MANUAL DO UTILIZADOR

iTIME v3
Software de Controlo e Gestão de Assiduidade
 As informações descritas neste documento podem ser alteradas sem aviso prévio e sem que seja necessário atualizar
este Manual para todos os seus utilizadores.

Alterações significativas são geralmente tratadas como Adendas ao Manual ou objeto de novas versões deste
Manual.

Nenhuma parte deste documento pode ser reproduzida ou transmitida sob qualquer formato, para qualquer
propósito, sem autorização escrita da empresa produtora desta aplicação.

Windows, Internet Explorer e os seus logótipos são marcas registadas da Microsoft.

Outros programas de softwares utilizados na construção do software iTIME são marcas registadas dos seus
proprietários.

A utilização do software iTIME está subjacente à aceitação do contrato de Licença de Utilização cujo texto faz parte
integrante do produto.

Todos os nomes e imagens apresentado(a)s ao longo dos exemplos são fictícios.

Manual iTIME Versão 3.0

Versão 1.2 do Manual

© 2006-2021 iTIMEweb Todos os direitos reservados

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 ÍNDICE

Introdução .................................................................................................................................................................................... 6
Instalação...................................................................................................................................................................................... 6
Requisitos mínimos ............................................................................................................................................................. 6
Instalar o iTIME ..................................................................................................................................................................... 7
Proceder ao licenciamento da cópia ............................................................................................................................ 8
Primeiro Login ao Sistema ................................................................................................................................................ 9
Configuração e Parameterização ..................................................................................................................................... 11
Parametrização e definição da Empresa a gerir .................................................................................................... 11
Códigos de Classificação ................................................................................................................................................ 12
Configuração das Definições de Classificação ....................................................................................................... 13
Como criar um nova Definição de Classificação .............................................................................................. 13
Edição de uma Definição de Classificação ......................................................................................................... 14
Parametrização dos Horários de Trabalho .............................................................................................................. 17
Parametrização dos Horários de dias de descanso ............................................................................................. 21
Definição de Planos de Trabalho ................................................................................................................................ 22
Equipas de Trabalho ........................................................................................................................................................ 24
Tabelas de Filtragem........................................................................................................................................................ 25
Tabela de Departamentos ........................................................................................................................................ 25
Tabela de Secções ....................................................................................................................................................... 25
Tabela de Subsecções ................................................................................................................................................ 26
Tabela de Categorias .................................................................................................................................................. 28
Tabela de Colaboradores ............................................................................................................................................... 29
Informação Principal ................................................................................................................................................... 30
Informação Relacionada............................................................................................................................................ 31
Períodos........................................................................................................................................................................... 33
Dados para o Terminal .............................................................................................................................................. 34
Web/App ......................................................................................................................................................................... 34
Notas ................................................................................................................................................................................ 35
Escalas de Serviço ........................................................................................................................................................ 35
Utilização Diaria do iTIME ................................................................................................................................................... 37
Processamento ................................................................................................................................................................... 37

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 Atualizar Registos ........................................................................................................................................................ 38
Recalcular desde .......................................................................................................................................................... 39
Recalcular o dia ............................................................................................................................................................ 39
Desatualizar Registos ................................................................................................................................................. 39
Resultados............................................................................................................................................................................ 40
Resultado Geral ............................................................................................................................................................ 41
Trabalho Efetivo ...................................................................................................................................................... 41
Extras ........................................................................................................................................................................... 41
Faltas/Ausências ...................................................................................................................................................... 41
Subsídios .................................................................................................................................................................... 42
Tolerâncias...................................................................................................................................................................... 42
Definição de Baixas .......................................................................................................................................................... 43
Definição de Férias ........................................................................................................................................................... 43
Definição de Feriados ...................................................................................................................................................... 44
Trocas e Substituições ..................................................................................................................................................... 45
Classificação de Faltas ..................................................................................................................................................... 46
Contas Correntes ............................................................................................................................................................... 47
Relatórios e Listagens...................................................................................................................................................... 49
Exportação para Salários ................................................................................................................................................ 50
Eventos do Sistema .......................................................................................................................................................... 51
Consulta de Movimentos ............................................................................................................................................... 52
Gestão de Utilizadores .................................................................................................................................................... 53
Módulo de Operações com Terminais ........................................................................................................................... 56
Recolha de Movimentos................................................................................................................................................. 56
Gestão de Utilizadores no Terminais......................................................................................................................... 57
Gestão de Terminais ........................................................................................................................................................ 59
Outras Funcionalidades ....................................................................................................................................................... 62
Importação de Dados ...................................................................................................................................................... 62
Movimentos ................................................................................................................................................................... 62
Colaboradores............................................................................................................................................................... 63
Execução de Scripts .......................................................................................................................................................... 64
Outros .................................................................................................................................................................................... 64

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 INSTALAÇÃO

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 INTRODUÇÃO

Criamos a solução iTIME, Software de Gestão de Assiduidade e Plataforma Web. As nossas

Soluções de Controlo e Gestão de Assiduidade são projetadas para capacitar as Empresas a
automatizar o processo, muitas vezes demorado, de controlo de assiduidade, por isso o iTIME
agrega um conceito de versatilidade e adaptabilidade de forma abranger todas as
possibilidades.

O iTIME foi desenvolvido segundo a ideologia de ser 100% adaptável/customizável às

necessidades das Empresas, pois estas desenvolvem as suas matrizes, estabelecem conceitos e
abordagens completamente distintas.

INSTALAÇÃO
A instalação do software iTIME segue as normas utilizadas pela maioria dos produtores
internacionais de software.
O programa de instalação guia o utilizador na instalação das aplicações, oferecendo-lhe várias
alternativas de instalação, podendo ser instalados apenas os ficheiros para uma execução
simples ou todos os ficheiros e produtos necessários para uma instalação completa.

Requisitos mínimos

▪ 4GB em disco (para instalação de demonstração)

▪ 2GB RAM

▪ Monitor e placa gráfica capaz de reproduzir gráficos iguais ou superiores a 1366x756

▪ Ligação à Internet
▪ Sistema Operativo: Microsoft Windows 7 ou superior

▪ Microsoft Internet Explorer 10 ou Superior

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 Instalar o iTIME

Siga com atenção todas as questões que lhe serão colocadas pelo programa de instalação do
iTIME.

- Leia atentamente o Acordo de Licenciamento.

- Siga as instruções apresentadas e no final da instalação, caso seja necessário,

deverá reiniciar o computador.

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 Proceder ao licenciamento da cópia
Para utilizar o iTIME, deverá possuir uma licença válida. Por isso, obtenha uma licença válida
junto do seu fornecedor.

Deverá fornecer NIF, Nome e número de colaboradores a licenciar.

No final deste processo ser-lhe-á fornecida uma licença composta por uma chave que utilizará
para validar a mesma na aplicação.

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 Primeiro Login ao Sistema

O iTIME é instalado com uma empresa de demonstração. Para fazer o primeiro Login ao ITIME e
assim criar a nova empresa, utilize os seguintes utilizador e palavra-chave: demo / demo

Localize o Item de Menu Sistema → Propriedades da Empresa

Na Janela de Propriedades da Empresa, clique em Novo para adicionar uma nova Empresa e
preencha os campos do Formulário de criação de uma nova Empresa.

NIF/Sigla: Denominação da empresa. Este código acompanha todos os registos

gerados pelo ITIME para a entidade em questão.

Nome: Nome da Empresa a que se destina o registo da aplicação.

Chave: Deverá ser colocada neste campo a chave disponibilizada para o

licenciamento da aplicação.
Número de Colaboradores: Número máximo de colaboradores para o qual o
iTIME foi licenciado.

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 Utilizador de Administração: Indique o utilizador para o novo administrador da
nova entidade.

Palavra-Chave: Palavra-chave para o administrador da nova entidade.

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 CONFIGURAÇÃO E PARAMETERIZAÇÃO

Parametrização e definição da Empresa a gerir

Aqui vamos identificar e parametrizar os dados relativos a cada Empresa, tais como a licença de
utilização, o caminho para as bases de dados, datas de atualização, entre outros.

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 Códigos de Classificação
Todos os resultados obtidos pelo iTIME, são "filtrados" pelas definições horárias. Estas possuem
como base códigos de classificação que serão atribuídos aos tempos obtidos.

Os códigos de classificação estão divididos em 3 categorias principais:

• Códigos de Faltas: Estes códigos serão utilizados para classificar/catalogar

registos de faltas. Podem ainda ser colocados na categoria de Faltas
Justificadas, Faltas Injustificadas ou Ausências.

• Códigos de Abonos (Efetivo, outros abonos): Os códigos de classificação

de abonos têm como função classificar/catalogar abonos (horas a pagar)
não suplementares. Exemplo: Efetivo, Subsídios, etc.

• Códigos de Suplementares (Extras): Os códigos de suplementares tem

como função classificar/catalogar horas de trabalho suplementar ou extras.

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 Configuração das Definições de Classificação
Agora vamos definir os códigos de classificação e os valores a que estes correspondem. Não
esquecer que todos os tempos provenientes dos terminais necessitam de ser classificados.

Como criar um nova Definição de Classificação

Devemos começar por criar o novo código em Novo e atribuir um código numérico ou
alfanumérico, um nome que o identifique, mínimo de tempo e múltiplo. Seguidamente clicamos
na definição criada e vamos associar as definições.

Para ser criada a definição vamos preencher os campos necessários ao correto funcionamento.

• Código: Este campo já deverá estar preenchido, é não editável e não

permite duplicações.
• Nome: Utilize este campo para alterar/criar o nome da sua nova definição
de classificação. Este campo é meramente informativo.

• Mínimo de tempo: É o mínimo tempo que é necessário para que a definição seja
usada para processamento.

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 Edição de uma Definição de Classificação
Para editar uma Definição de classificação, devemos realizar duplo clique para ser aberto o
editor de definições de classificação.

▪ Mínimo de tempo: É o mínimo tempo que é necessário para que a definição seja
usada para processamento.

Exemplo: Numa definição de classificação de faltas, cujo o mínimo de tempo

definido é 5 minutos e o tempo de falta é de 2, a falta seria “ignorada” pela
definição.

▪ Tipo: O Tipo de uma Definição de classificação identifica a função da mesma.

Existem 4 tipos diferentes de definição:

• Faltas: Período de tempo que falta que falta ao horário de trabalho para o
completar.

• Extras: Período de tempo que excede o horário de trabalho.

• Efetivo: Período efetivo do horário de trabalho.

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 • Subsídio: Períodos do horário de trabalho com gratificações especiais
(Exemplo: Períodos noturnos com subsídio).

▪ Arredondamento: O valor especificado em arredondamento é adicionado ao valor

da falta, desde que esta seja superior ao Mínimo de tempo. O valor de
arredondamento pode ser negativo.

Exemplo: Para uma falta de 32 minutos com o arredondamento em 10, o valor

obtido seria 42 minutos. Para uma falta de 32 minutos e o arredondamento em –
10 o valor obtido seria 22 minutos

▪ Múltiplo: Períodos de tempo em que a definição vai funcionar.

Exemplo: Se um dado Colaborador obtiver uma falta de 13 minutos e o Múltiplo

for 10 então serão contabilizados 20 minutos. Se um Colaborador obtiver extras
de 26 minutos e o Múltiplo for 10 minutos então serão contabilizados somente
20 minutos.

▪ Definição: A definição engloba o modo de classificação ou atribuição de subsídio

de alimentação.

A Definição de classificação, indica ao iTIME como proceder á classificação das horas e respetiva
distribuição pelas Tabelas de Resultado específicas. Para adicionar uma nova linha de Definições,
clique adicionar. Faça duplo-clique sobre uma linha para opções de configuração.

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 Exemplo 1:

Um Colaborador cumpriu 03:30 Horas de horas extra e pretende-se classificar, de uma

forma automática, essas 3 horas e 30 da seguinte forma:

1ª hora com um código X

2ª hora com um código Y

3ª hora e seguintes com código Z.

Exemplo 2:
Um Colaborador faltou 30 minutos e pretende-se que, de uma forma automática, esses
30 minutos sejam direcionados para a Tabela de Compensações.

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 Parametrização dos Horários de Trabalho
O iTIME é um sistema de gestão e controlo de assiduidade, logo, como base do seu sistema de
controlo necessita da definição dos horários de trabalho.

Os horários de trabalho do iTIME são constituídos por períodos horários e por sua vez
constituem os Planos de Trabalho.

▪ Períodos Horários: Período de tempo de duração variável e definível, que mediante

a sua parametrização identifica o tempo resultante de um cálculo de assiduidade
como efetivo, falta ou extra.
▪ Planos de Trabalho: O Plano de Trabalho é um conjunto de horários que se repete
em ciclo de tempo definível.

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 Vamos demonstrar agora a criação de um horário passo a passo:

1. Na tabela Horário, vamos clicar em novo.

2. Vamos introduzir um código para o horário, um nome que o identifique, a hora

de início e fim.

3. Fazendo duplo clique sobre a linha do horário criado vamos parametrizar o

horário.
4. É necessário agora a introdução de alguns dados relativos ao horário:
a. Objetivo
b. Cor identificativa.

É necessário definir os períodos de trabalho, em que o iTIME vai usar as suas definições para
calcular os tempos de trabalho, períodos de extras e subsídios.

Os períodos também necessitam de ser nomeados e identificados com um código.

É necessário definir o início e fim do período e o objetivo, aqui temos ainda a possibilidade de
selecionar quais as definições que serão usadas pelo iTIME para classificar estes tempos.

Tomemos como exemplo a seguinte situação:

Objetivo: 8 Horas

Inicio: 08:30 Saída para almoço: 12:30 Regresso do almoço: 13:30 Fim: 17:30

Período para almoço: O período para almoço está definido entre as 12:30 e as 13:30 e
não conta para extras mesmo que o Colaborador não goze o intervalo.

Período autorizado para extras: Se o Colaborador entrar antes das 07:00, o período até
ás 8:30 será contabilizado como extras e depois das 18:00 até ás 00:00 no máximo. Todo
e qualquer tempo realizado fora destes períodos será ignorado.

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 Tolerância: O Colaborador tem uma tolerância de 10 minutos na primeira entrada e de
5 na segunda. Tolerância significa que o tempo de falta é perdoado até ao limite
estabelecido.

Podemos definir como início as 04:00 (primeira entrada é às 08:30 com autorização de
extras a partir 07:00, logo uma margem de 03:00) e o fim 24 horas depois, ou seja, às
04:00 do dia seguinte. (extras autorizadas até às 00:00 o que dá uma margem de 4
horas).

Nesta situação, o iTIME aceitaria como válidas e pertencentes a este horário, os

movimentos efetuados entre as 04:00 e as 04:00 do dia seguinte.

Início - Escreva 04:00 e selecione Dia Processamento.

Fim - Escreva 04:00 e selecione Dia Seguinte. Esta definição corresponde a 24 horas que
englobam perfeitamente o horário de exemplo.

Definição do 1º Período horário efetivo

Localize as três tabulações de configurações: Períodos principais de efetivo, Períodos de

extras e subsídios, Avançado.

Na tabulação Períodos principais de efetivo, localize e pressione o botão Adicionar. Na

janela dos Períodos Horários, preencha os seguintes campos:

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 Nome: Indique neste campo o nome que pretende para este período. Este
deverá ser de identificação fácil. Exemplo: para o período das 08:30-12:30h
Manhã.

Início: Indique neste a hora de início deste período. No nosso exemplo será
08:30h. Selecione o valor 0 (zero) referente ao dia atual.

Fim: Indique neste campo o fim do período. No caso do exemplo em prática será
12:30h do mesmo dia, ou seja, o (zero).

Objetivo: Indique neste campo o objetivo pretendido para este período. O

exemplo em prática é um horário rígido, logo o objetivo deste período deste
período é de exatamente 4 horas.

Ainda na janela dos Períodos Horários, localize na tabela classificação os seguintes itens:

Classificação de Faltas: Esta definição será utilizada sempre que o horário efetivo
não seja cumprido na totalidade, ou seja, o período de tempo em falta será
classificado com base nesta definição.

Classificação de Abonos: Esta definição é utilizada na classificação de trabalho

efetivo. Ver exemplo.
Monitor de Irregularidade: O Monitor de Irregularidades tem como função
registar as irregularidades no cumprimento do horário que não são
contabilizadas como faltas. Especialmente efetivo no controlo de atrasos que não
ultrapassem a tolerância.
Abono Fixo do Objetivo: Esta definição é utilizada para atribuir ao objetivo um
código fixo, isto é, vai classificar sempre o objetivo do horário com o mesmo
código.

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 Exemplo de Classificação de Abonos

É necessário atribuir ao abono a definição que este irá usar na classificação dos tempos.
Deverá indicar um código que o identifique, nome, arredondamento, mínimo de tempo,
múltiplo e tipo de abono.

Se desejar, tem a possibilidade de registar este abono para exportação para salários e
através das Definições de Classificações, classificar automaticamente as horas do abono
em questão.

Parametrização dos Horários de dias de descanso

Uma vez que todo o funcionamento do iTIME, assenta em horários, a parametrização dos
Horários em dias de descanso (Ferias, Baixas, Feriados, etc.) procede-se da mesma forma
descrita no ponto anterior.

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 Definição de Planos de Trabalho
Os Planos de trabalho são úteis para identificarmos qual a periodicidade que se repete um ciclo
de horários, isto é, qual o mínimo de tempo necessário para que uma estrutura horária
completa se volte a repetir.

Criação de um plano de trabalho:

• Na tabulação Horários selecione Planos de Trabalho. Clique em novo para criar um

novo Plano de trabalho.
• Deve indicar um código que o identifique, um nome sugestivo e finalmente o dia de
referência, dia este que corresponde ao primeiro dia do plano.
• Depois de criado o novo plano de trabalho, fazendo duplo clique sobre a linha do plano
de trabalho pretendida vamos definir para cada dia o horário pretendido.
• Vamos definir os horários que correspondem a este plano de trabalho assim: Vamos
clicar em adicionar. Vai-nos ser apresentada a tabela de horários, assim para definirmos
um plano de trabalho é necessário que anteriormente tenham sido criados todos os
horários existentes na empresa. Selecione o horário em questão e depois clique em
Selecionar, este horário será atribuído ao Plano de Trabalho definido.

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 Existem duas formas de atribuição dos horários aos dias correspondentes do Plano de Trabalho.

1ª Atribuir a cada dia da semana, representado cada dia por uma linha, o horário
específico ou então;

2ª Efetuar duplo clique sobre cada dia do ciclo pretendido, para isso deverá
selecionar qual o horário a ser usado e efetuar o procedimento descrito
anteriormente.

NOTA: Só poderão ser selecionados dias contíguos, isto é, que se encontrem na

sequência lógica do plano.

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 Equipas de Trabalho
Para facilitar a seleção de vários elementos de determinada Empresa, o iTIME tem a
possibilidade de através desta funcionalidade criar Equipas de trabalho, que podem contemplar
Colaboradores dos mais variados sectores/departamentos.

Quando existe a necessidade de modificar o plano de trabalho de vários Colaboradores, poderá

agrupa-los numa equipa de trabalho e então trabalhar sobre este grupo em vez de estar a
especificar para cada Colaborador as novas definições.

Exemplo:

Supondo que a sua empresa não fecha para férias e que todos os departamentos
deverão ter pelo menos uma pessoa que assegure os serviços mínimos, então vamos
criar grupos de trabalho que incluam Colaboradores dos vários sectores e a partir destes
grupos de trabalho vamos aplicar as definições de férias.

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 Tabelas de Filtragem
Os dados contidos nestas tabelas têm como objetivo possibilitar a criação de diversos filtros de
seleção, podendo desta forma, selecionar os Colaboradores para listagens, relatórios e tabelas
de visualização utilizando os critérios atribuídos. Não há qualquer relação hierárquica entre elas.

Tabela de Departamentos

Identificação dos diversos departamentos existentes na empresa, que por sua vez serão
atribuídos aos respetivos Colaboradores. A função deste parâmetro é de melhor "filtrar"
diversas consultas.

Código: Este campo não permite duplicados e tem como função a identificação
do registo.
Nome: Este campo tem como função facilitar ao utilizador a identificação do
registo. Este campo (embora não seja aconselhável) permite duplicados.

Tabela de Secções
Na Ficha de Colaborador clique no botão (...) referente ao campo Secção.
O funcionamento deste formulário é idêntico a muitos outros no ITIME, por isso clique
em Novo para adicionar uma nova Secção e de seguida preencha os seguintes campos:

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 Código: Este campo não permite duplicados e tem como função a identificação do
registo.
Nome: Este campo tem como função facilitar ao utilizador a identificação do registo.
Este campo (embora não seja aconselhável) permite duplicados.

Para editar/alterar qualquer uma das secções existentes, simplesmente selecione-a e faça duplo
clique sobre ela. Para excluir, selecione e clique em Excluir.

Tabela de Subsecções
Aqui irá introduzir as Subsecções, isto é, secções que se encontram dentro de outras
Secções.

Código: Este campo não permite duplicados e tem como função a identificação
do registo.

Nome: Este campo tem como função facilitar ao utilizador a identificação do

registo. Este campo (embora não seja aconselhável) permite duplicados.

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 Tabela de Categorias
As categorias de Colaboradores têm como principal função assistir na melhor
identificação e organização dos Colaboradores, podendo desta forma agrupar os
Colaboradores por categorias.

Código: Este campo não permite duplicados e tem como função a identificação
do registo.

Nome: Este campo tem como função facilitar ao utilizador a identificação do

registo. Este campo (embora não seja aconselhável) permite duplicados.

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 Tabela de Colaboradores
A Tabela de Colaboradores permite o acesso aos dados dos Colaboradores da empresa que são
controlados pelo sistema. Nesta tabela poderá realizar filtros de diversas formas, como por
exemplo por Nome ou parte, número, departamento, categoria ou plano de trabalho.

Para editar um dos colaboradores, poderá efetuar duplo clique na linha do mesmo ou botão
editar. Pode ainda adicionar colaboradores através do botão Novo.

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 Na edição de colaboradores, possui diversas opções de preenchimento, sendo algumas de
utilização obrigatória.

Informação Principal

• Número: Indique o número de Colaborador. Este campo é de preenchimento

obrigatório, não alterável e único. (Caso pretenda no futuro alterar o numero do
colaborador, poderá utilizar o menu Tabelas-> Trocas e Substituições)
• UserID: O UserID é de preenchimento obrigatório. O UserID deverá ser utilizado apenas
por um Colaborador, no entanto este poderá ser alterado. Este valor, correspondo ao
número de registo no equipamento de Relógio de Ponto.
• Nome: Campo relativo ao nome do Colaborador. Embora não seja de preenchimento
obrigatório, é recomendável que preencha este campo.
• Morada: Este campo é meramente facultativo, poderá ser utilizado para listagens ou
relatórios.
• Código Postal: Campo de preenchimento facultativo.
• N.º Contribuinte: Campo referente ao número de contribuinte, preenchimento
facultativo.
• N.º. BI: Campo de preenchimento facultativo.
• Estado Civil: Campo de preenchimento facultativo.
• N.º Segurança Social: Campo de preenchimento facultativo.

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 • Telefone: Campo de preenchimento facultativo.
• Data Nascimento: Campo de preenchimento facultativo.
• Email: Indique o endereço de email (endereço de correio eletrónico incluindo o servidor)
do Colaborador ou responsável, esta informação poderá ser utilizada para enviar
listagens, mensagens e relatórios provenientes do iTIME.
• No separador Outras Informações, possui ainda disponíveis campos para preenchimento
de dados pessoais relativos a contratos, datas de admissão/demissão, etc.

NOTA: Todos os campos referentes a dados pessoais, estão protegidos pelo Gestor de
Dados Pessoais do iTIME, sendo o seu acesso exclusivo ao responsável de tratamento de
dados.

Informação Relacionada

• Plano Trabalho: É um campo de preenchimento obrigatório. Esta funcionalidade do

iTIME, é essencial no controlo efetivo e real de assiduidade.
• Equipa de Trabalho: É um campo de preenchimento obrigatório. Esta funcionalidade do
iTIME, é essencial no controlo efetivo e real de assiduidade., permitindo a obtenção de
registos de feriados da empresa.

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 • Departamento: Deverá indicar qual o Departamento do Colaborador. Este campo é de
preenchimento obrigatório, caso pretenda utilizar filtros por Departamento.
• Secção: A secção do Colaborador é um campo de preenchimento E obrigatório, caso
pretenda utilizar filtros por Secção. Deverá indicar qual a secção a que este Colaborador
pertence.
• Subsecção: Deverá indicar qual a subsecção do Colaborador. Este campo é de
preenchimento obrigatório, caso pretenda utilizar filtros por Subsecção.
• Categoria: É um campo de preenchimento facultativo. Indique neste campo a categoria
profissional do Colaborador.

• Plano de Trabalho por Data: O iTIME possui a capacidade de temporariamente atribuir

um plano de trabalho ao colaborador, por um determinado período. Esta função é
também útil para a atribuição a partir de determinada data de um novo plano ao
colaborador, permitindo o recalculo do sistema sem alteração do histórico de
horário/planos atribuídos.

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 Períodos

• Fases de Atividade: A fase de atividade de um Colaborador é o período de tempo em

que o Colaborador se encontra ativo na empresa. Um Colaborador pode ter mais do
que uma fase de atividade, ou ter fases de atividade com fim indefinido.

Por exemplo, um Colaborador que entre na empresa, em regime de contrato a termo

certo de 6 meses, no dia 01/01/2018 e termine esse mesmo contrato no dia 01/06/2018
terá uma fase de atividade criada com início em 01/01/2018, deixando em aberto o fim
da atividade.
No dia em que o fim do contrato termine (não necessariamente no dia, ou seja, poderá
ser definido o fim da atividade antes mesmo da data real) preencha o campo fim da
atividade. Assumindo que o Colaborador regressa á empresa 2 meses depois, possa
iniciar mais uma Fase de Atividade, esta com início em 01/08/2018 e com fim indefinido.

• Direito a Férias: Poderá nesta área gerir o direito a ferias do colaborador, com os
respetivos saldos do ano anterior, analisando em tempo real as ferias gozadas em dias
ou horas. Nesta área poderá ainda efetuar o abatimento/pagamento de Férias,
permitindo que o sado das mesmas seja ajustado de acordo.

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 Dados para o Terminal

Na tabulação Dados para o Terminal deverá indicar qual o PIN que será usado pelo
Colaborador quando este efetuar um movimento no Terminal e o nome que surgirá no visor
depois de efetuar um movimento.

Web/App

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 Notas
Este tabulador permite-lhe, tal como indica o nome, realizar as suas notas relativas ao
colaborador, Desta forma estão sempre acessiveis juntaemente com os restantes dados.

Escalas de Serviço

Aqui poderá ativar as escalas de serviço avançadas, permitindo também a conjugação das
sequencias horárias disponíveis para cada colaborador.

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 UTILIZAÇÃO DIARIA DO iTIME

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 UTILIZAÇÃO DIARIA DO ITIME

Os resultados obtidos pelo iTIME, são filtrados pelas definições de classificação. As definições de
Classificação são um conjunto de instruções para que o iTIME processe corretamente e de forma
desejada os tempos obtidos.

Processamento

O processo de processamento é o um procedimento fulcral do iTIME e consiste, basicamente,

no cálculo entre os movimentos e os horários, resultando assim os valores de trabalho efetivo,
horas extras e faltas.

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 Depois de efetuar um cálculo de processamento, iremos encontrar os dados para serem
tratados.

O processo de processamento desenrola-se de uma forma simples e automática, bastando para

isso que o utilizador clique no ícone Calcular.

Depois de clicar, será apresentado o quadro ao lado ilustrado. Aqui terá a possibilidade de
atualizar, recalcular desde, desatualizar ou ainda recalcular.

Atualizar Registos
Aqui vai selecionar quantos dias serão processados pela atualização, no máximo de 365
dias e dar início ao processo de atualização.
Recomenda-se que o processo de cálculo seja diário, assim as bases de dados da
aplicação estão sempre a atualizadas e este processo não se torna demasiado moroso e
lento.

Existe para isso no menu lateral, um ícone direto para realizar o cálculo, alem da
aplicação no arranque sugerir o calculo caso este seja possível.

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 Recalcular desde
Este processo irá recalcular desde determinado dia, isto é, irá aplicar novamente as
definições do iTIME desde um dia determinado até à data do último movimento de
ponto disponível.

Este processo é importante para quando se insere picagens manualmente ou para

quando se aplicar durante um processamento novas definições, nestes casos deveremos
recalcular o(s) dia(s) em questão.

Recalcular o dia
Este processo irá recalcular determinado dia, isto é, irá aplicar novamente as definições
do iTIME a dado dia. Este processo é importante para quando se insere picagens
manualmente ou para quando se aplicar durante um processamento novas definições,
nestes casos deveremos recalcular o(s) dia(s) em questão.

Desatualizar Registos
Este é o processo inverso da atualização. Se existir necessidade de retificar ou alterar
algum registo sobre o qual já foram submetidas definições do iTIME, deverá então
proceder a uma desatualização. Atenção este processo é irreversível, efetue-o somente
em último recurso.

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 Resultados
A Tabela de Resultados é o local onde se encontra os resultados obtidos durante a atualização.

Os resultados apresentados nesta tabela são efetivamente o fruto do processamento de

informação do iTIME.

Esses resultados estão divididos em 2 categorias:

Geral: Incluí todos os valores apurados e classificados de trabalho efetivo, Faltas,

Suplementares ou Extras e Subsídios. Os registos nesta categoria estão prontos a ser
exportados para a aplicação de salários.

Irregularidades: Todas as irregularidades apuradas são registadas nesta categoria.

Os Resultados obtidos podem ainda ser automaticamente classificados, ou ficar dependentes de

ação do utilizador, por exemplo, uma falta ou extra à espera de classificação.

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 Apenas os registos encontrados na tabela de Resultado Geral podem ser exportados para
salários.

Resultado Geral

Os dados registados na tabela de resultado geral estão prontos a ser exportados para
qualquer aplicação de salários e são considerados como finalizados

Trabalho Efetivo

Considera-se como efetivo todo o trabalho produzido dentro do horário normal de

trabalho. O trabalho efetivo geralmente não necessita de classificação manual, logo, todo
o trabalho realizado dentro do horário normal de trabalho é automaticamente registado

em resultado geral, na secção Efetivo.

Extras

Considera-se como extra ou suplementar o trabalho realizado fora do horário normal de

trabalho, desde que autorizado. Geralmente, o trabalho extra/suplementar é registado em

Rubricas Dependentes para ser manualmente autorizado.

Faltas/Ausências

Sempre que o objetivo de trabalho não seja cumprido, a diferença do tempo trabalhado

com o objetivo considera-se como falta ou ausência.

As faltas/ausências, depois de classificadas ou autorizadas são registadas em Resultado

Geral na secção Faltas.

Apenas estas faltas/ausências poderão ser exportadas para a aplicação de salários.

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 Subsídios

Os subsídios são remunerações especiais geralmente relacionadas com trabalho

efetivo, prémios de assiduidade, trabalho suplementar, etc.

Tolerâncias

As tolerâncias apuradas são registadas nesta tabela para que se possa tomar uma das
possíveis ações:

• Classificação para Rubricas Gerais

• Entrada de débito na conta corrente.

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 Definição de Baixas
As definições de baixas são úteis para definirmos um longo período de tempo, durante o qual
determinado Colaborador ou Colaboradores estarão ausentes.

Para aceder a este Menu clique em Horários → Definições horárias para Baixas.

• Deverá agora clicar em Novo para criar uma nova definição de Baixa.
• Deverá indicar um código, um nome que o identifique, o início e fim do horário de baixa.
Os campos adjacentes aos campos das horas deverão ser preenchidos como explicado
anteriormente.

É necessário agora introduzir os períodos deste novo horário, para isso deverá fazer duplo-
clique sobre o registo pretendido e seguir os passos descritos anteriormente na construção de
horários.

Definição de Férias

As definições de férias deverão ser formatadas da mesma forma que descrito em Definições de
Baixas.

A seleção poderá ser feita usando os seguintes critérios:

• Diretamente através da ficha de Colaborador (preferencial).
• Selecionar qual o grupo de trabalho sobre o qual esta alteração vai ter efeito
• Utilizando a seleção através do número de Colaborador.

Se decidir escolher somente alguns Colaboradores de determinado grupo de trabalho, então

terá de usar as duas primeiras definições simultaneamente ou única e exclusivamente a última
opção.

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 Definição de Feriados

Para definir os dias de feriado no iTIME localize o menu item Horários → Alterações de Planos
de Trabalho → Alterações/Mapa de Feriados.

Clique em Novo na janela de Alterações/Mapas de feriados.

• Indique um Código e um Nome para o novo registo de Mapa de Feriados,

confirme clicando em OK e de seguida faça duplo clique no registo para editar.

• Na Janela de Edição de Alterações/Mapas de Feriados localize a secção Períodos e

clique em Adicionar para definir os novos Feriados.

A seleção poderá ser feita usando os seguintes critérios:

• Selecionar qual o grupo de trabalho sobre o qual esta alteração vai ter efeito
• Usando a seleção através do número de Colaboradores

Se decidir escolher somente alguns Colaboradores de determinado grupo de trabalho, então

terá de usar as duas primeiras definições simultaneamente ou única e exclusivamente a última
opção.

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 Trocas e Substituições
Sempre que seja necessário modificar o numero de colaborador ou temprariamente foi utilizado
um outro UserID para um colaborador, deverá preencher a tabela indicada no iTIME, Tabelas →
Trocas/Substituições:

Aqui tem ainda a possibilidade de efetuar trocas de secção, de subsecção ou ainda de

departamento.

Exemplo:
O Colaborador com o número 2 que atualmente usa o cartão com o número 1002,
passará a usar o novo cartão com o número 1102 a partir do dia 12/05/2008 de uma
forma permanente.

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 Classificação de Faltas

Sempre que seja possível prever antecipadamente futuras Faltas/Ausências ou se pretenda

realizar uma classificação automática de faltas/ausências existentes, estas devem ser
introduzidas nesta tabela.

A parametrização de uma pré-classificação é um processo muito simples. Localize no menu

Processamentos → Classificações de Faltas.

Clique em Novo e de seguida preencha no quadro os dados relativos a:

• Colaborador
• as datas e horas entre as quais irá acontecer esta falta, podendo neste caso o intervalo
de alguns minutos ou de vários dias.
• Também devem ser selecionado código que será usado para classificar a falta quando
esta acontecer, assim como a descrição.

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 Alternativamente, poderá aceder à criação da Classificação de Faltas através do menu de contexto da

janela de processamento, bastando clicar com o botão direito do rato no colaborador e dia em causa.

Contas Correntes

Acessível através de vários menus do iTIME, será nesta tabela que os dados da tabela Contas
Correntes serão lançados.

Aqui temos informação relativa a cada utilizador, os seus saldos, débitos ou outros.

Um saldo é originado quando o Colaborador tem horas extras e o utilizador do iTIME definiu
que as horas desse período extra de trabalho seriam contabilizadas como um saldo positivo
para o Colaborador.

Quando surgir uma falta e o utilizador decidir enviar essa falta para a conta corrente do
Colaborador e se para este Colaborador existir um saldo positivo, então será abatido a este
saldo positivo a falta cometida.

Exemplo:

Um Colaborador a determinada altura do mês trabalhou mais 3 horas do que era

exigido, o utilizador do iTIME ao deparar-se com esta situação, envia estas 3 horas extras
para a conta corrente do Colaborador.

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 Em outra dada altura do mês o Colaborador chega 2 horas mais tarde, mais uma vez o
utilizador do iTIME envia este período de falta para a conta corrente do Colaborador, no
entanto, o Colaborador não vai ter nenhum período de falta porque como o
Colaborador tem um período de extras de 3 horas vai cobrir a falta, ficando ainda com
um período de extras de 1 hora. Estes períodos são acumuláveis.

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 Relatórios e Listagens

O iTIME oferece-lhe a possibilidade de obter várias listagens.

Sugerimos que as experimente todas para depois escolher aquelas que melhor sirvam os seus
interesses.

Tenha em atenção que a maior parte das listagens só terá informação disponível depois de
proceder a uma atualização.

O iTIME usa como motor para pré-visualizar as listagens o Internet Explorer, que vem por
defeito instalado no sistema operativo Microsoft Windows.

Desta forma é possível enviar uma listagem por email, exporta-la, etc., utilizando todos os
recursos disponíveis pelo Internet Explorer.

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 Exportação para Salários

Para além dos formatos de exportação genéricos, o iTIME inclui um editor de exportação, fácil e
simples de parametrizar. Através deste editor é possível criar, um formato de exportação que
contemple a maior parte dos programas de recursos humanos disponíveis no mercado.

Alem disso, em caso de necessidade possuímos ainda módulos de exportação específicos,

disponíveis para alguns programas de salários, tais como Primavera e META4.

Poderá consultar-nos caso necessite de algum formato de exportação específico que por
alguma razão não possa ser abrangido pelo modulo de exportação.

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 Eventos do Sistema

Os Eventos do Sistema é um sistema de registo criado pelo iTIME, onde são registados todos os
acontecimentos que decorrem do uso da aplicação.

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 Consulta de Movimentos

Os movimentos depois de recolhidos poderão ser visualizados nesta tabela.

Aqui conseguirá saber quais os Colaboradores que atualmente se encontram dentro da empresa
e os que estão fora e ainda poderá visualizar os movimentos de cada Colaborador.

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 Gestão de Utilizadores

Uma vez que a aplicação é do tipo multiutilizador, é possível através do menu Sistema →
Gestão de Utilizadores, é possível gerir os utilizadores da aplicação e as suas permissões.
Nesta janela poderemos permitir que um qualquer colaborador possua acesso à aplicação, bem
como atribuir um perfil pré-definido.

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 Ainda nesta janela, através do botão Perfis, é possível editar as permissões inerentes a cada um
dos perfis, devendo para isso serem selecionadas as opções correspondentes às funções
pretendidas.

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 MÓDULO DE OPERAÇÕES COM TERMINAIS

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 MÓDULO DE OPERAÇÕES COM TERMINAIS

A aplicação iTIME possui integrado um módulo de que permite gerir os dados dos terminais de
controlo de assiduidade, nomeadamente: recolha de movimentos, gestão de templates e
configurações básicas do terminal.

Recolha de Movimentos

Para proceder à recolha de movimentos, selecione o separador Recolha de Movimentos,

clicando posteriormente num terminal e depois em Recolher do Terminal.
Se pretender recolher os dados de todos os terminais, clique no botão Recolher de todos os
Terminais.

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 Gestão de Utilizadores no Terminais

Os dados dos utilizadores nos terminais, podem ser geridos remotamente e também muito útil
em algumas situações, poderá ser realizada a cópia dos dados existentes (nomeadamente
templates de impressão digital e facial) no terminal de ponto para a base de dados iTIME .

Assim, selecionando um terminal, poderá clicar em Recolher Dados do Terminal, e após serem
obtidos e listados, poderá selecionar os que pretende recolher. Após esta seleção, poderá clicar
em Adicionar Selecionados à Base de Dados.

Notar por favor que os que na coluna Número apresentam “---”, são utilizadores que não
existem na aplicação iTIME e que se obtidos do terminal serão automaticamente criados.

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 Este módulo, também permite carregar os dados da Base de Dados da Aplicação para enviar
para o terminal ou terminais, permitindo que os dados previamente obtidos sejam replicados
noutros terminais.
Selecionando os colaboradores que pretende enviar, poderá utilizar as opções Enviar
Selecionados ou Eliminar e Enviar Selecionados.
Notar que esta última opção irá eliminar primeiro o Colaborador do Terminal e cria-lo de
seguida.

Se selecionar vários terminais, poderá carregar os dados da Base de Dados da Aplicação, e

envia-los para os terminais selecionados, utilizando a opção Enviar p/ Terminais
Selecionados.

Mais uma vez, chamamos a atenção que existem opções que permitem eliminar os dados, por
isso quando as executar garanta que possui cópia desses dados na base de dados.

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 Gestão de Terminais

Neste separador poderá adicionar e configurar os terminais.

Deverá possuir as informações de ligação, no caso de o terminal possuir uma ligação
Ethernet/Wifi.

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 Selecionado o terminal e clicando em Configurar, acederá às opções que lhe permitem
modificar alguns parâmetros do equipamento. Para isso, deverá obter sempre primeiro as
configurações, modificar se necessário e enviar.
Nesta janela também poderá realizar o acerto da data/hora ou eliminar as permissões de
Administrador do terminal, sendo esta última opção bastante útil no caso de impossibilidade de
acesso ao menu do terminal.

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 OUTRAS FUNCIONALIDADES

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 OUTRAS FUNCIONALIDADES

Importação de Dados

O iTIME possui capacidade de importação de dados provenientes de outras aplicações entre os

quais Importação de Movimentos e Importação de Colaboradores

Movimentos

Acessível através de Programa → Importar → Movimentos, esta função permite

importar movimentos provenientes de outras aplicações.
Pode importar ficheiros nos formatos .CSV ou .TXT, e os campos podem estar delimitados
pelos caracteres mais comuns na exportação de dados.

O formato dos dados deverá ser Número, Data Hora, Tipo, sendo todos os campos
obrigatórios.

O campo número deverá possuir pelo menos 5 dígitos (poderá incluir zeros à esquerda se
necessário)

No campo Data Hora o envio do segundo é opcional.

Exemplo:

00095;09-01-2008 11:51;P

86699;09-01-2008 12:00;P

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 Colaboradores

Acessível através de Programa → Importar → Colaboradores, esta função permite

importar listas de Colaboradores provenientes de outras aplicações.

Pode importar ficheiros nos formatos .CSV ou .TXT, e os campos podem estar delimitados
pelos caracteres mais comuns na exportação de dados.

O formato dos dados deverá ser Número, Nome, Secção, Subsecção, Categoria,
Departamento, Morada, Código Postal, Nº de BI, Número Fiscal, Número SS, Data
Nasc., Telefone.
Os campos Número e Nome, são campos obrigatórios.
Os restantes campos caso não venham preenchidos deverão ser ocupados com um
espaço.

Exemplo:
50;Funcionario 50;SEC1;SSEC1;DEP1;CAT1;Rua da Liberdade,32;4000 Algures;123456789;987654321;11234567890; ;911234567

51;Funcionario 51;SEC1;SSEC1;DEP1;CAT1;Rua da Morada,33;4000 Algures;123456789;987654321;11234567890; ;911234567

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 Execução de Scripts

O iTIME é capaz de executar scripts no seu arranque e encerramento.

Assim é possível desenvolver scripts para gestão de alertas, manutenção da base de dados,
como sendo a realização de cópias de segurança ou redução de tamanho, etc.
Para executar scripts, basta criar um ficheiro sysstart.bas para o script de arranque ou sysend.bas
para o script de encerramento.

Abaixo encontra-se um exemplo:

'**Editor de Listagens - System Script

Function Main(vSigla,vArg1,vArg2)

waitfrm.Show
waitfrm.bar1.Value = 0
waitfrm.quit

End Function

'**AJUDA
' A função principal deverá ser sempre "Main",
' pois é essa função que o sistema chama sempre.
'
' As variáveis possuem o seguinte conteúdo:
'vSigla - Sigla da Empresa aberta atualmente
'vArg1 - Caminho para a localização da pasta de reports temporários
'vArg2 - Utilizador em uso
'dbspubs- Base de dados em uso

Outros

Poderão existir outros itens não descritos neste manual, por serem de utilização simples ou por
não estarem disponíveis na altura do lançamento deste manual.
Consulte o seu fornecedor em caso de dúvida.

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 www.itime.com.pt | [email protected]

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