Tópicos de Análise Documentária

Indexação: teoria e métodos

Giovana Deliberali Maimone

Nair Yumiko Kobashi
Denysson Mota

1. Introdução
A disciplina intitulada “Indexação: teoria e métodos”
integra a grade curricular do curso de “Biblioteconomia e
Documentação”, oferecido pela Escola de Comunicações
e Artes da Universidade de São Paulo. Tem como objetivo
capacitar o aluno a compreender e desenvolver os processos
de organização da informação, em particular a indexação,
para recuperar informação em ambientes locais e eletrôni-
cos. Além de extenso referencial teórico da área de Análise
documentária, que engloba desde a leitura documentária até
as normas, políticas e metodologias de indexação, a disci-
plina também conta com referências ao uso de softwares de
indexação automática, de modo a promover a incorporação
do ambiente eletrônico aos estudos do campo da Biblioteco-
nomia. Visando a constante atualização do profissional da
informação, são inseridas discussões sobre as tendências de
indexação na web, como é o caso dos marcadores (tagging),
das folksonomias e a otimização das tecnologias da infor-
mação para acesso e recuperação da informação. A prática
de exercícios de indexação de materiais gráficos, em sala de
aula, prioritariamente de textos científicos, possibilitam ao
corpo discente desenvolver expertise técnica e intelectual no
tratamento de documentos para indexação. Observa-se, nes-
te sentido, a fundamental contribuição do estágio obrigatório

73
 Tópicos para o Ensino de Biblioteconomia

em Ambientes de Informação, verificando-se a aplicação prá-

tica das teorias e métodos propostos. Portanto, as atividades
realizadas em sala de aula causam impacto significativo na
elaboração de produtos documentários, função básica e es-
sencial para a atuação competente do futuro profissional da
informação.

2. Representação Documentária e Indexação

A representação de documentos é um conjunto de ati-
vidades que tem como principal intuito representar conteú-
dos informacionais de documentos, por meio dos elementos
que os identifiquem de forma específica, para torná-los recu-
peráveis.
Deste modo, as ações de representação de documentos
podem ser segmentadas em dois grandes grupos: a represen-
tação descritiva, que visa identificar um documento, a partir
de suas características “físicas”, e a representação temática,
que supõe a análise, a condensação e a representação de do-
cumentos de acordo com os “assuntos” neles contidos. Os ín-
dices e os resumos documentários, são os principais produtos
destas ações. Esses procedimentos podem ser representados
graficamente como na figura abaixo:

74
 José Fernando Modesto da Silva e Francisco Carlos Paletta

Figura 1: A representação de documentos

Fonte: Adaptado de Kobashi (1994).

Ao tratar especificamente da indexação, pode-se ca-

racterizá-la como um conjunto de ações que visam identi-
ficar e descrever conteúdos de documentos, de acordo com
seus assuntos, por meio da “atribuição” de termos de uma
linguagem de indexação, também chamada de linguagem
documentária. De acordo com a norma “NBR 12676/1992
– Métodos para análise de documentos – Determinação de
seus assuntos e seleção de termos de indexação”, os estágios
da indexação podem ser divididos em três: a) exame do do-
cumento e estabelecimento do assunto de seu conteúdo; b)
identificação dos conceitos presentes no assunto; e, c) tradu-
ção desses conceitos nos termos de uma linguagem de inde-
xação.
É essencial ressaltar que a indexação somente faz sen-
tido se a recuperação da informação for efetiva, concorren-
do, para isto, fatores que garantem sua qualidade, como por
exemplo, a consistência na especificidade dos termos atribuí-

75
 Tópicos para o Ensino de Biblioteconomia

dos, o conhecimento e capacidade do indexador e a qualidade

dos instrumentos de indexação utilizados (NRB 12676/1992).
Uma vez concebida a ideia de que a indexação é rea-
lizada por meio de atividades de análise, síntese e represen-
tação, pode-se adentrar nos aspectos que envolvem a leitura
documentária, uma das primeiras variáveis que influem di-
retamente na qualidade da indexação acima comentada.
A leitura influencia e é influenciada pelos aspectos cul-
turais e ideológicos que fazem parte da vivência humana,
sendo que a interpretação de um texto depende do processa-
mento das informações, do próprio texto de partida e do con-
texto de ambos (Fujita, Nardi, Santos, 1998; Fujita,
2004). Em leitura documentária, utiliza-se um procedimento
específico de leitura chamada de “leitura técnica” que, segun-
do Cunha e Cavalcanti (2008, p. 222), compreende:
[...] o estudo metódico do conteúdo de um documen-
to que realiza o classificador para determinar os assuntos
tratados e, mediante uma operação analítico-sintética,
estabelecer os símbolos que representarão esse item no
acervo. A leitura técnica compreende a análise do corpo
central da obra, complementada por outras fontes de in-
formação que integram a obra sob estudo, como o título
e seu grau de representatividade, o sumário e o índice de
assuntos, as orelhas e as contracapas, o prefácio, a catalo-
gação e a classificação na fonte.

A leitura documentária, um dos aspectos da Análise

documentária, tem como função principal condensar o con-
teúdo dos documentos para, em seguida, serem atribuídos
a estes últimos os termos que expressam seu “assunto” ou
tema. A leitura documentária depende, por sua vez, da qua-
lidade do texto e da capacitação em realizar a análise, a sín-
tese e a representação de textos. Neste contexto, é importante
considerar algumas das condições impostas ao indexador.
São elas: limite de tempo, propósito definido, geração de pro-

76
 José Fernando Modesto da Silva e Francisco Carlos Paletta

dutos, metodologia de indexação, contexto de trabalho, en-

tre outras, sendo que uma das dificuldades apontadas pelos
profissionais é compatibilizar o conteúdo informacional dos
textos com os termos propostos pela linguagem do sistema
(CINTRA, 1987, FUJITA, 1999).
A linguagem do sistema, que também podem ser cha-
madas de linguagem de indexação ou linguagem documen-
tária, pode ser definida como: todo sistema artificial de sig-
nos normalizados, que facilitam a representação formalizada
do conteúdo dos documentos para permitir a recuperação,
manual ou automática da informação solicitada pelos usuá-
rios, sendo que seu objetivo principal é assegurar o controle
de vocabulário de domínios de conhecimentos (CINTRA et
al, 1997; FUJITA; LEIVA, 2010).
A função principal de uma linguagem de indexação é a
de compatibilizar a linguagem utilizada por uma comunida-
de de usuários e entre várias instituições. Semelhante compa-
tibilização é fundamental para elaborar estratégias de busca
adequadas para a recuperação de informações (CINTRA et
al, 1997). As linguagens organizadas como instrumentos de
indexação e recuperação, de acordo com suas características,
podem receber diferentes denominações: tesauros, vocabu-
lários controlados, listas de cabeçalhos de assunto, taxono-
mias, ontologias, entre outras.

3. Política e Prática da Indexação

O principal propósito de um serviço de indexação é as-
segurar que documentos e informações cheguem aos usuá-
rios com precisão. Toda política de indexação é contextual,
variando de acordo com o perfil da instituição e perfil e ne-
cessidades dos usuários.
Com o fim de tornar realizável a recuperação de infor-
mações presentes nos acervos dos diversos tipos de Centros
Informacionais, uma política de indexação deve servir como

77
 Tópicos para o Ensino de Biblioteconomia

um guia para a tomada de decisões e deve levar em conta os

seguintes fatores:
• Características e objetivos da instituição;
• Identificação dos usuários;
• Identificação de recursos humanos, materiais e financeiros
que delimitam o funcionamento de um sistema de recupe-
ração de informações.
Verificadas as necessidades particulares de cada insti-
tuição, é possível realizar indexações mais condizentes com
as necessidades dos respectivos públicos. Neste sentido, é
pertinente avaliar as políticas de indexação, sendo que al-
guns elementos devem ser considerados, como:
• Aspecto estratégico: para quem a política é direcionada?
Quais os limites de sua aplicação?
• Ferramentas de indexação: quais são as linguagens e es-
quemas de classificação utilizados? Quais são as caracte-
rísticas de cada linguagem?
• Aplicação das ferramentas: como serão utilizadas? Quais
são os tipos de documentos indexados?
Em complemento ao exposto acima, pode-se dizer que
na avaliação de um Sistema de Indexação e Resumos (SIR)
procura-se determinar a qualidade do produto oferecido,
o seu nível de desempenho em relação às necessidades dos
usuários da informação e os custos decorrentes. Assim, é
fundamental, segundo Lopes (1985), analisar os seguintes
aspectos:
• Relevância = capacidade do sistema em fornecer respostas
que realmente correspondam à questão proposta.
• Cobertura = abrangência em relação à literatura sobre um
assunto. Indexar todos os materiais publicados é impossí-

78
 José Fernando Modesto da Silva e Francisco Carlos Paletta

vel e a cobertura é determinada pela proporção da literatu-

ra sobre um tema, ou temas, incluída no SIR.
• Revocação = capacidade do SIR de oferecer, em resposta a
uma questão, todas as referências relevantes existentes na
base de dados. Esta é uma questão controvertida. Muitos
teóricos da área consideram difícil avaliar a revocação dos
sistemas.
• Precisão = capacidade do SIR em fornecer apenas referên-
cias relevantes, eliminando as que não são relevantes para
a questão proposta.
• Novidade = medida da proporção de referências relevantes
recuperadas no SIR, que o usuário não conhecia anterior-
mente.
• Esforço do usuário = dependente da precisão com que os
materiais são indexados.
• Tempo de resposta = tempo decorrido entre a pergunta e a
resposta fornecida pelo sistema.
• Produtos oferecidos = são compostos por relatórios de ba-
ses de dados, índices impressos, resumos e as formas de
saída que resultam das buscas de informação (qualidade
tipográfica, existência de resumos, referências, etc.).
• Linguagem de indexação = usada para identificar os as-
suntos dos documentos, sendo que a qualidade da indexa-
ção tem reflexos diretos na recuperação de informações e
satisfação dos usuários.
É necessário enfatizar que a escolha da linguagem do-
cumentária é fator essencial para a eficácia de um sistema de
recuperação da informação, que deve considerar, principal-
mente: os objetivos do sistema, o tipo de usuário e a abran-
gência / especificidade dos assuntos dos documentos arma-
zenados no sistema. Neste sentido, podem ser destacadas: as
linguagens de indexação pré-coordenadas, que combinam
ou coordenam os termos no momento da indexação e as pós-

79
 Tópicos para o Ensino de Biblioteconomia

coordenadas, que combinam ou coordenam os termos no

momento da busca (VALE, 1987).
De modo geral, um índice documentário é um meca-
nismo ou instrumento auxiliar, usado, tanto na armazena-
gem, como na busca e recuperação da informação. O índice
é utilizado, via de regra, para localizar um material numa
base de dados, como instrumento de indexação para auxiliar
o indexador no momento da “escolha” dos termos a serem
atribuídos a um documento, como ferramenta para auxiliar
o usuário a encontrar o material de que necessita, recorrendo
aos descritores das linguagens documentárias, como tam-
bém, para a aprendizagem de novos termos e relações entre
eles (CUNHA, CAVALCANTI, 2008).
Além da indexação, dita “manual”, também há outros
dois tipos de indexação, chamadas de “automática” e “se-
miautomática”.

4. Indexação Automática e Semiautomática

A indexação não ocorre apenas de forma manual. Em-
bora denominada comumente de indexação “manual”, é me-
lhor caracterizá-la como uma operação intelectual humana.
É possível realizar a indexação também de forma assistida
por computador. Lancaster (2004) aborda as diversas formas
de tratamento para a geração de termos de indexação e re-
sumos, seja de forma automática ou semiautomática. Para o
autor, as diferentes formas e técnicas de indexação utilizadas
auxiliam o profissional da informação em seu trabalho diá-
rio, automatizando um trabalho, de certa forma, repetitivo.
A forma mais simples de indexação automática consis-
te em contar palavras, um mecanismo que simula a leitura
humana pelo computador. As contagens são geralmente rea-
lizadas mediante o uso de duas listas: uma negativa e uma
positiva. A primeira contém palavras consideradas pouco
significativas que, por isso, precisam ser ignoradas, como os

80
 José Fernando Modesto da Silva e Francisco Carlos Paletta

pronomes ou outras palavras consideradas vazias de signifi-

cado para os fins da indexação. A segunda lista é constituída
de palavras consideradas muito relevantes e que, caso apa-
reçam no texto analisado, serão contabilizadas. O software
SISA (GIL LEIVA, 2003) opera, como muitos softwares, com
essas duas listas para gerar as recomendações de palavras-
chave.
É possível também que estes tipos de softwares conte-
nham palavras que não estão em nenhuma das duas listas,
isto é, são listagens de palavras que podem ser relevantes mas
que não foram consideradas previamente, principalmente
na lista positiva. Além de usar palavras, também é possível
extrair sentenças completas que sejam julgadas relevantes
para identificar e descrever o texto analisado (LANCASTER,
2004). Estes mecanismos, no entanto, exigem maior trabalho
nas etapas de elaboração do projeto e programação, princi-
palmente para estabelecer a frequência de aparecimento das
palavras que possam ser consideradas relevantes nos docu-
mentos, assim como para definir uma lista das expressões
que precisam ser avaliadas.
O principal aspecto da indexação automática é o cál-
culo ou estabelecimento da relevância das palavras e ex-
pressões. A frequência da palavra no texto, de forma pura
e simples, pode ser, em diversos casos, enganadora, levando
o software a considerar como relevante uma palavra pouco
significativa. Lancaster (2003) usa o exemplo da palavra bi-
blioteca em um acervo sobre Biblioteconomia para ilustrar
que uma palavra muito frequente, em uma base ou repositó-
rio, em que ela aparece bastante, torna-se irrelevante. Nesse
sentido, a relação entre a frequência das palavras em um tex-
to e sua frequência no acervo, portanto a frequência relativa
de um termo, é considerada mais rica e eficaz em termos de
indexação automática. Para ilustrar, Lancaster (2004) utiliza

81
 Tópicos para o Ensino de Biblioteconomia

a palavra amianto em um acervo de Biblioteconomia, ou a

palavra biblioteca em um acervo de uma fábrica de cimento.
O software, depois de realizada a contagem, o sistema
apresenta ao indexador (no caso da indexação semiautomáti-
ca) ou vincula diretamente (no caso da indexação totalmente
automática) os termos de indexação selecionados como re-
levantes. Essa vinculação pode ocorrer de forma direta, isto
é, as palavras vinculadas são apenas as extraídas do texto,
ou indireta, por atribuição. Este último modo se assemelha
à forma com que os profissionais de biblioteconomia traba-
lham, escolhendo termos considerados como descritores do
texto, mesmo que elas não estejam materialmente expressas
no texto. O computador realiza essa atribuição mediante a
comparação das palavras contabilizadas com uma lista de
termos relacionados ou equivalentes, atribuindo não apenas
os termos encontrados, mas aqueles que aparecem na lista. O
software SISA também possibilita incluir uma lista de termos
gerais para uso nestes moldes (GIL LEIVA, 2003). Lancas-
ter (2004) usa o exemplo do termo chuva ácida, que poderá
ocorrer, por exemplo, na atribuição de termos relacionados a
poluição atmosférica e dióxido de enxofre.
No entanto há problemas com a indexação automá-
tica. Os mais comuns são a subatribuição, situação em que
o computador não seleciona os termos que os indexadores
humanos atribuiriam ao texto, e a superatribuição, quando
o computador seleciona termos que os indexadores huma-
nos não considerariam relevantes para representar o texto.
Segundo Lancaster (2004), os termos escolhidos por compu-
tadores são de 80% a 90% semelhantes aos selecionados por
humanos. Portanto, há uma faixa de 10% a 20% de termos
que ou foram atribuídos desnecessariamente, ou não foram
identificados como relevantes.

82
 José Fernando Modesto da Silva e Francisco Carlos Paletta

5. Considerações Finais
A indexação, como exposto neste texto, é fundamen-
tal para que ocorra a adequada recuperação de informa-
ções. Certamente, é necessário buscar formas cada vez mais
aprimoradas de realizar esse processo, seja pela intervenção
direta de indexadores humanos, seja por meio de procedi-
mentos assistidos por computador. Procurou-se, aqui, expor
os principais aspectos da indexação, tais como a análise, a
condensação e a representação de conteúdos informacionais.
A análise é um processo de interpretação que, na indexação,
requer técnicas específicas apoiadas nas teorias de processa-
mento de textos e na Linguística textual (CINTRA, 1987).
A condensação, por sua vez, é um procedimento intelectual
necessário à compreensão de textos. Teun Van Djik e Walter
Kintsch (1983) são os autores que sistematizaram o proces-
so de compreensão de textos, afirmando que nessa operação
cognitiva ocorrem: a) o apagamento de informações consi-
deradas pouco relevantes, b) a seleção de informações rele-
vantes; c) a condensação por generalização e a reescritura
condensada do conteúdo pertinente identificado. No caso da
indexação, a tradução do enunciado reescrito, em descritores
padronizados, é a operação final.
A indexação automática combina conhecimentos lin-
guísticos e computacionais para a elaboração de sistemas de
processamento de textos. É um procedimento muito útil que
necessita, no entanto, de aprimoramento para ser efetiva-
mente utilizado nos sistemas de informação.
Deve-se assinalar, por fim, a importância das lingua-
gens documentárias para representar os conteúdos dos docu-
mentos. Essas linguagens são linguagens artificiais, construí-
das especificamente para indexar e buscar informação em
sistemas de informação. Há diferentes os tipos de linguagens
utilizadas nos Sistemas de informação, tais como os sistemas
de classificação, os tesauros, as taxonomias, as ontologias.

83
 Tópicos para o Ensino de Biblioteconomia

Cada tipo de linguagem serve a uma finalidade. Portanto,

saber escolher a linguagem adequada para o sistema de in-
formação é uma das tarefas importantes do indexador. As
linguagens documentárias são, por outro lado, ferramentas
dinâmicas que devem ser atualizadas constantemente, em
sintonia com a criação de novos conceitos pelos diferentes
domínios do saber. É importante, portanto, que o indexador
conheça os procedimentos de atualização de linguagens para
que essas ferramentas mantenham sempre as suas funciona-
lidades como instrumentos de controle de vocabulário.
Muitos são os conhecimentos necessários para que a
indexação se realize de forma adequada. Cabe, portanto, aos
profissionais da informação estarem atentos para as mudan-
ças nas teorias, nos métodos, nas ferramentas e nos recursos
computacionais criados pelas áreas que se dedicam à organi-
zação da informação e do conhecimento.

Referências
CARNEIRO, M. V. Diretrizes para uma política de indexação. Re-
vista da Escola de Biblioteconomia da UFMG, Belo Horizon-
te, v. 14, n. 2, p. 221 – 241, set. 1985.
CINTRA, A. M. M. Estratégias de leitura em documentação. In:
SMIT, J. W. (coord.) Análise documentária: a análise da sínte-
se. 2. ed. Brasília, DF: IBICT, 1987.
CINTRA, A. M. M. et al. Para entender as linguagens documen-
tárias. 2. ed. rev. e ampl. São Paulo: Polis, 2002. 92 p.
CUNHA, M. B. da; CAVALCANTI, C. R. de O. Dicionário de biblio-
teconomia e arquivologia. Brasília, DF: Briquet de Lemos, 2008.
FUJITA, M. S. L. A leitura do indexador: estudo de observação.
Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 4,
n. 1, p. 101 – 116, jan. / jun. 1999.
FUJITA, M. S. L. A leitura documentária na perspectiva de suas
variáveis: leitor-texto-contexto. Datagramazero – Revista de
Ciência da Informação, v. 5, n. 4, ago. 2004.
FUJITA, M. S. L.; LEIVA, I. G. As linguagens de indexação em bi-
bliotecas nacionais, arquivos nacionais e sistemas de informa-

84
 José Fernando Modesto da Silva e Francisco Carlos Paletta

ção na América Latina. XVI Seminário Nacional de Bibliotecas

Universitárias. Anais. 2010.
FUJITA, M. S. L.; NARDI, M. I. A.; SANTOS, S. A leitura em aná-
lise documentária. Transinformação, v. 10, n. 3, p. 13 – 31, set./
dez. 1998.
GIL LEIVA, I. Sistema para la Indización SemiAutomática (SISA)
de Artículos de Revista de Biblioteconomía y Documentación.
In: II Jornadas de Tratamiento y Recuperación de Información,
2003, Leganés (Madrid), Anais eletrônicos… Leganés (Ma-
drid), 2003. p. 228-232. Disponível em: http://webs.um.es/isgil/
SISA IndizacionautomaticaAutomaticIndexingGI LEIVA.pdf.
Acesso em: 23 nov. 2004.
KOBASHI, Nair Yumiko. A elaboração de informações docu-
mentárias: em busca de uma metodologia. São Paulo: ECA/
USP, 1994. 195 p. (Tese de doutorado).
LANCASTER, F. W. Indexação: teoria e prática. 2. ed. rev. atual.
Brasília, DF: Briquet de Lemos/Livros, 2004.
LOPES, E. de F. Avaliação de serviços de indexação e resumo: crité-
rios, medidas e metodologia. Revista da Escola de Bibliotecono-
mia da UFMG, Belo Horizonte, v. 14, n. 2, p. 242-255, set. 1985.
LOUSADA, M. et al. Políticas de indexação no âmbito da gestão
do conhecimento organizacional. Informação e Sociedade: es-
tudos. João Pessoa, v. 21, n. 1, p. 191 – 202, jan./abr. 2011.
NBR 12676/1992. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS
TÉCNICAS. NBR 12676: Métodos para análise de documen-
tos – Determinação de seus assuntos e seleção de termos de
indexação. Rio de Janeiro, 1992.
RUBI, M. P.; FUJITA, M. S. L. Elementos de política de indexação
em manuais de indexação de sistemas de informação especiali-
zados. Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizon-
te, v. 8, n. 1, p. 66 – 77, jan./jun. 2003.
SMIT, J. W. Análise documentária: a análise da síntese. Brasília:
IBICT, 1987. 133 p.
VALE, E. A. do. Linguagens de Indexação. In: SMIT, Johanna W.
(org.). Análise documentária: a análise da síntese. Brasília:
Ibict, 1987. 133 p.
VAN DJIK, T.; Kintsch, W. Strategies of discourse comprehen-
sion. Orlando: Academic Press, 1983.

85