VIAGENS E DESPESAS CORPORATIVAS

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Política de Viagens e
Controladoria / Financeiro
Despesas Corporativas
Normas – No. 002

1. OBJETIVO

Estabelecer o conjunto de regras, critérios e responsabilidades dos colaboradores da

Mallory que utilizam recursos disponibilizados pela empresa em situação de viagens
nacionais e internacionais, visando assegurar a sua correta utilização, associada aos
menores custos e atendimento aos prazos estabelecidos.

2. ABRANGÊNCIA

Esta política abrange todas as Filiais/Unidades da Mallory.

3. CONTEÚDO GERAL

3.1. Definições

 Funções de Gestão: Atividades executadas por colaboradores com cargos de Gestor

de Área, Coordenadores, Gerentes e Diretores;
 No Show: Cobrança de taxa referente ao não comparecimento e ao cancelamento da
hospedagem quando não comunicado dentro do prazo estipulado pelo hotel;

 Pernoite: Período de viagem com uma ou mais estadias fora do domicílio do

colaborador, em hotel ou similar;

 Reserve: Sistema externo (Agência de Viagens) utilizado pela Mallory para emissão de
passagens áreas e hospedagens;
 SAP: Sistema de Gestão Corporativa (ERP) utilizado pela Mallory;
 PayTrack: Sistema utilizado pela Mallory para registrar prestações de contas e
reembolso de gastos realizados pelos colaboradores;
 Viagem emergencial: Solicitação de viagem feita após os prazos mínimos de
antecedência estabelecidos por esta política.
 Viagens Corporativas: Qualquer deslocamento aéreo ou terrestre, fluvial ou marítimo
com raio igual ou superior a 100 (cem) km da base de lotação, ou deslocamentos com
necessidade de hospedagem, considerando os limites de despesas da área metropolitana.
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3.2. Papéis, responsabilidades e prazos de execução

Responsável
Responsabilidades Prazos
(Área ou cargo)
Viagens Nacionais
No mínimo de 30 dias corridos de
Colaborador Solicitante Solicitação de viagem nacional
antecedência da data da viagem
Cotação, dos vouchers Até 3 dias corridos após a data de
Suprimentos
(aéreo/hospedagem) solicitação da viagem nacional
Validação da necessidade e Até 3 dias corridos após a data de
Gestor Centro de Custo
aprovação da viagem nacional envio da cotação da viagem nacional
Cotação, reserva e emissão do Até 1 dia útil após a data de aprovação
Agência de viagens
voucher (aéreo/hospedagem) da viagem nacional
Liberação do voucher disponibilizado Até 1 dia útil de antecedência a data da
Suprimentos
pela Agência de Viagem viagem
Viagens Internacionais
No mínimo de 90 dias corridos de
Colaborador Solicitante Solicitação de viagem Internacional
antecedência da data da viagem
Cotação, dos vouchers Até 3 dias corridos após a data de
Suprimentos
(aéreo/hospedagem) solicitação da viagem internacional
Até 5 dias corridos após a data de
Validação da necessidade e
Gestor Centro de Custo envio da cotação da viagem
aprovação da viagem internacional
internacional
Cotação, reserva e emissão do Até 1 dia útil após a data de aprovação
Agência de viagens
voucher (aéreo/hospedagem) da viagem nacional
Liberação do voucher disponibilizado Até 1 dia útil de antecedência a data da
Suprimentos
pela Agência de Viagem viagem
Adiantamento de Viagens
Solicitação de adiantamento No mínimo de 7 dias corridos de
Colaborador Solicitante
financeiro antecedência da data da viagem
Validação da necessidade e
Até 3 dias corridos após a data de
Gestor Centro de Custo aprovação do adiantamento
solicitação do adiantamento
financeiro
Liberação do valor do adiantamento Até 4 dias corridos após a data de
Financeiro
solicitado pelo colaborador aprovação do adiantamento
Prestação de Contas
Prestação de contas e reembolso de Até 30 dias corridos após o retorno da
Colaborador Solicitante
despesas no sistema de viagem viagem
Até 3 dias corridos após a data da
Gestor Centro de Custo Aprovação da prestação de contas
prestação de contas
Conferência de documentação na Até 5 dias corridos após a data de
Financeiro prestação de contas no sistema de aprovação da prestação de contas por
viagem parte do gestor
O colaborador que possua valor a
receber, será ressarcido da seguinte
forma:
- Para prestações de contas finalizadas
Liberação do valor de ressarcimento
Financeiro e aprovadas até o dia 10 de cada mês,
da prestação de contas (se aplicável)
serão pagos até o dia 15.
- Para prestações de contas finalizadas
e aprovadas até o dia 20 de cada mês,
serão pagos até o dia 25.
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4. REGRAS PARA A EXECUÇÃO DO PROCESSO

4.1. Solicitação de Viagem

4.1.1. Os tipos de demandas que usualmente podem gerar demandas de viagens são:
execução de serviços, projetos, treinamentos, seminários, congressos, reuniões, visita a
clientes/fornecedores, acordo coletivo, auditorias e prospecção de novos negócios.

4.1.2. Todas as solicitações de viagem de colaboradores deverão ser feitas por meio do
sistema de viagem definido pela empresa.

4.1.3. As solicitações de viagem devem ser aprovadas pelo Gestor Imediato do solicitante.

4.1.4. As solicitações de viagem dos diretores serão aprovadas pelos mesmos ou pela Vice-
Presidência.

4.1.5. Colaboradores em período de férias, licenciados e/ou afastados, não estão elegíveis
a viajar durante este período.

4.1.6. Jovens Aprendizes, Estagiários e prestadores de serviço não estão autorizados a

realizar Viagens Corporativas. Casos específicos deverão ser tratados individualmente pelo
Diretor da área solicitante e Gerência de RH.

4.1.7. As viagens nacionais com necessidade de passagem aérea nacional deverão ser
solicitadas no sistema de viagem com no mínimo 30 (trinta) dias corridos antes da data da
viagem. As viagens internacionais deverão ter passagem, hospedagem e despesas de
viagens, solicitadas com no mínimo 90 (noventa) dias de antecedência.

4.1.8. Em casos emergenciais, as viagens poderão ser solicitadas com prazo inferior aos
descritos acima, porém a exceção deverá ser formalmente aprovada pelo Diretor da área
do solicitante, para as viagens nacionais e da Vice-presidência, para as viagens
internacionais.

4.1.9. O seguro viagem deverá ser solicitado em caso de viagens internacionais.

4.2. Solicitação de Adiantamento

4.2.1. Todas as solicitações de adiantamento financeiro para viagem dos colaboradores

deverão ser feitas por meio do sistema Paytrack, cumprindo o prazo estabelecido nesta
Política;

4.2.2. A disponibilidade de recurso disponível para Adiantamento de Viagens (ADV)

obedecerá ao Planejamento Orçamentário da Mallory. Caso o orçamento seja insuficiente,
o gestor da área solicitante deverá providenciar a transferência orçamentária para que o
colaborador solicite a viagem.

4.2.3. Todos os colaboradores que solicitarem Adiantamentos para Despesas com Viagens
devem possuir uma conta corrente em seu nome, pois o SAP não efetua depósito em conta
poupança, conta salário e/ou em conta conjunta.
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4.2.4. Os Adiantamentos para Despesas com Viagens serão depositados na conta do

colaborador após 04 dias corridos da data de aprovação por parte de seu gestor. O
solicitante deve antecipar sua solicitação levando em consideração o prazo para
autorização do gestor, bem como o prazo máximo de depósito em função da data da
viagem.

4.3. Hospedagem

4.3.1. Deverá ser selecionada a hospedagem de melhor custo benefício para a Empresa.

4.3.1.1. Em apartamento tipo single apenas para cargos de Diretoria.

4.3.1.2. Para os demais cargos, de acordo com a disponibilidade do hotel, poderão ficar
em acomodação dupla ou tripla (para colaboradores de mesmo sexo).

4.3.2. Os valores das hospedagens serão selecionados considerando os limites máximos

estabelecidos (tabela abaixo), padrões de qualidade aceitáveis e cuja localização seja mais
próxima do local de destino.

Região Valor Limite por

Colaborador (diária)
Brasil – Sudeste R$ 350,00
Brasil – Demais regiões R$ 180,00
Internacional USD 80,00

Nota: As Diretorias e Vice-Presidência poderão ultrapassar o limite estabelecido em

situações especificas de interesse corporativo por demanda dos clientes, conselheiros e/ou
mercado.

4.3.3. Os padrões de qualidade aceitáveis incluem instalações limpas, seguras e distantes

de áreas que ofereçam risco à segurança.

Nota: O custeio das hospedagens está disponível apenas para colaboradores, caso haja
presença de acompanhantes (cônjuges, filhos, etc.), o colaborador deverá arcar com este
custo.

4.3.4. A emissão do voucher de hospedagem será realizada através do fornecedor

responsável pela prestação de serviço de intermediação e gerenciamento de viagens
corporativas / agência de viagens.

4.4. Passagens aéreas

4.4.1. Somente estão autorizadas solicitações de passagens aéreas para deslocamentos

superiores a 400 (quatrocentos) km.

4.4.1.1. Exceto nos casos de solicitações para a Diretoria, onde são permitidos
deslocamentos aéreos inferiores à 400 (quatrocentos) km

4.4.1.2. Para deslocamentos inferiores, o próprio colaborador deve realizar a compra da

passagem de transporte rodoviário. O custeio dessa passagem deverá ser tratado através
do processo de prestação de contas.
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4.4.2. Para viagens nacionais, as solicitações de passagens aéreas devem ser realizadas
com no mínimo 30 (trinta) dias corridos de antecedência à data da viagem. Para viagens
internacionais, as solicitações de passagens aéreas devem ser realizadas com no mínimo
90 (noventa) dias. Solicitações inferiores a esses prazos descritos somente serão acatadas
se forem justificadas e aprovadas formalmente pelo Diretor responsável e, para viagens
internacionais, será necessário também a aprovação da Vice-Presidência.

4.4.3. Todas as passagens aéreas deverão ser solicitadas através do Sistema de Viagens.
Vale ressaltar que a escolha da companhia aérea e do voo deve considerar sempre a melhor
opção que esteja em conformidade com esta Política, levando em considerações a melhor
relação custo-benefício para a empresa, avaliando preço, horários e conexões.

4.4.4. É vetado à Agência de Viagens contratarem tarifas Premium ou serviços opcionais.

Salvo quando expressamente autorizadas pelo Diretor da área e Vice Presidência.

4.4.5. No caso de solicitações de viagem com mais de um Diretor, as passagens aéreas

não devem, preferencialmente, ser emitidas todas em um único voo.

4.4.6. Remarcações de passagens aéreas incorrem em um custo adicional para a empresa.

Para mitigar este risco, só serão acatadas solicitações de remarcações com autorização via
e-mail do Diretor da área, onde ele autorize o valor adicional decorrente desta remarcação.

4.4.7. Para solicitações de voo em que o período da viagem for inferior a 3 (três) dias, o
bilhete NÃO irá abranger o despacho de bagagem. Nesse caso o viajante poderá levar
apenas a bagagem de mão, com até 10 kg. Custos referentes ao excesso de bagagem
serão por conta do viajante e sem ressarcimento pela empresa.

4.4.8. Para solicitações de voo em que o período da viagem for acima de 3 (três) dias, o
colaborador terá direito, além da bagagem de mão, ao serviço de despacho de 1 (uma)
bagagem dentro dos padrões estabelecidos pelas companhias áreas (Regras de despacho
de bagagens). Caso necessário, a inclusão desse serviço deve ocorrer obrigatoriamente
durante a solicitação/emissão do bilhete da passagem aérea. Caso a solicitação ocorra após
a emissão da passagem, a tarifa cobrada referente ao despacho da mala não poderá ser
reembolsada na prestação de contas.

4.4.9. Os colaboradores que forem viajar pela primeira vez deverão solicitar via e-mail a
área de Suprimentos, o cadastro para o Sistema de Viagens da Agência informando os
dados de Nome, CPF, Endereço, Telefone e e-mail corporativo.

4.4.10. A emissão do voucher aéreo será realizada através do fornecedor responsável pela
prestação de serviço de intermediação e gerenciamento de viagens corporativas.

4.4.11. Para voos nacionais, é obrigatória a apresentação de documento de identidade

original válido. Para voos internacionais deverá ser apresentado o passaporte e caso
necessário o visto, conforme exigência definida por cada país.
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4.5. Cancelamento da Viagem

4.5.1. O colaborador deverá imediatamente comunicar o cancelamento da viagem à área

de Suprimentos via e-mail, para que seja realizado os devidos procedimentos junto a
agência de viagens e/ou hotéis.

4.5.2. A solicitação de cancelamento de passagens aéreas deve ser feita, até 30 (trinta)
minutos após a emissão do voucher pelo fornecedor responsável pela prestação de serviço
de intermediação e gerenciamento de viagens corporativas para os colaboradores, pois,
nesse caso, há possibilidade de cancelamento sem ônus financeiro para a empresa, desde
que não tenha sido realizado o check-in. O bilhete não utilizado fica disponível à empresa
para solicitação de reembolso junto à companhia aérea.

4.5.3. O cancelamento de reserva de hotel deve obedecer ao prazo estipulado no voucher

emitido para os colaboradores. Cancelamentos feitos fora desse prazo geram cobrança de
no show e o pagamento será de responsabilidade do colaborador caso não seja ocasionado
por nenhum evento de força de maior. Caso eles sejam justificáveis, os valores devem ser
registrados no centro de custo da gerência do colaborador em viagem.

4.5.4. No caso de recebimento do adiantamento, o colaborador deverá enviar um e-mail

ao setor financeiro anexando o comprovante de devolução no sistema de viagem em até
2 (dois) dias úteis.

4.6. Refeições

4.6.1. Os valores de refeições serão selecionados considerando os limites máximos

estabelecidos (tabela abaixo):

Categoria Região Valor Limite por

Colaborador (diária)
Refeição (Almoço) Brasil - Sudeste R$ 40,00
Refeição (Almoço) Brasil – Demais regiões R$ 30,00
Refeição (Almoço) Internacional USD 20,00
Refeição (Jantar) Brasil - Sudeste R$ 40,00
Refeição (Jantar) Brasil – Demais regiões R$ 30,00
Refeição (Jantar) Internacional USD 20,00

4.6.2. Todos os gastos com refeições precisam ser comprovados mediante cupom fiscal ou
nota fiscal eletrônica. Recibos ou documentos sem validade fiscal serão aceitos somente
mediante aprovação do Diretor da área.

4.6.3. É expressamente proibido pelas políticas da empresa a inclusão ou reembolso de

gastos com qualquer tipo de bebida alcoólica.

4.6.4. Refeições com intuito de realizar negociações com clientes devem ter seus valores
negociados e aprovados individualmente junto às Diretorias Comercial e Financeira.
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4.7. Quilometragem

4.7.1. Os valores de quilometragem serão selecionados considerando os limites máximos

estabelecidos (tabela abaixo):

Categoria Região Valor Limite

Quilometragem Brasil R$ 0,55 / Km

4.7.2. As solicitações de quilometragem para viagens dos colaboradores deverão ser

feitas por meio do sistema Paytrack, cumprindo o prazo estabelecido nesta Política. O
solicitante deve gravar o trajeto através da ferramenta contida no aplicativo de telefonia
móvel do sistema Paytrack, onde este fará a devida aferição da distância percorrida.

4.7.3. Caso o sistema Paytrack se encontre indisponível, será permitido que o

colaborador comprove a distância percorrida através do trajeto mais curto após informar
origem e destino na plataforma Google Maps
(https://www.google.com.br/maps/preview).

4.8. Prestação de Contas

4.8.1. Todas as viagens de colaboradores que possuam despesas pagas pelo viajante ou
que possuam adiantamento financeiro deverão ter a prestação de contas realizada.

4.8.2. Todas as solicitações de Prestação de Contas dos Adiantamentos e Reembolso dos

Colaboradores deverão ser solicitadas por meio do sistema de prestação de Contas
(Paytrack) definido pela Mallory, cumprindo o prazo estabelecido nesta Política.

4.8.3. Todos os comprovantes de despesas referentes à Prestação de Contas de uma

viagem devem estar dentro do período da viagem realizada. Desta forma, não serão aceitos
documentos com data de emissão que esteja fora do período correspondente e sem valor
fiscal. Recibos ou documentos sem validade fiscal serão aceitos somente mediante
aprovação do Diretor da área.

4.8.4. O colaborador e/ou solicitante responsável deverá prestar contas de toda despesa
inclusive do transporte corporativo, no prazo máximo de 30 (trinta) dias corridos após a
data final da viagem. Caso o colaborador não efetue o lançamento da prestação de contas
no prazo, ele estará automaticamente bloqueado para efetuar novas solicitações e só será
desbloqueado quando regularizar as pendências.

4.8.5. Toda documentação relativa à prestação de contas deverá ser anexada no sistema
de prestação de contas (Paytrack), para validação.

4.8.6. É obrigatória a devolução de todos os valores não usados e/ou de valores cuja
comprovação efetiva não possa ser realizada através de deposito bancário na conta da
Mallory, devendo ser anexado o comprovante de depósito no Sistema de Prestação de
Contas.

Nota: Os depósitos realizados somente serão considerados após confirmação de

compensação bancária.
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4.8.7. Caso o colaborador possua valor a receber, o processo de ressarcimento ocorrerá

da seguinte forma: para os processos de prestação de contas finalizados e aprovados até
o dia 10 do mês será pago até o dia 15, os apresentados até o dia 20 serão pagos até o
dia 25 do respectivo mês.

Nota: A Empresa não ressarcirá gastos cujas datas das notas, cupons fiscais ou demais
recibos sejam superiores a 60 dias, e/ou fora do prazo de prestação de contas estipulado
nesta política (prazo máximo de 30 dias).

4.8.8. As despesas podem ser consideradas reembolsáveis e não reembolsáveis:

4.8.8.1. Despesas reembolsáveis: Passagem rodoviária, fluvial, alimentação, hospedagem,

táxi, estacionamento, quilometragem, combustível (apenas para veículo alugado), pedágio
e lavanderia, esta última, apenas quando a viagem for superior a 7 (sete) dias de
permanência.

4.8.8.2. Despesas não reembolsáveis: Passagem aérea (compra realizada pelo setor de
suprimentos), despesas pessoais como compra de roupas, bagagem, cigarros, revistas,
bebidas alcoólicas, remédios, doações e presentes, além de gorjetas, locação de veículos
não autorizadas previamente, frete, entre outras não enquadradas no rol das despesas
reembolsáveis.

4.8.9. Serão aceitos recibos em substituição à nota fiscal nos casos abaixo:

 Táxi: somente com o recibo contendo de forma legível os seguintes dados: nome do
colaborador, itinerário, valor, placa do carro, local/data/horário e assinatura do motorista.
O colaborador deve anexar o comprovante no sistema de prestação de contas.

 Uber ou Similares: somente com o comprovante de pagamento enviado pela empresa

ao e-mail do viajante. O colaborador deve anexar o comprovante no sistema de prestação
de contas.

 Balsas ou barcas - somente com o comprovante de pagamento correspondente da

empresa responsável.

4.8.10. Em caso furto ou roubo dos comprovantes, o viajante deverá anexar cópia do BO
(Boletim de Ocorrência) com a justificativa do ocorrido e os valores devem ser aprovados
pelo gestor responsável.

4.8.11. Em caso de perda dos comprovantes, o viajante deverá realizar a devolução do

valor integral na conta da empresa e anexar o comprovante de depósito.

4.8.12. Quando os recibos anexados no sistema estiverem ilegíveis ou não obedecerem à

padronização, a solicitação será rejeitada. Neste caso, o colaborador precisará ajustar a
solicitação, no prazo de 24 (vinte e quatro) horas e anexar um recibo legível e padronizado.

Caso o colaborador não possua um recibo dentro dos padrões estabelecidos neste
regulamento ou não cumpra o determinado no prazo fixado, a despesa não será
reembolsada.
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4.9. Locação de veículos/condução

4.9.1. A locação de veículos para viagens somente deverá ser realizada com prévia
autorização da respectiva Diretoria.

4.9.2. O empregado só poderá solicitar locação de veículos em casos de comprovada

necessidade de deslocamentos constantes durante o período da viagem ou em situação da
qual a região não forneça ligações rodoviárias entre as cidades por outro meio de
transporte. Essa solicitação deve ser feita para a área Suprimentos com antecedência
mínima de 7 (sete) dias.

4.9.3. Nas regras internas das empresas de locação de veículos, normalmente é exigido
que o veículo deve estar exatamente nas mesmas condições de quando foi recebido pelo
locatário. Isso implica na necessidade de reposição de combustível para que não haja
cobranças adicionais. O cupom fiscal comprovando o abastecimento do veículo alugado
deverá ser apresentado na prestação de contas do colaborador/locatário.

5. DISPOSIÇÕES GERAIS

5.1. Toda e qualquer dúvida quanto aos Processos de Viagens, não esclarecidas por esta
Política, deverá ser submetida às áreas de Controladoria, Compras ou Financeiro para
avaliação e tratamento adequado.

5.2. Qualquer procedimento a ser adotado que contrarie as disposições desta norma deverá
ser previamente aprovado pela Diretoria Financeira ou Vice Presidência.

5.3. O não cumprimento das regras definidas nessa política será considerada falta grave e
estará o colaborador passível de aplicação das penalidades cabíveis.