Gestão Documental

A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do arquivo

documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente
e intermediária (primeira e segunda idade).

Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo,

organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde existe toda
a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da
aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da
partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma
empresa.

A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a

digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada
(documentos) importante da organização.

Vantagens na sua utilização

As empresas que investem pela solução Gestão Documental conseguem um
retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um
ganho na produtividade devido a uma uniformização dos processos e
facilitando a implementação de normas de qualidade.

As vantagens na sua utilização são as seguintes:

 Uniformização de processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e

eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos
documentos.
 Digitalização dos documentos.
 Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e
processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o
utilizador aceda aplicação.
 Com o auxílio de um browser a pesquisa da informação dos documentos
está facilitada e rápida.
 Formação de um backup que permite a recuperação da informação em
caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico.
Alguns exemplos desta mesma solução:

 Gigabox
 iPortalDoc
 inWork DOC
 RPortal Cloud
 Sendys Gestão Documental
Casos de aplicação
A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está
presente em todas as organizações.
As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto alargados de
áreas funcionais:

 Administrativa e Financeira (documentos financeiros).

 Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não
conformidade).
 Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e
controlo de produção).
 Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de
encargos).
 Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de Cliente).
 Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos).
 Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento).
 Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento).
 Hospitalar (gestão de prontuários e exames).
 Transportadoras (gerenciamento de notas, transportes e rotas).

A gestão documental é uma atividade essencial para qualquer

empresa que deseja organizar, preservar e acessar as informações
que produz e recebe. E os critérios e métodos de classificação de
documentos administrativos, financeiros e de outras naturezas são
essenciais para isso.

E por que classificar documentos?

Neste artigo, vamos falar sobre essa questão e também sobre seu
conceito, os tipos existentes e como criar um plano de classificação de
documentos empresariais.

Acompanhe!

O que é classificação de documentos?

A classificação de documentos administrativos, financeiros e
demais documentos empresariais é o processo de identificá-los e
agrupá-los conforme suas semelhanças e diferenças, atribuindo-lhes
códigos, títulos e categorias que facilitam a sua localização e
recuperação.

Esta é uma etapa fundamental da gestão documental, pois permite

ordenar, controlar e racionalizar o fluxo e o armazenamento dos
documentos.

Perceba que essa prática possui uma finalidade importante para uma
gestão eficaz da informação na organização, certo? E ela traz muitas
vantagens!

Leia também: Fluxo de documentos: etapas e como fazer na

empresa

Por que classificar documentos?

Ter um plano de classificação de documentos traz diversos benefícios
para as empresas, tais como:

 Otimizar o espaço físico e digital: a classificação permite

eliminar documentos duplicados, desnecessários e que já
cumpriram o seu prazo de guarda, o que libera espaço nos
arquivos e nos servidores.
 Facilitar o acesso e a consulta: ao classificar os documentos,
é possível encontrar as informações desejadas de forma rápida
e precisa, sem perder tempo com buscas infrutíferas ou
documentos desorganizados.
 Cumprir as normas e as leis: a classificação é uma maneira de
atender às exigências legais (LGPD, por exemplo) e regulatórias
que determinam a forma, o prazo e o destino dos documentos, o
que evita multas, penalidades ou processos judiciais.
 Garantir a segurança e a confidencialidade: é desejável
realizar a classificação de documentos sigilosos e não sigilosos
para que se defina os níveis de acesso e de restrição para cada
tipo de documento, o que evita o vazamento, a perda ou a
alteração indevida das informações.

Entendeu por que classificar documentos? Para adotar a prática em

sua empresa, é fundamental conhecer os tipos de classificação
existentes.

Leia também: Tratamento de dados: o que é e o que diz a LGPD

Quais os tipos de classificação dos
documentos?
Existem vários tipos de classificação, que podem ser combinados ou
complementados de acordo com as necessidades e os objetivos de
cada empresa.

Alguns dos tipos mais comuns são:

 Forma: diz se o documento é um rascunho (pré-original),

original ou pós-original;
 Espécie: refere-se à natureza e à forma de disposição das
informações do documento, que pode ser ata, ofício, contrato
etc.;
 Gênero: refere-se à forma de expressão do documento, que
pode ser textual, iconográfico, cartográfico, sonoro, audiovisual,
informático;
 Formato: refere-se ao suporte material do documento (papel,
microfilme, CD etc.) e às características físicas e técnicas
(cadernos, fichas, livros etc.);
 Data: refere-se ao momento de produção ou de recebimento do
documento, que pode ser classificado por critérios cronológicos,
como ano, mês, dia, hora;
 Tipo: refere-se à configuração do documento conforme o
trabalho que o gerou, como certidão de nascimento, contrato de
trabalho ou de prestação de serviço e outros;
 Natureza do assunto: refere-se ao tema ou ao conteúdo do
documento, que pode causar prejuízo à empresa (classificação
de documentos sigilosos) ou não (documentos ostensivos);
 Relevância: refere-se ao grau de importância ou de valor do
documento para os processos administrativos, que pode ser
classificado por critérios como urgência e prioridade.

A importância da temporalidade documental

dentro desse cenário
A temporalidade documental é o período de tempo em que um
documento deve ser mantido sob a guarda da empresa, seja para fins
administrativos, legais ou históricos.

Ela é definida de acordo com a natureza, a função e a relevância do

documento, e pode variar de alguns dias a alguns anos, ou até mesmo
ser permanente.
E qual a sua relação com a classificação documental? Por que ela é
importante?

Porque ela determina o destino final dos documentos, que pode ser a:

 Eliminação: descarte dos documentos que não têm mais valor

ou utilidade para a empresa
 Recolha: é a transferência dos documentos de valor histórico
ou cultural para um arquivo permanente, onde ficam
preservados e disponíveis para a pesquisa.
 Transferência: mudança dos documentos de um arquivo
corrente para um arquivo intermediário, onde ficam
armazenados temporariamente até a sua destinação final.

Diante desse cenário, é fundamental criar um plano para classificar

documentos empresariais.

Leia também: Arquivamento de documentos: importância e como

fazer

O que é e como criar um plano de classificação

de documentos empresariais
Um plano de classificação de documentos empresariais é um
instrumento que estabelece as regras e os procedimentos para
classificar documentos produzidos e recebidos pela empresa.

Este plano deve conter os seguintes elementos:

 Tabela de classificação: representação gráfica ou tabular dos

tipos de documentos, organizados em classes, subclasses,
grupos e subgrupos, com os respectivos títulos e códigos de
classificação de documentos.
 Glossário: explicação dos termos e das abreviaturas utilizados
na tabela;
 Manual de classificação: orienta e padroniza a aplicação da
tabela, indicando os critérios, os métodos e os exemplos de
classificação.
 Tabela de temporalidade: é a especificação dos prazos de
guarda e de destinação dos documentos, de acordo com a sua
classificação.

Para criar um bom plano de classificação documental, é preciso seguir

alguns passos, tais como:
  Analisar o contexto e o perfil da empresa (missão, visão,
valores, objetivos, atividades, processos, produtos e serviços);
 Identificar e agrupar os tipos de documentos conforme suas
características e finalidades;
 Definir os critérios e os métodos de classificação de acordo
com os tipos escolhidos;
 Elaborar a tabela, o glossário e o manual de classificação;
 Estabelecer os prazos e os destinos dos
documentos conforme sua natureza, função e relevância
 Elaborar a tabela de temporalidade.

Para facilitar não só o plano, mas toda a classificação documental, o

uso de ferramentas tecnológicas que automatizam e simplificam o
processo é fundamental.

E uma dessas ferramentas é o TOTVS Assinatura Eletrônica!

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução que facilita a gestão
documental, pois é focada em garantir a integridade e a autenticidade
dos documentos digitais empresariais por meio do uso de assinaturas
eletrônicas.

Com os diversos tipos de assinatura eletrônica, é possível criar,

enviar, receber, armazenar e controlar os documentos de forma
eficaz.

Veja como o TOTVS Assinatura Eletrônica pode ajudar a sua

empresa a classificar e gerenciar os documentos digitais de
forma prática e segura!

Conclusão
A classificação de documentos é uma atividade essencial para a
gestão documental, pois permite organizar, preservar e acessar as
informações que a empresa produz e recebe.

Para classificar os documentos, é preciso adotar critérios e métodos

que levem em conta as características e as finalidades dos
documentos, bem como os prazos e os destinos dos mesmos.
 Como organizar documentos de uma
empresa: 10 dicas gerais
1. Os documentos não são velhos papéis
A organização de documentos de uma empresa deve ser
feita de forma a dar o respaldo e segurança para as atividades
da organização, podendo atender a fiscalização ou as
necessidades dos setores.
As normas e leis que exigem a guarda de documentos devem
ser seguidas.

2. Os documentos devem ser separados por

categorias
Os documentos devem ser arquivados de acordo com sua
natureza, através de categorias relacionadas com o seu setor
e, dentro dessas categorias, separados por um sistema que
possa facilitar sua rápida recuperação.

3. Organização de documentos contábeis

Notas fiscais e documentos de compra e venda são de
fundamental importância para a empresa.

As notas fiscais devem ser separadas em pastas por nomes de

fornecedor, com boletos de pagamento anexadas para facilitar a
conferência de valores.
A organização de notas fiscais garante melhor condução da
contabilidade e de custos, evitando perda de tempo quando
são exigidos por alguma razão.

4. Documentos funcionais
A organização de documentos administrativos referentes
a colaboradores e prestadores de serviços devem ser
preservados por um longo período dentro das empresas.
Cada funcionário deve ter sua própria pasta, contendo:

 toda a documentação desde sua admissão;

 com os laudos de exames periódicos em dia;
 comprovantes de pagamento;
 concessão de férias e outros pertinentes.
Além desses documentos do setor de recursos humanos, a
organização de documentos de uma empresa deve ser feita com
aqueles referentes ao serviço médico e de saúde
ocupacional.

5. Documentos de constituição
Os documentos de constituição da empresa devem ser
preservados de forma a se tornarem acessíveis a qualquer
momento. Entre os tipos de documentos presentes aqui estão:
 contrato social e suas alterações;
 inscrições nos órgãos de fiscalização e controle;
 cadastro junto aos órgãos governamentais.
A maneira de como organizar documentos de uma
empresa deve ser definida desde a abertura da empresa,
mantendo tudo de forma cronológica.

6. Documentos fiscais e de controle

Existem documentos que precisam ser arquivados e estar
disponíveis por determinado intervalo de tempo. Para esses
documentos é preciso separar as esferas governamentais,
Federal, Estadual e Municipal, atendendo a legislação dentro de
suas categorias (comercial, fiscal e previdenciária) e mantendo
sua atualização.

7. Documentos eletrônicos
A organização de documentos eletrônicos deve ser mantida
em pastas com tipos de documentos, por fornecedores ou
clientes, de acordo com o ramo de atividade da empresa.
Esses documentos devem ser mantidos por uma gestão de
backup, com cópias de segurança, mantidas nos servidores da
empresa ou em nuvem, permitindo seu resgate imediato em
caso de necessidade.

8. Índice do arquivo de documentos

Toda forma de organização de documentos de uma
empresa deve ser planejada e implantada, com a divisão de
categorias. É necessário criar um índice de catalogação para
facilitar sua localização no arquivo.
Uma das formas de indexação é através do formato
alfanumérico, criando também uma legenda com a descrição de
cada letra ou categoria.
9. Atenção para a tabela de temporalidade
Existem documentos que a empresa deve preservar para
sempre, enquanto que outros possuem um prazo de
preservação estabelecido pela legislação.
É necessário ter atenção para não manter documentos com
prazo expirado e para não perder aqueles que devem ser
mantidos.

10. Manter os documentos sempre no lugar

Tendo uma forma de como organizar documentos de uma
empresa já pronta, o maior cuidado para manter sua ordem e
funcionamento do arquivo é recolocar cada documento em
seu lugar depois de ser usado para qualquer fim.
Uma excelente maneira de manter a organização dos
documentos administrativos, além dessas recomendações,
é digitalizar toda a informação, realizando o controle de
gastos com arquivos e aumentando a produtividade.
Além disso, a guarda e organização dos documentos da
empresa estará mais garantida, permitindo que qualquer
necessidade seja atendida, mesmo que, por qualquer motivo,
algum documento seja extraviado.

[Bônus] 3 passos práticos para organizar

documentos administrativos e realizar o
arquivamento
De forma geral, as empresas sempre têm uma grande
quantidade de documentos importantes, e esse é um volume
que cresce diariamente.

Como vimos até aqui, para organizar documentos da

empresa com maior eficiência é preciso ter algumas regras, já
que são eles que contêm o histórico econômico e
financeiro da empresa e são exigidos pela fiscalização para
comprovação de sua movimentação.
O método de como organizar documentos de uma empresa
possibilita que ele sejam resgatados a qualquer momento, sem
perda de tempo, mantendo a produtividade.

A gestão eficiente dos documentos é um fator fundamental para

que a empresa:
 não perca prazos;
 não pague multas;
 se mantenha dentro da regularidade fiscal.
Nós falamos rapidamente acima, mas, devemos
considerar como primordial o fato de ser necessário manter
os documentos ativos e inativos.
Os documentos ativos são aqueles que, seja por exigência legal
ou para cumprir compromissos com clientes e fornecedores,
devem estar sempre à mão, enquanto que os documentos
inativos devem ser arquivados em separado, reduzindo a
quantidade de papéis que possam ser indevidamente
manipulados quando se precisa resgatar outros ativos.

É importante que, ao definir como organizar documentos de

uma empresa, cada um seja colocado em seu devido lugar, sem
possibilidade de perda, extravio ou de deterioração, respeitando
os prazos exigidos para sua manutenção.
Arquivar e organizar documentos da empresa permite maior
controle administrativo, facilitando as atividades do dia a dia,
além de permitir que os colaboradores possam se dedicar às
atividades mais importantes.
A seguir, apresentamos 3 formas práticas para organizar
documentos e manter a produtividade dentro de sua empresa:

1. Organizar documentos exige um local

específico
O local para organizar documentos e mantê-los arquivados
em ordem deve ser adequado, dentro de suas necessidades de
utilização.
Os arquivos ativos, que devem ser manipulados mais
rapidamente devem permanecer em pastas, devidamente
organizados por categorias e, dependendo do volume de papéis,
os arquivos inativos devem ter uma sala apropriada, com
condições ideais de ambientação, sem qualquer umidade que
possa deteriorar documentos mais antigos.
Tendo os documentos em lugares adequados, torna-se mais fácil
e mais prático resgata-los para qualquer atividade exigida.

2. Organizar documentos em pastas e caixas

exclusivas
Os documentos devem ser organizados em grupos:
 separados segundo a necessidade;
 ou por datas;
 por clientes ou temas.
Tudo isso deve ter em mente o objetivo de tornar mais fácil sua
procura e resgate.

O modelo de como organizar documentos de uma empresa,

deve ter uma metodologia diferente da organização de
documentos de movimentação diária.

Cada tipo de documento deve ter sua pasta devidamente

organizada, ou caixas devidamente etiquetadas, com índices
que possam facilitar a localização.
Os índices são essenciais para facilitar a localização, sendo o
mais prático o código numérico, onde cada número faz
referência a um tipo de documento.
Cada setor deve manter em seu próprio local os
documentos utilizados no dia a dia, evitando movimentação
desnecessária de colaboradores, enquanto que, no arquivo
inativo, cada setor deve organizar documentos em locais
separados, não misturando, por exemplo, documentos do setor
financeiro com o setor de pessoal, ou vice-versa.
O código numérico pode ter diversas dezenas, de acordo com a
necessidade da empresa, como, por exemplo:

01.02.03
Ao organizar documentos pelo código numérico, a primeira
dezena refere-se ao setor, a segunda dezena ao tipo de
documento e a terceira à sua classificação dentro do seu tipo.
Uma nota fiscal, nesse caso, pode ser classificada da seguinte
forma:
04.01.03
A primeira dezena refere-se ao setor financeiro, a segunda ao
fornecedor e a terceira ao tipo de compra.

A gestão de documentos digitais também segue o mesmo

sistema de documentos físicos, devendo ser:

 separados em pastas específicas;

 de acordo com o seu tipo;
 nunca se esquecendo de manter um backup por questão de
segurança, que pode ser salvo em HD externo ou em nuvem.

3. Organizar documentos usando a tecnologia

Organizar documentos na nuvem, ou seja, no sistema cloud
computing, também é interessante para manter documentos
com maior segurança. No caso de alguma pane no computador,
haverá como encontrar qualquer tipo de documento e resgata-lo
com facilidade.
Da mesma forma que no computador dentro da empresa,
aprender como organizar documentos de uma empresa, em
nuvem, segue o mesmo princípio, com criação de pastas por
segmento ou setor, como se estivessem no arquivo ou na sala
de documentos inativos.
Atualmente podemos encontrar empresas dedicadas
exclusivamente ao processo de como organizar documentos,
de uma empresa, garantindo ainda mais a segurança das
organizações com relação às necessidades de apresentação ao
fisco ou para suas exigências internas.
Ao organizar documentos de uma empresa da forma
correta, a empresa mantém melhor gestão de suas atividades,
apresentando serviços com mais qualidade e gerando maior
produtividade. Como a lucratividade é fruto da produtividade,
entendemos que a organização seja essencial em qualquer caso
e em qualquer momento da vida empresarial.

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conjunto de medidas que servem para administrar
os arquivos físicos e digitais que uma empresa precisa manter. O objetivo é
garantir a organização dos arquivos e assegurar o cumprimento de
regras previstas por lei .

A atividade envolve todo o fluxo de documentos: a elaboração documental, seu uso,

encerramento e armazenamento. Ao gestor de arquivos, cabe a responsabilidade
de planejar, executar e acompanhar as tarefas para alcançar os objetivos
principais. Veja três exemplos de funções desse profissional:

 Evitar danos físicos nas documentações com alguns cuidados, o que engloba higienizar papéis e armários para prevenir a

incidência de manchas ou fungos;

 Organizar o arquivamento dos documentos físicos ou digitais, de acordo com um padrão definido pelo próprio gestor ou

pelas regras organizacionais estabelecidas pela empresa;

  Facilitar o acesso, a retirada ou a inserção de documentos, ao pessoal autorizado. Algo que inclui a utilização de recursos

tecnológicos para a gestão de documentos digitais.

Agora, uma dúvida que pode surgir para quem nunca realizou essa tarefa é: como é
feita a gestão de documentos? Confira as nossas dicas a seguir!

12 dicas de como fazer uma boa gestão de documentos

A otimização desse gerenciamento precisa ser executada de forma planejada, em
etapas e com as ferramentas certas. Isso ajudará a diminuir o espaço gasto com o
armazenamento de papéis, além de facilitar o cotidiano de todos na empresa.

Abaixo, selecionamos os 12 passos para acertar nessa missão!

1. Organize os documentos físicos

Embora a tendência de digitalizar dados cresça, na prática pode ser difícil

acompanhá-la.

Vale ressaltar que alguns arquivos precisam ser guardados por muito mais tempo,
segundo a Tabela de Temporalidade . Então, você não deve dispensar a
organização dos elementos físicos.

Uma dica simples é reuni-los em um local seguro. Uma gaveta ou armário

pequeno pode ser suficiente, caso a quantidade não seja grande.

Por outro lado, se há muitos arquivos em papel, será preciso organizá-los em uma
sala específica de arquivos. O ideal é que a disposição seja feita com pastas
ordenadas de acordo com as características dos materiais.

2. Estabeleça um padrão organizacional

Gerir documentos requer alguns cuidados.

Primeiro, é preciso fazer a organização em 3 níveis diferentes:

1. Papéis que possuem assinaturas ou contratos devem ser armazenados no formato físico;
 2. Relatórios, pesquisas, fichas de cadastros e outros documentos mais volumosos são armazenados no formato digital;

3. Cópias de documentos ou outros papéis que não precisam ser armazenados depois do uso ou da digitalização.

Depois, você pode criar tabelas ou listas organizacionais com os nomes de cada
arquivo para segmentar. Alguns critérios são:

 Tipo;

 Data;

 Importância;

 Projeto ou cliente;

 Validade.

É importante que essa classificação faça sentido para sua empresa.

3. Considere a temporalidade dos documentos

Uma prática comum entre gestores de documentos é armazenar fisicamente os

arquivos mais antigos, o que é sensato dependendo da natureza do negócio.

Porém, grande parte desses itens não precisam ser armazenados definitivamente.
Desse modo, você pode, sim, descartar alguns arquivos com o tempo.

O armazenamento em nuvem permite que documentações digitais sejam mantidas

por um tempo maior, já que não ocupam espaço físico nem se deterioram com o
tempo.

A gestão de documentos exige um entendimento de que há alternativas que

possuem prazo para expirar. Depois do vencimento, os papéis não possuem
validade legal, podendo ser descartados.

Veja alguns exemplos de temporalidade documental

 De 3 meses a 5 anos de validade: comprovante de pagamentos de contas de gás, luz, telefone e outros serviços;

 5 anos de validade: IPVA, IPTU e extratos bancários;

  40 anos de validade: comprovantes de pagamentos de obrigações previdenciárias;

 Até o término do contrato: recibos de aluguel, consórcios e financiamento;

 Até vencer a garantia: notas fiscais que comprovem o pagamento por produtos;

 Validade permanente: escrituras de imóveis, PIS e Carteira de Trabalho.

Ao criar suas tabelas ou listas organizacionais, você pode reservar um espaço ao

lado de cada descrição com a data de validade do item.

Mesmo assim, nem sempre é viável manter tantos arquivos com validade tão
extensa. Para se proteger, vale a pena recorrer à microfilmagem – uma técnica que
armazena e conserva informações por meio de um processo fotográfico! Veja
abaixo.

Microfilmagem para Armazenamento

4. Contrate um serviço de gestão de digitalização de arquivos

Em plena era da informação, é preciso digitalizar os arquivos para ter uma gestão
de documentos mais efetiva.

Com o objetivo de economizar, muitas empresas decidem executar tudo por conta
própria. O problema é que isso gera erros e retrabalhos, uma vez que diferentes
documentos precisam ser tratados e catalogados de formas distintas. Com isso,
a perda de dinheiro é uma das consequências da má gestão de documentos .

A verdade é que a digitalização deve ser feita de modo profissional, com o

tratamento certo para cada tipo. Também deve ser organizada em um padrão que
facilite a busca das informações.

Por isso, veja se é possível reservar uma parte do seu orçamento para contratar
serviços de empresas especializadas em digitalizar documentos e que utilizem
bons scanners para garantir a qualidade e legibilidade das informações.

Esses especialistas realizam, ainda, o tratamento digital das imagens provenientes

de escaneamento para melhorar a qualidade e a durabilidade dos seus conteúdos.
Empresas de digitalização de documentos também organizam e disponibilizam
todas as informações em plataformas digitais. Assim, com poucos cliques, é
possível executar tarefas complexas como comparar dados e fazer buscas por
registros e componentes relevantes.

5. Envolva a equipe na rotina da gestão de documentos

Diferentes setores de um negócio podem colaborar para facilitar a gestão das

informações. Por exemplo: cada equipe pode ter uma pasta ou contêiner para que
possa separar a papelada que necessita ser digitalizada.

Você, como gestor de documentos, também deve adicionar essa tarefa em sua rotina
de trabalho.

No fim do expediente, recolha todos os papéis que precisam ser digitalizados e

encaminhe direto ao setor ou à empresa que faz o serviço de digitalização, evitando
o acúmulo e a perda de materiais importantes.

6. Crie uma política de uso dos documentos

Por falar nisso, é indispensável estabelecer regras para que os documentos sejam
usados corretamente. Essa é uma forma de garantir a padronização e de obter um
nível maior de controle e de eficiência.

Comece conhecendo quais são as principais necessidades e os usos em relação aos

arquivos. Entenda como é a rotina de cada setor e qual é o comportamento esperado
para cada departamento ou funcionário.

A partir disso, desenvolva uma política de uso, segurança e organização. Defina

também como as pessoas devem acessar, quais informações estão disponíveis a
cada colaborador e quais são as boas práticas, por exemplo.

7. Defina as regras para o acesso

Já que o sucesso da gestão de documentos está diretamente relacionado à

padronização dos processos, é hora de definir outras regras.
Padronizar o modo de transportar ou utilizar os materiais é uma maneira de
garantir a produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir as chances das ocorrências de
riscos como extravios ou danos físicos.

Essas questões são tão importantes que merecem até destaque em relação à política
de uso. No entanto, são informações que devem fazer parte da comunicação entre a
gestão e os colaboradores.

Uma das principais regras na gestão de documentos é usar métodos para definir
quem tem ou não direito a acessar determinado tipo de informação.

Em uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), o serviço de

controle acontece com mais facilidade, já que os gestores conseguem definir as
senhas específicas para cada usuário. Assim, há como limitar o acesso a certos
conhecimentos conforme o cargo ou o interesse do gestor.

8. Faça o backup regular das informações

Simples descargas elétricas repentinas podem queimar o HD de computadores,

gerando a perda de todos os dados importantes.

Um comprometimento da rede ou mesmo um ataque virtual pode levar ao

“sequestro” das informações digitais.

É por essas e outras questões que os manuais sobre segurança dos dados indicam
que gestores de documentos precisam, com certa frequência, realizar backup dos
arquivos digitalizados. Ou seja, não basta salvar as informações no computador e
pronto. É preciso ter a certeza de que todos os documentos estejam a salvo e
atualizados.

As empresas especialistas em serviços de gestão de documentos digitalizados

oferecem plataformas online seguras que permitem realizar backups diários, o
que garante a defesa contra perdas.

Além de manter os dados em ambiente virtual, também vale a pena reservar um

pendrive ou HD externo para guardar as documentações digitalizadas, sendo outra
forma de reforçar a segurança da armazenagem sem ocupar espaços com arquivos
físicos.

9. Filtre os novos documentos

Embora os recursos tecnológicos ajudem cada vez mais a otimizar o tempo de

gestão de documentos, fazer a organização de muitos arquivos é um trabalho que
requer certo esforço.

Por este motivo é preciso tomar medidas para que as informações não fiquem
desorganizadas novamente.

Uma dica capaz de ajudar é sempre realizar análises de todas as novas

documentações para saber se vale a pena armazená-la em ambiente físico ou digital.

Você pode até gastar certo tempo para fazer as análises diariamente, mas essa tarefa
evitará que o caos nas documentações prejudique seu trabalho no futuro.

10. Nomeie os arquivos corretamente

Até em empresas de grande porte há um problema: o costume de armazenar os

documentos na web, nos computadores ou em arquivo físico, sem fazer a nomeação
adequada.

Por isso, todos os colaboradores da empresa devem ter o hábito de nomear

corretamente os arquivos. Isso vai desde os donos até funcionários operacionais
que acessam ou inserem documentos nos sistemas de gestão.

Com os arquivos nomeados de forma padronizada, é mais fácil encontrar ou

organizar todas as informações. Isso otimiza o tempo nas buscas e torna o ambiente
de trabalho produtivo.

Veja um exemplo para nomear organizadamente os arquivos:

Nesse caso definimos os seguintes critérios:

Tipo (se Nota Fiscal – NF -, Orçamento – OR -,etc) + Código de identificação

(numeração do documento e ano) + Nome do cliente + Versão
Assim, temos o exemplo de nomeação padronizada de documentos:

OR 160/22 – Empresa Tal V02

Dica de ouro: padronize títulos e crie siglas. Dessa forma, qualquer membro da
equipe consegue realizar buscas sem complicação.

11. Mantenha a atenção nos arquivos

Arquivar, organizar, digitalizar e conservar são os 4 mandamentos da gestão de

documentos moderna, conforme as tendências defendidas por especialistas no
assunto. A última dica vale como uma lembrança: é importante manter o foco em
todos os detalhes da organização do acervo.

É isso que permite que o trabalho seja cada vez mais produtivo, tanto para os
gestores quanto para as demais pessoas dos diferentes setores e que precisam
arquivar ou acessar as informações documentadas.

12. Use a tecnologia a seu favor nesse processo da gestão de documentos

Ao longo das dicas, você percebeu que a digitalização é uma parte importante
para simplificar o gerenciamento de documentos, certo? Isso faz sentido porque
as versões digitais não ocupam espaço como as físicas, além de serem mais fáceis
de pesquisar e cruzar dados.

No entanto, não é preciso se limitar à digitalização ou à microfilmagem. Na

verdade, o ideal é pensar em um uso integrado e na adoção de soluções
complexas. Por isso, vale a pena contratar uma plataforma ligada à gestão
documental.

Com um recurso desse tipo, o armazenamento não é a única possibilidade. Também

há como definir hierarquias de maneira fácil, escanear novos itens, tornar os textos
pesquisáveis e muito mais.

Uma plataforma na nuvem, inclusive, possibilita que o acesso às informações seja

feito de qualquer lugar, sem abrir mão da segurança.
E, por falar em proteção, essa é uma solução indispensável para que a gestão esteja
alinhada com regras específicas, como a Lei Geral de Proteção de Dados
(LGPD). Como evita vazamentos de dados pessoais e sensíveis, sua empresa se
adapta às novas demandas.

Nesse sentido, o melhor para a gestão de documentos é escolher um negócio

especializado no assunto e que seja pioneiro no desenvolvimento de soluções dessa
natureza.

Quais são as vantagens da gestão de documentos?

Existem inúmeras vantagens de um bom trabalho de gestão documental — e ela se
torna ainda melhor quando é feita eletronicamente. Além de otimizar a fluidez e o
funcionamento da empresa, contribui para a segurança de todos os arquivos
gerenciados.

Na sequência, veja outros aspectos positivos desse processo!

1. Otimização do processo produtivo

É possível trabalhar com mais dinamismo e rapidez diante de um gerenciamento

de documentos efetivo — e até tecnológico.

Quando a empresa possui sistemas para a Gestão Eletrônica de Documentos, é

viável melhorar a produtividade na administração das informações e perder menos
tempo em pesquisas.

2. Organização dos documentos

Contas de luz ou de água, pagamentos de impostos, contratos, holerites,

certificados, garantias de compras de produtos… Esses e muitos outros são
documentos presentes em empresas de todos os portes.

Quando a documentação não está organizada em um padrão aceitável, torna-se um

empecilho para o bom andamento das rotinas operacionais. Para evitar que o caos
se instaure, o uso das ferramentas apropriadas para organizar papéis ou dados
digitais é crucial na gestão de documentos.
3. Mobilidade no acesso

Quando a empresa tem disponível uma plataforma online para acessar ou indexar
documentos digitalizados, é mais fácil trabalhar com documentações, mesmo se o
profissional estiver distante do arquivo físico.

Diretores ou pessoas autorizadas podem acessar os elementos digitalizados e

indexados na plataforma, em suas próprias residências ou onde quer que
estejam.

Imagine que você está em uma viagem profissional e precisa consultar alguns
papéis. Com a documentação em ambiente virtual, é possível ter acesso a milhares
de arquivos da empresa rapidamente.

4. Facilidade para expandir

Quanto mais o negócio cresce, maior é o montante de documentos físicos. Imagine

quantos arquivos adicionais há em uma secretaria acadêmica na época de
matrículas?

Quando o arquivo físico dos documentos não possui uma estratégia de gestão
funcional, acaba se tornando desorganizado com a entrada de novos registros.

Por outro lado, se existir uma estratégia de gestão de documentos, é fácil organizar
as novas informações de acordo com os padrões estabelecidos. Além disso, o uso
de uma solução digital permite que o negócio tenha muito mais capacidade de
armazenamento e processamento.

No entanto, os gastos não aumentam na mesma medida, o que é essencial para

escalar as operações de gerenciamento.

5. Adequação à era digital

A transformação digital é um tema presente no mindset de diversas empresas, dos

diferentes segmentos que buscam modernizar as operações e a relação com
colaboradores, consumidores ou fornecedores.
Digitalizar documentos é uma oportunidade para que os negócios se tornem
mais tecnológicos. A partir do momento em que tudo está digitalizado e acessível
em uma plataforma de GED, a equipe sente na prática as vantagens e benefícios da
otimização produtiva no dia a dia de trabalho.

Como dissemos, essa ainda é uma forma de atender às novas regulamentações em

relação aos dados digitais e à privacidade dos usuários. Assim, a sua empresa evita
multas e até prejuízos para a imagem.

Quais são as principais ferramentas para a gestão de

documentos?
De modo geral, tenha em mente que a gestão documental pode ser feita de algumas
maneiras:

 Organização e armazenamento de arquivos físicos em ambientes voltados para essa finalidade (gavetas, armários ou salas

inteiras);

 Uso de plataformas eletrônicas para gestão de documentos digitais;

 Armazenamento em nuvem;

 Armazenamento em pen-drive ou HD externo;

 Serviço de gestão feito por especialistas, com protocolos e softwares adequados para tal.

A gestão de documentos é crucial para que o negócio seja bem-sucedido, eficiente

e produtivo. Quanto mais organizada essa tarefa for, menos tempo os profissionais
precisarão gastar na busca por arquivos, tendo maior disponibilidade para serem
estratégicos.

Como o uso da tecnologia é tão importante nesse processo, conheça o ArqGED e

veja como a solução da Arquivar pode ajudar a sua empresa!
Como fazer gestão de documentos:
importância + 10 dicas para se
organizar
 Escrito por Leo Cavalcanti
12 de abril de 2021
Não é segredo nenhum que uma estrutura organizada, seja na mesa do escritório ou em uma empresa
de grande porte, beneficia qualquer atividade. Ainda assim, é comum nos depararmos com
colaboradores e líderes que não sabem como fazer gestão de documentos empresariais.

Antes de nos aprofundarmos nesse assunto, vamos definir a atividade:

O que é a gestão de documentos?

Podemos compreender a gestão de documentos como o conjunto de medidas e políticas que conduzem
administração, registro e uso de documentos em uma organização empresarial, sejam eles físicos ou
digitais.

Responsabilidade do gestor de arquivos, seu objetivo é monitorar o acesso, manter a organização,

manter os documentos bem cuidados e facilitar a pesquisa e localização sempre que for preciso.

Qual a importância da gestão de documentos

Documentos de uma empresa são relatórios, ordens de compra, comprovantes de pagamento, contratos,
processos e muitos outros. De modo geral, trata-se de um grande volume de informação que é tratado
diariamente por muitos setores dentro de um empreendimento.

Uma gestão de documentos inadequada e desorganizada pode promover riscos diversos, como
perda de documentos importantes, vazamentos de dados sigilosos e perda de tempo devido a dificuldade
em localizar documentação necessária, o que fica ainda mais grave em casos urgentes, como processos
judiciais e auditorias.

Dessa forma, fica claro qual a importância de saber como fazer gestão de documentos corretamente,
que é mantendo o acesso seguro, monitorado e eficiente aos documentos de uma empresa. Além disso, a
gestão de documentos feita corretamente traz outros benefícios, confira:
 Ajuda na produtividade
 Crucial para garantir o funcionamento da organização
 Facilita a comprovação de resultados e atividades
 Facilita auditorias
 Moderniza e otimiza a operação

Consequências de falhas na gestão de

documentos
Já abordamos o tema recentemente, mas é interessante reforçar as ameaças provocadas por falhas
na forma como se faz a gestão de documentos, principalmente quanto os erros estão na forma de
avaliação de riscos.Para isso, listamos algumas das consequências principais, confira:
 Vazamento de informações sigilosas: empresas tratam informações sigilosas o tempo todo, seja de
fornecedores ou clientes, como no caso de um e-commerce, por exemplo. Nesse contexto, o vazamento
de informações sigilosas, ocorrido por falhas nas verificações de acesso, pode expor dados e causar
prejuízos, principalmente com a vigência da LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;
 Perda de documentos importantes: comprovantes de pagamento, contratos e outros documentos são
essenciais para garantir a proteção legal da empresa em suas atividades. Perder um documento dessa
importância pode trazer riscos completamente desnecessários para a empresa;
 Fluxo de trabalho prejudicado: um risco que se acumula e gera grandes prejuízos, apesar de passar
despercebido em muitos casos, envolve os efeitos da gestão de documentos inadequada no fluxo diário
da empresa, gerando demora exagerada para localizar informações e podendo provocar a perda de
prazos em casos de maior urgência.

10 dicas de como fazer gestão de documentos

corretamente
 Depois de deixar claro a importância da gestão de documentos empresariais e citar
algumas consequências de falhas nesse processo, reunimos 10 dicas sobre como fazer
gestão de documentos de maneira correta e eficiente na sua empresa, garantindo
todos os seus benefícios e mitigando riscos.

1. Crie uma estrutura de organização

O primeiro passo de como fazer gestão de documentos de forma adequada é definir o

padrão organizacional que será utilizado. O recomendado pela maioria dos especialistas
é criar listas e classificar os documentos de acordo com o uso e, consequentemente, a
forma como devem ser armazenados.

No geral, o sistema utilizado é o seguinte:

 Documentos em formato físico: aqueles que possuem assinaturas, como declarações,
contratos e outros papéis;
 Documentos armazenados digitalmente: certos documentos, como fichas de cadastro,
pesquisas e relatórios, podem ser armazenados em formato digital;
 Cópias de documentos: a última categoria representa as cópias de documentos físicos
que não precisam ser armazenados depois de utilizados pela empresa ou de passarem
pelo processo de digitalização.

Essa prática ajuda a criar um acervo dos documentos existentes na empresa e serve
para direcionar de forma adequada a entrada de novos documentos posteriormente.

2. Cuide bem dos documentos físicos

Registros físicos precisam de alguns cuidados adicionais por parte da gestão de

documentos. Mesmo com a digitalização cada vez mais em alta, certos certificados e
documentos específicos precisam ser armazenados em papel.

Nesse caso, pense em como fazer a gestão de documentos físicos de maneira adequada e
tenha o cuidado com o local onde eles serão armazenados. Seja um armário ou uma
sala de arquivos, manter os documentos físicos bem ordenados e conservados é
essencial para que eles tenham fácil acesso caso necessário.

3. Conheça a temporalidade dos documentos

Mesmo documentos físicos apresentam uma temporalidade prevista por lei, um tempo
de validade no qual o arquivo deve ser preservado. Toda empresa precisa conhecer esses
prazos de armazenamento de documentos, para ajudar nesse quesito, o vídeo abaixo do
NF-e Protect explica o assunto:
https://www.youtube.com/watch?v=B3bzpkSuuK8

4. Atenção à digitalização de arquivos

A digitalização de documentos é uma grande facilidade para empresas, uma vez que
permite garantir a durabilidade e fácil acesso a uma enorme quantidade de
arquivos sem a necessidade de um grande espaço ou dos colaboradores encontrarem a
cópia física manualmente, caso precisem de suas informações.
 Criar uma rotina de digitalização é essencial, principalmente por conta das empresas
gerarem novos documentos diariamente. Quanto mais acumular, mais difícil e demorada
a digitalização. Portanto, estabeleça um local e prazo para que os colaboradores
deixem os documentos a serem digitalizados, idealmente por um funcionário
responsável por executar essa tarefa.

No caso de empresas de grande porte que precisam correr atrás do prejuízo e digitalizar
documentos de anos de operação, o ideal é contratar uma empresa confiável de
digitalização para executar o serviço com segurança e agilidade.

5. Não deixe de capacitar sua equipe para organizar e utilizar os

documentos

Toda vez que uma nova ferramenta é inserida na rotina da empresa, é interessante
oferecer treinamentos para que sua equipe saiba utilizá-la da melhor forma possível. O
mesmo vale para a gestão de documentos.

Ao criar suas diretrizes e investir em sistemas para fazer a gestão de documentos

empresariais, mostre aos seus colaboradores como eles devem proceder a partir daquele
momento. Isso garante eficiência, segurança e coesão.

6. Estabeleça regras de acesso

O acesso irrestrito é uma falha potencial na gestão de documentos empresariais. É

preciso criar regras de acesso que limitem quem pode acessar cada categoria de
documentos, prazo para devolução, entre outras diretrizes.

Além disso, é recomendado manter um registro de todas essas interações para

consultas futuras, caso seja necessário.

7. Faça backups regulares

Documentos digitais podem estar vulneráveis a ações de hackers, danos aos servidores e
outras falhas que provoquem a perda dos arquivos.

Dessa forma, é recomendado como medida de segurança que se faça backup de

dados periodicamente, mantendo esse arquivo em um banco de dados a parte para
garantir a sua proteção.

8. Crie padrões de títulos dos documentos e pastas

Uma dica simples para a gestão de documentos, principalmente arquivos digitais, é

criar padrões de títulos para nomear os documentos gerados. Normalmente, o
recomendado é seguir uma ordem que inclua:
 Data do arquivo;
 Tipo;
 Identificação;
 Assunto principal;
 Setor ou responsável.
De certa forma, tudo que facilite identificar e encontrar o documento em uma
pesquisa deve, preferencialmente, constar no título. Além disso, é ideal que todos os
colaboradores usem o mesmo padrão para nomear seus arquivos e documentos,
facilitando a organização.

9. Tenha sempre um gestor responsável por documentos

Ter um colaborador responsável direta e exclusivamente pela gestão de

documentos é uma forma de garantir que a estrutura organizacional seja respeitada
e seguida. O gestor de arquivos e documentos deve ser o único em contato direto e
ilimitado com os arquivos físicos, ele que registra quem solicitou os documentos e ele
que irá cobrar a devolução dos mesmos.

Além disso, caso algum colaborador cometa alguma falha nesse processo, ele apresenta
autonomia para cobrar a correção da falha, seja diretamente ou comunicando o líder do
setor.

10. Procure soluções em tecnologia

Assim como a tecnologia no setor de compras auxilia muito a gestão de fornecedores, a

tecnologia também pode ser aliada na hora de realizar a gestão de documentos na
sua empresa.

Assim como serviços de digitalização, sistemas de arquivos digitais e plataformas

de monitoramento são ótimas para limitar o acesso e garantir a segurança das
informações armazenadas.

Hora de simplificar as coisas

Seguindo nossas dicas, você aumenta sua compreensão de como fazer gestão de
documentos certamente será uma tarefa mais simples para sua empresa. E falando em
simplificar as coisas, não podemos deixar de mencionar as vantagens de utilizar a
Linkana no processo de qualificação de fornecedores da sua empresa.

Além de facilitar a consulta pública de Compliance e governança de potenciais

fornecedores, nossa plataforma utiliza armazenamento em nuvem para manter toda a
documentação coletada em segurança, ao mesmo tempo que garante o fácil acesso
para sua equipe de compras.

Veja como podemos transformar a forma como sua empresa qualifica e monitora seus
fornecedores. Preencha o formulário abaixo que entraremos em contato: