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Manual Formação 5s

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2011

CM Socks
Fátima Moreira

[METODOLOGIA 5S]
PROGRAMA 5S

O programa 5 S desenvolvido no Japão logo após a segunda guerra mundial vem sendo aplicado desde
então em organizações por todo o mundo com o objetivo de organizar da melhor maneira possível os
ambientes de trabalho. Este programa é aplicado nas empresas baseado nos 5 sensos desta metodologia:
senso de seleção /utilização (seiri), de organização (seiton), de limpeza (seiso), de padronização (seiketsu)
e de autodisciplina (shitsuke).

INTRODUÇÃO
A implementação do programa 5S, é uma metodologia fácil, que possibilita a preparação dos colaboradores
para a implementação de normas da qualidade. Haverá uma mudança comportamental, através da
exposição e aplicação de uma metodologia clara e simples.

METODOLOGIA 5S
A Qualidade Total
A Revolução da Qualidade Total iniciou-se em 1950 no Japão e, posteriormente, difundiu-se por todo o
mundo, e mudou o panorama da competição entre as empresas, que se tornou constante e global. As mais
ágeis ganharam novos mercados. A sociedade e o mercado tornaram-se mais exigentes, pune as empresas
que não atendem as suas exigências ao deixarem de adquirir seus produtos e serviços. A empresa para
sobreviver neste mercado cada vez mais competitivo viu-se obrigada a voltar-se para as necessidades de
seus clientes. Para conquistar um ambiente de Qualidade Total é de extrema importância satisfazer
totalmente seus clientes externos como, também, os internos, pois pessoas insatisfeitas com suas
condições e ambientes de trabalho, com pouca valorização profissional e baixa autoestima não têm
condições de gerar bens e serviços de informação que atendam às necessidades e excedam às
expectativas dos clientes. Podemos resumir afirmando que Qualidade Total é o controlo exercido por todas
as pessoas para a satisfação das necessidades de todas as pessoas.
Entrar para o movimento de Qualidade Total é uma decisão crucial para a organização, porque dela
depende seu futuro.

Gestão da Qualidade
O modelo de Gestão da Qualidade tem como objetivo primordial a sobrevivência das organizações, a partir
da satisfação total dos clientes e/ou usuários, através da prestação de bens e serviços que atendam às
suas necessidades, e de preferência, que excedam as expectativas. Satisfação total implica em ser
atendido com garantia de qualidade total. Exige profundas mudanças de atitudes e de comportamento,
objetiva a melhoria dos processos organizacionais que ocorrerão somente com a efetiva participação de
todos os funcionários da organização.

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O desenvolvimento do património humano dá-se por meio de capacitação e formação para que possa haver
mudança não só dos processos organizacionais, mas da cultura organizacional. A motivação só ocorre
quando todos os indivíduos têm clareza das metas e objetivos da organização. Passam a agregar valor e
contribuem para que os objetivos sejam atingidos, sentindo-se mais interessados e responsáveis pelos
resultados e suas ações.

Após muita reflexão sobre como iniciar programas de qualidade e produtividade, vários especialistas
concluem que se deve começar com uma limpeza geral. O professor Kaoru Ishikawa sempre aconselhava:
“pode-se começar varrendo...”.

O 5S é o programa da Qualidade Total que trata da arrumação, da ordem, da limpeza, do asseio e da


autodisciplina dos funcionários de uma organização.

Surgiu no Japão na década de 1950, foi aplicado após a 2a Grande Guerra, com a finalidade de reorganizar
o país quando vivia a chamada crise da competitividade. A adoção do Programa 5S foi um dos fatores da
recuperação das empresas japonesas e da implementação da Qualidade Total no país. Demonstrou ser tão
eficaz que até hoje é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e da produtividade
utilizado no Japão. As empresas japonesas consideram indispensável a aplicação do Programa 5S para a
plena consolidação da gestão pela Qualidade Total de seus empreendimentos. Foi desenvolvido com o
objetivo de transformar as atitudes das pessoas e os ambientes das organizações, ocasionando melhor
qualidade de vida dos colaboradores, redução de custos e desperdícios, aumento da produtividade das
organizações.

Este programa tem como objetivo principal promover a alteração do comportamento das pessoas,
proporcionando total reorganização da empresa através da eliminação de materiais obsoletos, identificação
dos materiais, execução constante de limpeza no local de trabalho, construção de um ambiente que
proporcione saúde física e mental e manutenção da ordem implementada.
Aponta para a melhoria do desempenho global da organização. Sabe-se que a maior dificuldade da
implementação efetiva de um programa de qualidade é a mudança cultural das pessoas que compõem a
organização, em todos os níveis hierárquicos. Barreira imposta que foi caracterizada como paradigma a ser
rompido com o tempo e com a persistência.

O Programa 5S não é um instrumento que assegura qualidade à organização; é apenas uma ferramenta
associada à filosofia de qualidade que auxilia na criação de condições necessárias à implementação de
projetos de melhoria contínua. É um sistema que organiza, mobiliza e transforma pessoas e organizações.
Os custos deste programa são baixos. É um pequeno investimento que traz grandes benefícios.

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A implementação do 5S visa à qualidade de vida do indivíduo, compatibilizando os recursos disponíveis
com as atividades que desenvolvem, a qualidade de vida está diretamente relacionada com o uso correto
dos recursos à sua disposição.

Os cinco sensos da qualidade


Segundo Houaiss (2001), senso é a faculdade de julgar, de sentir, de apreciar. Portanto, nunca se
implementa um senso, mas se planta e se cultiva, através de um processo educativo.
A denominação 5S vem das iniciais das 5 palavras de origem japonesa:
Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que são as máximas do movimento.
Foi adequado à língua portuguesa na forma de 5 sensos: de seleção/utilização (seiri), de organização
(seiton), de limpeza (seiso), de padronização (seiketsu) e de autodisciplina (shitsuke).

Figura 1: Uma visão sistémica dos 5 sensos

Seiri: senso de utilização


Também, tido como senso de seleção e arrumação. Significa identificar e separar tudo o que é necessário
do que é desnecessário no local de trabalho, dando um destino para aquelas que deixaram de ser úteis
para o fim desejado e agrupando os objetos necessários por ordem de importância, inclusive eliminado
tarefas desnecessárias. Possibilita melhor organização do local, criação de novos espaços, diminuição da
perda de tempo e desperdício de recursos.

Para a arrumação do setor devemos: classificar os itens (necessários e desnecessários), verificar a


frequência de uso e dar a destinação dos itens de acordo com a frequência de uso.

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Figura 2: Senso de utilização

Esta fase tem como lema: “A gente faz o ambiente”.


A fase da rejeição tem como benefícios:
- Reduzir a necessidade de espaço físico, de estoque e de gasto com sistema de armazenamento.
- Facilitar o arranjo físico, o controlo de produção e a execução do trabalho no tempo previsto.
- Diminuir o desperdício de material.
- Reduzir custos e acidentes.

Seiton: Senso de ordenação, organização, sistematização.


Significa colocar cada objeto no seu único e exclusivo lugar, dispostos de forma correta, agrupando por tipo,
cor, etc., para que possam ser utilizados prontamente. Refere-se à disposição sistemática dos objetos com
excelente comunicação visual utilização de etiquetas para identificação dos locais, dos objetos, das tarefas,
no material adotado para uso do setor, a fim de que se possam manter as coisas do jeito que devem ser.
Possibilita organizar seu local de trabalho e promover ações que facilitem o trabalho através da identificação
dos materiais, locais e tarefas, para que todos saibam onde o material está.

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Figura 3: Senso de Ordenação

Esta fase tem como lema: “Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar”.
A fase da ordenação tem como benefícios:
- Propiciar melhor aproveitamento dos espaços existentes.
- Proporcionar rapidez e facilidade na busca de itens.
- Evitar desperdício de material e reduzir custos.
- Contribuir para o aumento da motivação e da produtividade das pessoas.
- Propiciar maior racionalização do trabalho.
-Tornar o ambiente de trabalho funcional e agradável.

Seiso: Senso de limpeza, zelo.


Significa eliminar a sujeira e as fontes de sujeira para construir um ambiente de trabalho limpo e agradável
que proporcione segurança e qualidade de vida (saúde física e mental) das pessoas, lembrando sempre do
dito popular: “O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, mas sim o que menos se suja ”. Cada um
limpa sua própria área de trabalho, é consciente das vantagens de não sujar.
Para determinação das causas é interessante que se pergunte sempre o “porquê” (“Por que estava sujo?”;
“Por que não havia contentores?”; “Por que os contentores não foram incluídas no planeamento?”).
Esta fase tem como lema: “O ambiente faz a gente”.
Os benefícios da limpeza são:
-Proporcionar o aumento da autoestima e da disposição da equipa promovendo melhoria da produtividade.
- Favorecer o companheirismo, a amizade e o bom humor da equipa.
- Propiciar a satisfação e eficiência das pessoas.

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- Evitar danos à saúde da equipa e gastos com doenças.
- Evitar perdas de material.
- Evitar danos a equipamentos.
- Melhorar a imagem interna e externa da empresa.
- Reduzir condições inseguras.

Seiketsu: Senso de asseio, de saúde, higiene.


Refere-se à execução dos 3 sensos anteriores de forma sistematizada, ou seja, manter a rejeição descarte,
a organização e implementar o padrão de limpeza de forma contínua, com a preocupação e atenção com a
própria saúde física, mental e emocional. Resulta da padronização das atividades anteriores de forma
sistematizada com manutenção e monitoração dos estágios já alcançados para que não retrocedam. Para
tal gestão dá-se ênfase na manutenção da padronização adotada. O objetivo da padronização é fazer com
que todas as tarefas sejam cumpridas voluntária e rotineiramente da mesma forma, para que os resultados
sejam sempre aqueles esperados, a fim de melhorar o desempenho da organização. É o ponto alto do
método.
É preciso que haja um sólido compromisso de toda a equipa para a mudança de hábito, a fim de que as
boas condições sejam mantidas. Isso implica em educação das pessoas.
Esta fase tem como lema: “O compromisso de cada um é com todos”.
Os benefícios da conservação são:
- Melhoria contínua do ambiente de trabalho.
- Racionalização do tempo.
- Incentivo à criatividade das pessoas envolvidas.
- Melhoria da produtividade.
- Base para a Qualidade Total.

Shitsuke: Senso de autodisciplina, educação, manutenção da ordem, comprometimento.


Significa ser responsável pela qualidade de seu trabalho e de sua vida, buscando melhoria sempre, ao
cumprir rigorosamente os padrões técnicos, éticos e morais, normas e tudo o que for estabelecido pela
organização onde trabalha. É o pacto da qualidade onde todos assumem o compromisso de manter as
normas, prazos e acordos estabelecidos nas fases anteriores, a fim de aperfeiçoar e dar continuidade ao
Programa. Faz parte do comportamento ético respeitar o acordo estabelecido e cumprir todos os
compromissos para não desapontar o cliente.
É um hábito consciente e voluntário para manter e praticar corretamente o que foi determinado nos
procedimentos operacionais estabelecidos pela organização. É a base para a harmonia das atividades
previstas nos 4S anteriores. O hábito de fazer as coisas que devem ser feitas deve ser desenvolvido, e nem
sempre a maneira mais fácil é a mais correta.
Esta fase tem como lema: “Água que corre não cria lodo”.
Os benefícios da disciplina são:

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- Melhoria das relações humanas.
- Favorecimento do trabalho em equipa.
- Confiabilidade e credibilidade das informações.
- Eliminação do desperdício.
- Dignificação do ser humano.
- Facilidade de execução de todas as tarefas.
- Cumprimento dos requisitos de qualidade.

Esta metodologia é a mais recomendada por atuar principalmente com a eliminação de desperdício, com
alteração da mentalidade das pessoas, com interação entre patrão/empregado/cliente e por estimular a
reflexão da qualidade dos serviços e produtos e da qualidade de vida.
O Padrão de Qualidade será atingido se todos os procedimentos adotados nas 5 fases do Programa 5S
estiverem documentados, ou fotografados, para que se possa comparar a situação anterior com a atual.

O Programa 5S é basicamente a determinação de arrumar e organizar um local de trabalho, de manter


arrumado e limpo, de manter as condições padronizadas e a disciplina necessária para realizar um bom
trabalho. Organização, arrumação e limpeza referem-se às atividades de pessoas, padronização refere-se à
execução das atividades anteriores de forma sistematizada; e, disciplina refere-se à manutenção da nova
ordem estabelecida.

Para utilizar o 5S é necessário que se tenha uma metodologia de implementação correta, para alcançar
ganhos maiores em termos de motivação, criatividade, produtividade e lucratividade. Se o líder e a equipa
não tiverem motivação certamente cairão na acomodação, que vem acompanhada de regressão e tudo o
que foi implementado vai por “água abaixo”.

“A Qualidade Total só pode ser atingida se houver trabalho em grupo, com plena integração entre os
colaboradores em todos os níveis da organização” e com diálogo amplo e franco. As barreiras devem ser
eliminadas, sejam elas físicas ou mentais.

A metodologia que poderá ser utilizada para auxiliar no planeamento e na aplicação em todas as etapas
pode ser o Método 5W1H, a saber:

WHY (Porquê?) – Para organizar o setor de trabalho.


WHAT (O quê?) – Acervo e material de consumo diário.
HOW (Como?) – Selecionando o que usa e separando o que não usa.
WHO (Quem?) – Todos os funcionários do setor.
WHERE (Onde?) – No próprio setor de trabalho.
WHEN (Quando?) – De 3 a 31 de Janeiro (por exemplo).

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PROGRAMA 8S
O Programa 8S é uma extensão do Programa 5S, criada para aperfeiçoar e dar continuidade aos 5S's.
Trata-se de uma forma simples de combate ao desperdício, de conservação de recursos e de aumento de
capital, aplicável a qualquer tipo de empresa ou instituição, independente da dimensão.
Os 8S's têm como objetivos a mudança de hábitos e comportamentos, a partir da educação, qualificação e
formação dos envolvidos no Programa. A sua principal característica é a não necessidade de investimentos
tecnológicos e financeiros para colocá-lo em prática, sendo fundamental o comprometimento de todos.
Com a implementação do Programa 8S's, são esperados, entre outros, os seguintes benefícios:
 Bem estar das pessoas.
 Prevenção de acidentes.
 Redução de estoques sobressalentes.
 Redução de custos.
 Melhoria da qualidade de produtos e serviços.
 Aumento da produtividade da empresa.

Deste modo, a partir da necessidade de aperfeiçoar o Programa 5S, este ganhou mais três S's (Shikari
Yaro, Shido e Setsuyaku) e a ordem se sua implementação foi alterada. O Programa ficou, então, assim
estruturado:

1º S - Shikari Yaro – Senso de determinação e união


É necessário determinação, comprometimento e união de todos para que o Programa funcione
continuamente. Nesse momento, a transparência na gestão da empresa ganha destaque.
É o comprometimento da Liderança (direção, coordenadores, engenheiros e encarregados) e união de
todos os funcionários com os 8S’s e em busca da qualidade.

Como aplicar:
Todos
 Colabore quando for solicitado
 Seja cordial com os colegas de trabalho e auditores
 Tenha interesse pelos programas e formações oferecidos pela empresa
 Acompanhe a auditoria em seu setor
Lideranças
 Exerça liderança comprometendo-se e promovendo a gestão do sistema 8S’s

2º S - Shido – Senso de educação e formação

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Todos precisam ser qualificados e receber formação, sempre que necessário, para atingirem a competência
adequada para realizar suas atividades.
É a busca e incentivo à qualificação profissional através da formação e desenvolvimento da equipa.

Como aplicar:
Todos
 Participe ativamente dos programas e formações
 Tenha interesse em saber o que é o sistema 8S’s e seus sensos
 Conheça a Política da Organização
 Saiba preencher os seus relatórios, (parte diária e outros) regularmente

3º S - Seiri – Senso de Utilização


É preciso definir e separar o que é útil daquilo que é desnecessário, ou seja, separar o que realmente utilizo
e o que não utilizo para executar meu trabalho, dando o destino correto ao que não utilizo.
Como aplicar:
Administrativo:
 Separe os materiais desnecessários da prática do seu trabalho;
 Deixe sobre a mesa/setor no máximo três objetos de uso pessoal;
Produção:
 Separe os materiais desnecessários da prática do seu trabalho. Ex.: ferramentas em excesso
ou sem utilidade, objetos de uso pessoal e equipamentos inadequados ao uso.
Veículos
 Separe os materiais desnecessários da prática do seu trabalho;

4º S - Seiton – Senso de Organização


Organizar e identificar os itens e espaços da empresa, ou seja, organizar o local e as ferramentas de
trabalho de forma correta, com a devida identificação, facilitando o acesso.

Como praticar:
Todos
 As ferramentas, os materiais e os locais de trabalho devem estar sempre organizados e quando
necessário identificados de forma que o acesso seja rápido e fácil;
 Os objetos de uso pessoal devem sempre estar em local adequado, preservando a organização
e o aspeto visual do setor.

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5º S - Seiso – Senso de Limpeza
É preciso limpar e preservar o ambiente. Manter tudo limpo em condições de uso combatendo as causas da
sujidade. “Melhor do que limpar é não sujar”.

Como praticar:
Todos
 Não deite lixo fora dos contentores e, quando possível, separe o lixo.
 Não deixe acumular pó ou sujidade nos seus materiais, equipamentos ou ferramentas.
Veículos
 Jamais deite lixo, papéis na rua. Tenha um recipiente para colocar desperdícios/lixo.

6º S - Seiketsu – Senso de Higiene ou saúde


É preciso manter a higiene, cuidar da saúde física, mental e emocional, ou seja, conservar as condições
favoráveis no ambiente de trabalho tanto externo quanto interno, dando continuidade ao que já foi feito.

Como praticar:
Todos
 Conserve os ambientes organizados e limpos, dando essencial atenção aos problemas
apresentados anteriormente, fazendo com que eles não se repitam.
 Preserve as instalações e equipamentos, utilizando-as de forma adequada sem danificá-los.
 Utilize sempre os EPI’s adequados a sua função.
 A utilização das áreas comuns (refeitório, mesa de café, salas de reunião, vestiários, WC’s e
pátios) deve ocorrer de forma racional, deixando-as sempre organizadas e limpas.
ÁREAS COMUNS
 Refeitório
o Todos os pertences devem ser recolhidos e lavados após a refeição.
 Salas de reunião
o Ao sair da sala apague as luzes, desligue o ar condicionado e não deixe copos ou
papeis sobre a mesa.
 Vestiários
o Todos os pertences devem ficar dentro dos armários.
o Não é permitido objetos de uso pessoal (botas, capacete, toalhas, potes, etc.) em cima
dos armários ou espalhados por dentro dos vestiários.
 WC’s
o Ao utilizar os WC’s, puxe a água, coloque o papel no contentor adequado, conserve as
paredes/pisos e desligue as luzes quando sair.
 Locais de passagem

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o Os locais de passagem devem ser conservados limpos, e utilizar, quando aplicável, os
contentores adequados para cada tipo de lixo.
 Mesa de café
o Deve permanecer limpa e organizada, não havendo açúcar ou resíduos de alimentos
espalhados.
7º S - Setsuyaku – Senso de economia e combate ao desperdício
É o momento de conscientizar as pessoas da importância de economizar e combater o desperdício. Ter a
economia como princípio básico, utilizando racionalmente os recursos disponibilizados e combatendo
sempre o desperdício.

Como praticar:
Todos
 Economize energia elétrica desligando a luz e ar condicionado quando não houver necessidade
de estarem ligados.
 Economize água fechando bem as torneiras e os chuveiros e informando eventuais fugas.
 Utilize racionalmente os materiais.

8º S - Shitsuke – Senso de autodisciplina


A autodisciplina é fundamental para manter o Programa. Cuidar dos outros sensos e criar regras claras para
que tudo continue da forma adequada.
Fazer com que os 8S’s torne-se um hábito prazeroso, demonstrando responsabilidade por aquilo que
fazemos e respeito pelos demais colegas de trabalho.

Como ser Autodisciplinado:


Todos
 Seja pontual nos seus compromissos;
 Respeite e cumpra as normas da empresa;
 Veja os problemas/erros como oportunidades de melhoria e tome sempre ações corretivas para
evitar que elas voltem a acontecer.

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