ambos, assim como de uma base conceitual para sua interpretação e uso. Para Rebollo
(2005, p. 194), “La información disponible em Internet es caótica para los que no tienen
marcos de referencia”.
16
CAPÍTULO 3
Tecnologia da Informação
A Tecnologia da Informação ou Sistema de Informação alterou o mundo dos negócios,

desde que foi introduzida de forma mais difusa nos anos 1950, inovando fronteiras
sociais e culturais com novas possibilidades e necessidades, como, por exemplo, a
rapidez na tomada de decisões, a inovação organizacional, o acesso à informação e a
sua distribuição (ABUD, 2010).
De acordo com Rezende (2003), a Tecnologia da Informação engloba um conjunto

de recursos tecnológicos e computacionais para a geração e o uso da informação,
os sistemas de informação, conjunto de partes que geram a informação (software e
hardware), e os sistemas de conhecimentos, aqueles em que são geradas as informações
com os conhecimentos agregados.
Eles têm a função de coletar, processar, armazenar, analisar e distribuir informações

com um fim específico, incluindo entradas, processamentos e saídas. Na Tecnologia
da Informação, as comunicações significam as transmissões de sinais por meio de um
emissor para o receptor. As telecomunicações referem-se às transmissões eletrônicas
por sinais. As comunicações de dados referem-se ao subconjunto de telecomunicações
ligado à coleta, ao processamento e à distribuição eletrônica de dados, principalmente,
entre hardware. As principais TIs relacionadas à geração de informação, aplicadas
ao sistema de informação, são: Executive Information Systems, Enterprise Resource
Planning, Sistemas de Apoio a Decisões, Sistemas Gerenciadores de Banco de
Dados, Data Warehouse, Recursos de Inteligência Artificial, Sistemas Especialistas,
Data Mining, Database Marketing, recursos da Internet, automação de escritórios
(REZENDE, 2005).
Os Sistemas de Informação Operacionais contemplam o processamento de operações

e transações cotidianas, controlam os dados de planejamento, o controle, a produção
de produtos e serviços. Sua função é dar suporte ao sistema operacional. Já os
Sistemas de Informação Gerenciais abordam o processamento de grupos de dados
das operações e transações operacionais, produzindo-os em informações agrupadas
para a gestão, contendo informações mais completas e estruturadas. Os Sistemas
de Informação Estratégicos contemplam o processamento de grupos de dados das
atividades operacionais e das transações gerenciais, transformando-os em informações
estratégicas (REZENDE, 2005).
17
Toda organização deve readaptar, a todo o momento, o seu sistema de informação

operacional, principalmente quanto às características de seu processamento de dados,
o homeostato em relação ao controle; fornecer informações que permitem manter o
valor de determinadas variáveis de estado, quanto ao processo decisório e seletivo da
informação (MATTOS, 1982, p. 126).
Para Laudon e Laudon (1996), com a globalização, o sucesso das organizações deve-se
ao aumento de oportunidades, transformando a economia das indústrias e as formas de
organização e gerenciamento das empresas. A Tecnologia da Informação trouxe uma nova
estrutura e composição organizacional, como o hardware e seus acessórios (desktops,
notebooks, mouses, processadores etc.) e os softwares (sistemas operacionais, planilhas,
editores de textos, Internet) e seus sistemas de telecomunicação (modem, banda larga
etc.). Esse conjunto integrado irá caracterizar os sistemas de informação, envolvendo,
também, os aspectos humanos, administrativos e organizacionais (KENN,1993).
O sucesso da produtividade está no alinhamento da Tecnologia da Informação com as

estratégias traçadas pela organização e com sua estrutura, utilizando com eficiência
seus aspectos internos e com eficácia suas metas, seus objetivos, seus resultados e seus
impactos (LAURINDO, 2001).
Para Nolan (1979), existem seis estágios que auxiliam a verificar a evolução do uso da
TI na organização, tais como iniciação, contágio, controle, integração, administração de
dados e maturidade.
Quanto aos seus impactos, Fernandes e Alves (1992) descrevem alguns, tais como nos
produtos e serviços, alterando o ciclo de vida de um produto e, reduzindo o tempo de
custo e distribuição; nos mercados, possibilitando a competição de forma global no
mercado; nas forças competitivas-entrantes, aumentando a economia de escala com o
controle e o acesso a mercados; nas forças competitivas-compradores e fornecedores,
criando custos da mudança, incentivando a competitividade entre fornecedores; nas
forças competitivas-substitutos, melhorando o preço e a performance do produto; nas
forças competitivas-concorrentes, com o poder de diferenciar os produtos e os serviços
e de controlar o acesso aos mercados.
Também, alertam para os aspectos que podem impactar negativamente a gestão da

tecnologia, como a inércia da organização, o pouco investimento em treinamento, a
falta de alinhamento entre a tecnologia e a organização, o pouco comprometimento.
Assim, a Tecnologia da Informação deve ter uma gestão dinâmica e flexível, atenta
às mudanças internas e externas do mercado. O valor do ativo intelectual de uma
organização será percebido no momento em que se distribuir a informação, aplicando-
se o conhecimento de produtiva e criativa.
18
McFarlan (1984) sugere que a organização formule algumas questões, para analisar os
impactos da Tecnologia da Informação.
»» A TI pode criar barreiras de entrada?
»» A TI pode mudar a base da competição?
»» A TI pode alterar o relacionamento com fornecedores e clientes?
»» A TI pode gerar possibilidades de novos produtos?
O planejamento estratégico da Tecnologia da Informação dependerá do processo

dinâmico e interativo da operacionalização das informações e de seus recursos, da
tomada de decisão e das ações das pessoas envolvidas, o que irá gerar mudanças nos
aspectos estruturais, funcionais e tecnológicos da organização (REZENDE, 2003).
19
ORGANIZAÇÃO DA UNIDADE II
INFORMAÇÃO
CAPÍTULO 1
Identificação de necessidades de lidar
com as informações
Para Severino (s/d), a Tecnologia da Informação e seus recursos nem sempre resolvem
os problemas das empresas e muito menos as organizam. Tecnologia por tecnologia,
sem planejamento, sem gestão e ação efetiva não traduz contribuição para a empresa.
É necessário elaborar a organização interna e externa da empresa, primeiramente as

funções empresariais básicas. Tal organização compreende principalmente as funções
empresariais e os respectivos procedimentos do negócio principal, contemplando as
atividades de produção, comercial, financeira, de materiais, de recursos humanos e
respectivos aspectos legais e jurídicos.
A informação nos dias de hoje tem um valor altamente significativo e pode representar
grande poder para quem a possui, seja pessoa, seja instituição. Ela possui seu valor,
pois está presente em todas as atividades que envolvem pessoas, processos, sistemas,
recursos financeiros, tecnologias etc.
A rapidez com que as informações são obtidas e circulam atualmente nas empresas é
impressionante. A cada dia somos defrontados com novos sistemas e novas tecnologias
possibilitando a obtenção de informações estratégicas de mercado, de clientes,
concorrentes etc., permitindo decisões mais rápidas em todos os níveis de uma
organização. Mesmo por meio da Internet, em pouco tempo são obtidas informações
as mais diversas.
Mas, será que todas essas informações que passam pelas nossas mãos são totalmente
confiáveis?
É importante lembrar que há pouco mais de 10 anos essa facilidade não existia. Há 15
anos, dependíamos de enormes computadores que exigiam um enorme tempo para
20
ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO │ UNIDADE II
processar a informação de que necessitávamos. E, há 20 anos, por incrível que pareça

aos profissionais mais jovens do mercado, utilizávamos listagens com centenas de
folhas no levantamento manual (isso mesmo, manual) de dados que se transformavam
em informações desejadas para importantes tomadas de decisão. Afinal, não faz tanto
tempo assim e até parece que vivíamos no tempo das cavernas!
O que mudou nesses últimos anos? Obviamente não podemos mais perder tempo
aguardando que uma máquina nos dê a informação de que necessitamos para fechar
um negócio, agilizar um contato, atender um cliente ou eliminar custos indesejáveis.
Seria um contrassenso querer voltar atrás e manusear listagens de computador. Mas o
que devemos nos perguntar é: ainda temos a capacidade de analisar e de avaliar se os
dados que estão sobre a nossa mesa de trabalho são totalmente confiáveis? O que eles
nos revelam?
Nós temos tempo para checar as informações obtidas, verificar sua consistência e detectar
pequenos detalhes que podem trazer enormes diferenças nos resultados de vendas,
finanças, desempenho de pessoas e outros aspectos relevantes para a continuidade dos
negócios? Ou estamos apenas repassando uma folha de papel para ficarmos livres dela
mais rapidamente?
Se, há 15 ou 20 anos, perdíamos muito tempo no levantamento manual de dados, por

outro lado, isso nos permitia a análise instantânea do que estava sendo transformado
em informação. Estávamos ao mesmo tempo obtendo informações e analisando o
seu conteúdo, avaliando detalhes que podiam influenciar decisivamente o negócio
da empresa. Era justamente essa capacidade analítica que tornava um funcionário
diferenciado e valorizado dos demais dentro de um ambiente organizacional. Essa
facilidade se perdeu nos dias atuais, uma vez que a nossa vida se transformou num
grande computador. Hoje fazemos parte de processos nas organizações que nos cobram
cada vez mais rapidez e menos tempo para analisar profundamente o que estamos
fazendo e como estamos fazendo, em busca apenas de resultados.
Estamos perdendo a capacidade de analisar números, dados, informações, tendências,

históricos, transformando-nos num pacote de negócios. Perdemos a capacidade
de demostrar, utilizar e desenvolver nossos talentos e habilidades no manuseio
de informações, nos relacionamentos interpessoais e na melhoria dos sistemas de
comunicação.
A Tecnologia da Informação veio para ficar e facilitar a nossa vida, mas devemos ter
discernimento quanto à sua aplicação, lembrando que ela deve ser utilizada para a
nossa evolução profissional e intelectual. E, consequentemente, para o crescimento das
organizações, da economia e do País como um todo.
21
UNIDADE II │ ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO
A configuração e a otimização dos sistemas de informação devem partir da identificação

regular de necessidades de coletar, tratar, guardar e disponibilizar informação de três
tipos principais:
»» de apoio às operações diárias;
»» de acompanhamento do progresso dos planos de ação; e
»» de subsídio ao processo de tomada de decisões;
Por mais simples que seja a organização, a informatização adquire um papel importante
na configuração da maioria dos seus sistemas de informação, pois promove a
produtividade dos processos e a integração e qualidade da informação, na sua produção
e entrega.
Por isso, um plano de informatização, ou similar, é elaborado, mantido atualizado e

implementado periodicamente, considerando as necessidades dos usuários, que são
consultados regularmente para expressarem suas necessidades. Para isso, são utilizados
canais de comunicação entre os usuários e os supridores dos sistemas de informação,
como pesquisas, reuniões ou entrevistas.
Esse plano também é mantido alinhado às estratégias da organização, incorporando

projetos de sistemas de informação necessários à sustentação e ao desdobramento
dessas estratégias. Tais projetos podem contemplar, por exemplo, novas necessidades
emergentes do próprio modelo de negócio, necessidades de novos produtos, novos
tipos de relacionamento com mercado, clientes e fornecedores. Projetos de sistemas
de informação podem incluir também a melhoria da produtividade, reorganização do
sistema de trabalho, aprimoramento do controle, gerenciamento de riscos e qualquer
outra melhoria que exija o desenvolvimento ou a reconfiguração dos sistemas de
informação. Por isso, a atualização desse plano costuma ser realizada em harmonia
com a atualização das estratégias da organização para que o emprego da Tecnologia da
Informação, que representa investimentos significativos, esteja a serviço das estratégias
e não seja um fim em si mesmo.
No preparo do plano, a Tecnologia da Informação tem papel destacado. O acompanhamento

da evolução dessa tecnologia e sua incorporação contínua nos sistemas de informação
requerem um gerenciamento adequado, em razão dos investimentos, dos prazos para
incorporação, das alterações nos processos e das mudanças comportamentais exigidas.
Esse gerenciamento, conforme o perfil da organização, pode requerer desde processos
menos complexos, com um plano de atualização de tecnologia de hardware, software
22
e telecomunicações, até abrangentes processos de governança de Tecnologia da

Informação.
O levantamento de necessidades para os sistemas de informação não informatizados

deve seguir a mesma lógica. Os responsáveis consultam os usuários e analisam se
as estratégias demandam ações para ajustamento do sistema e se a incorporação de
Tecnologia da Informação atualizada pode trazer ganhos para o sistema. Por exemplo,
o sistema de gestão à vista em murais, cujas características seriam projetadas por um
comitê da qualidade, considerando-se as demandas dos usuários e as estratégias de
pessoal, de processo e de produto, poderia passar para plataformas de Tecnologia da
Informação quando sistemas de monitores eletrônicos se tornassem economicamente
viáveis (SEVERINO, s/d).
23
CAPÍTULO 2
Origem da Teoria Geral de Sistemas
Por volta da década de 1950, o biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy elaborou uma
teoria interdisciplinar para transcender os problemas exclusivos de cada ciência e
proporcionar princípios gerais (sejam físicos, sejam biológicos, sejam sociológicos,
sejamquímicos etc.) e modelos gerais para todas as ciências envolvidas, de modo que as
descobertas efetuadas em cada uma pudessem ser utilizadas pelas demais. Essa teoria
interdisciplinar – denominada Teoria Geral dos Sistemas (TGS) – demonstra a interação
entre as ciências, permitindo a eliminação de suas fronteiras e o preenchimento dos
espaços vazios entre elas. A TGS é essencialmente totalizante.
A TGS baseia-se em três princípios básicos.
a. Expansionismo.
b. Pensamento sintético.
c. Teleologia.
»» Expansionismo: é o princípio que sustenta que todo fenômeno é parte

de um fenômeno maior. O desempenho de um sistema depende de como
ele se relaciona com o todo maior que o envolve e do qual faz parte. O
expansionismo não nega que cada fenômeno seja constituído de partes,
mas a sua ênfase reside na focalização do todos do qual aquele fenômeno
faz parte.
»» Pensamento sintético: é o fenômeno visto como parte de um sistema

maior e é explicado em termos do papel que desempenha nesse sistema
maior. Os órgãos do organismo humano são explicados pelo papel que
desempenham no organismo e não pelo comportamento de seus tecidos
ou estruturas de organização. A TGS está mais interessada em juntar as
coisas do que em separá-las.
»» Teleologia: é o conjunto das especulações que se aplicam à noção de

finalidade e às causas finais. É o princípio segundo o qual a causa é uma
condição necessária, mas nem sempre suficiente para que surja o efeito.
Em outros termos, a relação causa-efeito não é uma relação determinística
ou mecanicista, mas simplesmente probabilística. A teleologia é o estudo
24
do comportamento com a finalidade de alcançar objetivos e passou a

influenciar poderosamente as ciências.
A TGS permitiu o surgimento da Cibernética e influiu na Teoria Geral da Administração,

redimensionando totalmente suas concepções. Foi uma verdadeira revolução do
pensamento administrativo. A teoria administrativa passou a pensar sistemicamente.
Três teorias são fruto da TGS: Tecnologia e Administração; Teoria Matemática da
Administração e Teoria de Sistemas.
Sistema é um conjunto de elementos dinamicamente relacionados, formando uma

atividade para atingir um objetivo, operando sobre dados/energia/matéria para
fornecer informação/energia/matéria.
Principais Conceitos:
1. Informação: é tudo o que permite reduzir a incerteza a respeito de algo.
2. Energia: é a capacidade utilizada para movimentar e dinamizar o sistema,

fazendo-o funcionar.
3. Materiais: são os recursos a serem utilizados pelo sistema, como meios

para produzir as saídas (produtos e/ou serviços).
4. Saída (output): é o resultado final da operação de um sistema.
5. Retroação (feedback): é um mecanismo segundo o qual uma parte da

energia de saída de um sistema volta à entrada.
6. Homeostasia: é um equilíbrio dinâmico obtido pela autorregulação, ou

seja, pelo autocontrole.
Teoria da Informação:
A Teoria da Informação é um ramo da matemática aplicada que utiliza o cálculo

da probabilidade. Originou-se, em 1920, com os trabalhos de Szilar e Nyquist,
desenvolvendo-se, posteriormente, com as contribuições de Hartley, Shannon,
Kolmogorov, Wierner entre outros. Consolida-se com os estudos de Shannon e Weaver,
no campo da telegrafia e telefonia, em 1949. Formularam uma teoria para medir e
calcular a quantidade de informação, com base em resultados da física e estatística.
O sistema de comunicação tratado na Teoria da Informação consiste em seis

componentes: fonte, transmissor, canal, receptor, destino e ruído.
25
1. Fonte: pessoa, coisa ou processo que emite ou fornece as mensagens por

intermédio do sistema.
2. Transmissor: processo ou equipamento que opera a mensagem,

transmitindo-a da fonte ao canal.
3. Canal: equipamento ou espaço intermediário entre o transmissor e o

receptor.
4. Receptor: processo ou equipamento que recebe a mensagem no canal. O

receptor decodifica a mensagem para colocá-la à disposição do destino.
5. Destino: pessoa, coisa ou processo a quem é destinada a mensagem no

ponto-final do sistema de comunicação.
6. Ruído: quantidade de perturbações indesejáveis que tendem a deturpar e

a alterar as mensagens transmitidas.
26
CAPÍTULO 3
Estruturação de Sistemas de
Informação, utilização e atualização de
Tecnologia da Informação.
Os Sistemas de Informação, independentemente de seu nível ou classificação, têm

como maior objetivo auxiliar os processos e as tomadas de decisões na empresa. Se os
sistemas de Informação não se propuserem a atender a esse objetivo, sua existência não
será significativa para a empresa (SEVERINO, s/d).
O planejamento dos Sistemas de Informação é uma atividade que define o futuro

desejado para os sistemas da organização, o modo que deverão ser suportados pelas
tecnologias. Os principais objetivos de se fazer um planejamento são: buscar maior
eficiência interna, criando uma base de informações necessárias ao bom funcionamento
operacional e gerencial; administração das informações do ambiente externo;
planejamento dos recursos de Tecnologia da Informação para suportar o Sistema de
Informação envolvendo qualidade de hardware e software; utilização da informação
perante os concorrentes.
Os Sistemas de Informação devem fazer parte integrante da atividade de planejamento

estratégico da empresa, diante da sua importância. O planejamento ainda resulta
inevitavelmente em mudanças na organização, que se manifestam principalmente
nos funcionários, obrigando-os a refletir sobre a organização, a desejar acompanhar a
evolução e a inovação organizacional da empresa.
Para o desenvolvimento dos Sistemas de Informação, é necessário um grande

entendimento e detalhamento da composição de um projeto. Estes vêm ao encontro
dos modernos conceitos de Engenharia de Software, qualidade e produtividade de
projetos.
Em razão da complexidade e dos altos custos envolvidos no processo de definição,

desenvolvimento, implantação e atualização dos sistemas de informação, o emprego de
mecanismos gerenciais assume um papel importante para evitar desperdícios e atender
às necessidades da organização com sucesso. Existem aspectos críticos que podem, e
devem, ser considerados para o sucesso de cada uma dessas atividades, conforme o
porte do sistema.
A estruturação dos sistemas de informação precisa ser gerenciada para atender

plenamente às necessidades levantadas. Os métodos especializados de desenvolvimento
27
e manutenção de sistemas de informação em aplicativos informatizados, em geral,

abrangem, com seus elementos, o processo de desenvolvimento, implantação e
atualização. Entre as ferramentas gerenciais relacionadas à estruturação desses
sistemas, podemos citar as práticas proativas cobertas pelas normas ISO, relacionadas
a software, bem como padrões mais detalhados para desenvolvimento e operação
de sistemas, como o Capability Maturity Model Integration (CMMI) do Software
Engeneering Institute da Carnegie Mellon.
Muitas vezes, esse processo é gerenciado em conjunto com fornecedores externos

especializados em serviços de informática, que, pela natureza de seu negócio, adota na
gestão de seu processo de produção de soluções esse tipo de metodologia. De qualquer
maneira, os métodos utilizados devem assegurar o atendimento das necessidades
levantadas na organização cliente.
Para o desenvolvimento e amanutenção dos sistemas de informação não informatizados,

as práticas podem variar, mas também devem abranger as atividades de definição,
desenvolvimento, implantação e atualização dos sistemas, de forma a garantir o
atendimento pleno das necessidades levantadas. Para essa finalidade, podem ser
empregados métodos menos sofisticados de gestão de projetos, de melhoria contínua,
de controle da qualidade e de tratamento de anomalias que incorporem, de uma forma
ou de outra, os conceitos do PDCL.
Utilização e Atualização de Tecnologia da

Informação
De acordo com Severino (s/d), primeiramente, é importante ressaltar que, em
muitas empresas, Unidade de Tecnologia da Informação tem dado excessiva atenção
para as tecnologias aplicadas à informática, tal como hardware, software e seus
periféricos. Muitas vezes, esquecem-se de sua principal finalidade e utilidade, que é o
desenvolvimento e a melhoria dos Sistemas de Informação, para auxiliar a empresa em
seus negócios, processos e atividades.
Pode-se conceituar a Tecnologia da Informação como recursos tecnológicos e

computacionais para a geração e uso da informação. Esse conceito se enquadra na visão
de gestão da Tecnologia da Informação e do Conhecimento.
A manutenção do sistema envolve verificações, mudanças e aperfeiçoamentos no

sistema para torná-lo mais propenso a atingir as metas dos usuários e da organização.
A manutenção de software é uma grande preocupação para as organizações. Em alguns
casos, os problemas são tão sérios que podem ser necessários reciclar todo o processo de
28
desenvolvimento do sistema. O Mizuho, um banco japonês formado pela fusão de duas

companhias, encarou grandes problemas computacionais que atrapalharam milhões
de clientes e que poderiam ter afetado a reputação do banco. Em outras situações,
pequenas modificações são suficientes para remediar os problemas (SEVERINO, s/d).
Uma vez que o programa tenha sido desenvolvido, é provável que ele precise de
manutenção. Comparativamente, um programa é como um carro que precisa de troca
de óleo, regulagem de motor e reparos em certas ocasiões. A experiência mostra que se
forem feitas pequenas manutenções com frequência, podemos evitar grandes problemas
no sistema mais tarde.
São estas algumas razões para a manutenção de um programa.
»» Mudanças nos processos de serviço.
»» Novos requisitos de acionistas, usuários e gerentes.
»» Falhas ou erros no programa.
»» Problemas técnicos e de hardware.
»» Fusões e aquisições de empresas.
»» Regulamentos governamentais.
»» Mudanças no sistema operacional ou nos dispositivos em que a aplicação

é executada.
»» Eventos não esperados, como, por exemplo, o ataque terrorista de 11 de

setembro.
Muitas companhias modificam os programas existentes em vez de os desenvolverem,

já que eles executam muitas funções importantes e as empresas podem possuir milhões
de dólares investidos em sistemas legados. Assim, logo que novas necessidades de
sistemas são identificadas, o fardo de suprir essas necessidades geralmente cai em cima
dos sistemas antigos. Programas antigos são modificados repentinamente para suprir
essas novas carências.
O ambiente empresarial está mudando continuamente, tornando-se mais complexo e

menos previsível, e cada vez mais dependente de informação e de toda a infraestrutura
tecnológica que permite o gerenciamento de enormes quantidades de dados. A tecnologia
está gerando grandes transformações, que estão ocorrendo a nossa volta de forma ágil
e sutil. É uma variação com consequências fundamentais para o mundo empresarial,
29
causando preocupação diária aos empresários e executivos das corporações, com o

estágio do desenvolvimento tecnológico das empresas e/ou de seus processos internos.
A convergência dessa infraestrutura tecnológica com as telecomunicações que aniquilou
as distâncias está determinando um novo perfil de produtos e de serviços.
Nos dias de hoje, a indústria de Tecnologia da Informação, muito competitiva, evolui

rapidamente, a fim de proporcionar soluções cada vez melhores para o gerenciamento
da informação nas organizações. A promoção de canais de comunicação suportados
pela Tecnologia da Informação com clientes, fornecedores e parceiros devem estar
voltados para permitir alavancar o negócio e promover a integração das informações.
A atualização tecnológica dos sistemas de informação é um grande desafio, não só
em razão da complexidade da tecnologia e velocidade do desenvolvimento, mas,
principalmente, por causa da dificuldade de avaliar as tecnologias necessárias para
sustentar as estratégias e produzir diferenciais competitivos para a organização.
A organização Classe Mundial incorpora práticas para monitorar a Tecnologia da

Informação emergente e avaliar e selecionar aquelas que se tornarão úteis, a fim de
assegurar a sua atualização. Para isso, recorre a especialistas internos ou externos,
que acompanham, sistematicamente, o estado da arte da Tecnologia da Informação
em publicações especializadas, feiras e congressos; analisam experiências de outras
organizações, dentro ou fora do ramo; e estudam os benefícios que esses aceleradores
tecnológicos podem adicionar às estratégias da organização para que tenham êxito,
recomendando soluções e compatibilizando com o nível de investimentos em Tecnologia
da Informação. Esse monitoramento deve ser considerado, portanto, nos ciclos de
formulação das estratégias, para assegurar que possam ser definidas as estratégias para
os sistemas de informação, considerando a integração das informações e dos sistemas
(SEVERINO, s/d).
30
CAPÍTULO 4
Disponibilização e Segurança das
Informações
O controle de acesso às informações pode ser elaborado por meio de senhas (ou
passawords) específicas para cada cliente/usuários, as quais devem ser alteradas com
certa regularidade. Sua principal função é permitir ou não o acesso a determinado
sistema, mas não controla o nível de acesso às informações do sistema (SEVERINO, s/d).
Os níveis de acesso às informações requerem organização de alçadas, restrições e

responsabilidade pelo acesso, que determinam onde e como cada cliente e/ou usuário
pode acessar informações específicas.
Preferencialmente, devem ser distribuídas para atendimento das funções empresárias,

considerando os níveis de informação (estratégico, gerencial e operacional).
A disponibilização das informações aos usuários tem a característica de uma prestação

de serviço, cuja complexidade varia de acordo com o perfil da organização. Eventuais
deficiências nesse serviço podem gerar impactos adversos generalizados nas operações
diárias, no acompanhamento dos planos de ação e na tomada de decisões em todos os
níveis. Os usuários internos e externos, clientes desse serviço, podem, em muitos casos,
até paralisar suas atividades em razão dessas deficiências.
Por essa razão, a organização Classe Mundial gerencia os recursos necessários ao serviço
de informações aos seus usuários, projetando, implementando, avaliando e assegurando
o pleno funcionamento da infraestrutura necessária à geração e à disponibilização de
informações.
O parque de hardware, software e de comunicação de dados é administrado tal que

os canais – redes ou dispositivos de entrada, armazenamento e saída de dados – sejam
compatíveis com as demandas e estejam disponíveis e acessíveis para responder, ágil e
prontamente, às necessidades dos usuários.
Essa administração, quase sempre terceirizada, em razão da especialização

necessária, incorpora, frequentemente, mecanismos proativos, como para monitorar
a disponibilidade dos sistemas e do tempo de acesso e resposta ao usuário, e o
estabelecimento de acordos de nível de serviço entre áreas provedoras e áreas usuárias,
incluindo serviços regulares de suporte e resposta a problemas – help desk.
31
A segurança da informação é constituída por um conjunto de controles, incluindo

política, processos, estruturas organizacionais, normas e procedimentos de segurança.
A vulnerabilidade das redes corporativas cresce em ritmo mais acelerado do que as

atualizações e correções dos Sistemas de Informação. Apesar dos antivírus e firewall
(para barrar invasões externas) estarem em todas as empresas, isso não é suficiente para
que o sistema esteja livre de vírus, cavalos de troia, ataques combinados, vazamento de
informações ou fraudes.
A complexidade das estruturas das corporações em função dos números de periféricos,

redes, banco de dados e outros aplicativos exige proteção de toda a infraestrutura.
Pois cada usuário é um ponto fixo nas redes IP de alta velocidade, pois estão sempre
conectados on-line e acabam nem percebendo quando são vítimas de um ataque. Por
esse motivo o gerenciamento e a gestão da segurança são duas modalidades apontadas
como as principais fontes de negócios nesse mercado e andam na contramão da queda
de investimentos da área de Tecnologia da Informação.
A Gestão da Segurança das Informações abrange os aspectos necessários para garantir

a atualização e preservação da confidencialidade, a integridade e disponibilidade
das informações. A organização Classe Mundial estabelece políticas de segurança
das informações; avalia e trata os riscos relativos a essa segurança; estabelece
responsabilidades e estruturas para viabilizar a política; define níveis de classificação,
acesso e propriedade das informações; e implementa ferramentas de proteção de
instalações e de banco de dados, além de mecanismos que assegurem a continuidade
dos serviços de informação em situações emergenciais.
A inexistência da prática do gerenciamento da segurança das informações pode expor a

organização a situações adversas, como:
»» criação de gargalos ou problemas operacionais para clientes e outras
partes interessadas em razão de atrasos ou descompassos nos ciclos de
atualização de suas informações;
»» perdas de competitividade ou de ativos resultantes de ocorrência de roubo
ou fraudes de informações em decorrência da proteção inadequada de
suas informações em relação à confidencialidade;
»» descontinuidade operacional causada por perda irreversível de suas
informações, incluindo bibliotecas de aplicativos de software, em
consequência de desastres; e
»» interrupções de acesso às informações decorrentes de falhas de
infraestrutura e do serviço de geração de comunicação de dados.
32
O nível de atualização das informações pode variar de acordo com a necessidade dos
usuários: informações para apoiar os processos; acompanhamento dos planos de
ação ou tomada de decisões, atualizadas em tempo real ou em uma frequência maior,
conforme o processo. Por outro lado, podem existir limites técnicos ou financeiros,
de áreas abastecedoras de dados ou de áreas geradoras de informações para poder
atender às necessidades de atualização na frequência ideal. Sabe-se, por exemplo, que
atualizações de dados e recuperação de informações de forma on-line consomem mais
recursos computacionais para assegurar bom tempo de resposta ao usuário do que se
forem efetuadas em pacotes (batch), que consomem menos recursos e, em compensação,
aumenta esse tempo.
Frequentemente, uma área abastecedora de dados não possui recursos suficientes para
alimentar os sistemas de informação em tempo real para atender às necessidades de
usuários da informação gerada com esses dados.
A organização deve gerenciar o nível de atualização requerida vis-à-vis e os investimentos

necessários para que isso seja possível, minimizando os impactos decorrentes do não
atendimento a essas necessidades. Por meio do planejamento da integração dos sistemas
de informação, com envolvimento dos usuários das diversas áreas, o nível de atualização
requerida e as prioridades devem, para isso, ser estabelecidas proativamente, em tempo
de projeto dos sistemas, visando a harmonizar os interesses e a minimizar impactos da
não atualização sistemática de informações críticas de acordo com o requerido.
A disponibilização de acesso aos sistemas de informação a clientes e a fornecedores

promove a utilização de informações atualizadas, evitando-se atrasos e filas, decorrentes
da reentrada de dados. A adoção de sistemas de informação integrados com bancos de
dados também integrados proporciona agilidade na atualização das informações entre
os diversos sistemas da organização.
O gerenciamento da confidencialidade das informações da organização abrange o

estabelecimento e a implementação de políticas de controle do acesso autorizado
aos seus sistemas de informação, o que inclui também as informações impressas em
documentos.
O controle de acesso autorizado aos sistemas e banco de dados inclui regras de uso de
senhas e outros dispositivos de reconhecimento do usuário autorizado, bem como de
atualização sistemática de ferramentas de proteção do acervo de informações contra
apropriação indébita de documentos ou fraude eletrônica.
A administração de acesso a documentos impressos inclui regras de classificação no

ato da geração, manuseio e cópias desses documentos, bem como de mecanismos de
33
controle de posse de documentos classificados por meio de inspeções regulares – por

exemplo, por auditorias de segurança.
A classificação de documentos pode incluir categorias diferenciadas, como, “somente

uso interno”, “confidencial”, “confidencial restrito” ou “confidencial registrado”, de
acordo com o tipo de informação e do perfil da organização, e permite estabelecer
salvaguardas para defesa jurídica contra eventuais vazamentos não autorizados.
Na organização Classe Mundial, é comum as regras de confidencialidade serem

incorporadas em códigos de conduta de sua força de trabalho, em cláusulas de
confidencialidade de contratos com fornecedores, parceiros e clientes, e, eventualmente,
conforme o perfil da organização, até na forma de codificação e exibição de informações,
interna ou externamente, por exemplo, das formulações secretas de componentes de
seus produtos, de acordo com condições previstas nas políticas.
A organização Classe Mundial possui mecanismos para assegurar o uso de informações

corretas e confiáveis que buscam a salvaguarda da exatidão e integridade da informação
e dos métodos de processamento. Essas salvaguardas são implementadas na forma de
mecanismos de:
»» verificação de autenticidade de documentos de entrada e saída, eletrônicos
ou impressos;
»» checagem de consistência, integridade e exatidão de dados de entrada no
sistema de informação;
»» controle de arquivos armazenados, magnéticos ou não;
»» controle de modificações e de autoria de registros;
»» inspeção de qualidade de relatórios, controle de versões e licenças dos
aplicativos informatizados e de qualquer outra ferramenta que promova
a garantia da qualidade da informação.
O gerenciamento da disponibilidade visa a garantir que os usuários autorizados

obtenham acesso à informação e aos ativos correspondentes sempre que necessário.
Isso é promovido por meio de mecanismos que assegurem pronto acesso às informações
desejadas, como o emprego de sistemas on-line, canais de acesso via Internet,
disponibilização de computadores e dispositivos de acesso remoto para os usuários,
proteção física de instalações de hardware e utilização de sistemas redundantes, além
dos mecanismos que propiciem o pronto restabelecimento do acesso e a continuidade
do serviço de informações, no caso de perdas de informações ou de desastres, como
ocorre nas sistemáticas de manutenção de cópias de segurança dos registros vitais e nos
procedimentos e ensaios de recuperação de desastre (SEVERINO, s/d).
34
O TRATAMENTO
DA INFORMAÇÃO UNIDADE III
DE DOCUMENTOS
ELETRÔNICOS
CAPÍTULO I
Informação
Conceitos
A informação como conceito carrega uma diversidade de significados, do uso quotidiano
ao técnico. No dicionário do Aurélio a informação é definida como: “Ação de informar
ou informar-se. Notícia recebida ou comunicada; informe. Espécie de investigação a que
se procede para verificar um fato...”1 Segundo o Dicionário brasileiro de terminologia
arquivística2, é o “elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num
documento.”. Para Silva (2014), é “o conjunto estruturado de representações
codificadas (símbolos, significantes) socialmente contextualizadas e passíveis de serem
registadas num qualquer suporte material (papel, filme, disco magnético, óptico etc.)
e/ou comunicadas em tempos e espaços diferentes.” De acordo com a Lei no 12.527
de 2011, a Lei de Acesso à Informação, podemos entender por informação os “[...]
dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de
conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato”.
Note-se que a informação é relacionada com noções de dados, controle, comunicação e

conhecimento. Assim, podemos dizer que todo dado produzido, processado, manipulado
e organizado é considerado informação, esteja ele registrado em papel, em arquivos de
computador, em filmes ou em qualquer outro meio. Mas, é importante estabelecer a
diferença clara entre dados, informação e conhecimento. Pois, a produção de dados não
estruturados não conduz automaticamente à criação de informação, da mesma forma
que nem toda a informação é sinônimo de conhecimento. Toda a informação pode ser
classificada, analisada, estudada e processada a fim de gerar saber.
1 Disponível em: <http://www.dicionariodoaurelio.com/Informacao.html>.
2 Arquivo Nacional, 2005, p. 107.
35
UNIDADE III │ O TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
Hoje, a informação é parte integrante de toda atividade humana, individual ou coletiva.

Assim, temos uma mudança de paradigma de Sociedade Industrial para Sociedade da
Informação em que a ênfase está nas tecnologias intensivas em informação, flexíveis e
computadorizadas3. Essa Sociedade da Informação representa uma profunda mudança
na organização social e econômica, a ponto de ser considerada um novo paradigma
técnico-econômico.
É um fenômeno global, com elevado potencial transformador das

atividades sociais e econômicas, uma vez que a estrutura e a dinâmica
dessas atividades inevitavelmente serão, em alguma medida, afetadas
pela infraestrutura de informações disponível. (MINISTÉRIO DA
CIÊNCIA E TECNOLOGIA, 2000. p. 5).
Essa importância da informação como elemento-chave inicia-se com o grande

progresso tecnológico dos anos 1970 favoreceu um desenvolvimento espantoso das
telecomunicações e da informática. E, hoje, essa Sociedade da Informação permite
estabelecer as comunicações em condições surpreendentes de quantidade, rapidez e
fidedignidade, permite que a informação circule sem obstáculos para todos os destinos.
Nesse novo paradigma, a informação é sua matéria-prima, é um dos fatores essenciais
nas organizações, tanto pública quanto privada, pois ela é a base para o processo
decisório.4
Como constatamos, nessa nova sociedade, a informação encontra-se presente, de

maneira intensa, na vida social dos povos de todos os países, independentemente do
seu nível de desenvolvimento, tamanho, ou filosofia política, desempenhando um papel
central na atividade econômica. A informação tornou-se uma necessidade crescente
para qualquer setor da atividade humana e é indispensável. Contudo, essa sociedade
traz no seu bojo questões que apresentam contrastes marcantes do ponto de vista
social.5. O acesso à informação, nos novos tempos, significa o investimento adequado
para diminuir as desigualdades sociais. Afinal, sem informação uma sociedade jamais
terá a oportunidade de entender seus direitos e deveres.
Informação orgânica registrada

Segundo Lousada e Valetim (2011), a informação que é produzida internamente
na organização é denominada informação orgânica, e é gerada em decorrência do
cumprimento das funções organizacionais, pelos próprios colaboradores da organização
que, ao mesmo tempo, são produtores e consumidores. Isto é, a informação orgânica
3 Werthein, 2000.
4 Cavalcanti; Damasceno; Neto, 2013.
5 Ministério da Ciência e Tecnologia, 2000.
36
O TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS │ UNIDADE III
é intrínseca à organização que a gerou e pode gerar novas informações de caráter

orgânico.
A informação orgânica registrada é aquela gerada em decorrência do exercício

das funções e atividades próprias de uma organização ou entidade. Ela constitui o
fundamento dos documentos arquivísticos, que incluem todos os registros de qualquer
espécie ou natureza, sejam eles digitais ou analógicos. E é fundamental para atingir
missão, funções e objetivos de uma entidade, devendo ser gerenciada de modo
apropriado, da mesma forma que os demais recursos. Portanto, sua gestão deve ser
específica, conforme teorias e métodos arquivísticos.6 Este tipo de informação um
recurso importante para os processos organizacionais, inclusive o decisório. Contudo,
nem todas as informações orgânicas podem ser utilizadas para um processo decisório,
daí a necessidade de reconhecer quais possuem tal valor. Nesse sentido, elas devem ser:
[...] selecionadas, tratadas, organizadas e acessíveis, de forma que

propicie a redução das incertezas. Portanto, é de suma importância que o
acesso à informação seja no tempo certo, que a informação seja confiável,
bem como seja consistente. (LOUSADA; VALETIM, 2011, p. 156)
Os arquivos, ou melhor, a informação orgânica registrada colabora para que os objetivos

de uma organização ou empresa possam ser atingidos, garantindo, assim, melhores
resultados. Além disso, é acessível somente pela própria organização, fato que a torna
um recurso estratégico. Principalmente após análises diferenciadas em que é possível
agregar valor à informação original, transformando-a em um insumo informacional
diferenciado. Os arquivos colaboram com o desenvolvimento e o aperfeiçoamento do
trabalho dos gestores.
Informação orgânica pública

Os servidores públicos produzem diariamente uma grande quantidade de informações
na forma de planilhas, atas de reuniões, editais, contratos, processos, projetos de leis,
decisões judiciais, bancos de dados eletrônicos, relatórios, pareceres, pesquisas – todas
para propósitos públicos. Por isso ao longo das últimas décadas, tratados internacionais,
decisões judiciais e o próprio contexto social de diversos países têm contribuído para um
cenário favorável ao reconhecimento do acesso à informação, sobretudo em posse dos
órgãos públicos, como um direito humano fundamental. Conforme verificamos a seguir.
Todo ser humano tem direito à liberdade de opinião e de expressão; esse

direito inclui a liberdade de ter opiniões sem sofrer interferência e de
procurar, receber e divulgar informações e ideias por quaisquer meios,
6 Rousseau; Couture, 1998, pp. 61-69.
37
sem limite de fronteiras. (Declaração Universal dos Direitos Humanos,

da Organização das Nações Unidas, art. 19, 1948).
Toda e qualquer pessoa tem direito à liberdade de expressão; este

direito compreende a liberdade de procurar, receber e expandir
informações e ideias de toda a espécie, sem consideração de fronteiras,
sob forma oral ou escrita, impressa ou artística, ou por qualquer outro
meio à sua escolha. (Pacto Internacional dos Direitos Civis e Políticos,
da Organização das Nações Unidas, art. 19, 1966)
O acesso à informação em poder do Estado é um direito fundamental

do indivíduo. Os Estados estão obrigados a garantir o exercício desse
direito. Este princípio só admite limitações excepcionais que devem
estar previamente estabelecidas em lei para o caso de existência de
perigo real e iminente que ameace a segurança nacional em sociedades
democráticas. (Declaração Interamericana de Princípios de Liberdade
de Expressão, da Comissão Interamericana de Direitos Humanos, item
4, 2000).
No Brasil, a Constituição da República Federativa, de 1988, reconhece o direito de

acesso a informações públicas como um direito fundamental do indivíduo. E, em seu
art. 5o, o texto constitucional afirma:
[...] XIV – é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o

sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional;
[...] XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações
de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas
aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado.
Em 1991, a Lei no 8.159 instituiu a Política Nacional de arquivos públicos e privados e

dispôs claramente sobre o dever do Poder Público de cuidar da gestão documental e da
proteção a documentos de arquivos. E afirma em seu art. 4o:
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu

interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, ressalvadas
aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado, à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
38
Mas, faltava no Brasil uma lei que regulamentasse esse direito, definindo procedimentos
a serem observados tanto pela Administração Pública, quanto pela sociedade, para a
entrega das informações. Para preencher essa lacuna, foi publicada, em 2011, a Lei no
12.527, a Lei de Acesso à Informação (LAI). Essa Lei se propõe a regulamentar o acesso
à informação pública no Brasil, com a finalidade de incrementar os meios para que a
população possa fiscalizar os instrumentos de controle da gestão pública. A ideia geral
da LAI é que as informações produzidas pelo Estado dizem respeito ao interesse público
e, portanto, devem estar acessíveis a todas as pessoas. Nessa nova lógica, o acesso
à informação pública passa a ser a regra e o sigilo, a exceção. Logo, as informações
produzidas pela administração pública são públicas e podem ser acessadas por toda
sociedade.
Cavalcanti, Damasceno e Neto (2013, p. 115) ressaltam que não se trata apenas da
abertura em termos informativos, mas, também, em termos interativos. De acordo
com os autores, “os cidadãos precisam de informação para ver o que está acontecendo
dentro do governo e de voz para participar e expor suas opiniões.” Assim, voz e visão
se unem na ideia de debate informado. No entanto, disponibilizar a informação não
confere ao usuário a compreensão e, sobretudo, a capacidade de fazer conclusões
acerca de seu conteúdo. Para tanto, segundo os autores acima, é necessário “estabelecer
uma transparência clara da informação de modo que seja possível fazer inferências, os
governos terão que aprender a registrar, catalogar e organizar as informações, além de
disponibilizá-las de maneira mais adequada na Internet”. (Idem, p. 117).
O direito ao acesso à informação assegura que qualquer cidadão que deseje receber
informações públicas não classificadas como sigilosas possa obtê-las conforme
determinam os art. 1o, art. 2o, art. 8o § 2o , art. 23 e art. 24 da Lei Federal no 12.527,
de 2011. Contudo, essa Lei vai além, pois provoca uma mudança paradigmática nas
Organizações Públicas e na forma de geri-la, transformando o amplo acesso às
informações como regra e o sigilo a exceção. A implementação de ações concretas na
promoção da transparência governamental e o incentivo à participação social na gestão
governamental têm ganhado espaço na agenda pública em diversos países ao redor do
Mundo. Como podemos constatar a seguir:
Cada Estado-Parte deverá […] tomar as medidas necessárias para

aumentar a transparência em sua administração pública […]
procedimentos ou regulamentos que permitam aos membros do público
em geral obter […] informações sobre a organização, funcionamento e
processos decisórios de sua administração pública [...] (Convenção das
Nações Unidas contra a Corrupção, arts. 10 e 13, 2003)
39
As transformações sociais ocorridas no final do século XX têm contribuído para o

reconhecimento do acesso à informação como um direito. A democratização de vários
países e regiões, a partir dos anos 1980, e os grandes avanços nas tecnologias de
informação e comunicação iniciadas a partir do pós-guerra mudaram completamente a
relação das sociedades com a informação e o uso que fazem dela. O acesso às informações
públicas é fundamental para consolidação das democracias, pois possibilita aos cidadãos
participarem efetivamente das decisões que os afetam. Por isso, os órgãos e entidades
públicas devem se esforçar continuamente para aprimorar sua comunicação com a
sociedade e para divulgar as informações em uma linguagem acessível. Afinal, utilizando
as informações públicas de maneira eficiente, o cidadão amplia suas possibilidades de
participar do debate público e da gestão do Estado.
A informação na nova adminstração pública

voltada para o cidadão
A queda do Keynesianismo7 a partir de 1970 provocou uma mudança na atuação do
Estado em grande parte dos países do mundo. Castro e Gomes (2011) ressaltam que
como resultado os tradicionais paradigmas organizacionais da empresa pública e os
do padronizado Ministérios do Bem-Estar Social foram modificados com o advento de
novas formas, novos papéis e novas culturas organizacionais. Como, por exemplo, o
movimento destinado a introduzir, nos órgãos públicos, padrões de gestão semelhantes
aos adotados pelas empresas privadas.
A Administração pública que visa a modernização do Estado tornando-o mais eficiente e

voltada pra o cidadão-usuário8 teve início em países da Organização para Cooperação e o
Desenvolvimento Econômico (OCDE)9, principalmente no Reino Unido, Nova Zelândia,
Austrália, e se estendeu nos anos 1990 para os Estados Unidos e Brasil. A administração
burocrática perde lugar para esse novo modelo gerencial da Administração Pública em
que o foco é o cidadão e um serviço público de melhor qualidade com participação da
sociedade e controle social da gestão.10 Qualidade e inovação são conceitos-chave muito
utilizados por essa Administração voltada para o cidadão. A qualidade é o “conjunto de
7 A doutrina keynesiana é uma teoria econômica que ganhou destaque no início da década de 1930, no momento em que
o capitalismo vivia uma de suas mais graves crises. Segundo o pensamento keynesiano, a premissa fundamental para se
compreender uma economia encontrava-se na simples observação dos níveis de consumo e investimento do governo, das
empresas e dos próprios consumidores. O keynesianismo defende a necessidade do Estado em buscar formas para se conter o
desequilíbrio da economia (SOUSA, s/d).
8 O modelo de administração pública gerencial inspirou-se na administração privada, mas manteve uma distinção fundamental
que é a defesa do interesse público. Um exemplo disso é o termo cliente substituído por cidadão. Isso ocorre pela percepção
crescente, de que, no setor público o critério de eficiência está subordinado ao critério democrático e que a administração
pública não pode ser compreendida fora dos princípios do poder e da legitimidade. Afinal um cidadão pleno é o objeto dos
serviços públicos e também seu sujeito (COUTINHO, 2000).
9 A OCDE é uma organização internacional de 34 países que aceitam os princípios da democracia representativa e da economia
de livre mercado, que procura fornecer uma plataforma para comparar políticas econômicas, solucionar problemas comuns e
coordenar políticas domésticas e internacionais (WIKIPÉDIA, 2014).
10 Coutinho, 2000, pp. 40-41.
40
características de um produto ou serviço que satisfazem as necessidades e as expectativas

do cliente”, e passa a fazer parte da esfera pública na medida em que o cidadão passa
a ser considerado um usuário e receptor da ação das organizações públicas. “Assim,
qualidade passa a significar a satisfação das necessidades e expectativas dos cidadãos,
supondo, ainda, a redução dos custos e a melhora permanente dos processos de acordo
coma as exigências da sociedade.”11
No Brasil, a partir de 1990, a necessidade de nova reforma no sentido de modernizar

e dar racionalidade e eficiência ao Estado e uma administração pública mais voltada
para o cidadão-usuário foram debates em diversas esferas do governo e da sociedade
brasileira. E a Reforma da Gestão Pública brasileira foi iniciada em 1995/1998.12
Nesse modelo de administração pública gerencial, adotado pelo Brasil, o sucesso
depende do conhecimento sobre as informações mantidas pelos órgãos públicos. Além
disso, as novas tecnologias intensificaram a velocidade com que os poderes públicos
e outros setores da sociedade produzem, circulam e demandam informações. Logo,
tornou-se mais fácil e legítimo a sociedade solicitar mais informações para controlar os
atos governamentais, cobrar dos líderes ações corretas e contribuir para os processos
decisórios dos seus representantes.
Grandes são os desafios postos às instituições públicas num mundo cada vez mais
inserido na sociedade da informação. Saber organizar, utilizar e disponibilizar as
informações, sobretudo as arquivísticas e, mais ainda, contribuir para que a informação
recebida transforme-se em conhecimento, melhorando a qualidade de vida dos cidadãos
é um dos principais desafios da nova Administração Pública. A gestão documental é
um importante instrumento para a modernização administrativa, e precisa de uma
intervenção articulada e integrada para criar novos sistemas de valores.
Gestão documental
De forma genérica, a Gestão Documental é o conjunto de procedimentos e operações
técnicas para o tratamento da informação orgânica registrada. Mas antes precisamos
entender alguns conceitos e termos importantes, como documento, arquivo e documento
arquivísticos, entre outros, conforme veremos adiante.
Documento
Segundo a conceituação clássica, “documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico,

plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa” .13
11 Idem, p.48.
12 Silva (2004).
13 Belloto, 2004, p. 35.
41
Nessa perspectiva, o documento pode ser o livro, o artigo de revista ou jornal, o

relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a
fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim tudo o que seja
produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artístico,
pela atividade humana. Para alguns profissionais, como, por exemplo, o historiador,
praticamente tudo pode ser considerado um documento, desde que forneça informação
sobre algum problema sujeito à investigação histórica.
O documento no senso comum costuma ser entendido “como tudo aquilo que possa
registrar (e atestar) o cumprimento de deveres do indivíduo, como cidadão, ou mesmo
servir como garantia de direitos; e, em geral, ‘documento’ também costuma estar
identificado a ‘documento escrito’ ”14. Diante das grandes inovações tecnológicas dos
últimos tempos a noção de “documento” ampliou enormemente.
Uma definição de documento bastante curta e simples, mas contendo o essencial ao

conceito é: “Unidade de registro de informações, qualquer que seja suporte ou formato.”15.
Portanto, qualquer suporte contendo uma informação constitui um documento. Temos,
nesta definição, dois elementos sem os quais não teremos um documento, o suporte16 e
a informação. Uma segunda definição de documento, que, repetindo o essencial amplia
suas características de uma forma bastante interessante, é dada pelo Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão (2002):
[...] toda informação registrada em um suporte material, suscetível de

consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos,
formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou
lugar.
O documento digital, como todo documento é, antes de tudo, uma informação registrada.
O que o leva a ser denominado de digital é o fato de que a informação nele contida
está registrada por meio de dígitos binários e é acessada e interpretada por meio de
um sistema computacional. Na definição do CONARQ, Resolução no 20 de 2004, o
documento arquivístico digital é um “[...] documento codificado em dígitos binários,
produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional.”. Como exemplos,
podemos citar textos, imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens
de correio eletrônico, páginas web, bases de dados etc.
Em resumo, qualquer informação registrada é um documento. Não importa qual é

a informação. Como, também, não importa como está registrada ou em que tipo de
14 Gonçalves, 1998, p. 16.
15 Arquivo Nacional, Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, 2005, p. 73.
16 Os suportes são os materiais sobre os quais a informação está gravada, isto é, registrada, como, por exemplo: papel, madeira,
metal, pedra, couro, películas de filmes e microfilmes, fitas K7, suporte magnético para disquetes, suporte ótico para CDs e
DVDs etc. (GONÇALVES, 1998).
42
suporte foi feito o registro. Mas, a variedade dos documentos não impede de identificar
elementos característicos comuns, tais como: suporte, forma, formato, gênero, espécie,
tipo, contexto. A seguir, temos um quadro para elucidar esses elementos.
Quadro 1 – Os elementos característicos dos documentos.
Definição Técnica Exemplos

Fita magnética
SUPORTE “Material sobre o qual as informações são registradas.” Filme de nitrato
Papel
Original Minuta
FORMA “Estágio de preparação e de transmissão de documentos.”
Cópia Rascunho
Caderno Cartaz
“Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o Folha Livro

FORMATO
modo como foi confeccionada.” Mapa Planta
Rolo filme Diapositivo
Textual Fotográfica
“Configuração que assume um documento de acordo com o sistema
GÊNERO Audiovisual Fonográfica
de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo”
Iconográfica
“Configuração que assume um documento de acordo com a Boletim Certidão

ESPÉCIE
disposição e a natureza das informações nele contidas.” Relatório Declaração
Boletim de ocorrência
Boletim de frequência
Rendimento escolar
“Configuração que assume uma espécie documental, de acordo
TIPO Certidão de nascimento
com a atividade que o gerou.”
Certidão de óbito
Declaração de bens
Declaração de imposto
Tabela construída por Gonçalves (1998 p. 19), a partir das definições encontradas no Dicionário de Terminologia Arquivística
(AAB-SP, 1996).
Arquivo
Embora os arquivos estejam presentes em nossa vida e estejamos com frequência

utilizando documentos arquivísticos, a maioria das pessoas não têm uma noção clara
do que é um arquivo e um documento de arquivo.
Um arquivo é um conjunto de documentos. Mas, não é todo ou qualquer conjunto

de documentos que pode ser considerado um “arquivo”. Há distintas definições na
literatura arquivística para o conceito de arquivo, mas há um consenso nessa literatura
de que existem elementos fundamentais que independem do contexto temporal dos
arquivos. Um desses elementos é a organicidade. Logo, a análise da organicidade
43
pode ser uma referência segura para definirmos o conceito de arquivo. Pode-se definir
o termo “organicidade” como a “característica de um todo que é formado por partes
inter-relacionadas que concorrem para um mesmo fim”17.Assim, arquivo pode ser
considerado um todo formado por partes inter-relacionadas que concorrem para um
mesmo fim.
Outro passo para compreender o conceito de “arquivo” é entender o sentido da palavra.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, publicado pelo Arquivo
Nacional, a palavra “arquivo” tem quatro sentidos: 1) conjunto de documentos, mas não
um conjunto qualquer; 2) móvel que guarda os documentos; 3) instituição/repartição
que cuida dos documentos; 4) prédio onde se localiza a instituição/repartição. A
palavra, ou termo, é uma representação de um conceito. Assim, o conceito de arquivo
que corresponde à palavra arquivo, tomada no sentido de um conjunto de documentos
de acordo com a Lei no 8.159/1991 em seu art. 2o é:
[...] os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos.
Essa mesma lei federal de Arquivos também conceitua o que são os arquivos públicos
em seu art. 7o , § 1o :
Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito
federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de
suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
Para Camargo e Bellotto (1996, p. 6), Arquivo é o conjunto de documentos que

independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao
longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. Portanto,
para que um conjunto de documentos seja considerado um arquivo, é essencial que os
documentos desse conjunto sejam produzidos em decorrência do exercício de funções
e atividades de uma entidade (agente que produziu ou recebeu os documentos).
Documento arquivístico
Nem todo documento é um documento de arquivo, isto é, arquivístico. Após termos

examinado o conceito de documento e arquivo, entenderemos uma categoria muito
especial de documento que é o documento arquivístico. É comum, nas instituições,
17 Rodrigues, 2004, p. 2.
44
utilizar o termo “arquivo morto” para se referir aos seus documentos arquivísticos. Isto
demonstra o equívoco com que os arquivos são vistos e tratados pelas instituições18.
São considerados, com frequência, papéis velhos que ocupam espaço. O documento
arquivístico é “o documento que um determinado organismo – seja ele pessoa física
ou jurídica – produz19 no exercício de suas funções e atividades.”20. Ou melhor, os
documentos de arquivo
são os produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma
família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência
como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si.
Surgem por motivos funcionais administrativos e legais. Tratam de
provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser
manuscrita, impressa ou audiovisual; são, em geral, exemplares únicos
e sua gama é variadíssima assim como sua forma e suporte (BELLOTO,
2004, p. 37).
Observe que esses documentos possuem relações orgânicas entre si. Mas o que podemos
entender por relação orgânica? Organicidade é a qualidade segundo o qual os arquivos
espelham a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora/acumuladora
em suas relações internas e externas.21 Quando pensamos na formação de um arquivo
devemos ter em mente que sua formação é progressiva, natural e orgânica.
Um arquivo, note-se, não coleciona material. [...] Agrupam-se e atinge
a fase do seu arranjo por um processo natural: São um produto,
quase, como se poderia dizer um organismo como uma árvore ou um
animal. Tem, por conseguinte, uma estrutura, uma articulação e uma
inter-relação natural das partes que são essenciais ao seu valor. Um
documento avulso de um fundo de arquivo não teria, por si só, maior
expressão do que teria um único osso separado do esqueleto de um
animal extinto e desconhecido. (SCHELLENBERG, 1974, p. 23)
Os documentos de arquivo estão ligados, portanto, umbilicalmente, à entidade em cujo

contexto nasceram. Este contexto é denominado “contexto da produção”. O conjunto
dos documentos arquivísticos assim acumulados estão, portanto, relacionados com
funções e atividades de uma entidade. Então o conjunto de documentos que constituem
um arquivo é orgânico. Tem, por conseguinte, uma estrutura, uma articulação e uma
inter-relação natural das partes que são essenciais ao seu valor como documento. Além
da organicidade, devemos destacar outro aspecto dos documentos arquivísticos: servem
de prova. Por servir de prova, e também garantir direitos, os documentos arquivísticos
18 Di Mambro, 2007.
19 Produção pode significar tanto a elaboração do documento pelo próprio organismo, quanto a recepção e guarda.
20 Gonçalves, 1998, p. 20.
21 Belloto, 2004, p. 88.
45
devem ser gerenciados e preservados cuidadosamente. Os documentos de arquivo têm

um caráter instrumental que não pode ser ignorado ou desprezado, ou seja, ao lado de
servirem como fonte de prova e garantia de direitos, seja da instituição ou do cidadão,
são, também, instrumentos fundamentais para apoio à tomada de decisão e prestação
de contas.
Segundo Bernardes e Delatorre (2007, pp. 13-14), os documentos arquivísticos

conferem às entidades a capacidade de conduzir as atividades de forma transparente,
possibilitando a governança e o controle social das informações; de apoiar e documentar
a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão; de fornecer evidências
em caso de litígios; de proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos
funcionários e dos usuários ou clientes; de assegurar e documentar as atividades de
pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica e, também,
de manter a memória corporativa e coletiva. Os documentos arquivísticos podem ser
convencional (não digital) ou digital.
O caráter instrumental desses documentos torna imperativo um controle rigoroso

dos arquivos com o objetivo de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso
contínuo a eles, o que somente será possível com um programa de gestão arquivística
de documentos.
Gestão documental
A grande questão que aflige todos os arquivos é o volume imenso das massas acumuladas.
Destacam-se, também, o problema da falta de homogeneidade da produção documental
e a necessidade de definição de critérios normalizados para implantar programas de
gestão documental. O conceito de gestão de documentos surgiu após a Segunda Guerra
Mundial quando houve maior necessidade de racionalizar e de controlar o volume de
massas documentais22. Contudo, Reis (2006) acredita que muito antes do nascimento
formal da Arquivística como disciplina, já existia uma prática de sistematização e
conservação de fundos documentais. Mas corrobora com outros autores quanto ao
surgimento da gestão documental a partir da Segunda Guerra Mundial.
A Lei no 8.159, de 1991, em seu art. 1o, estabelece que: “É dever do Poder Público a
gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento
de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos
de prova e informação”. Esta mesma Lei em seu art. 3o, define gestão documental como
sendo o
22 Rodrigues, 2007.
46
[...] conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a [...]

produção [dos documentos arquivísticos], tramitação, uso, avaliação
e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
O art. 4o da Lei no 12.527 em seu inciso V, entende por “tratamento da Informação” o

“conjunto de ações referentes a produção, recepção, classificação, utilização, acesso,
reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento,
eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação.“ Temos aqui o mesmo
conceito de “gestão documental”, previsto na Lei no 8.159, mencionada anteriormente.
Um modelo sistêmico de organização de arquivos, em que o documento passa a ser

controlado desde o momento da produção até a destinação final, ou seja, a gestão
documental é importante para apoio à tomada de decisão e prestação de contas23. Essa
nova concepção de arquivo é fundamentada na teoria das três idades (ou fases) – princípio
em que todo documento orgânico tem um ciclo de vida. A primeira fase é denominada
corrente, a segunda intermediária e a terceira permanente24. A denominada teoria das
três idades constitui uma referência importante para o tratamento dos documentos de
arquivos, sendo, em síntese, assim expressa: “[...] os arquivos são considerados arquivos
correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas
entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário.”25
Os documentos correntes são aqueles em tramitação ou que foram arquivados, mas

que são consultados frequentemente e, por isso, são mantidos junto ao órgão produtor/
receptor. Segundo Belloto (2004, p. 23), a permanência de tais documentos nesse tipo
de arquivo depende de sua tipologia/função e, principalmente, de sua vigência, mas
pode ser generalizada em um ano; podem passar dali a um arquivo central do respectivo
órgão gerador, onde permanecerão de 5 anos a 10 anos (sem que isso seja considerado
uma outra idade).
Os documentos intermediários não têm mais uso corrente embora tenham interesse
administrativo. Aguardam o cumprimento de prazos de destinação, podendo ser
descartados ou recolhidos aos arquivos permanentes, custodiadores dos documentos
que serão preservados por seu valor probatório e histórico. É nessa fase que os
documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, que determinam seus prazos
de vigência e vida, segundo as respectivas tipologia e função. É frequente a eliminação
sem critério ou, o que é igualmente grave, a reprodução do acervo em outros suportes,
sem a prévia identificação e avaliação dos conjuntos documentais. O que autoriza a
eliminação é a avaliação.
23 Rodrigues, 2007.
24 Hoffmann, s/d.
25 Arquivo Nacional, 2005.
47
Abre-se a terceira idade aos 25 ou 30 anos (segundo a legislação vigente no País, estado
ou município), contados a partir da data de produção do documento ou fim de sua
tramitação. A operação denominada “recolhimento” conduz os documentos a um local
de preservação definitiva: os arquivos permanentes. “A custódia não se restringe a
“velar” pelo patrimônio documental. Ultrapassado totalmente o uso primário, iniciam-
se os usos científico, social e cultural dos documentos.”26 . Um sistema de arquivos
busca a articulação das três idades ou fases dos documentos arquivísticos de qualquer
natureza ou suporte, incluindo tanto os documentos convencionais como os documentos
eletrônicos.
A gestão documental tem por objetivo final a destinação dos documentos, isto é, sua
eliminação ou recolhimento à fase permanente. Quando os documentos arquivísticos
atingem a fase permanente, deixam de ser objeto da gestão documental, passando à
instituição a obrigação de preservá-los como patrimônio arquivístico da nação. 27
Entre os benefícios da gestão documental, Ieda Pimenta Bernardes e Hilda Delatorre 28

assinalaram os seguintes.
»» Garantir o pleno exercício da cidadania.
»» Agilizar o acesso aos arquivos e às informações.
»» Garantir a transparência das ações administrativas.
»» Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública e

privada.
»» Agilizar o processo decisório [...].
»» Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
»» Racionalizar a produção dos documentos;
»» Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento,

guarda e eliminação de documentos;
»» Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente.
26 Belloto, 2004, p. 24.

27 Entende-se por patrimônio arquivístico o “Conjunto dos arquivos de valor permanente, públicos ou privados, existentes no
âmbito de uma nação, de um estado ou de um município.” ARQUIVO NACIONAL. Dicionário de Terminologia Arquivística,
2005, p. 130.
28 BERNARDES; DELATORRE, 2007, p. 5-6.
48
Ainda, a respeito da gestão documental, as autoras escreveram (p. 48):
A aplicação dos instrumentos de gestão na produção atual permite que

o documento seja classificado no momento de sua produção, com seus
prazos de guarda e destinação definidos, interrompendo o acúmulo
desordenado de documentos nos arquivos.
A aplicação dos instrumentos de gestão na massa documental acumulada

permitirá a liberação de espaço físico, garantindo, assim, uma melhor
conservação dos documentos de guarda permanente.
As atividades de gestão documental, definidas pelo art. 3o da Lei no 8.159, são analisadas
brevemente a seguir.
a. Produção de documentos arquivísticos. Os documentos

arquivísticos, no momento de sua produção ou recepção pela entidade
titular do arquivo, recebem códigos de classificação em conformidade
com os Planos de Classificação de Documentos (PCD) aprovados pela
Res. 14/2001, do Conselho Nacional de Arquivos e Portaria no 92/2011
do Diretor do Arquivo Nacional.
b. Classificação dos documentos arquivísticos. A classificação define

o contexto da produção dos documentos arquivísticos, isto é, setor,
função e atividade geradora dos documentos e sua tipologia documental.
Classificação e avaliação (ver adiante) são atividades distintas, mas
relacionadas.
c. Tramitação dos documentos arquivísticos. A tramitação consiste

na circulação dos documentos por diferentes instâncias de decisão da
instituição. Pressupõe o estudo das instâncias de decisão, a padronização
e o controle dos fluxos dos documentos. Deve ser gerenciada por um
módulo protocolo do sistema informatizado de gestão arquivística
de documentos (SIGAD). O protocolo deve controlar os documentos
arquivísticos singulares e os múltiplos (processos).
d. Utilização dos documentos arquivísticos. A utilização dos

documentos está relacionada às razões de sua produção ou recebimento.
Os documentos arquivísticos são utilizados, basicamente, como suporte
à administração e aos elementos de prova e informação.
e. Organização e arquivamento dos documentos arquivísticos.

Devem ser realizados tendo como fundamento os códigos de classificação
49
de documentos e os métodos de ordenamento dos documentos dentro

das classes a que pertencem.
f. Reprodução dos documentos arquivísticos. Deve orientar-se

pelas diretrizes políticas de reprodução de documentos definidas pela
instituição, considerando que há dois tipos de reprodução de documentos.
A reprodução de substituição tem por objeto os documentos de guarda
temporária. A reprodução de preservação tem por objeto os documentos
de guarda permanente, não permitindo a eliminação dos originais.
g. Avaliação de documentos arquivísticos. A avaliação é realizada em

articulação com a classificação dos documentos. Os órgãos públicos já
dispõem de Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos a
ser seguida, conforme determinação federal: Resolução n o 14/2001, do
CONARQ e Portaria no 092/2011 do Diretor do Arquivo Nacional.
h. Destinação de documentos arquivísticos. Os documentos

desprovidos de valor permanente, conforme as Tabelas de Temporalidade
e Destinação, serão eliminados. Sua guarda é provisória. Os documentos
dotados de valor permanentes serão preservados. Sua guarda é
permanente. A eliminação de documentos arquivísticos deve ser
aprovada por autoridades competentes. Atividades, já mencionadas,
são fundamentais, constituindo o alicerce da gestão documental:
a classificação e a avaliação de documentos, gerando ferramentas
fundamentais: o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela
de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD).
A classificação de documentos e de informações é um processo intelectual

associado à ideia de separar e estabelecer relações entre os documentos, e reflete a
natureza da organização a qual pertencem. Para Gonçalves (1998, p. 33) “A classificação
é o procedimento mais determinante na organização dos documentos de arquivo.”
E destaca essa importância: “Sem a classificação, fica nebulosa a característica que
torna os documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relação aos demais
documentos: a organicidade.”29 A classificação é uma “Sequência de operações que, de
acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam
a distribuir os documentos de um Arquivo em classes”30. Ela corresponde às operações
técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter corrente, a partir da análise
das funções e atividades do organismo produtor de arquivos.
29 Gonçalves, 1998, p. 13.

30 Camargo; Belloto, 1996.
50
O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades

do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos.
Os benefícios da classificação podem ser destacados como: organização lógica e
correto arquivamento de documentos; recuperação da informação ou dos documentos;
recuperação do contexto original de produção dos documentos; visibilidade a funções,
subfunções e atividades do organismo produtor; padronização da denominação das
funções, atividades e tipos/séries documentais; controle do trâmite; atribuição de
códigos numéricos; subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da tabela de
temporalidade31. Assim, reafirmando em outras palavras, a “classificação” é o conjunto de
operações realizadas com o objetivo de identificar e reunir os documentos arquivísticos
de uma entidade conforme diferentes estruturas, funções e atividades da instituição. É
o procedimento mais determinante na organização dos documentos de arquivo.
O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho

utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um
órgão no exercício de suas funções e atividades. No código de classificação, funções,
atividades, espécies e tipos documentais são genericamente denominados assuntos,
(grifo do autor), e encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as
funções e atividades desempenhadas pelo órgão.32 O Código de Classificação é um
instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes setoriais para classificar todo e
qualquer documento produzido ou recebido por determinado órgão no exercício de suas
atividades e funções. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os
quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida por meio de classes, subclasses,
grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
São duas as ferramentas básicas e indispensáveis da gestão arquivística de documentos:

o Plano de Classificação de Documentos Arquivísticos e a Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos Arquivísticos. Estas ferramentas permitem simplificar e
racionalizar a gestão dos documentos arquivísticos de forma a recuperar a informação
arquivística com agilidade e precisão. Permitem, ainda, eliminar os documentos
destituídos de valor permanente, preservando os detentores de tal valor.
O Plano de Classificação, resultado de uma atividade de classificação, é simplesmente

um “[...] esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses [dos documentos
arquivísticos] aparece representada espacialmente”.33 Um plano de classificação
contém os termos que designam as classes e as subclasses precedidos de seus códigos
de classificação. A Resolução no 14, de 24 de outubro de 2002, do Conselho Nacional
de Arquivos (CONARQ), aprovou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade
31 Di Mambro, 2011, p. 30.

32 CONARQ, 2001.
33 Gonçalves, 1998, p. 12.
51
referentes a atividades-meio, a serem adotados como modelo para os órgãos públicos do

poder executivo federal, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). Nada
melhor que uma ilustração para se entender o que é um Plano de Classificação. Observe
abaixo um extrato do plano de Classificação de Documentos aprovado pelo CONARQ.
Tabela 1 – EXTRATO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DO CONARQ
[...]
024 Direitos, obrigações e vantagens
024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS
024.11 Salários, vencimentos, proventos e remunerações
024.111 Salário-família
024.112 Abono ou provento provisório. abono de
permanência em serviço
024.119 Outros salários, vencimentos, proventos e
remunerações
024.12 Gratificações (inclusive incorporações)
024.121 De função
024.122 Jetons
024.123 Cargos em comissão
024.124 Natalina (décimo terceiro salário)
024.129 Outras gratificações (.....)
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico,

na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos
ou de pesquisa, e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos
intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a
administração que os gerou. A Tabela de Temporalidade é um instrumento arquivístico
resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de
documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.
A Tabela de Temporalidade, de acordo com o Decreto no 48.897/2004, é um instrumento

aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos
(eliminação ou guarda permanente), define prazos para a guarda temporária (vigência,
prescrição e precaução), em função de seus valores administrativos, legais, fiscais e
determina prazos para sua transferência, recolhimento e eliminação. Ao cessar a
tramitação do documento, em virtude do cumprimento dos objetivos imediatos para os
quais ele foi produzido, deverão ser adotados os seguintes procedimentos.
»» Transferência – passagem de documentos da fase corrente para a fase

intermediária, em que aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda
e a destinação final.
52
»» Recolhimento – passagem de documentos da fase intermediária para a

fase permanente. Os documentos recolhidos devem ser acompanhados
de instrumentos que permitam sua identificação e controle.
»» Eliminação – descarte de documentos que, na avaliação e seleção, foram

considerados sem valor permanente.
A TTD é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos

por um órgão, determinando os prazos de guarda desses no Arquivo Corrente,
transferência para o Arquivo Intermediário, eliminação ou recolhimento para o Arquivo
Permanente.34 A Tabela deve ser desenvolvida com base na legislação e na análise do
conjunto documental inventariado, devendo ser preparada por meio da avaliação e
classificação dos tipos das informações produzidas por área.
A aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação garantem

a simplificação e a racionalização da gestão dando agilidade e precisão à recuperação da
informação, e permitem a eliminação de documentos destituídos de valor permanente
e a preservação de documentos de valor permanente. Quando atribuímos um código de
classificação a um documento, temos definidos seus prazos de guarda na fase corrente e
intermediária, ficando predeterminado quando será transferido do arquivo corrente para
o arquivo intermediário. Em alguns casos, não haverá transferência, sendo o documento
eliminado após o vencimento do prazo de guarda na fase corrente. Quando classificamos
um documento, sabemos qual será sua destinação, conforme a Tabela de Temporalidade:
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A destinação final permitirá
eliminar os documentos com valor de guarda temporária e a preservação daqueles que
têm valor histórico, de guarda permanente.
A função dos arquivos é servir à administração e, posteriormente, servir à pesquisa

e ao cidadão. Ao definir normas e procedimentos técnicos referentes a classificação,
avaliação, preservação e eliminação de documento, um programa de gestão documental
contribui decisivamente para atender às demandas da sociedade contemporânea por
transparência que permitam a fiscalização das ações do governo, assegurando o efetivo
exercício da cidadania e acesso rápido aos documentos e informações gerados pelo Poder
Público.35 Afinal, com o vertiginoso crescimento da documentação do Estado observado
nas últimas décadas, a rapidez da informação e o permanente desenvolvimento
tecnológico, essas novas formas de atuação são indispensáveis. Ademais, a gestão
documental propicia o acesso rápido, eficiente e confiável às informações orgânicas,
favorecendo a agilidade no processo decisório de qualquer organização e colaborando
com o desenvolvimento e aperfeiçoamento do trabalho dos gestores.
34 Hoffmann, s/d.
35 Hoffmann, s/d.
53
GERENCIAMENTO
ELETRÔNICO DE UNIDADE IV
DOCUMENTOS
CAPÍTULO 1
Conceitos e Aplicabilidade do
Gerenciamento Eletrônico de
Documentos (GED)
Numa empresa, ou até mesmo em nossa casa, temos uma quantidade enorme de
documentos, que merecem ser organizados (analisados, avaliados ou até mesmo
descartados), conforme ramo do negócio e tipo documental. No documento físico ou
não, está toda a informação registrada, com o objetivo de ser utilizada para consulta,
provas, pois nele está todo o conteúdo que comprova os fatos e execuções que foram
realizadas.
Ainda é muito comum termos documentos em forma física em nossa casa ou na empresa
em que você trabalha, hoje vemos as desvantagens destes documentos, como:
»» difícil recuperação;
»» acesso limitado;
»» baixa segurança e integridade dos arquivos;
»» necessidade de alocação de espaço;
»» alto custo de manutenção destas instalações;
»» alto custo de produção e gerenciamento (pessoal alocado).
Gerenciar documentos e escolher a ferramenta adequada para a Gestão de Documentos

e Informações é uma árdua tarefa. O Sistema de Gerenciamento Eletrônico dos
Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é a tecnologia que provê um
meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações
existentes em documentos. Esse sistema permite que os usuários acessem os documentos
54
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS │ UNIDADE IV
de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet
corporativa.
Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED

permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para
assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com
qualquer tipo de documentação.
Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED. Nas médias e
grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento,
Contabilidade, Marketing, Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas
do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilite a implantação gradativa do
Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
O GED consiste, ainda, na forma de administrar mediante a tecnologia, promovendo

mais eficiência a fim de facilitar o acesso aos documentos, assim tornando um setor
mais prestador de serviços.
Conforme Silva, Barreto e Mendes, citam algumas vantagens do GED:
»» segurança do acervo;
»» redução dos custos de área utilizada, de cópias e custos com pessoal;
»» controle da localização dos documentos;
»» proteção contra perda de documentos;
»» controle de acesso aos documentos;
»» conservação dos “originais”;
»» menos recursos de distribuição;
»» múltipla indexação;
»» padronização dos formatos, dos processos e da localização;
»» acesso à informação por múltiplos usuários simultaneamente.
O controle, a seleção, a organização de arquivos são serviços necessários para o bom

andamento e finalidade de um acervo documental, temos que analisar cada tipo, fazer
levantamento das necessidades informacionais, ter controle de empréstimo e devolução,
entre outros serviços essenciais, para tanto é necessário gerenciar a massa documental.
55
UNIDADE IV │ GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
Objetiva-se implantar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, sendo

que, para atingir a meta, temos vários outras atividades que antecede, como: compra
ou desenvolvimento do sistema, triagem, conferência, tratamento e recuperação de
documentos, ordenação, agrupamentos das séries documentais, elaboração de índice
no sistema, armazenamento dos documentos, treinamento de usuários no uso do
sistema GED. É importante ressaltar que o GED é um sistema que exige investimentos,
e diante desta problemática colocamos que,
[...] desenvolver ferramentas de GED utilizando software livre pode

tornar a solução mais barata que as atuais existentes no mercado.
Pode-se, ainda, desenvolver uma ferramenta modularizada, permitindo
que os usuários invistam apenas nos serviços que realmente lhes
interessem, não sendo necessário a aquisição de um “pacote” completo.
(CENCI, 2002, p. 5).
O sistema deverá ficar disponível na Web no site da <http://habweb/intranet/

portal/>, com armazenamento no servidor da empresa, todas as informações e índices
lançados no sistema on-line, que significa, tanto o computador do usuário quanto o
computador hospedeiro estão se comunicando no momento da busca (CAMPELLO,
2007, p. 228), pelos funcionários, colaboradores, diretores etc., desde que autorizados
na programação, assim terão acesso aos dados via Internet,
Os recursos disponíveis no GED são os seguintes.
»» Indexações referenciais dos documentos, conforme campos predefinidos,

como: nome do comprador, dia da compra, localização do imóvel, número
do imóvel, contratos, financiamento etc.;
»» Informação de localização dos documentos, como: caixa, gaveta etc.
»» Controle de empréstimo e circulação de documentos, dossiês, por meio

de sistema de protocolo.
»» Acompanhamento de andamento dos documentos, quem solicitou,

quando devolveu, para quem foi encaminhado, se tem documentos
anexados etc.
»» Controle do prazo de guarda dos documentos, podendo gerar relatórios

dos documentos que serão descartados.
»» Filtros em vários níveis, para permissão de uso, restrições ou não em

certa categoria, limitações a consultas etc.
56
Vantagens de um GED.
a. Disponibilização de espaço físico.
b. Organização adequada.
c. Padronização dos métodos de arquivamento.
d. Agilidade nas consultas.
e. Sigilo, segurança e preservação dos documentos.
f. Redução de custos e melhor administração do acervo.
Alguns aspectos a considerar

É importante ressaltar que este trabalho deverá ter apoio técnico, deve-se fazer o
levantamento de necessidades, tanto do preparo, quanto da digitalização, bem como
da implantação do GED. Este projeto-piloto será uma experiência inicial nos arquivos
do GRUPO HABITASUL, surgirá debates acerca das implantações, criação do banco de
dados, entre outros aspectos essenciais.
Devemos estudar e, se necessário, fazer adaptações dos produtos ofertados, para que
atenda as necessidades informacionais, juntamente com apoio técnico, os fornecedores
de softwares, métodos de organização, classificação, indexação e recuperação dos
documentos, disponibilização na Web, treinamento ao usuário, enfim, todos os aspectos
referentes à demanda, como:
a. capacidade de armazenamento no disco rígido, memória RAM;
b. scanners impróprios, no caso de planta de engenharia;
c. documentos originais ilegíveis, sendo necessário aumentar a resolução;
Para tanto, quanto ao armazenamento, destacamos a citação:
Para o armazenamento de representantes digitais de acervos de

grandes dimensões e que envolvam grande quantidade de dados e,
portanto, maiores dimensões de volume em bytes recomenda-se
preferencialmente a utilização de memórias de memórias secundárias e
terciárias (CONARQ, 2010, p. 22).
57
Embora um ambiente GED possa ter configurações totalmente variadas, dependendo

da aplicação desejada, um sistema possui basicamente alguns componentes típicos.
»» Documento: pode estar em papel ou ser nativamente digital.
»» Scanner: mecanismo de digitalização que transforma um documento em

imagem eletrônica. As imagens também podem ser inseridas no sistema
vindo de um prestador de serviço de processamento.
»» Software: programa de digitalização de imagens que acompanha o

scanner.
»» Processador: os sistemas GED são instalados em um ou mais

computadores, normalmente servidores, em rede para facilitar a
distribuição de informação.
»» Armazenamento: periféricos de armazenamento que armazenam e

disponibilizam permanentemente as imagens e as respectivas informações
complementares, que podem ser discos rígidos ou unidades de CD.
»» Rede: meio de comunicação entre os diversos componentes do sistema.
»» Impressora: sempre usada quando da necessidade de obter uma cópia

física do documento.
»» Estação de trabalho: computador para acesso ao servidor que pode

permitir consultar, criar novos documentos, cadastrar documentos
existentes etc.
A seguir são citados alguns motivos para a utilização do GED.
»» Necessidade de rápida visualização dos documentos, mediante pesquisas

por índices ou por acesso a palavras do documento.
»» Eliminação de espaço físico ocupado por arquivos com documentação

interna e até mesmo externa da empresa.
»» Garantia de integração com sistemas já existentes na empresa. Atualmente,

a tecnologia permite a integração com diversas bases de dados, além de
proporcionar a compatibilidade, por exemplo, com servidores de correio
eletrônico, FAX e aplicações cliente/servidor.
»» Necessidade de distribuição de documentação para diversos órgãos. Hoje,

as mídias eletrônicas armazenam grandes quantidades de documentos,
permitindo seu gerenciamento de forma remota.
58
»» Segurança da informação contida nos documentos. A tecnologia garante

a integridade das informações.
»» Qualidade da documentação a ser pesquisada. A tendência do papel é de

deteriorar, o que não acontece com as mídias atuais como o CD-ROM e
disco óptico que possuem vida útil de até 30 anos.
A digitalização é o processo de escanear documentos e a conversão deles em imagem

digital, e, posteriormente, são submetidos a um processo de indexação, em que cada
documento é indexado por meio de informações obtidas dele mesmo, só então, serão
armazenados no banco de dados do sistema. Os documentos poderão ser lidos por meio
da ferramenta de pesquisa e o administrador determinará por meio de senha quem
terá acesso aos documentos. Para Silva, Barreto e Mendes as etapas do processo são
definidas como:
»» Escaneamento ou Digitalização – é um processo de conversão dos

documentos em papel ou microfilme para uma imagem digital, o qual é
similar ao usado por uma foto copiadora. Os documentos são convertidos
por meio de um equipamento chamado scanner.
»» Indexação – o sistema de indexação permite criar um modo de

arquivamento organizado e eletrônico, possibilitando a pesquisa futura
de maneira simples e eficiente. A indexação é feita nomeando cada
documento e indexando-o por meio de informações obtidas do próprio
documento como: títulos, nomes, datas ou outras identificações.
»» Armazenamento – o sistema de armazenamento fornece uma forma

confiável de guardar os arquivos eletrônicos em bancos de dados
relacionais, CD-ROM e DVD, disco ótico de enorme capacidade de
armazenamento.
»» Consulta – o sistema de pesquisa usa informações sobre os documentos,

por meio dos índices digitados (título ou o código de identificação) e o
texto contido nos documentos, para encontrar imagens armazenadas na
base de dados.
»» Acesso – a pesquisa sobre um determinado documento deverá estar

disponível para quem realmente necessite acessá-lo. Estes documentos
eletrônicos poderão ser acessados por diversos campos de busca, de
qualquer estação de trabalho, seja localmente, pela Internet ou Intranet
corporativa, por meio de um sistema de controle de acesso, que autoriza
59
diferentes classes de usuários, que executam diferentes operações por

meio de seus diversos níveis hierárquicos.
Destacamos que será necessário fazer visitas técnicas em empresa que já fazem este
trabalho, a fim de verificar in loco o desenvolvimento dos trabalhos, na digitação,
digitalização até o resultado final. Essas visitas permitirão comparações com a prática
profissional, métodos adotados, entre outros aspectos que poderão aumentar as
probabilidades de acertos no processo.
Seleção de documentos para digitalização

O processo de seleção de documentos para a digitalização é similar com os demais
processos de seleção de documentos conhecidos, por exemplo: seleção prioritária para
conservação, seleção de conteúdo para exibição, seleção para tratamento em função
da demanda, seleção de documentos com restrições legais etc. Este processo envolve
indicações, avaliações e prioridades, as quais não podem ser decididas por uma única
pessoa. Para tanto, deve ser constituída uma comissão de avaliação e seleção.
A comissão de avaliação e seleção terá responsabilidades como:
»» indicar quais coleções será digitalizado;
»» avaliar quais os documentos deverá ser digitalizado;
»» definir o prazo de guarda dos documentos originais;
Os membros da comissão de seleção e avaliação deverão ser compostos por:
a. pessoas da instituição que conhecem a missão e os objetivos da empresa;
b. pessoas da instituição que conhecem a política local de desenvolvimento

de coleções;
c. responsáveis pela guarda da coleção e que a conhecem em profundidade;
d. pesquisadores, bibliotecários, arquivistas, curadores;
e. pessoas do TI (Tecnologia da Informação);
f. advogados, administradores e contadores.
A preocupação é a falta de experiência na implementação de sistemas GED e observação

para alguns tipos de documentos que devem ser evitados, como: os de grandes
60
dimensões, variedades de tonalidade e cores, manuscritos e elegíveis. Devemos ater-

nos aos de tamanhos padrões, textos impressos com boa e alta definição e contrastes,
sobre os quais a empresa detenha o direito de propriedade ou as licenças de uso, mais
solicitados e únicos.
Existem vários motivos para a seleção de coleções, entre eles, podemos destacar os
seguintes. como:
a. Desenvolvimento da coleção: visa a atender a necessidade informacional

da empresa, agregando valor à documentação, facilitando a circulação.
b. Preservação e arquivamento: visa facilitar e a aperfeiçoar o acesso,

quando existe risco de perda ou dano do documento, também é
necessário atualizar as tecnologias para assegurar o contínuo acesso com
as mudanças e atualizações de softwares, bem como fazer os backup para
que não haja perda de informação.
O mais preocupante é a seleção de documentos para a conversão digital, considerando

o interesse da gestão e os resultados que serão alcançados. O guia de procedimentos
básicos que produzido será de conteúdo técnico, mas procurará colocar, de forma
didática, os passos da seleção dos documentos até a imagem digitalizada.
O processo de Digitalização engloba as seguintes etapas.
»» Preparação: os documentos, muitas vezes, precisam ser restaurados pela

forma imprópria de armazenamento ou pelo constante manuseio do
papel. Mesmo não havendo este trabalho de restauração é necessário que
todos os “clips”, grampos, cola ou qualquer elemento que prejudique sua
passagem no scanner, sejam retirados. O processo de preparação para
microformas consiste na sua organização, na sequência definida pelo
cliente para digitalização.
»» Digitalização: imagem digital, disponibilizando para uma posterior

pesquisa de forma rápida e objetiva.
»» Indexação: para obter as imagens dos documentos digitalizados de

maneira rápida e precisa, será desenvolvido um software que, por meio
de índices predefinidos pelo cliente, possibilitará sua recuperação.
Definidos estes índices, os documentos podem ser indexados por meio de
códigos de barras, OCR (Optical Character Recognition) ou por digitação.
61
»» Manutenção/Inspeção: todas as imagens geradas a partir do processo

de digitalização serão revisadas, a fim de se verificar se elas estão de
acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto. Todo o
trabalho realizado é gravado em algum meio magnético ou óptico, ficando
disponível para consulta e impressão. Hoje, o meio de armazenamento
mais utilizado é o CD-R pelo seu baixo custo, por sua rapidez de acesso
à informação e por manter a integridade dos dados por um tempo
incomparável a qualquer meio magnético.
Entre as inúmeras vantagens deste sistema, enfatizamos as seguintes.
»» Diferente dos documentos em papel, que só podem ser examinados

em um só lugar por vez, as imagens eletrônicas podem ser acessadas
simultaneamente por várias pessoas ou estações de trabalho.
»» Segurança e agilidade na pesquisa de informações.
»» Espaço reduzido de armazenamento e economia de espaço físico. Um

CD-ROM de 650 Mb pode armazenar aproximadamente 20 mil páginas
de documento, padrão A4, preto e branco, ou o equivalente a 10 rolos de
microfilme.
»» A imagem eletrônica pode ser reconvertida ao papel com boa qualidade,

utilizando-se as impressoras.
Formatos de arquivos mais aplicáveis
Os formatos digitais mais comuns usados para grande produção de documentos ou

objetos em GED são:
»» TIFF (Tagged Image File Format) – é o padrão de fato usado na indústria

de GED. Embora existam dezenas (para não dizer centenas) de tipos de
TIFF é o realmente adotado na grande maioria das aplicações. Permite
alto nível de compactação e arquivos multipaginados
»» JPEG (Joint Photographic Experts Group) – é mais utilizada para imagens

em tons de cinza e colorida. Não permite arquivos multipaginados.
»» PDF (Portable Document Format) – formato originalmente desenvolvido

pelo Adobe, permite arquivos multipaginados, possibilitando combinar
diferentes tipos de compressão de dados, diferentes fontes de imagens,
possibilidade de adicionar índices ao documento, além de uma série de
62
outras interessantes características. Muito utilizado na Internet, tem sido

amplamente usado em aplicações de GED.
»» BITMAP (Binary Mapping Photographic) e GIF (Graphics Interchange

Format) – são outros formatos nativamente digitais, também muito
utilizados na produção de documentos em gerenciamento eletrônico de
documentos.
Armazenamento
O GED pode ser armazenado usando alguns meios.
»» CD-ROM – os CDs são universais e largamente utilizados. A capacidade

de cada CD é de 650 MB, e pode ser utilizado individualmente, em torres
de CD ou Jukebox.
»» Discos Óticos – são largamente utilizados para o arquivamento de

documentos, imagens e relatórios. A capacidade atual de cada mídia é de
5.2 GB e é mais utilizada em Jukebox a um baixo custo.
»» DVD – são também mídias com alto poder de armazenamento. O DVD é

uma evolução do formato de CD-ROM com alta capacidade.
»» Jukebox – são equipamentos que permitem armazenar “near-line”

muitos discos em seus slots e quando uma informação é solicitada, o
disco é conduzido por um braço mecânico para um drive para a leitura ou
gravação. Os jukeboxes podem ser utilizados com Discos Ópticos, DVDs
ou CDs.
»» Fitas – ainda é o meio mais barato e mais utilizado para armazenamento

da informação, sendo largamente utilizadas como backup de segurança.
Suas informações não estão à disposição “On-Line” do software de
gerenciamento de imagens e documentos, podendo ser recuperadas por
meio da utilização de software auxiliar.
Tecnologias mais utilizadas36
Como foi visto, o foco principal do GED é gerenciar informação contida em documentos.
Dependendo de algumas características particulares dos documentos em questão,
como: tipo físico, apresentação, tipo de uso desejado etc., pode-se usar um ou outro
tipo de aplicação de GED. As mais utilizadas no mercado são estas.
36 <http://www.ged.net.br/, 2014>.
63
a. Gerenciamento de Documentos Digitais (Document Management –

DM) – Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser
gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisão.
O DM controla o acesso físico aos documentos, com maior segurança e
atribuindo localizadores lógicos, como a indexação.
O foco é o controle das versões, as datas das alterações feitas pelos

respectivos usuários e o histórico de vida do documento. As grandes
aplicações são na área de normas técnicas, manuais e desenhos de
engenharia. E, nos últimos anos, com a automação do escritório, o DM é
perfeitamente viavél para todos os documentos da empresa.
b. Gerenciamento da Imagem dos Documentos (Document Imaging –

DI) – O grande número de documentos em papel ou microfilme
utiliza-se da tecnologia de imagem para agilizar os processos de consulta,
processamento e distribuição de documentos. O DI utiliza programas
de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos. Empregam
equipamentos específicos para captação, armazenamento, visualização,
distribuição e impressão das imagens dos documentos.
É importante diferenciar digitalização de digitação. A tecnologia de DI

consiste na imagem do documento captada por meio de scanners. Esses
equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou
microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits,
não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em
que há codificação de cada letra do texto por um teclado.
c. Gerenciamento Corporativo de Relatórios (Computer Output to Laser

Disk/Enterprise Report Management – COLD/ERM) – O processamento
eletrônico de dados gera relatórios, que precisam ser distribuídos para
consultas, muitas vezes revisados e até conferidos.
d. A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e

gerenciados na forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório
sem afetar o documento original.
e. Fluxo de Trabalho (Workflow) – É a tecnologia que permite gerenciar

de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante
o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de
produtividade com objetividade e segurança. O Workflow também atua
como um integrador dos mais diversos sistemas e tecnologias: ERP,
64
Enterprise Resource Planning, SCM, Supply Chain Management, CRM,

Customer Relationship Management, e Business e outras.
f. Processamento de Formulários (Forms Processing – OCR/ICR) –

A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite
reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos
nos bancos de dados. Essa tecnologia automatiza o processo de digitação.
O Forms Processing é utilizado por bancos para agilizar o processamento
dos formulários de abertura de contas e concessão de créditos, por
exemplo. Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados
o OCR (Optical Character Recognition) e o ICR (Intelligent Character
Recognition).
g. Image Enable – O objetivo geral deste tipo de aplicação GED é anexar

documentos a programas diversos que precisam de documentos para
completar a informação necessária, ou seja, disponibilizar a imagem de
um documento junto ao processo do qual ele faça parte.
Seguem alguns exemplos clássicos de necessidade de Image Enable.
a. Especificação de produtos/serviços em módulos de compra de sistemas

integrados de gestão.
b. Notas fiscais em sistemas de contabilidade.
c. Desenhos em sistemas de manutenção e planejamento.
d. Documentos de um processo numa operação de workflow.
O GED é, ainda, uma tecnologia relativamente nova, em constante abertura e evolução.
a. No princípio, a tecnologia de GED era basicamente a digitalização de

um documento produzido em papel, por meio de um scanner e poderia
ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede. Mas, agora,
com o surgimento de inúmeras aplicações, tornou-se muito mais fácil
o gerenciamento dos documentos digitalizados, facilitando, também, a
pesquisa e a localização desses documentos com segurança, restrição de
acesso e com a possibilidade de compartilhamento dessas informações
com outros processos e sistemas.
65
PLANEJAMENTO,
IMPLEMENTAÇÃO
E AVALIAÇÃO DE UNIDADE V
ESTRATÉGIAS NA
ÁREA DE SISTEMAS
DE INFORMAÇÃO
CAPÍTULO 1
A Tecnologia da Informação
como diferencial estratégico nas
organizações
Iniciaremos este estudo com algumas definições e conceitos básicos importantes que
tratam do assunto da Informática e Tecnologia da Informação, que estão presentes e
fazem parte do nosso cotidiano, basta olhar ao redor e analisar o ambiente em que
vivemos o computador e a Internet que se utiliza para aulas, cursos, comunicação,
diversão, pesquisa e entretenimento; os caixas eletrônicos dos bancos e os sistemas de
pagamentos das lojas e lotéricas; as máquinas de cartão de crédito e débito; os dados
das contas e faturas; as antenas e torres de transmissão de TVs, rádios e celulares; os
satélites no espaço para transmissão de sinais e TVs a cabo; e em todos os locais onde
exista algum tipo de telecomunicação na forma de sinal digital sempre haverá o dado e
a informação.
A palavra informática teve origem na palavra francesa informatique e foi criada em abril
de 1966, substituindo o termo information science até então utilizado na comunidade
internacional. Nos dias de hoje, a palavra informatique acabou popularizando-se no
inglês como informatic e no português como informática (VELLOSO, 2004).
Batista (2004) definiu a informática como um conjunto de técnicas, procedimentos e

equipamentos que permitem o uso e o acesso à informação de forma automática.
66
PLANEJAMENTO, IMPLEMENTAÇÃO E AVALIAÇÃO DE ESTRATÉGIAS NA ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO │ UNIDADE V
Os estudos da informática e suas consequências são tão amplos que Velloso (2004)
afirma que a Informática é a automatização da informação, ou seja, é a automatização
da forma de tratamento da informação. Desta maneira, a Informática parte do princípio
de que máquinas eletrônicas serão utilizadas para o tratamento da informação, e, ainda,
que a informática esteja situada na intersecção de quatro ciências.
»» A Ciência da computação preocupa-se com os estudos da computação

pela computação, ou seja, preocupa-se com: o processamento dos dados
por meio de software e hardware.
»» A Ciência da Informação verge sobre o tratamento dado à informação

que está sendo processada. Foca em como armazenar e difundir essa
informação.
»» A Teoria dos Sistemas pensa em como juntar partes que trabalham em

conjunto para um determinado objetivo (ou solução de um determinado
problema) de forma sinérgica, ou seja, em que o todo é muito maior do
que a soma das partes.
»» A Cibernética volta-se aos estudos de mecanismos de automação.
A Tecnologia da Informação
Nos atuais contextos, o termo Informática vem perdendo espaço sendo substituído por
Tecnologia da Informação ou simplesmente TI que tem seu foco maior em dados e
informações na automatização dos processos e não apenas no acesso “automático”, com
isso percebemos que o conceito de TI é bem mais amplo do que a simples Informática.
Assim a Tecnologia da Informação ou TI, segundo alguns autores pode ser definida
como:
»» Todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e/ou
informações, tanto de forma sistêmica ou esporádica (BATISTA, 2004).
»» Recursos tecnológicos e computacionais para geração e uso da informação.

(REZENDE; ABREU, 2003)
»» Coleção de recursos de informação de uma organização, seus usuários e a

gerência que os supervisiona (TURBAN; RAINER; POTTER, 2005)
»» Inclui hardware, banco de dados, software, redes e outros dispositivos,

para tratar dados e/ou informações (TURBAN; McLEAN; WETHERBE,
2004).
67
UNIDADE V │ PLANEJAMENTO, IMPLEMENTAÇÃO E AVALIAÇÃO DE ESTRATÉGIAS NA ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Assim, resumindo, podemos definir TI, de acordo com Miglioli (2007), como sendo
a infraestrutura organizada de hardware, software, banco de dados e redes de
telecomunicações, que permite manipular, gerar e distribuir dados e informações ao
longo dos seus usuários (empresas ou pessoas).
Os Componentes da TI
Figura 2: Componentes da Tecnologia da Informação.
COLETA DE DADOS PROCESSAMENTO INFORMAÇÕES DE

DE ENTRADA DE DADOS SAÍDA
Fonte: O’Brien (2004).
»» As pessoas são especialistas (técnicos, analistas, programadores,

operadores) e usuários finais (todos os demais que utilizam os dados e as
informações).
»» Os softwares são programas (sistemas operacionais, planilhas eletrônicas,

editores de texto) e os procedimentos (entrada de dados, de correção de
erros).
»» Os hardwares são as máquinas (computadores, vídeo, disco magnético,

impressoras, scanners) e as mídias (disquetes, fita magnética, CDs, DVDs
etc.).
»» Os dados e/ou informações são a descrição de produtos, cadastro de

clientes, arquivos de funcionários, banco de dados de estoque etc.
»» As redes são os meios de comunicação, processadores de comunicações,

aceso a redes e software de controle.
Então, resumindo, podemos dizer que as pessoas usam a TI e que esta contribui
para auxiliar na resolução de problemas, melhorar os controles, melhorar o fluxo de
informações, melhorar o processo de tomada de decisões e aumentar a produtividade
dos processos de negócios.
Os Profissionais de TI
Os usuários e as organizações necessitam de profissionais que possam compreender e
saber identificar as mais relevantes informações e técnicas ao longo das suas atividades
68
do dia a dia, nas diversas áreas do conhecimento, desenvolvendo e colocando em

prática a coleta, o armazenamento e a utilização dos dados e informações para aplicar
melhor os recursos e componentes da TI, nas mais variadas e diversas tarefas e tipos
de processos. Estes profissionais são conhecidos como Analistas de Informação ou
CIO (Chief Information Officer – Chefe Executivo de Informações) e, atualmente,
são considerados peças-chave dentro de qualquer organização. Muitas vezes, suas
atividades são compartilhadas entre algumas pessoas de dentro da empresa e outros
profissionais contratados externamente, ou seja, os terceirizados.
Tabela 1 - Cargo e descrição do cargo dos profissionais de TI
CARGO DESCRIÇÃO DO CARGO

Diretor de TI ou CIO Em resumo, é o responsável pelo gerenciamento de todos os sistemas,
componentes da TI e pelas operações informatizadas do dia a dia em uma
empresa.
Analista de sistemas Em linhas gerais, analisa o que os usuários das empresas precisam e
transforma isto em linguagem compreensível pelos programadores.
Programador de sistemas Escreve o código de computador para desenvolver novas aplicações
(programas) ou manter as já existentes.
Gerente ou administrador de rede Coordena e gerencia a rede de voz e dados das empresas.
Gerente ou administrador de banco de dados Gerencia os bancos de dados da empresa e a utilização do software de
gerenciamento de dados.
Webmaster Gerencia o site da empresa na Internet. Em empresas maiores, coordena os
trabalhos do Web designer. Web designer Cria e desenvolve sites e
páginas para a Internet. Trabalha em conjunto com o Webmaster.
Adaptado de Turban; Rainer; Potter (2005).
Fonte: Livro COC – Finanças e Arquitetura.
De acordo com Miglioli (2007), o perfil do profissional da área de TI apresenta-se da

seguinte maneira:
»» bom conhecimento de tecnologia, sem ser exageradamente técnico;
»» capacidade de fácil relacionamento com os usuários finais;
»» certo conhecimento sobre o negócio da empresa em que trabalha;
»» visão da empresa como um todo (visão sistêmica);
»» capacidade de vincular a tecnologia com os negócios da empresa.
69
A Arquitetura de TI
Podemos observar, dentro de um ambiente de arquitetura na moderna computação,

existe uma grande variedade de componentes de TI funcionando.
Conforme afirmam Turban, Rainer e Potter (2005), um ambiente de arquitetura de

computação é a maneira como os componentes da TI, ou seja, hardware, software,
redes e bancos de dados, de uma empresa são organizados e integrados para obter o
máximo de eficiência e eficácia.
O ambiente dos grandes computadores, os Mainframes, dominava a computação até

meados dos anos de 1980, sendo que os usuários trabalhavam com terminais chamados
burros que apenas serviam para entrada ou acesso aos dados. Os Mainframes
realizavam todo processamento nos ambientes fechados Centro de Processamento de
Dados (CPDs), nos dias atuais, em função das redes de telecomunicações, em especial
a Internet e as intranets, a arquitetura de TI da Computação Distribuída é a que
predomina na maioria das organizações.
De acordo com Turban, Rainer e Potter (2005, p. 55), a computação distribuída é “a

arquitetura de computação que divide o trabalho de processamento entre dois ou mais
computadores, usando uma rede para conexão, também chamada processamento
distribuído”.
Arquitetura Cliente/Servidor
Em um ambiente de computação distribuída é a configuração mais importante, em

que existe um computador central chamado servidor cuja função principal é oferecer
aos computadores conectados a ele uma variedade de serviços como acesso a pastas,
arquivos, dados, informações, impressão etc.
Conforme podemos observar, este ambiente oferece meios para os diferentes tipos
de dispositivos como computadores servidores e clientes, impressoras, Internet etc.,
trabalhando juntos e cada um realizando as tarefas para as quais são mais indicados. Por
consequência, o principal objetivo é a maximização do uso dos recursos do computador,
além disso o ambiente de arquitetura-base para os sistemas de Internet, ele ainda é o
tipo predominante em quase todas as pequenas, médias ou grandes empresas em que
todos acessam para extrair, enviar e compartilhar dados e informações.
70
Arquitetura Peer-To-Peer ou P2P
É outro tipo de arquitetura de computação distribuída em que não há um computador

central ou servidor, os computadores comunicam-se diretamente entre si para trocar/
compartilhar dados e informações de um para o outro.
Conforme Turban, Rainer e Potter (2005), a arquitetura Peer-To-Peer ou P2P é uma rede
de computação distribuída em que cada computador cliente compartilha arquivos ou
recursos diretamente com outros computadores, mas não por meio de um computador
central como na arquitetura cliente/servidor.
O Hardware de Computador
Todos os usuários de TI precisam conhecer, compreender e identificar elementos e
princípios básicos de funcionamento do computador bem como as principais diferenças
entre os diversos periféricos e, também, entender como ocorreu a evolução do hardware
de computador. Esse conhecimento não precisa ser técnico, mas, no mínimo, superficial
para analisar os diferentes tipos e suas principais.
O hardware é todo equipamento físico formado por um conjunto de componentes

e acessórios que utilizam eletrônica digital, usado para atividade de entrada,
processamento e saída de dados e informações, em que os fundamentos do hardware
de computador devem oferecer as condições físicas básicas para a infraestrutura de TI
de uma empresa.
Dispositivos do Hardware de Computador
Neste ponto, vamos destacar a arquitetura de TI, em que existe uma variedade de
componentes funcionando dentro de um ambiente da moderna computação, logo,
pode-se, assim, dizer que o computador é composto de alguns elementos ou partes
chamadas dispositivos.
Agora, entendendo mais um pouco sobre cada um dos dispositivos de hardware de

computador, temos:
»» Os dispositivos de Processamento. A Unidade de Processamento Central

CPU que controla as outras partes do computador e tem a função principal
de manipular os dados brutos, passando para um formato adequado.
71
»» Os dispositivos de Entrada que fazem as conversões dos dados e

instruções para o formato eletrônico para que possam ser processados
pelo computador.
»» Os dispositivos de saída que convertem dados eletrônicos produzidos

pelo computador e apresentam um formato em que os usuários possam
entender.
»» Os dispositivos de armazenamentos que são divididos em primário

que recolhe e guardam temporariamente dados e instruções durante o
processamento; e o secundário que abriga os programas, guardam dados
e informações, enquanto não estão sendo utilizados no processamento,
ou seja, mesmo quando o computador está desligado.
»» Os dispositivos de comunicação que são os que oferecem condições para

a conexão entre o computador e as redes de telecomunicações.
Periféricos de Computador
São aqueles equipamentos que trabalham executando tarefas em conjunto com o

computador e se dividem em periféricos de entrada e saída.
Tabela 2 - Periféricos de entrada e saída
PERIFÉRICOS/EQUIPAMENTOS TIPOS
TECLADOS ENTRADA
MOUSES ENTRADA
SCANNERS ENTRADA
TELA SENSÍVEL AO TOQUE ENTRADA
CANETA ÓTICA ENTRADA
LEITORES DE CÓDIGO DE BARRAS ENTRADA
MONITORES DE VÍDEO SAÍDA
IMPRESSORAS SAÍDA
MICROFONES E CAIXAS DE SOM ENTRADA E SAÍDA
PLACA DE REDE ENTRADA E SAÍDA
Fonte: Livro Gestão da Tecnologia da Informação – Finanças e Arquitetura.
72
Periféricos de Processamento e Comunicação
Tabela 3 – Periféricos de Processamento e Comunicacão
CPU PROCESSAMENTO
Placa de rede COMUNICAÇÃO
HUB, Switch COMUNICAÇÃO
Modem COMUNICAÇÃO
Periféricos de Armazenamento
Tabela 4 - Periféricos de armazenamento
MEMÓRIA RAM PRIMÁRIO
HD DISCO RIGÍDO SECUNDÁRIO
DRIVE DE DISCO FLEXÍVEL SECUNDÁRIO
DRIVE DE FITA MAGNÉTICA SECUNDÁRIO
CD ROM / DVD SECUNDÁRIO
PEN DRIVE SECUNDÁRIO
Agora, daremos ênfase e destaque aos dispositivos de armazenamentos secundários,

que, no nosso caso, será o objeto de estudo com um “toque” a mais para melhor
atender aos usuários de TI no que se refere à proteção e à segurança dos seus dados e
informações.
A Evolução dos Computadores

Ainda para Turbam, Rainer, Potter (2005), e para O’brien (2004), a relação entre
dispositivos de hardware e periféricos fizeram com que os computadores evoluíssem e
continuassem a evoluir ao longo dos tempos.
O Hardware de computador evoluiu durante cinco estágios ou gerações de tecnologias e,

com o avanço dessas gerações, os equipamentos tiveram maior poder de processamento
e capacidade de armazenamento, enquanto, simultaneamente, diminuíram de custo.
73
Agora, vamos entender como ocorreu a evolução do hardware de computador pela

análise da figura a seguir.
Mattos (2005) descreveu com riqueza de detalhes um verdadeiro passeio pelas

gerações de computadores, analisando sua evolução, que, hoje, para nós fica mais fácil
de entender por meio das figuras a seguir:
»» 1a Geração (1946 – 956): ENIAC – Eletronic Numerical Integrator And

Computer, o primeiro computador digital criado pelo exército americano.
»» 2a Geração (1957 – 1963): Computadores construídos com transistores.
»» 3a Geração (1964 – 1979): Os computadores passam a utilizar Chips.
»» 4a Geração (1980 – 1996): Computadores possuíam CIs que permitiam

instalação de um número maior de transistores.
»» 5a Geração (1997 – hoje): Os computadores desta geração utilizam

maciçamente de processamento paralelo a fim de processar várias
instruções ao mesmo tempo.
Agora que conhecemos um pouco mais sobre a evolução dos computadores, podemos
ter uma ideia dos diferentes tipos, classificação, poder de processamento, potência e,
também, o custo dos micros computadores que são menores, baratos e de uso geral
a computadores de médio porte que geralmente são utilizados como servidores; os
mainframes que são computadores altamente sofisticados e de grande porte utilizados
em aplicações empresariais e, por fim, os supercomputadores altamente sofisticados e
poderosos que executam cálculos complexos e são utilizados em trabalhos científicos e
militares.
O Software
O Software é o componente responsável e que dá “vida” ao computador para ser útil,
logo analisando dessa forma ou maneira, pode-se afirmar que o software é o coração
do Hardware de computador.
Em resumo, podemos dizer que software é, de acordo com Miglioli (2007), um conjunto
de ordens (instruções/programas) fornecido para o hardware com o objetivo de fazê-lo
funcionar corretamente e/ou atender a uma necessidade de informações dos usuários.
Então, vamos citar os tipos de softwares que são: o de sistema (ou básico) e o aplicativo.
74
O software de sistema (ou básico) são programas que agem entre o hardware e o
software aplicativo que gerenciam processamento de informações. Como exemplo,
podemos citar: o próprio sistema operacional ou simplesmente S.O. que determina
quais os recursos de hardware (memória, disco rígido, monitor, CPU, impressora,
entre outros) necessários para realização de tarefas, soluções de programas, frequência
e prioridade de atividades.
Existem vários tipos de S.O. como o Windows da Microsoft, o Unix da AT&T e o Linux
de Linus Torvalds, o Aix da IBM, o Solaris da Sun Micro Systems, o HP - UX da HP, o
Mac OS da Apple entre outros.
Analisando a utilização do S.O. verificamos e constatamos que o Windows da Microsoft

é o mais usado nos computadores (desktops e laptops) dos usuários.
Conforme pesquisas de dados recentes e atualizados, observa-se mudanças significativas

com relação ao uso do S.O
Os softwares aplicativos são programas de computadores que orientam o hardware

na execução de atividades específicas de processamento de dados ou informações, que
proporcionem funcionalidade aos usuários. Essas funcionalidades podem ser amplo-
genéricas como processamento de um texto ou restrito-específicos, como um programa
de folha de pagamento (TURBAN; McLEAN; WETHERBE, 2004).
Para nós, usuários de computador, mas em contexto sobre dados e informações, é

importante saber que os softwares aplicativos basicamente manipulam dados do texto
para criar ou fornecer informação, enquanto o software de sistema (básicos) manipula
recursos de hardware. Os softwares aplicativos usam o sistema operacional (software
de sistema) para fazer as solicitações de serviços, em resumo o software aplicativo não
consegue rodar sem o software de sistema básico.
Exemplos de software aplicativo
Os softwares aplicativos são aqueles utilizamos no nosso dia a dia, para atividades e
trabalhos diversos, tais como: editor de texto, planilha eletrônica, apresentação gráfica,
multimídia, áudio, vídeo, fotos etc., groupware para aplicações em redes e Internet,
browsers navegadores de rede para Internet, gerenciador de dados, correio eletrônico
(e-mail) antivírus, sistema de backup, aplicativos de projetos, aplicativos de voz, vírus
de computador, entre outros.
75
Tipos de software aplicativo
Ainda, destacando diferenças sobre os softwares, existem dois tipos distintos que são
o livre e o proprietário, em que o livre se refere à liberdade dos usuários executarem,
copiarem, distribuírem, estudarem, modificarem e aperfeiçoarem o software. Em
resumo, podemos dizer que o software livre tem de ser entregue com o código-fonte
disponível, não tem limitações no uso e é mediante o estudo do seu funcionamento,
adaptável às necessidades do utilizador. A redistribuição de cópias e modificações
devem ser livre.
O Software Proprietário, segundo Costa (2004), é aquele que não é livre, seu uso,
redistribuição ou modificação são proibidos, requerendo que você peça permissão para
utilizá-lo ou é restrito de tal forma que você não possa efetivamente redistribuí-lo ou
modificá-lo livremente.
De acordo com Miglioli (2007), os softwares proprietários, também chamados

licenciados, são desenvolvidos por uma empresa que procura ter lucro mediante uso
do software.
Vírus de computador
São softwares que tem como objetivo roubar dados e informações ou danificar o
computador do usuário de alguma forma ou maneira. Eles são também ferramentas
de grande utilidade para os chamados “Hackers e Crackers” (piratas de computador).
Como consequência, os vírus são hoje umas das principais ameaças do uso da Internet,
é por meio deles que os hackers roubam dados e informações pelos “Spans” (mensagens
infectadas), enviado para o endereço de várias contas de e-mail, e na mensagem aparece
um “Link” (endereço de página na Internet) para ser feito um “Download” (baixar
ou salvar no computador) um arquivo que, na maioria das vezes, já está anexado à
mensagem, caso o arquivo seja baixado, infectará o computador com um vírus.
Antivírus
O antivírus é uma das formas de proteção e segurança, eles são programas que procuram
detectar e, então, anular ou remover os vírus de computador. Atualmente, novas
funcionalidades têm sido adicionadas aos programas antivírus, de modo que alguns
procuram detectar e remover cavalos de troia e outros tipos de código malicioso, barrar
programas hostis e verificar e-mails. Quando se tratar de e-mail, devemos ter muito
cuidado, não é aconselhável baixar ou enviar dados e informações para remetentes que
76
você não conheça. Também atente para empresas que pedem informações pessoais.
Como número de documentos e senhas por meio de e-mail, não se arrisque, leia a
mensagem e o remetente com muita cautela, pois podemos identificar um golpe pelo
nome do remetente.
E, para evitar ser infectado por um vírus de computador, você deve ter um bom antivírus;
e ele deve estar sempre atualizado, funcionando corretamente, e o computador
deve ser escaneado constantemente. Um bom antivírus deve possuir as seguintes
funcionalidades: ser capaz de identificar e eliminar a maior quantidade possível de
vírus e outros tipos de malware; Analisar os arquivos que estão sendo obtidos pela
Internet; Verificar continuamente os discos rígidos (HDs), flexíveis (disquetes) e
unidades removíveis, como CDs, DVDs e Pen drives, de forma transparente ao usuário;
Procurar vírus, cavalos de troia e outros tipos de malwares (código malicioso) em
arquivos anexados aos e-mails; Criar, sempre que possível, uma mídia de verificação
(disquete ou CD de boot) que possa ser utilizado caso um vírus desative o antivírus que
está instalado no computador; Atualizar as assinaturas de vírus e malwares conhecidos,
pela rede, de preferência diariamente. Alguns antivírus além das funcionalidades acima
permitem verificar e-mails enviados, podendo detectar e barrar a propagação por e-mail
de vírus, worms, e outros tipos de malwares. Um antivírus não é capaz de impedir
que um atacante tente explorar alguma vulnerabilidade existente em um computador.
Também não é capaz de evitar o acesso não autorizado a um backdoor instalado em um
computador.
Firewall
Existem também outros mecanismos de defesa conhecida como firewalls, que podem
prevenir contra tais ameaças. Os firewalls são dispositivos constituídos pela combinação
de software e hardware, utilizados para dividir e controlar o acesso entre redes de
computadores.
Um tipo específico é o firewall pessoal, este se constitui de software ou programa

utilizado para proteger um computador contra acessos não autorizados vindos da
Internet. O firewall funciona da seguinte forma: se alguém ou algum programa suspeito
tentar se conectar ao seu computador, um firewall bem configurado entra em ação para
bloquear tentativas de invasão, podendo barrar, também, o acesso a backdoors, mesmo
se já estiverem instalados em seu computador.
77
O Browser (Navegador)
O navegador é o que permite aos usuários de se locomoverem entre um site e outro,

ele também é considerado uma ferramenta de segurança, pois, quando se trata de boa
qualidade, pode identificar algum perigo em determinados sites, evitando, assim, que o
computador do usuário seja infectado com algum vírus; se o navegador for de qualidade
duvidosa, ele pode acabar por expor seu computador a perigos, como, por exemplo,
sites maliciosos.
Existem vários navegadores que nos proporcionam vantagem de escolher e existem

ótimas opções que oferecem aos usuários diversos filtros de segurança e uma ótima
velocidade de navegação incrivelmente rápida, o anti- “pop-ups” que lhe protege de
janelas de propagandas, muitas vezes, indesejadas, que são abertas por alguns sites
que podem ou não estarem ligados ao que o usuário está utilizando, o filtro “phishing”
que lhe protege de fraudes e roubos. Para analisar a qualidade dos navegadores,
sugerimos os seguintes critérios: segurança, velocidade, usabilidade Fique por dentro
das novidades e das novas versões.
A Internet, a Rede Mundial de Computadores
A Internet é a rede mundial de computadores que nos proporciona diversos benefícios

e facilidades. É o recurso, hoje em dia, de extrema importância para a funcionalidade
do mundo, com ela nós podemos executar diversas atividades e tarefas que antes não
eram possíveis, como, por exemplo: comprar, vender e até mesmo estudar.
O E-commerce e o E-Business
“O comércio eletrônico (e-commerce) descreve o processo de compra, venda,

transferência ou troca de produtos, serviços ou informações, via comunicação eletrônica”
(TURBAN; JR; POTTER, 2005).
De acordo com o Dicionário Houaiss, o comércio é uma atividade que consiste em

trocar, vender ou comprar produtos, mercadorias, valores etc.; troca de produtos por
outros produtos, ou de produtos e serviços por valores, ou de valores por outros valores,
visando, num sistema de mercados ao lucro.
O conceito ou a etimologia do comércio é destacado do latim, de onde vem a seguinte

definição sobre termo:
Comércio é do latim commercium; comércio, tráfico; direito de comprar

e de vender, de comerciar; mercadoria, provisões, fornecimento (de um
78
exército); mercado, feira; preço, valor; trato, relações entre pessoas;

relações sexuais; (Dicionário Houaiss).
O comércio eletrônico corresponde às trocas mediadas em tecnologia

entre as partes (indivíduos, organizações, ou ambos) bem como
baseadas eletronicamente em atividades intra ou interorganizacionais
que facilitam tal troca. (RAYPORT; JAWORSKI, 2001).
A origem do comércio eletrônico propriamente dito teve seu início no final da década de
1970, com o intercâmbio eletrônico de dados no setor automobilístico. Porém, somente
com a expansão da Internet é que o comércio eletrônico ganhou grande visibilidade.
O comércio eletrônico começa a ser praticado de acordo com o objetivo mais geral de
realizar negócios por meios eletrônicos. Desta forma, por meio de etapas que se iniciam
com o marketing on-line e com o gerenciamento dos pedidos, do pagamento, da
distribuição e dos serviços de pós-venda. O advento da Internet e as www permitiram
que o comércio eletrônico ficasse mais acessível para grande parte de usuários que até
então não tinham esse acesso, passando a depender da natureza tecnológica do tipo da
conexão, permitindo, assim, uma interação mais fácil, rápida e segura.
Lembrando, ainda, de que o E-commerce e E-Business não sejam a mesma coisa,

são interligados em seus relacionamentos, mas diferentes: o E-commerce significa
comércio eletrônico, ou seja, conjunto de atividade comerciais que acontecem
on-line; já o E-Business não envolve transação comercial, é um negócio eletrônico, uma
negociação feita pela Internet, mas que não envolve transação comercial.
O E-Business de acordo com o Dicionário Houaiss, é um negócio eletrônico que

inclui o atendimento a clientes, colaboração com parceiros empresariais, transações
eletrônica de suporte às outras atividades, ou seja, um conceito bem mais amplo do que
o e-commerce.
O conceito ou etimologia do negócio é destacado do latim, de onde vem a seguinte

definição sobre termo:
Negócio é do latin negotium; ocupação, trabalho; (Dicionário Houaiss).
No ambiente do E-Business, os negócios sofrem interferências

tributárias que podem inviabilizar projetos de implementação de
novas tecnologias, e cabe à Controladoria acompanhar estes projetos,
apontando alternativas que viabilizem o negócio. (LAUNDON;
LAUNDON, 2001).
Para Silva Jr. e Corrêa (2001, p. 13), “os clientes esperam do Comércio Eletrônico uma
enorme eficiência, qualidade, velocidade e principalmente segurança, devendo esta ser
79
tratada com muita atenção e particularidade. A segurança faz parte de um processo, ela
não é considerada um produto.”
Com a Internet e a Web em rápida expansão do E-Business, empresas e consumidores

são obrigados a focar na segurança de dados e informações.
A origem do E-Business ou negócio eletrônico propriamente dito, também como

o E-commerce teve seu início no final da década de 1970, levando-se em conta que
um necessitou do outro para poder existir. O importante é que o negócio eletrônico
(E-Business) não necessariamente envolve a venda, que é a principal atividade do
e-commerce, sendo que as tecnologias que foram criadas para o E-commerce são
usadas em E-Business como é o caso da principal infraestrutura utilizada a orientação
a serviços.
Os relacionamentos do negócio eletrônico que definem as modalidades de E-Business

que são classificados quanto à interação entre canais, parceiros ou clientes. Na
decomposição do negócio eletrônico o E-Business pode ser decomposto em divisões
de negócios e está apoiado em outras áreas com seus diversos elementos conforme a
pirâmide adaptada por Franco, (2006, p. 25).
Segurança de dados e informações com

E-commerce e o E-Business
Na visão de vários autores, entre os quais vamos destacar alguns pontos importantes
relacionados ao assunto, os seguintes itens devem sempre observados, pois correspondem
a tudo que envolve a cadeia de negócios, sendo elas a garantia da segurança dos dados
e informações do comércio e suas relações diretas e indiretas.
Quando se tratar em vender pela Internet, a principal preocupação é para receber

o pagamento da compra, por isso sempre que for vender algo, procure por sites
confiáveis, observe as taxas cobradas, acompanhe a negociação; caso houver problemas,
recorra aos seus direitos, atente para sites que não apresentem, para os vendedores
e compradores, nenhuma segurança ou garantia, isso compromete as negociações;
antivírus instalado e atualizado, escaneando frequentemente ou diariamente; preste
atenção nas formas de pagamento e recebimento e fique atento ao cliente, nunca envie
o produto sem receber antes.
80
A Criptografia e a Segurança de dados e

informações
Com o uso mais popular dos recursos da Tecnologia da Informação que estão presente
em todas as áreas das mais diversas atividades que podemos imaginar para realizar os
diferentes tipos de serviços como financeiros e corporativos e até armazenamento de
arquivos pessoais e devido às constantes mudanças na estruturas dos dados e informações
no meio digital e eletrônico, temos também a necessidade de nos preocuparmos com
o estado e o meio de como garantir proteção e segurança das informações e dados
contra várias ameaças e fatores gerados em volta das novas tecnologias. Diante disso,
faz-se necessário o uso das ferramentas e recursos da criptografia, sendo o seu uso
indispensável, muito importante e necessário para garantir o sigilo, a integridade e a
autenticidade de informações e dados.
Segundo Loidreau (1999), a origem da criptografia, provavelmente, remonta ao princípio

da existência humana, logo que as pessoas tenham tentado aprender a se comunicar.
Consequentemente, tiveram de encontrar meios para garantir a confidencialidade de
parte das suas comunicações.
O conceito de criptografia é destacado entre vários autores e suas obras, de onde vem a
seguinte definição sobre termo:
Criptografia, do grego kryptós = escondido, oculto + grápho =

grafia, escrita, é a arte ou a ciência de escrever em cifra ou código;
em outras palavras, é um conjunto de técnicas que permitem tornar
incompreensível uma mensagem originalmente escrita com clareza, de
forma a permitir, normalmente, que apenas o destinatário a decifre e
a compreenda. Quase sempre o deciframento requer o conhecimento
de uma chave, uma informação secreta disponível ao destinatário
(LUCCHESI, 1986, p. 11).
“A criptoanálise, do grego kryptós + analysis = decomposição, é a arte

ou a ciência de determinar a chave ou determinar a chave ou decifrar
mensagens sem conhecer a chave” (LUCCHESI, 1986, p. 11).
A criptologia, do grego Kryptós + logos = estudo, uma ciência muito

antiga que reúne criptografia e a criptoanálise, e há quatro mil anos já
estava presente na escrita hieroglífica dos egípcios. Desde então vem
sendo muito utilizada para fins militares, diplomáticos.
A criptografia é uma ciência muito antiga, existe há aproximadamente quatro mil anos
e já estava presente no sistema hieroglífico dos egípcios. Foi muito utilizada para fins
81
militares e diplomáticos durante as guerras, na Segunda Guerra foi importante com

a consequente quebra dos códigos alemão e japonês, fundamental para o sucesso dos
aliados. Outros, ou seja, terceiros (espião) podem vir a ter acesso à mensagem cifrada
através de “escuta” e até determinar o texto original ou mesmo através da “quebra” do
sistema. O espião é um criptoanalista, e sua atividade é a criptoanálise de texto cifrado
conhecido, e pode também ter informação sobre o texto e conhecer inclusive parte
dele, o que lhe dá uma vantagem adicional. A aplicação da criptografia cresceu muito
devido à necessidade de sigilo, integridade e autenticação. Com a disseminação das
redes de computadores, aumentou também a necessidade de tornar os dados seguros,
sendo sua utilização ou processos somente por pessoas autorizadas a utilizá-los para
evitar alteração fraudulenta, criação falsa ou destruição de informação correta. Assim
o valor das informações mensagens, dados e as aplicações de transferências eletrônicas
precisam ser protegidas. A assinatura digital é um tipo de autenticação, segundo o autor
é um análogo computacional de um documento tradicional, assinado por uma pessoa:
o destinatário pode provar a identidade do remetente e a integridade da mensagem
recebida. Atualmente, a criptografia é muito utilizada nos mais diversos meios de
comunicações, e a facilidade de acesso a eles e o grande volume de mensagens que são
enviadas e utilizadas frequentemente através de telefones celulares e computadores
etc. Isso tudo fez com que a criptografia tivesse que evoluir, e muito, nos últimos anos.
Armazenamento de dados e Informações

Para manter protegidos e seguros dados e informações, é necessário fazer o backup –
cópia de segurança, procedimento de copiar dados e informações de um dispositivo
para outro com o objetivo de recuperar as informações caso haja algum problema;
esse procedimento pode ser feito com a utilização de mídias ou dispositivos de
armazenamento secundários externos. O backup anteriormente era muito utilizado
com o sistema de fita, cujos dados e informações eram gravados em uma superfície
magnética. Outro meio é a óptica que trata da gravação em mídias que podem ser um
cd ou dvd. O backup dos dados e informações será definido de acordo com o volume
de arquivos, a periodicidade de manipulação, o uso e a importância a ser dada aos
arquivos. O backup e o armazenamento são recomendados quando se deseja manter
protegido e seguro, por tempo indeterminado ou longo período de tempo; já para
transporte dos dados e informações é muito importante que sejam copiados unidade
de HD externo e ainda em unidade de pen drive por ser de fácil manuseio, não ocupam
espaço, simples e fácil de transportar, também são muito utilizados os dispositivos tipo
cartão de memória. Lembrando que os arquivos sempre devem estar protegidos por um
82
sistema criptográfico de senhas, caso venha a perder, esquecer o dispositivo em algum

local, ou ainda ser danificado.
Os CDs e DVDs são dispositivos de armazenamento e transporte de dados muito

confiáveis, sendo que suas principais características são a de grande capacidade, custo
baixo, tempo longo de armazenamento e alta compatibilidade. As desvantagens são
que exigem muito trabalho e cuidado para gravação, sensibilidade ao calor, umidade,
riscos, quedas e o local de conservação e guarda, durando de 5 anos a 10 anos de acordo
com os cuidados. Os HDs para armazenamento e transporte de dados e informações
também necessitam de cuidados especiais, possuem diversos recursos e aplicações
quanto ao tipo, tamanho, conexões, proteções, sensores e arranjo de disco. As formas e
maneiras de manter dados e informações protegidos e seguros seja através de backup,
cópia direta de gravação, é dar a devida importância a dados e informações pessoais,
possuindo cópias de segurança em algum tipo de mídia e que não esteja dentro do
equipamento/computador, seja ele em CD, DVD ou HD externo.
Através de um dispositivo conectado a Internet (Pc, celular, smartPhone etc.) você terá
acesso a todas as suas aplicações direto em um servidor, sem necessidade de instalação
de programas e armazenamento de dados localmente.
“As redes de computadores tornaram-se muito importantes e muito

presentes no dia a dia do ser humano. A maioria das pessoas tem
contato com algum tipo de rede e estão presentes em inúmeros lugares”
(KUROSE, 2003).
O computador, o cd e o DVD não são as únicas formas de arquivar seus dados e

informações, existem também as opções como hds externos e serviços de armazenamento
“em nuvem”, cabendo ao usuário descobrir e escolher qual a melhor forma de armazenar
seus dados e informações, porém a escolha certa dependerá e muito do que você
deseje salvar ou fazer backup. Apesar de estar atrás de computadores, CDs e DVDs,
o HD externo e o armazenamento em nuvem são opções reais para arquivar dados e
informações.
O conceito de Cloud Computing (Computação em Nuvem) tem como principal

característica a transformação dos modos tradicionais de como empresas utilizam
e adquirem os recursos da Tecnologia da Informação (TI). Sua abordagem parte do
princípio de que toda a infraestrutura de TI (hardware, software e gestão de dados
e informação), até então tratada como um ativo das empresas usuárias passa a ser
acessada e administrada por estas através da Internet (nuvem), com o uso de um simples
navegador (browser) da rede mundial de computadores. Através de um acesso remoto,
com o uso de qualquer tipo de equipamento (smartphones, notebooks, computadores
83
de mesa etc.), fornecedores de tecnologia passam a prover a infraestrutura e os serviços

capacitados para atender a essa demanda.
De acordo com a Next Generation Center (2009), na prática, a Computação em Nuvem

seria a transformação dos sistemas computacionais físicos de hoje em uma base virtual.
A computação nas nuvens é a convergência de três tendências como a virtualização, em

que as aplicações estão separadas da infraestrutura; a computação Utilitária (Utility
Computing), em que se paga apenas pelo o que é utilizado ou consumido em Tecnologia
da Informação (TI) e o software como um serviço (Software a Service – SaaS), em que
as aplicações estão disponíveis sob demanda.
Entre as diversas vantagens oferecidas aos usuários, especialmente os corporativos,

a nuvem computacional comporta os seguintes aspectos como a liberação da verba
destinada à manutenção de infraestrutura tecnológica dos usuários para outros fins;
flexibilidade e maior facilidade nas transições e adequações para novas gerações e
ferramentas e a extinção de custos de manutenção, atualizações, licenças e suporte. Um
dos principais efeitos positivos que a Cloud Computing pode trazer é o estabelecimento
e a consolidação de um novo modelo de acesso à tecnologia, pois a sua aplicação básica
consiste na ideia de que as empresas usuárias passem a privilegiar a contratação de
serviços ao invés de comprarem produtos e a pagarem para ter uma infraestrutura em
seus domínios, transferindo essa responsabilidade para fornecedores e intermediários.
Como conservar, armazenar e limpar os seus

CDs e DVDs
Como já mencionado, os CDs e DVDs são os meios mais difundidos de guardar ou
arquivar dados e informações importantes de nossa vida pessoal e profissional, por
isso é indispensável guardá-los corretamente e mantê-los sempre limpos e livres de
arranhões, pois são muitos sensíveis a sujeiras graças à tecnologia óptica superior.
É preciso tomar alguns cuidados ao manusear o disco, segure-o pelas bordas e pelo
furo central, sem colocar os dedos na superfície; não deixe o disco solto dentro da
embalagem, pois ele pode cair do estojo ou riscar com facilidade; mantenha o disco
longe de objetos ásperos, cortantes ou pontiagudos que podem vir a riscá-lo; a umidade
e o calor podem diminuir a vida útil das mídias, portanto conserve-os sempre em
um lugar da casa arejado, fresco e com pouca luminosidade, quanto mais baixa a
temperatura dos locais de armazenamento melhor para conservá-los. Fique sempre
atento à forma e à maneira de armazenagem, na vertical em caixinhas próprias como se
fossem livros, dessa maneira fica fácil classificá-los em ordem alfabética e em grupos;
84
em pastas próprias que permitem o armazenamento de um grande número de mídias,

muitos modelos oferecem proteção térmica, prefira pastas com divisórias, pois evitam
arranhões, não exponha os discos a umidade, poeira e raios solares, proteja de gordura
ou qualquer tipo de sujeira.
Utilize canetas adequadas para nomeá-los sempre no lado etiquetado de fábrica; não
cole etiquetas adesivas em nenhum dos lados do disco, pois elas podem impedir o
seu funcionamento ou até descolar dentro do aparelho, danificando-o; utilize canetas
próprias e nunca de pontas duras; para backups de dados e informações sempre tenha
em mãos mídias da melhor qualidade, pois ela irá conservar melhor seus arquivos
importantes.
Quanto à limpeza lembre-se de que eles são produzidos em camadas, sendo uma delas
a responsável pela proteção contra a sujeira que atrapalha os leitores ópticos. Para não
danificar tal camada, não utilize produtos abrasivos, esponjas ásperas ou produtos de
limpeza fortes. Nenhum produto químico deve ser usado para limpar os discos, na
limpeza utilize apenas uma flanela seca ou guardanapo descartável, se estiver muito
sujo e necessitar de uma limpeza melhor, siga estes passos: aplique algumas gotas de
detergente neutro sobre a área de leitura do disco ainda seco, espalhe o detergente
partindo do centro para fora, em movimentos retos, pois movimentos circulares podem
causar arranhões que abrangem uma área maior de dados e informações, enxágue em
água corrente, secar utilizando papel toalha macio. A dica é não deixar resíduos para
não danificar. E o melhor mesmo é tratar seus discos com muito cuidado para não
sujá-los e muito menos riscá-los.
Cuidados gerais de prevenção para proteção

e segurança de dados e informações
Dados e informações são de extrema importância para os Sistemas de Informações
(Sis) que apresentam soluções para mudança de posturas em vários ambientes, quando
distribuem as informações necessárias para otimizar as atividades inerentes como
coordenar, controlar e, ainda, auxiliar a tomada de decisões nos processos de negócios,
além de analisar problemas entre outros. Por isso, devemos preocupar-nos, e muito,
com proteção e segurança de dados e informações tanto pessoais quanto em rede. Para
evitar problemas ou danos devemos adotar ações prevencionistas como manter seu
programa de firewall e antivírus sempre atualizado, evitar utilizar seu notebook em
redes wi-fi desprotegidas, nas redes sem fio domésticas. Configure seu equipamento
para utilizar métodos de criptografia WPA ou WPA2 e evite utilizar a criptografia WEP,
não use datas comemorativas, nome de pessoas próximas ou números sequenciais em
85
senhas, use sempre uma senha com caracteres especiais e números. Caso não saiba
configurar seu Modem sem fio, solicite ajuda de profissional de TI da sua confiança
para realizar tal configuração. Não salve dados bancários, senhas e outras informações
pessoais em documentos sem proteção, ou em locais de fácil acesso, evite colocar
informações pessoais em sites de relacionamentos, pois existem muitas pessoas
interessadas nessas informações, não utilize seu pen drive em computadores de
desconhecidos e, para armazenamento de dados sigilosos, em pen drives ou notebooks,
utilize ferramentas de criptografia, sempre bloqueie o computador ao se afastar, nunca
e jamais informe sua senha de acesso à rede ou à Internet a alguém, pois a senha é de
uso pessoal e intransferível, ao receber e-mails desconhecidos, não execute ou salve
aplicativos anexados, evite enviar e-mails para vários usuários utilizando o campo Cc,
utilize o campo CCo e não distribua e-mails de corrente, que dizem distribuir dinheiro
ou ajudar alguém necessitado.
Melhores práticas em segurança de TI

Algumas das melhores práticas de seguranças de TI são recomendadas para resguardar
os dados e informações como ter instalado em seu computador um bom programa
antivírus e que deve ser atualizado regularmente; a utilização de firewall para segurança
em uma rede de computadores ele realiza a filtragem dos pacotes e, então, bloqueia as
transmissões não permitidas; ter muita atenção e cuidado com downloads quando o
usuário baixa algum programa ou arquivo de um determinado site ou programa de
compartilhamento de arquivos, hoje em dia são feitos muitos downloads por dia.
Ainda existem alguns riscos associados em executar downloads pela Internet, eles são
maiores ou menores. É importante sempre optar por sites conhecidos que garantem a
qualidade dos programas. Alguns dos programas ou arquivos que são disponibilizados
para downloads podem conter vírus, por isso sempre é importante escaneá-los com
antivírus e lembre-se de que todo e qualquer arquivo deixado na Internet deve ser
escaneado com antivírus, desta forma evita-se que o computador adquira um vírus e
ainda um plano de conscientização de usuários ou segurança em pessoas para tratar do
lado da consciência e da ética com relação ao uso da TI e seus recursos e ainda o termo
de responsabilidade é essencial sobre os dados e informações.
86
Planejamento, implementação e avaliação

de estratégias na área de Sistemas de
Informação
Conceitos de planejamento estratégico
Segundo Oliveira (1991, pp. 32-33) o planejamento estratégico constitui-se de “processo

gerencial” que possibilita à instituição estabelecer o direcionamento a ser seguido,
visando alcançar uma boa relação entre a empresa e seu ambiente. Em consonância com
a proposição de Oliveira (1991), Chiavenato (2003, p. 39) apresenta o planejamento
estratégico como “um processo de formulação de estratégias organizacionais no qual se
busca a inserção da organização e de sua missão no ambiente em que está atuando”, ou
seja, é uma maneira pela qual a organização aplica determinadas estratégias com vistas
a alcançar seus objetivos.
Para Bateman e Snell (1998), a administração estratégica é um processo envolvendo

administradores de todos os níveis da organização, que formulam e implementam
objetivos estratégicos. Já o Planejamento Estratégico seria o processo de elaboração
da estratégia, na qual se definiria a relação entre a organização e o ambiente interno
e externo, bem como os objetivos organizacionais, com a definição de estratégias
alternativas (MAXIMIANO, 2006).
A intenção estratégica reflete a intenção da empresa quanto a sua atuação no mercado

e perspectivas futuras. Ela é tida com a concepção estratégica que permeia a definição
da missão, visão e valores corporativos. Propicia à empresa o embasamento teórico
necessário para concretizar a aplicação das estratégias definidas.
De acordo com Chiavenato (2003, p. 52), a intenção estratégica “representa a

alavancagem de todos os recursos internos, capacidades e competências essenciais de
uma organização com a finalidade de cumprir sua metas no ambiente competitivo”.
Análise ambiental
Pode-se perceber que o mundo está em constante modificação. Tais mudanças podem
trazer grande impacto institucional tanto positiva quanto negativamente. Por isso é de
fundamental importância que se esteja preparado para perceber, receber e se sobrepor
a essas situações, sendo a análise do ambiente externo uma importante aliada a esse
processo, pois permite aplicar o monitoramento da situação em que a organização se
encontra, quais as suas possibilidades e as ameaças que a circundam.
87
Faz-se necessário ressaltar, que esse monitoramento não garantirá que as ameaças
inexistam e nem que as oportunidades tragam benefícios, mas propicia o entendimento
e a formulação de adequadas formas de reação, resultando, por exemplo, num plano de
ação previamente estabelecido.
Além do monitoramento externo, é necessária a análise interna da instituição, de modo

que se possa identificar sua imagem perante seus trabalhadores, e seus pontos fortes e
fracos, a fim de se investir esforços naquilo que é bom e principalmente no que se deve
melhorar.
O diagnóstico interno de uma instituição pode ser realizado mediante a aplicação de

uma técnica denominada matriz SWOT, em que são analisadas as oportunidades e as
ameaças do ambiente no qual a instituição está inserida, além das forças e fraquezas que
a mesma apresenta. Essa análise é simples de ser executada, não havendo necessidade
de contratação de pessoal especializado. É barata e muito eficiente, pois auxilia a
empresa a se manter presente e atuante no mercado de trabalho, e ainda proporciona à
instituição conhecer e trabalhar seus defeitos enquanto é tempo, e quem sabe, com isso
conseguir transformar uma ameaça em oportunidade.
Djalma de pinho diz que existem quatro fazes básicas para a elaboração e implementação
do planejamento estratégico:
»» Fase I – diagnóstico estratégico
»» Fase II – Missão da empresa
»» Fase III – instrumentos prescritivos e quantitativos
»» Fase IV – controle e avaliação
Na fase I deve-se determinar como a empresa está. Esta fase é realizada por meio de
várias informações inerentes aos aspectos internos e externos da instituição. A fase I
pode ser dividida em cinco etapas:
88
a. Identificação da visão: a visão é considerada o que a empresa quer

ser em um futuro próximo ou distante. São os limites que os princípios
responsáveis pela empresa conseguem enxergar.
b. Identificação de valores: valores representam o conjunto dos

princípios, crenças e questões éticas fundamentais de uma empresa,
bem como fornecem sustentação a todas as suas principais decisões.
Portanto, os valores são de fundamental importância para a definição do
planejamento estratégico.
c. Análise externa: essa é a etapa que verifica as ameaças e as

oportunidades que estão no ambiente da empresa e a melhor forma de
usufruir ou evitar certas situações:
›› Ameaças: são as variáveis externas e não controláveis pela empresa

que podem criar condições desfavoráveis para a mesma.
›› Oportunidade: são as variáveis externas e não controláveis pela

empresa, que podem criar condições favoráveis para a empresa, desde
que a mesma tenha condições e/ou interesse de usufruí-las.
A análise deve ser feita no todo da empresa, de forma a considerar uma série de assuntos,
entre os quais se pode destacar:
»» mercado nacional e regional;
»» mercado internacional;
»» evolução tecnológica;
»» fornecedores;
»» mercado financeiro;
»» aspectos socioeconômicos e culturais;
»» aspectos políticos;
»» entidades de classe;
»» órgãos governamentais;
»» mercado de mão de obra; e
»» concorrentes.
89
d. Análise interna
A análise interna da instituição compreende os pontos fortes e fracos da instituição. O

primeiro são as variáveis internas e controláveis que propiciam uma condição favorável
para a empresa, em relação ao seu ambiente. Já o segundo, são as variáveis internas e
controláveis que propiciam uma situação desfavorável para a empresa, em relação ao
seu ambiente.
Além dos pontos fortes e fracos, têm-se, ainda, os pontos neutros, que são aqueles que
não geram benefício ou prejuízo a instituição. É, então, uma variável identificada pela
empresa; todavia, no momento, não existem critérios e parâmetros de avaliação para
sua classificação como ponto forte ou ponto fraco.
Na busca pela definição dos pontos fortes e fracos, a estrutura organizacional deve ser
uma das primeiras a ser avaliadas, pois a empresa com a estrutura bem organizada
alcança mais rápido seus objetivos. Alguns dos fatores a serem considerados na análise
interna são:
»» produtos e serviços atuais;
»» novos produtos e serviços;
»» promoção;
»» imagem institucional;
»» comercialização;
»» sistemas de informações;
»» estrutura organizacional;
»» tecnologia;
»» suprimentos;
»» parque industrial;
»» recursos humanos;
»» estilo de administração;
»» resultados empresariais;
»» recursos financeiros;
»» controle e avaliação.
90
Portanto, é necessário trabalhar com fatores internos e externos à empresa de maneira

interligada, pois esse tratamento interativo é que caracteriza uma abordagem estratégica.
Outro ponto importante a ser detalhado na análise externa são os ambientes, que podem
ser diretos ou indiretos. O primeiro representa o conjunto de fatores através dos quais
a empresa tem condições não só de identificar, mas também de avaliar ou medir, de
forma mais efetiva e adequada, o grau de influência recebido e/ou proporcionado. Já o
segundo, representa o conjunto de fatores através dos quais a empresa identificou, mas
não tem condições, no momento, de avaliar ou medir o grau de influência entre as partes.
Pode ser, por exemplo, o caso de algumas variáveis culturais, demográficas ou culturais.
O ambiente está fora do alcance das empresas, porém afeta seu comportamento e
vice-versa.
e. Análise dos concorrentes: analisa as vantagens competitivas da

própria empresa e dos concorrentes. Evidencia-se, nessa etapa, a
necessidade de uma avaliação da qualidade da informação para uma
análise preliminar do nível de risco que a empresa está adotando.
A fase II, fala sobre a missão da empresa, que é como se fosse a razão de ser da empresa.
De acordo com Djalma de Pinho “missão é a determinação do motivo central da
existência da empresa, ou seja, a determinação de quem a empresa atende com seus
produtos e serviços”. Corresponde a um horizonte dentro do qual a empresa atua ou
poderá atuar. Portanto, a missão representa a razão de ser da empresa.
A missão está diretamente ligada ao estatuto social da empresa, porém é bem mais
ampla. Deve ser elaborada a fim de satisfazer as necessidades do ambiente externo.
O executivo estabelece os propósitos da empresa, que correspondem à explicação dos

setores de atuação dentro da missão em que a empresa já atua ou está analisando a
possibilidade de entrada no setor, ainda que esteja numa situação de possibilidade
reduzida. Estes setores atuam tanto com produtos e serviços, quanto a seguimentos de
mercado, fala Djalma de Pinho.
Têm-se também na fase II a estruturação e o debate de cenários. Os cenários representam,

de acordo com Djalma, situações, critérios e medidas para a preparação do futuro da
empresa. Os cenários desenvolvidos devem retratar determinado momento futuro ou
detalhar a evolução e a sequência dos eventos. Desde o evento atual até determinado
momento no futuro.
Outro aspecto a ser considerado é como a empresa se apresenta diante de seu ambiente.
A postura proporciona um quadro-diagnóstico geral da empresa, resultado dos pontos
91
fortes e fracos da instituição que geram capacidade para aproveitar oportunidades e de

enfrentar ameaças externas ou não controláveis pela empresa.
Na fase III, instrumentos prescritivos e qualitativos, as questões básicas são o

estabelecimento de “aonde se quer chegar” e de “como se quer chegar”. Os instrumentos
prescritivos dizem respeito ao que deve ser feito pela empresa para que se possa chegar
aos objetivos almejados pela missão, respeitando as macropolíticas, bem como as ações
estabelecidas pela macroestratégias, voltando-se para a visão, ou seja, o que a empresa
quer ser.
A empresa deve estabelecer, por meio de diferentes métodos-cruzamento de fatores

externos e internos, interação com cenários, administração por objetivos etc. os
seguintes aspectos: objetivos, objetivos funcionais, desafio e meta. De acordo com
Djalma:
»» Objetivo: é o alvo ou a situação que se pretende alcançar. Aqui se

determina para onde a empresa deve dirigir seus esforços.
»» Objetivo funcional: é o objetivo parcial, correlacionado às áreas funcionais,

que deve ser atingido com a finalidade de se alcançar os objetivos da
empresa.
»» Desafio: é uma realização que deve ser continuadamente perseguida,

perfeitamente quantificável e com prazo estabelecido, que exige esforço
extra e representa a modificação de uma situação, bem como contribui
para ser alcançada uma situação desejável identificada pelos objetivos.
»» Meta: coresponde aos prazos ou etapas, perfeitamente quantificados e com

prazos para alcançar os desafios e objetivos. As metas são decomposições
de objetivos ao longo do tempo (anos, semestres, meses).
Devem ser estabelecidas também estratégias e políticas. A estratégia é a “ação ou

caminho mais adequado a ser executado para alcançar, preferencialmente de maneira
diferenciada, os objetivos, desafios e metas estabelecidos, no melhor posicionamento
da empresa perante seu ambiente. É importante procurar substabelecer estratégias
alternativas para facilitar as alterações dos caminhos ou ações de acordo com as
necessidades. As estratégias podem ser estabelecidas por área funcional da empresa. A
partir das estratégias, devem ser desenvolvidos os projetos, os quais são consolidados
por meio de planos de ação, quando envolvem diferentes planos da empresa”.
Já a política é a “definição dos níveis de delegação, faixas de valores, e/ou quantidades-

limite e de abrangência das estratégias e ações para a consecução de objetivos. A política
92
fornece parâmetros ou orientações para a tomada de decisões. Corresponde a toda

base de sustentação para o planejamento estratégico. Normalmente, são estabelecidas
por área funcional da empresa, embora se ressalte que a política é um parâmetro ou
orientação para a tomada de decisões por toda a empresa”.
Outra etapa é o estabelecimento dos projetos e planos de ação, que devem respeitar as
estratégias e políticas da instituição. Segundo Djalma:
»» Projetos: são trabalhos a serem realizados com responsabilidades de

execução, resultados esperados com quantificação de benefícios e prazos
para execuções preestabelecidas, considerando os recursos humanos,
financeiros, tecnológicos, materiais e de equipamentos, bem como as
áreas da empresa envolvidas necessárias a seu desenvolvimento.
»» Programas: são os conjuntos de projetos homogêneos quanto ao seu

objetivo ou finalidade maior.
»» Planos de ação: são os conjuntos das partes comuns dos diversos projetos
quanto ao assunto que está sendo tratado (recursos humanos, tecnologia,
logística, qualidade etc.).
Já os instrumentos quantitativos estão relacionados aos aspectos econômico-financeiros,

associados à estrutura organizacional da empresa, necessários para o desenvolvimento
de projetos, planos de ação e atividades previstas.
A fase IV, controle e avaliação, verifica o andamento da empresa, o “como está indo a
empresa”. Esta etapa envolve processos como:
»» estabelecimento e análise de indicadores de desempenho;
»» avaliação de desempenho dos profissionais envolvidos no processo;
»» comparação do desempenho real com os objetivos, desafios, metas,

projetos e planos de ações estabelecidos;
»» análise dos desvios dos objetivos, desafios, metas e projetos estabelecidos;
»» tomada de ações corretivas provocadas pelas análises efetuadas;
»» acompanhamento para avaliar a eficiência e a eficácia da ação de natureza

corretiva; e
»» adição de informações ao processo de planejamento, para desenvolver os

ciclos futuros da atividade administrativa.
93
A maioria das empresas constitui um sistema aberto, mantendo interação e intercâmbio

com o ambiente onde está inserida. Dessa forma, está sujeita à atuação de forças externas
e internas que influenciam o seu sistema. Numa abordagem mais específica, temos o
modelo das Cinco Forças Competitivas de Porter. As forças consideram cinco fatores
que devem ser estudados para que se possa atingir uma estratégia empresarial eficiente
e para saber de que forma elas afetam a competitividade. Entre essas forças, uma está
dentro do próprio setor e as demais são externas como mostra a figura a seguir.
Essas ações podem permitir maior visibilidade em relação ao desenvolvimento da

empresa no mercado de soluções. As forças de Porter mostram que não é apenas os
concorrentes a influência competitiva da empresa, mas se estendem aos seus clientes,
seus fornecedores, a produtos substitutos e a novos entrantes do mercado. Como
podemos detalhar a seguir.
Rivalidade entre os concorrentes
As empresas que prestam serviços são, em sua maioria, concorrentes, competem entre
si agressivamente, não só em relação ao preço do produto, como também inovação,
marketing etc.
Poder de negociação dos clientes
Os clientes possuem um alto poder de barganha no mercado competitivo e, para

superá-lo, a empresa deve visa ao benefício da eficiência e das soluções inteligentes.
Um dos métodos utilizados para analisar o comportamento do cliente e definir

seguimentos do mercado é a análise de RFM (economia), que é feito por meio de
pesquisas de qualidade, e a definição dos segmentos do mercado será feita por meio de
análises e monitoramento do mercado.
94
Poder de negociação dos fornecedores
Os fornecedores têm o poder sobre a matéria-prima do produto ou serviço oferecido,

podendo, assim, reduzir a qualidade ou aumentar os preços. Tais fornecedores podem
ser fonte de poder para empresa e por esse motivo devem ser bem avaliados, pois eles
definem os custos e controlam a disponibilidade do produto no qual a empresa vai
trabalhar.
A empresa deve ter sempre mais de um fornecedor, pois caso um venha a falir ou
elevar seus preços demasiadamente em relação à concorrência, isto não se tornará um
ponto fraco. Para minimizar os riscos, a empresa fará um levantamento dos possíveis
fornecedores.
Ameaça de novos entrantes
A perspectiva de análise desta força é a de avaliar a possibilidade de terceiros entrarem

no mercado. A empresa deve então se consolidar no mercado, adquirir confiança e
credibilidade, deve prestar serviços de qualidade a preços especiais, além de orientar
os clientes em relação à responsabilidade social de um trabalho completo e eficiente.
Esta é a maior “arma” contra os novos concorrentes que ainda tentarão encontrar um
mercado.
Como novos entrantes (concorrentes), identificam-se os profissionais arquivistas em

busca de crescimento profissional e financeiro por meio da criação de uma nova empresa
de consultoria em Gestão Documental e/ou Gestão Informatizada de Documentos e as
empresas já consolidadas em outros ramos de atividades, mas que buscam a expansão
de seus negócios por meio do aperfeiçoamento das técnicas e práticas arquivísticas.
Ameaças de produtos substitutos
Os produtos substitutos (bens ou serviços) são aqueles passíveis de serem substituídos,

seja por obsolescência seja por um mais atual mercado, ou seja, equipara-se ao poder
de barganha de determinada empresa.
Toda empresa deve buscar sempre se atualizar e isto requer o uso de tecnologias e
procedimentos cada vez mais atualizados e inovadores. Dessa forma, a exemplo dos
arquivos, um dos produtos que poderiam vir a ser atualizados são os softwares que
auxiliam na Gestão Documental.
Se os produtos substitutos necessários forem oriundos de empresas externas, eles

podem vir a ser considerados como uma ameaça, pois a sua aquisição depende de
95
fatores não controlados pela empresa. Entretanto, se a substituição dos produtos vem
a partir da própria empresa, tem-se um diferencial aliado aos excelentes profissionais.
A empresa deve continuamente buscar ampliar seus horizontes, capacitar seus

profissionais e se adaptar às necessidades do mercado sem aumentar os custos e onerar
o lucro, prezando sempre a satisfação de seus clientes.
Conceito de arquivo
Os documentos que foram produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um
órgão, entidade ou empresa, independentemente do suporte em que se apresentam,
seja ele papel ou digital, por exemplo, registram suas políticas, funções, procedimentos
e decisões.
De acordo com Schellemberg, a palavra arquivo pode ser designada tanto para a) lugar
onde são guardados os documentos públicos e outros documentos de importância; b)
registro histórico ou documento assim preservado. O manual Handleiding voor het
ordenen en beschrijvem van archiven, traduzido depois de algum tempo por um
americano chamado Arthur H. Leavitt, define arquivo como “o conjunto de documentos
escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por um
órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos
se destinavam a permanecer sob a custódia desse órgão ou funcionário”.
Sir Hilary Jenkinson, no seu manual inglês, definiu arquivos como documentos “[...]
produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo (público ou
privado) de que são parte constituinte, subsequentemente, preservados sob a custódia
da pessoa ou pessoas responsáveis por aquele ato e por seus legítimos sucessores para
sua própria informação”.
O arquivista italiano Eugênio Casanova (1867 – 1951) definiu arquivos como “a

acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso
de sua atividade e conservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e
culturais, pela referida instituição ou pessoa”.
O arquivista alemão Adolf Brenneke (1875 – 1946) define arquivos como “ o conjunto de
papéis e documentos que promanam de atividades legais ou de negócios de uma pessoa
física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em determinado lugar como
fonte e testemunho do passado”.
Foi exposto anteriormente a definição de arquivo por arquivistas de vários países e

Scellemberg diz que dessas definições se pode extrair três elementos essenciais. A
96
primeira diz respeito à razão pelo qual os materiais foram produzidos e acumulados,
a segunda refere-se aos valores pelos quais os arquivos são preservados e o terceiro
elemento, frisado por Jenkinson, refere-se a custódia, ou seja, o documento que é ou
não considerado material de arquivo.
Schellemberg diz ainda que “a definição pode ser modificada em cada país de acordo
com suas necessidades peculiares” e define arquivos como: os documentos de qualquer
instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo
preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido
depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente.
Pode-se dizer agora que os documentos devem ter sido produzidos ou acumulados
na consecução de um determinado objetivo e possuir valor para fins outros que não
aqueles para os quais foram produzidos ou acumulados. Os arquivos têm, pois, dois
tipos de valores: O valor primário é atribuído aos documentos considerando sua
utilidade administrativa imediata, isto é, as razões pelas quais esses documentos foram
produzidos. E o valor secundário refere-se ao valor atribuído aos documentos em
função de sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente
produzidos, como, por exemplo, provas judiciais e administrativas, e pesquisas
acadêmicas.
O valor primário compreende o arquivo corrente e intermediário, já o valor secundário

compreende o arquivo permanente, conforme definição dada pelo Earq-Brasil:
»» corrente: os documentos que estão em curso, isto é, tramitando ou que

foram arquivados, mas são objeto de consultas frequentes; eles são
conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do
órgão produtor;
»» intermediária: os documentos que não são mais de uso corrente, mas que,
por ainda conservarem algum interesse administrativo, aguardam, no
arquivo intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela
de temporalidade e destinação, para serem eliminados ou recolhidos ao
arquivo permanente;
»» permanente: os documentos que devem ser definitivamente preservados

em razão de seu valor histórico, probatório ou informativo.
Os arquivos correntes, intermediários e permanentes integram a chamada teoria das

três idades, que integram o conceito de gestão arquivística. A Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos (CTDE) define gestão arquivística de documentos como o
97
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária,
visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
No Brasil, a gestão arquivística de documentos ganhou amparo legal a partir da Lei no

8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Lei de Arquivos, e do decreto no 4.073, de 3 de janeiro
de 2002, que regulamenta a gestão de documentos na administração pública federal.
Bruno Delmas diz que “conservar seus arquivos é um ato indispensável. Eles são o
produto necessário do funcionamento de toda a sociedade organizada. Quanto mais uma
sociedade se desenvolve, mais as atividades humanas são numerosas, diversificadas e
interdependentes. Quanto mais documentos são usados para que os homens registrem
seus atos e assegurem a sua continuidade e estabeleçam relacionamentos duráveis
entre si, mais eles produzem e conservam arquivos”.
Os documentos arquivísticos conferem as instituições:
»» apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de

decisão;
»» possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
»» fornecer evidência em caso de litígio;
»» proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários

e dos usuários ou clientes;
»» assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e

inovação, bem como a pesquisa histórica;
»» manter a memória corporativa e coletiva.
Para que os documentos arquivísticos possam assegurar essa capacidade, eles devem
ser:
a. Orgânicos: O documento arquivístico se caracteriza pela organicidade,

ou seja, pelas relações que mantém com os demais documentos do órgão
ou entidade e que refletem suas funções e atividades. Os documentos
arquivísticos não são coletados artificialmente, mas estão ligados uns aos
outros por um elo que se materializa no plano de classificação, que os
contextualiza no conjunto ao qual pertencem. Os documentos arquivísticos
apresentam um conjunto de relações que devem ser mantidas.
98
b. Único: O documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual

pertence. Podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos,
mas cada cópia é única em seu lugar, porque o conjunto de suas relações
com os demais documentos do grupo é sempre único.
c. Confiável: Um documento arquivístico confiável é aquele que tem

a capacidade de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade está
relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade
do seu conteúdo. Para tanto, há que ser dotado de completeza e ter seus
procedimentos de produção bem controlados. Dificilmente pode-se
assegurar a veracidade do conteúdo de um documento; ela é inferida
da completeza e dos procedimentos de produção. A confiabilidade é
uma questão de grau, ou seja, um documento pode ser mais ou menos
confiável.
d. Autêntico: Um documento arquivístico autêntico é aquele que é o que diz

ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que
é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Enquanto a
confiabilidade está relacionada ao momento da produção, a autenticidade
está ligada à transmissão do documento e à sua preservação e custódia.
Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma forma como
foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade
que tinha no momento de sua produção. Assim, um documento não
completamente confiável, mas transmitido e preservado sem adulteração
ou qualquer outro tipo de corrupção, é autêntico.
e. Acessível: Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser

localizado, recuperado, apresentado e interpretado.
A instituição arquivística deve manter, estabelecer, documentar políticas, procedimentos

e práticas de gestão documental, que compreendam a definição da política arquivística;
designação de responsabilidades; planejamento do programa de gestão e implantação
do programa de gestão.
A definição da política arquivística tem por objetivo manter e preservar os documentos

confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis de maneira a apoiar as funções e
atividades da instituição. Ela é iniciada com uma declaração de intenções, que especifica
de forma resumida como será realizada a gestão na instituição e deve ser formulada
com base no perfil institucional, ou seja, do seu contexto jurídico-administrativo, a
estrutura organizacional, missão, competências, funções e atividades, de forma que os
99
documentos produzidos sejam os mais adequados, completos e necessários e devem

estar relacionadas com as demais politicas estabelecidas pela instituição.
É de fundamental importância que todos os funcionários estejam envolvidos. Deve ser

feito um trabalho de conscientização sobre a relevância dessa gestão e sobre o papel de
cada um na produção e manutenção de documentos confiáveis e autênticos.
Os responsáveis e as autoridades designadas para atuar na gestão documental devem ser

bem definidos, para não haver dúvidas ou desvio de competências. A base do programa
de gestão arquivística de documentos é a política arquivística e a designação de
responsabilidades definidas anteriormente, além do contexto jurídico-administrativo,
de forma que esteja de acordo com a missão institucional e a legislação vigente.
De acordo com o Earq, o planejamento envolve o levantamento e a análise da realidade

institucional, o estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos
pelo órgão ou entidade, o desenho do sistema de gestão arquivística de documentos e a
elaboração de instrumentos, manuais e tarefas fundamentais que devem ser cumpridas:
»» levantamento da estrutura organizacional e das atividades desempenhadas;
»» levantamento da produção documental, diferenciando os documentos

arquivísticos dos não arquivísticos;
»» levantamento, caso existam, dos sistemas utilizados, internamente, para

tratamento de documentos e informações;
»» definição, a partir do levantamento da produção documental, dos tipos

de documentos que devem ser mantidos e produzidos, e das informações
que devem conter;
»» definição e/ou aperfeiçoamento da forma desses documentos;
»» análise e revisão do fluxo dos documentos;
»» elaboração e/ou revisão do plano de classificação e da tabela de

temporalidade e destinação;
»» definição dos metadados a serem criados no momento da produção do

documento e ao longo do seu ciclo de vida;
»» definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos de protocolo e de

arquivamento dos documentos;
100
»» definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos para acesso, uso e

transmissão dos documentos;
»» definição do ambiente tecnológico que compreende os sistemas

(hardware e software), formatos, padrões e protocolos que darão
sustentação aos procedimentos de gestão e preservação de documentos,
integrando, quando possível, os sistemas legados;
»» definição da infraestrutura para armazenamento dos documentos

convencionais, que compreende espaço físico, mobiliários e acessórios;
»» definição das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia da informação;
»» definição de programas de capacitação de pessoal;
»» elaboração e/ou revisão de manuais e instruções normativas.
»» definição dos meios de divulgação e de capacitação de pessoal;
»» definição do plano de ação do programa de gestão, com seus objetivos,

metas e estratégias de implantação, divulgação e acompanhamento,
visando à melhoria contínua.
Portanto, vê-se que o trabalho do arquivista não é apenas “arquivar papel”. O profissional
arquivista deve montar um planejamento para estabelecer a política arquivística de
documentos e implementar a gestão arquivística da melhor forma possível. A informação
útil é aquela que é prestada no momento certo, a pessoa certa e de forma correta.
O pensamento sistêmico
O sistema é um conjunto de partes interdependentes que atuam visando um objetivo
comum. Nesse sentido a Visão Sistêmica consiste na habilidade de compreender o todo
e entender o seu funcionamento, a partir de uma análise global das partes e da interação
entre elas, na tentativa de contextualizá-las, levando em conta o seu papel na estrutura
do todo.
Nesse ponto de vista é essencial compreender o conceito de que o todo, originado da

reunião das partes, extrapola, em muito, a sua soma.
A visão sistêmica é aplicada nas mais diversas áreas, bem como em diferentes ramos
do conhecimento humano, da ciência, dos mercados financeiros e até mesmo em nível
de relacionamento interpessoal. Essa aplicação comprova a sua importância como
101
estratégia para permitir as empresas “visualizarem todas as variáveis existentes em sua

estrutura com objetivo de trabalhar globalmente, enxergando o sistema como um todo,
mostranto assim a relação entre o marketing, o ambiente interno e externo, bem como
toda a complexidade que forma a organização.” (CYSNEIRO, 2009).
Todas as organizações têm estratégias, implícitas ou explícitas, do passado para o

presente. Do presente para o futuro, algumas organizações têm planos estratégicos
explícitos.
As estratégias são formuladas [...] para direcionar a organização

e o seu desempenho, determinando sua posição competitiva. Elas
são desdobradas em todos os níveis da organização, com planos de
ação de curto e longo prazos. Recursos adequados são alocados para
assegurar sua implementação. A organização avalia permanentemente
a implementação das estratégias e monitora os respectivos planos e
responde rapidamente às mudanças nos ambientes interno e externo
(CYSNEIRO, 2009).
Nos dias de hoje, a estratégia está diretamente ligada à competição. Competição que
começou com o aparecimento da própria vida e durante milhões de anos não envolveu
estratégias. Devido ao acaso e às leis das probabilidades, os competidores encontravam
as combinações de recursos que melhor correspondiam às suas diversas características.
Isso não era estratégia, mas sim a seleção natural preconizada por Darwin, baseada na
adaptação e sobrevivência do mais apto. Assim, ao longo de milhões e milhões de anos,
desenvolveu-se uma complexa rede de interação competitiva.
Hoje, milhões de espécies diferentes são catalogadas, cada qual com uma vantagem
única na competição pelos recursos de que necessita. A cada momento, milhares de
espécies estão se extinguindo e outras milhares emergindo. O que explica tamanha
abundância? A variedade. Quanto mais rico o ambiente, maior o número de variáveis
potencialmente significativas que podem proporcionar a cada espécie uma vantagem
única. Mas, também, quanto mais rico o ambiente maior o número de competidores – e
mais acirrada a competição.
O Pensamento Sistêmico apresenta às pessoas e às organizações como forma de auxílio

a compreensão das políticas e estratégias utilizadas pelas empresas.
Organizações que aprendem são aquelas em que as pessoas que ampliam e disseminam
continuamente sua capacidade de criar os resultados que verdadeiramente almejam
para si.
102
Sendo que nessas as organizações além de se estimular modelos mais amplos de

pensamento, surgindo naturalmente os novos padrões e formas de pensar. Além disso,
dá liberdade ao forte desejo de atingir objetivos coletivos de forma com que as pessoas
possam estar aprendendo a arte do aprender a aprender, ou seja, as organizações que
se sobressaem são aquelas abertas às mudanças rápidas, adaptáveis e flexíveis, e que
possuem o propósito de se sobressair, ou seja, de serem mais competitivas. Para tal, as
empresas necessitam obter das pessoas o comprometimento, desenvolver a capacidade
dos grupos a aprenderem continuamente em todos os níveis da empresa, ou seja, de
modo sistêmico e integrado.
E, ainda uma organização baseada em conhecimento, é uma organização de aprendizagem,

a qual reconhece o conhecimento como um recurso estratégico, e cria conhecimento que
pode ser processado internamente e utilizado externamente, aproveitando o potencial
de seu capital intelectual, em que o trabalhador do conhecimento é o componente
crítico.
Desta forma, quando as equipes tiverem desenvolvido sua capacidade de aprender,

as organizações devem ter as condições necessárias para o apoio a esses grupos, por
meio das ferramentas e estruturas adequadas para acompanhar e instigar a contínua
reflexão, para que com isso possam ter a visão do todo e melhor se guiarem na tomada
de decisão e resolução de problemas. Complementa que essas organizações conseguem
expandir continuamente sua capacidade criar seu futuro por meio da visão sistêmica e
do aprendizado contínuo de toda a sua equipe.
Assim, o pensamento sistêmico visa a auxiliar para que as pessoas possam enxergar
as coisas como parte de um todo e não como peças isoladas, bem como criar e mudar
a realidade, de acordo com a necessidade. Pois é um complexo de conhecimentos e
ferramentas desenvolvidos ao longo do tempo, que servem como uma base de referência
conceitual, que irá auxiliar na percepção do mundo como uma rede de relacionamentos
integrada.
A organização que é caracterizada como aprendiz, é aquela que se envolve no aprendizado

organizacional como um processo contínuo, que consegue refletir sobre seus sistemas,
deve ter habilidade pessoal, possuir modelos mentais, visão compartilhada e aprendizado
em equipe.
103
PARA (NÃO) FINALIZAR
A utilização constante da Informática com os mais diversos e variados recursos da

Tecnologia da Informação estão presentes em todas as áreas, setores e atividades que
podemos imaginar para realizar os mais diferentes tipos de serviços e negócios como
financeiros, corporativos e armazenamento de arquivos.
Nos dias atuais, informações e dados fazem parte constante do nosso dia a dia e que
a todo o momento estamos lidando com eles nas suas mais diversas formas. Devido
às constantes mudanças nas estruturas de dados e informações no meio digital e
eletrônico, temos, também, a necessidade de preocuparmo-nos com o Estado e o meio
de como garantir a proteção contra várias ameaças e fatores gerados em volta das novas
tecnologias, grande importância deve ser dada a elas e que todos os esforços existentes
acerca da segurança aliado ao grande interesse por parte dos clientes usuários de
Tecnologia da Informação em manter e proteger seus dados.
Atualmente, a comunicação, o processamento e os processos executados e controlados

tendem a provar mudanças e causar impactos influenciando o cotidiano para executar
seus trabalhos e atividades de forma segura e confiável superando desafios, obtendo
ampla vantagem, agregando intenso valor aos produtos e serviços e, ainda, trazendo
inúmeros benefícios para as partes envolvidas nos processos, tudo isso graças à
amplitude da TI, que, com o mundo em constante evolução, em que as transformações
são quase que instantâneas, as pessoas interconectadas e interligadas fazem com que as
relações e os relacionamentos sofram mudanças profundas e contínuas.
Os profissionais das áreas de Tecnologia da Informação têm e desempenham um

papel de altíssima importância no contexto, pois têm o compromisso de orientar e
proporcionar informações com relação à segurança e a dados reais consistentes para
decisões de investimento das empresas, por meio de suas ferramentas, auxiliando
clientes usuários para que no desempenho das atividades possam alcançar eficiência e
eficácia na constante busca da excelência nos seus atendimentos.
Diante disso, faz-se necessário o uso das ferramentas e recursos como antivírus
atualizados constantemente, dispositivos de armazenamentos confiáveis, backups,
senhas, certificados digitais, senhas e criptografias mais eficientes, sendo indispensável
e prioritário, além de muito importante e necessário para garantir o sigilo, a integridade
e a autenticidade dos dados e das informações nos mais diversos meios e tipos de
104
PARA (NÃO) FINALIZAR
comunicação. Em decorrência da facilidade de acesso e o grande volume de mensagens

que são enviadas e utilizadas frequentemente por meio de computadores, telefones
celulares, smartfones, tablets, notebooks etc., isso tudo fez com que as tecnologias de
segurança e proteção tivessem que evoluir e muito nos últimos anos.
A popularização da Internet e o seu uso constante tornaram-se muito abrangente

envolvendo e muito o mundo econômico, sendo também uma das importantes áreas
do comércio e dos negócios que sempre estiveram presentes na vida do homem desde
o início dos tempos, tomando ainda maior destaque em grandes proporções ao se aliar
aos movimentos revolucionários da era digital fazendo surgir o comércio e o negócio
eletrônico, ou seja, E-commerce e E-Business, que no mundo econômico chegou
como uma onda e transformou definitivamente a forma de como vemos o cenário
econômico mundial. A expansão e o dinamismo da Internet com os negócios on-line
tornaram-se essencial e de fundamental importância à preocupação com a segurança de
dados e informações e a preservação dos mesmos, pois a rede de Internet apesar de todos
os esforços dos profissionais da área de Tecnologia da Informação, ainda encontram
algumas fragilidades e vulnerabilidades a ataques internos e externos de pessoas
mal-intencionadas que podem atacar, alterar, danificar e até roubar dados e informações
de arquivos e bancos de dados. Por isso devemos buscar sempre a segurança, a
integridade e inviolabilidade das informações dos nossos clientes usuários, sejam eles
pessoais ou empresariais, devem ser uma constante nos trabalhos por meio de formas
e todos os recursos tecnológicos que tornem eficazes as ações.
Com tudo isso, a Internet passou a ser uma ferramenta importante, fundamental e
indispensável para várias pessoas e operações transformando de maneira imprevisível
e contraditória, criando oportunidades com profundas mudanças no cenário em suas
estruturas, acelerando e ampliando crescimento e, ainda, agregando valor, utilizando e
aplicando as leis do direito contra todas as formas de crimes eletrônicos para garantir
o bom funcionamento adequado em todas as fases com a finalidade de resguardar a
segurança e garantir que sejam e fiquem confiáveis e seguros os dados e informações
evitando possíveis atos de pessoas mal-intencionadas, violações e até mesmo as
espionagens, como atualmente vêm sendo noticiado pelas mídias: a denúncia de que
os Estados Unidos vem se utilizando da Internet para espionarem dados e informações
dos cidadãos no mundo inteiro inclusive nós do Brasil.
Diante de todos os fatos apresentados, sendo os quais diariamente ouvimos falar,

faz-se mais do que nunca e necessário estarmos cada vez mais preocupados em proteger
e garantir a segurança de nossos dados e informações e também de outros, pois deles
podem depender uma vida ou várias, de acordo com o grau e o valor delas para todo e
qualquer tipo de organização.
105
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Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda
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de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado
como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de guarda e a destinação de documentos
estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
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e ampliada da Resolução no 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código
de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública:
Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda
e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e
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