Checklist de Organização Do Evento

CHECKLIST DE ORGANIZAÇÃO DO EVENTO
Descrição Responsável Prazo

Sim Não
PROGRAMAÇÃO
Elaboração do prospecto da
programação
Contato com expositores em
potencial e professores
(palestras, cursos, oficinas,
conferências, mesas redondas)
Elaboração de normas para
seleção de trabalhos , exposição
de painéis e divisão de
estandes, bem como dos prazos
de inscrição
Checagem final de dias e
horários
Checagem final de palestrantes
Checagem final de
apresentações culturais e
atividades sociais
Publicação das normas
Fechamento e publicação da
programação completa
DIVULGAÇÃO
Planejamento da divulgação: 
impressos: folders, cartazes,
convites, folhetos, outdoor; 
eletrônicos: sites, mala direta; 
necessidade de assessoria de
imprensa específica para o
evento;  confecção de brindes
(canetas, blocos, sacolas,
canecas, marca-texto,
chaveiros, réguas, dentre
outros)
Solicitação de artes para
material de divulgação
Elaboração e manutenção do
site do evento
Confecção de impressos e
brindes
Envio de impressos e brindes
Envio de material eletrônico
Contato com imprensa e envio
de press kits
INSCRIÇÕES
Elaboração do formulário de
inscrição
Revisão do formulário de
inscrição
Definição da forma de
disponibilizar os formulários
(em secretarias acadêmicas, via
sites, em conselhos
profissionais, dentre outros)
Disponibilização dos formulários
nos locais definidos
Recebimento e controle de
inscrições (revisão de prazos, se
necessário)
Impressão da LISTA GERAL DE
INSCRITOS
CORRESPONDÊNCIAS
Elaboração do banco de dados
para envio de convites
Elaboração de etiquetas
Separação de envelopes e
materiais a serem enviados
Envio de correspondências
(respeitando prazos de entrega
dos correios)
Confirmação do recebimento de
convites e correspondências
oficiais
LOCAL DO EVENTO
Palco
Tablados
Praticável
Sala VIP
Camarim
Sala para secretaria
Espaço para exposições
Guichê para
credenciamento/inscrições
Hall para lanches e cafés
Sala de Imprensa
Central de informações
Restaurante
Lanchonete
Copa/Cozinha industrial
Estacionamento
Banheiros
Bebedouros
Sala de som e projeção
RECURSOS HUMANOS
Coordenadores de área
(exemplo: recepção, cerimonial,
logística)
Coordenador de salão
Recepcionistas
Assessor de imprensa
Mestre de Cerimônia
Operadores de som
Operador de luz
Operador de câmera
Garçons
Pessoal de limpeza
Seguranças
Manobristas
Fotógrafo
***Tradutores/intérpretes
línguas estrangeiras ou libras
(para eventos internacionais,
necessário montar estrutura
específica para a tradução
simultânea. Em caso de libras,
verificar com antecedência as
necessidades do intérprete para
adequação do palco do evento)
Bombeiros
Médico à disposição
Enfermeiro à disposição
Monitores
RECURSOS TECNOLÓGICOS E AUDIOVISUAIS
Para Projeções
Datashow
Aparelho de DVD
Telões
TV de Plasma
Notebook
Para a sonorização
Microfones
Pedestais para microfones
Armações metálicas (para
eventos grandes)
Caixas de som
Amplificadores
Mesa de som
Retornos
CD´s e DvD´s para música
ambiente
Para filmagem
Mesa digital para transmissão
simultânea
Câmeras fixas com tripés
Armações para câmeras móveis
Para iluminação
Canhão seguidor
Moving heads
Lâmpadas
Mesa digital para iluminação
Set lights
Gerador de energia para o local
Para credenciamento e acesso
de participantes
Leitor óptico para crachás
Computador em rede
Impressoras a laser em rede
Estabilizadores/no breaks para
equipamentos de informática
Catracas eletrônicas
Máquinas para cartão de
crédito/débito
Calculadoras
RECURSOS MATERIAIS
Para a Cerimônia /Cerimonial:

Bandeiras
Mastros para bandeiras
Púlpito
Mesa diretiva completa
Forro para mesa diretiva
Copos de água para mesa
diretiva
Placas de homenagem
Placa de inauguração
Fitas para inauguração
Becas ou trajes especiais que
devem ser levados para a
cerimônia
Tecido para descerramento de
placas, bustos e monumentos
Lista de autoridades do IFCE
Lista das autoridades que
compõem a mesa diretiva
Listas de presença para
assinaturas
Mesas de recepção de
autoridades
Placas ou etiquetas para reserva
de lugares
Nominatas
CD ou DVD hino nacional
CD ou DVD de músicas
Mesas ou aparadores para
entrega de troféus ou
homenagens
Mesas para assinatura de atos e
convênios
Roteiro de cerimonial
Para credenciamento de participantes e palestrantes

Checagem do local para
credenciamento
Montagem de material para
credenciamento
Crachás (com ou sem código de
barras)
Cordão para crachás
Pastas com material do evento
Ingressos
Lista geral de inscritos
Canetas
Blocos
Boletos de pagamento
Recibos
Certificados de participação
Materiais de escritório/outros
Lápis
Canetas
Guardanapos
Copos descartáveis
Cartuchos para impressora
Toner para impressora
Envelopes
Pastas para arquivo
Borracha
Apagador
Durex
Blocos de anotações
Régua
Tesoura
Cola
Adesivos
Apontador para lápis
Pincel para crachás
Pincel para quadro branco
Quadro branco
Etiquetas
Resmas de papel A4
Grampeador
Clips
Grampos para Grampeador
Furador de papel
Tripés para banners
Fita dupla-face
Fita crepe
Fita de alta fixação
Cabides e arara para trajes
especiais
Ferro de passar
Tábua de passar
Displays e totens para
sinalização do evento
SERVIÇOS NECESSÁRIOS
Transporte
Verificar estrutura de traslado e
passageiros
Checar disponibilidade de
veículos oficiais do campus
junto ao Setor de Transporte
Em caso de utilização de
veículos do campus, elaborar o
ROTEIRO PARA MOTORISTAS
Estabelecer pontos embarque e
desembarque (não esquecer de
avisar todos os participantes. Se
necessário, inserir informação
no material de divulgação do
evento e na rede hoteleira
destinada ao mesmo)
Buffet
Checar o tipo de serviço (café
da manhã, coffee-break,
almoço, jantar, coquetel) e
elaborar cardápio
Verificar lista de buffets
conveniados com IFCE (Proad)
Orçar serviços e verificar itens
de cobertura do buffet (mesas,
cadeiras, forros, talheres,
copos, pratos, dentre outros)
Checar local em que será (ão)
servido (os) o almoço, jantar,
cafés, coquetel, etc.
Ver necessidade de locação de
materiais: mesas, cadeiras,
guardanapos, talheres, forros,
pratos, baixelas, dentre outros,
aparadores de buffet)
Verificar estrutura da
copa/cozinha do local do
evento, conforme
especificações do serviço
contratado
Decoração/Cenografia
arranjos de mesa diretiva
arranjos laterais
arranjos de palco
forros de mesa de jantar
plantas decorativas para salão
forrações para palco
forrações para salão
forrações para recepção
impressão de logotipos em
banner
confecção de dizeres em letras
caixa
passarelas
escadas/rampas de acesso a
palco
Hospedagem
Verificar hotéis conveniados
com IFCE
Verificação de quantidade de
reservas
Encaminhamento de formulário
de reserva de hospedagem
Confirmação das reservas nos
hotéis
Confirmação de horários de
check-in dos convidados
Cancelamento de reservas em
caso de no-show
Estandes
Planejamento da quantidade e
especificações técnicas dos
estandes
Solicitação de orçamentos
Contratação do serviço
Distribuição dos estandes para
expositores
Contato com expositores
Montagem de estandes
Checagem final

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