Norma de Viagens- RNP
GADM | Rede Nacional de Ensino e Pesquisa
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Norma de Viagens– RNP
CICLO DE APROVAÇÃO
Item
Revisão Data/Autor Data/Verificado Data/Verificado Data/Aprovado Data/Emissão Validade
revisado
17/04/2012- 04/05/2012 15/05/2012 00/0/2012-
00 04/07/2013-DE -
PADM Consultivo Patrocinadores GADM
07/11/2014 - 07/11/2014 - 07/11/2014 - Anexo I
01 -
GADM DGE GADM
09/06/2015 - 10/06/2015 - 5.2.3 e 5.3
02 09/06/2015-DE -
GADM GADM
10/05/2018 – 10/05/2018- 10/05/2018 - 5.2, 5.10 e
03
GADM DGE GADM Anexo I
5.7, 6.2,
6.2.1, 6.2.2,
6.2.6, 6.2.17,
6.2.20.1,
07/02/2019 - 26/03/2019 - 6.4.5, 6.4.6,
04
GADM DE 7.2.1, 7.3,
7.4, 7.5,
7.7.2, 7.8,
7.9, 7.11 e
Anexo I
13/05/2019 - 6.2.23
05 23/05/2019 DE
GADM adição
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SUMÁRIO
1. OBJETIVO .................................................................................................................................. 4
2. APLICAÇÃO ............................................................................................................................... 4
3. RESPONSABILIDADE .................................................................................................................. 4
4. TERMINOLOGIA ........................................................................................................................ 4
5. DEFINIÇÕES ............................................................................................................................... 4
6. DIRETRIZES GERAIS ................................................................................................................... 6
7. PRAZOS (ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇO E CONTROLE) ........................................................ 10
ANEXO I – TABELA DE AJUDA DE CUSTO RNP PARA VIAGENS NACIONAIS ..................................... 13
ANEXO II - RELATÓRIO DE MISSÃO...................................................................................................14
ANEXO III - CATÁLOGO DE SERVIÇOS...............................................................................................16
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1. OBJETIVO
Estabelecer as diretrizes, normas e os procedimentos relativos à solicitação de passagens,
ajuda de custo, hospedagens, transporte terrestre, seguro saúde internacional e
reembolsos para a participação em reuniões, oficinas, cursos, congressos, seminários e
outros eventos de interesse da RNP ocorridos fora da sede do viajante.
2. APLICAÇÃO
Esta norma aplica-se a toda força de trabalho e convidados da RNP.
3. RESPONSABILIDADE
A responsabilidade pela aplicação e atualização desta norma é da GADM.
A responsabilidade pela operacionalização desta norma é do Setor de Viagens, da GFIN e
de toda a força de trabalho e convidados da RNP, respeitados os níveis de participação no
processo.
4. TERMINOLOGIA
Sigla Descrição
DE Diretoria Executiva
GADM Gerência de Administrativa
GFIN Gerência de Finanças
RNP Rede Nacional de Ensino e Pesquisa
RV Relatório de Viagem
5. DEFINIÇÕES
5.1 Adiantamento: recurso concedido a toda força de trabalho e convidados para cobrir
estritamente as despesas com hospedagem, quando não houver faturamento direto para
a RNP.
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5.2 Ajuda de Custo: recurso concedido à força de trabalho e convidados para cobrir
estritamente as despesas de alimentação e transporte no local de destino, conforme
Tabela de Ajuda de Custo RNP (Anexo I), sem obrigatoriedade de prestação de contas. É
de responsabilidade do viajante observar o valor concedido, evitando exceder as despesas
diária com alimentação e deslocamento.
5.2.1 Ajuda de custo nacional: valor médio obtido da soma das diárias de referência das
cidades relacionadas na Tabela de Ajuda de Custo RNP (Anexo 1). Para efeito de cálculo da
ajuda de custo nacional, será considerado o equivalente a 40% (quarenta por cento) do
valor médio obtido da soma das diárias de referência das cidades nacionais.
5.2.2 Ajuda de custo parcial: valor correspondente a 50% da ajuda de custo nacional,
concedido à força de trabalho e convidados em viagens nacionais, nas missões e/ou
eventos em que as refeições ou traslado estiverem incluídos na programação.
5.2.3 Ajuda de custo internacional: valor correspondente a 20% do valor da diária da
Tabela PNUD para a cidade de destino internacional.
5.3 Auxílio transporte: recurso concedido à força de trabalho da RNP e convidados, para
viagens nacionais e internacionais. Compreende uma única ajuda de custo adicional, para
cada local de destino, com a finalidade de cobrir as despesas de transporte de/para o
aeroporto, exceto nas cidades de Brasília, Campinas e Rio de Janeiro, conforme item
6.2.15.
5.4 Convidado: qualquer viajante que não pertença à força de trabalho da RNP,
como os conselheiros de administração, palestrantes externos, clientes,
fornecedores, etc.
5.5 Força de Trabalho: representa o conjunto formado pelos empregados, servidores
cedidos, prestadores de serviços e estagiários da RNP.
5.6 Relatório de Viagem (RV): documento emitido pelo Setor de Viagens e encaminhado
ao viajante com as informações sobre a viagem tais como: origem, destino, hospedagem,
valores pagos pela ajuda de custo, auxílio transporte e adiantamento, quando for o caso.
5.7 Relatório de Missão (RM): relatório padrão a ser apresentado ou preenchido pelo
viajante, a critério do Diretor da Área do viajante, ao término das viagens com o objetivo
de representar a RNP em eventos nacionais e internacionais, apresentar trabalhos,
participar de reuniões com governo, empresas e etc. contendo informações sobre a missão
e pontos relevantes para a RNP.
5.8 Selfbooking: Ferramenta digital que permite agregar em um só lugar todos os
processos referentes ao planejamento de uma viagem corporativa.
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5.9 Solicitante: entende-se por Solicitante aquele que realiza a solicitação de viagem para
um terceiro que pode ser uma força de trabalho ou convidado da RNP.
5.10 Tabela de Ajuda de Custo RNP: é a tabela utilizada pela RNP para calcular a ajuda de
custo de viagens nacionais da força de trabalho. A Tabela tem como base a tabela de diárias
do PNUD, sendo referenciada anualmente às demais tabelas de instituições de ensino e
pesquisa como o CNPq, FAPESP, Organizações Sociais e outras que couberem, e ajustada
para atender às necessidades de transporte e alimentação dos viajantes e colocada em
prática após aprovação da DE.
5.11 Viajante: entende-se por viajante a força de trabalho ou convidado da RNP.
6. DIRETRIZES GERAIS
6.1 Os deslocamentos da força de trabalho e convidados dentro do Brasil ou para o exterior
devem estar fundamentados na necessidade da RNP e inseridos nos projetos e atividades
correntes das áreas. Os deslocamentos devem também ser aprovados para serem
executados durante o exercício, conforme orçamento anual específico.
6.1.1 No caso da inexistência de recursos no projeto ou atividade corrente, os mesmos
deverão ser supridos por recursos extraorçamentários, aprovados pela DE, de forma a
atender as demandas que, justificadamente, sejam necessárias.
6.2 As reservas de passagens e de hospedagem deverão ser solicitadas pelo viajante via
sistema Selfbooking. Na impossibilidade de acesso ao sistema, a solicitação deverá ser
dirigida diretamente ao setor de viagens via e-mail.
6.2.1 O viajante optará pelas suas preferências por trajetos, companhias aéreas e locais de
hospedagem, observando os critérios de preço e qualidade dos serviços. Entretanto, o
Setor de Viagens poderá propor alternativas dependendo dos preços encontrados e da
disponibilidade de assentos nas companhias aéreas e de vagas nos locais de hospedagem.
6.2.2 A hospedagem será preferencialmente o mais próximo possível do local da missão,
levando em consideração os valores médios por região conforme diretrizes do PA (Plano
Anual) e em hotel de no mínimo 03 (três) estrelas ou similar.
6.2.3 A critério da RNP, o Setor de Viagens poderá providenciar hospedagens em quartos
compartilhados.
6.2.4 Em situações extraordinárias, o viajante poderá pagar ou complementar despesas de
transporte (aéreo ou rodoferroviário) bem como de hospedagem e posteriormente
solicitar o reembolso dessas despesas, no prazo máximo de 10 dias úteis do retorno da
viagem, apresentando justificativa e os comprovantes de todas as despesas realizadas. O
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reembolso será efetuado mediante análise do Setor de Viagens e aprovação do gestor do
projeto ou delegado por ele.
6.2.5 Nas viagens nacionais e internacionais da força de trabalho e convidados, a
concessão de ajuda de custo e auxílio transporte para as despesas de viagem não serão
passíveis de prestação de contas.
6.2.6 Em situações extraordinárias, o viajante poderá comprovar a insuficiência da ajuda
de custo e auxílio transporte, devendo prestar contas de toda despesa com traslado e
alimentação das últimas três viagens realizadas. O reembolso será efetuado mediante
análise do Setor de Viagens e aprovação do gestor do projeto ou delegado por ele.
6.2.7 A inexistência de voos para o local de destino que possa interferir no cumprimento
da agenda programada para a missão poderá ensejar o pagamento de uma ajuda de custo
adicional para as despesas da partida antecipada.
6.2.8 No caso do total da ajuda de custo concedida no mês calendário ultrapassar 50%
(cinquenta por cento) do salário mensal do empregado da RNP, serão observados os
seguintes descontos em folha de pagamento: INSS (Lei 8.212/91, art. 28); FGTS (lei
8.036/90 art. 15) e IR (lei 7.713/88 art. 3 e 7).
6.2.9 Quando os recursos para cobrir as despesas de viagem forem concedidos através de
repasses de outra instituição que possua regras próprias para despesas com viagens, será
considerado o valor da ajuda de custo praticado pelo órgão financiador da viagem.
6.2.10 Nos casos em que o valor da ajuda de custo da instituição financiadora for menor
do que o valor praticado pela RNP, poderá ser feita uma complementação até o valor
constante na Tabela de Ajuda de Custo RNP (Anexo I), desde que haja recursos previstos
no projeto e seja aprovado pelo gestor do projeto ou delegado por ele.
6.2.11 As despesas extraordinárias que sejam indispensáveis à realização da missão, tais
como reproduções de textos, pagamentos de contribuições financeiras, despesas
bancárias, taxas e emolumentos, telefonemas, uso de internet, inscrições em eventos e
retirada de visto e de passaporte serão passíveis de reembolso pela RNP mediante
apresentação de justificativa e dos comprovantes dos pagamentos efetuados, desde que
haja recursos previstos no projeto para essas despesas e tenha a aprovação do gestor do
projeto ou delegado por ele.
6.2.11.1 Nos casos onde houver necessidade de demanda de verbas adicionais à ajuda de
custo, o viajante poderá solicitar adiantamento de pagamento a ser avaliado e aprovado
pelo gestor do projeto relacionado à viagem.
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6.2.12 As despesas adicionais motivadas por necessidades particulares deverão ser
arcadas pelo viajante.
6.2.13 O auxílio transporte corresponde ao valor da ajuda de custo nacional e, em viagens
internacionais, ao valor da ajuda de custo da cidade de destino.
6.2.14 Os táxis para deslocamento entre hotel/localidade da missão deverão ser cobertos
pela ajuda de custo recebida pelo viajante.
6.2.15 Os táxis adicionais para deslocamento entre a RNP e a localidade da missão, não
cobertos pela ajuda de custo recebida, serão providenciados através de agendamento ou
concessão de vouchers de empresas credenciadas ou terão o seu valor reembolsado
mediante entrega de comprovantes para a administração local.
6.2.16 Os traslados de convidados de/para o aeroporto na cidade de Campinas serão
providenciados pela GADM, através de agendamento de empresas credenciadas,
dispensando o pagamento de auxílio transporte nesta localidade.
6.2.17 Nas viagens com origem nas cidades que tenham unidade da RNP (Brasília,
Campinas e Rio de Janeiro) os traslados de/para o aeroporto serão providenciados pela
GADM, através de agendamento ou concessão de vouchers de empresas credenciadas ou
serão solicitados pelo próprio viajante, através de aplicativos de empresas credenciadas
pela RNP, sendo concedido o auxílio transporte apenas para a cidade de destino caso não
sejam as de unidade da RNP.
6.2.18 O colaborador que tiver uma reunião na cidade de sua unidade poderá solicitar o
serviço de traslado para o deslocamento RNP/Reunião/RNP, informando local e motivo da
reunião.
6.2.19 Os deslocamentos dos viajantes entre cidades se darão preferencialmente por via
aérea.
6.2.20 O gestor do projeto ou delegado por ele poderá autorizar o reembolso de despesas
de deslocamento em ônibus de carreira, veículo próprio ou alugado, mediante entrega de
comprovantes originais e existência de recursos previstos no projeto, quando justificada a
não utilização de deslocamentos por via aérea.
6.2.20.1 É facultado ao viajante, não de forma recorrente, a possibilidade de realizar a
viagem com veículo próprio, sendo que o valor a ser reembolsado para pagamento de
combustível e depreciação do veículo equivalerá a 3,2% (três virgula dois por cento), do
valor da ajuda de custo RNP para cada 10 (dez) km de distância percorrida e R$ 0,27 (vinte
e sete centavos) por Km percorrido para reembolso do seguro do veículo. As despesas de
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pedágio e estacionamento, serão reembolsadas mediante a apresentação dos
comprovantes originais.
6.2.21 O viajante deverá comunicar imediatamente ao Setor de Viagens se uma missão for
cancelada ou adiada para providências quanto ao cancelamento de passagens,
hospedagem e devolução da ajuda de custo e auxílio transporte, caso já tenham sido
processadas.
6.2.22 A critério da Diretoria da RNP, poderá ser solicitado ao viajante um relatório de
missão e/ou uma apresentação sobre a missão para internalização dos resultados obtidos.
6.2.23 Para cobertura do traslado residência/RNP - RNP/residência nos casos de
viagens, quando o viajante precisa passar pelas Unidades da RNP na ida ou na volta de
aeroportos, serão providenciados pela GADM, através de agendamento ou concessão de
vouchers de empresas credenciadas ou serão solicitados pelo próprio viajante, através de
aplicativos de empresas credenciadas pela RNP.
6.3. VIAGENS NACIONAIS
6.3.1 Nas viagens nacionais a RNP pagará diretamente as despesas com deslocamento
aéreo, hospedagem (faturada) e deslocamento entre os escritórios da RNP e os aeroportos
locais.
6.3.2 As passagens aéreas fornecidas pela RNP serão em classe econômica, aproveitando-
se as promoções das companhias aéreas, quando possível, e desde que não cause prejuízo
à missão.
6.4.VIAGENS INTERNACIONAIS
6.4.1 Nas viagens internacionais para localidades em que não houver hospedagem
faturada pela RNP os recursos para o pagamento dessas despesas, incluindo os impostos
e as taxas, serão creditados na conta corrente do viajante. Caberá ao viajante apresentar,
no retorno, o comprovante de pagamento da hospedagem emitido pelo hotel.
6.4.2 Para a realização de viagens internacionais é obrigatória autorização prévia do
sponsor do projeto ou do gestor delegado por ele. A DE estabelecerá anualmente, quando
da elaboração do Plano de Ação Anual, as diretrizes e prioridades para a representação e
a colaboração internacionais.
6.4.3 Nas viagens internacionais, com duração superior a 09 (nove) horas, ao diretor da
área será fornecida passagem de classe executiva. Para os demais viajantes, a critério do
diretor da área, poderá ser fornecida passagem de classe executiva, ou realizado o
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pagamento de diária e hospedagem para as despesas da partida antecipada, se usada
passagem de classe econômica.
6.4.4 Nas viagens internacionais, a RNP contratará seguro saúde para atendimento médico
de emergência nos locais de destino da missão.
6.4.5 No caso de viagens internacionais, e para fins de controle da operação financeira, a
ajuda de custo e o auxílio transporte serão convertidos para Dólar Turismo (US$), no
máximo, 10 (dez) dias de antecedência da data de embarque. Tomando por base o valor
da ajuda de custo RNP. A taxa cambial não é passível de compensação ou reajuste.
6.4.6 No caso de reembolso, as despesas realizadas em moeda estrangeira, que forem
comprovadas e aceitas, serão convertidas em Reais, com base no valor do Dólar Americano
Turismo1 para compra do dia de chegada do viajante ao Brasil.
7. PRAZOS (ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇO E CONTROLE)
7.1 Toda solicitação de viagem deverá ser realizada com a maior antecedência possível.
VIAGENS NACIONAIS
7.2. Para viagens nacionais, o prazo mínimo para realização da solicitação é de 10 dias
antes da data de embarque.
7.2.1 Solicitações que descumprirem o prazo de 10 dias deverão ser justificadas o motivo
do atraso.
7.3 O gestor do projeto deverá aprovar ou não as solicitações conforme instrução
administrativa de alçada especifica para viagem com até 4 horas de antecedência da
expiração da reserva e em até 02 horas de antecedência do final do expediente da RNP.
7.4 O sponsor do projeto deverá aprovar ou não as viagens conforme instrução
administrativa nº 01/2018 para viagem com até 2 horas de antecedência da expiração da
reserva e em até 02 (duas) horas de antecedência do final do expediente da RNP
considerando a data/hora de recebimento da solicitação após aprovação do gestor do
projeto.
7.5. Às sextas-feiras e véspera de feriados, a viagem deverá ser solicitada e aprovada até
as 15:00, após esse horário a reserva poderá expirar sendo necessária uma nova
solicitação.
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7.6 A GFIN deverá pagar a ajuda de custo e o auxílio transporte para os viajantes com, no
mínimo, 2 (dois) dias de antecedência da data de embarque.
VIAGENS INTERNACIONAIS
7.7 Para viagens internacionais, o prazo mínimo para realização da solicitação é de 30 dias
antes da data de embarque.
7.7.1 Solicitações que descumprirem o prazo de 30 dias deverão ser avaliadas pelo gestor
do projeto para que seja justificado o motivo do atraso.
7.7.2 Caso o colaborador queira utilizar o serviço particular de concierge (serviços da
agência de viagens), este deverá ser feito antes do prazo de 30 dias da data de embarque
ficando como responsabilidade do viajante o pagamento de uma taxa referente ao serviço
prestado pela agência.
7.8 O gestor do projeto terá 1 (um) dia (24 horas) para aprovar ou não a viagem,
considerando a data/hora de recebimento da solicitação e o prazo de expiração da reserva
da Cia Aérea.
7.9 O sponsor do projeto terá 1 (um) dia (24 horas) para aprovar ou não a viagem,
considerando a data/hora de recebimento da solicitação após aprovação do gestor do
projeto e o prazo da expiração da reserva da Cia Aérea.
7.10 A GFIN deverá pagar a ajuda de custo e o auxílio transporte para os viajantes com, no
mínimo, 2 (dois) dias de antecedência da data de embarque.
EVENTOS (COMPRA EM LARGA ESCALA)
7.11 Viagens vinculadas a eventos – nacionais e internacionais – e aos cursos da Escola
deverão realizar a solicitação com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias antes da
data do evento/curso.
7.12 Os prazos para aprovação e liberação de recursos são os mesmos a depender do
destino da viagem: nacional ou internacional.
REEMBOLSO E PRESTAÇÃO DE CONTAS
7.13 Viagens que houver adiantamento para viajante deverão ter os respectivos
comprovantes de despesas entregues ao Setor de Viagens até 10 dias do retorno da
viagem.
7.14 O Setor de viagens terá 10 dias para aprovação ou não da prestação de contas.
Código: GADM.N.002 Versão: 1.0 11
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7.15 A RNP e o viajante terão 10 dias para reembolsar aquele que estiver em débito
(viajante ou RNP) após a aprovação por parte do Setor de Viagens.
7.16 Viajantes com pendências na prestação de contas junto à RNP não estarão aptos a
realizar novas solicitações de viagens.
7.17 Cabe ao viajante celetista monitorar mensalmente o montante recebido em ajuda de
custo, evitando os descontos em folha previstos no item 6.2.8.
CONTROLE E MENSURAÇÃO DE RESULTADOS
7.18 Será emitido periodicamente, relatório de conformidade referente ao cumprimento
de prazos e respeito à norma neste documento estipulada.
7.18.1 O relatório ordenará áreas/projetos comparando seu desempenho em relação aos
prazos e normas neste documento estipulados.
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ANEXO I
Tabela de Ajuda de Custo RNP para viagens nacionais
Tabela de Diárias Nacionais 2019/2020
Cidades Valor (R$)
Brasília 420
Campinas 359
Fortaleza 348
Outras localidades 299
Porto Alegre 357
Recife 390
Rio de Janeiro 443
São Paulo 428
Ajuda de Custo Nacional 152,00
Equivalente a 40% da somatória dividida pela quantidade de cidades
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ANEXO II
Relatório de Missão
Objetivo da Viagem: Ampliar a capacitação e disseminar conhecimentos em
Tecnologia da Informação e Comunicação.
Relevância: Eventos técnicos e estratégicos promovidos por parceiros
ou outras organizações com vinculação e participação da
RNP, cuja relevância seja crítica para o êxito da execução
da estratégia organizacional.
Viajante: Projeto: Tarefa:
Origem: Destino, informe a cidade e o País:
Evento/reunião:
1. Descrição do evento (relato resumido do evento):
2. Imagens fotográfica do evento: (não obrigatória):
3. De 0 a 10 qual sua avaliação para o evento:
4. Justifique sua nota:
5. Resultados obtidos para a RNP, para a área e para seu desenvolvimento:
6. Obs: Esse formulário deve ser enviado junto com a cópia do trabalho apresentado (casos
de apresentação de trabalhos em eventos)
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ANEXO III
CATÁLOGO DE SERVIÇOS (Item 7.7.2)
Obs: Devido a troca de agência de viagens as informações necessárias para esse anexo serão
colocadas posteriormente.
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