05-O Processo DMAMC v1
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05-O Processo DMAMC v1
Depois do cuidadoso estudo deste capítulo, você deve ser capaz de:
Uma das razões de o DMAMC ser tão bem-sucedido é que ele foca no uso eficaz
de um conjunto relativamente pequeno de ferramentas. Os projetos são um aspecto
essencial da melhoria da qualidade e do processo. Projetos são uma componente
integrante do Seis Sigma, mas a melhoria da qualidade e do negócio via projetos remonta
a Juran, que também alertou para uma abordagem de projeto a projeto para a melhoria da
qualidade. A seleção, gerenciamento e conclusão de projetos com sucesso são críticos na
instalação de qualquer esforço sistemático de melhoria do negócio, não apenas do Seis
Sigma.
Um projeto deve representar um potencial avanço, no sentido de que resultará em
uma importante melhoria do produto ou serviço. O impacto do projeto deve ser avaliado
em termos de seu benefício financeiro para o negócio, medido e avaliado pela unidade
financeira ou de contabilidade; isso ajuda a garantir avaliações mais objetivas de projetos.
Obviamente, projetos com alto impacto potencial são mais desejáveis. Essa integração
financeira de sistemas é prática-padrão no Seis Sigma e deve ser uma parte de qualquer
projeto DMAMC, mesmo se a organização não estiver no momento engajada na
instalação de um Seis Sigma.
Tais projetos iniciais e oportunistas são bem-sucedidos, mas não são tipicamente a
base para o sucesso de longo prazo; a maioria das oportunidades fáceis logo se exaure. É
necessária a evolução para uma abordagem diferente à definição e seleção de projetos.
Uma abordagem largamente usada é a de se basearem os projetos nos objetivos
estratégicos da empresa. Nessa abordagem, a definição do conjunto-chave de processos
críticos da empresa e das métricas que os orientam é o primeiro passo para o
desenvolvimento bem-sucedido de um projeto. Segue-se, então, a ligação desses projetos
para dar uma visão integrada do negócio. Os projetos que se concentram nas medidas-
chave e objetivos estratégicos, bem como na interface entre processos críticos do negócio,
provavelmente terão valor significativo para a companhia. Os únicos riscos aqui são os
de que os projetos podem ser muito grandes e, ainda assim, focalizar aspectos pequenos
do negócio, o que pode reduzir a exposição geral da organização para o processo de
melhoria e reduzir, ou atrasar, seu impacto. Uma boa seleção de projeto de sistema de
gerenciamento ajuda a se evitar a ocorrência de tais problemas. Muitas companhias
estabeleceram comitês formais para a seleção de projetos e realizam reuniões regulares
entre clientes e os comitês para ajudar a se alcançarem os objetivos. Idealmente, projetos
são estratégicos e bem alinhados com as medidas da corporação, e não são locais
(táticos). Projetos locais se reduzem a “extinção de incêndios”, suas soluções raramente
são implementadas mais amplamente em outras partes do negócio e, frequentemente, as
soluções não são permanentes; em um ou dois anos, os mesmos velhos problemas
ocorrem de novo. Algumas companhias usam um sistema de painel de instrumentos –
que rastreia graficamente tendências e resultados – para facilitar efetivamente a seleção
de projetos e o processo de gerenciamento.
O que se deve considerar ao se avaliar projetos propostos? Suponha que uma companhia
esteja operando no nível 4σ (isto é, cerca de 6.210 ppm de defeituosos, supondo uma
mudança na média de 1,5σ que é comum nas aplicações do Seis Sigma). Isso é, realmente,
um desempenho razoavelmente bom, e muitas organizações atuais alcançaram o nível de
desempenho de 4–4,5σ para muitos de seus processos-chave nos negócios. O objetivo é
atingir-se o nível de desempenho de 6σ (3,4 ppm). Qual implicação isso tem sobre os
critérios de seleção de projetos? Suponha que o critério seja uma melhoria de 25% anuais
no nível da qualidade. Então, para se alcançar o nível de desempenho Seis Sigma, serão
necessários x anos, em que x é a solução do seguinte:
Elevar o objetivo anual do projeto para 50% ajuda muito, reduzindo x para cerca de 11
anos, uma previsão de tempo algo mais realista. Se o objetivo do negócio é ser uma
organização Seis Sigma em 5 anos, então o objetivo do projeto de melhoria anual deve
ser de 75%.
Esses cálculos são as razões pelas quais muitas autoridades de melhoria da qualidade
incitam as organizações a concentrarem seus esforços em projetos que tenham impacto
real e alto retorno para a organização. Com isso, querem dizer projetos que alcancem pelo
menos 50% de retorno anual em termos de melhoria da qualidade.
Esse nível de melhoria é possível? A resposta é sim, e muitas companhias têm alcançado
essa taxa de melhoria. Por exemplo, a taxa de melhoria anual da Motorola excedeu 65%
durante os primeiros anos da iniciativa Seis Sigma. Para fazerem isso consistentemente,
no entanto, as companhias devem devotar esforço considerável à definição,
gerenciamento, execução e implementação do projeto. Eis por que as melhores pessoas
possíveis da organização devem estar envolvidas nessas atividades.
Um dos primeiros itens que devem ser completados no passo Definir é uma carta de
intenções do projeto. Esse é um pequeno documento (tipicamente, de, no máximo, duas
páginas) que contém uma descrição do projeto e sua abrangência, as datas de início e de
conclusão previstas, uma descrição inicial das medidas primárias e secundárias que serão
usadas para a medida do sucesso, e como essas medidas se alinham com os objetivos da
unidade e da corporação do negócio, os potenciais benefícios ao cliente, o potencial
benefício financeiro para a organização, marcos que devem ser alcançados durante o
projeto, os membros da equipe e seus papéis, e quaisquer recursos adicionais que possam
ser necessários para se completar o projeto. A Figura 2.2 mostra uma carta de intenções
para um processo de retorno de produto de um cliente. Tipicamente, o financiador do
projeto (ou campeão em uma implementação Seis Sigma) desempenha um papel
significante no desenvolvimento da carta do projeto, e pode usar uma carta rascunho
como base para a organização da equipe e alocação de responsabilidades para a
complementação do projeto. Geralmente, uma equipe deve ser capaz de completar uma
carta de projeto em dois a quatro dias de trabalho; se demorar mais, a abrangência do
projeto pode ser grande demais. A carta deve identificar, também, as características
críticas para a qualidade do cliente (CPQ) que são impactadas pelo projeto.
Recursos gráficos também são úteis no passo Definir. Os mais comumente usados
incluem mapas de processo e fluxogramas, mapas de fluxos de valor (veja o Capítulo
5) e o diagrama SIPOC. Os gráficos de fluxo e mapas de curso de valor fornecem muito
detalhe visual e facilitam a compreensão sobre o que precisa ser mudado em um processo.
O diagrama SIPOC é um mapa de alto nível de um processo. SIPOC é um acrônimo
para Suppliers, Input, Process, Output e Customers (Fornecedores, Entrada, Processo,
Saída, Clientes), definidos como:
A Figura 2.3 é um diagrama SIPOC desenvolvido por uma companhia para seu processo
interno de serviço de café. Pediu-se à equipe que reduzisse o número de defeitos e erros
no processo e no tempo do ciclo de preparo do café. O primeiro passo realizado foi a
criação de um diagrama SIPOC para a identificação dos elementos básicos do processo
que a equipe estava tentando melhorar.
A equipe precisará preparar um plano de ação para seguir em frente para os demais passos
do DMAMC. Isso incluirá distribuição de trabalhos individuais e datas previstas de
conclusão. Deve-se prestar bastante atenção ao passo Medir, que será realizado a seguir.
Finalmente, a equipe deve se preparar para o passo Definir pontos de verificação, que
deve focalizar o seguinte:
Os dados coletados são usados como base para a determinação do estado atual ou
desempenho de referência do processo. Adicionalmente, a capacidade do sistema de
mensuração deve ser avaliada. Isso pode ser feito usando-se um estudo formal de
capacidade do medidor (chamado repetibilidade e reprodutibilidade, ou R&R do
medidor, discutido no Capítulo 8). Nesse ponto, é também uma boa ideia dividir-se o
tempo de ciclo do processo em atividades de valor agregado e não agregado, e calcularem-
se as estimativas da eficiência do ciclo do processo e o tempo de ciclo do processo, caso
seja apropriado (veja o Capítulo 1).
No passo Analisar o objetivo é o uso dos dados do passo Medir para se começar a
determinar as relações de causa e efeito no processo e a compreender as diferentes fontes
de variabilidade. Em outras palavras, no passo Analisar, desejamos determinar as causas
potenciais dos defeitos, problemas de qualidade, questões com os clientes, problemas de
tempo de ciclo e capacidade de processamento, ou desperdício e ineficiência que
motivaram o projeto. É importante separarem-se as fontes de variabilidade em causas
comuns e causas atribuíveis. Discutiremos essas fontes de variabilidade no Capítulo 4,
mas, de modo geral, causas comuns são fontes de variabilidade que são embutidas no
sistema ou no próprio processo, enquanto causas atribuíveis usualmente surgem de uma
fonte externa. A remoção de uma causa comum de variabilidade usualmente significa
mudança no processo, enquanto a remoção de uma causa atribuível envolve a eliminação
daquele problema específico. Uma causa comum de variabilidade pode ser o treinamento
inadequado do pessoal que processa as reclamações de seguros, enquanto uma causa
atribuível pode ser falha na peça em uma máquina.
Há muitos recursos que são potencialmente úteis no passo Analisar. Entre esses,
estão os gráficos de controle, que são úteis na separação de causas comuns de
variabilidade das causas atribuíveis de variabilidade; o teste de hipótese estatístico e a
estimação de intervalos de confiança, que podem ser usados para se determinar se
diferentes condições de operação produzem resultados diferentes estatisticamente
significantes e para fornecer informação sobre a precisão com a qual os parâmetros de
interesse foram estimados; e a análise de regressão, que permite a construção de modelos
que relacionam variáveis de saída de interesse a variáveis de entrada independentes. (O
Capítulo 4 contém uma discussão de testes de hipótese, intervalos de confiança e
regressão. O Capítulo 5 introduz gráficos de controle, que são ferramentas muito
poderosas, com muitas aplicações. Alguns capítulos nas Partes III e IV do livro discutem
diferentes tipos e aplicações de gráficos de controle.)
Outras variáveis aleatórias podem ser definidas para modelar o efeito de pedidos
incompletos, informação errada e outros tipos de erros e defeitos, e atrasos na obtenção
de informação de fontes externas, tais como histórias de crédito. Rodando-se o modelo
de simulação para muitos empréstimos, estimativas confiáveis de tempo de ciclo,
capacidade de produção e outras quantidades de interesse podem ser obtidas.
Análise de modos e efeitos de falha (AMEF) (failure modes and effects analysis −
FMEA) é outra ferramenta útil durante o estágio Analisar. AMEF é usada para
hierarquizar as diferentes fontes potenciais de variabilidade, falhas, erros ou defeitos em
um produto ou processo em relação a três critérios:
1. A verossimilhança de que algo sairá errado (em uma escala de 1 a 10, com 1 =
não verossímil e 10 = quase certo)
2. A habilidade de detectar uma falha, defeito ou erro (em uma escala de 1 a 10, com
1 = muito provável que detecte, e 10 = muito improvável que detecte)
3. A gravidade de uma falha, defeito ou erro (em uma escala de 1 a 10, com 1 =
pequeno impacto, e 10 = impacto extremo, incluindo perda financeira extrema,
ferimento, ou perda da vida)
Os três escores para cada fonte potencial de variabilidade, falha, erro ou defeito, são
multiplicados entre si para a obtenção de um número de prioridade de risco (NPR) (risk
priority number − RPN). Fontes de variabilidade ou falhas com os mais altos valores de
NPR são o foco de posterior processo de melhoria ou esforços de replanejamento.
Nos passos Medir e Analisar, a equipe se concentrou na decisão sobre quais VCEP e
VCSP estudar, quais dados coletar, como analisar e apresentar os dados, potenciais fontes
de variabilidade e como interpretar os dados obtidos.
No passo Melhorar, ela se volta para o pensamento criativo sobre mudanças específicas
que podem ser feitas no processo e outras coisas que podem ser realizadas para se obter
o impacto desejado sobre o desempenho do processo.
Litígios, normalmente, geram um grande número de documentos. Esses podem ser artigos
de trabalho interno, relatórios de consultores, declarações, arquivamentos de tribunal,
documentos obtidos via intimação e papéis de muitas outras fontes. Em alguns casos,
pode haver milhares de documentos e milhões de páginas. Aplicou-se o DMAMC ao
departamento jurídico da empresa DuPont, chefiado pela advogada Julie Mazza, que
falou sobre o projeto em um encontro da American Society for Quality [Mazza (2000)].
O caso é discutido também em Snee e Hoerl (2005). O objetivo era o desenvolvimento
de um processo eficiente que permitisse o acesso a tempo a documentos necessários, com
um mínimo de erros. O gerenciamento de documentos é extremamente importante em
litígios; e pode ser, também, dispendioso e demorado. O processo era, em geral, manual,
de modo que estava sujeito ao erro humano, sendo problema bastante comum a perda de
documentos ou documentos incorretos. No caso específico apresentado por Mazza, havia
uma base de dados eletrônica que listava e classificava todos os documentos, mas os
próprios documentos eram em forma impressa.
Definir. A função legal da DuPont e a equipe jurídica específica envolvida nesse litígio
específico eram os clientes desse processo. Acesso rápido e sem erros aos documentos
necessários era essencial. Por exemplo, se a requisição de um documento não podia ser
respondida em 30 dias, a equipe jurídica deveria preencher um pedido de extensão junto
à corte. Tais extensões acarretam aumento de custo e de tempo, em detrimento da
credibilidade da equipe jurídica. Formou-se uma equipe do projeto consistindo em donos
do processo, especialistas na matéria legal, empregados, um especialista em sistemas de
informação, e Mazza (que era também Faixa Preta no programa Seis Sigma da DuPont).
A equipe decidiu focar nos aspectos CPQ que envolviam a redução de tempo do ciclo,
redução de erros, eliminação de atividades de valor não agregado ao processo e redução
de custos. Começaram por mapear todo o processo de produção de documentos, incluindo
os passos da parte legal da DuPont, do conselho externo e da companhia externa de
gerenciamento de documentos. Esse mapa do processo foi de grande contribuição para a
identificação das atividades de valor não agregado.
Medir. No passo Medir, a equipe mediu formalmente a extensão na qual os CPQs eram
satisfeitos, revendo os dados na base eletrônica; obtendo as faturas reais; revendo custos
de cópias e outros custos de trabalho, custos da entrada de dados, custos de embarque e
taxas da corte para formulários para extensões; e estudando com que frequência os
documentos individuais na base de dados estavam sendo usados. Essa frequência era
difícil de ser medida com precisão. Muitas das categorias de custos continham custos de
valor não agregado devido a erros, tais como cópia de um documento diferente porque o
documento errado tinha sido extraído e copiado. Outro erro era a permissão de cópia de
um documento confidencial.
A equipe concluiu que muitos dos problemas no sistema eram resultado de um sistema
manual de se lidar com os documentos.
Melhorar. Para melhorar o processo, a equipe propôs um sistema de exame digital dos
documentos. Essa solução tinha sido considerada anteriormente, mas havia sido sempre
descartada devido ao custo. No entanto, a equipe realizou um trabalho completo para a
identificação dos custos reais do sistema manual e da incapacidade de um sistema manual
realmente melhorar a situação. A melhor informação produzida durante os passos Medir
e Analisar permitiu à equipe propor, com sucesso, um sistema de exame digital, que a
companhia aceitou.
Formou-se uma equipe para a determinação das causas de base do problema de entrega e
implementação de uma solução. Um membro da equipe era um engenheiro projetista, que
foi enviado a uma fábrica fornecedora com o objetivo de trabalhar bem próximo ao
fornecedor, examinar todos os processos usados na manufatura da ferramenta e identificar
quaisquer falhas no processo que pudessem afetar a entrega. Alguns dos processos do
fornecedor poderiam precisar de melhoria.
Definir. O objetivo do projeto era atingir-se 100% de entregas no prazo. O cliente tinha
uma preocupação em relação à capacidade de entrega no prazo, e uma cláusula de
penalidade para entregas atrasadas poderia ser aplicada a carregamentos atuais e futuros,
a um custo para o fabricante. Entregas com atraso também poriam em risco o esquema de
produção do cliente e, sem um processo melhorado para eliminar o problema de entrega,
o cliente poderia considerar uma segunda fonte para a ferramenta. O fabricante poderia,
potencialmente, perder quase metade do negócio do cliente, além de incorrer em custos
de multa de 15%. O fabricante teria, também, um atraso na coleta do pagamento de 80%
do equipamento feito, em geral, pelo embarque.
Medir. O tempo marcado pelo contrato para a entrega da ferramenta era de oito semanas.
Isto é, a ferramenta deve estar pronta para embarque oito semanas a partir do recebimento
da ordem de compra. A característica CPQ para esse processo era satisfazer o tempo alvo
do contrato. A Figura 2.4 mostra o mapa para o processo existente, desde a ordem de
compra até o embarque. O tempo de contrato poderia ser satisfeito apenas se não houvesse
desvio ou variação no processo. Alguns dados históricos sobre esse processo estavam
disponíveis, e dados adicionais foram coletados durante um período aproximado de dois
meses.
Analisar. Com base nos dados coletados no passo Medir, a equipe concluiu que as áreas
de problema vinham de:
Melhorar. Para cumprir o prazo contratual de oito semanas, a equipe sabia que era
necessária a eliminação de quaisquer possíveis variações no processo, começando pelo
recebimento da ordem de compra até o embarque do equipamento. Três ações corretivas
principais foram tomadas:
Controlar. Para garantir que o novo processo ficasse sob controle, a equipe reviu a
planilha de acompanhamento da produção com o marco do cronograma da firma e
forneceu um formato mais visual. Um procedimento de atualização foi fornecido de duas
em duas semanas para a fábrica refletir informação atualizada. O engenheiro de projeto
seria capaz de monitorar o progresso de cada ferramenta ordenada e tomar atitude
apropriada, caso ocorresse algum desvio não planejado em relação ao esquema.
1. Velocidade do serviço
2. Serviço consistente
3. Processo de uso fácil
4. Ambiente agradável
5. Equipe versada
Havia muitos fatores que poderiam ser investigados para melhorar esses CPQs. A equipe
decidiu focar em duas áreas de melhoria: melhoria dos guichês e locais de trabalho dos
clientes, e novo treinamento para o pessoal. No estágio Melhorar, eles decidiram usar um
experimento planejado para investigar os efeitos desses dois fatores sobre os CPQs.
Quatro agências diferentes foram selecionadas para a condução do experimento. Note que
esse é um experimento físico, não um experimento com um modelo de simulação por
computador das operações das agências. Novos guichês e novos espaços para os clientes
foram planejados e instalados em duas das agências. A equipe planejou um novo
programa de treinamento e o entregou ao pessoal em duas das agências: uma com os
novos espaços para clientes e uma sem as novas facilidades. (Esse foi um experimento
fatorial de dois fatores, em que cada um dos dois fatores tinha dois níveis. Discutiremos
esses tipos de experimentos extensamente neste livro.)
A equipe decidiu realizar o experimento durante 30 dias de trabalho. Cada dia foi
considerado como um bloco (como discutiremos em capítulos posteriores, bloqueamento
é uma técnica para a eliminação de efeitos de fatores de perturbação sobre os resultados
experimentais; aqui, os fatores de perturbação eram os tipos de transação, volumes e
clientes diferentes em cada uma das quatro agências). O dado de resposta foi obtido
pedindo-se aos clientes que preenchessem um instrumento de pesquisa que registrava seu
grau de satisfação com os CPQs identificados anteriormente.
2.4. Descreva um sistema de serviço que você usa. Quais são os CPQs importantes para
você? Como você acha que o DMAMC poderia ser aplicado a esse processo?
2.6. Existe um ponto a partir do qual mais melhoria da qualidade e da produtividade não
seja economicamente aconselhável? Discuta sua resposta.
2.10. Por que os experimentos planejados são os mais úteis no passo Melhorar do
DMAMC?
2.11. Suponha que seu negócio esteja operando no nível de qualidade de Três Sigma. Se
projetos têm uma taxa média de melhoria de 50% anualmente, quantos anos serão
necessários para se atingir a qualidade Seis Sigma?
2.12. Suponha que seu negócio esteja operando no nível de qualidade de 4,5 Sigma. Se
projetos têm uma taxa de melhoria média de 50% ao ano, quantos anos serão necessários
para se atingir a qualidade Seis Sigma?
2.17. Suponha que você gerencie um sistema de reservas de uma companhia aérea e
deseje melhorar a qualidade do serviço. Quais são as CPQs importantes para esse
processo? Quais são as VCEP e as VCSP? Como elas se relacionam com as CPQs do
cliente que você identificou?