O passo a passo

da gestão
de uma agência
Dicas e conselhos
que podem tornar
seu empreendimento
mais rentável

Guia criado em parceria com

Índice
Introdução 03

Capítulo 1 | Organização como ponto-chave para sua agência ter 05

um início promissor

Capítulo 2 | Monte uma proposta comercial completa 13

e conquiste clientes

Capítulo 3 | Ferramentas fundamentais para um bom controle financeiro 23

Capítulo 4 | Momento de saber se a empresa está atingindo os resultados 30

esperados

Capítulo 5 | As facilidades dos sistemas online 37

Considerações finais 42

Mais conteúdos interessantes 44

Referências 45

2
Introdução
Estamos passando por uma revolução na forma de gestão de empresa, esta forma
é feita para uma nova geração de empreendedores, uma geração completamente
diferente, que cresceu com computadores em casa e que através da internet
tornou-se a geração mais comunicativa e culturalmente global da história. Que
trabalha de qualquer lugar, muito exigente e completamente multi-tarefa, com mais
acesso à educação e à informação. Sem paciência com papel, filas ou qualquer
outra burocracia. Uma geração que exige uma nova experiência e impõe uma
mudança de postura, na relação de MPEs com entidades financeiras, contabilidade,
governo, clientes e fornecedores.

Porém, isso não quer dizer que ao investir e abrir o próprio negócio, deixem de lado
uma gestão profissional e de qualidade ou abram abra mão do planejamento. Até
pelo acesso à educação e à informação, sabem que é essa a principal ideia que
precisa nortear o processo de abertura de uma empresa. Se as empresas adotarem
essa filosofia desde o começo, as chances de fecharem as portas nos primeiros
anos de vida reduzem consideravelmente.

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 Sabendo disso e querendo espalhar essa ideia, elaboramos este e-book que vai
lhe ajudar nesta tarefa de organizar, planejar e agir da forma correta para ter uma
vida longa em seus negócios. Neste material, nosso objetivo é explicar todos esses
detalhamentos dentro da estrutura de uma agência de publicidade. Por isso, não se
espante se encontrar termos ou procedimentos diferenciados, que não se repetem
no dia a dia de uma empresa de serviço ou no varejo.
Organizar

Você vai encontrar uma série de práticas que acreditamos serem decisivas no dia
a dia da empresa. Elencamos também algumas formas de aumentar o rendimento

Planejar de alguns procedimentos básicos de administração. E mostramos como as várias

etapas da gestão são facilitadas quando se aposta em um sistema de gestão online.

Com este material, queremos contribuir para o desenvolvimento e avanço da

Agir realidade das micro e pequenas empresas, mais diretamente das agências
de publicidade. O fortalecimento da gestão tornará o mercado mais forte e
proporcionará mais oportunidade aos profissionais que desejam abrir o próprio
negócio.

Boa leitura!

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Capítulo 1

Organização como ponto-chave para

sua agência ter um início promissor

O sonho de muitos profissionais é colocar uma ideia em prática, abrir o próprio

negócio e alcançar a independência. Isso faz com que, a cada ano, milhares de
micro e pequenas empresas surjam pelo Brasil, nos mais diversos ramos, incluindo
o mercado das agências de publicidade. Esse movimento é importante para o
país, pois cria empregos e movimenta a economia, mas pode ter vida curta se os
cuidados necessários não forem tomados.

Para que essas iniciativas prosperem e continuem rendendo bons resultados, duas
palavras precisam fazer parte do dia a dia desses empreendedores: planejamento
e profissionalismo. Saber onde se quer chegar com o negócio e adotar uma
gestão profissional são atitudes que podem aumentar a taxa de sobrevivência
das empresas.

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Felizmente, no geral, essa taxa já vem subindo. Dados de uma pesquisa do
Sebrae publicada em 2013 apontam que 75,6% das micro e pequenas empresas
constituídas em 2007 sobreviveram após dois anos de vida. As outras 24,4%
fecharam as portas por diversos fatores, entre eles a falta de profissionalismo
na gestão.

Em serviços, o número de negócios sobreviventes cai para 72,2%. O problema maior

aparece quando olhamos apenas o setor de publicidade e pesquisa de mercado.
Nesse segmento, de 3.666 empresas, 59% continuaram em atividade, ou seja, 41%
delas deixam de existir dois anos depois de serem fundadas. Para evitar que sua
agência entre nessa estatística, a gestão é fundamental! E é disso que vamos falar
neste e-book.

Como prolongar a vida de uma agência?

Sabemos que planejamento e gestão profissional são práticas fundamentais, além

de tantas outras, é claro. Mas o que isso significa de fato? Como aplicar esses
conceitos no dia a dia do negócio?

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Bom, uma das principais regras é não misturar as finanças pessoais com as da
empresa. É como diz a sabedoria popular: uma coisa é uma coisa e outra coisa é
outra coisa. Fazer retiradas descontroladas de dinheiro do caixa da empresa pode
prejudicar o lucro e trazer sérios problemas.

Não utilize dinheiro da empresa para pagar contas pessoais. Para ajudar, mantenha
duas contas correntes separadas, uma para você e outra para a agência. O ideal é
estabelecer um pró-labore, que funciona como o salário do empresário.

Quer saber um pouco mais sobre como fazer esse controle das finanças?
Assista aos vídeos:

Dica de Gestão: A importância

de Separar o Meu Dinheiro
e o da Empresa

O passo a passo da gestão de uma agência. 7

 Dica de Gestão: Como
Estipular o Pagamento dos
Sócios da Empresa

Feito esse controle, é necessário definir outras prioridades. Uma delas é o

percentual ou o tamanho da parcela do lucro da empresa que será destinado
para investir no negócio. Isso faz parte da estratégia que você vai adotar e precisa
estar bem definido no planejamento. Sugerimos também a criação de um fundo
de reserva, afinal, ninguém sabe o que pode acontecer no futuro, não é mesmo?
Imprevistos podem aparecer, há o 13º a ser pago, além de demissões e outros
encargos trabalhistas.

O passo a passo da gestão de uma agência. 8

O objetivo do fundo de reserva é blindar sua empresa desses problemas, evitar que
eles comprometam seu caixa. Mas, não há uma fórmula exata de percentual que
deve ser poupado por mês. Uma dica é pegar como exemplo algum imprevisto pelo
qual sua agência pode passar, calcular o quanto precisaria ser gasto com isso e
separar a quantia.

Para quitar o 13º, sugerimos separar, por mês, 1/12 do salário de cada colaborador.
Assim, quando chegar no fim do ano, não precisará recorrer a recursos externos
para saldar o benefício. Para ter mais segurança e até um certo rendimento, esse
dinheiro pode ser depositado em uma poupança.

Investimentos também podem ser uma saída. E não estamos falando apenas das
tradicionais aplicações em fundos ou ações. É importante investir em educação,
fazendo cursos que, em algum momento, poderão se reverter em ganhos para o seu
negócio. Apenas lembramos que, antes de montar seu fundo, é fundamental fazer
um estudo minucioso de seu caixa.

O passo a passo da gestão de uma agência. 9

Outra dica que pode ajudar no começo é estar de olho no ambiente no qual sua
empresa está inserida. Por isso, faça um mapa da concorrência e esteja sempre
de olho no que ela faz, adquirindo, assim, informações que ajudarão a fazer
adequações ao seu planejamento. As boas práticas do concorrente podem servir
de inspiração e os erros que ele comete também podem ser observados para não
serem repetidos.

Ainda pensando no ambiente, avalie seus fornecedores e sempre prospecte

novos parceiros. Analise preços, entregas e relação. Seja bem criterioso, pois um
fornecedor fora de sintonia com seus objetivos pode abalar a credibilidade do
negócio.

Desenvolvendo um orçamento

Por tudo isso que falamos até aqui, recomendamos que você elabore um orçamento
inicial para a empresa. Nesse documento, a partir dos objetivos e metas, estime
e planeje quais serão as receitas, despesas e investimentos em um determinado
período.

O passo a passo da gestão de uma agência. 10

O orçamento não funciona apenas como um controle financeiro. Ele é uma das
principais ferramentas de gestão e deve ser orientado pela estratégia adotada para
o negócio. O orçamento ajudará na tomada de decisões e tende a melhorar o uso
dos recursos, pois reúne informações como projeção de vendas, despesas variáveis
e fixas, custos de produção e investimentos.

Para termos uma ideia da importância de ter um plano orçamentário, a falta dele
está entre as principais causas de falências e crises financeiras. Isso porque sem
esse controle não tem como mensurar a viabilidade do negócio. Sem saber quais
sãos os custos e as despesas, fica muito mais difícil estabelecer o valor a ser
cobrado por uma campanha, não é?

Dito isso, destacamos que o orçamento não deve ser estático. Ele deve ser
constantemente monitorado e adaptado conforme o cenário econômico e a
realidade da empresa. Assim, você poderá fazer ajustes na estratégia, sendo
mais cauteloso ou optando por investir em determinada área, por exemplo.

O passo a passo da gestão de uma agência. 11

Assim como é fundamental ter o orçamento detalhado e constantemente
monitorado, é essencial também ter o controle financeiro da empresa. Para isso,
é importante ter uma série de informações atualizadas, como a categorização
dos serviços, registro de entradas e saídas, o faturamento, os principais clientes e
fornecedores, além de um demonstrativo de resultados. Mas sobre isso falaremos
mais nos próximos capítulos.

Nesse momento, o importante é ter em mente que, para começar o negócio, a

organização é fundamental e o planejamento deve fazer parte da rotina.

O passo a passo da gestão de uma agência. 12

Capítulo 2

Monte uma proposta comercial

completa e aumente suas vendas

Sabemos que conquistar clientes é a principal tarefa para sustentar uma agência.
Mas a pergunta é: como convencê-los? Uma das respostas para essa pergunta
está na elaboração de uma proposta comercial completa, que contenha todas
as informações necessárias para ajudar o possível cliente a tomar uma decisão.
Existem ainda outros pontos que vamos abordar neste capítulo, como o contrato, o
cronograma e o relatório de vendas, mas vamos começar pela proposta comercial.

Monte uma proposta comercial

Proposta comercial é o documento enviado ao cliente ou possível cliente para

demonstrar como o serviço será prestado. Portanto, ele precisa estar completo,
com o máximo de informações possível, detalhando o que será feito, quanto
tempo o projeto vai tomar, quais são os materiais que o cliente deve fornecer,

13
valores, informações sobre a empresa e outros itens que possam contribuir
com a negociação.

Comece a proposta com um índice, preparando o cliente para o que ele vai encon-
trar nas páginas seguintes. Depois, faça uma introdução, ambientando o cliente so-
bre seus serviços e apresentando, de forma geral, o que será feito. Aproveite tam-
bém para mostrar o potencial do que você está oferecendo, ou seja, impressione o
cliente. Pode até utilizar imagens de campanhas anteriores.

Após a introdução, faça uma argumentação e explique o principal motivo pelo qual
o cliente precisa do seu serviço e quais benefícios ele terá se aceitar sua proposta.
Com isso, você pode partir para o escopo da proposta. Detalhe as características
da campanha ou ação, falando sobre processo de criação e desenvolvimento, como
você pensou a ideia e o que quer passar com ela.

Para passar ainda mais segurança e confiança para o cliente, apresente um

cronograma de trabalho realista, com os prazos justos para entregar cada etapa
do projeto. Mostre ao cliente que esse tempo precisa ser respeitado para que o
trabalho seja bem feito.

O passo a passo da gestão de uma agência. 14

Por fim, fale de valores. Indicamos que seja dada mais de uma opção de pagamento
para negociar o preço com seu cliente em reuniões futuras. Crie um termo de
confidencialidade para assegurar que seu cliente não divulgue o valor e o escopo
da proposta para seus concorrentes.

Saber apresentar essa proposta também é fundamental, começando pelo visual,

com uma capa estilizada e, se for imprimir, com um papel estilizado. Demonstre
sempre muito profissionalismo e tenha todas as informações do cliente e do
serviço em mãos.

A hora de fechar um contrato

Se você fizer uma boa proposta comercial e conseguir atrair o cliente, ela pode
render um contrato. Aqui vale o mesmo conselho da etapa anterior: fique de olho
nos detalhes e tome todos os cuidados. Primeiro, marque uma reunião para fechar
o escopo do serviço e a data de finalização de cada fase, sempre com base na
proposta comercial aprovada, inserindo essas informações no contrato. Uma dica
para se resguardar é colocar uma cláusula assumindo que poderá haver atraso no
projeto e definir quais medidas você vai tomar para recuperar esse contratempo.

O passo a passo da gestão de uma agência. 15

No contrato, além das informações mais básicas, como CNPJ, CPF e RG, algumas
cláusulas são essenciais: valor acertado e a forma de pagamento, garantias de que
o contratante fornecerá subsídios para a realização do trabalho, a possibilidade de
rescisão do contrato por ambas as partes, multa para atraso nos pagamentos e o
período de vigência do acordo.

Para ajudar na formulação desse contrato, você pode procurar um advogado ou um

empresário experiente que possa fornecer um modelo.

Definindo o cronograma de trabalho

Sabemos como funciona o dia a dia de uma agência. Se não há uma gestão
eficiente e organizada, vai sobrar trabalho e faltar tempo. Ao mesmo tempo, os
clientes, que também vivem em um ritmo muito dinâmico, precisam dos serviços
em prazos cada vez mais curtos. Conseguir entregar no prazo é um desafio, mas
que pode ser resolvido se você elaborar um cronograma de trabalho e organizar
as atividades para que tudo fique pronto nas datas acordadas.

O passo a passo da gestão de uma agência. 16

Falamos disso no outro item, mas não custa reforçar. O escopo do projeto precisa
estar bem detalhado, contendo todas as informações do que precisa ser feito e em
quanto tempo. A partir dele será possível fazer o planejamento de execução do
serviço e elaborar um cronograma de trabalho adequado.

Com esses dados em mãos, você vai realizar estimativas do esforço que será
empregado no projeto, quantas pessoas serão necessárias para cada atividade, o
tempo que levará cada etapa, enfim, quantos recursos serão necessários. Assim,
será possível identificar a necessidade de hora extra ou de contratação de um
freelancer, o que pode demandar custos a mais. Com isso, são definidos os prazos
de entregas, ou seja, o cronograma final.

Na etapa seguinte, é hora de colocar a mão na massa e iniciar o monitoramento

do cronograma. Conforme as atividades forem executadas, os status das
atividades devem ser atualizados e, se for necessário, o documento deve passar
por adaptações. Qualquer tipo de desvio ou variação precisa ser registrado.
Por isso é importante estabelecer metas reais, que possam ser cumpridas.

O passo a passo da gestão de uma agência. 17

 Mas o cliente também deve entender que ele faz parte do processo e precisa ajudar
para que o cronograma seja cumprido. Por exemplo, qualquer atraso na aprovação
de um material pode significar um prolongamento das datas de entrega do trabalho.
Fee mensal
Destacamos isso porque tudo precisa estar alinhado entre cliente e agência, as
duas partes precisam estar em harmonia.
Remuneração por
produção ou job

Formas de remuneração

Outra etapa da negociação é a definição da forma de cobrança ou remuneração da

agência. Existem alguns tipos, que podem ser adotados de acordo com a realidade
do negócio. Elencamos quatro deles:

Remuneração
Fee mensal: nesse formato, a agência opta por fazer uma cobrança mensal pelos
por resultados
serviços, fechando uma espécie de pacote, no qual estão inclusos os tipos e a
quantidade de atividades, além de um período determinado para que elas sejam
Contrato de
participação realizadas. Tudo isso estará incluso no valor mensal pago pelo cliente.

O passo a passo da gestão de uma agência. 18

Remuneração por produção ou job: aqui, a cobrança é feita por trabalho realizado.
Os valores costumam ser definidos por tabelas de referência de sindicatos ou
associações profissionais.

Remuneração por resultados: com esse tipo de cobrança, as agências recebem

uma remuneração condicionada aos resultados positivos, seja um percentual ou um
valor fixo estabelecido entre as partes.

Contrato de participação: de maior risco, tal formato estabelece uma remuneração

de acordo com um percentual fixo das vendas do cliente.

Quer saber mais sobre valores de referência para o trabalho das agências? Então
faça o download da tabela de referência de preços da Associação Brasileira dos
Agentes Digitais (Abradi-SC).

Baixe a tabela agora

O passo a passo da gestão de uma agência. 19

Na hora de cobrar esses valores, uma das formas de pagamento mais aceita no
mercado é o boleto bancário. Considerado por muitos como o meio mais seguro, ele
possui algumas vantagens em relação a outras formas de pagamento. Uma delas é
permitir a transação entre diferentes bancos com taxas mais baixas que as de uma
transferência bancária, por exemplo.

Agora, com os boletos registrados, há ainda mais benefícios. É possível rastrear para
identificar o pagamento e, em caso de inadimplência, você pode fazer o protesto,
pois os boletos são registrados no sistema do banco.

Há algumas dicas importantes para quando optar pelo recebimento por meio de
boleto. A primeira é fazer uma estimativa da quantidade de boletos a ser emitida.
Quanto maior a quantidade, maiores serão as chances de conseguir descontos
nas taxas cobradas pelos bancos. Outra sugestão é utilizar um programa que gere
boletos e centralize os principais processos da organização.

Para evitar a entrega do serviço antes do pagamento devido, é importante, após o

cliente efetuar o pagamento do boleto, conferir o extrato bancário da empresa para
verificar se o valor já foi depositado pelo banco.

O passo a passo da gestão de uma agência. 20

Tributação

Por se tratarem de prestadoras de serviços, agências de publicidade pagam o

Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), recolhido por meio de notas
fiscais de serviços, que, em muitas cidades, já estão na versão eletrônica (NFS-e).

Cada município tem suas particularidades na emissão da NFS-e, mas existe um

padrão. O contribuinte gera o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e esse documento
é enviado para a Prefeitura Municipal, que gera a nota e pode disponibilizar o
Documento Auxiliar de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (Danfse) em PDF.
A agência ficará responsável por enviar esse arquivo final para o cliente.

Relatório de vendas

Depois de fechar os contratos, definir formas de remuneração e de pagamento,

você precisa inserir esses dados em um relatório de vendas. Com esse documento,
é possível ter um controle dos serviços vendidos e de quanto entrará no caixa da
empresa nos próximos meses.

O passo a passo da gestão de uma agência. 21

Para deixar o relatório ainda mais completo, além de inserir informações sobre
as vendas, como valores, clientes, parcelas e datas dos pagamentos, você
pode enriquecê-lo com outros dados que vão ajudar na análise da eficiência do
atendimento. Um exemplo é colocar a quantidade de visitas feitas em um mês e
relatar o desfecho de cada uma delas. Também pode ser interessante acrescentar
as vendas pendentes, que aguardam apenas a palavra final, além de um ticket
médio das vendas.

Outro importante relatório é o de clientes e fornecedores. Nele, são inseridas

informações como histórico, valores e acordos já feitos. Ter isso tudo registrado
possibilita sempre aprimorar o relacionamento, pois é um documento de onde
podem ser retirados argumentos para uma negociação, por exemplo. Essa
preocupação será benéfica para sua empresa, para o cliente e para o fornecedor.

O passo a passo da gestão de uma agência. 22

Capítulo 3

Ferramentas fundamentais para

um bom controle financeiro

Para manter uma empresa aberta, sabemos que fazer um bom controle financeiro é
muito mais que meio caminho andado. Mas isso só será possível se a agência usar
uma ferramenta chamada fluxo de caixa. Ela é peça fundamental no planejamento
financeiro do negócio, pois reúne uma série de informações, como as entradas e
saídas de dinheiro, contas a pagar e a receber, ou seja, os detalhes de todas as
movimentações financeiras.

Primeiro, defina a periodicidade desta ferramenta, que pode ser diária, semanal,
mensal e anual, conforme a necessidade de cada setor. No varejo, por exemplo, o
controle diário é mais indicado, pois nessas empresas entra e sai dinheiro todos os
dias. Na realidade das agências, que possuem uma movimentação menos intensa,
o fluxo de caixa pode ser semanal. Nesse modelo, os lançamentos são feitos
uma vez por semana e o relatório pode ser mensal.

O passo a passo da gestão de uma agência. 23

Depois de definir a periodicidade, você precisa criar categorias dentro do seu fluxo
de caixa. Nomeie as despesas e receitas, dando os mesmos nomes às contas
a pagar e a receber, ou seja, às previsões. Faça isso de forma que ajude você a
entender de onde veio o dinheiro e onde ele está sendo gasto. Nas receitas, por
exemplo, crie categorias com os nomes dos seus serviços ou, de acordo com o
período, elabore uma para cada cliente. No caso dos gastos, o mais comum é
categorizar por folha de pagamento, encargos, aluguel e outros pagamentos.

Para você entender melhor como funciona um fluxo de caixa, baixe nossa planilha
gratuitamente e comece o controle agora.

Baixe a planilha agora

O passo a passo da gestão de uma agência. 24

A projeção de contas a pagar e a receber é essencial no fluxo de caixa. Com
essa prática, você fica prevenido e não toma sustos, pois saberá o quanto terá
de recursos no caixa em um determinado período, não precisando recorrer a
empréstimos ou outras fontes externas.

Um elemento que pode ajudar na projeção é o orçamento empresarial, pois neste

documento devem estar previstas todas as movimentações financeiras da empresa.
Por isso, reforçamos a importância de sempre revisar seu orçamento e adequá-lo
conforme o contexto atual do seu negócio.

No final, com os relatórios financeiros elaborados a partir do fluxo de caixa, o

empresário sabe o que falta e o que sobra e tem subsídios para organizar o
planejamento e prever as próximas ações, tomando decisões imediatas e futuras.
Ele saberá se terá recursos para investimentos, aplicações, expansão do negócio
ou compra de equipamentos. Em termos gerais, o relatório dirá se a agência está
lucrando e, caso não esteja, como pode melhorar.

O passo a passo da gestão de uma agência. 25

Clique no link e faça o download do guia Fluxo de Caixa: organize e mantenha as
contas no azul para ter mais tranquilidade no seu dia a dia.

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Conciliação bancária

Depois de estruturar o fluxo de caixa, é necessário inserir nesse processo de

controle financeiro a conciliação bancária. Ela consiste em confrontar, em um
determinado período, as movimentações financeiras registradas internamente com
o extrato bancário da conta corrente da empresa.

O passo a passo da gestão de uma agência. 26

Comparando as saídas registradas no fluxo de caixa e as identificadas no extrato,
por exemplo, é possível saber se há alguma inconsistência de valor ou data dos
lançamentos. O mesmo deve ser feito com as entradas e, consequentemente, com o
saldo final do período. Se essas informações baterem umas com as outras, está tudo
certo. Caso contrário, devem ser corrigidas rapidamente, evitando, assim, algum furo
em sua contabilidade ou multa por atraso em algum pagamento.

Guardar notas fiscais, boletos, extratos e comprovantes de pagamento ajudará você

a ter acesso às informações a qualquer hora e tornará o processo de conciliação
bancária mais seguro e efetivo. Para facilitar, hoje, todos esses documentos
possuem versões digitais e podem ser conferidos virtualmente, por meio do
internet banking.

O ambiente virtual dos bancos oferece ainda outras vantagens às empresas, como
envio de dados em formato eletrônico, transmissão constante de informações,
enfim, benefícios que facilitam o controle financeiro. Conheça as ferramentas
oferecidas pelo seu banco e aproveite as comodidades.

O passo a passo da gestão de uma agência. 27

Centro de custo

O centro de custo é uma das formas de controlar e dividir os custos dentro de uma
empresa. Com esse método, as empresas são divididas em setores ou áreas e os
custos de cada uma delas é calculado individualmente. Assim, o empreendedor
tem um retrato ainda mais fiel da contabilidade e consegue fazer um planejamento
levando em consideração o desempenho financeiro de cada área.

Existem dois tipos de centro de custos:

Centro de custos produtivos: também são chamados de centro de custos diretos.

São os setores que influenciam diretamente na produção e venda dos produtos
e serviços da empresa. Por exemplo: departamento comercial e departamento de
telemarketing.

Centro de custos não produtivos: também são chamados de centro de custos

indiretos ou auxiliares. São os setores que não influenciam diretamente na produção
do serviço ou produto da empresa. Por exemplo: departamento administrativo e
departamento jurídico.

O passo a passo da gestão de uma agência. 28

Saber qual centro de custo está gerando mais ou menos custos permite ajustes mais
precisos no orçamento da empresa, alocando ou cortando recursos de forma mais
acertada. Isso vale também para os setores, que avaliam o próprio desempenho e
reveem os gastos em determinado projeto. Com as informações unificadas, as áreas
perdem a autonomia e esse processo fica muito centralizado.

Como esses setores também ganham um orçamento próprio, o conceito de centro

de custo contribui para uma maior organização. Isso porque os setores dividem
despesas, em casos de projetos conjuntos ou quando estão abrigadas no mesmo
escritório, além de outras situações. Com isso, a otimização vai virando palavra de
ordem dentro da agência.

O passo a passo da gestão de uma agência. 29

Capítulo 4

Momento de saber se a empresa está

atingindo os resultados esperados

A hora de verificar os resultados da empresa é crucial para o empreendedor,

pois é o momento em que ele saberá se todas as estratégias e planejamentos se
converteram em lucro. Mas, antes de falar sobre a Demonstração do Resultado do
Exercício (DRE), vamos tratar de um outro aspecto que faz toda a diferença: o regime
contábil escolhido. Os dois principais são os regimes de competência e de caixa.
Há ainda o misto, que, como o nome sugere, é a mistura dos dois.

No regime de caixa, as despesas e as receitas são contabilizadas apenas depois

de efetuadas, independentemente de quando são geradas. Por exemplo: se a
agência vendeu um serviço em abril e o cliente parcelou o pagamento em três
vezes, essa receita será contabilizada no fluxo de caixa e tributada apenas nos três
meses seguintes. Esse modelo costuma ser mais usado por pequenas empresas
e prestadoras de serviços, por ser mais simples e porque os tributos são cobrados
apenas quando o dinheiro entra.

O passo a passo da gestão de uma agência. 30

Independentemente do regime que você escolher, uma lição deve ser
compreendida: nem sempre ter dinheiro no caixa significa lucro e caixa negativo
não é necessariamente prejuízo para a empresa.

Vamos usar mais uma vez o exemplo que demos nos parágrafos anteriores: pelo
regime de caixa, a agência pode ter um saldo negativo em abril, considerando os
custos para realizar o serviço e levando em conta que entrará apenas uma parte do
pagamento. Mas isso não significa prejuízo, pois nos meses seguintes não terá o
custo e receberá o restante dos recursos.

No regime de competência, registrar a entrada apenas em abril fará com que o caixa
deste mês fique positivo, mas isso não significa lucro, já que as receitas entrarão de
fato nos meses seguintes, que é quando o lucro realmente será percebido.

Demonstração dos resultados

Pela lei n° 11.638/07, publicada em 27 de dezembro de 2007, a Demonstração do

Resultado do Exercício é obrigatória para as empresas brasileiras. Porém, esse

O passo a passo da gestão de uma agência. 31

documento não deve ser gerado apenas como mera obrigação, já que ele é o
resumo das operações financeiras da empresa em um determinado período de
tempo e mostra, de forma objetiva, se ela está dando lucro ou causando prejuízo.
Se bem utilizada, a DRE pode ser uma importante ferramenta de gestão.

Resumidamente, a demonstração se estrutura da seguinte maneira:

Receita Bruta
(-) Deduções
Receita Líquida
(-) C.M.V
Lucro Bruto
(-) Despesas com Vendas
(-) Despesas Administrativas
(-) Despesas Financeiras
Resultado Operacional Líquido
(-) Despesas Extra Operacionais
Resultado Antes IR CS
(-) Provisões IR E CS
Resultado Líquido

O passo a passo da gestão de uma agência. 32

Dessa forma, a DRE oferece as informações em um formato que permite aos
gestores analisarem os resultados e tomarem decisões para deixar ainda melhor ou
corrigir eventuais problemas financeiros. Sem avaliar atentamente esse resultado,
o administrador terá mais dificuldades para fazer um planejamento e elaborar
estratégias.

Importância do contador

Tudo isso que falamos anteriormente demanda muita burocracia, papeladas,

cálculos financeiros e análises. Sabemos que, na maioria dos casos, profissionais
de comunicação não estão habituados com essa rotina e podem sofrer com essa
parte. Então, é aí que entra o contador, que está preparado para cuidar de todo esse
processo.

O contador pode exercer um papel importante em vários momentos da vida da

agência, atuando como um consultor. Ele ajudará o empreendedor a calcular riscos,
elaborar planos e estratégias para o negócio. Por isso, é importante criar um bom
vínculo com esse profissional, estabelecendo uma parceria.

O passo a passo da gestão de uma agência. 33

A primeira participação do contador ocorre no momento da abertura da empresa.
Ele indicará, por exemplo, qual o melhor regime tributário para a sua agência, que
poderá ser de lucro real, lucro presumido ou simples nacional, além de outras
orientações e dicas que você precisa para começar bem o negócio.

A abertura da conta parece ser simples, não é? Mas quando estamos falando de
um CNPJ, não é bem assim. Então, essa é mais uma etapa em que o contador terá
papel decisivo. Ele aconselhará sobre qual a melhor escolha e orientará na gestão
dessa conta. Da mesma maneira, pode gerar notas fiscais, pagar impostos e ajudar
no planejamento tributário como um todo, que pode ser algo muito difícil para quem
não conhece os trâmites.

A contribuição do contador pode ir além da abertura da conta e chegar na gestão

da empresa, elaborando contratos e fechando folhas de pagamento. No financeiro,
esse profissional ajudará no registro e demonstração das movimentações
financeiras, como o balanço patrimonial, que é o documento que apresenta
a evolução do patrimônio da empresa em um determinado período de tempo.

O passo a passo da gestão de uma agência. 34

Depois de falarmos sobre tudo isso, imagine você fazendo sozinho. Complicado,
não é mesmo? Então, leve em consideração a contratação de um bom profissional
de contabilidade para sua empresa.

Carga tributária

Uma das maiores queixas dos empreendedores brasileiros é a alta carga tributária
que incide sobre produtos e serviços, fazendo com que os custos para manter uma
empresa aberta aumentem. Mas há uma saída para isso, e para adotá-la você pode
contar com a ajuda do contador. Como citamos anteriormente, este profissional é
capacitado para ajudar a elaborar um planejamento tributário para a empresa.

Em síntese, o planejamento tributário busca uma alternativa para diminuir o

montante de impostos a serem pagos pelo empresário ou até mesmo adiar a
incidência de alguns tributos. Por meios lícitos, o contador buscará brechas na
legislação ou caminhos menos onerosos para a empresa realizar suas atividades.
Se bem executado, esse mecanismo representará um alívio no caixa da
empresa e um aumento da lucratividade.

O passo a passo da gestão de uma agência. 35

Para que o planejamento funcione e resulte em economia, são necessários muitos
estudos e um mapeamento eficaz do sistema tributário no qual o negócio está
inserido. Tendo esse mapa, a tarefa de encontrar alternativas fica mais viável.

O passo a passo da gestão de uma agência. 36

Capítulo 5

As facilidades dos sistemas online

A tecnologia nos trouxe muitas facilidades. Imagine como era mais difícil, por
exemplo, o trabalho de um designer. Tudo era feito à mão, no papel. Isso acabou.
Hoje, o trabalho de criação das agências é realizado com a ajuda de computadores
e softwares que, a cada ano, ganham versões mais modernas.

Assim como a tecnologia chegou para facilitar o trabalho criativo, ela também
transformou o modo como é feita a gestão das empresas. Já existem diversos
softwares e sistemas que ajudam a gerenciar o financeiro. Com tantos recursos
disponíveis, não há mais desculpas para fazer anotações em caderninhos ou deixar
o fluxo de caixa apenas no papel. Isso vale ainda mais na realidade das agências.
Como falamos acima, essas empresas já estão acostumadas a utilizar tecnologia e
sabem, na prática, os benefícios que elas proporcionam.

O passo a passo da gestão de uma agência. 37

Esses benefícios aumentaram ainda mais com a chegada da tecnologia na nuvem.
A primeira vantagem desse sistema é não exigir, por parte do cliente, uma grande
infraestrutura, pois está tudo online, na nuvem. Como consequência disso, as
informações podem ser acessadas 24 horas por dia, sete dias por semana, em
qualquer computador ou dispositivo móvel. Você não precisa mais estar na empresa
para tirar alguma dúvida sobre a contabilidade ou dar uma conferida no fluxo de
caixa.

E é diante de todas essas possibilidades que surge o ContaAzul, eleito o melhor

sistema de gestão para pequenas empresas pelo jornal Folha de S. Paulo. Além de
ser online (na nuvem), oferece diversas funcionalidades, desde o controle financeiro
até os relatórios para análise de tomada de decisões. O software pode, inclusive,
ajudar a sua agência a organizar, controlar e fazer muitas das atividades descritas
neste e-book. Quer saber como? Então continue lendo!

Vamos começar pela organização. Assim que a sua agência começar a usar
o sistema, pode acessar a parte de cadastros e registrar todos os clientes,
fornecedores e serviços oferecidos – que podem ser personalizados de acordo
com a necessidade da sua empresa.

O passo a passo da gestão de uma agência. 38

Se já houver um planilha com essas informações, elas podem ser importadas
diretamente no software, sem a necessidade de ter que digitar tudo de novo.

O mais importante é acrescentar todas as informações que você tiver sobre cada
cliente e fornecedor, inclusive CNPJ, endereço, telefone de contato, entre outros.
Por que isso? Porque o ContaAzul é uma solução inteligente e sempre que essas
informações forem solicitadas em outras funcionalidades, o próprio sistema irá
buscá-las, sem o risco de erros e retrabalho em digitação.

Isso facilita também, por exemplo, a emissão de notas fiscais de serviço eletrônicas
(NFS-e). Com o ContaAzul, elas podem ser emitidas automaticamente a partir de
suas vendas, poupando tempo de digitar informações no site das prefeituras — o
sistema está homologado em mais de 500 cidades.

Por falar em vendas, o ContaAzul ajuda as agências a enviarem suas propostas

comerciais personalizadas com a própria marca. Um toque que inspira confiança em
quem recebe o documento. Ainda é possível saber exatamente o momento em que
a proposta foi visualizada, facilitando a abordagem para uma negociação.

O passo a passo da gestão de uma agência. 39

E se a sua proposta comercial for aceita, o ContaAzul faz o lançamento automático
do contas a receber dessa negociação, de acordo com a forma de pagamento e o
período acordados.

Após a venda, é importante manter uma boa relação com o cliente. Para isso, o
ContaAzul disponibiliza relatórios, como de vendas por cliente, que indicará quais
clientes mais contratam. Ainda é possível fazer essa análise por item ou serviço. As
informações geradas por esses relatórios ajudam a elaborar estratégias de vendas
mais precisas.

No momento de fazer a cobrança, o ContaAzul também dá uma força. Uma das

funcionalidades do sistema emite boletos registrados em poucos cliques.O arquivo
pode ser enviado por e-mail e você será notificado quando seu cliente visualizar.
Com isso, o time do comercial saberá a hora certa de entrar em contato com o
cliente.

O passo a passo da gestão de uma agência. 40

O registro de contas a pagar e a receber também fica mais simples com o
ContaAzul, já que o sistema organiza as informações por data, categoria, cliente e
centro de custo. A categorização do Fluxo de Caixa é feita com o Plano de Contas,
que mantém os lançamentos devidamente organizados.

Sabemos que o centro de custo é uma ferramenta que ajuda na gestão por dar uma
visão de cada área da empresa. Com a função de Análise de Despesas e Centro de
Custo, fica mais fácil pensar em estratégias e cortar custos de forma eficiente, sem
comprometer nenhum setor.

Em meio a tudo isso, administrar mais de uma conta bancária pode dar trabalho
e até gerar confusão, mas, com o Controle de Contas Bancárias do ContaAzul,
você gerencia todas elas em um único lugar. Essa funcionalidade ainda deixa
a conciliação bancária mais simples. O que costuma levar algumas horas pode
ser feito em poucos minutos. De forma automática, todos os lançamentos são
importados para o sistema.

O passo a passo da gestão de uma agência. 41

Considerações Finais
Uma das principais mensagens deste e-book é de que o planejamento é
fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Desde o momento em que está
tirando a ideia de negócio do papel, o empreendedor já precisa ter um objetivo
traçado, uma meta a ser alcançada em determinado período.

Na publicidade, por não se planejarem e adotarem os procedimentos que citamos

nesse material, muitas agências fecham as portas cedo. Com isso, a sociedade
deixa de contar com empreendimentos que poderiam estar fazendo a diferença no
mercado. Então reforçamos aqui a importância desse planejamento.

Por esse planejamento passam diversas ferramentas que citamos, como o

orçamento empresarial, negociação, otimização tributária, relatórios, estratégias,
enfim, mecanismos que precisam ter uma atenção especial para fazer sua agência
dar certo. É nisso que acreditamos: na organização como peça fundamental para
alcançar bons resultados.

O passo a passo da gestão de uma agência. 42

A partir dessas soluções, estamos prontos para lhe auxiliar nessa tarefa
empreendedora. Propomos uma parceria e uma forma de entregar resultados
extraordinários para sua agência.

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 Mais conteúdos interessantes

Sobre o autor Emitir notas fiscais - tudo o que você precisa saber

Diagnóstico Financeiro: o melhor remédio para enfrentar problemas

Vinicius
Fluxo de Caixa: organize e mantenha as contas no azul
Roveda

[Planilhas] Modelos de Fluxo de Caixa

CEO da ContaAzul.
Formado em Ciência da Conciliação bancária: o que é e como fazer?

Computação pela UDESC,

Contador: O CARA para os seus negócios
Vinicius Roveda tem MBA
em Business e Product
Questionário de pesquisa de mercado
Manager pela FGV.

De olho na concorrência

[Planilha] Orçamento Empresarial

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Referências

Agência Brasil

Diagnóstico Financeiro: o melhor remédio para enfrentar problemas

Portal Brasil

Ibracon

Revista Exame

CDL Itabuna

Sebrae

Mundo PM

Sobrevivência das empresas no Brasil

Associação Brasileira de Marketing Direto

45
 Sobre o ContaAzul
O ContaAzul é o mais simples sistema de gestão on-line para micro e pequenas
empresas. Com ele você controla seu financeiro, suas vendas, seu estoque, e emite
nota fiscal eletrônica sem complicações. Além disso, nosso atendimento de primeira
está disponível para te ajudar gratuitamente por telefone, e-mail e chat.

Telefone 0800 600 0920

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