O Que É e Como Montar Um Plano de Ação para Sua Empresa

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O QUE É E COMO

MONTAR UM PLANO
DE AÇÃO PARA SUA
EMPRESA?
Confira o passo a passo para
fazer planos de ação com
mais praticidade contando
com checklists digitais
Quer saber como alcançar os objetivos do seu
negócio dentro dos prazos estabelecidos,
reduzindo as falhas e ampliando a produtividade
do seu time? Os planos de ação podem te ajudar!

Neste guia gratuito, você vai entender o que é


plano de ação, qual a sua importância, qual é o
passo a passo que deve seguir para criar os seus
planos e como implementá-los na prática com
mais facilidade.

Acompanhe a leitura e confira!


SUMÁRIO
O que é plano de ação…………………………………………………………..………………………..………………. 04
Quem precisa de um plano de ação……………………………………………………………………… 06
Quais são os tipos de planos de ação…………………………………………………………………… 09
Principais metodologias para criar um plano de ação empresarial… 11
Qual é a finalidade principal de um plano de ação………………………………...….. 17
Quais os passos para fazer um plano de ação no seu negócio………..… 19
5 dicas para criar um plano de ação mais eficaz……………………………………..…… 21
Por que utilizar planos de ação na sua empresa…………………………………….….... 23
Veja como usar checklists digitais podem facilitar o processo……...….. 25
Como o Checkbits pode ajudar você?……………………………………………………………..…… 28

Sumário interativo: Clique no número da página para se direcionar ao capítulo.


O QUE É PLANO
DE AÇÃO

4
Um plano de ação é um plano detalhado que deve conter todas as etapas que devem ser
seguidas em um processo para garantir que você, seu time ou sua empresa vão alcançar uma
determinada meta.

Desse modo, o plano de ação deve conter todas as informações, tarefas e ações específicas para
facilitar o cumprimento de tudo o que deve ser feito até atingir o objetivo almejado, como:

● datas de vencimento;
● responsáveis por cada tarefa;
● cronograma com todas as ações necessárias;
● recursos para que o objetivo seja atingido;
● descrição de cada ação a ser finalizada;
● lista de possíveis problemas ou riscos;
● espaço para fazer anotações, listar pontos ou responder perguntas após a conclusão de
cada tarefa.

Ou seja, como o próprio nome já entrega em parte o seu significado, o plano de ação é
basicamente uma lista aprofundada de etapas que devem ser percorridas para completar todos
os objetivos.

5
QUEM PRECISA
DE UM PLANO
DE AÇÃO?

6
Se você não sabe se sua empresa precisa disso por ser pequena ou média
ou se acha que os planos de ação são necessários apenas para organizações
de grande porte, isso não é verdade.

O fato é que ter um plano de ação é algo útil para empresas de vários
segmentos e portes, pois ele ajuda você a planejar o cumprimento de
tarefas com o objetivo de alcançar metas.

Os planos ajudam você a organizar as informações e os recursos necessários


para atingir os objetivos, independente do segmento de atuação e do porte
da sua empresa no mercado.

7
É possível criar planos de ação que vão muito além do planejamento
estratégico. Essa ferramenta funciona para:

● organização da empresa;
● estratégias de marketing;
● implementação de novos processos;
● planejamento comercial;
● início de um projeto;
● desenvolvimento pessoal e integração da equipe;
● resolução de problemas.

O plano de ação pode não apenas trazer bons resultados para todo o seu
negócio, mas também aumentar a eficácia e o engajamento no trabalho
individual dos colaboradores.

8
QUAIS SÃO
OS TIPOS DE
PLANOS DE
AÇÃO?

9
Você pode criar planos de ação bastante diferentes um do outro na sua
empresa, eles realmente não precisam seguir um padrão e, por isso, é
importante criar diversos modelos.

Cada modelo de plano de ação deve estar de acordo com as necessidades


e os objetivos estabelecidos para cada tarefa, setor ou time.

Ou seja, você pode até se inspirar em modelos de planos de ação prontos na


internet e não é errado copiar um ou outro ao começar a criar modelos de
planos.

Porém, é importante entender que cada modelo deve ser criado conforme o
que sua empresa realmente precisa e deseja, a fim de que as metas sejam
alcançadas de forma alinhada ao seu negócio, sem problemas ou prejuízos.

10
PRINCIPAIS
METODOLOGIAS
PARA CRIAR UM
PLANO DE AÇÃO
EMPRESARIAL

11
Para ajudar você a entender quais tipos podem
funcionar melhor para o seu negócio, reunimos
aqui as principais metodologias que são
utilizadas na criação dos planos de ação.

Vale analisar as características de cada uma delas


para ver qual se encaixa melhor com o seu time e
a sua organização. Confira a seguir!

12
5W2H
Apesar de essa sigla parecer estranha, por misturar letras e números, ela pode
ser compreendida como uma lista de perguntas que se dividem em 5 Ws e 2 Hs,
que são:

● What (O quê)
● Why (Por que?)
● Where (Onde?)
● Who (Quem?)
● When (Quando?)
● How (Como?)
● How much (Quanto?)

13
Portanto, essa metodologia segue o mesmo funcionamento de um checklist, que serve
para mapear tarefas, estabelecendo prioridades e etapas em diversos processos de
empresas, entre eles:

● fazer a manutenção de máquinas, ferramentas e equipamentos;


● ajustar atividades e projetos;
● verificar e prevenir falhas;
● gerenciar não conformidades;
● criar novos processos;
● aumentar a produtividade da equipe.

Baixe um modelo de Planilha de Planos de Ação 5W2H para usar no seu negócio.

14
Ciclo PDCA
A metodologia PDCA também é uma sigla
que se divide em diversas etapas, que são:

● P - Plan (planejar)
● D - Do (Fazer)
● C - Check (Checar)
● A - Act (Agir)

O ciclo PDCA visa, então, melhorar os processos, produtos e serviços, organizando


todas as atividades de uma empresa por meio de estratégias para reduzir erros e
solucionar possíveis problemas de forma mais eficiente.

15
Diagrama de Ishikawa
Já a metodologia Diagrama de Ishikawa não se divide em etapas sequenciais, mas
registra todos os problemas que contribuíram para o não alcance de algum objetivo,
fazendo ramificações para analisar todas as razões. Por isso, essa metodologia
também pode ser chamada de diagrama de causa e efeito.

A partir da avaliação do que não deu certo, quais problemas contribuíram para a
falta de bons resultados? Sua equipe pode fazer um brainstorming com o objetivo
de encontrar todas as causas que podem ter ocorrido para não chegar ao retorno
almejado.

É como um teste de encontrar os erros para analisar o que pode ser melhorado e
focar nas próximas soluções.

16
QUAL É A
FINALIDADE
PRINCIPAL DE
UM PLANO DE
AÇÃO?

17
Independentemente da metodologia utilizada, o principal objetivo de um plano de ação
é facilitar o cumprimento de metas em uma empresa.

Assim, os planos de ação são cruciais quando há uma rotina de atividades que envolvem
vários objetivos e processos diferentes, a fim de facilitar a busca por soluções com mais
rapidez e organização.

Com bons planos de ações, condizentes com o que sua empresa precisa, é possível
auxiliar a equipe a ter mais engajamento e contribuir para que as lideranças melhorem o
gerenciamento dos processos. Ou seja, todo o negócio sai ganhando!

Entenda a importância dos planos de ação.

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QUAIS
OS PASSOS
PARA FAZER
UM PLANO DE
AÇÃO NO SEU
NEGÓCIO?

19
Para ter mais sucesso com os planos de ação da sua empresa, é necessário prestar
atenção nos seguintes pontos:

1. Definir quais metas devem ser atingidas com os planos que pretende criar;
2. Detalhar todas as ações necessárias de cada etapa para alcançar os objetivos;
3. Estabelecer os itens de pendências e prioridades das tarefas;
4. Mapear o cronograma, definindo o início e fim de cada atividade;
5. Atribuir responsáveis para cada etapa ou tarefa;
6. Acompanhar o desenvolvimento dos itens de ação.

Um ponto importante que deve fazer parte do plano de ação é o que acontece depois
que a meta é alcançada: você deve analisar os resultados obtidos, os recursos
investidos e todo o desempenho da equipe. Rever esses dados com a ajuda de gráficos
e relatórios é fundamental para planejar os próximos passos.

20
5 DICAS
PARA CRIAR
UM PLANO
DE AÇÃO
MAIS EFICAZ

21
Além de seguir o passo a passo do tópico anterior, para ter melhores resultados é
importante seguir 5 dicas ao criar um plano de ação:

1. Defina metas realmente alcançáveis com prazos possíveis, entendendo os recursos


disponíveis, e os desafios e as restrições que a equipe pode enfrentar no processo;

2. Utilize uma comunicação transparente e empática para comunicar as


responsabilidades e explicar os principais objetivos de cada plano de ação,
mostrando também as vantagens de alcançar as metas estabelecidas;

3. Tenha mais flexibilidade para lidar com imprevistos e fazer ajustes, a fim de adaptar
o plano de acordo com as necessidades de cada período;

4. Utilize ferramentas tecnológicas e sistemas de automação, como checklists digitais,


para gerenciar as tarefas e os prazos com mais facilidade durante a rotina;

5. Dê o devido reconhecimento aos esforços realizados e comemore cada conquista


ao longo do caminho para manter o time motivado a continuar.

22
POR QUE
UTILIZAR
PLANOS
DE AÇÃO
NA SUA
EMPRESA?

23
Como é possível perceber, criar planos de ação na sua empresa é a melhor escolha para
atingir metas e solucionar falhas nos processos. As principais vantagens de utilizá-los, são:

prevenir identificar encontrar coletar dados tomar


problemas e melhorias; soluções ideais; relevantes para decisões mais
prejuízos; sua empresa; assertivas;

alcançar gerenciar fazer melhor uso mensurar o


metas com processos e não dos recursos desempenho
mais eficácia; conformidades; disponíveis; da equipe e os
resultados do
negócio.

24
VEJA COMO USAR
CHECKLISTS
DIGITAIS PODE
FACILITAR O
PROCESSO

25
Ao contar com a ajuda de checklists digitais, você
garante ainda mais sucesso com os planos de ação da
sua empresa na prática.

Isso porque os checklists oferecem várias funcionalidades


de aplicações em rotinas de inspeção, auditoria e avaliação,
gerando mais segurança e produtividade nos padrões
operacionais que devem ser seguidos.

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Os checklists são extremamente úteis para gerenciar as não conformidades de
forma muito mais prática e rápida. Os principais benefícios de utilizar essa
ferramenta para os planos de ação, são:

● centralizar dados e tarefas;


● acessar tudo de forma online e intuitiva;
● gerar planos de ação dentro do mesmo app;
● avaliar o progresso de cada plano;
● identificar atrasos e avanços;
● automatizar relatórios com gráficos;
● reduzir o tempo de coleta de resultados;
● aumentar a produtividade do time;
● garantir um sistema de gestão de atividades;
● ter informações confiáveis e seguras.

27
COMO O
CHECKBITS
PODE AJUDAR
VOCÊ?

28
Com o app Checkbits, é muito mais simples e eficaz
criar planos de ação para alguns itens de formulários
da sua empresa que apresentam não conformidade.
Na nossa ferramenta, você pode criar lista de
verificações e planos de ação para auxiliar na
resolução de problemas e inconformidades,
facilitando:

● acompanhamento dos processos;


● resoluções de problemas;
● estabelecimento de prazos para que a operação
não seja prejudicada.

29
Os planos de ação são criados durante a execução de um
formulário e para acessar e resolver planos de ação, basta acessar
o menu lateral “Planos de Ação”. Ao entrar em Planos de Ação,
você pode conferir um Kanban com “Abertos”, “Fazendo” e
“Feitos”.

30
Todos os Planos de ação criados durante a execução de um formulário ficarão na coluna
“Abertos” até que sejam iniciados. Após iniciados irão para “Fazendo” e após resolvidos
ficarão em “Feitos”

O card do plano de ação gerado mostrará o nome do


formulário, o item que gerou a inconformidade, o responsável
por resolver o problema, a data em que se espera a resolução
e o status dele.

Essa seta no canto inferior direito indicará se o plano de ação


foi enviado para você resolver, se você enviou para outra
pessoa, ou se você enviou para si mesmo.

Para se ter um panorama completo do problema e


obter as respostas preenchidas na criação do plano
de ação durante a execução, basta clicar em qualquer
lugar do card.

31
Após clicar no card, o plano de ação irá abrir por completo. É nesta etapa que você poderá ver
tudo que foi preenchido na criação do plano de ação.

2
1. Aqui também é possível ver
1 3
o formulário que gerou o
Plano de Ação.

2. Aqui você poderá iniciar o


plano de ação (ele mudará
da coluna “Abertos” para
“fazendo”), ou resolver (ele
mudará de “fazendo” para
“feito”).

3. Também é possível adicionar


comentários e anexos, para
atualizar os demais
envolvidos do andamento da
resolução deste plano de
ação.

32
Viu só como é simples? Além de oferecer várias
funcionalidades, o Checkbits oferece todo o
suporte necessário para você que deseja ir ainda
mais além com a sua empresa.

33
Conte com o Checkbits para ter mais
sucesso com os planos de ação da
sua empresa

Se você quer começar a ter processos mais bem-sucedidos no seu negócio, alcançando
as metas de forma prática e eficiente, além de aumentar a produtividade do seu time e
organização das tarefas, o Checkbits é a solução ideal.

Além de ser uma ferramenta de checklists digitais e planos de ação com foco em
revolucionar as inspeções e auditorias em organizações de diversos segmentos, esse app
ajuda você a otimizar o tempo e os lucros da sua empresa para focar no que mais
importa.

34
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resultados na rotina do seu negócio?

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