Ordem de serviço: o que é, como funciona e como fazer

Responsável por registrar as atividades da empresa e formalizar pedidos, a ordem de serviço é um

documento essencial para garantir a segurança do seu negócio e manter o fluxo de trabalho em ordem.

Uma companhia lida com uma quantidade enorme de tarefas diariamente, tanto envolvendo apenas a
equipe interna quanto com a presença de clientes ou fornecedores. Para acompanhar todos esses
processos e documentá-los formalmente, é necessário usar a ordem de serviço e suas diferentes variações.

O que é uma ordem de serviço?

Também conhecida pela sigla OS, a ordem de serviço nada mais é do que um documento que formaliza um
serviço que está sendo prestado. Por exemplo, um cliente vai até uma empresa e dá todas as informações
sobre o serviço que precisa. Estes dados são inseridos em um documento, a ordem de serviço, e ambas as
partes declaram que estão cientes sobre o acordo.

Após o primeiro contato com o cliente e a elaboração da ordem de serviço, o documento passa a se tornar
mais importante para as tarefas internas, ou seja, a OS se transforma em um guia das atividades que
precisam ser feitas para concluir o serviço pedido pelo cliente.

De acordo com as ações realizadas em relação ao pedido, o documento registra informações para atualizar
a equipe dos passos envolvidos no processo que já foram concluídos.

Qual sua importância e por que emitir a ordem de serviço?

O principal papel da ordem de serviço é orientar uma tarefa, tanto em relação às expectativas do cliente
quanto ao que se espera da equipe.

Por meio da OS, é possível controlar o tempo, mão-de-obra e até mesmo recursos investidos na prestação
de um serviço. Sendo assim, o uso contínuo do documento pode ajudar a refinar os processos e otimizar o
tempo de trabalho.

Atividades da empresa
A ordem de serviço é uma ótima forma de registrar e organizar as atividades que precisam ser executadas
pela equipe. Com as atualizações do que já foi feito, a equipe fica sempre ciente do progresso do serviço e
pode tocá-lo para frente com mais organização e precisão. Além disso, também fica mais fácil o processo
de priorização das tarefas, já que todos os prazos e detalhes do pedido estão presentes na OS.

Controle da produtividade
Como mencionamos anteriormente, a ordem de serviço sofre alterações conforme as atividades
envolvidas no serviço vão sendo cumpridas. Desta forma, é possível identificar quais tarefas levam mais
tempo para serem realizadas e também idealizar uma estratégia de otimização para processos que estão
tomando mais tempo da execução do serviço completo.
 Com a mesma informação, você pode investir mais a fundo os motivos pelos quais estão tornando a
produção mais lenta em um determinado setor e discutir a situação com sua equipe para promover
melhorias.

Controle financeiro
Por meio da ordem de serviço, é possível calcular a quantidade de recursos da empresa que será investida,
assim como o que será recebido ao fim da tarefa. Na OS, constam os materiais que serão utilizados e a
quantidade de trabalhadores que será necessária para cumprir a ordem. Sendo assim, o documento é
essencial para o planejamento de atividades e também das finanças.

Descrição detalhada para os clientes e para a equipe

É fundamental reunir todos os detalhes possíveis sobre o serviço solicitado pelo cliente, já que esses dados
auxiliam a equipe a fazer um trabalho mais preciso e efetivo. Ao mesmo tempo, a documentação de todas
especificações do cliente também evita a abertura de espaços para dúvida e conflito com o solicitador do
seu serviço.

Entendendo o fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho nada mais é do que um sistema de organização de tarefas, onde as atividades são
ranqueadas por prazo de entrega e relevância. Sendo assim, a ordem de serviço é o documento ideal para
alimentar o fluxo de trabalho e garantir que ele se mantenha efetivo. Além disso, o fluxo de trabalho
também unifica equipes em uma mesma tarefa para que o processo possa se desenvolver de forma
uniformizada e dinâmica.

Confira algumas dicas básicas para formular um fluxo de trabalho eficiente:

 Registre todos os processos internos: liste todas as tarefas que fazem parte do processo de produção da
empresa, até mesmo as menores e mais rápidas;
 Contabilize os recursos: para evitar confusões e até mesmo prejuízo na elaboração de orçamentos, é
preciso colocar na ponta do lápis quais são os recursos disponíveis para investimento na companhia;
 Acompanhe os resultados: nenhum planejamento é perfeito e você pode sempre melhorar, então é
essencial analisar os resultados sempre que possível e apontar os pontos que podem ser otimizados.

Tipos de ordem de serviço

O uso da categorização é interessante para a organização das ordens de serviços da sua empresa, tanto se
você é aquele que recebe a solicitação quanto se é quem a envia.

A verdade é que existem inúmeras categorias para classificar as ordens de serviço e tudo depende do ramo
em que sua empresa atua ou solicita serviços. Entretanto, existem 4 tipos de ordem de serviço que podem
inspirar a dar o pontapé inicial na sua categorização:
 Ordem de serviço de manutenção

É uma das OS mais recorrentes em quase todo tipo de empresa. O pedido de manutenção é feito para
reparar algum dano que ocorra sobre os recursos ou serviços prestados à empresa.

Pedido de serviço

Diferente da ordem de manutenção, o pedido de serviço independe de algum dano para ser solicitado.
Geralmente, é relacionado às expansões e inovações ou início de um novo projeto para o cliente.

Ordem de serviço de evento

É a modalidade de ordem de serviço em que o pedido não está relacionada a danos e reparos também,
mas à organização ou contribuição em um acontecimento esporádico e relevante para a companhia.

Ordem de serviço preventivo

Ao contrário da ordem de pedido de manutenção, a preventiva é o tipo de ordem que não espera o erro
acontecer para acionar o serviço. A ordem é solicitada com a intenção de preparar o objeto ou
projeto para que imprevistos não ocorram no futuro.

O que contém uma ordem de serviço

Como todo documento formal, a ordem de serviço exige a informação de determinados dados para se
tornar uma solicitação válida e, obviamente, informativa para a equipe que realizará o trabalho.

Os campos obrigatórios no preenchimento de uma ordem de serviço básica são:

 Número da ordem de serviço (para que o documento seja registrado corretamente);

 Especificações sobre a empresa que atenderá a ordem;
 Qualificação do cliente;
 Nome e cargo do emissor da ordem de serviço;
 Data, hora e local da emissão;
 Descrição detalhada sobre os processos do trabalho;
 Quantidade de material, mão-de-obra e tempo que serão investidos no processo;
 Explicação dos possíveis riscos e doenças do serviço;
 Equipamentos e procedimentos preventivos contra acidentes;
 Valor total do serviço e forma de pagamento;
 Data da realização do trabalho;
 Assinatura do cliente e da empresa.
A lista parece longa, mas todas as informações citadas acima são essenciais para o planejamento básico da
prestação de um serviço, principalmente se este será feito de forma efetiva e organizada.
Como fazer uma ordem de serviço
Além dos campos básicos que foram mencionados no item anterior, as informações específicas da ordem
de serviço variam de empresa para empresa. Desta forma, não há exatamente uma forma única de fazer a
OS.

É possível fazer o documento no Excel ou até mesmo em formato de PDF, como se fosse uma declaração.
Se você ainda é adepto aos documentos Word ou Google Docs, existem diversos modelos de ordem de
serviço que podem ser baixados e adaptados para as necessidades da sua empresa.

Entretanto, a melhor opção para a emissão de uma ordem de serviço sem erros é o uso de um sistema de
gestão integrada. Por meio dele, a OS é gerada automaticamente e já se torna parte dos relatórios da
empresa, podendo ser acessada por funcionários de outras áreas da empresa para iniciar os processos do
serviço.

Principais erros na emissão da ordem de serviço

Assim como qualquer outro documento que exige o lançamento de valores e informações importantes, a
elaboração da ordem de serviço pode sofrer com alguns erros comuns que podem prejudicar os processos
futuros.

Falta de instruções

O momento em que o cliente explica a forma como quer que o serviço seja feito e o que espera ver como
resultado é crucial para a elaboração de uma OS eficiente e informativa. Questione o cliente e reúne toda a
informação que puder, tire suas dúvidas no ato para garantir que outros questionamentos e conflitos não
apareçam lá na frente. Quanto menos instruções você conseguir, mais dúvidas surgirão durante o processo
de execução do trabalho.

Este obstáculo atrasa todo o fluxo de trabalho, abre espaço para o cliente mudar suas opiniões e pedir
modificações que estão fora da ordem de serviço acordada inicialmente. Além disso, o cliente nem sempre
está disponível para contato após o estabelecimento da ordem de serviço, o que pode complicar ainda
mais a resolução da falta de instruções.

Documento sem dados importantes para formalização

Lembre-se: existem campos obrigatórios para considerar a ordem de serviço como um documento válido.
A ausência de qualquer uma destas informações torna a OS inválida e vulnerável a alterações que não
sejam relacionadas à atualização do processo.

Além dos dados essenciais para validação do documento, também é preciso ter em mente a organização
dos documentos. Por exemplo, se você pensa em ordenar suas OS por data de emissão, é essencial marcar
este campo e deixá-lo em destaque para facilitar o arquivamento.

A organização das ordens de serviço também podem ser feita por empresa solicitante, tipo de serviço,
faixa de valor do orçamento, etc. As possibilidades são inúmeras e tudo depende do sistema de
organização do seu empreendimento.
Ausência dos riscos envolvidos no serviço

A explicação dos possíveis acidentes e doenças envolvidos no processo de trabalho é indispensável na

elaboração da ordem de serviço. Para a OS garantir a segurança de trabalho para o funcionário, é preciso
que todos os riscos sejam explicados em detalhes, assim como também é preciso especificar quais são os
equipamentos necessários para evitar tais acidentes.

Caso o cliente não disponibilize a informação inicialmente, é necessário que a empresa exija a explicação,
já que os funcionários precisam de condições seguras para exercer um trabalho de qualidade.

Como evitar erros ao emitir a ordem de serviço

Além de usar as ferramentas certas e contar com uma equipe dedicada, é preciso ter um olhar apurado
para analisar os processos e perceber o que pode ser melhorado para garantir um procedimento cada vez
mais objetivo e eficiente.

Utilize um software de gestão

Os avanços tecnológicos agora oferecem softwares especializados na gestão de determinados setores da

empresa ou até mesmo do empreendimento inteiro! Para emitir as suas ordens de serviços, arquivá-las e
monitorar as atividades envolvidas no serviço solicitado, você pode contar com o auxílio de uma única
ferramenta.

Por meio do software, é possível monitorar as atividades marcadas com o cliente e reunir os dados de
todos seus parceiros em um lugar só. Além disso, você pode gerar relatórios gerais sobre as vendas, assim
como possui a oportunidade de criar análises personalizadas e detalhadas sobre acordos específicos.

Faça um planejamento detalhado

Depois de reunir todas informações na elaboração da ordem de serviço, é preciso organizar um

planejamento detalhado para utilizar cada dado com sabedoria.

Lembre-se que todos os detalhes podem ser relevantes durante o processo de prestação do serviço, por
isso inclua o máximo de instruções que puder no planejamento. Também é interessante acionar o seu
lado pessimista e imaginar tudo o que pode dar errado, com o intuito de incluir possíveis soluções ou
medidas preventivas no planejamento final.

Um bom empresário sabe que tudo pode se tornar um sucesso se está baseado em um planejamento
completo. Este é um passo que exige dedicação e que guiará o desenvolvimento de todo o trabalho da
equipe.

Repasse a informação para outros setores

A execução de um serviço costuma envolver mais do que um setor, e é essencial que eles estejam
conectados entre si para garantir um resultado uniforme e eficiente.

Além de ser um documento importante para a gestão de relacionamento com o cliente, a ordem de serviço
também traz dados importantes para o setor financeiro e até mesmo para a gestão de estoque!
Com o uso do software de gestão, a comunicação entre as diferentes equipes também é facilitada, já que
cada um pode ter um usuário no sistema para acompanhar o desenvolvimento do projeto. Uma empresa
de sucesso é construída sobre comunicação e uma equipe unificada, por isso é essencial que todos estejam
cientes do que está ocorrendo e possam contribuir para que a produção seja cada vez mais eficiente.

Conclusão
É possível perceber que, além de um documento, a ordem de serviço também é uma ferramenta
importante para a organização dos dados e do fluxo de trabalho da empresa. Para garantir a realização do
serviço de forma objetiva para a empresa e satisfatória para o cliente, é essencial iniciar um planejamento
minucioso baseado em uma OS detalhada.

Publicado em 29/11/2018 por Felix Schultz - https://bomcontrole.com.br/ordem-de-servico/