Centro de Emprego e Formação Profissional de Amadora
PORTEFÓLIO REFLEXIVO DE APRENDIZAGEM (PRA)
Modalidade: Cursos de Educação e Formação para Adultos
Curso: Técnico de Contabilidade
UFCD: 0653 – Arquivo – Organização e manutenção
Formador/a:
Formando/a:
Data de Inicio: 3 de Março de 2020
Data Final: 7 de Maio de 2020
OBJETIVOS
Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo
com as técnicas de tratamento de informação documental.
CONTEÚDOS
Arquivo – conceitos fundamentais
o Conceito, funções e características do arquivo
o Tipologia da documentação interna e externa (processos, registos,
coleções e dossiês temáticos)
o As unidades arquivísticas: constituição, ordenação e tipos
o Transferência/Incorporação de documentos
Arquivo como sistema de informação
o Operações com arquivos (recolha, separação, receção, registo,
análise, tratamento, registo/descrição, despacho/difusão, expedição
e arquivo)
o Técnicas e métodos de arquivo
o Sistemas de classificação dos documentos/codificação
o Formas de recuperação e controlo dos registos
o Atualização do arquivo
o Prazos de conservação de documentos (utilidade, legalidade e
historicidade)
o Equipamentos de arquivo
o Plano de arquivo
Novas tecnologias em arquivo
o Sistemas magnéticos, óticos e micrográficos
o Utilidade da micro-informática na gestão da documentação
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REFLEXÃO
A UFCD 0653 - Arquivo – organização e manutenção, teve a carga horária de
25h e foi ministrada pela formadora.
Nesta UFCD abordamos vários temas tais como, o que é o arquivo, as suas
funções e as características. Falámos na organização dos arquivos, no
arquivo como sistema de informação e em novas tecnologias em arquivo.
Aprendi que a função do arquivo é muito importante numa empresa ou
mesmo nas nossas casas.
O arquivo é um local destinado a conservação e guarda de documentos
devidamente classificados e ordenados o que facilita uma consulta rápida de
qualquer documento.
Falamos também que existem vários tipos de arquivo, como públicos,
institucionais, comerciais e pessoais.
Aprendi que o local de instalação do arquivo deve ser acessível e com
capacidade de se expandir, ter uma iluminação ampla, ter uma boa
ventilação, o espaço deve ser limpo e desinfetado, deve ser de consulta fácil
e ter espaço para se deslocar.
Na prática posso dizer que já trabalhei com arquivo em papel e arquivo
digital. Para mim foi mais fácil trabalhar com arquivo digital porque para a
busca podíamos escolher um dos dados da pessoa, por exemplo, o nome, o
NIF, o número do telemóvel, entre outros, enquanto no arquivo em papel
tinha que procurar pelo critério que foi utilizado pela empresa para a
ordenação do mesmo. Há empresas que ordenam pela ordem alfabética e
outras pela ordem numérica, entre outros tipos de ordenação.
Neste módulo falamos também nas características dos arquivos que podem
ser:
Centralizados ou descentralizados, quanto a organização;
Arquivo vertical, horizontal, rotativo ou suspenso, quanto a posição;
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Ativos, semi-ativos e inativos, quanto a consulta.
Falamos também dos prazos de conservação de documentos que está
previsto no Decreto-Lei nº 102/2008 de 20-06-2008, artigo 52.
E por fim falamos do plano de arquivo que é um plano onde se identificam as
formas de organização de um arquivo.
Ainda existem arquivos físicos, mas cada vez mais empresas estão a utilizar
o arquivo digital porque economizam o espaço e há uma facilidade na
procura.
Ao longo das 25h, fizemos vários exercícios onde aprendemos como
organizar um arquivo através de regras de ordenação alfabética, um teste de
avaliação, sobre os temas abordados no módulo e um trabalho de grupo
sobre o Sistema de Gestão e Preservação de Informação – Microfilmagem.
Com este trabalho fiquei a saber que a microfilmagem é um método de
gerenciar e armazenar informações por meio da captação de imagens dos
documentos. É um método de armazenamento prático e eficiente e
proporciona acesso rápido, limpo e seguro. Como é feito o processo da
microfilmagem, que é utilizado em grandes organizações, escritórios do
Estado, bibliotecas, universidades, entre outros.
Para mim, esta UFCD, é pertinente na formação forma a realçar a informação
mais importante, para o nosso futuro profissional.
A título pessoal, as aulas foram muito bem ministradas pela formadora, que
foi muito explícita e esclarecedora sobre todos os conteúdos abordados no
módulo.
