PLANO DE AÇÃO

Plano de Ação (também conhecido por Plano de Atividades ou ainda Plano de Trabalho) é uma
das ferramentas mais simples e eficientes para o planejamento e acompanhamento de atividades.

“De forma resumida, podemos dizer que um Plano de Ação é um documento

utilizado para fazer um planejamento de trabalho necessário para atingimento de um
resultado desejado ou na resolução de problemas.”

Esse documento geralmente é criado no formato de uma planilha (eletrônica ou mesmo de papel),
contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de
entregas. Você pode criar um Plano de Ação simples, com poucos campos para monitoramento e
controle ou um plano de ação mais robusto.

Plano de Ação devem estar consolidadas todas as informações sobre o objetivo a ser
buscado, detalhando para isto todas as atividades necessárias para concretizá-lo, quanto aos
recursos físicos, monetários e humanos necessários.

Essa ferramenta permite que todas as decisões sejam tomadas antes mesmo de serem
colocadas em prática, garantindo uma maior taxa de acerto e possibilitando a correção prévia de
eventuais problemas. Dessa forma, é muito indicada para alcançar soluções a curto prazo, mas
nada impede de ser utilizada também em outras circunstâncias.

Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução
das atividades, os Planos de Ação são extremamente utilizados em áreas de gestão diversas,
como por exemplo: Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária, Elaboração de
Planos de Negócio, Elaboração do Planejamento Estratégico, entre inúmeros outros usos.

Componentes de um PA

Um modelo básico de plano de ação contém os seguintes itens:

1. Uma descrição bem definida do objetivo a ser alcançado;

2. Ações e tarefas que precisam ser realizadas para o objetivo;
3. Recursos necessários;
4. Responsáveis pelas ações e tarefas;
5. Cronograma (prazos);
6. Medidas para avaliar o progresso (metas e marcos).

COMO CRIAR UM PLANO DE AÇÃO

Como todo processo de planejamento e acompanhamento, o Plano de Ação também deve

ser elaborado, desenvolvido e encerrado. Basicamente, podemos dividir o ciclo de vida dos
Planos de Ações em 5 momentos: o Iniciação o Planejamento o Execução o Monitoramento o
Encerramento.

1.Iniciação (Objetivos)

O início de PA ocorre com a definição do problema e o objetivo a ser alcançado. Mas para ser
bem elaborado, o Planejamento de trabalho exige também um bom conhecimento de seu
executor, permitindo que ele não somente organize o projeto com mais eficiência como também
identifique eventuais problemas que possam prejudicar o andamento das atividades. Além disso,
esse conhecimento permite definir adequadamente os prazos e custos necessários para executar
as ações que levem à concretização dos objetivos.

2. Planejamento

Planejamento Uma vez que definimos com clareza o objetivo com o Plano de Ação, o
planejamento é a etapa que dará base a toda sua estruturação. É aqui que deverão ser definidas
as principais atividades e respectivos recursos para executá-las. Dessa forma, nesta etapa, o
executor tem como tarefas elaborar um cronograma, determinar a participação dos profissionais e
os custos necessários. Além disso, também é preciso elaborar Planos de Ação secundários de
acordo com as exigências para realização das atividades delimitadas, como, por exemplo, risco,
qualidade, recursos humanos, entre outros.

3. Execução

Esta é a fase em que as ações planejadas no Plano de Atividades serão colocadas em prática.
Para cada uma delas, deverá ser atribuído o consumo de orçamento previamente calculado,
assim como dos recursos humanos e físicos. O executor deve analisar a execução de cada uma
das atividades porque é nesta etapa que ficarão evidentes os eventuais erros e desvios que
poderão prejudicar o andamento do plano.

4.Monitoramento

É fundamental também desenvolver estratégias para acompanhar a evolução geral do seu plano
de ação, bem como definir no cronograma os períodos em que fará essa análise. Quando
identificado algum problema, deve-se listá-lo, identificar as suas causas e atribuir uma solução
adequada para resolvê-lo.

Se necessário, não hesite em ajustar alguma etapa de seu projeto para garantir a sua eficácia.
Encerramento Muitas vezes negligenciada, é na fase de encerramento que o Plano de ação deve
ser revisto e transferir as informações para um documento que o permita fazer o
acompanhamento adequado. Se houver mais envolvidos na execução do projeto, deverão
receber uma cópia com suas respectivas atividades e outras informações relevantes
adequadamente listadas. Esta fase é importante para retroalimentar os próximos processos de
criação de Planos de Ações com os aprendizados adquiridos.

UTILIZAÇÃO DA FERRAMENTA 5W2H

Nessa etapa, podemos utilizar diversas framework ( uma estrutura que serve de base para
a construção de aplicações web de finalidade específica cujo desenvolvimento pode ser muito
custoso e/ou problemático. Com um framework é possível construir sites, aplicativos e softwares
a partir de um esqueleto pré-definido, alterando apenas demais particularidades). Pode-se usar
também a ferramentas 5W2H.

Plano de Ação 5w2h também é uma ferramenta extremamente simples e prática, que pode
ser útil em inúmeros momentos e áreas de sua empresa, sendo utilizada desde o Planejamento
Estratégico, Tático e Operacional, até mesmo para o planejamento e acompanhamento de
pequenos projetos ou mesmo atividades rotineiras.

A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas,
eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade.
São elas:
Os 5W:
o What (o que será feito?)
o Why (por que será feito?)
o Where (onde será feito?)
o When (quando será feito?)
o Who (por quem será feito?)

Os 2H:
o How (como será feito?)
o How much (quanto vai custar?)
Ou seja, esta é uma metodologia cuja base é formada pelas respostas para estas sete perguntas
essenciais de qualquer projeto ou planejamento. Com as respostas em mãos, você terá um mapa
de atividades que vai ajudar a tornar a execução muito mais clara e efetiva.
COMO FAZER?
Você pode utilizar um quadro branco ou uma planilha eletrônica ou qualquer outro
instrumento de sua preferência, pois tudo que você precisa é de um meio para colocar as sete
colunas (5W e os 2H) e comunicar o que precisa ser feito a sua equipe.
Abaixo temos um exemplo feito na planilha, no qual você deverá responder as perguntas do
5W2H:

Após definir todas as atividades no Plano de Ação, você poderá acompanhar o andamento por
status, como mostra a imagem:
Divisão de um Plano de Ação

O planejamento pode ocorrer em três blocos:

No Planejamento Estratégico, onde definimos as estratégias com foco no longo prazo da

empresa. Nesta etapa é preciso buscar sempre ter uma visão holística da companhia e sem
entrar muito em detalhes, afinal o Planejamento Estratégico geralmente é feito para um
período de 5 a 10 anos e seria bastante complicado e muito pouco provável acertar tantos
detalhes para um período tão futuro.
O importante aqui é levar em conta todos os fatores internos e externos a organização, por
exemplo, o cenário econômico global e a situação do mercado em que a empresa atua. Uma
excelente ferramenta nesta hora é a análise SWOT que ajuda a mapear todas as Forças,
Fraquezas, Oportunidades e Ameaças e fornece uma ótima base para a estruturação dos demais
planos estratégicos.
Mas antes de falar de forças e fraquezas e começar a analisar o mercado ou cenário econômico,
sua empresa precisa ter muito bem definido quem ela é, aonde quer chegar e o que considera
mais importante no caminho. A isto damos o nome de Missão, Visão e Valores, um dos
instrumentos de gestão mais importantes e ao mesmo tempo mal utilizados pelas empresas (em
geral).
E então, a partir deste mapeamento inicial, você precisa definir as Metas e Objetivos a serem
alcançados pela empresa dentro do horizonte que está sendo projetado. Mas muito cuidado! Não
estamos falando aqui de objetivos como volume de produção ou metas de vendas e sim
os Objetivos Estratégicos que empresa pretende atingir, como a posição de mercado que
pretende ocupar ou como quer ser reconhecida por seus clientes em dentro de alguns anos.
Alguns exemplos de objetivos estratégicos:

o Aumentar a satisfação dos clientes em 20%;

o Reduzir os custos produtivos em 15%;
o Elevar o índice de capacitação dos funcionários em 30%;
Para deixar mais simples, separamos algumas questões fundamentais que podem ajudar na hora
de realizar o Planejamento Estratégico de sua empresa são:

o Quem somos?
o O que fazemos?
o Por que fazemos?
o Onde estamos?
o Onde queremos chegar?
o O que valorizamos?
É importante ressaltar que apesar de o Planejamento Estratégico ser criado para um horizonte de
até 10 anos, é essencial que ele seja revisado e atualizado constantemente. Se isto não ocorrer,
os planos sofrem um sério risco de ficarem obsoletos e serem abandonados dentro da empresa.

o Planejamento Estratégico precisa ser inspirador e motivador. Os planos de longo prazo são
uma das formas mais simples e poderosas de engajar seus colaboradores com os objetivos da
empresa e gerar grande satisfação em todos com o alcance dos resultados.

Planejamento Tático

Estes são planos com foco no médio prazo e com um pouco mais detalhes que o Planejamento
Estratégico, mais ainda se mantendo enxutos e com certa visão holística.
Uma das principais diferenças do Planejamento Estratégico para o planejamento Tático é que o
primeiro é voltado para a organização com um todo, já o segundo é orientado as áreas e
departamentos da empresa, sendo o detalhamento com os meios para atingir os objetivos e
metas da organização. Ou seja, podemos dizer que o Planejamento Tático é a decomposição do
Planejamento Estratégico para cada setor, para cada área da empresa.
No Planejamento tático as projeções também são feitas para um período um pouco
menor, geralmente de 1 a 3 anos. E nesta etapa que vamos ter os planos de marketing, os
planos de produção, planejamento de pessoal e tudo isto resultando no planejamento financeiro
empresarial, com a visão geral de entradas e saídas da companhia para o período que está
sendo planejado.
Para facilitar o entendimento, separamos também algumas questões a serem abordadas:

o O que fazer? Dá para fazer? Vale a pena fazer? Vai funcionar?

o Quando vamos fazer?
A partir do Planejamento Tático temos como saída os Objetivos Táticos para cada unidade
específica da organização (produção, finanças, marketing e de recursos humanos, etc.). Estes
objetivos devem ser criados de forma a garantir que os Objetivos Estratégicos sejam alcançados.
Alguns exemplos de Objetivos Táticos:
o Garantir que os pedidos de clientes sejam atendidos em no máximo 01 dia;
o Garantir que nenhum produto com defeito seja comercializado;
o Garantir que 100% dos funcionários possuam graduação;
É fundamental pensar no Planejamento Tático como a conexão entre o Planejamento
Estratégico e o Planejamento Operacional

O que é Planejamento Operacional?

Planejamento Operacional com planos bem mais focados no curto prazo, geralmente
elaborados para períodos mais curtos, de 3 a 6 meses, com as definições de métodos,
processos e sistemas a serem utilizados para que a organização possa alcançar os objetivos
globais.
Estes são planos bem mais detalhados que as etapas anteriores, especificando as pessoas
envolvidas, cada uma de suas responsabilidades, atividades, funções e divisão de tarefas além
dos equipamentos e recursos financeiros necessários para colocar os planos em prática.
Como resultado da etapa de Planejamento Operacional geralmente obtemos Planos de
Ações e Cronogramas das atividades que precisam ser desenvolvidas dentro do período de
tempo que está sendo planejado. Uma ferramenta muito útil nesta etapa é o 5W2H que auxilia a
empresa a montar os Planos de Ações sem esquecer nenhum detalhe importante.
Veja abaixo alguns exemplos de Objetivos Operacionais:

o Implantar um sistema de separação e rastreamento dos pedidos;

o Implantar um programa de qualidade total;
o Fechar parceria com uma universidade para capacitar os funcionários.
Na hora de pensar no Planejamento Operacional de sua empresa, além das informações do
5W2H, algumas questões que podem ajudar são:

o Como fazer?
o Quem vai fazer?
o Qual o prazo esperado?
o Quais as ferramentais e recursos necessários?
o Quanto vai custar?
o Quais as alternativas?
Além disto, é essencial uma avaliação dos riscos de cada atividade planejada, bem como a
definição de planos de contingência para caso um desses riscos se concretize.
E é isso mesmo! Depois que sua empresa definiu seus Objetivos Estratégicos, os subdividiu
em Objetivos Táticos para cada área da empresa e criou planos de ação para os Objetivos
Operacionais, o próximo passo é transformar tudo isto em números com ajuda do Orçamento
Empresarial.
Desta forma, sua empresa possuirá um plano completo de quanto precisa faturar, quais são os
limites de custos e despesas que precisa respeitar, quais investimentos precisa realizar e pode
acompanhar os números ao longo do ano, verificando se está caminhando para alcançar sua
visão ou se precisa de algum ajuste na operação. Chamamos isto de Acompanhamento e
Controle Orçamentário.
Está é uma prática extremamente necessária no Processo de Planejamento de qualquer empresa
e uma etapa importantíssima do Orçamento Empresarial.