Manual GlobalThings EFFORT Gestao v15

SISTEMA DE GERENCIAMENTO
Globalthings EFFORT
MANUAL DE OPERAÇÃO
Globalthings Tecnologia Ltda. Av. Angélica, 2447, Santa Cecília, São Paulo/SP, CEP: 01227-200
+55 (11) 4280-0802 - São Paulo Capital, 0800-878-9905 - Demais localidades, [email protected]
www.globalthings.net
VISÃO GERAL ............................................................................................................................................................................................ 3
Acesso ao sistema ......................................................................................................................... 4
MENU USUÁRIO ....................................................................................................................................................................................... 6
Troca de Empresa ......................................................................................................................... 6
Meu perfil ....................................................................................................................................... 7
Agenda ........................................................................................................................................... 9
Meus cursos ................................................................................................................................. 10
Agenda Telefônica ....................................................................................................................... 11
Chat Interno .................................................................................................................................. 11
PAINEL DE APPS ................................................................................................................................................................................... 13
Atalhos ..........................................................................................................................................15
Tarefas ...........................................................................................................................................15
Cronômetro ................................................................................................................................. 18
CONFIGURAÇÕES ................................................................................................................................................................................. 19
Usuários ........................................................................................................................................ 19
Grupo de Usuários ...................................................................................................................... 20
Empresas...................................................................................................................................... 21
Grupos Empresariais ................................................................................................................... 22
Gestão de Arquivos ..................................................................................................................... 22
Arquivos Gerais............................................................................................................................ 23
Unidade de Medida ..................................................................................................................... 23
Parâmetros Locais ....................................................................................................................... 24
Parâmetros Globais ..................................................................................................................... 25
Configuração de Senha .............................................................................................................. 26
Configuração de Listagem ......................................................................................................... 26
País ............................................................................................................................................... 27
Estado........................................................................................................................................... 27
Feriados ........................................................................................................................................ 28
Licenças em Uso.......................................................................................................................... 28
Acessos Falhos ............................................................................................................................ 29
Requisição Acesso ...................................................................................................................... 29
Log de Dados do Sistema .......................................................................................................... 30
Log de Acessos ao Sistema .........................................................................................................31
Download Backup do Banco de Dados ......................................................................................31
FINANCEIRO ........................................................................................................................................................................................... 32
Centro de Custo/Lucro............................................................................................................... 32
GESTÃO DE MANUTENÇÃO ............................................................................................................................................................. 33
Setores ..................................................................................................................................................... 33
Planos de Manutenção ........................................................................................................................... 34
Procedimentos de Manutenção ............................................................................................................39
Vincular Procedimentos a Modelos ...................................................................................................... 44
Vincular Modelos à Procedimentos ...................................................................................................... 45
Fornecedores ..........................................................................................................................................46
Contratos de Manutenção ..................................................................................................................... 47
Verificar Contratos Vencidos ou a Vencer ........................................................................................... 50
Colaboradores ......................................................................................................................................... 52
EQUIPAMENTOS ................................................................................................................................................................................... 53
Equipamentos ............................................................................................................................. 53
Plano de Descrições .................................................................................................................... 55
Fabricante .................................................................................................................................... 55
Modelo ......................................................................................................................................... 56
Novos Modelos e Fabricantes.................................................................................................... 56
Reserva de Equipamentos ......................................................................................................... 57
Transporte de Equipamentos .................................................................................................... 58
Atualizar contadores ................................................................................................................... 59
Equipamentos sem Data de Instalação ................................................................................... 60
ORDENS DE SERVIÇO ......................................................................................................................................................................... 61
Ordens de Serviço ....................................................................................................................... 61
Ordem de Serviço Rápida .......................................................................................................... 62
Abrir Ordem de Serviço .............................................................................................................. 62
Agendamento de Ordens de Serviço ........................................................................................ 63
Minhas Requisições de Serviço ................................................................................................. 64
Mão de Obra .......................................................................................................................................................................................... 64
Material ........................................................................................................................................66
ESTOQUE ................................................................................................................................................................................................. 69
Configuração de Almoxarifados ................................................................................................69
Cadastro de Produtos ........................................................................................................................... 70
Tipos de Entrada ......................................................................................................................... 75
Entradas no Estoque ................................................................................................................... 77
Saídas do Estoque ....................................................................................................................... 85
Inventário.................................................................................................................................................94
Relatórios de Estoque ........................................................................................................................... 99
VISÃO GERAL
O Globalthings EFFORT é um Sistema de Gerenciamento da Manutenção
totalmente Web e muito flexível.
Com foco em Controle e Gestão de Equipamentos e já atendendo à NBR 15943:2011
desde 2009 e à RDC 02/2010 ANVISA, o Globalthings EFFORT atende à gestão, controle e
rastreabilidade das Engenharias Clínicas, Departamentos de Manutenção, Assistências
Técnicas, Manutenções Prediais, dentre muitas outras áreas.
A arquitetura web permite a operação do Sistema via intranet ou internet com uso
de navegadores Chrome, Firefox, Internet Explorer e Microsoft Edge, sem necessidade de
instalação de softwares nas máquinas dos usuários.
Acesso ao sistema
Ao acessar o endereço de web fornecido pela empresa Globalthings EFFORT,

veremos:
Ex.: https://empresa.globalthings.net
É preciso inserir Nome de Acesso e Senha, fornecidos pelo Gestor do sistema.
Obs.: Apenas no primeiro acesso, por medida de segurança, será solicitado a troca
de senha.
Caso o usuário possua mais de uma empresa, será necessário a escolha de uma,
após a tela posterior.
O Sistema Globalthings EFFORT é composto por Menus e Sub-Menus na barra

lateral esquerda, e são liberados conforme perfil do usuário que poderá variar de uma
empresa para outra.
MENU USUÁRIO
No Menu usuários encontraremos os seguintes Sub-Menus: Troca de Empresa,

Meu Perfil, Minhas Tarefas, Meus Cursos, Atalhos, Agenda Telefônica, Chat Interno e Sair.
Troca de Empresa
No botão Troca de Empresa, será aberta uma tela para que efetue a troca de
empresa.
OBS: A troca pode ser realizada sem a necessidade de o usuário sair do sistema.
Lembrando que, caso o perfil acessado não esteja configurado com outras empresas, não
será possível acessar.
Meu perfil
Neste menu é possível realizar algumas configurações de usuário e da área de

trabalho da aplicação.
Foto: Adicionamos a foto do usuário.
E-mail: Neste campo cadastramos o e-mail do usuário, para recebimento de informações

referente as requisições e ordens de serviço solicitadas.
Tela Inicial: Visualizamos as telas disponíveis após feito o login.
Tema Visual: Escolhemos a cor de fundo do Sistema
Papel de Parede: Permitimos a escolha do papel de parede do Sistema (caso não tenha
um padrão da empresa).
Utilizar som nos alertas: Utilizamos som para todas as vezes que surgir um alerta.
OBS: Som nos alertas funcionam somente quando o cliente estiver na Tela do sistema.
Troca de Senha: A troca de senha do usuário pode ser feita no botão abaixo:
Dashboard Inicial: Utilizamos para especificar qual Dashboard será visualizado na tela da
área de trabalho do sistema.
OBS: A visualização do Dashboard é fornecida de acordo com a necessidade e

configuração do Gestor do sistema.
O Dashboard pode ser exibido de uma segunda forma, como plano de fundo na área de
trabalho.
Agenda
A agenda é semelhante a agenda/calendário do outlook. Onde se podemos criar tarefas

como reuniões, preventivas, dentre outros tipos de tarefas agendas.
OBS: A agenda foi criada para agendar um Ordem de serviço para o colaborador
específico.
Meus cursos
Identifica os cursos realizados.
Agenda Telefônica
A Agenda Telefônica mostra os dados dos Fornecedores cadastrados.
Chat Interno
É possível entrar em contato com outros usuários cadastrados no sistema (usuários
de uma determinada empresa).
PAINEL DE APPS
Amplificamos o painel de apps clicando na seta laranja no canto direito da tela

conforme imagem abaixo:
No painel de apps podemos ver as funções de atalhos e tarefas.
Nesse Painel é possível adicionar atalhos das funcionalidades do sistema, Ex:
Ordens de Serviço, Abrir Ordens de Serviço, Equipamentos, entre outros.
Atalhos
A função exibir de forma rápida as propriedades do equipamento ou da ordem de

serviço. Os atalhos podem ser criados com itens inseridos no sistema.
Tarefas
Utilizamos a função “Tarefas” como uma agenda de atividades, sinalizando horários

programados e gerando alertas.
Funciona como a agenda de tarefas do Outlook, onde as atividades são criadas e
outros usuários podem ser convidados para participar da mesma tarefa.
Para criamos, acessemos “Tarefas” e “Adicionar uma tarefa”.
Adicionamos os campos obrigatórios e defina um alarme. É possível enviar a tarefa
para outros usuários. Selecionamos “Enviar Para” e informamos o usuário que deseja
compartilhar e salve.
Após salvar, a tarefa ficará visível no Painel de apps.
Para alteração, é preciso passar o mouse por cima da tarefa e selecione no botão
. Para confirmar, selecionamos e se for preciso excluir, selecione o botão .
Ainda é possível “Alterar” e “Imprimir” , além de pesquisar as tarefas já concluídas

através do botão “Filtros”.
Obs: As tarefas devem ser criadas sem a utilização de caracteres especiais. Ex: ^ ~
`
Cronômetro
Nesta tela podemos cronometrar o início de uma atividade.
CONFIGURAÇÕES
Encontramos o botão “Usuários” em Configurações.
Usuários
Nessa tela, realizamos o cadastro dos usuários ao acessar o sistema. Para criar um
usuário, acesse “Novo" e adicione as informações solicitadas.
Adicionar o Nome > Nome de Acesso > Trocar a senha no próximo acesso > Senha
(máximo 3 números sequenciais) > Selecionar empresa > Grupo de Usuário
Grupo de Usuários
Em Grupo de Usuários selecionamos o grupo que o usuário terá acesso no sistema.

Por padrão do sistema, os grupos de usuários abaixo estão configurados dentro do
sistema.
Para um Novo Cadastro de Grupo de Usuário, selecionamos o botão novo e

preenchemos as informações solicitadas. O sistema permite que a senha do usuário
cadastrado neste grupo, seja expirada conforme imagem abaixo:
Empresas
Em empresas conseguimos criar empresas dentro de uma ‘Multi-Empresas’.
Adicionar Sigla > Grupo Empresa > Razão Social > Nome Fantasia > Fuso Horário.
OBS: Os campos em amarelo, o preenchimento é obrigatório.

OBS: Os demais campos devem ser preenchidos somente quando o cliente passar a
informação.
Grupos Empresariais
Nessa tela podemos ver as empresas criadas nos grupos classificados.
Podemos criar novos grupos e também alterar os grupos já criados.
Gestão de Arquivos
Gestão de arquivos é um espaço de 5GB que liberamos na nuvem para cada cliente,
podemos visualizar todos os arquivos como Ordem de serviço, imagem, etc.
Conseguimos visualizar esta tela também, clicando em painel de apps e em seguida na
‘caixinha’ de quantidade de GB.
Arquivos Gerais
Unidade de Medida
São unidades que utilizamos para especificar quantidade de materiais.
Podemos criar, alterar e excluir unidades de medida.
Parâmetros Locais
Parâmetros Locais é responsável por configurar uma empresa, desde a exibição de

alertas até maneira como você elabora uma ordem de serviço e/ou relatórios.
Na lateral podemos enxergar todos as abas dos parâmetros.
Parâmetros Globais
Utilizamos esta tela para aplicar configurações que serão aplicadas em uma ‘Multi-
Empresas’, ou seja, todas as empresas contidas neste grupo irão ter uma configuração
padrão.
Utilizar foto dos equipamentos: Todo equipamento seu e/ou do cliente, você terá um
campo para incluir a foto do equipamento.
Utilizar registro da Anvisa: Quando você for cadastrar um modelo de equipamento, terá
um campo de registro Anvisa com a validade daquele registro.
No campo abaixo você pode inserir quantos dias antes o sistema deve lhe comunicar quais
equipamentos o registro estará próximo de vencer.
Informar mão de obra dos técnicos utilizando intervalo de data e hora: Ao selecionar esta
opção, você passa a trabalhar da seguinte forma (data e hora inicial > data e hora final).
Visualizador de Mapas: Dentro do cadastro de fornecedor você consegue visualizar o

endereço dentro de algum mapa (Google Maps é o nosso padrão).
Permitir usuário requisitante realizar transporte de equipamentos:
Configuração de Senha
Nesta tela configuramos a senha do Login.
Configuração de Listagem
País
Neste menu temos cadastrados todos os nossos países, utilizados no momento de

cadastro de uma empresa. Caso aja a necessidade de incluir um novo país, é só clicar em
novo e inserir as informações.
Estado
Neste menu temos cadastrados todos os nossos Estados, utilizados no momento

de cadastro de uma empresa. Caso aja a necessidade de incluir um novo país, é só clicar
em novo e inserir as informações.
Feriados
Nesta funcionalidade temos como objetivo cadastrar os feriados nacionais. Caso

aja a necessidade podemos incluir novos feriados também.
Licenças em Uso
Em Licenças em Uso conseguimos ver a quantidade de licenças contratadas e

quantas licenças estão em uso.
OBS: “Apenas requisição de serviço” e “Apenas visualização de Dashboards” NÃO
consomem licenças.
Acessos Falhos
Nesta tela podemos visualizar acessos que não se concretizaram, conforme abaixo,
temos alguns exemplos:
Requisição Acesso
Nesta funcionalidade o administrador visualizar solicitações de acesso ao sistema

e também o mesmo pode aprovar ou rejeitar estas solicitações.
Essa solicitação é feita na tela inicial do link da empresa.
Log de Dados do Sistema
Nesta funcionalidade conseguimos verificar quaisquer informações que os

usuários estejam acessando ou modificando dentro do sistema.
Log de Acessos ao Sistema
Em log de acessos ao sistema, visualizamos a quantidade de pessoas que acessou

o sistema em determinado período.
Download Backup do Banco de Dados
Nosso sistema possui uma rotina diária de todos dias executar o backup do banco
de dados, e o arquivo fica disponível na tela de Download Backup de banco de dados
para baixar.
FINANCEIRO
Centro de Custo/Lucro
Em centro de custo/lucro cadastramos onde será alocado todos os gastos da
empresa.
Financeiro > Centro de Custo/Lucro > Nova Conta (Preencha os campos em
amarelo).
GESTÃO DE MANUTENÇÃO
Setores
Toda empresa é subdividida em localidades, das quais podem se prestar serviço

estrutural na localidade ou a um equipamento alocado nela.
O cadastro de um Setor é prático, basta preencher os campos obrigatórios, tais

como: Descrição, Código e Centro de Custo.
OBS.: É permitido incluir um ou mais centro de custo.
Planos de Manutenção
Nesta tela, realizamos a gestão de todos as manutenções agendadas: Preventivas,

Calibração, Segurança Elétrica, dentre outras. Selecione o botão Gestão de Manutenção,
em Plano de Manutenção, crie um “Novo”.
Vejamos um modelo de “Novo Plano de Manutenção”:
OBS: No campo Descrição, informamos o tipo de plano que será realizado. São campos
essenciais para dados do plano de manutenção: Oficina, Tipo de Manutenção,
Responsável e Prioridade.
ABA PERIODICIDADE
Utilizamos “Periodicidade” para notificação acordada com fornecedor, por intervalo
de tempo ou como um contador manualmente.
Acordado com o fornecedor: trata-se de um plano de manutenção onde não existe

uma periodicidade correta como: mensal, trimestral e semestral. Nesse caso, as datas das
manutenções programadas, são agendadas diretamente com o fornecedor do serviço.
Periodicidade por intervalo de tempo: refere-se as manutenções onde existe uma

programação periódica estabelecida, seja ela mensal, trimestral, semestral, anual e outras.
Periodicidade de um contator: Utilizamos a periodicidade de um contator somente

quando for, periodicidade manualmente do tipo de utilização de um equipamento.
Para utilizamos o equipamento no plano de manutenção, selecionamos o plano
desejável no botão e clique em “Adicionar”.
Após selecionamos “Adicionar”, aparecerá a tela abaixo:
Selecionamos de um ou todos os equipamentos, depois clicamos em .
Para preenchimento do plano de manutenção, as primeiras datas devem ser

incluídas de forma manual. Após a abertura da primeira OS, as próximas datas serão
reprogramadas automaticamente, conforme a periodicidade inserida no cadastro de
Plano de Manutenção.
Em Cobertura de Plano de Manutenção está a quantidade de equipamentos
inclusos e faltantes. Selecionamos “Salvar” após preenchimento das datas.
CRONOGRAMA
É possível visualizamos como será a programação do Plano clicando em

“Cronograma”.
Adicionamos os filtros que desejamos, clicando em “Gerar”.
VINCULAR/DESVINCULAR
É possível vincular 2, ou mais planos de manutenção, caso aconteça do mês de

abertura deles serem iguais, o sistema irá gerar uma única Ordem de Serviço, que será
válida para esses planos vinculados. É possível desfazer o vínculo também.
Procedimentos de Manutenção
Os Procedimentos de Manutenção são essenciais para execução de testes,

checklists, medições e ações corretivas. Após acessar o menu Gestão da Manutenção e
clicar sobre Procedimentos de Manutenção, você chegará à tela em que os
Procedimentos criados estarão registrados.
Se você ainda não tiver um, essa página estará em branco. Para criar o seu primeiro
procedimento, clique sobre o botão Novo Procedimento.
Você tem seis tipos de opções de Procedimento: Procedimento Modelo,

Procedimento Derivado, Procedimento Independente, Procedimento de
Ronda/Inspeção, Procedimento de Laudo de Recebimento, Procedimento de Laudo de
Instalação.
Procedimento Modelo: Conjunto de Checklists e Instruções que são utilizados
para criar procedimentos derivados dele, selecionando os blocos desejados do
Procedimento Modelo. Este tipo de procedimento não pode ser vinculado a
Equipamento ou Planos de Manutenção, pois sua função é apenas facilitar o processo de
criação dos procedimentos.
Procedimento Derivado: Este tipo de procedimento é baseado em um

Procedimento Modelo. Primeiro você deverá selecionar um Procedimento Modelo já
existente para dar continuidade ao cadastro, após isso você escolherá quais blocos irão
compor o procedimento.
Procedimento Independente: Procedimentos Independentes funcionam sozinhos
sem a necessidade de um Procedimento Modelo. Nele você poderá cadastrar seus
blocos de checklist e instruções e vinculá-lo aos Planos de Manutenção.
Procedimento de Ronda/Inspeção: Procedimentos de Ronda/Inspeção só
permitirá apenas um bloco de verificação.
Procedimento de Laudo de Recebimento: Estes procedimentos são utilizados no

Laudo de Recebimento.
Procedimento de Laudo de Instalação: Estes procedimentos são utilizados no
Laudo de Instalação.
Após a criação destes Procedimentos a tela irá se atualizar e os procedimentos

irão ficar registrados na tela.
Vincular Procedimentos a Modelos
Essa funcionalidade tem como objetivo vincular procedimentos de manutenção à

modelos de equipamento.
O sistema irá exibir uma tela com os Planos de Descrições cadastrados na
empresa, basta clicar no ícone para exibir os modelos.
Bastar selecionar o Modelo, que a tela irá exibir o Procedimentos de Manutenção

ao lado, selecione a caixa e em seguida clique em Salvar.
Vincular Modelos à Procedimentos
Essa funcionalidade tem como objetivo vincular Modelos de equipamentos à

Procedimentos de manutenção.
O sistema irá exibir uma tela com os Procedimentos publicados cadastrados na
empresa, basta clicar sob um Procedimento para que a grade ao lado exiba os Plano de
Descrições, em seguida clique no ícone para que os modelos sejam listados.
Em seguida selecione clique sobre a caixa e depois em Salvar para realizar o

vinculo do Modelo ao procedimento.
OBS.: É possível vincular um ou mais modelos ao mesmo Procedimento.
Fornecedores
No menu Gestão da Manutenção > Fornecedores, cadastramos as empresas que

nos fornecem equipamentos, produtos ou serviços.
O cadastro é prático, basta preencher os campos obrigatórios e clicar em Salvar.
OBS.: O cadastramento de fornecedores é essencial para à rastreabilidade dos
equipamentos e seu histórico, além do gerenciamento de custos, manutenções externas
e aquisição de peças e materiais.
Contratos de Manutenção
O menu Contratos de Manutenção, é um recurso fundamental para estabelecer
regulamentações de interesse entre ambas as partes.
No menu Gestão da Manutenção > Contratos de Manutenção realizamos os
cadastro e acompanhamento dos contratos alocados na empresa.
Para criar um Contrato, basta preencher os campos obrigatórios.
PARCELAS
Após preenchemos os campos principais, é preciso incluir as parcelas. Pressione

em preencha os campos: Vencimento Previsto, valor Previsto e Quantidade. O
sistema irá multiplicar a quantidade pelo valor da parcela e fornecer o valor total do
contrato.
É preciso fazer o preenchimento manual sempre que a parcela for paga, selecione
a parcela e pressione o ícone para inserir o vencimento e valor exato que foi faturado.
OBS.: O sistema sempre gera uma notificação de alerta, informando que existem
parcelas de contrato vencidas ou a vencer. Uma tela é exibida para que o usuário posso
inserir o vencimento da fatura e o valor faturado.
EQUIPAMENTOS
Prosseguindo, iremos incluir os equipamentos no contrato. Acessamos a aba

Equipamento e procuramos o ativo por um dos códigos, como: TAG, Número de Série ou
Patrimônio. Ao carregar as informações do ativo, selecionamos “Salvar Item” e em
seguida “Salvar”.
ANEXOS
No contrato é possível inserir qualquer tipo de anexo. Para inserir o anexo basta:
Escolher arquivos > Selecionar do seu computador > Enviar.
Verificar Contratos Vencidos ou a Vencer
Visualizamos de forma rápida e prática os contratos que estão próximos de

vencer ou vencidos, no menu Gestão da Manutenção > Verificar contratos Vencidos ou a
Vencer.
Em seguida, você visualizará a grade de contratos. Conheça as funções de cada campo:
Renovar: O usuário colocará uma nova data vigente para o contrato
Encerrar: O contrato será finalizado ou encerrado
Consultar: Abrirá a tela referente ao contrato apenas para consulta.
Colaboradores
Colaboradores são técnicos, engenheiros e supervisores que irão executar

serviços. Os colaboradores irão executar Mão de obra nas Ordens de Serviço, emissão de
certificados, envio de orçamento e responsáveis técnicos.
Para cadastrar um colaborador, basta clicar em Gestão da Manutenção >

Colaboradores > Novo e preencher os campos obrigatórios, e em seguida clico em
Salvar.
Após salvar o cadastro será exibido na grade de Colaboradores.
EQUIPAMENTOS
Equipamentos
Nesta tela cadastramos todos e quaisquer equipamentos da empresa.
Antes de cadastrar um novo equipamento, precisamos ter já cadastrado a

‘Descrição’ e o ‘Modelo’.
Ainda dentro de ‘Equipamentos’ temos a opção de cadastrar vários equipamentos

ao mesmo tempo em “Múltiplos”.
OBS: Temos a opção de replicar algumas informações no cadastro do equipamento
em “Reaplicar as informações de Data de Fabricação até Fornecedor na grade abaixo.”
Plano de Descrições
Nesta tela realizamos um ‘pré-cadastro’, inserindo a descrição do

Equipamento, exemplo:
Fabricante
Em ‘Fabricante’ cadastramos quem fabricou o equipamento, exemplo:

Descrição = Lâmpada; Fabricante = Philips.
Fabricantes podem ser fornecedores e assistências técnicas, mas
fornecedores ou assistências técnicas não necessitam serem fabricantes dos
equipamentos, podendo ser revendas ou mesmo prestadoras de serviço.
Modelo
Nesta tela cadastramos o modelo do equipamento.

Selecionamos “Novo” e preenchemos os campos obrigatórios e clicamos em
“Salvar”.
Novos Modelos e Fabricantes
Nesta tela cadastramos Modelo e Fabricante ao mesmo tempo. Basta abrir

o menu em Equipamentos > Novos Modelos e Fabricantes e preencher os campos.
Em seguida o equipamento ficará salvo na grade de Últimos itens

cadastrados.
Custo de Substituição
Nesta tela podemos inserir o valor de substituição de equipamento.

OBS: Valor de Substituição é diferente do Valor de Aquisição.
Reserva de Equipamentos
Esta tela é utilizada para agendar um dia em que o equipamento irá sair da empresa
para um colaborador.
Depois de salvo, a reserva fica registrada na tela. Ainda dentro da tela temos um botão
chamado ‘Processar’ onde inserimos a hora e quem autorizou a saída do equipamento.
Transporte de Equipamentos
Nesta tela realizamos o a movimentação de um equipamento entre setores, seja

ele definitivo ou temporário.
Após o procedimento ser salvo, fica registrada na tela de Transporte de Equipamentos, ao
selecionar o registro incluímos a hora e quem recebeu o equipamento.
Atualizar contadores
Esta tela é utilizada para atualizar o registro do tempo de uso dos equipamentos.
OBS: Esse registro também é utilizado em abertura de OS originadas de Planos de
Manutenção de preventiva.
Equipamentos sem Data de Instalação
Esta tela trás todos os equipamentos que não possuem Data de Instalação, e
podem ser preenchidas em massa.
Basta preencher com a data desejada, selecionar os equipamentos que deseja
incluir a data e salvar.
Nesta tela também é possível alterar o setor do equipamento.
ORDENS DE SERVIÇO
A Ordem de Serviço é o registro da solicitação e de todas as atividades, materiais

e recursos utilizados para a execução de uma manutenção ou serviço.
Ordens de Serviço
No sistema a Ordem de Serviço consolida todos os cadastros e atividades,
mantendo um histórico de rastreabilidade dos equipamentos, desde o recebimento,
instalação, manutenções preventivas, calibrações, ações corretivas, substituição de
peças até sua obsolescência e descarte.
OBS.: A pesquisa direta de Ordens de Serviço pode ser efetuada de duas formas, através
do Painel de Apps ou através da tela de Pesquisa de OS.
Ordem de Serviço Rápida
Esta tela recebe este nome, pois permite que a OS seja fechada na mesma tela.
Abrir Ordem de Serviço
Nesta tela é como um pré cadastro da OS.
Após preenchimento das informações obrigatórias, clicamos em ‘Abrir OS’ e
preenchemos as demais informações.
OBS: Os campos em branco não são obrigatórios, mas, isso não quer dizer que eles não
são importantes. Lembre-se: quanto mais informações reais registradas na OS, melhor
para extrair relatórios.
Agendamento de Ordens de Serviço
No sistema é possível agendar OS para um responsável, e a ação fica

registrada na tela de Agendamento de Ordens de Serviço.
Minhas Requisições de Serviço
Mão de Obra
Acessamos uma Ordem de Serviço e selecionamos o botão de “Mão de Obra”.
Ao carregamos a tela, selecionamos: o Colaborador, a Data de Início, a Hora de

Início, o tempo decorrido (apenas números). Em seguida, selecionamos a Ocorrência e o
Serviço realizados pelo colaborador. O campo de observação pode ser utilizado se
desejamos registrar mais detalhes.
OBS: só marque a opção “A ocorrência foi resolvida com este serviço” apenas quando o
serviço selecionado, de fato, resolveu a ocorrência da OS.
Ao salvamos o registro da “Mão de Obra” resolvemos a ocorrência, nós veremos na

OS o técnico e a solução do problema.
Material
Acessamos uma Ordem de Serviço e selecionamos o botão de “Material”.
Ao abrimos a tela, inserimos a data de retirada do produto do estoque,
selecionamos o “Estoque”, selecionamos o “Produto” e informamos a quantidade de
material. Os campos de Nota Fiscal e Série utilizamos apenas para registrar a nota de
compra e a série do número da nota. O campo de observação pode ser utilizado se
desejamos registrar mais detalhes.
Ao salvar, veremos o ícone de engrenagem registrado na OS, detalhando o que foi

utilizado na manutenção do equipamento.
Feito isso basta inserimos uma data no campo de Encerramento e depois clicamos em
“FECHAR OS” para finalizamos o serviço.
OBS: Inserimos uma data e hora no campo de “Encerramento:” e clicamos em “Fechar

OS”.
ESTOQUE
O gerenciamento de estoque se dá em algumas etapas, desde a criação do setor
como almoxarifado, passando pelo cadastro de produtos e chegando à movimentação de
produtos. Além desses processos macros ainda existe um processo importante vinculado
ao estoque que é o de auditoria do almoxarifado e validação da quantidade de itens do
estoque.
Configuração de Almoxarifados
A configuração dos almoxarifados se dá no cadastro dos setores, o setor deve ser marcado
como almoxarifado.
Após a criação dos almoxarifados é possível cadastrar o almoxarifado principal e o

almoxarifado da manutenção nos parâmetros locais.
O Almoxarifado Principal é o almoxarifado pré-selecionado em processos de Entradas no

Estoque e na aba material para indicação de peças e materiais usados na OS. O
Almoxarifado, configurado como “Manutenção” é o almoxarifado usado para Ordens de
Serviço Rápidas.
Cadastro de Produtos
Para o processo de gestão de produtos dos almoxarifados, é necessário acessar o menu

“Estoque”:
Encontra-se Estoque > Cadastros Básicos > Categorias de Produto
O gerenciador de categorias de produtos permite a criação e gestão de grupos e

categorias de produtos.
Os grupos têm aplicação apenas para organização das categorias.
O formulário de cadastro do grupo é bem simples:
.
O formulário de cadastro das categorias segue o mesmo princípio do grupo:
Produtos
Estoque > Produtos > “Novo”
O gerenciador de produtos permite a criação/alteração/exclusão dos produtos dentro dos
grupos e categorias previamente criadas.
Além disso, no gerenciador de produtos é possível ver a quantidade em estoque

consolidado, para cada produto.
Clicando na lupa ao lado da quantidade consolidada no estoque, é possível ver a

quantidade por almoxarifado.
É possível tirar um relatório da movimentação de um produto em um período selecionado
através do comando: Movimentações.
Exemplo de relatório de movimentação no estoque:
O formulário de cadastro possui 3 abas. Na aba geral são cadastrados a descrição do

produto, o fabricante, o centro de custo, e os demais dados e características, além da
forma de controle de estoque desse produto.
O campo localização é para indicar onde o produto fica estocado: armário 1 - prateleira 5;
O campo de estoque mínimo serve para indicar o nível de estoque para o qual o sistema
emitirá um alerta informando que o estoque chegou no mínimo, para aquele produto. Esse
alerta é apresentado para todos os usuários que tem acesso a gestão de estoque.
Estoque máximo serve para monitoramento em relatório, de equipamentos que

ultrapassaram o limite máximo.
As abas “Especificações” e “Fornecedores” só são habilitadas para edição, após o

salvamento do cadastro.
A aba Especificações é um campo texto editável, onde devem ser inseridos os dados de
especificações do produto. Diferentemente dos campos de edição de laudos, esse campo
é para inserção de texto simples, sem uso de Alias do Sistema.
A aba de Fornecedores permite a inclusão do cadastro de fornecedores desses produtos

específicos.
Inserindo ainda os valores de cotação, valores da ultima compra e forma de pagamento.
Tipos de Entrada
A entrada de um produto pode ser realizada de várias formas: através de uma compra
avulsa, compra dentro do estado, compra nacional com necessidade de uso de
transportadora rodoviária e uma importação que necessita de tramites com a alfandega.
As formas de entrada de produto podem ser cadastradas com todas as etapas para cada
tipo de entrada.
O formulário de cadastro exige a descrição da entrada, de produto ou serviço, o CFOP do

produto ou serviço, e se essa entrada gera movimentação de estoque.
Após a configuração geral, deve ser indicar as etapas para esse tipo de entrada:
É obrigatória a configuração dos tipos de entrada para as diversas formas de

entradas/saídas do estoque nos parâmetros locais.
Se a entrada não estiver configurada, o Sistema não conseguirá realizar a movimentação
de estoque para o tipo de entrada.
Entradas no Estoque
O processo de entrada de produtos no Estoque é realizado através de Entradas/Notas

Fiscais e Pedidos de Compra.
Entrada/Nota Fiscal
O formulário inicial de entrada de NF especifica: almoxarifado, fornecedor, data, tipo de

entrada e etapa, e demais dados de NF, transporte e impostos.
O Comando de avançar leva a 2ª etapa, para o formulário de Entrada, onde será realizado
o preenchimento da Entrada em si, onde são inseridos os produtos adquiridos.
A inserção e salvamento do cadastro da entrada de produtos por NF por si só não insere
os produtos no estoque.
A NF aparece como não processada. Só após o processamento da Entrada/NF o material

é inserido efetivamente no estoque.
O processamento é realizado dentro da entrada através do comando “Processar”.
Após o processamento a entrada aparece como processada e o Material efetivamente é

inserido no estoque. Depois de processada uma entrada/NF não pode ser alterada, apenas
excluída.
A quantidade de produto em estoque pode ser visualizada no gerenciador de produtos:
Solicitações de Compra
O formulário de Solicitações de Compra lista as necessidades de compra de materiais

registradas como pendencia em OS’s detalhada no item Erro! Fonte de referência não
encontrada. (OS para setor ou equipamento e OS de Clientes) ou através do controle de
limite minimo de estoque do material/produto indicado no cadastro de produto.
As Solicitações de compra são abertas automaticamente a partir do sistema e não podem

ser cadastradas manualmente.
Pedidos de Compra
Os pedidos de compra são gerenciados através do formulário:
Os pedidos de compra podem ser gerados a partir de solicitações de compra ou

cadastrados manualmente no sistema.
No gerenciador é possível vizualizar o status do pedido.
Esse status depende do tipo de entrada, e as situações possiveis cadastrados para a
entrada.
Para gerar o pedido através da solicitação de compra, é necessário selecionar os itens no

formulário de Solicitações de Compras e enviar o comando Gerar Pedido.
O pedido então é gerado com Situação INICIAL.
Um pedido de compra gerado diretamente no Gerenciador segue duas etapas para sua
criação:
No Formulário Inicial do Pedido de Compra é indicado o Fornecedor, a situação do pedido,

data da emissão dados de impostos e de transportes.
Após essa etapa, e enviando o comando de avançar, segue a 2ª etapa da criação do pedido,
quando abre o campo para seleção dos produtos que serão adquiridos.
Para realização do recebimento do pedido, o mesmo pode ser realizado dentro do
formulário do pedido de compra ou direto do gerenciador selecionando o pedido e
enviando o comando
Após o comando receber pedido, o sistema abre o mesmo formulário da Entrada

detalhado no item de Entrada/NF, onde apresenta os dados do pedido, cadastra a data-
hora da entrada, permite a alteração da Etapa e o processamento do pedido.
Só após o processamento que os itens cadastrados no pedido são inseridos

automaticamente no estoque.
O valor de compra do item é atualizado no campo fornecedor do cadastro do produto.
O Gerenciador permite a impressão do pedido de compra.
O pedido emitido pelo sistema segue o seguinte exemplo:
Saídas do Estoque
Saídas de estoque são todas as formas de movimentação de saída do material do estoque.

O material pode ser usado nas OS, os produtos podem ser transferidos entre
almoxarifados e os produtos podem precisar ser descartados.
Materiais usados nas OS
Dentro das ordens de serviço é possível indicar os produtos e materiais usados na

execução das OS na aba “Materiais”.
Na aba materiais é indicada a data de saida do estoque, o almoxarifado e, os produtos e

quantidades usados.
Os produtos são automaticamente retirados do estoque após o salvamento da aba

material, com data de movimentação de saida indicada pela data de saida. Não precisa
fechar a OS para o material efetuar a movimentação.
Dentro da OS o material fica registrado.
No gerenciamento de produtos, o material selecionado na OS foi retirado:
Transferências entre Almoxarifados
O gerenciador de transferencia permite transferencias individuais e multiplas

transferencias entre almoxarifados.
O processo de transferencia através do comando Novo abre o formulário inicial de

cadastro de transferencia, o qual segue 2 etapas.
Na 1ª etapa, é selecionado o Almoxarifado origem, o almoxarifado destino, o funcionario
responsavel e a data-hora da transferencia.
Após enviar o comando de Avançar, inicia a 2ª etapa do processo, onde são selecionados
e adicionados os produtos e quantidades que farão parte dessa transferencia.
Adicionado:
Após a adição dos produtos e salvamento da transferencia o cadastro da transferencia
está salvo, porém para efetivar a transferencia de estoque é necessário enviar o comando
Processar.
Após o processamento não é possível alterar a transferencia, incluindo ou alterando

produtos.
A transferencia é registrada no cadastro de transferencia.
No Gerenciador de Produtos, podemos verificar que os produtos transferidos aparecem
nos almoxarifados selecionados. A quantidade consolidade permanece a mesma, mas os
produtos agora estão divididos em dois almoxarifados.
O processo de Múltiplas Transferências permite executar a transferência completa em um

único formulário, até o processamento: selecionado o almoxarifado origem e a data,
selecionado o produto e quantidades e os almoxarifados para destino.
Vale salientar que os produtos e quantidades selecionadas irão igualmente para os
almoxarifados selecionados, ou seja, se selecionei 3 produtos, após o processamento sairá
do almoxarifado origem 3 produtos para cada almoxarifado destino.
No cadastro de transferência, aparecerão 2 transferências cadastradas.
Baixa de Produtos
Baixa de Produtos é o descarte dos materiais e peças. Os produtos podem ser descartados
por diversos motivos: desde fim de vida útil, a produto vencido, ou obsoleto, ou inseguro,
ou fora dos padrões legais.
Da mesma forma que para o descarte dos equipamentos, todos os materiais médico-
hospitalares que forem descartados deverão seguir a PGRSS, conforme normas da RDC
306/2004, assim como a Resolução do CONAMA – nº 358/2005.
No Sistema o processo de descarte de materiais é acessado através do menu: Baixas

Diversas
Motivos para Baixa de Produtos
O porquê os produtos estão sendo descartados é o motivo. O gerenciador de Motivos de

para Baixa de Produtos permite criar, alterar, excluir e consultar cadastros.
O formulário de cadastro de motivo da baixa de contrato é bem simples, e exige só a

descrição do motivo:
Baixas Diversas
O Gerenciador de Baixas Diversas permite cadastrar e excluir baixas.
O formulário de cadastro das baixas é bem simples, solicitando o almoxarifado, o produto,

o motivo, a quantidade e a data do descarte de material.
O processo de baixas diversas não necessita ser processado, e após o salvamento, ele já
executou a baixa dos produtos indicados.
Além de ficar registrada no gerenciador de Baixas Diversas, a movimentação pode ser

verificada também no relatório de movimentações.
Inventário
Inventário é o processo no qual é feito um levantamento de todos os produtos do

almoxarifado, validando as quantidades armazenadas.
O inventário é um processo que pode ajustar, aumentar ou diminuir a quantidade de

produtos no estoque, por esse motivo cada processo de inventário é cadastrado e
registrado no sistema para rastreabilidade.
O gerenciador de inventários permite criar, definir quantidades, finalizar imprimir a lista de

produtos limpa e o relatório final do inventário.
O formulário de cadastro de inventário indica o nome do inventario, qual o almoxarifado e

a data da realização do inventario.
A opção parar estoque quando marcada impede entradas e saídas do estoque selecionado
durante a realização do inventario, até o mesmo ser finalizado. Mesmo entradas ou saídas
com datas fora do período da realização do inventario não poderão ser cadastradas até a
finalização do inventário.
Após selecionar lista do inventario, o mesmo é salvo e criado no sistema, e o inventário

segue para o formulário de Lista do Inventário, onde são selecionados os produtos que
serão inventariados.
Após selecionar os produtos que serão inventariados o formulário deve ser salvo para a
execução do inventario no almoxarifado. O inventario foi criado com êxito e está em
andamento.
Após a execução do inventário, os dados devem ser inseridos no sistema no comando

definir quantidades. Esse comando pode ser realizado dentro do formulário do inventário
ou selecionando o inventario no gerenciador.
O comando imprimir contagem: imprime o inventario preenchido.
O inventario salvo não atualiza automaticamente os dados no almoxarifado.
Apenas o comando Finalizar atualiza as quantidades do estoque para cada produto do

almoxarifado com a quantidade levantada no inventario, seja para mais ou para menos.
O inventário só pode ser finalizado, se a configuração para o tipo de entrada Inventário
nos Parâmetros Locais tiver sido configurado.
Após a finalização o sistema emite um relatório do Inventário:
E a quantidade dos produtos para o almoxarifado inventariado no gerenciador de produtos
terá sido atualizado.
Relatórios de Estoque
No menu de Relatórios são disponibilizados os seguintes relatórios padronizados para o
Processo de Estoque.

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SISTEMA DE GERENCIAMENTO

Ao acessar o endereço de web fornecido pela empresa Globalthings EFFORT,

É preciso inserir Nome de Acesso e Senha, fornecidos pelo Gestor do sistema.

O Sistema Globalthings EFFORT é composto por Menus e Sub-Menus na barra

No Menu usuários encontraremos os seguintes Sub-Menus: Troca de Empresa,

Neste menu é possível realizar algumas configurações de usuário e da área de

Foto: Adicionamos a foto do usuário.

E-mail: Neste campo cadastramos o e-mail do usuário, para recebimento de informações

Tela Inicial: Visualizamos as telas disponíveis após feito o login.

Tema Visual: Escolhemos a cor de fundo do Sistema

OBS: A visualização do Dashboard é fornecida de acordo com a necessidade e

A agenda é semelhante a agenda/calendário do outlook. Onde se podemos criar tarefas

Identifica os cursos realizados.

Amplificamos o painel de apps clicando na seta laranja no canto direito da tela

A função exibir de forma rápida as propriedades do equipamento ou da ordem de

Utilizamos a função “Tarefas” como uma agenda de atividades, sinalizando horários

. Para confirmar, selecionamos e se for preciso excluir, selecione o botão .

Ainda é possível “Alterar” e “Imprimir” , além de pesquisar as tarefas já concluídas

Nesta tela podemos cronometrar o início de uma atividade.

Encontramos o botão “Usuários” em Configurações.

Em Grupo de Usuários selecionamos o grupo que o usuário terá acesso no sistema.

Para um Novo Cadastro de Grupo de Usuário, selecionamos o botão novo e

OBS: Os campos em amarelo, o preenchimento é obrigatório.

Parâmetros Locais é responsável por configurar uma empresa, desde a exibição de

Visualizador de Mapas: Dentro do cadastro de fornecedor você consegue visualizar o

Permitir usuário requisitante realizar transporte de equipamentos:

Nesta tela configuramos a senha do Login.

Neste menu temos cadastrados todos os nossos países, utilizados no momento de

Neste menu temos cadastrados todos os nossos Estados, utilizados no momento

Nesta funcionalidade temos como objetivo cadastrar os feriados nacionais. Caso

Em Licenças em Uso conseguimos ver a quantidade de licenças contratadas e

Nesta funcionalidade o administrador visualizar solicitações de acesso ao sistema

Essa solicitação é feita na tela inicial do link da empresa.

Nesta funcionalidade conseguimos verificar quaisquer informações que os

Em log de acessos ao sistema, visualizamos a quantidade de pessoas que acessou

Download Backup do Banco de Dados

Toda empresa é subdividida em localidades, das quais podem se prestar serviço

O cadastro de um Setor é prático, basta preencher os campos obrigatórios, tais

Nesta tela, realizamos a gestão de todos as manutenções agendadas: Preventivas,

Vejamos um modelo de “Novo Plano de Manutenção”:

Acordado com o fornecedor: trata-se de um plano de manutenção onde não existe

Periodicidade por intervalo de tempo: refere-se as manutenções onde existe uma

Periodicidade de um contator: Utilizamos a periodicidade de um contator somente

Para utilizamos o equipamento no plano de manutenção, selecionamos o plano

desejável no botão e clique em “Adicionar”.

Selecionamos de um ou todos os equipamentos, depois clicamos em .

Para preenchimento do plano de manutenção, as primeiras datas devem ser

É possível visualizamos como será a programação do Plano clicando em

Adicionamos os filtros que desejamos, clicando em “Gerar”.

É possível vincular 2, ou mais planos de manutenção, caso aconteça do mês de

Os Procedimentos de Manutenção são essenciais para execução de testes,

Você tem seis tipos de opções de Procedimento: Procedimento Modelo,

Procedimento Derivado: Este tipo de procedimento é baseado em um

Procedimento de Laudo de Recebimento: Estes procedimentos são utilizados no

Após a criação destes Procedimentos a tela irá se atualizar e os procedimentos

Essa funcionalidade tem como objetivo vincular procedimentos de manutenção à

Bastar selecionar o Modelo, que a tela irá exibir o Procedimentos de Manutenção

Essa funcionalidade tem como objetivo vincular Modelos de equipamentos à

Em seguida selecione clique sobre a caixa e depois em Salvar para realizar o

No menu Gestão da Manutenção > Fornecedores, cadastramos as empresas que