GESTÃO DOCUMENTAL

Licenciatura - Secretariado de Administração - ESTGL - IPV

Carla Eiriz e Jorge Duarte

2022/2023
Gestão Documental – o que é?

UNESCO – “É a parte do processo administrativo, relacionada com a aplicação de

princípios de economia e eficácia, tanto na origem como na circulação e uso dos
documentos, como ainda na sua eliminação”.

A gestão de documentos e processos é essencial ao bom desempenho de uma

instituição e um reflexo da sua organização interna. A Gestão Documental permite
uniformizar os processos de trabalho, arquivo, classificação e aprovação da informação
de uma forma estruturada e centralizada, evitando perdas de tempo e de informação.

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Gestão Documental – o que é?

Gestão documental pode ser definida como o conjunto de processos que garantem a
produção, uso e o armazenamento correto de todos os documentos de uma
instituição/empresa.

Trata-se da atividade responsável que gere todos os arquivos (Corrente, Intermédio e

Definitivo), desde o momento em que é criado até a localização quando a
instituição/empresa precisa dele.

Resumindo tem como objetivo gerir as informações relevantes, permitindo o bom

funcionamento da instituição/empresa.

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Gestão Documental

• O processo de circulação de documentos externos ou internos, e o processamento

da informação, consomem tempo e estão sujeitos a erros processuais.

• Resultando na maioria das vezes na perda dos próprios documentos/informação,

logo provoca a ineficiência dos processos.

• Estes erros podem ser evitados se as instituições/empresas utilizarem soluções

que lhes permitam gerir os seus documentos/processos de forma automatizada.

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Gestão Documental – Para que serve?
• Preservar a memória da gestão pública e instituições/empresas.

• Garantir o direito de acesso à informação pelo cidadão.

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Gestão Documental – Para que serve?

• Disponibilizar os documentos/informações à consulta pública.

• Controlo dos documentos/informações que são produzidos no âmbito das atividades
de cada instituição/empresa ou AP.
• A gestão é nada mais, nada menos que o controle dos documentos/informações
desde a Produção, Tramitação, Uso, passando pelas atividades de arquivamento e
de avaliação.
• Se controlarmos e gerirmos os documentos/informações desde a sua Produção até à
sua Eliminação ou Conservação definitiva estamos a fazer Gestão Documental.

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Gestão Documental – Importante pq?
1. Racionalizar a Produção e a Guarda.
• Racionalizar a forma como se produzem os documentos/informações;
• Racionalizar a sua guarda, por quanto tempo precisamos guardar? Eles são mesmo
necessários?
• Devemos estabelecer critérios seguros e saber o que guardar e pq? Que valor
possuem esses documentos/informações?
• Se conseguirmos identificar isto, podemos eliminar com critério, com segurança e
sem prejudicar os interesses do cidadão, tendo a clareza do que merece e precisa
pelo seu valor ser preservado definitivamente, resguardando assim a memória das
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nossas instituições/empresas.
Gestão Documental – Importante pq?
2. Recuperar os documentos/informações.
• Só com os arquivos organizados é possível recuperar informação em qualquer altura,
sendo esta a vantagem da Gestão.
• se desorganizados, não conseguimos recuperar o que precisamos.
3. Economia de Recursos.
Ex: Poderíamos evitar gastar recursos se eliminarmos documentação, logo existe
redução de custos.
Se um gestor tiver os documentos organizados pode facilmente relembrar o que foi
decidido ou transmitir algum tipo de informação.
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Gestão Documental – Objetivos

• Gestão de todo o ciclo de vida dos documentos que são recebidos ou produzidos e
espelham as atividades realizadas.
• Abranger todos os procedimentos e operações referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivo de forma a garantir que nenhuma informação é
perdida.
• Considerar o fluxo de produção e tramitação dos documentos é também objeto da
Gestão Documental a garantia da eficiência e qualidade, bem como da sua
recuperação em tempo oportuno.

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Gestão Documental – Objetivos
• Assegurar que a recuperação é sempre feita da forma mais imediata e intuitiva
possível.
• Assegurar a correta avaliação e seleção da documentação, uma vez que não sendo
possível conservar a totalidade da informação é dever do responsável pela gestão
documental assegurar que é preservada a memória da organização, bem como toda
a documentação com valor administrativo a longo prazo. Aspeto fundamental, pois
os custos de custódia podem tornar-se incomportáveis se não for sendo eliminada a
documentação, quando a mesma atinge o prazo legal de conservação.

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Gestão Documental – Objetivos

• Num ambiente digital esta situação é ainda mais sensível, pois estão envolvidos
mecanismos tecnológicos que obrigam a cuidados especiais decorrentes da sua
obsolescência.
• Ao longo dos anos foram criados pelos arquivistas instrumentos de Gestão
Documental, como sejam os Planos de Classificação e as Tabelas de Seleção, pelo
que importa salvaguardar os princípios que devem estar inerentes ao que é
entendido por Gestão Documental.

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Gestão Documental – Conceitos

• A Norma Portuguesa NP 4438:2005 transpôs para Portugal os princípios expressos

na norma ISO 15489, que contem os pressupostos essenciais considerados
internacionalmente como boas práticas da gestão documental.
• A noção principal que está na base da Gestão Documental, isto é, o conceito de
documento. Entende-se como tal qualquer documento produzido, recebido e
mantido a título probatório e informativo por uma organização ou pessoa, no
cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades.

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Gestão Documental – Conceitos

• Conselho Internacional de Arquivos (CIA), define o conceito de documento, como

sendo informação de qualquer tipo, registada em qualquer suporte, produzida ou
recebida e conservada por uma instituição ou pessoa no exercício das suas
competências, ou atividades.
• Para que seja considerado como documento este deve possuir dois atributos
essenciais - ser autêntico e fidedigno.
• A autenticidade verifica-se quando pode provar ser aquilo que pretende, ter sido
produzido ou enviado pelo alegado produtor ou remetente, e ter sido produzido ou
enviado no alegado momento de produção ou envio.
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Gestão Documental – Conceitos

• A fidedignidade garante que o conteúdo é digno de crédito enquanto representação

completa e fiel das transações, atividades ou factos que atesta, podendo dele
depender subsequentes transações ou atividades.
• Saliente-se ainda a importância da manutenção da integridade que se refere à
imposição de permanecer completo e inalterado e da acessibilidade que permita ser
localizado, recuperado, apresentado e interpretado.

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Gestão Documental

A Gestão documental compreende ações como:

 Registo de entrada de documentos;

 Controlo da sua circulação;

 Registo da expedição de documentos;

 Avaliação dos documentos e definição dos respetivos prazos de conservação;

 Organização de transferências e eliminações;

 Arquivamento dos documentos de acordo com as suas sucessivas fases de vida (ativa,
semiativa e inativa).

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Gestão Documental

A Gestão documental está ligada ao valor dos próprios documentos e

abrange:
 a planificação;

 o controlo;

 a direção (circulação e tramitação);

 a organização (arquivos administrativos e intermédios);

 a promoção (qualidade, conservação e eficácia);

 atividades de gestão relativas aos documentos (manuseio da correspondência,

formulários, reprodução, automatização, etc.).
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Gestão Documental

A eficácia de um sistema de gestão documental expressa-se:

 na obtenção de qualidade e na quantidade de documentos produzidos, evitando-se a sua
acumulação irracional;

 na simplificação de atividades;

 na coordenação entre os serviços produtores e os arquivos;

 na informação atualizada;

 na informação complementar rápida e pertinente;

 na eliminação sistemática (de acordo com as normas em vigor).

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Gestão Documental
Neste contexto, o profissional da informação deverá assumir-se como um apoio para a
administração, uma espécie de “órgão” de assessoria e de informação rápida, com o
fim de fornecer elementos essenciais a tomada de decisões.

A Gestão documental na prática expressa-se:

 estudo da tipologia dos documentos, seu valor, vigência (prazo de conservação, tipo e qualidade da
sua informação;

 normalização de documentos tendo em vista a simplificação de etapas administrativas;

 coordenação e colaboração entre os serviços e o arquivo;

 estudo da classificação e adoção de um quadro resultante de um organograma estável;

 escolha da ordenação mais adequada, de acordo com as séries; 18

Gestão Documental
 manutenção da informação atualizada;

 preparação de informações para resolução de assuntos ou para estudos e projetos;

 Preparação de programas e formulários com vista a automatização;

 elaboração de índices;

 regulamentação de transferências;

 estudo das eliminações, com objetivo de evitar transferência de documentos elimináveis.

As operações enunciadas encontram-se distribuídas por diversas fases. Geralmente, considera-
se que as três grandes fases da gestão dos documentos correntes são:
 produção documental;

 utilização e manutenção dos documentos;

 seleção dos documentos. 19

ERP (Enterprise Resources Planning) – O que é?

➢ Sistema integrado de gestão.

➢ Sistemas de informações que integram todos os dados e processos de uma
organização em um único sistema.
➢ Os ERPs em termos gerais são uma plataforma de software desenvolvida
para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a
automação e armazenamento de todas as informações de negócios.

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ERP- O que é?

• É um software que integra todas as informações do negócio de forma

transparente e confiável.
• Identifica as necessidades da sua organização, deixando mais evidentes as
mudanças que precisarão ser realizadas para alcançar os resultados desejados.
• Sem duplicação de informações e com muito mais transparência e agilidade na
gestão.

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ERP- O que é?

Sistema integrado de gestão, isto é, um sistema de gestão empresarial, normalmente

dividido em diversos módulos por áreas, como por ex: Recursos Humanos, Faturação,
Stocks, Produção, Urbanismo, etc., em que cada das áreas dá entradas com seus
dados no sistema integrado de gestão de forma que todas as informações são
compartilhadas com todas as demais áreas.
Exemplo, se os RH precisarem de fazer um relatório sobre a assiduidade dos seus
colaboradores, estes terão acesso a esses dados sem qualquer preocupação em
procurar na área da assiduidade, sem ter que pedir ou digitalizar essa informação,
pois ela já está integrada.
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ERP (Enterprise Resources Planning) – Evolução

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ERP (Enterprise Resources Planning) – Evolução

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ERP – Evolução

• 1960 – Processamento de Dados - Uso de computadores no suporte a processos

de negócios essencialmente com aplicações financeiras. Os equipamentos eram
caros, lentos e tinham capacidade muito limitada. Processamento de transações.
• 1970 – Sistemas de suporte à Decisão - Os computadores tornam-se mais
poderosos e baratos e surgem os Sistemas MRP – (Materials Requirements
Planning) . Esses sistemas efetuam o controle dos stoks e dão apoio a funções de
planeamento de produção e compras.

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ERP – Evolução

• Na década de 1980, surgem os Sistemas MRP II – (Manufacturing Resources

Planning) Além de executar as funções de planeamento de produção e stoks,
tratam de planeamento de capacidade de produção e aspetos financeiros, como
orçamentação e custo da produção.
• A partir de 1990 os Sistemas MRP II evoluem e passam a ser chamado de
Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) . A tecnologia evoluiu para os
ambientes “cliente-servidor”, no qual os bancos de dados são centralizados e
atendem um grande número de aplicações.

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ERP – Caraterísticas
• A principal característica de um Sistema ERP é a integração da informação, isto é, ela é
unicamente inserida num dos módulos ficando logo disponível em todo o sistema.
(Themistocleous et al., 2001: 1);
• Agregam num só sistema integrado, os diversos processos de negócio e de suporte para a
organização (Pang, 2001: 47).;
• Automatizam a maioria dos departamentos ou funções, de modo a tornar a informação
disponível em tempo real (Themistocleous et al., 2001: 1; Ilfinedo e Nahar, 2006: 1554).
• Disponibilizam aos decisores uma visão da situação da organização, global e em cada um dos
seus departamentos (Ross e Vitale, 2000: 233) ao longo de toda a cadeia de valor (interna e
externa) (Shang e Seddon, 2002: 272);
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ERP – Caraterísticas

• Permitem um controlo de todas as operações de negócio, racionalizando os processos,

aumentando a eficiência e reduzindo custos (Fernandes, 2009: 71; Hayman, 2000: 137).

Assim, a informação fica organizada de forma a poder ser utilizada em tempo real nos
vários centros de decisão da organização, melhorando a qualidade global da informação
disponível. Disponibilizando as melhores práticas de negócio (best pratices) para cada
processo, parametrizáveis para cada organização (Shang e Seddon, 2002: 272).

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ERP – Pq Implementar?
▪ Existem 3 classes de motivos para implementar um sistema ERP na organização:
negócios, legislação e tecnologia.

▪ Os motivos de negócios estão associados à melhoria dos lucros ou melhoria de

competitividade da empresa e serão subdivididos em estratégicos e operacionais.
▪ Os motivos de legislação estão ligados a exigências legais que a empresa deve
cumprir e que não são atendidas pelos sistemas atuais.
▪ Os motivos de tecnologia estão relacionados a mudanças necessárias em função de
obsolescência das tecnologias em uso ou a exigências de parceiros de negócios.

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ERP – Implementação
▪ Envolve profundas alterações na gestão do negócio, assim como significativas
alterações tecnológicas;
▪ Os processos e a forma de trabalho alteram-se;
▪ A estrutura organizacional, a cultura da organização e até a própria estratégia devem ser
restruturados;
▪ Esta reorganização potencia o aumento da produtividade;
▪ Permite reagir atempadamente às modificações do mercado;
▪ Permitem aumentar os benefícios intrínsecos de cada um dos seus módulos, uma vez
que cada um dos módulos integra as “best practices” de cada uma das funções de
negócio;
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ERP– Implementação
▪ Análise e reengenharia de processos (BPR - Business Process Reengineering), pré-
requisito mais importante para a implementação com sucesso de um Sistema ERP;
▪ A experiência desta fase de análise permite restaurar a vantagem competitiva,
redefinir novos objetivos estratégicos e captar retornos diretos ou indiretos no
investimento;
▪ Revisão de processos;
▪ Estandardização e integração dos processos internos de negócio da organização com
o seu ambiente externo.

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ERP – Implementação

Benefícios esperados da implementação de um Sistema ERP

Adaptado de Davenport, 2000: 75
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ERP – Benefícios
1. Redução do tempo de conclusão dos processos;
2. Eficiência e rapidez no processamento da informação, tendo em conta a integração este
vai eliminar ou diminuir significativamente as tarefas manuais;
3. Qualidade da informação, a integração da informação elimina a redundância e a
inconsistência dos dados;
4. Uniformização de SI, a globalização estimula o crescimento geográfico das organizações,
obrigando à uniformização de sistemas e à coordenação centralizada dos diversos
sistemas, logo a uniformização de processos e sistemas em unidades de negócio de
diferentes países;

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ERP – Benefícios
5. Impulso para o comércio eletrónico e ligação da cadeia de valor, agiliza o processo de
compra, tracking e entrega dos produtos, suportando o crescimento deste canal de vendas.
Ex: Não basta ter um site web para vendas online, estas devem estar ligadas aos sistemas
de transação e bases de dados do fornecedor. É necessária uma estrutura integrada, que
inclua todos os intervenientes da cadeia de valor, sejam consumidores, fornecedores ou
distribuidores e ao mesmo tempo um front-end para atendimento dos pedidos.

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ERP– Outros benefícios
▪ Eliminar o uso de interfaces manuais;
▪ Reduzir custos;
▪ Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização;
▪ Agilizar o processo de tomada de decisão;
▪ Eliminar a redundância de atividades;
▪ Reduzir os lead times e tempos de resposta ao mercado;
▪ Mostrar uma visão real da atual situação da empresa.
▪ A maioria dos sistemas ERP é construída utilizando-se a orientação a objetos. Do ponto
de vista prático, isso significa que o sistema é mais robusto e integrável. Além disso, o
trabalho de desenvolvimento pode ser reaproveitado.
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Principais fatores de sucesso na implementação de Sistemas de Informação

▪ Envolvimento dos utilizadores;

▪ Apoio da Direção;
▪ Definição clara das necessidades;
▪ Planeamento adequado;
▪ Expetativas realistas;
▪ Equipa competente;
▪ Compromisso;
▪ Visão e objetivos claros;
▪ Dedicação.
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ERP– Causas de insucesso da implementação
▪ Pessoas (equipas que trabalham no projeto);
▪ Insuficientes especificações;
▪ Falta de objetivos;
▪ Falhas técnicas (falhas de análise de dados e software);
▪ Falta de comunicação com os utilizadores;
▪ Estrutura organizacional (falta de liderança);
▪ Tecnológicos (hardware/software);
▪ Complexidade; resistência à mudança; metodológicos; planeamento e recursos
humanos.

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ERP

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ERP – Estrutura Básica

Fonte Davenport (1998).

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Alguns Sistemas ERP

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ERP (Enterprise Resources Planning) – Sabe o que é?

• O que é um erp? –YouTube

• https://youtu.be/GsshtMhb8b0

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