O Controle Eficaz de Custos É Um Fator Crucial

O controle eficaz de custos é um fator-chave para o sucesso de qualquer projeto.
Ser capaz de criar um orçamento

preciso e realista desempenha um papel fundamental na alocação eficiente de recursos financeiros para atingir os
objetivos do projeto. Esta abordagem é particularmente relevante para a 7ª edição do Guia PMBOK (Project
Management Body of Knowledge), que fornece as diretrizes mais recentes para o gerenciamento de projetos.
Com base nas práticas recomendadas da 7ª edição do PMBOK, este artigo analisa as principais etapas para criar um
orçamento preciso e realista para seu próximo projeto. Além disso, abordaremos o uso da plataforma Zoho Projects,
uma solução inovadora de gerenciamento de projetos que pode facilitar a implementação eficaz desses processos.
A seguir, discutimos cada um dos principais processos descritos no PMBoK. Trata-se de planejar o controle de
custos, estimar os custos do projeto, definir orçamentos do projeto e gerenciar os custos do projeto. Ao final deste
artigo, você deverá ter um conhecimento sólido de como criar e gerenciar orçamentos para projetos bem-sucedidos,
especialmente ao utilizar o Zoho Projects como seu aliado para agilizar e melhorar esse processo.
Processo de Planejamento de Controle de Custos
O processo de planejamento para controle de custos é a base do gerenciamento financeiro de projetos bem-
sucedido. Isso inclui a criação de um plano detalhado de gerenciamento de custos descrevendo como os custos
serão estimados, orçados, monitorados e controlados ao longo do ciclo de vida do projeto. Os principais pontos a
serem considerados neste processo são:
Compreensão dos planos de gerenciamento de despesas:
 Onde precisaremos explicar a importância de um plano de controle de custos e como ele se enquadra
no contexto geral do projeto.
 Discutir os elementos-chave do plano, incluindo políticas, procedimentos e políticas de controle de

custos.
 Enfatizar a necessidade de flexibilidade para lidar com mudanças inesperadas.
Definição de metas de custo:
 Onde precisaremos definir metas de custos claras e alcançáveis para o projeto.
 Esclarecer como essas metas se alinham com as metas gerais do projeto.
 Mostrar como as metas de custo afetam o escopo, o tempo e a qualidade do projeto.
Identificação de partes interessadas relevantes:
 Onde precisaremos identificar todas as partes interessadas envolvidas no projeto que podem afetar os
custos.
 Descrever como envolver e comunicar eficazmente com estas partes interessadas.
 Enfatizar a importância da colaboração para atender às expectativas e garantir apoio contínuo.
E em toda esta etapa de planejamento de controle de custos, podemos utilizar o Zoho Projects. Primeiramente, por
conta de sua estrutura de organização e interface.
Explicando rapidamente, o Zoho Projects conta com uma interface intuitiva de Projetos, onde iremos criar um Marco (
que também conhecemos como Metas ou Milestones), seguido de Tarefas, podendo criar uma Tarefa única ou uma
Lista de Tarefas e por fim, suas subtarefas, com o objetivo de ter um melhor controle de etapas concluídas de nosso
projeto, dessa forma se torna também, muito mais fácil realizamos as etapas de planejamento e o gerenciamento de
custos, criando metas, tarefas e possibilitando extrairmos relatórios, desde que respeitada sua estrutura, alimentando
corretamente cada tarefa,
PROCESSO DE ESTIMATIVA DE CUSTO DO PROJETO
Depois de concluir o processo de planejamento de gerenciamento de custos, estime com precisão o custo do projeto.
Estimar custos é uma parte importante da criação de um orçamento realista. Os principais pontos a serem
considerados neste processo são:
Um método de estimativa de custos
 Estimativa analógica: Com base em projetos semelhantes anteriores.
 Estimativa Paramétrica: Calcule custos usando dados e parâmetros históricos.
 Estimativa ascendente(Bottom Up): Uma estimativa detalhada que inclui uma análise de cada
componente do projeto.
Como coletar dados históricos

É importante mantermos registros precisos de despesas de projetos anteriores, isso nos ajudará a qualificar melhor
os dados de estimativa de custos com fornecedores, materiais e mão de obra.
Manter histórico destes dados pode melhorar a precisão das estimativas futuras.
Com o Zoho Projects, podemos armazenar dados históricos e acessá-los facilmente em sua interface ao consultar
nossos projetos já concluídos ou em andamento.
Podemos até mesmo definir orçamentos planejados e compará-los com os custos reais ou gastos em tempo real.
Evitando que ocorram gastos excessivos e acompanhando seus gastos reais utilizando técnicas como previsão de
orçamento, EVM e relatórios planejados de Planejado vs Executado. O que nos permite definir um orçamento inicial
para itens de trabalho e permite que realizemos um bom no planejamento e gerenciamento de projetos.
O Zoho Projects permite criar e gerenciar tarefas e bugs diretamente de sua planilha Excel, facilitando a colaboração
em equipe. Além disso, integra-se facilmente a outras fontes de dados, como planilhas de despesas e sistemas
financeiros, eliminando a necessidade de intermediários. Essa ferramenta também permite que sua equipe participe
ativamente da estimativa de custos, tornando o processo mais eficiente, atuando como uma solução integrada e
completa para o gerenciamento de projetos, colaboração e integração de dados.
Processo de decisão do orçamento do projeto
Depois de criar uma estimativa de custos, o próximo passo é definir um orçamento para o projeto. Este processo
envolve a alocação de recursos financeiros específicos para cada atividade e componente do projeto. Os principais
pontos a serem considerados neste processo são:
 Transformação de uma cotação em um orçamento sólido
 Consideração de Passivos Contingentes e Provisões
 Aprovação do orçamento do patrocinador

Processo de gerenciamento de custos do projeto
O controle de custos é uma etapa importante para garantir que seu projeto permaneça dentro do orçamento. Durante
esta fase, você acompanha e ajusta seus gastos à medida que o projeto avança. Os principais pontos a serem
considerados neste processo são:
 Monitoramento de custos em tempo real
 Comparação de custos reais e orçamentos
 Reconhecimento de desvios e variações
 Detectar desvios significativos do orçamento e corrigir suas possíveis causas.
 Tomar medidas corretivas
Conclusão
Ao longo deste artigo, exploramos os processos-chave do gerenciamento de custos de projetos, conforme

delineados na 7ª edição do PMBoK. Destacamos várias dicas e melhores práticas para elaborar um orçamento
preciso e realista. Algumas das principais dicas incluem:
 Compreender e detalhar o plano de gerenciamento de custos.
 Usar técnicas de estimativa de custos apropriadas.
 Considerar contingências e reservas.
 Monitorar os custos em tempo real e comparar com o orçamento planejado.
 Tomar ações corretivas quando necessário
Reforçando a Importância de um Orçamento Preciso

A importância de um orçamento preciso em projetos não pode ser subestimada. Um orçamento bem elaborado serve
como uma bússola financeira, orientando o projeto para o sucesso. Ele ajuda a evitar gastos excessivos, maximizar o
retorno sobre o investimento e manter o projeto dentro dos limites de recursos disponíveis. Além disso, um
orçamento preciso permite uma tomada de decisão informada e a capacidade de responder eficazmente a desafios e
mudanças inesperadas.
Glossário
Neste glossário, serão definidos termos relacionados ao gerenciamento de custos, bem como definições relevantes
do PMBoK e terminologia específica do Zoho Projects:
Termos Relacionados ao Gerenciamento de Custos
Estimativa Análoga: Método de estimativa de custos que utiliza dados de projetos anteriores semelhantes como
base.
Estimativa Paramétrica: Técnica de estimativa de custos que utiliza parâmetros e dados históricos para calcular
custos.
Estimativa Bottom-Up: Abordagem detalhada de estimativa de custos que envolve a análise de cada componente
do projeto.
Contingências: Reservas financeiras destinadas a lidar com riscos conhecidos no projeto.
Reservas: Economias financeiras destinadas a lidar com riscos desconhecidos ou incertezas no projeto.
Definições Relevantes do PMBOK
Plano de Gerenciamento de Custos: Documento que descreve como os custos do projeto serão planejados,
estimados, orçados, controlados e monitorados.
Partes Interessadas: Indivíduos ou grupos que podem afetar ou serem afetados pelo projeto, incluindo
patrocinadores, clientes, equipe do projeto e outros.
Orçamento do Projeto: Alocamento de recursos financeiros específicos para cada atividade e componente do
projeto.
Este glossário foi elaborado para esclarecer termos comuns relacionados ao gerenciamento de custos, bem como
para definir conceitos importantes do Guia PMBOK em sua sétima edição, que podem ser encontrados ao longo
deste artigo.
Referências
Citação da 7ª Edição do PMBOK
PMI (Instituto de Gerenciamento de Projetos). (2021). Guia PMBOK® – 7ª Edição.

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O controle eficaz de custos é um fator-chave para o sucesso de qualquer projeto.

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Processo de Planejamento de Controle de Custos

Compreensão dos planos de gerenciamento de despesas:

 Discutir os elementos-chave do plano, incluindo políticas, procedimentos e políticas de controle de

 Enfatizar a necessidade de flexibilidade para lidar com mudanças inesperadas.

Definição de metas de custo:

 Onde precisaremos definir metas de custos claras e alcançáveis para o projeto.

 Esclarecer como essas metas se alinham com as metas gerais do projeto.

 Mostrar como as metas de custo afetam o escopo, o tempo e a qualidade do projeto.

Identificação de partes interessadas relevantes:

 Descrever como envolver e comunicar eficazmente com estas partes interessadas.

 Enfatizar a importância da colaboração para atender às expectativas e garantir apoio contínuo.

PROCESSO DE ESTIMATIVA DE CUSTO DO PROJETO

 Estimativa analógica: Com base em projetos semelhantes anteriores.

 Estimativa Paramétrica: Calcule custos usando dados e parâmetros históricos.

Como coletar dados históricos

Processo de decisão do orçamento do projeto

 Transformação de uma cotação em um orçamento sólido

 Consideração de Passivos Contingentes e Provisões

 Aprovação do orçamento do patrocinador

 Monitoramento de custos em tempo real

 Comparação de custos reais e orçamentos

 Reconhecimento de desvios e variações

 Detectar desvios significativos do orçamento e corrigir suas possíveis causas.

 Tomar medidas corretivas

Ao longo deste artigo, exploramos os processos-chave do gerenciamento de custos de projetos, conforme

 Compreender e detalhar o plano de gerenciamento de custos.

 Usar técnicas de estimativa de custos apropriadas.

 Considerar contingências e reservas.

 Monitorar os custos em tempo real e comparar com o orçamento planejado.

 Tomar ações corretivas quando necessário

Reforçando a Importância de um Orçamento Preciso

Definições Relevantes do PMBOK

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