Escola Secundária/3º CEB Poeta Al Berto

Curso Profissional Técnico de Turismo

Técnicas de Comunicação em Acolhimento Turístico

Ano 2009/2010

Ficha informativa

Como elaborar uma carta comercial com eficácia

Introdução

As empresas recebem diariamente dezenas de cartas e conseguir que a nossa correspondência, em particular,
atinja o alvo definido não é uma tarefa tão fácil como se poderia pensar à primeira vista. É preciso captar a atenção
e, por isso, a criatividade é um dos elementos-chave que não deve ser descurado. Está provado que uma elevada
percentagem das cartas recebidas pelas organizações nem chega a ser lida. Na maioria dos casos, o esforço, tempo e
dinheiro despendido acaba por não corresponder ao objectivo pretendido. A feroz concorrência que domina
actualmente o mercado obriga a uma originalidade na apresentação e na linguagem de forma a captar a atenção do
destinatário.

Passo 1 - Escolher a linguagem correcta de uma carta

O que se deve fazer

O tom utilizado numa mensagem comercial deve ser:

 Simples, mas não coloquial. Evitar cair no erro do excesso de confiança. A carta é um meio de transmitir uma
mensagem que substitui a presença física dos interlocutores. Se na presença física se utiliza um tom mais pessoal, na
carta deve fazer-se o mesmo;

 Original: A originalidade é essencial para seduzir o interlocutor. A linguagem utilizada deve ter a capacidade
de surpreender o destinatário. É importante criar uma empatia imediata com o receptor da missiva;

Além disso, é indispensável:

 Ter o cuidado de verificar sempre se não existem quaisquer erros ortográficos ou gralhas;
 Usar palavras com força que dêem a ideia de acção;
 Rever os textos de forma a evitar a repetição de ideias e retirar frases ou adjectivos desnecessários que
apenas retiram clareza ao texto;

E é correcto escrever:

 Damos seguimento à sua carta...

 Espero a sua resposta...
 Agradeço...
 Juntamos...
 Espero...
 Acuso a recepção...
 Saudamo-los atentamente...

Deve usar-se a pontuação para dar força às ideias.

Recordar ainda uma ideia-chave a não esquecer: o tom de escrita deve soar positivo e confiante. O leitor deve sentir-
se motivado com a mensagem transmitida para que sinta vontade de o contactar em seguida para o conhecer melhor e
aos pormenores do projecto que pretende expor.

O que não se deve fazer

Evitar a utilização de expressões qualificativas tais como: atenta, amável, grato, cordiais e sincero. O interlocutor
poderá pensar que o está a adular para obter qualquer coisa;

Evitar o uso frequente do gerúndio, um erro frequente na linguagem comercial; assim é incorrecto escrever:

 Dando curso à sua carta...

 Esperando a sua resposta...
 Dando-lhe os mais expressivos agradecimentos...
 Juntando à presente...
 Ficando à espera...
 Acusando a recepção...
 Saudando-os atentamente...

Para que uma carta ganhe eficácia, dever-se-á ter o cuidado de não cair nos seguintes erros:

 Excesso de familiaridade: ao tentar escapar à rigidez e excesso de formalidade não cair no erro oposto. Mesmo
que se conheça o destinatário, lembrar que a correspondência poderá ter que ser lida por terceiros;

 A verbosidade e a adulação: a primeira esconde o verdadeiro conteúdo da carta, enquanto a segunda provoca uma
rejeição instantânea do leitor. Deve-se ser sincero e directo, mesmo quando a mensagem é desagradável;

 Vocabulário vulgar ou limitado: é preciso aprender a distinguir entre linguagem popular e vulgar. Uma expressão
popular poderá enriquecer a mensagem, mas uma carta repleta de frases comuns poderá ter um efeito negativo. Em
caso de dúvida é preferível abster-se de utilizá-la.

 Excesso de confiança: nunca antecipar a atitude do leitor. Frases como "agradecemos antecipadamente",
"sabemos que podemos contar convosco", "estou seguro de que..." impõem um critério ou uma decisão ao leitor.

 Mencionar a sua exclusiva conveniência: evitar mencionar o que lhe convém a si , dando sempre ênfase ao que
pode interessar ao leitor.

Passo 2 - Estruturar a carta

 Cabeçalho: deve conter a informação básica sobre a empresa:

o Logótipo (optativo)
o Nome completo da empresa
o Breve identificação da actividade (consultoria, fornecimento de serviços de telecomunicações.)
o Morada
o Contactos (telefone, fax)
 Data: escreve-se exactamente por baixo do cabeçalho
 Dados do destinatário: Escrevem-se à esquerda da folha:
o Nome
o Título ou cargo
o Morada
 Assunto: Neste ponto deve incluir-se uma breve alusão ao assunto da carta.
  Saudação: escreve-se sempre à esquerda.
 Corpo da carta
 Despedida: tanto pode escrever-se à direita como à esquerda e compõem-se:
o do nome completo da pessoa que escreve,
o do seu título ou cargo,
o da assinatura: sempre feita à mão, imediatamente a seguir à despedida.

Passo 3 - Escrever a carta

Como iniciar uma carta:

No primeiro parágrafo deve-se fazer uma breve e incisiva exposição sobre o motivo que o levou a enviar a
correspondência. No caso de se tratar do fornecimento de um novo produto ou serviço explicar do que se trata e a
que tipo de cliente se dirige.

O desenvolvimento da mensagem:

Este é o espaço destinado a uma explicação mais detalhada sobre as razões que o levaram a escrever a carta dando
todas as informações específicas para que o leitor compreenda o seu propósito:

Explique as vantagens do serviço/produto/projecto que está a promover.

A carta terá mais sucesso se se focar os aspectos positivos e não os negativos, pois a maioria das pessoas reage
melhor a ideias positivas do que a ideias negativas:

Dar mais ênfase ao "É" do que ao "Não É";

Dizer que a empresa "Pode" e "Irá fazer" e não que "Não pode";

Começar com acção e não com pedidos de desculpa ou explicações;

Evitar expressões que transmitam factos desagradáveis;

Se se tiver que dar más notícias, colocá-las em segundo plano (ou no fim dos parágrafos), em relação às boas notícias
(que devem ficar em locais de destaque);

Conceder mais espaço para as boas notícias e menos para as más notícias.

Não se esquecer de esclarecer de que forma é que o destinatário poderá entrar em contacto consigo ou responder à
sua missiva.

Como terminar a carta:

 Tal como a introdução, o último parágrafo não deverá ultrapassar as quatro ou cinco linhas. É importante
agradecer ao leitor o tempo que despendeu com a leitura da carta e deve funcionar como um convite para que
destinatário o contacte com brevidade.

Erros a não cometer:

 Repetições: o excesso de explicações cansa e incomoda, além de tornar a carta, desnecessariamente, muito mais
longa;
Parágrafos demasiado longos e palavras rebuscadas: sem cair num estilo minimalista procurar que os parágrafos
sejam breves e directos;

Ideias-chave para uma carta eficaz:

Não deve exceder uma página. A mensagem tem que ser a mais breve, clara e directa possível para não dar lugar a
equívocos e evitar o enfado do destinatário.

A carta deve estar dirigida a uma pessoa específica. Se não se conhecer ninguém na empresa, é importante
telefonar a perguntar o nome e a função.

Escrever uma introdução apelativa. Não esquecer das três funções básicas de uma abertura: convidar, informar e
seduzir.

Passo 4 - Escolher o papel apropriado

Sempre que alguém abre o correio depara com uma infinidade de envelopes de todas as cores e feitios: papel
grosseiro, de qualidade, amarelo, branco, acinzentado ou cinzenta pérola com um papel de excelente qualidade.
Provavelmente, será este último a ser aberto em primeiro lugar. O objectivo de um papel de qualidade é diferenciar a
sua correspondência da dos concorrentes. O destino de grande parte dos sobrescritos com papel de baixa qualidade
é o lixo sem sequer serem abertos.

Na escolha do papel deve verificar-se se é fabricado exclusivamente com madeira e com uma textura desagradável.
Neste caso, está perante um papel de fraca qualidade. Se o papel tiver uma elevada percentagem de pano na sua
composição, então trata-se do tipo mais adequado para o seu mailing.

Ao escolher o papel, deve dar-se atenção aos seguintes aspectos:

 O tamanho da folha deve ter em conta a dimensão do sobrescrito. A carta dobrada, no máximo em três,
deverá caber comodamente no sobrescrito.
 A cor do papel também é importante. Os tons pastel são os mais adequados.
 O grafismo do cabeçalho é primordial, devendo apostar na simplicidade.

Passo 5 - Preencher o envelope

O preenchimento do envelope também está sujeito a certas regras:
 Dados do remetente:
o Colocar no canto superior esquerdo do envelope
o Incluir o logotipo
o Incluir a morada
o Incluir o contacto (telefone, fax)
o
 Dados do destinatário:
o Colocar no canto inferior direito e incluem:
o Incluir nome e função do destinatário
o Incluir nome da empresa
o Incluir morada
Deve verificar-se se o nome e função da pessoa a quem é dirigida a correspondência estão correctos. É muito
desagradável e perde impacto qualquer carta que contenha um erro desta natureza.

Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope

Utilizar o tamanho de envelope comum para cartas comerciais (11x22cm);

 Verificar sempre se a morada da carta coincide com a morada do envelope;

 Verificar se a carta está devidamente assinada;
 Colocar a carta virada para cima sobre a secretária;
 Dobrar o terço inferior da folha para cima, tendo o cuidado de verificar se o vinco não fica torto;
 Depois dobrar o terço superior da carta para baixo;
 Finalmente, basta inserir a carta no envelope.

Exemplo de uma carta comercial:

Livraria Marques
Rua Sá da Bandeira, 25
1100-123 Lisboa Ex.mos Senhores
Ferreira & Sá, L.da
Av. dos Combatentes
2100-112 Porto

S/ref. S/comum. N/ref. Lisboa

185/72 5.Março.04 145/72 10.Abril.04

Assunto: Encomenda de livros

Ex.mos Senhores:

Temos em nosso poder a carta de V. Ex.mas do 1 do corrente, donde retirámos a encomenda de livros
que nesta data lhes enviamos.
Incluso encontrarão V. Ex.mas a respectiva factura no montante de 375 Euros.

Com a melhor estima

de V. Ex.mas

Atentamente
O Gerente

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(assinatura)
 Escola Secundária/3º CEB Poeta Al Berto
Curso Profissional Técnico de Turismo

Técnicas de Comunicação em Acolhimento Turístico

Ano 2009/2010

NOME:____________________________________ Nº______________________

DATA:______________Avaliação:________________ Professora:______________

Redacção de uma carta comercial

Imagina que és gerente de uma empresa de electrodomésticos e necessitas de enviar

uma carta a um cliente que fez uma encomenda. Redige essa carta fictícia, respeitando a
estrutura e a linguagem a utilizar.

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Bom trabalho!