UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS

ESCOLA DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

Gilson de Oliveira Almeida

O USO DO MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT COMO FERRAMENTA PARA

CRIAÇÃO DE SISTEMAS DE GESTÃO DE CONTEÚDO EM UM AMBIENTE
CORPORATIVO

Belo Horizonte

2010
 GILSON DE OLIVEIRA ALMEIDA

O USO DO MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT COMO FERRAMENTA PARA

CRIAÇÃO DE SISTEMAS DE GESTÃO DE CONTEÚDO EM UM AMBIENTE
CORPORATIVO

Monografia apresentada ao Programa de

Pós-Graduação em Gestão Estratégica
da Informação, da Escola de Ciência da
Informação, da Universidade Federal de
Minas Gerais, como requisito parcial
para obtenção do título de Especialista
em Gestão Estratégica da Informação.

Orientador: Prof. Marcello P. Bax

Belo Horizonte

2010
O USO DO MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT COMO FERRAMENTA PARA
CRIAÇÃO DE SISTEMAS DE GESTÃO DE CONTEÚDO EM UM AMBIENTE
CORPORATIVO

Gilson de Oliveira Almeida

BANCA EXAMINADORA

_____________________________________________
Prof. Marcello Bax
Universidade Federal de Minas Gerais

Data da aprovação: Belo Horizonte, 10 de Agosto de 2010

Av. Antônio Carlos, 6627 – Belo Horizonte – MG – 31270-901 – Brasil – Tel.: (031) 3409-5112 Fax.: (031) 3409-5112
 Dedicatória
À meus Pais, Geraldo e Carmem pelo apoio incondicinal.
-
 RESUMO

O objetivo deste trabalho é o estudo da utilização experimental da ferramenta

Microsoft Office Sharepoint em ambientes corporativos para criação de Sistemas de
Gestão de Conteúdo (CMS). A principal motivação para essa prática é a obtenção
de informações importantes para tomada de decisões, monitoramento e controle de
documentos. A criação desse sistema é orienta-se a partir das melhores práticas
utilizadas nos processos administrativos e gestão de projetos progressistas.

-
 ABSTRACT

The objective of this work is the study of the experimental use of the tool
Microsoft Office Sharepoint in corporative environments for creation of
Systems of Management of Content (CMS). The main motivation for this
practical is the attainment of important information for taking of decisions,
document monitoring and control. The creation of this system is oriented from
best the practical ones used in the administrative proceedings and
management of progressive projects.

KEY-WORDS

Enterprise Content Management - Web Content Management - Microsoft Certified

Master - Business intelligence – Collaboration - Search
 SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO .................................................................... 8
1.1 JUSTIFICATIVA .................................................................. 8
1.2 OBJETIVO GERAL ............................................................. 9
1.2.1 Objetivos Específicos ....................................................... 10
1.3 METODOLOGIA .................................................................. 10
2 REFERENCIAL TEÓRICO ................................................. 11
2.1 CONCEITOS ....................................................................... 11
2.2 O MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT ............................. 11
2.2.1 O que é o Microsoft Sharepoint ........................................ 12
2.2.2 Os seis pilares do velho e do novo Sharepoint .............. 12
2.2.3 As ambições do MSP 2010
como plataforma empresarial ........................................... 14
2.2.4 Construindo e gerenciando sites
Internos e externos ............................................................. 14
2.2.5 Comunidades: criando o ambiente
-
de colaboração social ........................................................ 16
2.2.6 Conteúdo: gerenciando documentos,
informações e registros ..................................................... 17
2.2.7 Pesquisa: Um google privado para a organização .......... 18
2.2.8 ”Insights”: A inteligência organizacional a fundo ........... 20
2.2.9 ”Composites”: O ambiente de colaboração social ......... 21
2.2.10 O que o Sharepoint não é .................................................. 23
2.2.11 A arquitetura do Sharepoint .............................................. 24
2.2.12 A aplicabilidade do Sharepoint nas empresas ................. 25
2.2.13 Os prós e contras do Sharepoint como CMS ................... 26
2.3 ALGUMAS CARACTERÍSTICAS DO MPSBr ....................... 26
3 O ESTUDO DE CASO .......................................................... 27
3.1 A ORGANIZAÇÃO ................................................................ 27
3.2 PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO MSP ............................. 28
3.3 AS CONTRIBUIÇÕES DO MSP PARA ORGANIZAÇÃO 28
4 CONCLUSÃO ....................................................................... 30
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................... 31
 8

1 . INTRODUÇÃO

O objeto de estudo que orienta essa monografia é o uso da ferramenta Microsoft

Office Sharepoint (MSP) na criação Sistemas de Gestão de Conteúdo em ambiente
corporativo, no caso uma organização essencialmente tecnológica do mercado de
educação brasileiro, sua integração com as aplicações usadas para criar tais
conteúdos e sua contribuição para tomada de decisões em nível gerencial.
Um desafio comum às organizações hoje é a gestão da informação de forma útil
que contribui para o desenvolvimento e sucesso do negócio. O imenso volume de
informação produzido diariamente exige o auxílio de aplicações que facilitem o seu
gerenciamento, sua integração sistemas de dados estruturados e não estruturados
também é parte importante do problema.

1.1 . JUSTIFICATIVA

-
Dentro da filosofia de trabalho baseada na execução de projetos progressistas
TRANJAN (2003), a natureza dinâmica das atividades resultantes apresenta um
enorme desafio para os gerentes de projeto. Neste contexto, a interação entre os
chamados clientes desses projetos é parte importante para o desenvolvimento do
negócio.
Dentre os desafios comuns aos especialistas em gerenciamento de projetos,
estão atividades como: levantamento de requisitos, estabelecimento de prazos,
atendimento da margem de contribuição almejada pela alta direção, etc. Neste
contexto, a centralização de informações utilizando a ferramenta MSP, proporciona
grande acessibilidade por parte dos envolvidos nos projetos e cria uma base de
dados que facilita a aplicação das melhores práticas realizadas a cada entrega de
um serviço.
Embora a maior fonte de receita atual da empresa sejam os contratos de licença
de uso, do sistema de gerenciamento acadêmico Universus, o foco em gestão de
processos acadêmicos vem se tornando uma tendência no mercado de educação
brasileiro. De olho nessa mudança criou-se a “divisão” de serviços que busca auxiliar
as instituições privadas de ensino superior na gestão do ponto de vista empresarial e
acadêmico. FERNANDO (2009), em sua dissertação de mestrado, cita Tachizawa
 9

para explicar as mudanças enfrentadas pelas Instituições de Ensino (IE´s)

brasileiras:

uma mudança fundamental está ocorrendo no meio ambiente e no ambiente

interno das organizações empresariais em escala mundial. Esta mudança
está provocando a renovação do modelo de gestão dessas organizações
em face da necessidade de sua sobrevivência no ambiente em que atuam.
Eventos recentes no contexto do setor educacional evidenciam que tais
mudanças também estão chegando, com mais intensidade, às instituições
de ensino superior brasileiras. Estudos conduzidos pelo MEC chegaram a
diversas conclusões surpreendentes, todas elas centradas no foco: as
instituições de ensino estão entrando em uma nova fase evolutiva,
induzidas pelo ambiente em que estão inseridas. Esta nova fase estaria a
exigir uma postura diferente do gestor, executivo e técnico da educação,
voltada para uma administração profissional de suas instituições de
ensino superior – IES’s. (TACHIZAWA; ANDRADE, 1999)

Daí a importância do uso de ferramentas voltadas para a criação de sistemas de

gestão de conteúdo. A integração do MSP com as aplicações usadas nos processos
de construção dos projetos e sua contribuição para os processos formação de
requisitos para certificação de desenvolvimento de software MPSBr faz dele uma
alternativa viável para a boa Gestão de Conteúdo na organização.

1.2 . OBJETIVO GERAL

Apresentar a ferramenta do ponto de vista operacional e sua aplicabilidade nos

negócios da empresa, assim como seu papel no ciclo de vida dos projetos
progressistas e na orientação das tomadas de decisões e alocação de recursos para
execução dos projetos, bem como sua contribuição para o processo de certificação
da empresa.
 10

1.2.1 . Objetivos Específicos

Apresentar alguns conceitos dos Sistemas Gestão de Conteúdo;

Analisar a ferramenta MSP e suas principais características;
Descrever o papel do MSP no processo de certificação MSPBr;
Entender a contribuição do MSP para os projetos;

1.3 . METODOLOGIA

A fim de analisar a forma como a ferramenta MSP é usada para criação de

sistemas de gestão de conteúdo em um ambiente corporativo, o método de pesquisa
utilizado escolhido é a observação indireta. Esta escolha se justifica, segundo termos
da classificação proposta pelo prof. Wilson, porque é caracterizada por uma
estrutura emergente baseada na análise de textos, manuais e documentos
organizacionais.
Num primeiro momento será usada- uma abordagem expositiva dos de alguns
conceitos relacionados ao tema e seus correlatos e em seguida farei uma análise da
utilização da ferramenta no contexto real das atividades desenvolvidas na
organização.
 11

2 . REFEREENCIAL TEÓRICO

2.1 . CONCEITOS

Atualmente, um recurso muito utilizado pelas organizações como Sistema de

Gestão de Conteúdo são os chamados portais corporativos, que servem como uma
interface web capaz de centralizar a comunicação além de formar uma base
conhecimento importante para o desenvolvimento do negócio. Algumas
características: como sistema de busca, colaboração, categorização e segurança,
que contribuem para definir esses softwares como portais são semelhantes aos
requisitos para uma gestão de conteúdo eficaz.
Segundo STEWART (1998), cada um de nós passa pelo menos duas semanas
por ano procurando por informações que os outro já possuem. Um sistema eficiente
de CMS pode contribuir muito para a disponibilidade e acessibilidade a informações
compartilhadas por vários personagens envolvidos nas atividades diárias das
organizações.
- deve ser considerada ao escolher uma
Outra característica importante que
ferramenta para o desenvolvimento de um CMS é a sua integração com outras
aplicações e base de dados existentes.

2.2 . O MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT

Ferramenta inicialmente desenvolvida para compartilhamento de arquivos

Word, Excel e Powerpoint, o Sharepoint tornou-se a ferramenta por excelência de
gestão de conteúdo e de compartilhamento da informação em modo cooperativo
dentro de uma organização. Tal foi sua aceitação que um novo tópico denominado
Gerenciamento de Conteúdo Organizacional (Enterprise Content Management –
ECM) foi criado. Este tópico refere-se às tecnologias usadas na captura, gestão,
armazenamento, preservação e disponibilização de conteúdos e documentos
relacionados aos processos organizacionais (Duhon, 2005a).
Bem que o MPS não cobre todo o processo de gerenciamento de conteúdo
organizacional, ele cobre todas as etapas exceto a captura, captura essa suportada
por produtos Microsoft (Office e Project).
 12

A Microsoft, empresa que desenvolve e comercializa a solução Sharepoint,

assim mesmo, define seu produto com as seguintes habilidades: criar, publicar e
gerenciar conteúdo (MICROSOFT, 2007).
A crítica que deve ser feita ao Sharepoint está no fato de a Microsoft ainda
não definiu convenientemente para o mercado que tipo de ferramenta é o
Sharepoint. Uma ferramenta de desenvolvimento de gestão de conteúdo ou uma
ferramenta de gestão de conteúdo somente.

2.2.1 . O que é o Microsoft Sharepoint

Para aqueles que não percebem toda a abrangência do Sharepoint, o

Sharepoint é o software que, primeiro, permite o compartilhamento da informação e,
depois, permite recuperar e permitir a colaboração num local específico (MOSHER,
2010).

2.2.2 . Os seis pilares do velho e do novo Sharepoint

A Microsoft já lançou várias gerações do Sharepoint, mas as duas gerações

mais expressivas são a versão 2007 e a versão 2010 dessa ferramenta, que foi
lançada oficialmente em maio de 2010. A ferramenta só começou a ser
concretamente aceita pelo mercado a partir de 2007, quando o seu nível de
estabilidade e escalabilidade se tornaram realmente factíveis.
No gráfico de pizza abaixo vemos o modo como a Microsoft dividiu tanto o
Sharepoint 2007 quanto o Sharepoint 2010 em seis diferentes áreas funcionais e
como estes conceitos evoluíram da versão 2007 para a versão 2010.
 13

No presente trabalho guardarei a nomenclatura inglesa devido ao fato de

sua aplicabilidade no meio da tecnologia da informação, apesar de possuirmos
termos correspondentes em português. No Sharepoint 2007, as seis áreas
funcionais incluem:
1. Collaboration (Colaboração)
2. Portal (Portal) -

3. Search (Busca)
4. Content Management (gestão do conteúdo)
5. Business forms (Formulários de negócios)
6. Business intelligence (Inteligência organizacional)

Uma primeira observação que deve ser feita, e com muita propriedade, é o
que estes termos que designam as áreas funcionais do Sharepoint 2007 significam,
pois nem sempre o que o mercado entende por um conceito é o que a Microsoft
entende e implanta no seu produto.
Apesar da aceitação de mercado, a versão 2007 foi realmente utilizada
como um serviço de compartilhamento de arquivos com um pouquinho de
colaboração junto deste compartilhamento.
Já a versão 2010, tem como objetivo mudar esta realidade de mercado
imposta pela versão 2007 e mover-se em direção ao sonho da Microsoft do
Sharepoint ser a plataforma empresarial para diferentes sistemas de informação e
usos da informação pelos trabalhadores da informação.
 14

Para tal, a versão 2010 oferece uma série de melhorias em relação à versão
2007, incluindo melhorias na interface com o usuário, melhorias das capacidades da
área de colaboração (o conceito implícito aqui é o de redes sociais), melhorias na
área de inteligência organizacional, na gestão dos documentos e registro de
manipulação dos mesmos e uma melhor integração com outros sistemas.

2.2.3 . As ambições do MPS 2010 como plataforma empresarial

Logo, vamos entender o que é o Sharepoint 2010 passando pelas suas seis
áreas de modo resumido. A utilização ou não de todas as áreas desta versão
dependerá, sobretudo, dos seguintes fatores: (1) Cultura organizacional; (2)
Competência do recurso humano que será colocado defronte a ferramenta para
utilizá-la corretamente; e (3) Competência técnica para disponibilizar dentro da
empresa a ferramenta como avalancha para os negócios e não mais um estorvo no
dia-a-dia do usuário que deve utilizá-la porque o “patrão mandou”.
Dito isso, para entendermos o -que o Sharepoint realmente é, teremos que
entender a ambição da Microsoft para este produto. Colocado de um modo muito
simples, a Microsoft quer que o Sharepoint venha a ser o único ponto de agregação,
busca e colaboração de toda a informação que uma dada organização possua. Isso
significa, de um ponto de vista filosófico, “big brother is watching you” (ORWELL,
1950) e uma concentração de poder numa só ferramenta disponibilizada por uma só
organização.

2.2.4 . Construindo e gerenciando sites internos e externos

Apesar de ter havido um grande número de melhorias relacionadas à gestão

de conteúdo na Web (Web Content Management - WCM), os leitores da CMSWire
(http://www.cmswire.com/) que ainda não é possível denominar o Sharepoint um
WCM. Ele é uma boa plataforma para suporte a um WCM, mas nos moldes de um
site numa intranet, numa extranet ou na Internet.
Independente de qual utilização for dada ao Sharepoint numa organização,
as funcionalidades estão lá para quem quiser utilizar. Entretanto, disponibilizar a
 15

intranet inteira ou o site corporativo dependerá muito mais de uma decisão política
do que uma decisão técnica. Ainda existem no mercado produtos mais adequados
do que o Sharepoint para este tipo de funcionalidades.
Apesar destas opiniões contrárias à ambição e expectativas da Microsoft em
relação ao Sharepoint, Tom Resing (http://www.twitter.com/resing), um MCM
(Microsoft Certified Master) da Microsoft em Sharepoint, disse: “O Sharepoint é um
software da Microsoft projetado para permitir publicação na web tão facilmente
quanto usar Word, Excel, Access + Powerpoint”.1
Para provar isso Resing está migrando seu próprio site para Sharepoint
como parte da “revolução WCM em Sharepoint”.
Outras pessoas já possuem uma impressão mais mitigada da visão
Sharepoint como uma ferramenta de WCM. Errin O’Connor, CEO da EPC Group
(http://www.epcgroup.net/pages/errin.aspx) levantou a questão que para o
Sharepoint ser usado como um WCM, o problema de licenciamento do software
precisará ser resolvido antes, somente assim existirá a possibilidade do Sharepoint
ser utilizado de modo mais abrangente pelo mercado de websites.
O que tem de melhor na versão- 2010? A lista a seguir fornece uma amostra
do que melhorou.

1. Um modo mais intuitivo de criar o conteúdo web, com uma interface

similar ao MS Office;
2. Melhor suporte a websites que utilizam múltiplas localizações (línguas);
3. Melhor organização e categorização do conteúdo;
4. Compatibilidade com os padrões da Web como XHTML e WCAG 2.0 AA
garantindo assim o maior leque de usuários e dispositivos na web de
visualizar seu website;
5. Melhor busca, particularmente via FAST Search, incluindo mais
resultados relevantes e vários modos de visualizar os resultados;
6. Integração com o Web Analytics;
7. Personalização via Audience Targeting;
8. Suporte a vários browsers permitindo assim que seu website seja visto
na maioria dos browsers existentes no mercado hoje.

1
"SharePoint is software from Microsoft designed to make publishing on the web as easy as using Word, Excel,
Access + PowerPoint."
 16

Como exemplo de site desenvolvido utilizando a plataforma Sharepoint

temos:

Figura 2: Exemplo de site desenvolvido em Sharepoint (kraftfoods.com)

2.2.5 . Comunidades: Criando o ambiente de colaboração social

Com o advento de sites como Facebook e Twitter e sua utilização cada vez
maior por parte das pessoas tanto em casa quanto no trabalho, o Sharepoint
disponibilizou as seguintes funcionalidades na tentativa de criar uma convergência
entre ele e essa outras ferramentas:
• Criar perfis detalhados dos usuários (como se vê nas páginas do Facebook);
• Uso de ferramentas moderna de colaboração e compartilhamento incluindo
blogs, wikis, RSS e fluxo de atividades;
• Criar grupos de interesses especiais (comunidades) para compartilhar e
trabalhar em projetos (isto diretamente ligado à estrutura organizacional de
sua companhia);
• Interatividade via comentários e discussões sobre itens de conteúdo.
 17

• Criação de espaços pessoais e “dashboards” denominados MySites onde o

usuário pode registrar, controlar e rastrear seu próprio conteúdo e o trabalho
que está desenvolvendo em certas comunidades, projetos e outros.

Figura 3: Exemplo de MySite em Sharepoint

2.2.6. Conteúdo: Gerenciando documentos, informações e registros:

Na versão atual do Sharepoint, a Microsoft melhorou a funcionalidade de

criação e gestão de documentos. Uma organização normalmente possui dois tipos
de documentos: documento de informação utilizada para executar tarefas e
atividades e registros. Registros diferem da categoria anterior pelo fato de que eles
são documentos e informação que devem ser armazenadas, congeladas e
armazenadas em função de uma regulamentação e/ou em observância à alguma
regulamentação.
 18

As funcionalidades atuais permitem:

• Gestão de todos os documentos da organização e outras informações
incluindo o controle de quem pode ler e modificá-los.
• Categorização dos documentos para facilitar a busca e a recuperação.
• Marcador de “registro oficial” e bloqueio de mudanças futuras.

Como parte da funcionalidade “Content”, o usuário possui integração direta

com o ambiente Office, de modo a visualizar os documentos num ambiente familiar e
garantir que a sinergia na venda casada de produtos.

Figura 4: Exemplo da gestão de registros em Sharepoint

2.2.7 .Pesquisa: Um Google privado para a organização

O Sharepoint possui 2 níveis de busca: (1) a funcionalidade herdada da

versão 2007; e (2) FAST Search (busca rápida). Inclui os seguintes mecanismos:

• Pesquisa de informações e pessoas;

 19

• Indexação do conteúdo e dados armazenados em outros bancos de dados e

fontes;
• Uso da funcionalidade de busca que o Windows 7 possui para encontrar
informações dentro do Sharepoint;
• Busca refinada baseada em taxonomia e metadados (como o conteúdo está
organizado e classificado).

Além destes mecanismos, o “FAST Search” traz melhorias, tais como:

• Miniaturas e visualização prévia do conteúdo dentro do conjunto resultado da

busca;
• Resultados refinados baseados no perfil do usuário ou da audiência;
• A possibilidade de refinar a bisca utilizando filtros como “Site”, “Author”,
“Result Type” e outros.

Figura 5: Exemplo de resultado de uma busca rápida (FAST Search) em Sharepoint

 20

2.2.8 .”Insights”: A inteligência organizacional a fundo

O conceito embutido dentro do Sharepoint é que uma ferramenta de

inteligência organizacional (BI) deve ser uma ferramenta de ajuda à tomada de
decisões e busca de problemas. O Sharepoint tenta retirar das mãos do especialista
e colocar nas mãos de um funcionário mediano dentro da organização esta
funcionalidade.

Figura 6: Exemplo de “dashboard” desenvolvido em Sharepoint utilizando serviços nativos do Excel

Para isso as seguintes funcionalidades estão, agora, disponíveis:

• Uso de ferramentas como o Excel para reunir e analisar dados armazenados

no Sharepoint;
• Utilizar os serviços do Excel nativos no Sharepoint para cuspir dados e
construir relatórios para web;
 21

• Juntar informações de vários sistemas diferentes e apresentá-los no

Sharepoint;
• Criar “dashboards”, “scorecards” e outras “views” – fazendo com que os
indicadores de performance (Key Performance Indicators - KPI) accessíveis
para os trabalhadores da informação e gerentes de processo.

O que deve ficar sempre na mente da cada um dentro da empresa é o que

todos terão boa performance na execução de suas tarefas se a organização prover
as informações e ferramentas necessários para executá-las. Apesar da afirmativa
não ser por si só verdadeira, pois uma das variáveis é o fator humano, a filosofia de
venda do Sharepoint é que a ferramenta é, por excelência, ela.

2.2.9 .”Composites”: O ambiente de colaboração social

㌠б

Figura 7: Exemplo de “Business Connectivity Services” (BCS) desenvolvido em Sharepoint

 22

Outra melhoria do Sharepoint é a possibilidade de trabalhar com múltiplos

sistemas. “Mashup” é o termo utilizado pela Microsoft para a funcionalidade do
Sharepoint de colocar junto diferentes conteúdos e sistemas, incluindo conteúdos do
Sharepoint, provendo um único ponto de entrada para o usuário trabalhar.
O usuário pode criar formulários para modificar o banco de dados do
Sharepoint assim como banco de dados de aplicações externas. Estes formulários
podem, inclusive, serem criados como formulários Word e Excel – sendo acessados
de dentro do pacote Office ou no “browser”.
A integração de dados é chave para que o processo de visualização dos
dados seja possível pelos usuários do Sharepoint. Para tal é primordial que os
dados externos sejam manipulados via BCS (Business Connectivity Services).

鸠͜

Figura 8: Arquitetura do “Business Connectivity Services”

A política da Microsoft é de cada vez mais integrar o Sharepoint com as

ferramentas de produtividade de dia-a-dia, isto é, como o pacote Office. A tendência
será de ver cada mais uma sinergia entre produtos Microsoft que no passado eram
produtos isolados.
Como estamos na era da computação em nuvem, a Microsoft oferece
também uma versão na nuvem. A versão na nuvem é conhecida como BPOS
 23

(Business Productivity Online Services). Esta versão ainda possui algumas

fragilidades, mas a Microsoft tem investido cada vez mais na Internet para
transformar isso em realidade.
A esperança é que o preço da solução na nuvem seja mais em conta do que
o preço de licenciamento na modalidade “on-premise” ofertada atualmente.
Microsoft tem se referido ao Sharepoint 2010 como a plataforma empresarial
colaborativa, um tipo de loja de toda a informação que o usuário precisa. É
agradável de pensar que uma pessoa poderia chegar de manhã no trabalho abrir o
“browser” e trabalhar feliz numa perfeita harmonia colaborativa com seus pares. Esta
é a visão empresa 2.0 e uma que a Microsoft procura suprir via plataforma
Sharepoint e ferramentas.

2.2.10 .O que o Sharepoint não é

O Sharepoint não é o “Graal”. Em algumas organizações, inclusive na

鸠͜
Cadsoft, acredita-se que uma vez instalado, todos os problemas de colaboração,
gestão de conteúdo, inteligência organizacional, etc. serão solucionados como por
“milagre”.
Lógico que isso não é verdade nem a Microsoft comercializa essa
funcionalidade no seu produto. E nenhuma organização tem o direito de culpar o
Sharepoint por não solucionar os problemas organizacionais de uma dada
corporação.
Bem, então, o que ele não é:
1. Servidor de arquivos : o Sharepoint é uma plataforma colaborativa que
não foi construída para ser o servidor de arquivo. O tamanho máximo de
arquivo permitido é de 2 GB. Alguns cenários não são bem suportados
pelo Sharepoint. São eles: (1) documentos e arquivos com “links”
embutidos; (2) arquivos que exijam acesso único (locked files); (3)
suporte ao desenvolvimento de aplicações e controle de versão; (4)
distribuidor de aplicativos; (5) suporte para arquivos .dll, etc., (6) backup;
(7) servidor de media (sons, filmes, etc.); (8) empresa 2.0 e/ou rede
social.
 24

2.2.11 .A arquitetura do Sharepoint

• A arquitetura da versão 2007 ainda pode ser vista numa única figura,
enquanto que na versão 2010 torna-se impossível ver a arquitetura do
Sharepoint no todo. Cada área possui sua própria arquitetura independente
das outras.
• Para a arquitetura 2010, cada área possui um ou mias diagramas de
arquitetura que pode ser encontrada neste link:
http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc263199.aspx.

鸠͜

Figura 9: Arquitetura lógica da versão 2007 do Sharepoint.

Fonte: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=14c6b1c1-ad26-4ed0-
87b8-b691ebdd9662&displaylang=en#filelist
 25

• Figura 10: Arquitetura lógica resumida da versão 2010 do Sharepoint.

• http://itfootprint.wordpress.com/2009/11/07/overview-of-sharepoint-2010-in-single-
picture/&usg=__bnamSM5cHxtP4TQhs4a7dIPljMs=&h=484&w=918&sz=113&hl=pt-
BR&start=9&um=1&itbs=1&tbnid=O3KKEdMtAdRimM:&tbnh=78&tbnw=147&prev=/images%3
Fq%3Dsharepoint%2Barchitecture%2B2010%26um%3D1%26hl%3Dpt-
BR%26sa%3DN%26tbs%3Disch:1

鈠͜

2.2.12 .A aplicabilidade do Sharepoint nas empresas

Como dito anteriormente o Sharepoint não é o Graal da empresa 2.0. De

modo que antes de implantar qualquer ferramenta de colaboração, especialmente
alguma tão cara quanto o Sharepoint, a cultura organizacional da empresa já deverá
suportar este tipo de filosofia. Sem isso, os benefícios da plataforma serão perdidos
e será mais uma solução de engenharia.
De que foi falado no parágrafo anterior deduzimos que integrar tecnologia e
ambiente organizacional não é tarefa simples muito menos elementar. Fatores
humanos como resistência a mudanças, falta de flexibilidade do usuário em
aproximar problema e solução com a tecnologia disponível, mesmo em empresas
metanoicas, serão os fatores que farão da solução sucesso ou mais um caso de má
implantação de tecnologia numa organização.
 26

2.2.13 .Pós e contras do uso do Sharepoint como CMS

Uma plataforma que tem a pretensão de ser a empresa 2.0 é obrigada a

fazer compromissos, primeiramente, entre seus componentes externos e depois
entre seus componentes internos e as funcionalidades que serão disponibilizadas
para o usuário final.
Logo a utilização do Sharepoint somente como gerenciador de conteúdo
web é “utilizar canhão para matar mosquito”, isto é, algumas funcionalidades que
são encontradas em outros gerenciadores de conteúdo web não serão encontrados
nele e vice-versa.
O que transforma o Sharepoint numa plataforma interessante é a sua
interoperabilidade com o pacote Office. Isto deixa claro que empresas que possuam
um mix de produtos que não seja Microsoft terá sérios problemas de migração,
alguns deles que poderão ser resolvidos pelo Business Connectivity Services e
outros que não serão tão facilmente resolvidos.
De todo modo, um fator que indubitavelmente se coloca na utilização do
Sharepoint é o preço. O licenciamento ㌠
éбum fator limitador e, como a plataforma está
pensada hoje, mesmo as médias empresas, terão que fazer altos investimentos para
conseguir implantá-la.

2.3 . ALGUMAS CARACTERÍSTICAS DO MPSBr

O MPSBr é um instituto criado para avaliar e certificar as empresas brasileiras de

desenvolvimento de software. Dentre os vários níveis de avaliação, no Nível G
(Treinamento) apresenta como propósito identificar, estabelecer e monitorar as
atividades, tarefas e recursos que um projeto necessita para produzir um produto ou
serviço, no contexto de requisitos e restrições do projeto. Ele se divide em quatro
categorias, são elas: estimativas, estabelecimento do plano, obtenção de
compromisso com o plano, e o mais relevante para nosso estudo o monitoramento e
controle.
 27

3 . ESTUDO DE CASO

3.1 . A ORGANIZAÇÃO

A CADSOFT é uma empresa de tecnologia que recentemente completou 20 anos

de atuação no mercado de educação brasileiro. Nesse período a empresa
protagonizou casos de sucesso no desenvolvimento de soluções acadêmicas
usadas em instituições de diversas regiões, chegando a possuir em sua carteira de
clientes de quase 300 instituições de ensino. Entretanto, nos últimos anos mudanças
profundas no mercado e na própria estrutura da organização transformou seu
modelo de negócio. Após um período de mudanças estruturais e culturais a empresa
reduziu seu foco de atuação e conta com menos de 50% da sua robusta clientela
dos tempos áureos.
Os atuais sócios optaram pela adoção do modelo de negócio conhecido como
progressista, baseado na metodologia metanóica proposta por Roberto Trajano.
(metanóia é uma palavra de origem grega (µετάνοια , metanoia) e significa
-
arrependimento, conversão (tanto espiritual, como intelectual), mudança de direção
e mudança de mente; mudança de atitudes, temperamentos; caráter trabalhado e
evoluído).
Dessa forma a empresa passou a atuar com uma estrutura organizacional
horizontal, conhecida na teoria da administração como estrutura celular, dividindo-se
nas seguintes unidades de negócio:
1- Produto: responsável pelo desenvolvimento e manutenção do sistema
de gestão acadêmica, conhecido como Universus;
2- Serviço: desenvolve um negócio de consultoria denominado Gestão
Acadêmica Moderna (ANTONUCCI, 2008);
3- Descobrir: responsável pelo relacionamento com cliente e prospect´s;
4- Imaginar: unidade de marketing e comunicação;
5- Sustentar: desenvolve as atividades relacionadas à administração,
recursos humanos e infraestrutura;
 28

3.2 . PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO MSP

A primeira experiência com a ferramenta Sharepoint foi a versão 2007. A

principal razão para essa implementação foi para responder a uma solicitação da
empresa certificadora do MPSBr (Melhoria de Processos do Software Brasileiro).

戀и

Figura 11. Primeira versão do portal corporativo da cadsoft na versão 2007 –

sp.cadsoft.com.br

A utilização limitou-se a um grande repositório de arquivos em que a maioria

dos colaboradores manteve contato mínimo e sem orientação e planejamento.
Atualmente esta visão ainda prevalece, o que de certo modo sugere que a empresa
não conseguiu fazer a transição de uma empresa familiar para uma empresa focada
nos negócios.
 29

Num segundo momento o objetivo da implantação da plataforma foi para

aprendizagem e desenvolvido de produtos para ela (add-ons). Este objetivo foi
parcialmente alcançado com a construção de um produto aplicado ao ramo de
negócios da empresa, integração com processos e aplicações interna e apoio no
processo de certificação MPSBr.

異и

Figura 11. Versão atual do portal corporativo da cadsoft na versão 2010 – nossacad.net.br
 30

3.3 . AS CONTRIBUIÇÕES DO MSP NA ORGANIZAÇÃO

Atualmente o MSP apoia as atividades planejamento financeiro em sinergia

com a criação e execução dos projetos progressistas facilitando a tomada de
decisões dos executivos. O monitoramento e controle de documentos como requisito
para certificação MPSBr na busca de melhores práticas para o desenvolvimento de
softwares. Finalmente a aplicação de pesquisas resultantes do serviço chamado
Gestão Acadêmica Moderna, que se apoia no do Modelo de Maturidade Acadêmica,
anteriormente citado e representa a maior tendência do mercado privado de
educação que é a profissionalização do perfil dos gestores de instituições
acadêmicas.

齰͞

Figura 12. Comunidade dedicada a Instituições Privadas do Ensino Superior

 31

4 . CONCLUSÃO

Com base no estudo desenvolvido, conclui-se que a utilização de

ferramentas tecnológicas no ambiente organizacional é de vital importância nos dias
de hoje para atender as necessidades dos clientes, cada vez mais exigentes. Porém
o uso do MSP na criação de Sistemas de Gerenciamento de Conteúdo não é
simplesmente uma decisão técnica. Sua escolha deve levar em conta sua
compatibilidade com as demais ferramentas utilizadas nos processos
organizacionais, além da existência de uma cultura organizacional adequada voltada
para a colaboração. Uma compreensão muito clara da própria estrutura de negócios
e dos processos internos das organizações é primordial uma boa escolha no que se
refere a qual ferramenta escolher.
Duas características podem se destacam no projeto de implantação do MPS:
primeiro sua integração com as ferramentas usadas nos processos internos da
organização, principalmente pelo perfil de negócio que inclui o desenvolvimento de
softwares baseados na mesma plataforma; segundo cultura de negócio baseada na
execução de projetos que possuem em齰͞ como requisitos a utilização de sistemas de
gerenciamento de conteúdo.
Uma limitação encontrada no trabalho proposto é comum ao
desenvolvimento desse tipo de sistema é a falta interação entre as unidades de
negócio e os seus diversos usuários. O foco no desenvolvimento isolado das
atividades individuais nem sempre está reflete as necessidades do escopo dos
projetos ou mesmo do planejamento estratégico. Isto faz com que a pesquisa dos
resultados dessa implantação seja feita através de estimativas e comparações com
projetos anteriores.
A abordagem desde trabalho baseia-se na observação e descrição do
processo de implantação da ferramenta, assim como a seu efeito nas unidades de
negócio relacionadas. O uso da ferramenta sem um planejamento detalhado,
definido apenas pela demanda dos processos internos, reduz a perspectiva de
análise sobre os benefícios resultantes dessa aplicação.
Uma linha evolutiva deste estudo pode ser traçada mediante a análise da
contribuição da ferramenta para cada unidade de negócio ou também uma análise
do seu uso como comunidade privada para instituições de ensino através de
aplicação de questionários.
 32

A proposta para o desenvolvimento de bons Sistemas de Gestão de

Conteúdo passa pelo planejamento e adequação recursos da ferramenta escolhida
ao ambiente produtivo da organização. O envolvimento de todo a corporação, desde
a alta direção, é fundamental para o bom aproveitamento das vantagens que esse
gerenciamento pode proporcionar. É igualmente importante ressaltar que a eficácia
nos resultados alcançados com o desenvolvimento desses sistemas depende
também da qualificação e motivação da equipe.

齰͞
 33

REFEREÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

DUHON, B. (2005a). ECM At Work – Wall Poster. Retrieved November 30, 2007,
de: http://www.aiim.org/article-aiim.asp?ID=29914.

FERNANDO, Daniel A. S. - Uma compreensão muito clara da própria estrutura e

dos processos internos das organizações é primordial uma boa escolha no
que se refere a qual ferramenta escolher, São Paulo, Centro Estadual de
Educação Tecnológica Paula Souza, 2009

MOSHER, Barb. What is sharepoint 2010: vision-and-reality, 02/Junho/2010, de:

http://www.cmswire.com/cms/enterprise-20/what-is-sharepoint-2010-vision-and-
reality-007513.php.

Microsoft. (2007a). Microsoft Office SharePoint Server 2007 Evaluation Guide. 2

de Novembro de 2007, de: http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83060&cicid=0x409.
齰͞

Microsoft. (2007b). Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Evaluation

Guide. 2 de Novembro de 2007,de:
http://technet.microsoft.com/enus/windowsserver/SharePoint/bb400753.aspx.

Microsoft. (2007c). Planning and architecture for Windows SharePoint Services

3.0 technology. 2 de Novembro 2007, de:
http://technet2.microsoft.com/windowsserver/WSS/en/library/ab2bedd4-d12b-4825-
9c10-1c5e4079e1c61033.mspx?mfr=true.

ORWELL, George. big brother is watching you 1984. Orlando, Florida: Penguin
Group, 1950.

STWART, Thomas A. O Capital Intelectual – A Nova Vantagem Competitiva da

Empresas , Rio de Janeiro, Ed. Campos 1998

TRANJAN, Roberto Adami. A Empresa de Corpo, Mente & Alma. São Paulo, Ed.
Gente, 4ª Ed. 2003