COMO ELABORAR
FORMULÁRIOS
PARA REGISTROS
ISO 9001:2015
Wilson Miranda é formado em Engenharia de Produção Industrial e MBA
em Gestão da Qualidade e Engenharia de Segurança do Trabalho. É
consultor há quase 10 anos nas normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e
PBQP-H, e implementou sistemas de gestão em mais de 60 empresas de
vários segmentos.
Também é Auditor de Organismo Certificador há 07 anos com mais de
7000 horas de auditorias externas (de 3ª parte) nas normas ISO 9001, ISO
14001 e ISO 45001. Durante 11 anos atuou na gestão da qualidade em
montadoras e foi professor de Pós Graduação em Gestão da Qualidade.
O conteúdo desse livro não pode ser plagiado, distribuído ou
comercializados parcialmente ou integralmente de nenhuma forma.
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Esse E-book COMO ELABORAR FORMULÁRIOS ISO 9001:2015 para sistema
de gestão da qualidade para operações de produção e serviços faz parte
do curso online
FORMAÇÃO DE AUDITOR INTERNO SGI PROFISSIONAL + INTERPRETAÇÃO
DAS NORMAS
ISO 9001 – ISO 14001 – ISO 45001
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO.......................................................................................................05
2 DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE........................07
3 QUAIS REGISTROS SÃO OBRIGATÓRIOS PELA NORMA ISO 9001:2015?........12
4 TIPOS DE FORMULÁRIOS......................................................................................16
4.1 Formulários físicos.............................................................................................16
4.2 Formulário eletrônico.......................................................................................16
5 COMO ELABORAR FORMULÁRIOS...................................................................17
5.1 Logomarca da empresa................................................................................17
5.2 Título do formulário..........................................................................................17
5.3 Código para identificação...........................................................................18
5.4 Número e data da revisão............................................................................19
5.5 Número da pagina e total de páginas........................................................19
6 ANEXO MODELOS DE FORMULÁRIOS ISO 9001:2015......................................19
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1 INTRODUÇÃO
Os formulários têm como objetivo registrar uma ação ou uma sistemática
determinada no manual da qualidade, ou em procedimentos
documentados, ou evidenciar a execução de uma sistemática exigida
pela ISO 9001:2015, e também tem o objetivo de gerar rastreabilidade,
evidenciando que alguma ação foi executada no passado.
Formulário é um documento onde são preenchidos os dados e
informações, que permite a formalização das comunicações, os registros
e o controle das atividades das organizações. São elaborados e
controlados a fim de registrar dados que evidenciam a conformidade
dos requisitos estabelecidos pelo sistema de gestão da qualidade da
organização.
Um formulário em branco (sem informações) é simplesmente chamado
de “Formulário”, porém quando é registrado (preenchido) informações
no formulários, ele é chamado de “Registro”. Na ISO 9001:2015 os
registros são chamados de informação documentada, porém você
pode continuar chamando de registros da qualidade (nomenclatura
utilizada na ISO 9001:2015).
Registros são evidências ou provas objetivas que comprovam o
atendimento ou não à adequação e a implementação do Sistema de
Gestão da Qualidade da organização. São utilizados para documentar
a rastreabilidade, está relacionado ao passado, histórico de uma
atividade executada.
Outra função de alguns registros é servirem de base para alimentar
indicadores, uma ferramenta essencial para avaliação dos processos.
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1 INTRODUÇÃO
Se os manuais da qualidade, os procedimentos documentados e as
instruções de trabalho explicam o que fazer e como fazer, os registros
mostram ou evidenciam o que foi feito. São o que chamamos de
“evidências objetivas”; servem como prova de que os processos são ou
foram executados conforme estabelecidos; permitem rastrear materiais;
analisar como são tratadas as falhas; criar um histórico de atividades.
Registros bem desenvolvidos e mantidos permitem até preservar as
experiências pelas quais o negócio passou, que melhorias ocorreram,
onde errou, e aprender com isso para tornar seus processos melhores no
futuro, além de manter a rastreabilidade de um determinado processo
ou produto/serviço.
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2 DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
A abrangência das informações documentadas pode variar de uma
empresa para outra, pois depende de vários fatores como o porte da
empresa, segmento de atuação, produto, complexidade dos processos.
Esses fatores configuram a necessidade e orientações da gestão da
documentação. A norma descreve o que fazer, porém como será feito é
individual de cada organização.
A figura abaixo figura ilustra a estrutura e hierarquia da documentação
do sistema de gestão da qualidade utilizada na versão ISO 9001:2008,
mas ainda a maioria das empresas mantém essa estrutura no seu sistema
de gestão da qualidade ISO 9001:2015:
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2 DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
No primeiro nível está o manual da qualidade, ele apresenta o sistema
de gestão da qualidade da organização e como ela atende a cada
requisito da norma. Para mais detalhes e informações para elaborar um
manual da qualidade, você deverá ler o livro digital COMO ELABORAR
UM MANUAL DA QUALIDADE ISO 9001:2015 no site
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2 DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
O segundo nível são os procedimentos documentados que descrevem
os processos de gestão para as diferentes áreas e/ou processos da
organização. Os procedimentos documentados (que devem estar
referenciados no manual da qualidade) padronizam as macros
atividades que impactam na qualidade dos serviços/processos para o
atendimento aos requisitos dos clientes. Para mais detalhes e
informações para elaborar um manual da qualidade, você deverá ler o
livro digital COMO ELABORAR PROCEDIMENTOS DOCUMENTADOS ISO
9001:2015 no site www.auditorexternoiso.com.br
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2 DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
O terceiro nível contempla as instruções de trabalho, que fornecem as
informações detalhadas e especificas geralmente para completar os
procedimentos. Para mais detalhes e informações para elaborar um
manual da qualidade, você deverá ler o livro digital COMO ELABORAR
INSTRUÇÕES DE TRABALHO ISO 9001:2015 no site
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2 DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
No quarto nível da estrutura da documentação, é apresentado os
formulários para registros da qualidade, que fornecem evidências de
cumprimento para as atividades padronizadas e determinadas nos
outros níveis.
A quantidade e modelos de formulários a ser utilizado nos processos são
independentes de cada organização, e não existem limites para
emissão, mas deve ser controlada através conforme requisito 7.5.3
Controle da informação documentada da norma ISO 9001:2015. Sempre
que existir cópias, destinadas os fins internos ou externos, deverá ser
controlada a sua distribuição, a qual poderá ser controlada através da
lista mestra de informação documentada juntamente com
procedimentos e documentos.
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3 QUAIS REGISTROS SÃO OBRIGATÓRIOS PELA NORMA ISO 9001:2015?
Quando estiver especificado na norma ISO 9001:2015 “reter informação
documentada”, significa que a empresa deverá registrar uma
informação, e na norma é citado em vários requisitos:
4.4.2 Na extensão necessária, a organização deve:
b) reter informação documentada para ter confiança em que os
processos sejam realizados conforme planejado.
7.1.5 Recursos de monitoramento e medição
A organização dever reter informação documentada apropriada como
evidência de que os recursos de monitoramento e medição sejam
apropriados para os seus propósitos.
7.2 Competência
d) reter informação documentada, apropriada como evidência de
competência.
8.2.3 Análise crítica de requisitos relativos a produtos e serviços
A organização deve reter informação documentada, como aplicável,
sobre:
a) os resultados da análise crítica;
b) quaisquer novos requisitos para os produtos e serviços.
8.3.3 Entradas de projeto e desenvolvimento
A organização deve reter informação documentada de entradas de
projeto e desenvolvimento.
8.3.5 Saídas de projeto e desenvolvimento
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3 QUAIS REGISTROS SÃO OBRIGATÓRIOS PELA NORMA ISO 9001:2015?
A organização deve reter informação documentada sobre as saídas de
projeto e desenvolvimento.
8.3.6 Mudanças de projeto e desenvolvimento
A organização deve reter informação documentada sobre:
• as mudanças de projeto e desenvolvimento;
• os resultados de análises críticas;
• a autorização das mudanças;
• as ações tomadas para prevenir impactos adversos.
8.4 Controle de processos, produtos e serviços providos externamente
A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação,
seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores
externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos
e serviços de acordo com requisitos. A organização deve reter
informação documentada dessas atividades e de quaisquer ações
necessárias decorrentes das avaliações.
8.5.2 Identificação e rastreabilidade
A organização deve controlar a identificação única das saídas quando
a rastreabilidade for um requisito, e deve reter a informação
documentada necessária para possibilitar rastreabilidade.
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3 QUAIS REGISTROS SÃO OBRIGATÓRIOS PELA NORMA ISO 9001:2015?
8.5.3 Propriedade pertence a clientes e provedores externos
Quando a propriedade de um cliente ou provedor externo for perdida,
danificada ou de outra maneira constatada inadequada para uso, a
organização deve relatar para o cliente ou provedor externo e reter
informação documentada sobre o que ocorreu.
8.6 Liberação de produtos e serviços
A organização deve reter informação documentada sobre a liberação
de produtos e serviços. A informação documentada deve incluir:
a) evidência de conformidade com os critérios de aceitação;
b) rastreabilidade à(s) pessoa(s) que autoriza(m) a liberação.
8.7 Controle de saídas não conformes
8.7.2 A organização deve reter informação documentada que:
a) descreva a não conformidade;
b) descreva as ações tomadas;
c) descreva as concessões obtidas;
d) identifique a autoridade que decide a ação com relação à não
conformidade.
9.1 Monitoramento, medição, análise e avaliação
A organização deve avaliar o desempenho e a eficácia do sistema de
gestão da qualidade.
A organização deve reter informação documentada apropriada como
evidência dos resultados.
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3 QUAIS REGISTROS SÃO OBRIGATÓRIOS PELA NORMA ISO 9001:2015?
9.2 Auditoria interna
f) reter informação documentada como evidência da implementação
do programa de auditoria e dos resultados de auditoria.
9.3.2 Entradas de análise crítica pela direção
A organização deve reter informação documentada como evidência
dos resultados de análises críticas pela direção.
10.2 Não conformidade e ação corretiva
Ações corretivas devem ser apropriadas aos efeitos das não
conformidades encontradas.
10.2.2 A organização deve reter informação documentada como
evidência:
a) da natureza das não conformidades e quaisquer ações subsequentes
tomadas;
b) dos resultados de qualquer ação corretiva.
Portanto, esses são os requisitos e informações mínimas que a empresa
deverá registrar e manter controladas conforme procedimento para
controle da informação documentada.
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4 TIPOS DE FORMULÁRIOS
4.1 Formulários físicos
São elaborados geralmente no office (word e excel) e impressos, é
comum em qualquer organização e também é o mais usual. São
preenchidos manualmente.
4.2 Formulários eletrônicos
São elaborados por softwares e sistemas informatizados, dispensando a
utilização de papel. Em muitas empresas, é comum utilizar registros
eletrônicos em apenas algumas áreas, como Compras ou Comercial por
exemplo.
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5 COMO ELABORAR FORMULÁRIOS
Os formulários deve possuir informações únicas de controle e apresentar
no mínimo os seguintes itens:
• Logomarca da empresa;
• Título do formulário
• Código para identificação;
• Número e data da revisão;
• Número da pagina e número total de páginas do formulário;
• Anexos.
5.1 Logomarca da empresa
O formulário deverá conter a logomarca da empresa, que geralmente é
alocada no canto superior esquerdo do cabeçalho.
5.2 Título do formulário
O formulário deve possuir um título que poderá ser alocado no
cabeçalho, por exemplo: Controle de Calibração, Avaliação de
Fornecedores, Lista de Presença, Registro de Inspeção, Controle de
Desenhos, etc.
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5 COMO ELABORAR FORMULÁRIOS
5.3 Código para identificação
O formulário deve apresentar uma identificação única através de
código, ou inicial que identifique o tipo de documento, a área ou setor
funcional a que a instrução se aplica e, adicionado de um número
sequencial, por exemplo: Controle de Calibração – FORM-015.
5.4 Número e data da revisão
O número e data da ultima revisão deve constar no formulário e sempre
que existir alterações o número da revisão e data deverão ser
atualizados. O número da revisão deve ser alterado de forma crescente.
Também é possível controlar o número de revisão através da Lista Mestra
de Informação Documentada.
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5 COMO ELABORAR FORMULÁRIOS
5.5 Número da pagina e total de páginas
O formulário pode conter várias páginas, portanto é necessário
apresentar a paginação e total de página, para manter a ordem e
organização das páginas, e para que o leitor saiba em quantas páginas
o conteúdo foi abordado ou distribuído. Pode ser alocado no cabeçalho
ou no rodapé.
5.6 Anexos
Sempre que necessário, poderá anexar aos formulários outros
documento como: tabela, desenho, fotos, especificações, fluxogramas
ou quaisquer outros documentos que se façam necessário.
6 MODELOS DE FORMULÁRIOS
Em anexo a esse livro digital, segue modelos em word e excel de
formulários como exemplo, trata-se de modelos básicos porém atende a
norma ISO 9001:2015 e já foi utilizado como base para implantação em
dezenas de empresas.
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