Reunião Vexpenses

REUNIÃO VEXPENSES – Dia 07/03/24 – Com Rodrigo Caponetto
 Controle financeiro: Marcos

 Controle de Contas: Jessica
 Controle Admistrativo: Sidimar
 Financeiro/Contas: responsável pela aprovação do custo do colaborador e geração
de relatórios para conferencia.
 Admistrativo: recebe os relatórios do contas/financeiro e faz conferencia.
 Pode ser feito reembolso dos gastos do colaborador mediante foto legível do
comprovante com o CNPJ da empresa. Após aprovação CONTAS encaminha valor
ao FINANCEIRO e deposito no cartão VExpenses do colaborador.
 RECARGAS DA CONTA MÃE:
o NÃO tem valor máximo a ser depositado. Sem limites de recargas.
o Via pix ou ted. Não é instantâneo, entra em 4/5 horas. (ver questão de já
deixar um valor "x" calculado para o mês e um valor "y" extra para
imprevistos.
o O saldo fica disponível na conta mãe e depois é repassado as contas filhas
direto do sistema de gestão. Feito manual (um por um) ou agrupado
(escolhe qual CC e valor vai para todos os usuários cadastrados nesse CC).
 RECARGAS CONTAS FILHAS:
o Saldo conta mãe > conta filha é instantâneo.
o Pode-se fazer quantas recargas precisar.
o Valor extra: CONTAS que aprova mediante argumentação do colaborador
para o custo a mais. Valor enviado no cartão do usuário.
 Criar CC – Centro de custos – e agrupar os cartões. Assim, pode-se fazer o relatório
de cada equipe. Ver se por obra/semana/quinzenal ou mensal.
 Cartões não são nominais, eles têm n°. Cada colaborador deve criar uma conta
pelo app e atribuir o cartão à sua conta. Também pelo app, o colaborador escolhe
qual senha usar.
 A lista de cartões e usuários aparece na interface do sistema de gestão.
 A 1ª vez de uso do cartão – independente do valor utilizado - precisa inserir na
máquina de cartões e utilizar a senha para desbloqueio. Nas compras até R$
200,00, não tem a necessidade de colocar a senha, pode-se por aproximação.
Acima desse valor, uso da senha.
 Opção de SAQUE DO VALOR NO CARTÃO > ir num caixa 24HRS e sacar usando a
senha, porém é descontado uma TAXA de R$ 7,00 por saque.
 Em caso de extravio e/ou roubo > avisar os responsáveis (CONTA ou FINANCEIRO)
para bloqueio do cartão direto no sistema de gestão.
 Para colaboradores que foram desligados da empresa, deve-se devolver o cartão,
pois como não é nominal, o mesmo cartão pode ser repassado a outro
colaborador.
 NÃO EDITAR USUÁRIO. Na interface de gestão de cartões, no sistema, criar um
novo usuário para o cartão. Pois assim, o histórico do usuário antigo fica salvo no
sistema.
 Tem a opção de liberar o novo saldo somente após a aprovação dos custos do
usuário.
 Recarga fixa: A empresa define o valor e este entra automaticamente na data
definida todo mês.
 Além da recarga fixa, a empresa pode fazer recarga adicional e enviar mais valor ao
cartão do usuário (em caso de viagem, por exemplo).
 Controle CONTAS confere as despesas de cada usuário e aprova seguindo as
diretrizes combinadas com o Controle Admistrativo. No caso, cada cupom fiscal ou
nota fiscal, deve conter o numero de CNPJ da empresa.

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