<Excel – Nível Avançado>

Manual de Apoio ao Formando

<Paulo Sousa>

Alcoitão
11/06/2019
 <Excel – Nível Avançado>

Enquadramento
Objetivos Gerais

Reciclar e aperfeiçoar os conhecimentos das principais funcionalidades da folha de cálculo Microsoft Excel,
incluindo a utilização das fórmulas e funções mais usuais, formatação da folha, paginação e impressão, criação e
formatação de gráficos, bem como ordenação e filtro de listas de dados. Explorar as funcionalidades de
automatização de tarefas no Excel e a colaboração através da partilha de modelos, bem como criação e utilização
de macros.

Objetivos Específicos

Construir, editar e imprimir folhas de cálculo. Utilizar fórmulas, funções, gráficos e desenhos em folhas de cálculo.
Executar ligações entre múltiplas folhas de cálculo. Efetuar a análise de dados. Automatizar ações através da
utilização de macros.

Destinatários e pré-requisitos

Utilizadores de Excel interessados em explorar as capacidades avançadas deste produto.

Metodologia de avaliação

A avaliação é um elemento essencial numa formação, constituindo-se como um espaço de reflexão crítica sobre
todos os momentos e fatores que nela intervêm. Nesse sentido, consideramos fundamental avaliar não só o
percurso formativo do formando, mas também a qualidade da ação de formação.
A avaliação do percurso formativo do formando assenta numa permanente interação com os mecanismos de
controlo dos resultados da aprendizagem ao longo do processo da formação. Tem como finalidade validar os
conhecimentos, as capacidades e as aptidões adquiridas e/ou desenvolvidas pelo formando, nos diversos domínios
do saber. No entanto, mais do que centrada nos produtos e na emissão de juízos de valor, esta avaliação
preocupa-se também com os processos, assumindo uma função pedagógica que inclui dimensões pessoais,
didáticas, curriculares, educativas e sociais.
Porque é um exercício contínuo integrado no ciclo formativo, iniciado no diagnóstico de necessidades e deteção de
lacunas que a Formação visa preencher, finalizado nos resultados alcançados e na definição de medidas corretivas
ou reguladoras, ajustadas às necessidades identificadas nos formandos, compreende três momentos: avaliação
inicial, formativa e sumativa. Em última instância, os resultados obtidos constituem também um dos elementos de
validação do próprio processo formativo.
A avaliação da ação de formação é o processo pelo qual se realiza uma monitorização sistemática de uma
intervenção formativa, através do recurso a padrões de qualidade de referência, com o objetivo de produzir juízos
de valor que sustentem a tomada de decisão futura relativamente à intervenção e aos seus resultados.
Assumimos que uma intervenção foi eficaz se os formandos desenvolveram os saberes esperados, através de um
processo de aprendizagem sustentado em métodos e técnicas ajustados, orientados por formadores experientes
que ministraram um referencial adequado que, no momento e local certo, promoveu a transferência necessária e
gerou os resultados desejados para a satisfação das necessidades dos indivíduos e da comunidade.

Métodos de formação

Todas as ações de formação abrangem métodos e técnicas de formação diversificadas, adequadas pelos
formadores às características dos formandos, aos conteúdos a abordar e ao momento formativo.
Recorremos sempre a metodologias adequadas aos adultos. Nesse sentido, a formação é desenvolvida com uma
componente essencialmente prática, tendo em conta os interesses e as motivações do formando, de modo a
permitir-lhe aperfeiçoar os seus saberes e capacidades, rentabilizando-as em todas as esferas da sua vida.
Por estes motivos, privilegiamos a utilização de metodologias não-diretivas, nomeadamente, de métodos ativos,
uma vez que estes facilitam a responsabilidade a autonomia do formando na construção dos saberes, envolvendo-
o na pesquisa, análise, reflexão e resolução de situações-problema.
Formador: <Paulo Sousa> 2/76
 <Excel – Nível Avançado>

1. INDICE
Módulo 1 – CRIAÇÃO DE TABELAS .................................................................................................... 5
Atalhos Indispensáveis ........................................................................................................................... 5
Inserção de Dados .................................................................................................................................. 6
Formatar Tabelas Automaticamente ..................................................................................................... 7
Formatação Manual de Tabelas ............................................................................................................. 8
Trabalho com linhas e colunas ............................................................................................................. 11
Trabalho com Folhas ............................................................................................................................ 12
Fixar Painéis ......................................................................................................................................... 13
Impressão em Excel ............................................................................................................................. 14

Módulo 2 – OPERAÇÕES ESSENCIAIS ................................................................................................16

Filtro automático ................................................................................................................................. 16
Ordenar Informação ............................................................................................................................ 17
Cópia e Transferência de Células ......................................................................................................... 17

Módulo 3 – CÁLCULOS MANUAIS EM EXCEL .....................................................................................18

Cálculos Manuais ................................................................................................................................. 18
Eliminar passos intermédios de um cálculo complexo ........................................................................ 21

Módulo 4 – GRÁFICOS .....................................................................................................................22

Criação de Gráficos .............................................................................................................................. 22
Gráficos Sparkline ................................................................................................................................ 23

Módulo 5 – FUNÇÕES EM EXCEL ......................................................................................................24

Funções Base ....................................................................................................................................... 24
Funções de Texto ................................................................................................................................. 24
Converter valores guardados como texto em valores ......................................................................... 28
Texto Para Colunas (Text To Columns) ................................................................................................ 28
Gerir Duplicados .................................................................................................................................. 29
Funções Condicionais .......................................................................................................................... 30
SE (IF) ................................................................................................................................................... 31
PROCV (VLOOKUP) .............................................................................................................................. 34
PROCV com SE.ERRO (VLOOKUP com IFERROR) .................................................................................. 37

Módulo 6 – TABELAS DE CONVERSÃO ..............................................................................................40

Procedimento ...................................................................................................................................... 40

Módulo 7 – FORMATAÇÃO CONDICIONAL .......................................................................................42

Formador: <Paulo Sousa> 3/76

 <Excel – Nível Avançado>

Módulo 8 – TABELAS DINÂMICAS ...................................................................................................43

Tabelas dinâmicas: Questões Iniciais .................................................................................................... 43
Criar tabelas dinâmicas .............................................................................................................................. 43
Configurações iniciais ............................................................................................................................... 44
Analisar dados com a tabela dinâmica ...................................................................................................... 45
Trabalho com dados da tabela original ................................................................................................ 46
Configurações avançadas ..................................................................................................................... 47

Módulo 9 – INTRODUÇÃO AOS DASHBOARDS ...................................................................................49

Conceito.................................................................................................................................................49
Características de um bom dashboard ................................................................................................ 49
Áreas base de um dashboard .............................................................................................................. 49
Passos de criação de um dashboard ..................................................................................................... 49
Passos de criação de dashboards ......................................................................................................... 50
Os Extras ............................................................................................................................................... 58

Módulo 10 – PROTECÇÃO DE DADOS .................................................................................................60

Primeiro Passo: Definição de Validações ............................................................................................... 60
Segundo Passo: Proteger Células e ocultar Fórmulas ............................................................................ 61
Terceiro Passo: Proteção da Estrutura do Livro ..................................................................................... 62
Quarto Passo: Proteção do Ficheiro .................................................................................................... 62

Módulo 11 – INTRODUÇÃO ÀS MACROS ............................................................................................63

Quando é altura de gravar uma Macro? .............................................................................................. 63
Procedimento Conceptual para Gravar Macros ..................................................................................... 63
Gravação de Macros ............................................................................................................................. 63
Atribuir a uma Macro um botão da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido .................................... 66
Juntar Várias Macros numa Só ............................................................................................................. 66
Truques de selecção em Macros com referências relativas ................................................................ 67
Códigos VBA Uteis ................................................................................................................................ 67
Macros de Função ................................................................................................................................ 69

Formador: <Paulo Sousa> 4/76

 <Excel – Nível Avançado>

2. MÓDULO 1 – CRIAÇÃO DE TABELAS

2.1. ATALHOS INDISPENSÁVEIS

Selecção

Seleccionar células afastadas CTRL

Seleccionar um intervalo da célula ativa até fim dados CTRL + Shift+Setas
Seleccionar uma Tabela CTRL + T (CTRL + A)
Seleccionar da célula actual até ao início da folha CTRL + SHIFT + Home
Seleccionar a coluna activa CTRL + Barra de Espaços
Seleccionar a linha activa SHIFT + Barra de Espaços
Seleccionar todos os objectos na sheet (folha) actual (é CTRL + SHIFT + BARRA DE ESPAÇOS
necessário estar seleccionado um objecto)
Navegação

Aceder à primeira célula da tabela CTRL + HOME

Alternar entre ficheiros do Excel abertos CTRL + Tab
Abrir próxima sheet (folha) CTRL + Page Up
Abrir sheet (folha) anterior CTRL + Page Down
Fechar Janela Activa Alt + F4
Encontrar última célula preenchida em coluna Posicionar como célula ativa a
primeira e premir CTRL +
Encontrar última célula preenchida em linha Posicionar como célula ativa a
primeira e premir CTRL +
Inserção de informação

Inserir Dados Repetidos em Células CTRL+Enter

Inserir a hora actual CTRL+SHIFT+:
Inserir ou editar hiperligações CTRL + K
Inserir ou editar comentários Shift + F2
Inserir Funções Shift + F3
Inserir gráfico com os dados activos, numa nova folha F11
Inserir $ em cálculos para fixar F4
Anular a última acção CTRL + Z
Repetir o último comando F4
Guardar CTRL + G (Ctrl + S)
Formatar Células CTRL + 1

Formador: <Paulo Sousa> 5/76

 <Excel – Nível Avançado>

Função Localizar CTRL + L (CTRL+F)

Ortografia F7
Ocultar colunas CTRL + 0
Preencher sem formatação (versão Inglesa) Alt + Shift + F10 e a seguir o (sozinho)
Preencher sem a formatação (versão portuguesa) Alt + Shift + F10 e a seguir s (sozinho)
Abrir qualquer etiqueta inteligente (daquelas que surgem Alt + Shift + F10
quando arrastamos algo)

2.2. INSERÇÃO DE DADOS

Em Conjuntos de Células

1. Seleccionar as células pretendidas

2. Largar o rato
3. Escrever logo o pretendido
4. CTRL+Enter
Série de Dados Universais

1. Inserir a primeira informação – Janeiro; Segunda-feira, por exemplo

2. No canto inferior da célula colocar o ponteiro do rato sobre o quadrado mais escuro até surgir o
ponteiro
3. Fazer duplo clique (se a coluna da esquerda estiver preenchida) ou arrastar até obter a lista
desejada
Sequências Numéricas

1. Inserir na primeira célula o número 1

2. Premir a tecla Enter
3. Inserir na célula por baixo do 1 o número 2
4. Seleccionar as duas células – o número 1 e o número 2
5. No canto inferior da célula colocar o ponteiro do rato sobre o quadrado mais escuro até surgir o

Formador: <Paulo Sousa> 6/76

 ponteiro
6. Fazer duplo clique (se a coluna da esquerda estiver preenchida) ou arrastar até obter a lista
<Excel – Nível Avançado>
desejada

Eliminação de Dados

1. Seleccionar a(s) célula(s) que contêm a informação a eliminar

2. Premir a tecla Delete do teclado
Substituir Dados

1. Clicar sobre a célula que se pretende alterar

2. Escrever a nova informação
3. Premir a tecla Enter
Editar Dados

1. Clicar sobre a célula que se pretende alterar

2. Escrever a nova informação
3. Premir a tecla Enter

2.3. FORMATAR TABELAS AUTOMATICAMENTE

Passos para transformar uma tabela simples numa tabela automática

1. Se a tabela contiver alguma formatação é necessário limpá-la primeiro (se a tabela não contiver
qualquer formatação, avançar para o passo 2):
1.1.Seleccionar a tabela toda – CTRL + T (CTRL + A)
1.2.No separador Base (Home), clicar no botão Limpar (Clear), localizado do lado direito, no
grupo Edição (Editing)
1.3.Clicar sobre Limpar Formatos (Clear Formats)
2. Clicar uma vez sobre a tabela, em qualquer célula preenchida
3. No separador Base (Home), clicar em Formatar como Tabela (Format as Table)
4. Clicar sobre o aspecto desejado (de preferência uma com o cabeçalho salientado)
5. Na janela que surgir, confirmar que a opção A minha tabela tem cabeçalhos (Mytable as
headers) está activa
6. Clicar em OK
7. Direito do rato sobre o número da linha 1, clicar sobre Altura da linha (Row Heigth)
8. Escrever 33 no teclado, tecla Enter

Formador: <Paulo Sousa> 7/76

 <Excel – Nível Avançado>

9. Clicar nos seguintes botões:

Passos para remover uma tabela profissional, mantendo a formatação da mesma

1. Clicar uma vez sobre a tabela

2. No último separador, Estrutura (Design), clicar sobre Converter em Intervalo (Convert to Range)
3. Confirmar a operação, clicando em Sim (Yes)
Passos para integrar uma nova coluna à esquerda da tabela profissional (única actualização não
realizada automaticamente pelo Excel)

1. Direito do rato numa qualquer célula da primeira coluna

2. Inserir (Insert)/Colunas da Tabela para a Esquerda (Table Columns to the Left)
Mudar Nome da Tabela Automática

1. Clicar sobre a tabela automática que se pretende renomear

2. No separador Estrutura (Design), clicar uma vez no rectângulo branco por baixo de Nome da
Tabela (TableName)
3. Inserir o novo nome da tabela e clicar fora para o Excel o assumir

Formador: <Paulo Sousa> 8/76

 Manual Microsoft Excel

Vantagens Tabelas Automáticas

Rápidas de formatar
Aspecto fabuloso
Coloca os filtros automaticamente
Quando descemos com a tabela, a letra das colunas transforma-se no nome da coluna da tabela
Fazem os cálculos automaticamente, bastando fazer o primeiro para o Excel preencher toda a
coluna
Actualiza automaticamente a área de impressão
Selecção inteligente, em cima de cada uma das colunas, para facilitar o trabalho do utilizador
Criando novas linhas e/ou colunas, a formatação é assumida automaticamente (excepto colunas à
esquerda da tabela)
Em Tabelas Dinâmicas (PivotTables) inserindo informação em novas colunas ou linhas, o intervalo
é automaticamente actualizado, bastando Actualizar (Refresh) para as novas informações serem
reflectidas na Tabela Dinâmica (PivotTable)
Desvantagens Tabelas Automáticas

Incompatíveis com ficheiros Partilhados (Shared)

Torna-se bastante complicado quando pretendemos realizar cálculos diferentes nas diferentes
linhas da tabela
Proibido unir células da tabela (o que é visto por mim como uma vantagens)
Nenhuma destas desvantagens, portanto, justifica o facto de não se usar 

2.4. FORMATAÇÃO MANUAL DE TABELAS

Tipo e Tamanho de Letra

1. Seleccionar a célula ou células que se pretendem formatar

2. Aceder ao separador Base (Home)
3. Utilizar a opção desejada:

• Seta do botão para alterar o tipo de letra

• Seta do botão para alterar o tamanho da letra

Efeitos

1. Seleccionar a célula ou células que se pretendem formatar

2. Aceder ao separador Base (Home)
3. Utilizar a opção desejada:
• Botão para Negrito (Bold)

9
 Manual Microsoft Excel

• Botão para Itálico (Italic)

• Botão para Sublinhado (Underline)
Cor da Letra

1. Seleccionar a célula ou células que se pretendem formatar

2. Aceder ao separador Base (Home)

3. Clicar na seta do botão

4. Clicar sobre a cor desejada
Preenchimento das Células

1. Seleccionar a célula ou células que se pretendem formatar

2. Aceder ao separador Base (Home)

3. Clicar na seta do botão

4. Clicar sobre a cor desejada
Unir Células

1. Seleccionar as células que se pretendem unir

2. Aceder ao Separador Base (Home)
3. Clicar no botão Unir Células (Merge & Center)
Alinhamento Horizontal

1. Seleccionar a(s) célula(s) pretendida(s)

2. Aceder ao Separador Base (Home)
3. Clicar no botão correspondente à opção pretendida:
• - Alinhamento Horizontal à Esquerda
• - Alinhamento Horizontal Centrado
• - Alinhamento Horizontal à Direita

Alinhamento Vertical
1. Seleccionar a(s) célula(s) pretendida(s)

2. Aceder ao Separador Base (Home)

3. Clicar no botão correspondente à opção pretendida:

10
 Manual Microsoft Excel

•
• - Alinhamento Vertical Ao Meio

• - Alinhamento Vertical Inferior

Orientação do Texto
1. Seleccionar a(s) célula(s) pretendida(s)
- Alinhamento Vertical Superior
2. Aceder ao Separador Base (Home)

3. Clicar no botão
4. Clicar sobre a orientação desejada
Moldar Texto
1. Seleccionar a(s) célula(s) pretendida(s)
2. A
c
e
d
er ao Separador Base (Home)
3. Clicar no botão

Formato Numérico das Células

1. Seleccionar a(s) célula(s) pretendida(s)
2. Aceder ao Separador Base (Home)
3. Clicar na seta do Formato do Número

Casas Decimais
1. Seleccionar a(s) célula(s) pretendida(s)
2. Aceder ao Separador Base (Home)
4. Clicar
sobre o Formato desejado
3. Clicar nos botões Aumentar (Increase) ou Diminuir (Decrease) casas decimais
Limites de Tabelas

11
 Manual Microsoft Excel

1. Seleccionar o Intervalo Pretendido

2. Separador Base (Home)
3. Seta do Botão Limites (Borders), Mais Limites (More Borders)
4. Clique no Estilo a utilizar no Exterior
5. Clique na Cor a utilizar no Exterior
6. Aplicar - Botão Exterior (Outline)
7. Clique no Estilo a utilizar no Interior
8. Clique na Cor a utilizar no Interior
9. Aplicar - Botão Interior (Inside)
10. OK

2.5. TRABALHO COM LINHAS E COLUNAS

Alterar Altura Linhas Manualmente
(Caso sejam várias linhas, é necessário seleccioná-las primeiro)
1. Posicionar o ponteiro do rato sobre o risco por baixo da linha que se pretende
aumentar até surgir o ponteiro
2. Arrastar até atingir a altura desejada
Alterar Altura Linhas com Valores Exactos

1. Direito do rato no número da(s) linha(s) pretendidas

2. Clicar na opção Altura da Linha (Row Height)
3. Inserir o valor pretendido
4. Enter para terminar
Alterar Largura Colunas Automaticamente

12
 Manual Microsoft Excel

1. Posicionar o ponteiro do rato no risco à direita da coluna que se pretende ajustar

automaticamente até surgir o ponteiro
2. Fazer duplo clique até a coluna abrir e assumir um tamanho que permita visualizar todos os
dados inseridos
Alterar Largura Colunas Manualmente
1. Posicionar o ponteiro do rato no risco à direita da coluna que se pretende ajustar
automaticamente até surgir o ponteiro
2. Arrastar até atingir a largura pretendida
Alterar Largura Colunas com Valores Exactos

1. Direito do rato no número da(s) coluna(s) pretendidas

2. Clicar na opção Largura da Coluna (Column Width)
3. Inserir o valor pretendido
4. Enter para terminar
Inserir Linhas

As novas linhas são inseridas por cima da seleccionada.

1. Clicar com o botão direito do rato sobre a linha que irá ficar por baixo da nova
2. Clicar na opção Inserir (Insert)
Inserir Colunas

As novas colunas são inseridas à esquerda da seleccionada.

1. Clicar com o botão direito do rato sobre a coluna que irá à direita da nova
2. Clicar na opção Inserir (Insert)
Eliminar Linhas e Colunas

1. Clicar com o botão direito do rato sobre a coluna ou linha a eliminar

2. Escolher a opção Eliminar (Delete)
Ocultar Linhas e Colunas
1. Clicar com o botão direito do rato sobre a coluna ou linha a ocultar
2. Escolher a opção Ocultar (Hide)
Mostrar Linhas e Colunas

1. Seleccionar, arrastando, as colunas ou linhas antes e depois da oculta

2. Clicar com o botão direito do rato sobre uma das letras ou números seleccionados e clicar sobre
Mostrar (Unhide)

13
 Manual Microsoft Excel

Mostrar Todas as Linhas e Colunas

1. Seleccionar todas as células da Folha, clicando no triangulo no canto superior esquerdo

2. Clicar com o botão direito do rato sobre uma coluna ou linha e escolher a opção Mostrar
(Unhide)

2.6. TRABALHO COM FOLHAS

Mudar o Nome das Folhas

1. Clicar duas vezes no nome da Folha a alterar

2. Escrever o novo nome
3. Premir a tecla Enter
Cor do Separador

1. Clicar com o botão direito do rato sobre o nome da folha alterar a cor
2. Clicar sobre a opção Cor do Separador (Tab Color)
3. Clicar sobre a cor desejada
Inserir Folhas

1. Clicar com o botão esquerdo no “sol”, localizado no final de

todas as folhas
Eliminar Folhas

1. Clicar com o botão direito do rato sobre a folha a Eliminar

2. Clicar na opção Eliminar (Delete)
3. Se surgir uma janela de confirmação é necessário clicar no botão Eliminar (Delete)
Mover Folhas dentro do Livro

1. Clicar com o botão esquerdo do rato sobre o nome da folha e manter premido o botão
2. Arrastar até ao local desejado
Copiar Folhas dentro do Livro

1. Clicar com o botão esquerdo do rato sobre o nome da folha e manter premido o botão
2. Arrastar até ao local desejado, mantendo a tecla CTRL premida

Mover Folhas para outros Livros

14
 Manual Microsoft Excel

1. Clicar com o botão esquerdo do rato sobre o nome da folha

2. Clicar na opção Mover ou Copiar (Move or Copy)
3. Na opção Livro de destino (To book) seleccione o ficheiro de Excel para onde pretende
mover a

4. Seleccionar a posição onde pretende a folha

5. Premir o botão OK para terminar
Copiar Folhas para outros Livros
1. Seguir os passos 1 a 4 do ponto anterior
2. Activar a opção Criar uma cópia (Create a copy)
3. Premir o botão OK para terminar

F IXAR P AINÉIS
folha (é necessário que este ficheiro esteja aberto)
Esta técnica permite fixar colunas e/ou linhas para quando se descer a visualização com o
rato, serem sempre visíveis os cabeçalhos.

Fixar a Primeira Linha

1. Carregar na combinação teclas CTRL + HOME

2. Aceder ao Separador Ver (View)
3. Clicar no botão Fixar Painéis (Freeze Panes)
4. Clicar na opção Fixar Linha de Cima (Freeze Top Row)
Fixar a Primeira Coluna

1. Carregar na combinação teclas CTRL + HOME

2. Aceder ao Separador Ver (View)
3. Clicar no botão Fixar Painéis (Freeze Panes)
4. Clicar na opção Fixar Primeira Coluna (Freeze First Column)
Fixar Várias Linhas

1. Seleccionar a linha que está a seguir às que pretende fixar – por exemplo se é pretendido fixar a
linha 1, 2 e 3, é necessário seleccionar a 4, clicando sobre a mesma
2. Aceder ao Separador Ver (View)
3. Clicar no botão Fixar Painéis (Freeze Panes)/ opção Fixar Painéis (Freeze Panes)
Fixar Várias Colunas

15
 Manual Microsoft Excel

1. Seleccionar a coluna que a seguir às que pretende fixar – por exemplo se é pretendido fixar a
coluna A e B é necessário seleccionar a coluna C, clicando sobre a letra C
2. Aceder ao Separador Ver (View)
3. Clicar no botão Fixar Painéis (Freeze Panes)/opção Fixar Painéis (Freeze Panes)

Fixar Linhas e Colunas Simultaneamente

1. Seleccionar a célula de intersecção entre a linha e a coluna seguintes às que se pretendem fixar
(a primeira célula que irá ficar livre). Ou seja:
• Se pretendo fixar as duas primeiras colunas e as três primeiras linhas, então seleccionaria
a terceira coluna (letra C) e a quarta linha (número 4). A célula para fixar as duas
primeiras colunas e as três primeiras linhas será a C4
• Se pretendo fixar a primeira coluna seleccionaria a segunda – letra B. Se pretendesse
fixar as duas primeiras linhas, seleccionaria a terceira – número 3. Para fixar a primeira
coluna e as duas primeiras linhas, a célula é a B3
2. Aceder ao Separador Ver (View)
3. Clicar no botão Fixar Painéis (Freeze Panes)/opção Fixar Painéis (Freeze Panes)
Libertar Painéis

1. Aceder ao Separador Ver (View)

2. Clicar em Fixar Painéis (Freeze Panes)/Libertar Painéis (Unfreeze Panes)

2.7. IMPRESSÃO EM EXCEL

O método de impressão mais eficaz é o método ATPC:

Área da Impressão A T P C Configurar Página

Títulos de Impressão Pré-Visualizar

Passo A: Definir Área da Impressão

1. Seleccionar o que se pretende imprimir

2. Aceder ao Separador Esquema de Página (Page Layout)
3. Clicar no botão Área de Impressão (Print Area)
4. Clicar sobre a opção Definir área de impressão (Set Print Area)

Passo T: Títulos de Impressão

5. Clicar, logo ao lado, no botão Títulos de Impressão (Print Titles)

16
 Manual Microsoft Excel

6. Colocar o cursor a piscar na caixa da opção Linhas a repetir no início (Rows to Repeat at Top),
clicando uma vez na mesma
7. Afastar se necessário a janela e clicar sobre a linha ou linhas que se pretendem ver impressas em
todas as folhas
8. Premir OK ou tecla ENTER para terminar
Passo P: Pré-visualizar

9. Ainda na janela anterior, dos Títulos de Impressão (Print Titles), no canto inferior direito clicar
no botão Pré-visualizar (Preview)

Passo C: Configurar Impressão

10. Clicar no botão Configurar Página (Page Setup) – localizado no final da lista de opções e escolher
as opções desejadas:
Orientação da Página (Page)
Escala – Percentagem (Page)
Escala – Ajustar a X Páginas (Page)
Margens (Margins)
Centrar a tabela horizontal e/ou verticalmente (Margins)
Cabeçalhos e rodapés (Header/Footer)
11. Ajustar uma Impressão:
Aceder ao Separador Página (Page)
Activar a opção Ajustar a X páginas de largura por y de comprimento (Fit to X page(s) wide
by X tall)
Aumentar o segundo número (comprimento) para 50, numa tabela mais comprida do que larga
ou aumentar o primeiro número (largura) para 50, numa tabela mais larga que comprida
A tabela irá ficar ajustada no número de páginas ideal
12. Inserir cabeçalhos e/ou rodapés:
Aceder ao Separador Cabeçalho/Rodapé (Header/Footer)
Clicar no botão Personalizar cabeçalho (Custom Header) ou Personalizar rodapé (Custom
Footer)
Escrever o pretendido para inserir informações estáticas ou utilizar os botões para inserir
informações automáticas, actualizáveis automaticamente:

17
 Manual Microsoft Excel

Insere o número da página

Insere o número total de páginas

Insere a data actual, actualizável automaticamente

Insere a hora, actualizável automaticamente

Insere o caminho do ficheiro que é necessário perco rrer até abrir o Livro do
Excel em questão
Insere o nome do Livro do Excel

Insere o nome da Folha de Excel que esta a ser configurada

Permite inserção de imagens no Cabeçalho ou Rodapé – Logótipo, por
exemplo
Permite, caso tenha sido inserida uma imagem, alter ar o tamanho ou
configuração da mesma
Permite alterar o tipo e tamanho de letra das informações inseridas

13. Inserir Informação Página 1 de X:

Aceder ao Separador Cabeçalho/Rodapé (Header/Footer)
Clicar no botão Personalizar rodapé (Custom Footer)
Clicar uma vez na Área pretendida – geralmente à esquerda

Inserir as seguintes informações: Página + espaço + + espaço + de + espaço +

Clicar no botão OK até visualizar a informação pretendida

18
 Manual Microsoft Excel

3. MÓDULO 2 – OPERAÇÕES ESSENCIAIS

3.1. FILTRO AUTOMÁTICO

Activar o Filtro Automático

1. Clicar sobre uma das células da tabela onde se pretende activar o filtro
2. Aceder ao separador Dados (Data)
3. Clicar no botão
Filtrar Dados Directos
1. Clicar sobre a seta do filtro da coluna que se pretende filtrar
2. Clicar no Seleccionar tudo (Select All) para desactivar as opções todas
3. Activar apenas a opção pretendida
4. Clicar no botão OK
Limpar Filtros
1. Aceder ao Separador Dados (Data)
2. Clicar no botão Limpar (Clear)
Aplicar Condições em Filtros

1. Clique na seta do filtro da coluna à qual pretende aplicar uma condição

2. Aceda à opção desejada:
• Text Filters – para Filtros de Texto
• Number Filters – para Filtros Numéricos
• Data Filters – para Filtros de Data

Condições de Filtros Numéricos

• Equals – Igual A
• Does Not Equal – Diferente De
• Greater Than – Maior que
• Greater Than Or Equal To – Maior ou Igual A
• Less Than – Menor que
• Less Than Or Equal To – Menor ou Igual A
• Between - Entre
• Top 10 – Permite ver os X valores superiores ou menores
• Above Average – Acima da Média
• Below Average – Abaixo da Média

Condições de Filtros de Texto

• Equals – Igual A
• Does Not Equal – Diferente De
• Begins With – Começa Com
• Ends With – Termina Com
19
 Manual Microsoft Excel

• Contains – Contém
• Does Not Contain – Não Contém

3.2. ORDENAR INFORMAÇÃO

Ordenar dados através de uma só coluna

1. Clicar numa célula da coluna pela qual pretende ordenar a tabela

2. Aceder ao Separador Dados (Data)
3. Clicar no botão pretendido:
• para ordenação ascendente
• para ordenação descendente

Ordenar dados através de múltiplas condições

1. Clicar numa célula da coluna pela qual pretende ordenar a tabela
2. Aceder ao Separador Dados (Data)

3. Clicar no botão e definir a ordenação pretendida:

• No ordenar por, escolher a coluna com a primeira ordenação
• No ordenar em, seleccionar o tipo de ordenação (geralmente valores)
• Na ordem, seleccionar ascendente ou descendente

3.3. CÓPIA E TRANSFERÊNCIA DE CÉLULAS

Mover Células

1. Seleccionar a ou as células que se pretendem mover

2. Colocar o ponteiro no risco inferior da primeira célula seleccionada até surgir o ponteiro:
3. Premir o botão esquerdo do rato, sem largar
4. Arrastar a célula para o destino pretendido
Copiar Células

O procedimento é igual ao anterior, mas mantendo a tecla CTRL premida durante o mesmo

Localizar/Substituir

1. Premir a combinação de teclas CTRL+L (CTRL + F)

2. Se necessário, clicar no botão Opções (Options) para fazer procuras em todo o livro 3.
Na opção Dentro (Within) seleccionar a opção Livro (Workbook)

20
 Manual Microsoft Excel

4. Clique no botão Localizar tudo (Find All)

4. MÓDULO 3 – CÁLCULOS MANUAIS EM EXCEL

4.1. CÁLCULOS MANUAIS

Passos para Efectuar um Cálculo

1. Clicar na célula onde se pretende o resultado

2. Inserir o símbolo = (tecla Shift + 0)
3. Clicar na primeira célula a utilizar no cálculo ou inserir o valor a utilizar 4. Colocar o símbolo de
operação pretendida
5. Clicar na seguinte célula a utilizar no cálculo ou inserir o valor a utilizar
6. Colocar o símbolo da operação seguinte
7. Repetir os passos v a vi para todas as células ou valores envolvidas no cálculo
8. No final, premir a tecla Enter para terminar o cálculo
9. Se desejado fazer dois cliques no canto inferior direito da célula para arrastar a fórmula para as
outras células
Operadores

Soma Subtracção Multiplicação Divisão

+ - * /
Parêntesis

São necessários quando queremos dar prioridade a Somas ou Subtracções, tendo em conta que a
Multiplicação e a Divisão são as operações prioritárias.
Para o conseguir basta inserir o símbolo de abre parêntesis – (– antes da operação à qual se quer dar
prioridade e o símbolo de fecha parêntesis – ).
A ordem geral das operações em Excel (e na matemática) é a seguinte:
1. As operações dentro dos parênteses, ordem esquerda para a direita (dentro dos parênteses a
ordem é a mesma) – indicada a azul no exemplo
2. As multiplicações e divisões, ordem da esquerda para a direita – indicada a verde no exemplo
3. As somas e as subtracções, ordem da esquerda para a direita – indicada a laranja no exemplo

21
 Manual Microsoft Excel

Desta forma, no exemplo seguinte, aplicados estes conceitos, teremos a ordem indicada:

5 6 1 2 7

4.1.1. X * R + T / (E-G/W+Q*L)-P/S+K
8 3 4 9 10
Cálculos Entre Folhas - Regras

Antes de mudar de folha, colocar sempre o de símbolo operação

No final do cálculo, premir Enter sem voltar à folha onde o cálculo foi iniciado
Ter em atenção as Referências (F4)
Cálculos entre Livros

O procedimento do cálculo entre livros é idêntico ao cálculo entre folhas

Um aspecto a ter em conta, no entanto, é que quando é efectuado um cálculo entre livros as
células que se vão buscar a outros livros ficam automaticamente absolutas, sendo desnecessária
a utilização da tecla F4 para as fixar

Para Editar Ligações de cálculos entre livros, os passos são os seguintes:

1. Abrir o livro que tem os cálculos com base em células de outros livros
2. Separador Dados (Data), opção Editar ligações (Edit links)
3. Seleccionar o ficheiro pretendido do lado esquerdo

22
 Manual Microsoft Excel

Referências Absolutas e Mistas em Cálculos

Este ponto surge quando criamos fórmulas que queremos arrastar posteriormente e pretendemos que
um ou mais valores fique fixo, não sendo alterado com o arrastar da fórmula.

Para obter este efeito é necessário inserir o símbolo $ nas células, com a tecla de atalho F4. O símbolo $
situa-se antes do componente fixo, ou seja:

Exemplo Situação Visualmente… Nº F4s

C4 Nada fixo Nenhum $ 0

$C$4 Coluna e Linha Fixa $ Antes da Letra e $ antes da Linha 1

C$4 Linha Fixa $ Antes do número 2

$C4 Coluna Fixa $ Antes da letra 3

Para chegarmos à conclusão correcta de qual dos casos se aplica, é fundamental, ao longo do cálculo e
quando clicamos nas células correspondentes ao mesmo, realizar as seguintes perguntas, para cada
célula do cálculo:
Quando esta fórmula for arrastada para a direita, vou querer que a coluna mude ou que fique
fixa?
Quando esta fórmula for arrastada para a esquerda, vou querer que a linha mude ou que fique
fixa?
A tabela resumo é a seguinte:
Coluna Fixa Coluna Livre

23
 Manual Microsoft Excel

Linha Fixa $A$1 / 1F4 A$1 / 2F4

Linha Livre $A1 / 3F4 A1 / 0F4

Procedimento - Referências Absolutas

Neste caso pretende-se fixar uma célula totalmente. Acontece quando existe um valor de referência
fora do cálculo.
O procedimento é o seguinte:
1. Realizar o cálculo até ser necessário clicar na célula a fixar
2. Clicar na célula que se pretende fixar
3. Premir a tecla F4 uma vez para fazer surgir os $ necessários à fixação da célula
4. Termine o cálculo e prima Enter para finalizar
Procedimento - Referências Mistas

Neste caso pretende-se apenas a coluna ou a linha da célula em questão. O procedimento é o

seguinte:
1. Realizar o cálculo até ser necessário clicar na célula a fixar
2. Clicar na célula que se pretende fixar
3. Premir a tecla F4 2 vezes para fixar apenas a linha e 3 vezes para fixar só a coluna
4. Terminar o cálculo e premir Enter para finalizar

4.2. ELIMINAR PASSOS INTERMÉDIOS DE UM CÁLCULO COMPLEXO

Os procedimentos que envolvem muitas funções intrincadas só funcionam quando está claro o que é
pretendido e quais as funções a utilizar. Na verdade, na prática real, nem sempre é possível.
O processo mental para passar do Valor Base ao Valor Final pode ser longo e serem utilizadas várias
células e vários cálculos intermédios. No entanto esses cálculos nunca devem permanecer no final. Na
tabela seguinte vemos que, para passar do 10 ao 90,67, foram realizados quatro cálculos. No final
ficaremos apenas com duas células – a do valor base e a do cálculo final.

Passos para remover passos intermédios

1. Realizar, em células diferentes, os vários cálculos necessários ao resultado final pretendido

2. Clicar na célula que contém o primeiro cálculo (no exemplo, célula E15)
3. Seleccionar, na barra de fórmulas, do igual para a frente (no exemplo seleccionaríamos D15*35):

4. Copiar e premir logo a tecla Esc

24
 Manual Microsoft Excel

5. Clicar no segundo cálculo

6. Seleccionar no segundo cálculo o endereço da célula do primeiro cálculo (no exemplo, E15)

7. Colar
8. Repetir, caso a referência do primeiro cálculo surja mais que uma vez no segundo cálculo (ou
seja, no exemplo, se E15 aparecer várias vezes no segundo cálculo)
9. Apagar o conteúdo da célula do primeiro cálculo para verificar se funcionou (E15)
10. Clicar na célula que contém o agora primeiro cálculo (no exemplo, F15) e repetir os passos 2 a 10
para todos os cálculos necessários, até obter apenas duas células preenchidas – a do valor base e
a do cálculo final
11. Eliminar as células dos cálculos apagados

5. MÓDULO 4 – GRÁFICOS

5.1. CRIAÇÃO DE GRÁFICOS

Primeiros Passos

1. Seleccionar a tabela com os valores que se pretendem representar em gráfico

2. Aceder ao Separador Inserir (Insert)
3. No grupo Gráficos (Charts), clicar no botão semelhante ao gráfico que se pretende efectuar –
Coluna (Column), Circular (Pie), Barras (Bar) ou outro
4. Clicar no gráfico pretendido
5. Visualizar o gráfico
Formatação Automática

1. Clicar sobre o gráfico

2. Aceder ao Separador Estrutura (Design)
3. No grupo Estilos de Gráficos (Quick Styles), clicar no botão Mais (More)

4. Clicar sobre o aspecto pretendido

Outras Formatações

1. Clicar sobre o gráfico

2. Seleccionar o que se pretende formatar (título, por exemplo)
3. Aceder ao Separador Base (Home) para mudar Tipo e Tamanho de Letra (por exemplo)
Configurações Mais Frequentes

25
 Manual Microsoft Excel

ALTERAR TIPO DE GRÁFICO Separador Estrutura (Design) Alterar Tipo de Gráfico (Change
Chart Type)
INVERTER SÉRIES Separador Estrutura (Design) Mudar Linha/Coluna (Switch Row/Column)
MOVER GRÁFICO PARA UMA NOVA FOLHA Separador Estrutura (Design) Mover Gráfico
(Move Chart)
INCLUIR TÍTULO DO GRÁFICO Separador Esquema (Layout) Título do Gráfico (Chart
Title) Acima do Gráfico (Above Chart)
INCLUIR LEGENDA DO GRÁFICO Separador Esquema (Layout) Legenda (Legend)
seleccionar posição pretendida
INCLUIR VALORES NAS COLUNAS/BARRAS/ÁREAS Separador Esquema (Layout) Rótulos
de Dados (Data Labels) seleccionar posição pretendida
ALTERAR ASPECTO DE PARTES ESPECÍFICAS DO GRÁFICO Clicar na área pretendida do gráfico
Separador Formatar (Format)

5.2. GRÁFICOS SPARKLINE

Inserção

1. Seleccionar o intervalo dos valores a representar no gráfico

2. Aceder a Inserir (Insert), Gráficos Sparkline (Sparklines)
3. Seleccionar uma das seguintes opções:
a. Linha (Line) – Utilizado principalmente para representar evoluções de valores
b. Coluna (Column) – Utilizado para representar valores não directamente relacionados
c. Perda/Ganho (Win/Loss) – Muito utilizados quando existem valores negativos
4. Clicar, na janela que surgiu, na área Intervalo da localização (Location Range), a célula onde é
pretendido que surja o gráfico
Configuração

1. Clicar em cima da célula que contém o gráfico

2. Aceder ao separador Estrutura, o último de todos e realizar as alterações pretendidas:
a. Editar Dados (Edit Data)– alterar os dados seleccionados inicialmente
b. Tipo (Type) – alterar o tipo de gráfico Sparkline para outro diferente
c. Grupo Mostrar (Show/Hide) – seleccionar quais os pontos a destacar no gráfico (O mais
alto, o mais baixo, os negativos, o primeiro, o último ou todos – neste caso é a opção
Marcadores)
d. Estilo (Style) – alterar a cor do gráfico
e. Cor de Marcador (Marker Color) – definir para cada um dos pontos destacados do grupo
Mostrar, qual a formatação pretendida
f. Eixo (Axis) – alterar o valor mínimo e máximo do gráfico e/ou configurar um eixo de
data, que permite separar, no caso de um de colunas, as barras consoante as datas
respectivas

26
 Manual Microsoft Excel

g. Agrupar/Desagrupar (Group/Ungroup) – alterar o funcionamento de dois ou mais

gráficos agrupados
h. Limpar (Clear) – apaga os gráficos seleccionados
Exemplo

6. MÓDULO 5 – FUNÇÕES EM EXCEL

6.1. FUNÇÕES BASE

Procedimento

1. Clicar na célula onde se pretende o resultado

2. Aceder ao separador Base (Home) ou Fórmulas (Formulas)

3. Clicar na setinha do botão somatório para ver a lista das funções base
4. Clicar uma vez no nome da função que se pretende utilizar
5. Seleccionar as células a utilizar no cálculo (recordar CTRL+SHIFT+ ↓)
6. Premir a tecla ENTER para terminar
Soma Automática
1. Clicar na primeira célula vazia por baixo ou ao lado do conjunto de valores a somar

2. Clicar directamente no botão

3. Premir a tecla Enter para terminar a operação
Lista de Funções

Função SOMA (SUM) – Soma os valores seleccionados

Função MÉDIA (AVERAGE)– Devolve a média dos valores seleccionados
Função CONTAR (COUNT) – Conta as células seleccionadas. Recordar que só conta números –
células com letras e/ou palavras não serão contadas
Função MÁXIMO (MAX) – Devolve o maior valor de um conjunto de valores
Função MÍNIMO (MIN) – Devolve o menor valor de um conjunto de valores

27
 Manual Microsoft Excel

6.2. FUNÇÕES DE TEXTO

GUIA RÁPIDO

NOM E INGL ÊS NOM E POR TUGUÊS FUNÇ ÃO

TEXT TEXTO Retira todas as informações de datas (e não só)

Substitui caracteres em textos por outros, eliminando a

SUBSTITUTE SUBST
necessidade dos CTRL + L (CTRL + F)

CONCATENATE CONCATENAR Junta vários textos

UPPER MAIUSCULAS Coloca o texto de células em maiúsculas

PROPER INICIAL.MAIUSCULA Coloca o texto de células com a primeira inicial maiúscula

LOWER MINUSCULAS Coloca o texto de células em minúsculas

Retira os espaços incorrectos do texto, deixando apenas um

TRIM COMPACTAR
único entre as palavras

LEFT ESQUERDA Extrai de uma célula o nº de caracteres desejado à esquerda

RIGHT DIREITA Extrai o nº de caracteres desejado à direita

TEXTO (TEXT)

A melhor função para retirar de uma data qualquer indicação que se pretenda seja dia da semana,
mês, o que for pretendido.
1. Realizar o procedimento Inicial e inserir a função
2. Seleccionar, em Valor (Value) a célula que contém a data a retirar o texto pretendido
3. Em Formato_Texto (Format_Text) inserir um dos seguintes códigos: dd – para retirar o
número do dia
ddd – para obter uma abreviatura do dia da semana correspondente
dddd – para obter o dia da semana completo mm – para retirar o
número do mês mmm – para obter uma abreviatura do mês
mmmm – para obter o mês completo aa (yy) – para retirar o
número do ano aaa (yyy) – para retirar o ano completo
SUBST (SUBSTITUTE)

Para quem utiliza todos os dias o CTRL+F várias vezes, esta função é milagrosa e permite realizar
quantos CTRL+F se pretender só de uma vez .
1. Realizar o procedimento Inicial
2. Em Texto (Text) seleccionar a primeira célula a substituir
3. Em Texto_antigo (Old_Text), escrever o texto que se pretende remover
4. Em Texto_novo (New_Text), escrever o texto que se pretende inserir em vez do antigo. No caso
de não querer substituir por nada basta abrir e fechar aspas = “”

28
 Manual Microsoft Excel

Caso prático SUBST (SUBSTITUTE) – “Matrículas Caóticas”

Imaginemos uma lista com matrículas com a separação -, mas com espaços à mistura e ainda por
cima com pontos finais (tipo 88 -5.5- BB)! Os passos para resolver este imbróglio são os seguintes
(pode parecer complexo mas isto só se faz uma vez, depois disso a fórmula fica feita e é só colar lá a
lista que fica tudo resolvido!)
1. Realizar o procedimento Inicial e inserir a função SUBST (SUBSTITUTE)
2. Em Texto (Text) não seleccionar nada
3. Em Texto_antigo (Old_Text), escrever o traço– (o Excel põe as aspas)
4. Em Texto_novo (New_Text), abrir e fechar aspas = “”
5. Voltar ao Texto (Text) e clicar na caixa de nome em SUBST (SUBSTITUTE), para inserir uma nova

função:
6. Em Texto (Text) não seleccionar nada
7. Em Texto_antigo(Old_Text), escrever um ponto final
8. Em Texto_novo (New_Text), abrir e fechar aspas = “”
9. Voltar ao Texto (Text) e clicar na caixa de nome no SUBST (SUBSTITUTE), para inserir uma nova
função
10. Em Texto (Text) seleccionar a primeira célula da lista (porque é a última substituição)
11. Em Texto_antigo (Old_Text), colocar um espaço
12. Em Texto_novo (New_Text), abrir e fechar aspas = “”
13. Clicar em OK para terminar

29
 Manual Microsoft Excel

CONCATENAR (CONCATENATE)
Esta função junta texto de diferentes células numa única célula.
1. Realizar o procedimento Inicial e aceder à função
2. Seleccionar, em Texto1 (Text1) a célula que contém o primeiro texto a concatenar
3. Geralmente, em Texto2 (Text2) coloca-se um espaço, para dividir o texto das células
4. Seleccionar, em Texto3 (Text3) a célula que contém o segundo texto a concatenar
5. Se necessário, repetir os procedimentos anteriores até seleccionar todas as células que se
pretende juntar e, para terminar, premir Enter ou OK

MAIÚSCULAS (UPPER)

Converte todas letras de uma célula em letras maiúsculas.

1. Realizar o procedimento Inicial e aceder à função
2. Seleccionar, em Texto (Text) a célula que contém o texto a colocar em maiúsculas e premir Enter
ou OK para terminar.
INICIAL.MAIÚSCULA (PROPER)

Coloca apenas a primeira letra de cada uma das palavras em maiúscula.

1. Realizar o procedimento Inicial e aceder à função
2. Seleccionar, em Texto (Text) a célula que contém o texto que se pretende colocar em inicial
maiúscula
30
 Manual Microsoft Excel

3. Premir Enter ou OK para terminar.

COMPACTAR (TRIM)

Esta função retira os espaços inadequados entre, antes ou depois do texto, deixando apenas um
espaço entre as palavras.
1. Realizar o procedimento Inicial e aceder à função
2. Seleccionar, em Texto (Text) a célula que contém o texto onde se pretende retirar os espaços
inadequados
3. Premir Enter ou OK para terminar.
DIREITA E ESQUERDA (RIGTH E LEFT)

Devolvem o número de caracteres pretendido de uma célula à direita ou à esquerda.

1. Realizar o procedimento Inicial, aceder à função e seleccionar a função
pretendida: Direita, se os caracteres a retirar se encontrarem à direita e
Esquerda, se os caracteres a retirar se encontram à esquerda
2. Seleccionar, em Texto (Text) a célula que contém o texto a utilizar 3.
Escrever, em Núm_caract (Num_chars) o número de caracteres a retirar
4. Premir Enter ou OK para terminar.
COMPACTAR (TRIM), INICIAL.MAIÚSCULA (PROPER) com CONCATENAR (CONCATENATE)

Todas as funções podem ser utilizadas simultaneamente, poupando tempo e células.

O exemplo que se segue pressupõe que se recebeu um texto com espaços inadequados, todo em
maiúsculas e separado. O objectivo é, numa única célula, juntar o texto com espaços adequados e só
com a inicial maiúscula.
1. Realizar o procedimento Inicial e inserir a função COMPACTAR (TRIM), através do fx
2. Na área de Texto ( Text), sem escrever nada, utilizar a setinha da caixa d e nome para inserir a
função INICIAL.MAIÚSCULA (PROPER)
3. Na área de Texto
(Text), sem escrever
ou seleccionar nada,
utilizar a caixa de
nome para inserir a
função CONCATENAR
(CONCATENATE)
4. Preencher os
argumentos da função
CONCATENAR (CONCATENATE) como habitualmente
5. Premir Enter ou OK para terminar.

6.3. CONVERTER VALORES GUARDADOS COMO TEXTO EM VALORES

Identificação
31
 Manual Microsoft Excel

Os números guardados como texto possuem um triângulo verde localizado no canto superior esquerdo
da célula. Quando se clica na célula, é activo um losango amarelo com um ponto de exclamação que,
quando clicado, nos informa da situação:

Procedimento

1. Clicar na primeira célula com o triângulo verde no canto superior esquerdo

2. Seleccionar até ao fim dos dados – CTRL + SHIFT + SETA PARA BAIXO (as vezes que forem
necessárias, caso existam valores em branco) – se tiver uma tabela automática, basta clicar na
seta imediatamente por cima do cabeçalho
3. Voltar ao início da lista, com a bolinha do rato e sem clicar em nada
4. Clicar no losango amarelo e, depois, em Converter em Número (Convert to Number)

6.4. TEXTO PARA COLUNAS (TEXT TO COLUMNS)

Esta funcionalidade divide texto de uma só célula em várias colunas, independentemente do número
de caracteres. Podemos defini-la como um “anti-concatenar”.
1. Seleccionar o texto a dividir
2. Aceder ao Separador Dados (Data), botão Texto para colunas (Text to columns)
3. No primeiro ecrã confirmar que a opção Delimitado (Delimited) está seleccionada, uma vez que
a seguinte raramente se usa – para atingir o mesmo objectivo temos a função Esquerda e Direita
4. Clicar em Seguinte (Next)
5. No ecrã seguinte, seleccionar o caracter que divide as células actualmente – geralmente o Espaço
(Space), embora possa também ser outro – e clicar em Seguinte (Next)
6. No ecrã seguinte interessa seleccionar a célula onde se pretende iniciar a divisão – área de
Destino (Destination). Se pretende manter os dados actuais e acrescentar, ao lado, o texto
dividido é necessário seleccionar uma célula diferente, uma vez que por pré-definição o Excel
selecciona a primeira célula do intervalo seleccionado no passo 1
7. Prima Concluir (Finish) para terminar a operação.

32
 Manual Microsoft Excel

6.5. GERIR DUPLICADOS

Processo de Identificação de Duplicados

1. Aplicar à tabela uma formatação automática

2. Seleccionar a coluna dos dados das quais se pretendem analisar os duplicados
3. Aplicar formatação condicional:
Aceder ao separador Base (Home)
Clicar no botão Formatação Condicional (Condicional Formatting)/Regras de Células
(Highligth Cell Rules)/Valores Duplicados (Duplicate Values)
Escolha na seta do lado direito a formatação pretendida:

Considerar coluna B e C – não eliminará nenhum dado, visto que não existem dados repetidos
nestas colunas

33
 Manual Microsoft Excel

Procedimento
1. Clicar em cima da tabela a considerar
2. Aceder ao Separador Dados (Data), Remover
Duplicados (Remove Duplicates)
3. Seleccionar colunas a considerar e premir OK para
terminar

6.6. FUNÇÕES CONDICIONAIS

CONTAR.SE.S (COUNTIFS)

Conta as células que respeitam determinada(s) condição(ões).

1. Realizar o procedimento Inicial e inserir a função
2. Colocar o cursor no primeiro argumento – Intervalo_critérios1 (Criteria_Range1) – e seleccionar
o Intervalo. O Intervalo é a coluna ou o conjunto de células que contém o critério a analisar
3. Colocar o cursor no segundo argumento – Critérios1 (Criteria1) – e preenchê-lo. O critério é a
condição que se pretende analisar e tem que estar escrito exactamente como surge na tabela.
Exemplos:
Algarve: conta todas as células com a palavra Algarve escrita ou, de outra forma, conta
quantos colaboradores são do Algarve
<=30: conta todas as células numéricas que contêm valores menores ou iguais a 30 (é
possível usar também o > e o < separadamente)
<>Marketing: conta todas as células que sejam diferentes de Marketing
$B$2: conta todas as células que sejam iguais a B2. Pode sempre utilizar-se um célula no
critério, desde que esteja fora da tabela e se use o F4 para fixar
4. Realizar o passo 1 e 2 para todos os critérios pretendidos
5. Premir Enter ou OK para terminar e visualizar o resultado
SOMA.SE.S (SUMIFS)

Soma um intervalo de células que respeitam determinada(s) condição(ões).

1. Realizar o procedimento Inicial e inserir a função
2. Colocar o cursor no primeiro argumento – Intervalo_soma (Sum_Range) – e seleccionar a coluna
ou o conjunto de células a somar
3. Colocar o cursor no segundo argumento – Intervalo_critérios1 (Criteria_Range1) – e seleccionar
a coluna ou o conjunto de células onde está o primeiro critério a analisar
4. Colocar o cursor no terceiro argumento – Critérios1 (Criteria1) – e preenchê-lo. O critério é a
condição que se pretende analisar e tem que estar escrito exactamente como surge na tabela.
Exemplos:
Algarve: conta todas as células com a palavra Algarve escrita ou, de outra forma, conta
quantos colaboradores são do Algarve
<=30: conta todas as células numéricas que contêm valores menores ou iguais a 30 (é
possível usar também o > e o < separadamente)
<>Marketing: conta todas as células que sejam diferentes de Marketing

34
 Manual Microsoft Excel

$B$2: conta todas as células que sejam iguais a B2. Pode sempre utilizar-se um célula no
critério, desde que esteja fora da tabela e se use o F4 para fixar
5. Realizar os passos 3 e 4 para todos os critérios pretendidos
6. Premir Enter ou OK para terminar e visualizar o resultado
MEDIA.SE.S (AVERAGEIFS)

Faz a média de um intervalo de células que respeitam determinada(s) condição(ões).

1. O procedimento é idêntico ao da função anterior

6.7. SE (IF)
Argumentos

Teste Lógico (Logical_test): Argumento onde se preenche a condição a ser estudada.

Começa sempre com indicação de uma célula, a não ser que seja uma função. Exemplos:
B6<900, Soma(B6:B90)<=600, C89=”Lisboa” (neste caso como se trata de uma palavra
deve ser inserida entre aspas);
Valor se Verdadeiro (Value_if_true): Palavra ou comportamento a ser realizado se a
condição do Teste Lógico se verificar;
Valor se Falso (Value_if_false): Palavra ou comportamento a ser realizado se a condição
do Teste Lógico não se verificar;
SE’s Múltiplas: Sempre que quando chegamos ao valor se falso existe mais que uma
hipótese ainda a testar é necessário, dentro do Valor se Falso, inserir uma nova SE. Esta
nova SE insere-se sempre no argumento Valor se Falso.

Diagrama – Exemplo SE (IF) Múltipla:

O diagrama “lógico” da função acima mencionada é o seguinte:

No valor se falso da primeira SE (Azul) foi ainda necessário testar mais hipóteses, razão
pela qual é necessário inserir uma nova SE (Rosa), dentro do Valor se Falso da primeira. Na
35
 Manual Microsoft Excel

segunda SE surgiu a mesma situação e, seguindo o diagrama, verificamos que na última SE

(Verde) quando chegamos ao Valor se Falso, já só há mais uma condição (Escalão V). Neste
caso foi desnecessário inserir mais SES porque já só existia mais uma opção.

1.Construir a primeira SE (IF):

1.1. Clicar na célula onde pretende visualizar o resultado (90% das vezes é uma célula)
1.2. Clicar no botão Fx
1.3. Escolher a Categoria Todas (All) e premir rapidamente no teclado as duas primeiras letras da
função
1.4. Clicar duas vezes na Função SE (IF) ou clicar apenas uma e, depois, em OK
1.5. Preencher o argumento Teste Lógico (Logical Test) – começa sempre com uma célula ou função
e, geralmente, e é a condição a ser verificada
1.6. Preencher o argumento Valor se Verdadeiro (Value_if_true) – o que acontece se a condição
preenchida no ponto anterior se verificar
1.7. Colocar o ponteiro do rato no argumento Valor se Falso (Value_if_false). Analisar se ainda
existem várias hipótese de valores se falso ou se só existe uma. Se existir só uma é altura de o
preencher. Caso contrário é altura de avançar para o passo seguinte
2.Construir a segunda SE (IF):

2.1. Uma vez que existem várias hipóteses por explorar ainda é altura de inserir uma nova SE no
argumento Valor se Falso (Value_if_false) de forma a testar essas mesmas hipóteses
2.2. Para inserir uma segunda SE é necessário clicar uma vez na Caixa de Nome (Name Box) e
contém
a indicação SE (IF):

2.3. Surgiu uma nova SE (IF) completamente em branco. Neste momento é necessário preencher a
segunda SE (IF) normalmente até chegar novamente ao Valor se Falso (Value_if_false). Se só
existir um Valor se Falso (Value_if_false), é altura de o inserir manualmente. Caso exista mais

36
 Manual Microsoft Excel

que um Valor se Falso (Value_if_false), é necessário inserir uma nova SE (IF), utilizando o
procedimento indicado no ponto 2.2.

NOTA: ANTES DE INSERIR UMA NOVA SE (IF) CERTIFIQUE-SE QUE TEM O CURSOR NO VALOR SE FALSO (VALUE IF FALSE)

Efectuar uma função só quando a célula da qual depende está preenchida

1. Efectuar a função ou cálculo normalmente

2. Clicar na primeira célula que contém o cálculo a adaptar
3. Seleccionar do igual para a frente
4. Copiar
5. Premir a tecla ESC
6. Apagar a fórmula com a tecla Delete
7. Inserir a função SE(IF)
8. No Teste lógico (Logical Test)o primeiro passo é seleccionar a célula da qual depende o cálculo,
ou seja, aquela que se estiver em branco a função ou cálculo não serão efectuados
9. Ainda no Teste lógico (Logical Test) é necessário indicar a condição “se estiver em branco” ou
seja =”” (abrir e fechar aspas)
10. Por exemplo se a célula da qual depende o cálculo é a D3 ficará, no Teste lógico(Logical
Test)D3=””
11. No Valor se Verdadeiro (Value_if_true) quer-se dizer que se a célula da qual depende o cálculo
estiver em branco, queremos que nada seja feito ou seja “” (abrir e fechar aspas)
12. No Valor se Falso (Value_if_false) é o que acontece se a célula da qual depende o cálculo estiver
preenchida ou seja, a função copiada no ponto 4 deste procedimento. É, por isso, necessário
colar com o direito do rato/colar (Paste), por exemplo
Exemplo Visual

37
 Manual Microsoft Excel

6.8. PROCV (VLOOKUP)

O que faz a PROCV (VLOOKUP)

É umas das funções mais utilizadas em todo o mundo, uma vez que permite relacionar duas tabelas
diferentes, colocando dados de uma na outra ou realizando uma comparação entre os valores das
mesmas. Permite também efectuar cálculos com os valores obtidos da outra tabela.

Procedimento

1. Analisar as duas tabelas envolvidas: a tabela onde se querem colocar os dados e a tabela onde se
que contem os dados. Encontrar qual é a coluna em comum entre elas, que permitirá fazer o
match – normalmente o código que pode ou não ser numérico. Chamaremos a esta coluna
match:
2. COLUNA MATCH

3. Seleccionar a primeira célula da coluna que irá receber os dados da outra tabela
4. Escrever =Pr ou =Vl para surgir a lista das funções
5. Clicar duas vezes na função ProcV (VLookup)
6. Premir Shift + F3 ou, em alternativa, clicar no botão Fx localizado na barra onde se insere
informação
7. Se a janela dos argumentos estiver colocada à frente da tabela, é necessário arrastá-la para que
se consigam visualizar os valores necessários – pode fazê-lo clicando em qualquer parte da janela
e, sem largar, arrastá-la para um local mais adequado
8. Clicar na caixa do argumento Valor_Proc (Lookup Value)
9. Seleccionar, na mesma linha e na mesma tabela onde está a ser inserida a função, a célula da
coluna match que contém a informação que vai permitir fazer a correspondência com a outra
tabela (no exemplo de cima, será, na tabela azul, a célula que contém o número 62)
10. Clicar na Tecla {Tab} ou utilizar o rato para colocar o cursor no argumento seguinte,
Matriz_Tabela (Table_Array) - tabela onde estão contidos todos os valores
11. A selecção da tabela começará pela coluna match, indiferentemente de ser, ou não, a primeira
coluna e terminará no dado pretendido, ou seja:

12. Seleccionar as colunas e visualizar o número que surge no canto superior direito

38
 Manual Microsoft Excel

13. Clicar na Tecla {Tab} ou utilizar o rato para colocar o cursor no argumento seguinte,
Núm_índice_coluna (Col_index_num) – Número da coluna da Tabela Matriz que contém o valor
a ser devolvido e escrever o número – só o número – que foi visualizado no ponto anterior – no
exemplo, 3
14. Clicar na Tecla {Tab} ou utilizar o rato para colocar o cursor no argumento seguinte,
Procurar_intervalo (Range_lookup) – Argumento que permite diferenciar entre uma procura por
valor aproximado ou por valor exacto
15. Escolher entre o Método Exacto ou o Método Aproximado:
Método Exacto: quando existe um código exacto, e quando o Excel não encontrar
correspondência deve devolver erro #N/D (#N/A) - Valor não disponível (Not Available).
90% dos ProcVs (VLookups) são assim (no exemplo de cima colocar-se-ia um zero)
Método Aproximado: normalmente aplicado a escalões – etários, monetários – utilizase
quando a tabela matriz é estabelecido por intervalos de dados, e não por dados
exactos. Neste caso, o último argumento fica em branco:

VALOR A PROCURAR

SELECÇÃO TABELA MATRIZ

COLUNA MATCH (Nº INDICE DE COLUNA 3)

Tipos de ProcV (VLookup)

NORMAL
A coluna Match é a primeira em ambas as tabelas (Código):

VALOR A PROCURAR INSERÇÃO FUNÇÃO SELECÇÃO TABELA MATRIZ

DESLOCADA

39
 Manual Microsoft Excel

Numa ou em ambas as tabelas, a coluna match é diferente da primeira:

VALOR A PROCURAR INSERÇÃO FUNÇÃO

SELECÇÃO TABELA MATRIZ

INVERSA I
Na tabela do Procv (VLookup), o valor a procurar vem depois da célula onde se insere a função – faz-se
normalmente:

INSERÇÃO FUNÇÃO VALOR A PROCURAR SELECÇÃO TABELA MATRIZ

INVERSA II
Na tabela dos Dados (Matriz), a coluna Match vem depois do valor que se pretende inserir na Tabela do
ProcV. Neste caso é necessário criar uma coluna de apoio que coloque o valor que se pretende inserir
depois da coluna Match, caso contrário é impossível fazer a função:

INSERÇÃO FUNÇÃO VALOR A PROCURAR SELECÇÃO TABELA MATRIZ

6.9. PROCV COM SE.ERRO (VLOOKUP COM IFERROR)

Introdução

Esta função utiliza-se quando queremos procurar um valor mas temos, por exemplo, trêstabelas
diferentes (que podem estar na mesma folha, em três folhas diferentesou em três ficheiros, é igual) nas
quais pode estar esse valor.
Neste sentido dizemos ao Excel para procurar na primeira folha, caso não esteja para procurar na
segunda folha, caso não esteja para procurar na terceira folha e, caso não encontre para aparecer a
expressão “Valor não Encontrado” (que pode igualmente ser nada, por exemplo).
40
 Manual Microsoft Excel

A árvore lógica deste processo é a seguinte:

As SE.ERRO inserem-se, à semelhança da função SE, sempre no valor_se_erro.Existem dois métodos para
este processo:

A. Método Cópia e Cola:

Fazer aPROCV (VLOOKUP) da primeira tabela e colá-la num documento Word
Fazer a PROCV (VLOOKUP) das restantes tabelas e colá-las no mesmo documento Word
Na célula pretendida do Excel, abrir uma SE.ERRO e ir buscando as formulas do Word uma a uma
para as colar no local pretendido
Nota: este método só é viável quando e só quando as PROCVS são muito parecidas. Assim faz-se
a primeira, copia-se a fórmula e depois cola-se e altera-se ao longo das SE.ERRO.

B. Método Decente lol:

Fazer tudo à mão. Procedimento descrito na página seguinte 
Notas Úteis

MUITO IMPORTANTE: esta função raramente fica feita à primeira porque é necessário descobrir, caso
a caso, o que é necessário fixar com o F4. Seja como for fica o conselho – em todos os intervalos da
tabela matriz convém fixar sempre neste caso
O valor a procurar é sempre o mesmo em todas as PROCV (VLOOKUP)
A estrutura das tabelas, no entanto, não precisa de ser igual nem de estar nas mesmas colunas nem
sequer ter o mesmo nº de colunas, apenas duas colunas têm que ser idênticas nas diferentes tabelas
consideradas: a tabela do valor a procurar e a do valor a devolver
No caso de serem ficheiros diferentes a única diferença é que temos que ter todos os ficheiros abertos
antes de iniciar
Procedimento PROCV com SE.ERRO

1. Clicar na célula onde se pretende o resultado

2. Abrir a primeira SE.ERRO (IFERROR)
3. Dentro do Valor (Value) aceder à caixa de nome e escolher a PROCV (VLOOKUP)

41
 Manual Microsoft Excel

4. Fazer a PROCV (VLOOKUP) considerando apenas a primeira tabela, mas NUNCA clicar no OK
5. Depois de preencher o último argumento, Procurar_intervalo (Range_lookup), aceder à barra de
fórmulas e clicar no SE.ERRO (IFERROR) mais próximo do fim da fórmula:

6. Voltámos à SE.ERRO (IFERROR) inicial. Clicar no Valor_se_erro (Value if error ) (é muito

importante clicar lá verdadeiramente) e como ainda temos mais PROCV ( VLOOKUP) para fazer,
inserimos uma nova SE.ERRO (IFERROR) na caixa de nome (é natural que apareça #N/D isso só
significa que o valor pedido não está na primeira tabela):

7. Na nova SE.ERRO (IFERROR), no Valor (Value), vamos fazer a PROCV (VLOOKUP) da segunda
tabela sem NUNCA clicar no OK
8. Depois de preencher o último argumento, Procurar_intervalo (Range_lookup), aceder à barra

42
 Manual Microsoft Excel

de fórmulas e clicar no SE.ERRO (IFERROR) mais próximo do fim da fórmula:

9. Voltar a clicar no Valor_se_erro (Value if error) e como ainda existem mais PROCV (VLOOKUP)
para fazer, inserimos uma nova SE.ERRO (IFERROR) na caixa de nome (no caso de serem três
tabelas, avançar para o passo seguinte, caso contrário só avancar quando tiverem sido realizadas
SE.ERRO (IFERROR) suficientes para ir agora para a última PROCV (VLOOKUP) ou seja, caso tenha
feito até aqui todas as PROCV (VLOOKUP) excepto a última)
10. Nessa nova SE.ERRO (IFERROR), como é a última, vamos já escrever no Valor_se_erro (Value if
error) o que queremos que apareça caso o valor não seja encontrado em nenhuma das tabelas,
deixando o Valor (Value) em branco:

11. Agora clicar em Valor (Value) e realizar a última PROCV (VLOOKUP) com a diferença que, nesta,
se pode fazer OK no final, porque já está tudo preenchido 

7. MÓDULO 6 – TABELAS DE CONVERSÃO

Se passa minutos intermináveis a formatar tabelas, converter texto para números, eliminar/trocar
colunas de um qualquer ficheiro que recebe frequentemente, então as tabelas de conversão são para si.

O objectivo é colar os dados na primeira folha do ficheiro – Outup – e na folha seguinte, a que tem a
tabela de conversao – TC – a tabela ficar toda formatada, com cálculos, colunas certas e tudo isto
automaticamente.

Numa terceira folha colocar-se-á a análise dos dados, com base na TC. E a próxima vez que receber a
tabela basta colar os dados na folha Outup, confirmar a TC e analisar os dados.

43
 Manual Microsoft Excel

Este procedimento é útil quando a estrutura base da folha Outup se mantém constante, se as colunas
mudam todos os meses o desafio é outro...

7.1. PROCEDIMENTO
1. Criar Folhas
Folha Outup – primeira folha do ficheiro, folha onde vão ser colados os dados tal e qual são
recebidos de outra pessoa ou de outro programa
Folha TC – segunda folha do ficheiro, folha onde os dados da folha Outup vão ser
formatados, convertidos e calculados
Folha Análise – terceira folha do ficheiro, folha onde os dados da folha TC vão ser
analisados através de uma Tabela Dinâmica (PivotTable)

2. Colar dados na folha Outup

É fundamental que a colagem dos dados seja feita a partir da célula A1. Este é o único
procedimento a realizar nesta folha: Colar (Paste)

3. Criar a primeira coluna da folha TC

Essencialmente o objectivo é que só apareçam dados na folha TC se na folha Outup a célula
correspondente estiver preenchida. Se este passo for ignorado, teremos zeros em todas
as células vazias da folha Outup

Na célula A1 da folha TC, inserir a função Se (IF)

No primeiro argumento Teste Lógico (Logical Test), clicar na célula da folha Outup que
corresponde ao título da primeira coluna pretendida na folha TC
Colocar a condição se for vazia, desta forma =””
No Valor se Verdadeiro (Value if true), colocar “”
No valor se falso (Value if false), voltar a clicar na célula que se clicou no Teste Lógico
(Logical Test)
Clicar ok para terminar a função
Arrastar (sim, temos mesmo que arrastar lol) a fórmula até à célula que consideramos ser o
máximo possível de vir preenchida na folha Outup. Convém deixar preparar a TC para
qualquer número de dados. Um conselho é, se geralmente a Outup tem 1500 linhas,
arrastar para a 3000 – assim é seguro que todos os dados vão ser tidos em conta

4. Criar próximas colunas tendo em conta os seguintes aspectos:

O procedimento é sempre fazer a primeira célula com a função pretendida e fazer duplo
clique para a fórmula se extender até à linha definida no ponto anterior
As células correspondentes às vazias da Outup tambem estarão vazias na TC
O procedimento indicado para a primeira coluna faz sentido quando os dados estão
correctos e é desnecessária qualquer alteração

44
 Manual Microsoft Excel

Se for um cálculo que estando a original vazia resulta em erro é fundamental utilizar a
função SEERRO (IFERROR) em vez da SE (IF) para na TC as células correspondentes às
vazias da Outup também apareçam vazias
Se for necessário converter texto em número, basta multiplicar por 1 que, na TC, os valores
já aparecerão correctos e convertidos
Se for necessário retirar algum caracter incorrecto dos dados, utilizar a função SUBST
(SUBSTITUTE) para o conseguir
Nem todas as colunas da folha Outup serão relevantes, se as costuma eliminar, basta
ignorá-las na TC

5. Formatar como tabela inteligente a TC

6. Criar a tabela dinâmica na folha análise com base na folha TC
Retirar os brancos utilizando os filtros, porque é natural que a TC tenha muitas linhas em
branco

8. MÓDULO 7 – FORMATAÇÃO CONDICIONAL

Permite formatar um conjunto de células mediante os valores das mesmas. É dinâmica, ou seja, quando
uma célula tem uma formatação condicional e não assume o valor indicado apresenta a formação
normal. Se atingir a condição indicada, a formatação mudará automaticamente.

Regras Numéricas Simples (Maior que, menor que, contém texto)

1. Seleccionar os valores pretendidos

2. Aceder ao Separador Base (Home), botão Formatação Condicional (Conditional Formatting)
3. Clicar na opção Realçar Regras de Células (Highlight Cells Rules)
4. Clicar na opção pretendida
5. Preencher o valor/texto pretendido

6. Indicar formatação desejada

7. Premir OK para terminar

8. Se pretendido, pode aplicar-se ao mesmo intervalo outras regras de seguida, de tal forma que,
por exemplo, as células menores que 15 fiquem a vermelho e as maiores que 40 a amarelo

45
 Manual Microsoft Excel

Formatação Condicional com Ícones

1. Seleccionar os valores pretendidos
2. Aceder ao Separador Base (Home),
Formatação Condicional (Conditional
Formatting)
3. Clicar na opção Conjuntos de Ícones ( Icons
Sets), Mais Regras (More Rules)
4. Escolher o tipo de ícones desejado
5. Mudar os tipos de Percentagem ( Percent)
para Número (Number)
6. Introduzir os valores pretendidos e premir o
OK para terminar
Evidenciar duplicados com formatação condicional

1. Seleccionar os valores pretendidos

2. Aceder ao Separador Base (Home), botão Formatação Condicional (Conditional Formatting),
Realçar Regras de Células (Highlight Cells Rules), Duplicar valores (Duplicate Values)
3. Escolher a formatação desejado e premir OK para terminar

9. MÓDULO 8 – TABELAS DINÂMICAS

9.1. TABELAS DINÂMICAS: QUESTÕES INICIAIS

Antes de iniciar qualquer tabela dinamica é fundamental reflectir sobre qual é o tema da mesma. De uma
mesma tabela podem surgir 5 tabelas dinâmicas altamente pertinentes, para 5 análises diferentes.
O pior erro que se pode cometer é querer incluir numa mesma tabela dinâmica todas as análises
pretendidas, porque geralmente assim só se consegue uma grande mistura de dados confusos que em
nada melhoram a análise.
Assim, antes de iniciar qualquer procedimento técnico, responda antes às seguintes questões:
A. Da tabela inicial, qual será a coluna que irá servir de base para a minha análise? (esta coluna será
o tema da minha tabela dinâmica)
B. Em relação a esse tema, que cálculos serão pertinentes realizar?
C. Que filtros irei utilizar frequentemente (geralmente os mesmos filtros que realiza na tabela
original)
D. Que outra informação me pode ser útil analisar, com base no tema (esta será a coluna do
subtema)

9.2. CRIAR TABELAS DINÂMICAS

Iniciar uma tabela dinâmica

1. Clicar em cima da tabela que contém os dados a analisar

46
 Manual Microsoft Excel

Nota: é fundamental que a tabela inicial esteja formatada com uma formatação automática
(operação realizada no separador Base (Home), Formatar como Tabela (Format as Table), para
facilitar a actualização dos dados da tabela dinâmica
2. Separador Inserir (Insert), Tabela Dinâmica (PivotTable)
3. De forma geral faz-se OK na janela seguinte a não ser que se pretenda criar a tabela dinâmica
numa folha já existente e, nesse caso, na parte inferior da janela é necessário escolher a opção
correspondente
4. Para criar a tabela dinâmica é necessário colocar os campos nas diferentes áreas
Colocar os Campos nas Áreas respectivas da tabela dinâmica

1. A colocação dos campos vai ser realizada com base nas seguintes regras:
a. TEMA – Área de Linhas (Rows)
b. CALCULOS – Área de Valores (Values)
c. FILTROS – Área de Filtro (Filter) ou Segmentação de Dados (Slicer)
d. SUB-TEMA – Área de Linhas (Rows)
2. Para colocar campos nas diferentes áreas faça direito do rato no campo pretendido na listagem
do lado direito e escolha a opção pretendida . Adicionar a (Add to)
3. Fuja dos quadradinhos brancos. Dão a errada sensação que cada campo só pode ser utilizado
uma vez o que é totalmente errado
4. O mesmo campo de valores pode ser adicionado 5 vezes se necessário para a soma, média,
contagem, desvio padrão e o que mais se quiser

9.3. CONFIGURAÇÕES INICIAIS

Mudar funções utilizadas

Quando arrastamos campos para a área de valores ele só realiza somas e contar. Para alterar a função é
necessário realizar os seguintes passos
1. Direito do rato, na tabela dinamica, num dos valores do campo do qual se pretende mudar a
função
2. Clicar sobre Resumir valores por (Summarize Values By)
3. Clicar sobre a função pretendida
Formatação numérica dos valores

Para mudarmos a formatação numérica dos valores e a forma como surgem na tabela dinâmica, é
necessário efetuar os seguintes passos:
1. Direito do rato, na tabela dinamica, num dos valores do campo do qual se pretende mudar a
função
2. Clicar na opção Formato Numérico (Number Format)
3. Selecionar o pretendido e premir OK duas vezes
Inserir Segmentação de Dados

47
 Manual Microsoft Excel

A segmentação de dados permite filtrar rapidamente os dados, uma vez que cria um painel lateral com
as opções do respectivo campo, no qual basta realizar um clique para alterar os valores da tabela
dinâmica.
1. Clique sobre a Tabela Dinâmica uma vez
2. No Separador Opções (Options), Grupo Ordenar e Filtrar (Sort&Filter), clicar sobre Inserir
Segmentação de Dados (Insert Slicer)
3. Activar os campos pretendidos e premir OK para terminar o procedimento
Formatar tabela dinâmica

1. Clicar sobre a tabela

2. No lado direito do Separador
Estrutura ( Design) clique no
botão mais dos Estilos da
Tabela Dinâmica ( PivotTable
Styles)
3. Clique sobre o estilo que preferir

Mostrar percentagens comparativas de diferentes itens

Por vezes é vantajoso sabermos a percentagem total de um item em relação a outro. Por exemplo a
percentagem da facturação entre seguros de vida (69%, por exemplo) e seguros de acidentes pessoais
(31%) e a tabela dinâmica pode mostrar essa informação. A soma destas percentagens é sempre igual a
100%.
1. Inserir na área de valores o campo de análise
2. Clicar com o direito do rato sobre um valor desse campo, já na tabela dinâmica
3. Opção Mostrar Valores Como (Show Values As), clicar sobre % do Total Geral (% of Grand Total)
Ordenar os dados

1. Clicar sobre um valor do campo a utilizar como base de ordenação

2. No Separador Opções (Options), Grupo Ordenar e Filtrar (Sort&Filter), clicar sobre a opção
pretendida:
Ordenação Ascendente
Ordenação Descendente

Alterar o esquema geral da tabela dinâmica

1. Clique sobre a Tabela Dinâmica uma vez

2. No Separador Estrutura (Design), Grupo Esquema (Layout), escolha a opção pretendida:
Subtotais (Subtotals) – permite configurar de que forma surgem os totais intermédios
Totais Gerais (GrandTotals) – configura a forma como aparecem os totais gerais
Esquema do relatório (Report Layout) – altera o formato geral da tabela
Linhas em Branco (BlankRows) – permite colocar ou retirar linhas em branco depois dos
campos
Mover tabela dinâmica para outra localização

48
 Manual Microsoft Excel

1. Clique sobre a Tabela Dinâmica uma vez

2. No Separador Opções (Options), Grupo Acções (Actions), clicar sobre Mover Tabela Dinâmica
(Move PivotTable)
3. Escolher a nova localização
4. Premir OK para terminar o procedimento
Eliminar tabela dinâmica

1. A forma mais rápida é seleccionar as respectivas colunas e elimina-las

Mostrar lista de campos

Quando o painel do lado direito, o que contém os campos e as áreas, desaparece, o procedimento é o
seguinte:
1. Clicar com o botão direito do rato sobre a tabela dinâmica
2. Clicar na última opção do menu, Mostrar Lista de Campos (Show Field List)

9.4. ANALISAR DADOS COM A TABELA DINAMICA

Filtrar dados através da Segmentação de Dados

1. Utilize uma das seguintes alternativas:

Para filtrar por apenas uma opção, clique em cima da mesma
Para filtrar por opções afastadas, clique na primeira, prima a tecla CTRL e, de seguida, clique
sobre as restantes mantendo sempre a tecla CTRL premida
Para filtrar por opções juntas, clique na primeira, prima a tecla Shift e clique na última
Expandir e FecharOpções de Campos

Quando nos Rótulos de Linha existe mais do que um campo o Excel cria automaticamente destaques que
podemos expandir ou fechar consoante a análise a efectuar
1. Para expandir ou fechar só uma das opções de um campo, utilize os seguintes símbolos:
+: Expande as opções de um campo

49
 Manual Microsoft Excel

– : Fecha as opções de um campo

Expandir e Fechar Campos Inteiros

1. Para expandir ou fechar todo um campo, clique primeiro numa das opções do campo
2. No Separador Opções (Options), Grupo Campo Activo (Active Field), clicar sobre Expandir Campo
Inteiro ou Fechar Campo Inteiro, mediante o pretendido

9.5. TRABALHO COM DADOS DA TABELA ORIGINAL

Actualizar Dados

É fundamental, sempre que pretendermos uma análise real dos dados, actualizar a tabela dinâmica uma
vez que, se forem efectuadas alterações na tabela base, a tabela dinâmica não irá contemplar essas
alterações.
1. Para actualizar os dados de uma tabela dinâmica, utilize uma das seguintes alternativas:
Clicar com o botão direito do rato sobre a tabela dinâmica, Actualizar (Refresh)
No Separador Opções (Options), Grupo Dados (Data), clicar sobre Actualizar (Refresh)
Alterar origem de dados

Quando não utilizamos uma formatação automática na tabela de origem e inserimos novas colunas ou
linhas o procedimento anterior (actualizar dados) não irá contemplar a nova estrutura da tabela.
1. Para acrescentar à tabela dinâmica a nova estrutura da tabela base, aceder ao Separador Opções
(Options), Grupo Dados (Data), Alterar Origem de dados(Change Data Source)
2. Seleccionar o novo intervalo e premir OK para concluir o procedimento
Criar tabelas individuais

Uma das grandes valências das tabelas dinâmicas é realizar filtros avançados à tabela original, isto é,
subdividi-las em diferentes tabelas, iguais à inicial a nível de formatação e colunas, mas só com os dados
pretendidos.
1. Para criar, por exemplo, uma tabela dos seguros de vida realizados em Março de 2012 basta
clicar duas vezes num total que evidencie estas condições
2. Uma nova folha irá ser criada com os dados individuais que correspondem, juntos, ao total
clicado no passo anterior

9.6. CONFIGURAÇÕES AVANÇADAS

Alterar as definições da tabela dinâmica

Para alterar as definições da tabela dinâmica é necessário efectuar o seguinte procedimento: 1.

Separador Opções (Options), Tabela Dinâmica (PivotTable), Opções (Options)
2. As opções geralmente mais utilizadas são as seguintes:
Esquema e Formato (Layout & Format), Para valores de erro mostrar (For Errors show)-
permite que não surjam na tabela dinâmica informações como N/A e semelhantes. Para o

50
 Manual Microsoft Excel

conseguir basta activar a opção e colocar, na caixa em frente, o símbolo que pretende que
apareça em vez dessa informação (um *, por exemplo)
Esquema e Formato (Layout & Format), Para células vazias mostrar (For empty cells show)–
permite colocar, por exemplo, o símbolo – em vez de valores em branco
Esquema e Formato (Layout & Format), Ajustar a largura de colunas automaticamente ao
actualizar (Autofit column widths on update) – geralmente retira-se esta opção para não
serem alteradas as definições de larguras de colunas
Totais e Filtros (Totals & Filters), Permitir múltiplos filtros por campo (Allow multiple filters) –
é obrigatório activar esta opção, para quando existem vários campos na mesma área, seja
possível filtrá-los a todos simultaneamente
Impressão (Printing), Definir títulos de impressão (Set Print Titles) – opção obrigatória,
permite que na impressão da tabela caso ocupe mais que uma página, seja visualizada a
linha que contêm os nomes dos campos utilizados e respectivas funções
Dados (Data), Actualizar dados ao abrir ficheiro (Refresh on Open) – permite que a tabela
dinâmica seja actualizada sempre que o ficheiro que a contém seja aberto. Uma das opções
mais utilizadas nesta configuração.
Criar tabelas dinâmicas diferentes para cada uma das opções de filtro de relatório

Se utilizar, por exemplo, em Filtro do Relatório, o campo Ano e Mês e lhe for vantajoso, por exemplo,
criar tabelas dinâmicas (em folhas diferentes) para imprimir ou utilizar com cada um dos anos, o Excel
permite-lhe realizar este procedimento automaticamente.
1. Separador Opções (Options), Grupo Tabela Dinâmica (PivotTable), Setinha ao lado da palavra
Opções (Options), Mostrar Páginas do Filtro do
Relatório (Show Pages of ReportFilter)
2. Seleccionar o campo pretendido (caso exista
mais do que um campo em Filtro do Relatório) e
premir OK para terminar o procedimento

51
Sofia Sá

Criar campos calculados

Um campo calculado inclui uma nova coluna de análise que, em vez de ser uma função de soma, média
ou outra já pré programada é o resultado de um cálculo escolhido pelo utilizador.
1. Separador Opções (Options), Grupo Cálculos (Calculations), Botão Campos Itens e Conjuntos
(Field, Items& Sets), Campo calculado (Calculated Field)
2. Nomear o campo
3. Realizar duplo clique nos campos na parte inferior da tabela e construir a fórmula utilizando os
operadores comuns multiplicação *, soma +, subtracção -, divisão /
4. Premir OK para terminar o procedimento
Criar itens calculados

Um item calculado permite “agrupar” itens do rótulo de linhas. Por exemplo se no rótulo de linhas
estiver a Ana, a Antónia, o Gonçalo e o João e os dois primeiros pertencerem à Equipa A e os dois últimos
à Equipa B é, assim, possível ter os resultados de cada um dos comerciais bem como o total por Equipa.
1. Clicar num dos itens já existentes do rótulo de linhas (no exemplo, no nome de um dos
comerciais)
2. Separador Opções (Options), Grupo Cálculos (Calculations), Botão Campos Itens e Conjuntos
(Field, Items& Sets), Item calculado (Calculated Item)
3. Nomear o campo em Nome (Name) – no exemplo, Equipa A
4. Na parte inferior direito, realizar duplo clique nos itens que se pretendem “agrupar” e construir a
fórmula utilizando os operadores comuns multiplicação *, soma +, subtracção -, divisão / – no
exemplo duplo clique em Ana, inserir símbolo de + e, depois, duplo clique em Antónia 5. Premir
OK para terminar o procedimento
Criar um gráfico dinâmico de uma tabela dinâmica
Um gráfico dinâmico permite, utilizando os filtros, alterar os valores e respectiva representação gráf ica
de forma dinâmica.

1. Clicar sobre a tabela dinâmica que irá servir de base para o gráfico dinâmico

52
 Manual Microsoft Excel

2. Separador Opções (Options), Ferramentas (Tools), Gráfico Dinâmico (PivotChart)

3. Escolher o tipo de gráfico pretendido, OK
4. Configurar o gráfico utilizando os separadores específicos

10. MÓDULO 9 – INTRODUÇÃO AOS DASHBOARDS

10.1. CONCEITO
Um Dashboard é um painel de informação que permite visualizar informações de forma rápida, clara e
visualmente atractiva. Pode ser visto como um instrumento privilegiado para análise dos principais
números/resultados/performance de qualquer actividade profissional.

Num ficheiro de Excel de Dashboard existem, pelo menos, duas folhas: a folha dos dados e a do
Dashboard. Em Dashboards avançados é comum existir uma terceira folha de cálculos auxiliares.

10.2. CARACTERÍSTICAS DE UM BOM DASHBOARD

Expõe rapidamente vários indicadores do negócio/actividade
Cabe num só ecrã
É interactivo
É visualmente claro
Aborda um assunto – um Dashboard, um Assunto
Á REAS BASE DE UM DASHBOARD

10.3. PASSOS DE CRIAÇÃO DE UM DASHBOARD

1) Definir o objectivo
2) Preparar tabela dos dados originais
3) Criar PivotTable
4) Criar Indicadores Gerais
5) Criar Célula de Interacção
6) Criar Gráfico Individual
7) Criar Indicadores Individuais
8) Aplicar Formatação Condicional
9) Inserir o Título
10) Concluir o Dashboard

53
 Manual Microsoft Excel

10.4. PASSOS DE CRIAÇÃO DE DASHBOARDS

PASSO 1: DEFINIR O OBJECTIVO

Este passo é fundamental para a criação de um excelente Dashboard. Um dos principais erros na criação
de um Dashboard é acreditar que uma tabela originará apenas um Dashboard.

De uma mesma tabela de vendas de produtos o/a Responsável de Vendas vai querer um Dashboard que
evidencie os resultados das diferentes equipas. O/a Responsável de Marketing vai querer outro que
evidencie os resultados dos diferentes produtos. O/a Responsável de contabilidade vai querer construir
um Dashboard sobre despesas/ganhos. O/a Responsável de uma equipa específica vai querer construir
um Dashboard sobre os elementos da sua equipa.

De uma só tabela com seis colunas, podem ser criados 8 Dashboards diferentes, todos eles claros e todos
eles excelentes.

Assim sendo o primeiro passo é responder à questão “qual é o assunto que quero analisar neste
Dashboard?”. Da minha tabela original, qual é a coluna Base de Análise?

PASSO 2: FORMATAR TABELA DOS DADOS

1. Se a tabela contiver alguma formatação é necessário limpá-la primeiro (se a tabela estiver por
formatar, avançar para o passo 2):
1.1. Seleccionar a tabela toda – clicar sobre a mesma, CTRL + T (CTRL + A)
1.2. No separador Base (Home), clicar no botão Limpar (Clear), localizado do lado direito, no grupo
Edição (Editing)
1.3. Clicar sobre Limpar Formatos (Clear Formats)
2. Clicar uma vez sobre a tabela, em qualquer célula preenchida (assegure-se que todos os
cabeçalhos têm um título)
3. No separador Base (Home), clicar em Formatar como Tabela (Format as Table)
4. Clicar sobre o aspecto desejado (de preferência uma com o cabeçalho salientado)
5. Na janela que surgir, confirmar que a opção A minha tabela tem cabeçalhos (My table as
headers) está activa
6. Clicar em OK
7. Direito do rato sobre o número da linha 1, clicar sobre Altura da linha (RowHeigth)
8. Escrever 40 no teclado, tecla Enter

54
 Manual Microsoft Excel

9. Clicar nos seguintes botões

55
 Manual Microsoft Excel

PASSO RIAR
3: C TABELA DINÂMICA/PIVOTTABLE
10.4.1. Conceito

Uma Tabela Dinâmica/PivotTable é uma tabela resumo que evidencia de forma muito rápida os dados de
uma tabela extensa. Nesta primeira fase esta tabela vai ser a base do Dashboard.

10.4.2. Procedimento

1. Clicar em cima da tabela que contém os dados a analisar

2. Separador Inserir (Insert), Tabela Dinâmica (PivotTable), OK
3. Arrastar o tema do Dashboard para Área de Linhas (Rows)
4. Arrastar, se pretendido, um sub-tema para Área de Linhas (Rows)
5. Arrastar para Área de Colunas (Column Labels) outro assunto importante (opcional)
6. Arrastar, para Valores (Values), os campos numéricos determinantes à análise
7. Adaptar Funções e Formato numérico ao pretendido (na lista de campos, esquerdo rato sobre o
campo/Definições do campo de valor (Value Field Settings) ou duplo clique no cabeçalho que
tenha indicação da função pretendida)
8. Se pretendida uma análise percentual inserir o campo pretendido, fazer duplo clique no
cabeçalho do mesmo e em Mostrar Valores Como (Show Values As), escolher % do Total
9. Escolher a cor pretendida para a Tabela, clicando sobre a mesma, acedendo ao último separador
Estrutura (Design) e clicando num dos Estilos da Tabela Dinâmica (PivotTable Styles)
10. Ocultar linha 3, para esconder a linha de títulos
11. Pintar o texto da célula A4 exactamente da mesma cor que o fundo, para ocultar as palavras
Rótulos de linha ou alterar o texto directamente na barra de fórmulas
12. Aceder ao separador Opções (Options) e, no final, desactivar a opção Lista de campos (Field List)
e, se pretender, Cabeçalhos de Campos (Field Headers) (eu costumo retirar todos)
13. Clicar na letra da última coluna da Tabela, CTRL + SHIFT + Setinha esquerda
14. Definir largura constante para todas as colunas da tabela, arrastando um qualquer risquinho
entre duas colunas seleccionadas. Formatar, se pretendido, a linha 4 (altura, maior, negrito,
meio)
15. Configurar tabela para actualizar ao abrir: Direito rato sobre a tabela, Opções da Tabela
Dinâmica (PivotTable Options) | Dados (Data), Actualizar dados ao abrir o ficheiro (Refresh on
Open)

56
 Manual Microsoft Excel

PASSO RIAR

4: CRIAR INDICADORES GERAIS

Os Indicadores gerais de performance podem ser variados e querem-se adaptados ao objectivo do
Dashboard. De forma geral, utilizam-se as funções base – Soma, Média, Contar, Máximo e Mínimo.

10.4.3. Procedimento

1. Identificar a segunda coluna vazia ao lado da Tabela Dinâmica (se termina na D, será a F)
2. Clicar na célula da linha 4 da coluna identificada no ponto anterior (no exemplo, F4)
3. Inserir texto “Indicadores Gerais” e formatar – Negrito, maior, como preferir (muitos
Dashboarders neste ponto evitam colocar o título – experimente e veja como prefere)
4. Na linha abaixo mas uma célula à frente, inserir o título do primeiro indicador (Total de Vendas,
por exemplo). Fazer este passo para todos os indicadores e ajustar se necessário a largura
colunas
5. Realizar os cálculos:
5.1. Clicar na célula onde se pretende que surja o primeiro indicador
5.2. Aceder ao separador Base (Home) ou Fórmulas (Formulas)
5.3. Clicar na setinha do botão somatório para ver a lista das funções base
5.4. Clicar uma vez no nome da função que se pretende utilizar
5.5. Aceder à folha da tabela original e seleccionar a coluna que servirá de base ao cálculo
5.6. Premir a tecla ENTER para terminar (sem voltar à folha do Dashboard)
5.7. Realizar todos os cálculos pretendidos
6. Seleccionar todas as células dos indicadores gerais + uma para baixo e outra para a direita e
pintar com a cor predominante da tabela dinâmica (mais clara, se a tabela for escura)
7. Aumentar os valores para tamanho muito superior ao do texto e aplicar o Negrito

57
 Manual Microsoft Excel

PASSO RIAR

5: C CÉLULA INTERACTIVA
10.4.4. Conceito

Um Dashboard pretende-se interactivo e dinâmico e, numa fase inicial, esta interacção pode e deve ser
baseada numa célula que, escolhida, determina os dados do Gráfico Individual, dos Indicadores
Individuais e também salienta a tabela dinâmica geral.

10.4.5. Procedimento

1. Identificar na coluna A a segunda célula vazia depois do final da tabela dinâmica

2. Nessa célula inserir informação do tema do Dashboard (“Comercial”, “Área”, “Mês”, “Produto”)
3. Formatar a célula – Negrito, preenchimento da cor predominante da tabela dinâmica, texto
maior
4. Clicar na célula à frente à frente dessa, que corresponderá à segunda célula vazia da coluna B
5. Criar uma lista de opções através da validação de dados:
5.1. Aceder ao Separador Dados (Data), Validação de Dados (Data Validation)
5.2. Na área Por (Allow), escolher a opção Lista (List)

58
 Manual Microsoft Excel

PASSO RIAR

5.3. Na caixa Origem (Source), seleccionar as células que contêm os valores a apresentar na lista
(geralmente seleccionados na primeira coluna da tabela dinâmica) ou, em alternativa,
escrever as opções separadas por ponto e vírgula
5.4. Premir OK para terminar o procedimento
5.5. Seleccionar uma das opções da lista para experimentar e deixar inserida

6: CRIAR GRÁFICO INDIVIDUAL

Um gráfico individual é aquele que, uma vez alterada a célula criada no ponto anterior, muda
automaticamente para demonstrar os resultados daquele comercial, produto, mês específico.
Para este gráfico ser criado é necessário, antes de mais, criar-se a tabela de apoio que dará apenas os
resultados do elemento seleccionado na célula interactiva.

10.4.6. Procedimento

1. Criar Tabela de Apoio:

1.1. Na coluna A, localizar a quarta célula branca por baixo da última escrita
1.2. Nessa colocar o símbolo de = e, posteriormente, clicar na célula que contém a lista de
opção interactiva, da coluna B

59
 Manual Microsoft Excel

PASSO RIAR
1.3. Andar uma célula para cima e outra para a direita. Nessa célula (que estará na coluna B)
colocar o símbolo de = e clicar em cima do primeiro cabeçalho da coluna B da tabela
dinâmica (B4) + Enter
1.4. Clicar na célula do ponto anterior e arrastar para o lado direito até ao fim das colunas do
cabeçalho da dinâmica
1.5. Colocar o ponteiro do rato na coluna B, por baixo do 1º cabeçalho inserido no ponto
anterior
1.6. Inserir a função SOMA.SE.S (SUMIFS), clicando no botão fx, seleccionando a categoria
todas, clicando no S do teclado e clicando em cima da função
1.7. No Intervalo_soma (Sum Range), seleccionar os valores da tabela dinâmica
correspondentes à mesma letra onde está a ser inserida a função (neste caso B)
1.8. No Intervalo_critérios1 (Criteria_Range1) seleccionar os dados da tabela dinâmica da
coluna A e de seguida fixar com o F4 para, quando se arrastar para o lado esquerdo,
manter-se a coluna fixa
1.9. Em Critérios1 (Criteria1), clicar na primeira célula da linha onde está a ser inserida a função
tendo o cuidado de fixar com o F4
1.10. Arrastar a fórmula para o lado direito até ao fim das colunas do cabeçalho
1.11. Terminar clicando em OK e experimentar diferentes opções na célula Interactiva
2. Criar Gráfico Individual
2.1. Clicar em cima da tabela de apoio
2.2. Seleccionar os dados pretendidos (geralmente o total geral fica excluído no gráfico)
2.3. Inserir (Insert), Coluna (Column), primeira opção dos 2D – Colunas Agrupadas
2.4. Apagar a legenda - clicar na mesma, tecla Delete no teclado
2.5. Dar um aspecto “fofinho” – no separador Estrutura (Design), clicar na setinha final dos
estilos de gráficos e escolher um ou da última linha ou da antepenúltima
2.6. Adicionar valores às colunas – direito do rato sobre uma coluna, Adicionar Rótulos de
Dados (Add Data Labels)
2.7. Colocar o gráfico por cima da tabela individual e ajustar o tamanho do gráfico (nos cantos).
Tenha o cuidado de colocar a parte superior do gráfico exactamente na direcção do risco de
uma nova linha, para facilitar posicionamento do elemento posterior
2.8. De forma geral, elimina-se a escala vertical e as linhas de grelha (clicando e Delete)

7: C INDICADORES INDIVIDUAIS
10.4.7. Conceito

De forma geral os indicadores individuais serão os mesmos que os indicadores gerais (com excepção do
máximo e do mínimo) + comparação com outro semelhante – comparação com o melhor comercial, com
o mês anterior, com o produto mais vendido.

10.4.8. Procedimento

60
 Manual Microsoft Excel

PASSO RIAR
1. Na linha correspondente ao início do gráfico e na coluna correspondente à palavra Indicadores
Gerais, escrever Indicadores Individuais (se pretendido)
2. Na linha de baixo, mas numa célula à frente, registe o primeiro indicador a utilizar – por exemplo
Total de Vendas
3. Realize este passo para todos os indicadores pretendidos
4. Preencher todas as CONTAR.SE.S (COUNTIFS) – para casos em que é necessário contar vendas,
entregas, ocorrências:
4.1. Colocar o ponteiro do rato na célula onde se pretende o resultado
4.2. Clicar no botão fx e inserir a função
4.3. No Intervalo_critérios1 (Criteria_Range1), aceder à folha de dados e seleccionar a coluna
onde está presente o elemento específico (nome do comercial, do mês)
4.4. Clicar logo em Critérios1 (Criteria1) e, depois, na célula interactiva
4.5. Premir OK para terminar
5. Preencher todas as SOMA.SE.S (SUMIFS) – para casos em que é necessário somar algo
relativamente ao critério (total vendas, total quantidades)
5.1. Colocar o ponteiro do rato na célula onde se pretende o resultado
5.2. Clicar no botão fx e inserir a função
5.3. Em Intervalo_soma (Sum_Range), aceder à folha de dados e seleccionar a coluna dos dados
a somar (Valor venda, por exemplo)
5.4. No Intervalo_critérios1 (Criteria_Range1), aceder à folha de dados e seleccionar a coluna
onde está presente o elemento específico (nome do comercial, do mês)
5.5. Clicar logo em Critérios1 (Criteria1) e, depois, na célula interactiva, OK para terminar
6. Preencher todas as MEDIA.SE.S (AVERAGEIFS) – para casos em que é necessário fazer a média
dos valores do elemento específico preenchido na célula interactiva
6.1. Colocar o ponteiro do rato na célula onde se pretende o resultado
6.2. Clicar no botão fx e inserir a função
6.3. Em Intervalo_médio (Average_Range), aceder à folha de dados e seleccionar a coluna dos
dados dos quais se pretende calcular a média (Idade dos clientes, por exemplo)
6.4. No Intervalo_critérios1 (Criteria_Range1), aceder à folha de dados e seleccionar a coluna
onde está presente o elemento específico (nome do comercial, do mês)
6.5. Clicar logo em Critérios1 (Criteria1) e, depois, na célula interactiva
6.6. Premir OK para terminar
7. Preencher todas as análises percentuais:
7.1. Para achar percentagens individuais em relação ao total, dividir o valor individual pelo valor
global e, seguidamente, aplicar o símbolo de % no separador Base (Home)
8. Pintar o fundo das células e os valores, à semelhança dos Indicadores Gerais

8: APLICAR FORMATAÇÃO CONDICIONAL

A formatação condicional vai aumentar significativamente a interacção do Dashboard, a sua clareza e a
apresentação da informação relevante.

61
 Manual Microsoft Excel

PASSO RIAR
Este passo pode e deve ser aplicado a todas as áreas do Dashboard.

10.4.9. Procedimento

1. Aplicar Formatação condicional à tabela dinâmica para salientar o valor seleccionado na célula
interactiva:
1.1. Seleccionar os valores da tabela dinâmica da coluna A
1.2. Aceder ao Separador Base (Home), botão Formatação Condicional (Conditional Formatting)
1.3. Clicar na opção Realçar Regras de Células (Highlight Cells Rules), Igual a (Equals)
1.4. Na caixa em branco, seleccionar a célula interactiva
1.5. Na opção em frente, seleccionar o aspecto pretendido (pode optar-se pela cor
predominante ou outra) 1.6. Premir OK para terminar
1.7. Afastar o gráfico para baixo, de forma a tornar visível a tabela individual
1.8. Seleccionar os dados da tabela dinâmica correspondentes à coluna B
1.9. Aceder ao Separador Base (Home), botão Formatação Condicional (Conditional
Formatting)
1.10. Clicar na opção Realçar Regras de Células (Highlight Cells Rules), Igual a (Equals)
1.11. Na caixa em branco, seleccionar a célula da tabela individual que corresponde ao valor
indicado na célula interactiva, mas da mesma coluna
1.12. Na opção em frente, seleccionar o mesmo aspecto escolhido para o nome, OK
1.13. Repetir estes passos para todas as colunas da Tabela Dinâmica
1.14. Experimentar, alterando a célula interactiva
1.15. Colocar novamente o gráfico a tapar a tabela individual
2. Colocar ícones indicadores de performance nos totais gerais da Tabela dinâmica
2.1. Seleccionar os totais gerais
2.2. Seleccionar os valores pretendidos
2.3. Aceder ao Separador Base (Home), Formatação Condicional (Conditional Formatting)
2.4. Clicar na opção Conjuntos de Ícones (Icons Sets), Mais Regras (More Rules)
2.5. Escolher o tipo de ícones desejado
2.6. Mudar os tipos de Percentagem (Percent) para Número (Number)
2.7. Introduzir os valores pretendidos
2.8. Se pretendido, activar Mostrar Apenas o Ícone (Show Only the Icon)
2.9. Premir OK para terminar
3. Colocar barras de progresso nos indicadores
3.1. Seleccionar um dos valores dos indicadores gerais que contenha um objectivo a alcançar
3.2. Aceder ao Separador Base (Home), Formatação Condicional (Conditional Formatting)
3.3. Clicar na opção Barras de Dados (Data Bars), Mais Regras (More Rules)
3.4. No Tipo (Type), mudar para Número (Number)

62
 Manual Microsoft Excel

PASSO RIAR
3.5. No segundo Valor (Value), seleccionar o 0 e escrever outro valor ou, em alternativa, seleccionar a
célula que contém o valor a servir de referência (pode ser na mesma folha ou noutra)
3.6. Alterar (se pretendido) a cor da barra e premir OK para terminar
3.7. Repetir os passos para todos os indicadores gerais e específicos
3.8. Se utilizar muitas barras, facilita o uso de cores diferentes

PASSO 9: INSERIR TÍTULO

10.4.10. Conceito

O título do Dashboard é fundamental e assume particular importância quando no mesmo ficheiro coabitam vários
Dashboards.

10.4.11. Procedimento

1. Seleccionar da célula A1 até à última correspondente à última coluna dos indicadores

2. Unir células, clicando no base no botão Unir e Centrar (Merge & Center)
3. Aumentar a altura da linha para 40 (direito do rato no número 1, Altura da linha (Row Heigth), 40, OK
4. Escrever o título do Dashboard “Análise Mensal”, por exemplo (geralmente Maiúsculas) 5. Formatar o
texto: Negrito, letras grandes, centrado ao meio e ao centro

PASSO 10: CONCLUIR

Conceito
Os últimos retoques podem e devem fazer toda a diferença no aspecto geral do Dashboard.

10.4.12. Procedimento

1. Inserir uma coluna antes da A – direito do rato na letra A, Inserir (Insert)

2. Ocultar Barra de fórmulas, linhas de grelha e cabeçalhos – Ver (View), desactivar todas as opções
possíveis do grupo Mostrar/Ocultar (Show Hide)
3. Ocultar os separadores – duplo clique na palavra Base (Home)
4. Ajustar o zoom para caber tudo num só ecrã, confortavelmente
5. Dar últimos retoques (limites, espaços, tamanhos letra)
6. Já está!

10.5. OS EXTRAS
FORMATAÇÃO CONDICIONAL: FORMATAR UM CONJUNTO DE VALORES COM BASE NOUTRO

Mod.21.v01
 <Excel - Nível Avançado>

Este processo é fundamental quando, no Dashboard, se pretende que os valores relativos ao

conteúdoseleccionado na célula interactiva “acendam”e se destaquem dos restantes.

10.5.1. PROCEDIMENTO

1. Seleccionar o intervalo que se pretende que acenda em relação a outro (B5 a F8, por exemplo)
2. Base (Home), Formatação Condicional (Conditional Formatting), Nova Regra (New Rule)
3. Escolher a última hipótese da lista inicial: Utilizar uma fórmula para determinar as células a serem
formatadas (Use a formula to determine which cells to format)
4. Na caixa de texto inserir =SOMA( - em inglês, SUM(
5. Seleccionar, no intervalo inicial, a primeira linha dos valores numéricos do intervalo inicial que
correspondam aos valores da outra linha – neste exemplo C5 a E5
6. Ele colocará automaticamente os $ mas como queremos que as outras linhas sejam consideradas temos
que retirar os das linhas deixando só os das colunas (letras) – se remover todos os cifrões nunca
funcionará, os das colunas tem que se manter
7. Inserir )=soma( (em inglês, SUM)
8. Seleccionar os valores da tabela de baixo que servirá de base para comparação – a tabela que dá origem
ao gráfico individual. Como a tabela de baixo no exemplo faltava o total ficará $C$15:$E$15
9. Deixar os $ todos e fechar parêntesis:

10. Clicar no botão Formatar (Format) para seleccionar a formatação desejada, OK

11. É possível que o resultado seja diferente do esperado uma vez que o Excel tem vários bugs: na versão
2007 muda os números do primeiro intervalo e, na versão 2010, coloca umas aspas manhosas que fazem
com que a fórmula deixe de funcionar
12. Para resolver ambas as situações, voltamos ao Separador Base (Home), Formatação Condicional
(Conditional Formatting), Gerir Regras (Manage Rules), duplo clique na Regra
13. Confirmar o primeiro intervalo e/ou remover aspas manhosas e fazer OK… Voilá

FUNÇÃO MÁXIMO/MÍNIMO CONDICIONAIS

10.5.2. Conceito

Nos indicadores individuais pode ser importante ter o menor valor e o maior valor ou quantidade do critério
seleccionado na célula interactiva. Esta é uma função Matricial (isto agora é pouco relevante lol) que funciona
depois de inserir a fórmula normalmente e premir a combinação de teclas CTRL+Shift+Enter.

Formador: <Paulo Sousa> 64/76

 <Excel - Nível Avançado>

Esta é outra daquelas fórmulas que escusa de decorar ou compreender basta copiar e colar, alterando o
necessário ☺

10.5.3. Procedimento para Mínimo Condicional

1. Clicar na célula onde é pretendido que o mínimo apareça

2. A fórmula é composta por várias partes:
=MÍNIMO(SE(COLUNA ONDE APARECE O CRITÉRIO=CÉLULA INTERACTIVA;COLUNA ONDE ESTÁ O VALOR
MÍNIMO;MÁXIMO(COLUNA ONDE ESTÁ O VALOR MÍNIMO)))
=MIN(IF(COLUNA ONDE APARECE O CRITÉRIO=CÉLULA INTERACTIVA;COLUNA ONDE ESTÁ O VALOR
MÍNIMO;MAX(COLUNA ONDE ESTÁ O VALOR MÍNIMO)))
3. Para escrever a fórmula pode optar por escrever o que está a negrito e seleccionar o que está a azul
itálico, ou ir ao fx buscar o MÍNIMO, inserir o SE dentro do MÍNIMO e por aí adiante
4. Para concluir a fórmula em vez do comum Enter é necessário fazer CTRL + SHIFT + ENTER:

10.5.4. Procedimento para Máximo Condicional

1. É igual à de cima mas onde está Máximo põe-se Mínimo e vice versa ;)
= MÁXIMO(SE(COLUNA ONDE APARECE O CRITÉRIO=CÉLULA INTERACTIVA;COLUNA ONDE ESTÁ O VALOR
MÍNIMO; MÍNIMO(COLUNA ONDE ESTÁ O VALOR MÍNIMO)))
=MAX(IF(COLUNA ONDE APARECE O CRITÉRIO=CÉLULA INTERACTIVA;COLUNA ONDE ESTÁ O
VALOR MÍNIMO;MIN(COLUNA ONDE ESTÁ O VALOR MÍNIMO)))

11. MÓDULO 10 – PROTECÇÃO DE DADOS

11.1. PRIMEIRO PASSO: DEFINIÇÃO DE VALIDAÇÕES

Procedimento

1. Seleccionar o conjunto de células no qual se pretende aplicar a validação de dados 2. No

separador Dados (Data), clicar na opção Validação de Dados (Data Validation)
3. No separador Definições (Settings), definir o critério pretendido:
a. Número Todo (Whole Number) – validações de números inteiros
b. Decimal (Decimal) –validações de números decimais
c. Data (Date)/Hora (Time) – validações de Datas/Horas
d. Comprimento de texto (Text length) – validação relativa ao comprimento do texto
e. Personalizada (Custom) – para inserir funções
4. Determinar a condição desejada na área de Dados (Data)

Formador: <Paulo Sousa> 65/76

 <Excel - Nível Avançado>

5. Inserir o(s) valore(s) limitativo

6. No separador Mensagem de Entrada (Input Message) definir, se necessário, uma mensagem de aviso que
aparecerá sempre que uma das células que contenha a validação seja seleccionada (altamente
desaconselhado e irritante  se forem muitas células, no caso de ser apenas uma é possível)
7. No separador Aviso de Erro (Error Alert) alterar, se pretendido, a mensagem predefinida de alerta, que
surge sempre que a regra de validação seja infringida
8. Para terminar, clicar sobre o botão OK e testar a regra de validação de dados
Validação de Dados por Lista

1. Seleccionar as células ou célula onde se pretende colocar a lista

2. Aceder ao Separador Dados (Data), Validação de Dados (Data Validation)
3. Na área Por (Allow), escolher a opção Lista (List)
4. Na caixa Origem (Source), seleccionar as células que contêm os valores a apresentação na lista ou, em
alternativa, escrever as opções separadas por ponto e vírgula
5. Premir OK para terminar o procedimento
Validação de Dados por Lista Noutra Folha (na versão 2010 este processo não é necessário, basta
seleccionar como indicado no ponto anterior)

1. Seleccionar o conjunto de células que compõem a lista pretendida

2. Clicar uma vez na caixa de nome, escrever o nome do conjunto de células e, de seguida, premir Enter
3. Abrir a outra folha e seleccionar as células onde se pretende colocar a lista
4. Aceder ao Separador Dados (Data), Validação de Dados (Data Validation)
5. Na área Por (Allow), escolher a opção Lista (List)
6. Clicar na caixa Origem (Source) e, em seguida, premir a tecla F3 para fazer surgir a lista de nomes
definidos
7. Clicar no nome pretendido duas vezes e premir OK para terminar o procedimento

Inserir novos dados na lista da validação

Nota: Este procedimento é necessário porque quando se insere um novo dado na lista original se não se optar por
uma das seguintes hipóteses o novo dado não aparecerá na validação

Hipótese A - Aplicar às células da lista original uma formatação automática. Esta opção resolverá todas as
inserções posteriores de dados mas só funcionará totalmente em computadores com a
versão 2007 ou superior
Hipótese B - Inserir o novo dado no meio da lista original, inserindo linhas ou células dentro do
intervalo de dados

11.2. SEGUNDO PASSO: PROTEGER CÉLULAS E OCULTAR FÓRMULAS

Passo A – Desproteger Células que o utilizador poderá editar

Formador: <Paulo Sousa> 66/76

 <Excel - Nível Avançado>

1. Seleccionar as células onde o utilizador pode inserir texto e/ou alterar texto inserido (geralmente as
mesmas onde se aplicaram validações)
2. Clicar com o botão direito do rato sobre a selecção de células e escolher a opção Formatar Células
(Format Cells)
3. Aceder ao separador Protecção (Protection)
4. Desactivar a opção Protegida (Locked)
5. Premir o botão OK para terminar o procedimento
Nota: Este procedimento só surtirá efeito depois da protecção da folha

Passo B – Ocultar Fórmulas de Células

1. Seleccionar todas as células da folha

2. Clicar com o botão direito do rato sobre a selecção e escolher a opção Formatar Células (Format Cells)
3. Aceder ao separador Protecção (Protection)
4. Activar a opção Oculta (Hidden)
5. Premir o botão OK para terminar o procedimento
Nota: Este procedimento só surtirá efeito depois da protecção da folha

Passo C – Proteger a Folha

1. Aceder ao separador Rever (Review), Proteger Folha (Protect Sheet)

2. Inserir a palavra passe necessária para desproteger a folha posteriormente
3. Repetir a palavra passe inserida
4. Seleccionar as opções permitidas ao utilizador
5. Premir OK para terminar o procedimento

11.3. TERCEIRO PASSO: PROTEÇÃO DA ESTRUTURA DO LIVRO

Procedimento

1. Aceder ao separador Rever (Review), Proteger Livro (Protect Workbook), Proteger Estrutura e Janelas
(Protect Struture and Windows)
2. Confirmar que a opção Estrutura (Struture) está activa
3. Inserir a palavra passe necessária à desprotecção do Livro
4. Repetir a palavra passe inserida
5. Premir OK para terminar o procedimento. A partir deste momento, já não será possível inserir, eliminar,
ocultar ou mostrar folhas (sheets) do ficheiro.

11.4. QUARTO PASSO: PROTEÇÃO DO FICHEIRO

Procedimento

Formador: <Paulo Sousa> 67/76

 <Excel - Nível Avançado>

1. Aceder ao Menu Ficheiro (Menu File), Guardar Como (Save As)

Formador: <Paulo Sousa> 68/76

 <Excel - Nível Avançado>

12. MÓDULO 11 – INTRODUÇÃO ÀS MACROS

QUANDO É ALTURA DE GRAVAR UMA MACRO?
Sempre que identificar que efectua um procedimento frequente e repetidamente. Gravar uma Macro é fácil,
basta efectuar os procedimentos que já realiza habitualmente, mas com a Macro a gravar .

12.1. PROCEDIMENTO CONCEPTUAL PARA GRAVAR MACROS

A. Listar todas as tarefas que se pretendem realizar na Macro
B. Dividir os passos da Macro em conjuntos de três
C. Criar um ficheiro com os dados de base que irão ser utilizados na Macro
D. Criar pelo menos sete cópias da folha que contém os dados (para testes)
E. Iniciar a gravação da Macro, com o nome final da macro e a tecla de atalho
F. Realizar o primeiro conjunto de três primeiros passos da Macro e parar a gravação
G. Testar. Se correr bem, passar para o próximo passo. Se correu mal, identificar e corrigir o erro
H. Iniciar a gravação da macro Temp1, com o segundo conjunto de três passos
I. Testar na mesma folha onde foi testada a primeira Macro. Se correr bem, passar para o próximo passo. Se
correu mal, identificar e corrigir o erro 
J. Aceder ao código VBA da macro Temp1 e colá-la na primeira Macro (este procedimento será descrito com
mais detalhe adiante)
K. Apagar todo o código da Temp1, eliminando dessa forma a Macro
L. Repetir os últimos quatro passos para cada um dos conjuntos de três passos, dando nomes sucessivos às
macros – Temp2, Temp3, etc
M. Quando as folhas de testes estiverem no fim, criar novas cópias da folha inicial, para garantir sempre base
para testes

12.2. GRAVAÇÃO DE MACROS

Passo 1: Activar o Separador Programador*

1. Direito do rato no nome de um separador, o Base (Home), por exemplo

2. Personalizar o Friso (Customize the Ribbon)
3. Na área do lado direito, activar acruzinha do Programador (Developer)
4. Clique sobre o botão pretendido e, depois, em OK
*só é necessário efectuar uma única vez este passo

Passo 2: Aceder à Janela Gravar Macro (Record Macro)

1. Aceder ao Separador Programador (Developer)

2. Clicar no botão Gravar Macro (Record Macro)
3. Registar o nome da Macro (sem espaços, acentos ou símbolos excepto underscore)

1
. Clicar na caixa de texto à frente do CTRL +
2
. Premir as teclas que pretende utilizar em associação com o CTRL (é vantajoso utilizar o Shift como segunda
tecla de combinação, para se assegurar que não utiliza uma já existente)

Formador: <Paulo Sousa> 69/76

 <Excel - Nível Avançado>

Passo 3: Atribuir tecla de atalho

Passo 4: Decidir localização da Macro

1. Escolha uma das seguintes opções:

Neste Livro (This Workbook) – a macro fica armazenada no ficheiro activo e só funcionará nesse
livro ou em outros livros, desde que o inicial esteja aberto;
NoLivro pessoal de macros (Personal Macro Workbook) – a macro fica armazenada no ficheiro
intitulado pessoal.xls, que está sempre aberto e é guardado automaticamente pelo Excel.
Guardar uma macro assim permite que a mesma fique disponível em todos os ficheiros de Excel
desse computador
Num novo livro (New Workbook) – Armazena a macro num novo Livro
Passo 5: Efectuar os procedimentos da Macro

1. Se pretender, adicione uma descrição da macro

2. Clique sobre o botão OK para iniciar a gravação da macro
3. Opte se pretende referências absolutas ou relativas:
Referências Absolutas – todos os procedimentos que efectuar serão repetidos exactamente nas
células que utilizou na gravação da Macro. Por exemplo, se estiver na célula B1, seleccionar a
célula B5 e colocar o efeito Negrito (Bold) quando repetir a Macro a mesma será efectuada na
célula B5 independentemente da célula seleccionada. Se é esta a situação que pretende,
confirme que no botão Referência Relativa (Relative Reference) – está inactivo
Referências Relativas – os procedimentos que efectuar serão repetidas em células mas de forma
relativa. Por exemplo, se estiver na célula L1 e efectuar a Macro indicada anteriormente a mesma
será efectuada na célula L5 (que serão quatro células à esquerda da inicial). Se é esta a situação
pretendida, active o botão Referência Relativa (Relative Reference)
4. Efectue todos osprocedimentos que pretende que sejam armazenados em Macro
5. Termine a gravação, clicando no botão
6. Teste a sua Macro, premindo a combinação de teclas gravada ou clicando no respectivo botão
7. Se no teste surgir uma janela com o título é hora de clicar emDebug-
- analisar o código que aparece a amarelo no VBA e corrigir o erro. Quando fechar o VBA vai aparecer a
seguinte indicação: This command will stop the debugger, onde se clica em OKpara voltar ao Excel e
testar de novo
8. Em caso de questão, pesquise a indicação que surge na janela, geralmente Run-time Error ‘n’:
descrição, no Google porque já alguém teve esse mesmo obstáculo e ultrapassou-o com ajuda da
internet. Ou então envie um mail à Sofia 
9. Se pretender aceder ao código VBA da Macro basta clicar no botão Macros do Separador
Programador (Developer), clicar em cima do nome da Macro pretendida e clicar em Editar(Edit)
Passo 6: Gravar o Ficheiro com Macros

1. Na versão 2007 e posterior, quando se grava o ficheiro normalmente, aparece o seguinte erro:

Formador: <Paulo Sousa> 70/76

 <Excel - Nível Avançado>

2. É necessário clicar em Não ( No) e, no Guardar com o tipo ( Save as type ), activar o tipo de
ficheiro Livro com Permissão para Macros do Excel (Excel Macro Enable Workbook) - *.xlsm

Passo 7: Abrir o Ficheiro com Macros

1. Quando o ficheiro for aberto o Excel bloqueia as Macros sendo necessárioactivá-las na barra de
informações clicando em Activar Conteúdo (Enable Content):

12.3. ATRIBUIR A UMA MACRO UM BOTÃO DA BARRA DE FERRAMENTAS DE

ACESSO RÁPIDO
1. Clicar no botão final da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido(Quick Access Toolbar)

Formador: <Paulo Sousa> 71/76

 <Excel - Nível Avançado>

2. Clicar emMais Comandos (More

Commands)
3. Na área Escolher
comandos de(Choose
commands from),
seleccione Macros
4. Clique duas vezes na Macro que
pretende que seja activada pelo botão
5. Do lado direito, clique
em
Modificar(Modify) para alterar o
aspecto do botão inserido
6. Clique sobre o botão pretendido e, depois, em OK
7. Clique em OK novamente para terminar o procedimento

12.4. JUNTAR VÁRIAS MACROS NUMA SÓ

Quando se constroem Macros muito complexas facilita dividir os diferentes procedimentos em Macros distintas
e, no final, juntá-las numa só.
1. Iniciar a gravação da primeira Macro com o nome que pretende que fique na Macro Final, e atribuir uma
tecla de atalho
2. Realizar o primeiro grupo de procedimentos desejados
3. Quando a Macro estiver finalizada, gravar a segunda Macro com o nome Temp1, sem tecla de atalho e
com o segundo grupo de procedimentos
4. Quando a segunda Macro estiver finalizada, aceder à lista de Macros e clicar na Macro Temp1
5. Clicar na opção Editar (Edit)
6. Seleccionar toda a informação que está a preto, deixando de fora a informação a verde e azul –
seleccionar entre as palavras verdes e o End Sub, que não deve ser seleccionado
7. Copiar essa informação
8. Abrir o código da primeira Macro criada e colar o código da temp1 no final do código da inicial, antes do
End Sub- que necessariamente terá que ficar no final dos dois códigos e só poderá aparecer uma única vez
9. Repetir os passos 3 a 8 para todos os grupos de procedimentos necessários

12.5. TRUQUES DE SELECÇÃO EM MACROS COM REFERÊNCIAS RELATIVAS

Quando utiliza referências relativas é fundamental seleccionar e posicionar-se de forma universal, de forma a
permitir que a Macro funcione com tabelas com 7 colunas mas também com tabelas com 3, por exemplo. Nesse
sentido é conveniente utilizar as seguintes combinações de teclas quando estiver a gravar a Macro:
Para colocar como activa o início da folha: CTRL + HOME
Seleccionar tabelas inteiras: CTRL+T (CTRL+A)
Seleccionar todos os dados de uma coluna: CTRL + SHIFT + BAIXO
Seleccionar todos os dados de uma linha: Linhas: CTRL + SHIFT + DIREITA
Colocar como activa a primeira célula vazia de uma tabela: CTRL + BAIXO + BAIXO

Formador: <Paulo Sousa> 72/76

 <Excel - Nível Avançado>

12.6. CÓDIGOS VBA UTEIS

Quando gravamos a Macro, existem situações em que façamos o que façamos, a Macro não funciona. Nestes
casos é necessário escrever o código que resolve a situação directamente no VBA.
Como não somos programadores o que geralmente se faz é ir ao Google pesquisar (esta pesquisa iniciase sempre
com as palavras Excel VBA e de preferência em inglês ou seja “Excel VBA close workbook without save”).
O que se seguem são exemplos de códigos que se inserem directamente em VBA e que me têm sido úteis.

Seleccionar uma célula

Código:Range("endereço pretendido").SelectExemplo:Range("p2")

Seleccionar um intervalo de células

Código:Range("primeira célula:última célula").SelectExemplo:Range("A1:D89")

Seleccionar coluna(s) e linhas*

Código:Columns("letra da primeira coluna:letra da segunda coluna").Select

Exemplo1:Columns ("A:A") – só selecciona a A

Exemplo2:Columns ("A:C") – selecciona A, B e C
Exemplo3:Columns ("A;C") – selecciona A e C

Para linhas é só substituir Columns por Rows e as letras por números

Seleccionar todas as células

Cells.Select

Seleccionar tabelas cuja última linha é variável

Dim lastRow As Long

lastRow = Cells(Cells.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row Range("A1:C" &

lastRow).Select

Nota: na segunda linha utilizou-se a letra A porque todos os dados da tabela em questão têm algo escrito na
coluna A. Pode, no entanto, ser a coluna C o que interessa é escolher uma coluna em que todas as linhas dos
dados têm algo inserido
Seleccionar uma folha específica

Sheets("Nome da folha").Select

Seleccionar a primeira folha do Livro

Sheets(1).Select

Formador: <Paulo Sousa> 73/76

 <Excel - Nível Avançado>

Seleccionar a última folha do Livro

Sheets(Sheets.Count).Select

Seleccionar a próxima ou a folha anterior* do Livro

ActiveSheet.Next.Select
* Para seleccionar a anterior basta em vez de Next escrever Previous

Seleccionar todas as folhas de um livro

ActiveWorkbook.Sheets.Select

Inserir uma nova folha no final de todas as folhas

Sheets.Add After:=Sheets(Sheets.Count)

Escrever algo numa célula específica

Range("P10") = "Sofia"

Surgir uma caixa de diálogo com uma informação

Código:MsgBox "Mensagem a aparecer"Exemplo:MsgBox "Bom dia!!!"

Surgir uma caixa de diálogo com uma pergunta cuja resposta se insere numa célula

Código:Range(“nome da célula onde se pretende a resposta”).Value = InputBox (“Pergunta a ser realizada”)

Exemplo:Range("p2").Value = InputBox("Pretende filtrar Despesas ou Pagamentos?")

Surgir uma caixa de diálogo para se inserir o nome a dar à folha aberta

ActiveSheet.Name = InputBox("Qual o nome pretendido para a sheet?")

Inserir um novo livro

Workbooks.Add

Desactivar mensagens do Excel

Application.DisplayAlerts = False
(esta informação coloca-se no inicio da Macro mas no fim da Macro tem que aparecer o código seguinte)
Application.DisplayAlerts = True

Gravar alterações a um ficheiro

Formador: <Paulo Sousa> 74/76

 <Excel - Nível Avançado>

ActiveWorkbook.Save

Fechar um ficheiro do Excel gravando as alterações

ThisWorkbook.Close savechanges:=True
Fechar um ficheiro do Excel não gravando as alterações

ThisWorkbook.Close savechanges:=False

Definir a Macro para surgir mal um determinado livro seja aberto

Código
Exemplo
Sub Auto_Open()
SubAuto_Open()
Código a executar
Msgbox "Bom dia Alegria!!!"
End Sub
EndSub

Enviar o ficheiro aberto por email

Código
ActiveWorkbook.SendMail recipients:="endereço email do destinatário"
Exemplo
ActiveWorkbook.SendMail recipients:="[email protected]"

Proteger e desproteger* a Sheet com uma Palavra Passe

Código
Password = "Password a utilizar"
ActiveSheet.Protect Password, True, True, True
Exemplo
Password = "1234"
ActiveSheet.Protect Password, True, True, True

* Para desproteger basta alterar a palavra Protect por Unprotect

12.7. MACROS DE FUNÇÃO

Quando as funções do Excel são insuficientes para dar respostas às exigências de cálculos dos utilizadores é
possível criar as suas funções personalizadas, que ficam disponíveis como outra qualquer função do Excel tal
como a SE ou a Contar.

Formador: <Paulo Sousa> 75/76

 <Excel - Nível Avançado>

De salientar que, uma vez que a função só está disponível no computador onde foi criada, antes de passar a
informação resultante destes cálculos é necessário Colar Especial Valores para garantir a integridade dos dados e
a sua visualização pelo destinatário.

Para criar uma função personalizada, os passos são os seguintes:

1. No Separador Programador (Developer), clique em Visual Basic
2. Aceda ao Menu Insert e clique sobre Module
3. Aceda novamente ao Menu Insert e clique sobre Procedure
4. Registe o nome da função que pretende criar e, de seguida, active a opção Function
5. De seguida prima OK para iniciar o código da função
6. Na primeira linha surgiu a indicação Public Function Nome ()
7. Escreva, separados por vírgulas, o nome dos argumentos que pretende utilizar nos parênteses que
surgiram à frente da função
8. Na linha de baixo, que estará em branco, insira o cálculo que pretende utilizar, usando exactamente o
mesmo nome que deu à função e os mesmos argumentos que inseriu no passo
anterior:

9. Feche o Visual Basic

10. Para aceder à função clique no botão fx e seleccione a categoria Definidas pelo Utilizador
11. A sua função está pronta a utilizar no seu computador

Formador: <Paulo Sousa> 76/76