Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Ensino à Distância de Pemba

Importância da Gestão Documental no Contexto de Acesso aos Documentos em

Moçambique

Fátima Amante Saide

Código 708204949

Curso: Lic. em Administração Publica

Disciplina: Gestão Documental
Ano de Frequência: IV ano

Pemba, Abril de 2023

 Folha de feedback
Classificação
Categorias Indicadores Padrões Pontuação Nota do Subtota
máxima tutor l
 Capa 0.5
 Índice 0.5
Aspectos  Introdução 0.5
Estrutura
organizacionais  Discussão 0.5
 Conclusão 0.5
 Bibliografia 0.5
 Contextualização
(Indicação clara do 1.0
problema)
 Descrição dos
Introdução 1.0
objectivos
 Metodologia adequada
ao objecto do trabalho 2.0

 Articulação e
domínio do discurso
académico
Conteúdo 2.0
(expressão escrita
cuidada, coerência /
Análise coesão textual)
e  Revisão bibliográfica
Discussão nacional e
Internacionais 2.
relevantes na área de
estudo
 Exploração dos dados 2.0
 Contributos práticos
Conclusão 2.0
teóricos
 Paginação, tipo e
tamanho de letra,
Aspectos gerais Formatação paragrafo, espaçamento 1.0
entre linhas
Normas APA  Rigor e coerência das
Referências 6ª edição em
citações/referências 4.0
Bibliográficas citações e
bibliográficas
Bibliografia

Folha para recomendações de melhoria: A ser preenchida pelo tutor

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ÍNDICE

1. INTRODUÇÃO.......................................................................................................................1
2.DESENVOLVIMENTO...........................................................................................................2
2.1.Documento.............................................................................................................................2
2.2.Gestão de Documento............................................................................................................2
2.4. Objectivos da gestão de documentos....................................................................................4
2.5. Principais actividades de gestão de documentos...................................................................4
2.6. Classificação dos documentos..............................................................................................4
2.7. Directrizes ou dispositivos legais usados na Gestão de Documentos e Arquivos em
Mçambique..................................................................................................................................5
2.8. Medidas adoptadas para a Preservação dos Documentos e Arquivos em Moçambique......6
2.9. Acesso a Informação Pública ao Cidadão e ao Estado.........................................................6
3. CONCLUSÃO.........................................................................................................................8
REFERÊNCIAS...........................................................................................................................9
1. INTRODUÇÃO

O processo de gestão de informação e arquivos na Administração Pública tem também como um

dos pressupostos importante, o acesso célere à informação pelos cidadãos e funcionários,
possibilitando a tomada de decisão atempada sobre os diversos assuntos que são tramitados
diariamente nas instituições do Aparelho do Estado.

A gestão documentos, significa não somente racionalizar e controlar a produção documental,

garantir o uso e a destinação adequada dos mesmos, assegurar ao governo e ao cidadão o acesso
pleno às informações contidas nos documentos, tarefa por excelência dos arquivos, enquanto
agências do Estado. Entretanto, exige-se a fidelidade, competência, domínio dos critérios de
arrumação e classificação, e responsabilidade dos arquivistas na articulação dos documentos e
na comunicação com os utentes interessados na exploração dos arquivos disponíveis para o
enriquecimento pessoal bem como da organização Cruz (2013).

Visando melhorar a gestão de documentos e arquivos, pelo Decreto nº 36/2007, de 27de Agosto
o Conselho de Ministro aprovou o Sistema Nacional de Arquivo de Estado(SNAE), cujos
objectivos são organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de
documentos e arquivo nos órgãos do Estado, com vista a torna-la mais eficiente o processo de
recuperação de informações para fins administrativos e científicos

Neste trabalho tem como pano de fundo compreender a importância da gestão documental no
contexto de acesso aos documentos em Moçambique.

Para a realização do presente trabalho, foi possível o recurso da de pesquisa bibliográfica, onde
foram consultadas obras cujo, autores encontram-se citados no interior do trabalho e na
respectiva referência bibliográfica.
2.DESENVOLVIMENTO

2.1.Documento

Segundo Guinchat e Menou (1994), documento é o suporte material do saber e damemória da

humanidade. De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), documento é
toda a informação registada em um suporte material (papel, fia,disco óptico, etc.) utilizada para
consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos, fenómenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época.

Chiavenato (2003), considera informação o conhecimento disponível para uso imediatoe que
permite orientar a acção, ou reduzir a margem de incerteza que cerca as decisõesquotidianas

2.2.Gestão de Documento

A gestão é a área onde se enquadram todas as actividades, projectos, recursos, órgãos e serviços
directamente ligados ao desenvolvimento de qualquer empresa. Pode ser entendida como uma
mola que faz despoletar todo o potencial humano dos utentes de qualquer estabelecimento.

No contexto do nosso trabalho, o conceito de gestão vai se confinar na vertente documentos,

enquanto recurso material indispensável para o registo de toda informação vital de instituição
pública ou privada.

Assim, Cruz (2013), entende que a gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes às actividades de produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos nas fases corrente e intermédia, visando a sua eliminação ou
recolhimento para aguarda permanente.

Documento: é toda informação registada em suporte material susceptível de ser utilizado para
consulta, estudo, prova e pesquisa comprova factos, fenómenos, formas de vida e de
pensamento do homem numa determinada época e lugar (Pereira, 2011).

Documentação: de acordo com EGDAE, (2006), trata-se de um conjunto de documentos ou

serviço de colecta, processamento técnico e disseminação de informação e documentos.

Arquivo: segundo Cruz (2013), é um conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por
órgãos públicos, instituições de carácter público, entidades privadas e pessoas físicas no decurso
e em função de exercício de suas actividades, qualquer que seja o suporte da informação.
A aprovação do Sistema Nacional de Arquivos do Estado, (SNAE) através do Decreto nº
36/2007, de 27 de Agosto, e dos respectivos instrumentos de operacionalização, Plano de
Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as Actividades - Meio
da Administração Pública e o Classificador de Informações Classificadas, constitui uma viragem
na gestão de documentos na Administração Pública.

A gestão de documentos é operacionalizada através do planeamento, organização, controlo,

coordenação dos Recursos Humanos, do espaço físico e dos equipamentos, no domínio de
estabelecimento e aplicação de programas de gestão de documentos, com o objectivo de
aperfeiçoar a simplificar o ciclo documental.
Assim, observa-se que as informações e documentos devem estar disponíveis no lugar certo, na
hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo e tempo possíveis, utilizando de
forma racional os recursos humanos e materiais. Objectiva organizar e gerenciar a
destinação dos documentos, além de formalizar possíveis eliminações e garantir a
preservação e o acesso aos documentos de carácter permanente.

2.3. Fases da gestão de documentos

A gestão de documentos envolve três principais operações: produção, utilização e destinação

(Pereira, 2011)..

a) Produção de documentos: consiste em optimizar a criação, evitando-se a produção de

documentos não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado,
arquivado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de
automação;
b) Utilização: caracteriza-se pelo emprego dos métodos de controlo relacionadas com as
actividades de protocolo e as técnicas específicas para a classificação, organização e
elaboração de instrumentos de recuperação da informação e desenvolve-se a
implementação do sistema dos arquivos;
c) Destinação de documentos: esta fase abrange as actividades de análise, selecção e
fixação de prazos de guarda dos documentos, decisão pela eliminação, reprografia ou
recolhimento.
2.4. Objectivos da gestão de documentos

Fazem parte dos objectivos da gestão de documentos no entender de Cruz (2013), os seguintes:
assegurar de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de
documentos; garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja
necessária ao governo e aos cidadãos; assegurar a eliminação dos documentos que não tenham
valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa científica e contribuir para o acesso e
preservação dos documentos que merecem guarda permanente pelo seu valor informativo.

2.5. Principais actividades de gestão de documentos

A gestão de documentos correntes envolve as seguintes actividades: protocolo, que consiste no

recebimento e classificação, registo e movimento; recebimento e classificação tratam-se em
efectuar a separação de documentos recebidos em oficial, ostensivo, sigiloso, particular, abrindo
os documentos de natureza ostensiva, analisando-os e verificando a possível existência de
antecedentes e fazer a juntada; registo, autuação e controlo da tramitação, consiste em pôr na
capa do processo o carimbo de protocolo, número, data de entrada, anotar o código de
classificação e o resumo do assunto e proceder a distribuição das unidades administrativas
destinatárias, (Cruz, 2013).

2.6. Classificação dos documentos

Segundo o Manual de Procedimento SNAE O Plano de Classificação de Documentos de

Arquivo é o instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento
produzido ou recebido por um órgão no exercício das funções e actividades. No Plano, os
conjuntos documentais estão distribuídos em classes, subclasses, grupos e subgrupos.

Para que um órgão público ou privado possa desenvolver as suas actividades com
eficiência desejada, em primeiro lugar, torna-se necessário a escolha de critérios de
identificação de documentos de arquivos que se encontram a cargo dos seus profissionais
ligados ao sector da documentação. Estes profissionais, ao longo das suas actividades irão
aplicar os princípios técnicos arquivísticos dando deste modo uma visibilidade mais
abrangente das funções do órgão no que concerne às relações existentes entre os
documentos (Munguambe, 2005)
2.7. Directrizes ou dispositivos legais usados na Gestão de Documentos e Arquivos em
Mçambique

Em Moçambique como forma de garantir a eficiência e eficácia na Gestão de Documentos e

Arquivos, foi aprovado o Decreto nº 36/2007 de 27 de Agosto que institui o Sistema Nacional
de Arquivos. Este Decreto aplica-se aos órgãos e instituições da Administração Pública e visa
harmonizar as diversas fases da gestão de documentos, atendendo as especificidades dos órgãos
geradores e acumuladores de acervos, a luz dos artigos 2 e 4 respectivamente.

Outrossim, como forma de orientar melhor as actividades de Gestão de Documentos e o

arquivamento, aprovou-se directrizes ou dispositivo legais que assegurem a sua
operacionalização. Desde a aprovação e implementação do SNAE em 2007, possuem os
seguintes dispositivos legais:

 A Estratégia para a Gestão de Documentos e arquivos do Estado aprovada pela

Resolução nº 46/2006, de 26 de Dezembro, preconiza como princípios de Gestão
Documental, a uniformização de métodos de trabalho, a acessibilidade aos documentos e
informação pelos utentes.

 Diploma Ministerial nº 30/2008, de 30 de Abril, que aprova a Metodologia para a

Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos de
Actividades – Fim;

 Diploma Ministerial nº 31/2008, de 30 de Abril, que aprova as Normas de Avaliação e

Eliminação de Documentos da Administração Pública;

 Diploma Ministerial nº 36/2010, de 16 de Fevereiro, institui a Comissão Nacional de

Avaliação de Documentos (CNAD), criada ao abrigo do disposto nos nºs 17 e 18 do
SNAE, com vista a assegurar a assistência técnica e monitoria as Comissões de
Avaliação de Documentos na Administração Pública (CADAP) no âmbito da gestão de
documentos e arquivos de Estado;

 Diploma Ministerial nº 37/2010, de 16 de Fevereiro, que aprova o Regulamento Padrão

do Funcionamento das Comissões de Avaliação de Documentos na Administração
Pública.
2.8. Medidas adoptadas para a Preservação dos Documentos e Arquivos em Moçambique

As medidas tomadas para preservação e conservação de documentos, foi a criação do arquivo

intermediário (provisório) localizado no rés-do-chão. Como forma de assegurar a informação,
adquiriu mobiliário de escritório e equipamento informático para apetrechamento do arquivo.

Em 2012, celebrou-se o contrato de prestação de serviços com o AHM que procedeu o

diagnóstico técnico da documentação do arquivo intermediário. Não obstante, a actividade não
foi executada por razões de prioridades como demonstram as declarações da Chefe da
Secretaria: “o tratamento de documentos do arquivo intermediário não deu seguimento devido a
restrições orçamentais pois, tínhamos que dar prioridade as actividades específicas do Sector
(projecto Museu das Pescas), então acabou sendo posto a margem até que pudéssemos ter um
fundo extra que pudesse gradualmente responder, nem que a execução fosse de forma faseada”.

No terreno constatou-se que os armários e estantes dos arquivos correntes apesar de estarem
superlotados apresentam um nível aceitável de higienização e os gabinetes estão equipados de
sistemas de detenção de incêndios e uma boa iluminação.

Porém, o espaço previsto para o arquivo intermediário é muito reduzido com um monte de
documentos conservados em pastas de papelão nas estantes e outros desorganizados no chão.
Quanto a este aspecto, Pereira (2011), alerta que as práticas inadequadas de transporte e
manuseamento dos documentos, falta de equipamento para climatização dos depósitos e
monitorização das flutuações de temperatura são factores que concorrem para a deterioração ou
destruição dos documentos.

Relativamente aos problemas de preservação e conservação dos documentos nos arquivos,

segundo a Coordenadora do CAD circundou o seguinte “ O Ministério deparase com a falta de
espaço com condições ambientais para o arquivo intermediário, materiais razoáveis e escassez
de funcionários qualificados para a execução das actividades”.

2.9. Acesso a Informação Pública ao Cidadão e ao Estado

A gestão de documentos é visto por vários autores como um elemento fundamental na

recuperação de informação para fins administrativos e científicos, para além de assegurar a
protecção e preservação dos documentos com valor administrativo, histórico e científico.
Segundo Tembe (2005: 193), na sua análise relativamente ao papel fundamental na gestão dos
arquivos afirma que “uma boa organização de documentos significa a garantia do acesso a
informação, respeito pelos direitos cívicos e humanos, individuais, colectivos e uma gestão
transparente da coisa pública consubstanciada na boa governação”. Para Barreto (2005: 203), a
gestão de documentos permite a utilização de metodologias uniforme de trabalho garantindo
qualidade nos serviços, maior presteza e conforto na recuperação das informações.

Munguambe (2005), têm uma outra opinião acerca da gestão dos documentos afirmando que
todo documento destruído, mal conservado ou guardado fora de lugar é uma parcela de
conhecimento que desaparece ou uma obra perdida pois, para estes autores, um fundo
documental é um agente indispensável ao desenvolvimento e a difusão de conhecimento.

Esta ideia é circundada pela Perreira (2011), ao afirmar que é função de arquivo tornar
disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda para a tomada de
decisão e comprovação de direitos e obrigações.
3. CONCLUSÃO

Do decorrer do trabalho, chega-se a conclusão de que a gestão de documentos é um conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes às actividades de produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermédia, visando a sua
eliminação ou recolhimento para aguarda permanente. Seu objectivos partem em assegurar de
forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos; garantir
que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e
aos cidadãos; assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo,
fiscal, legal ou para pesquisa científica e contribuir para o acesso e preservação dos documentos
que merecem guarda permanente pelo seu valor informativo

Em Moçambique como forma de garantir a eficiência, eficácia e orientar melhor as actividades

de Gestão de Documentos e o arquivamento, foram varias dispositivo legais que assegurem a
sua operacionalização desde a aprovação e implementação do SNAE. Embora o SNAE dispor
de uma série de legislação ou directrizes que orientam as actividades de gestão de documentos e
arquivos, a gestão da informação documental Moçambicana não é eficiente e eficaz. Constatou-
se que da pesquisa feita sobre Gestão de Documentos e Arquivos na Administração Pública
Moçambicana poucas literaturas são feitas sobre o tema.
REFERÊNCIAS

Cruz, E. B. (2013). Manual de Gestão de Documentos, (2 ed.). Belo Horizonte: Arquivo Público
Mineiro.

Munguambe, T. (2005). Situação dos Arquivos Públicos em Moçambique no âmbito da Gestão

de Documentos (2 ed.). Maputo: FBLP.

Pereira, E. M. (2011). Gestão Documental: Gestão de Processos de Aposentação usando a

Plataforma IBM FileNet na Direcção Geral de Administração Pública. Praia: Campus
Palmarejo.

Legislação consultada

 Diploma Ministerial nº 30/2008, de 30 de Abril

 Diploma Ministerial nº 31/2008, de 30 de Abril,
 Diploma Ministerial nº 36/2010, de 16 de Fevereiro
 Diploma Ministerial nº 37/2010, de 16 de Fevereiro
 Estratégia Global da Documentação e Arquivo do Estado (2006)
 Resolução nº 46/2006, de 26 de Dezembro;
 Decreto nº 36/2007 de 27 de Agosto