Aula 4.2 - Kaizen, Kanban e KPIs

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Aula 4.

2 - Kaizen, Kanban e Just in Time e Indicadores de Desempenho

Conceito e Aplicações
Kaizen
A palavra Kaizen tem origem japonesa e significa “melhoria contínua”, o que pode ser levado
para o ambiente de trabalho, família e vida pessoal.
Na indústria, tem o mesmo significado e se refere ao aprimoramento diário e constante,
visando aumentar a produtividade.

O Kaizen quando aplicado na indústria também busca eliminar os processos desnecessários,


bem como o desperdício de tempo, de matéria prima, etc. Quando aplicado com
magnificência, o Kaizen consegue melhorar a produtividade e, por consequência, a qualidade
do produto final, sem que isso acarrete gastos, podendo mesmo haver o uso mínimo de
investimento.

Características da metodologia Kaizen:


• Os trabalhadores desenvolvem suas atividades melhorando-as sempre, através de
redução de custos e usando alternativas inovadoras;
• O trabalho coletivo prevalece sobre o individual;
§ o funcionário é reconhecido como elemento de grande importância da
organização;
§ o trabalhador é estimulado a direcionar a sua atividade para as metas do grupo;

Vantagens dos processos de melhoria contínua que integram a metodologia Kaizen:


§ análise de valor;
§ eliminação de desperdícios;
§ padronização;
§ melhor uso da força de trabalho;
§ facilidade na implantação do sistema Just in time.

A melhoria contínua também serve para envolver todos os colaboradores de uma


indústria ou organização para que juntos busquem o aperfeiçoamento dos produtos e
processos, o que por consequência, resulta na qualidade final do produto e satisfação do
cliente.

O Surgimento do Kaizen
A metodologia Kaizen se desenvolveu durante a Segunda Guerra Mundial, momento em que o
Japão saiu do conflito com imensos problemas econômicos e, junto a isso, as leis trabalhistas
da época incentivaram melhores condições aos trabalhadores.

Na ocasião, sindicatos de categorias diversas lutavam por acordos onde os trabalhadores


tivessem acesso a bônus e salários melhores. Esse pano de fundo foi essencial para que o
governo do país começasse um programa de estudos na área da Administração Clássica, que
tinha como mentor o famoso engenheiro de origem francesa, Jules Henri Fayol.

Entre as suas ideias, destacava-se a de aprimoramento constante, o Kaizen, que se baseava


na filosofia de vida oriental.

Mandamentos do Kaizen:
1. Todo desperdício deve ser eliminado.
2. Todos os trabalhadores devem se envolver no processo de melhoria.
3. O aumento da produtividade deve ser baseado em ações que não demandem investimento
financeiro alto, eliminando gastos excessivos em tecnologias e consultores.
4. É viável dentro de qualquer local ou empresa, em qualquer parte do mundo.
5. As melhorias obtidas devem ser divulgadas, para que exista uma comunicação transparente.
6. As ações devem ser focadas no local de maior necessidade, onde se cria realmente valor, ou
seja, o chão de fábrica.
7. Seu objetivo único é a melhoria dos processos.
8. Prioriza a melhoria das pessoas, através de orientação pessoal para a qualidade, trabalho em
equipe, cultivo da sabedoria, autodisciplina e prática de sugestões individuais ou de grupo.
9. Aprende-se na prática.

Aplicação do Sistema Kaizen


A aplicação do Kaizen é ampla, podendo ser tanto na administração, como no grupo ou nas
pessoas.

No caso do Kaizen para o Grupo, um exemplo é o sistema PDCA (Plan-Do-Check-Action),


que tem como meta tornar ágil a execução dos projetos e processos.

O Kaizen com foco nas pessoas deve envolver todos e para isso é preciso ser dinâmico.

O Kanban
Kanban é um termo de origem japonesa e significa; literalmente” cartão” ou”” sinalização”
Este é um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o
andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série.

Nesses cartões são colocadas indicações sobre uma determinada tarefa, por exemplo, “para
executar”, “em andamento” ou “finalizado”.

A utilização de um sistema Kanban permite um controle detalhado de produção


com informações sobre quando, quanto e o que produzir.

O método Kanban foi inicialmente aplicado em empresas japonesas de fabricação em série e


está estreitamente ligado ao conceito de “Just. in time”.

A empresa japonesa de automóvel Toyota foi a responsável pela introdução desse método
devido à necessidade de manter um eficaz funcionamento do sistema de produção em série.

Kanban eletrônico (e-Kanban) é utilizado em substituição ao método físico, evitando alguns


problemas como a perda de cartões e proporcionando mais rapidez na atualização do quadro de
tarefas.

Atualmente, o Kanban é muitas vezes usado em conjunto com o Scrum (metodologia para
uso de software), pois são duas metodologias usadas no desenvolvimento ágil de software.

Just in Time
Trata-se de um sistema de administração da produção que determina que nada deve ser
produzido, transportado ou comprado antes da hora certa. Just in time é um termo inglês,
que significa literalmente “na hora certa” ou “momento certo”.
Dentro dos conceitos da Engenharia de Produção e da Administração de Empresas, o sistema
Just in Time em linhas gerais determina que nada deve ser fabricado, montado, comprado
ou transportado antes da hora certa.

O sistema Just in Time (JIT) pode ser aplicado em qualquer organização e é muito importante
para auxiliar a reduzir estoques e os custos decorrentes do processo. Com este sistema, o
produto ou matéria-prima chega ao local de utilização somente no momento exato em que
for necessário, ou seja, os produtos somente são fabricados ou entregues a tempo de serem
vendidos ou montados, não existe estoque parado.

Mas Quem Determina a Hora Certa?


O mercado determina: nas empresas onde é aplicado este conceito de engenharia de produção,
primeiro os produtos são vendidos e depois eles são fabricados, nas fábricas onde é adotada
a política de produção Just in Time o estoque de mercadorias e matérias primas é o mínimo
possível, basicamente só o suficiente para 24 horas de trabalho.

Nem todo tipo de fábrica pode ser ajustado para o sistema Just in Time, segundo a teoria da
engenharia de produção este sistema é ideal para indústrias do tipo montadora, onde os produtos
chegam semi-prontos ou em forma de peças desmontadas.

O tempo e um fator crucial no sistema Just in Time, os processos de produção industrial devem
ter a eficiência maximizada. Suas principais funções são:
§ Redução do Desperdício: Como há poucas peças disponíveis, o refugo e desperdício
devem ser minimizados (se possível zerado).
§ Implantação de Processos de Produção mais Eficientes: Como os prazos são curtos,
o tempo médio de produção dos produtos também deve ser minimizado pelo profissional
de Engenharia de Produção.

Vantagens e Desvantagens do Sistema Just in Time

Vantagens = os estoques menores reduzem os custos de produção e também diminuem a


necessidade de instalações físicas, como armazéns. A menor circulação de produtos e matérias
primas pela fábrica permite um controle melhor e mais centralizado da produção. Custos
menores implicam em preços finais mais baratos, fazendo com que a empresa ganhe mercado.

Desvantagens = pequenos imprevistos podem causar grandes estragos: como não há estoques,
o atraso de um fornecedor pode deixar a fábrica parada por horas ou até dias. Como há poucos
produtos prontos estocados, a empresa nunca está pronta para fazer uma grande entrega
imediata. Se a empresa ficar um tempo longo sem vender, a linha de produção fica parada, com
as máquinas e funcionários ociosos, o próprio conceito do termo é relacionado à produção por
demanda, onde primeiramente vende-se o produto para depois comprar a matéria-prima e só
depois fabricá-lo ou montá-lo.

Os Kpi´s
KPI é a sigla que corresponde a Key Performance Indicator - Indicador-chave de
Desempenho.

Os KPIs facilitam a transmissão da visão e missão de uma determinada empresa para


funcionários que não ocupam cargos elevados. Desta forma, todos os funcionários de vários
escalões hierárquicos são envolvidos na missão de alcançar os alvos estratégicos
estabelecidos pela empresa.

Um indicador chave de desempenho funciona como um veículo de comunicação, garantindo


que os trabalhadores entendam como os seus trabalhos são importantes para o sucesso ou
falta de sucesso da organização.

No mundo dos negócios, os KPIs são medidas quantificáveis para compreender se os


objetivos estão sendo atingidos. Consequentemente, esses indicadores determinam se é
preciso tomar atitudes diferentes que melhorem os resultados atuais.

Os indicadores-chave de desempenho só devem ser alterados se os objetivos primários de uma


empresa também sofrer alteração.

Estratégia X Indicadores de Desempenho


As estratégias servem como guia para as empresas desenvolverem e utilizarem recursos
chaves para se atingir os objetivos desejados em um ambiente dinâmico e competitivo. No
entanto, os impactos que as estratégias têm nas operações são dependentes de como elas são
transmitidas para a organização e da sistemática de avaliação delas.

O desenvolvimento de um comportamento operacional compatível com a estratégia definida é


fortemente influenciado pelo acompanhamento de indicadores que monitoram as atividades que
agregam valor ao negócio. Ou seja, os indicadores de desempenho são um meio para se
analisar o cumprimento dos objetivos previamente traçados pelo planejamento
estratégico.

Na logística, os indicadores avaliam e auxiliam o controle da performance logística. A busca


por eficiência tem como pré-requisito a alta qualidade dos serviços prestados ao cliente
final. No entanto, atualmente para se atingir esse objetivo não basta apenas ter o aprimoramento
das atividades internas da empresa. É fundamental também que exista um alto nível de
integração entre os parceiros de uma mesma cadeia.

As empresas cada vez mais estão conscientizando-se de que não é possível atender às
exigências de serviço dos clientes e, simultaneamente, cumprir com os objetivos de custo
da empresa sem trabalhar de forma coordenada com outros participantes da cadeia de
suprimentos. Desta forma, os indicadores de desempenho logístico podem monitorar a
qualidade das atividades logísticas internas à empresa ou a de seus parceiros
(fornecedores).

Quanto ao âmbito, podem ser:


Interna = Monitora o desempenho dos processos internos à empresa (Ex.: giro de estoques,
ruptura de estoque, etc.).

Externa = Monitora o desempenho dos serviços prestados pelos parceiros (fornecedores) da


empresa. (Ex. entregas realizadas dentro do prazo, tempo de ressuprimento do fornecedor, etc.).

Descrição dos Indicadores de Desempenho Logístico


O aprimoramento da logística interna da empresa, através da melhoria dos processos e do fluxo
de dados e informações que trafegam em cada um dos departamentos e entre estas entidades há
tempos vem sendo objeto de preocupação das empresas.
Por isso, o monitoramento das atividades logísticas internas não é uma novidade no ambiente
empresarial. Evidentemente, dentro de uma empresa existem vários processos logísticos. No
entanto, o acompanhamento de indicadores para todos eles não é recomendado, sob pena de
tornar o processo de coleta de dados demasiadamente complexo e dificultar a tomada de
decisões diante de informações dispersas.

Os indicadores de desempenho logístico interno compreendem 4 áreas chaves:


§ Atendimento do Pedido ao Cliente;
§ Gestão de Estoques;
§ Armazenagem;
§ Gestão de Transportes.

Existem diferentes categorias de indicadores, que podem ser:


§ Indicadores quantitativos;
§ indicadores qualitativos;

Principais indicadores;
§ indicadores de atraso;
§ indicadores de entrada;
§ indicadores de processo;
§ indicadores de resultados;
§ indicadores práticos;
§ indicadores direcionais;
§ indicadores acionáveis;
§ indicadores financeiros.

Alguns exemplos concretos de KPI:


o Time to Market - Corresponde ao tempo de lançamento de um produto, que começa
com a idealização do conceito e termina quando está disponível para venda.
o Lead Time - Consiste no tempo de duração de um determinado processo.
o Stock Out - Indicam quantas vezes ou quantos dias um determinado produto em estoque
chega ao saldo zero.
o Market Share - Fatia de mercado que um determinado produto conquistou durante um
determinado período de tempo.
o Produtividade Homem/hora - Número de unidades produzidas por cada indivíduo que
trabalha na empresa.
o Ociosidade - % de tempo que uma equipe, unidade de construção ou máquina ficam
sem produzir.
o Giro de Estoque - Consumo (Saídas) / Saldo Médio de estoque.

Em empresas e negócios online existem também vários indicadores-chave de desempenho:


o bounce rate = tempo de navegação x profundidade da visita, usuários cadastrados,
comentários em posts (muito comum em blogues), visualização de vídeos, downloads
de conteúdo e aplicações, compartilhamento de conteúdo nas redes sociais.

Setor de movimentação e armazenagem


Depois do setor de transportes, este é talvez o mais conhecido dentro da logística. Envolve a
parte de movimentação interna e a guarda dos produtos dentro do armazém.
Fazer o controle efetivo destas atividades é, portanto, essencial para qualquer empresa que
mantenha estoques de seus produtos. Cada empresa deve adaptar os indicadores para suas
necessidades particulares e nem todo indicador é apropriado para todas as empresas.

Portanto, considere os exemplos abaixo com cautela

Indicadores de performance
Estes indicadores avaliam o desempenho em 3 diferentes áreas da logística interna da
empresa:
– Produtividade no recebimento = avalia a quantidade de material que é recebida num
intervalo de tempo. Obviamente, quanto menor, melhor, mas não é algo que seja fácil de
comparar entre empresas de diferentes setores. Pode ser medido em unidades (quilos, pallets,
itens, toneladas, caminhões) por hora (ou por dia, por semana). Idealmente, ao longo do tempo
este indicador deve aumentar caso o processo esteja tornando-se mais ágil e produtivo.
– Produtividade na separação = é medido como no anterior, mas avalia a atividade de
desova, separação, triagem dos materiais recebidos. Ao longo do tempo espera-se que este
indicador também aumente.
– Produtividade no carregamento: mede qual a agilidade da empresa em despachar os
caminhões carregados. Quando mais rápido for feito o carregamento, mais cedo os caminhões
podem sair para fazer entregas e outros caminhões poderão chegar para receber seus produtos.
Com o processo de carregamento tornando-se melhor, este indicador aumentará (mais produtos
carregados por dia).

Indicadores de custo = avaliam o desempenho com relação aos custos destas atividades de
armazenagem e movimentação:
o Custo mensal de armazenagem: Pode ser calculado em reais por unidade por mês, ou
em R$ / tonelada (ou pallete) / mês.
o Custo de recebimento, separação e carregamento: mede o custo associado a receber,
separar e carregar os produtos. Também é calculado em reais por unidade por mês,
ou em R$ / tonelada (ou pallete) / mês.

Indicadores de qualidade = avaliam a qualidade (ou a falta dela) nos processos internos.

Índice de precisão no recebimento = avalia se aconteceram erros ou avarias no processo de


recebimento. De nada adianta o custo ser baixo e o processo rápido se ocorrem perdas, erros e
avarias.
Cálculo: percentual de erros sobre o total de itens recebidos.

Índice de precisão na separação = é calculado como percentual de erros sobre o total de


unidades separadas.

Índice de precisão no carregamento = calculado como percentual de erros sobre o total de


unidades carregadas.

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