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Andrea Simoni Kiekow, Rosani Elisabete Graebin, Marta Elisete Ventura Motta
RESUMO
Diante do cenário competitivo e dinâmico das organizações, a capacidade de previsão de
gerenciamento de forma dinâmica, rápida e eficaz é fundamental para sua sobrevivência. Neste
sentido as organizações passaram a preocupar-se com elementos novos e relevantes dentro de seu
planejamento estratégico, que é o planejamento orçamentário, mais especificamente o orçamento
empresarial. Segundo Frezatti (2009) pode ser considerado um dos pilares da gestão, pois reflete as
prioridades e a direção da entidade para determinado período, proporcionando condições de
avaliação do desempenho de suas áreas e gestores. Assim, o presente estudo teve o objetivo de
identificar o tipo ideal de planejamento orçamentário para uma concessionária do setor de
implementos rodoviários. A abordagem utilizada para este estudo foi a qualitativa, sendo que a
técnica foi o estudo de caso. Os principais resultados neste estudo demonstraram que o orçamento
matricial na concessionária retrataria de forma eficaz os planos operacionais e financeiros da
empresa, além de permitir identificar os pontos chaves da concessionária, principalmente os fracos
e vulneráveis, possibilitando assim, a aplicação de medidas corretivas.
1 INTRODUÇÃO
Diante de um novo cenário apresentado pela economia mundial, as organizações passaram a
preocupar-se com elementos novos e relevantes dentro de seu planejamento estratégico. Neste
contexto, o plano orçamentário assumiu questões como a geração de valor para empresa, as
estratégias socioambientais, a sustentação de seus valores e a maximização de seus objetivos. Por
isso, o orçamento surgiu da necessidade do mercado, fazendo com que as empresas busquem a
perfeição e consigam superar a concorrência.
Neste contexto das organizações, o orçamento empresarial é uma ferramenta de
planejamento e controle utilizada pelas grandes empresas desde o início do século passado. Em um
cenário de restrições, com a prévia definição de investimentos e despesas, evitar-se-iam dispêndios
desordenados e assegurar-se-ia o emprego mais eficiente de recursos (LUNKES, 2009). Esta seria a
função do orçamento empresarial: servir como auxílio do controle gerencial.
Com o objetivo de definir padrões de controle e gestão do planejamento financeiro, as
empresas buscam por meio da utilização do orçamento empresarial, para manter um mínimo de
retorno de suas atividades e remunerar seus sócios, gerando valor para organização e competindo de
forma eficiente no mercado. O orçamento deve contemplar as ações tomadas no planejamento
estratégico e após sua elaboração, aprovação e divulgação, é fundamental o acompanhamento e
controle orçamentário, monitorando o plano estratégico e corrigindo desvios (FREZATTI, 2009).
Assim, o tema da presente pesquisa foi demonstrar qual a importância do planejamento
orçamentário para uma concessionária do setor de implementos rodoviários, uma vez que a
utilização do orçamento empresarial poderia retratar os planos operacionais e financeiros da
concessionária transformando-os em valores mensuráveis.
O orçamento empresarial sob o ponto de vista da análise permitiria a concessionária
identificar seus pontos vulneráveis, possibilitando a aplicação de medidas corretivas de forma ágil e
eficaz. Por outro lado, possibilitaria também, avaliar novos investimentos visualizando as
oportunidades que poderiam ser exploradas pela empresa, além de permitir uma redução de custos
e, consequentemente, de preços dos seus produtos e serviços em relação a seus concorrentes.
Diante disso, o objetivo geral desse estudo foi identificar o tipo ideal de planejamento
1
orçamentário para uma concessionária do setor de implementos rodoviários. Identificado e
implantado de forma eficaz o modelo orçamentário adequado para essa concessionária, poderá ser
percebido, a médio e longo prazo, um grande progresso econômico financeiro da organização.
Este artigo está estruturado da seguinte forma: capítulo um com a introdução, no capítulo
dois o referencial teórico, no capítulo três os procedimentos metodológicos, no capítulo quatro a
apresentação e análise dos resultados e no quinto e último capítulo as considerações finais.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 PLANEJAMENTO
O planejamento orienta e fornece as diretrizes que norteiam as ações na organização na
busca do alcance dos seus propósitos. É responsável pela definição dos objetivos a serem seguidos
durante todo o processo de gestão empresarial, com base nos parâmetros definidos que orientam a
execução das atividades empresariais e os critérios para avaliar o desempenho (LUNKES E
SCHNORRENBERGER, 2009).
Segundo o Dicionário Michaelis, o planejamento é o ato de projetar um trabalho ou um
serviço. Pode ser entendido também como a determinação dos objetivos ou das metas de um
empreendimento, como também da coordenação de meios e de recursos para atingi-los
(MICHAELLIS, 2014). O seu objetivo diz respeito ao que se quer alcançar, direciona as
especificações das atividades e esforços das pessoas sem que haja desperdício e chances de
ineficácia nas ações empreendidas (ANDRADE, 2007).
Um efetivo planejamento e controle são essenciais para o alcance das metas e objetivos de
uma organização. Enquanto o planejamento eficaz assegura que as metas sejam determinadas, o
controle eficaz assegura que os planos selecionados sejam implementados adequadamente
(HERATH; INDRANI, 2007). Uma vez inserido o orçamento no âmbito do planejamento, é
importante entendê-lo no processo, ou seja, qual o papel que os gestores desejam dar e qual a
extensão do processo. Corresponde a definir os papéis do planejamento estratégico e do orçamento
dentro da visão de uma entidade em particular (VAN DER STEDE, 2001).
Planejar é uma das atividades básicas e clássicas exercidas pelo administrador e deve ser
desempenhada da melhor forma possível para que o processo administrativo consiga gerar os
resultados que são esperados do mesmo (CARVALHO, 2004). E também é diminuir, ao seu favor,
as incertezas que envolvem a empresa, tendo em vista o ambiente agressivo em que estão inseridas
(LEMOS ET AL, 2004). A elaboração e implementação de um planejamento são ações essenciais
para a busca e manutenção da competitividade de um empreendimento, devendo ser sustentados por
uma comunicação clara e eficiente entre os gestores, com a participação e comprometimento de
todos os envolvidos no processo (ZUIN E QUEIROZ, 2006).
A transformação das estratégias em um plano operacional, refletido no orçamento, pode
apresentar sérias dificuldades, visto que seus componentes variam nas empresas, tanto no que diz
respeito aos seus elementos, quanto ao escopo das decisões, que são tomadas em diferentes graus de
abrangência. Igualmente a questão da participação dos gestores pode assumir diferentes
formatações. Finalmente, o próprio grau de formalização, bem como a maneira como ela ocorre,
pode ser diferenciado entre as organizações.
Estas questões afetam diretamente a utilização do orçamento, pois, se não ficar claro para os
gestores o que deve ser feito, resolvido e decidido na fase do planejamento estratégico, será na fase
do orçamento que essas demandas serão atendidas, podendo prejudicar o desempenho da
organização. Dessa maneira, não faz sentido desenvolver o orçamento sem a prévia elaboração do
planejamento estratégico e, caso isso ocorra, a organização poderá ter problemas ao ter de resolver
questões que deveriam ter sido discutidas anteriormente (FREZATTI, 2009).
2
2.2 ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Integrando o processo de planejamento operacional da organização, o orçamento
empresarial constitui-se em parâmetro para a avaliação dos planos e permite a apuração de
resultados por área de responsabilidade, desempenhando papel de controle por meio dos sistemas de
custos e de contabilidade. Normalmente, o período do orçamento é de um ano, podendo sofrer
ajustes mensais, trimestrais, semestrais, entre outros (LUNKES, 2009).
Segundo Ferreira (2009), orçamento é o ato de orçar; cálculo; discriminação da origem
(receitas, rendas, remunerações) e da aplicação (gastos, custos, despesas, investimentos) dos
recursos a serem usados para determinado fim. É a projeção de receita e gastos que uma
organização elabora para determinado período de tempo (CARNEIRO E MATIAS, 2011). E é
também, o plano financeiro para implementar a estratégia da empresa para determinado exercício
(FREZATTI, 2009). Foi definido como uma combinação de fluxo de informação, processos e
procedimentos administrativos que geralmente são parte integral do planejamento de curto prazo e
do sistema de controle de uma organização (MERCHANT, 2007).
Em sua forma tradicional e como regra geral, o orçamento é elaborado por departamento,
observada a estrutura organizacional. O chamado centro ou área de responsabilidade pode ser, por
exemplo, uma unidade de negócio, departamento, processo, atividade ou conta contábil (LUNKES,
2009). Deve ser visto como parte de um sistema maior, integrado por planos e programas de onde
saem às definições e os elementos que vão possibilitar a própria elaboração orçamentária. Analisar
o orçamento só se torna possível a partir de uma perspectiva multifacetada que leva em
consideração as múltiplas dimensões políticas, sociais, culturais e técnicas do processo
orçamentário (GIACOMONI, 2012).
Dentro do processo orçamentário estão as funções administrativas de planejamento e
controle. Sobre esse cerne, discutem o orçamento em duas dimensões a partir de suas funções: (i) o
orçamento como processo de planejamento (planejamento, coordenação, alocação de recursos e
determinação dos volumes operacionais); (ii) orçamento como um diálogo (comunicação,
conscientização e motivação) (AX E KULLVEN, 2005).
O orçamento é peça importante no processo decisório e, nesse sentido, o sucesso do
processo orçamentário está na integração, na sinergia e nas políticas, nas diretrizes, nos planos e nas
metas que devem ser repassadas para os gestores de todos os departamentos ou setores da
organização (LEITE ET AL, 2008). Deve atingir toda a hierarquia da empresa, desde o nível
estratégico até o operacional, reproduzir as estruturas existentes e obedecer rigidamente à estrutura
contábil e aos planos de contas.
Além disso, o orçamento da forma como foi desenhado no início de sua implementação
processual, gera para a empresa direta declaração da missão e dos objetivos estratégicos da
empresa, tanto de curto prazo como de longo prazo, reunindo, assim, gestores dos diferentes níveis
hierárquicos (LIBBY E LINDSAY, 2010). Envolve decisões sobre alocação de recursos e constitui
um instrumento de impacto sobre a motivação dos gestores e de conformidade com as normas
sociais vigentes. Abre-se então mais uma perspectiva para o orçamento no que tange o efeito que os
resultados gerados por este instrumento pode causar no grupo gestor, ou seja, nas variações dos
aspectos psicológicos dos envolvidos com o processo diante das diversas situações rotineiras.
Por consequência disso, reforça-se o possível uso do orçamento como mecanismo de
alocação de recursos dos acionistas na organização e controle do uso dos recursos distribuídos pelo
mesmo. Com o orçamento é possível realizar a alocação de recursos e a avaliação do desempenho
dos gestores por meio do cumprimento do planejado em orçamento para o exercício, tornando-se
um importante parâmetro para aferição da qualidade de gestão (COVALESKI E OUTROS, 2003).
Os orçamentos encorajam a coordenação porque as várias áreas e atividades da organização
precisam todas trabalhar em conjunto para poder realizar os objetivos estabelecidos (HANSEN E
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MOWEN, 2003). No processo orçamentário, são estabelecidas metas empresariais, individuais e de
equipes. Problemas de comportamento humano podem surgir, se a meta (A) for inatingível, (B) for
muito fácil de atingir ou (C) gerar conflitos entre a empresa e os objetivos dos funcionários.
Desta forma pode-se observar como o problema de assimetria informacional fica imerso
dentro do processo orçamentário e outorga uma guia ao entendimento do fenômeno da assimetria
informacional (WARREN E OUTROS, 2008). O orçamento empresarial decorre do planejamento
estratégico, sendo instrumento que auxilia o gestor em suas funções administrativas. Planejamento
estratégico e orçamento apoiam as tomadas de decisões e as direcionam ao alcance dos objetivos
organizacionais (CASTANHEIRA, 2008).
Além disso, o orçamento é fundamental para a gestão organizacional por ser ferramenta
importante na tomada de decisões estratégicas, avaliação de desempenho, atribuição de
responsabilidades, participação subordinada e criação de ideias (AL-KHADASH ET AL., 2012).
Pode ser considerado um dos pilares da gestão, pois reflete as prioridades e a direção da entidade
para determinado período, proporcionando condições de avaliação do desempenho de suas áreas e
gestores (FREZATTI, 2009).
Existem organizações que ainda utilizam a intuição e o improviso com a expectativa de
atingir seus objetivos, sendo que a prática comum é a não utilização: (a) do orçamento empresarial;
(b) de métodos estatísticos na elaboração das projeções; e (c) de sistemas de informações nos
processos decisórios. Isso dificulta a definição acurada de quanto vender, a que preço, quais os
custos atribuídos a cada produto, quanto são as despesas normais e de quanto será o resultado para o
exercício seguinte. Algumas organizações sequer descrevem sua intenção de crescer ou em quanto
pretendem aumentar a sua participação no mercado (SIMAS ET AL.,2008).
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recursos; regras claras e controle contínuo das atividades.
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Este capítulo detalha qual o caminho seguido na pesquisa, qual a amostra estudada, as
formas por meio das quais foram coletados os dados, bem como a metodologia aplicada neste
processo. O método científico é aquele que busca descrever a realidade (ações e interações) de
maneira verídica, permitindo encontrar respostas aos problemas estabelecidos (HAIR JR. ET AL.,
2005).
Quanto à natureza, este estudo objetiva gerar conhecimento para aplicação prática dirigida à
solução de problemas específicos, isto é, busca investigar qual a importância do planejamento
orçamentário para uma concessionária do setor de implementos rodoviários. No que se refere à
abordagem, esta pesquisa caracteriza-se como exploratória, por apresentar o propósito de
diagnosticar uma situação, procurar alternativas e descobrir novas ideias. Esse tipo de pesquisa
geralmente utiliza técnicas tais como: pesquisa de dados secundários (histórico), estudos piloto (por
exemplo, entrevistas por meio de grupos focais), pesquisas de avaliação de experiência e estudo de
casos. É utilizada com o objetivo de esclarecer (ou clarificar) problemas de gestão ambígua.
Assim, a pesquisa exploratória é adotada quando se deseja um melhor entendimento das
dimensões de um problema. Os estudos exploratórios proveem informações para se analisar uma
situação, sem, no entanto apresentar evidências conclusivas que definam um modo particular de
decisão ou ação. Em geral, uma pesquisa exploratória é conduzida com a expectativa que será
necessária a realização de pesquisas subsequentes para elucidar evidências conclusivas sobre os
resultados encontrados (ZIKMUND, 2003).
Por se tratar de uma pesquisa exploratória, a estratégia de investigação adotada foi o estudo
de caso único, que significa que a empresa selecionada para o estudo será tratada como uma
unidade única de análise (YIN, 2005). O método do estudo de caso é o mais adequado quando as
questões "como" e "por que" são propostas para estudar um fenômeno contemporâneo, inserido em
um contexto real e sobre o qual o investigador tem pouco controle (YIN, 2010). O mesmo autor
afirma que o protocolo de estudo de caso tem por objetivo orientar o investigador no processo de
coleta, análise e interpretação das observações. É um modelo lógico para coleta de provas que
permitem ao pesquisador fazer inferências relativas às relações causais entre as variáveis da
investigação.
A amostra selecionada foi uma concessionária do setor de implementos rodoviários. O
método de coleta compreendeu visita às instalações, e análises documentais pertinentes. Os
documentos analisados foram: relatórios de demonstração de resultado, balancetes contábeis e
outros, os quais proporcionaram um entendimento melhor dos processos. Além de demonstrar qual
a importância do planejamento orçamentário para esta empresa, pretendeu auxiliar o gestor nas
tomadas de decisão, podendo-se utilizar uma ferramenta de cunho financeiro, visando à melhoria do
desempenho geral da organização, pela adoção dessa ferramenta.
Os dados coletados na pesquisa foram analisados por meio de técnica de análise de
conteúdo, pautando-se pela revisão teórica apresentada. Entre as técnicas utilizadas para realização
de análise de conteúdo, destacam-se a análise léxica, que utiliza como material as próprias unidades
de vocabulário (BARDIN, 2004).
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planejamento da ferramenta orçamentária.
O orçamento utilizado pela concessionária, objeto desse estudo, propunha a execução de um
plano financeiro, com objetivo de facilitar a gestão de suas contas de receitas e despesas, projetando
seus futuros resultados. Com a utilização desta ferramenta de controle e planejamento, a
concessionária pretendia realizar uma avaliação prévia do alcance ou não das metas e resultados,
objetivando que a organização desenvolvesse ações antecipadas diante de cenários não desejados e,
possibilitando estudos de viabilidade de novas operações planejadas no campo estratégico, quando
o cenário futuro fosse considerado como desejável. O que, conforme observação realizada nesse
estudo, não ocorria na organização estudada.
O envolvimento dos gestores e das equipes limitava-se a receber os resultados no formato de
planilhas, muitas vezes, extrapolando um período mensal após o fechamento do exercício em
questão, sem uma análise comparativa entre o que estava orçado com o ocorrido de fato. Dessa
forma, o orçamento perdia sua função e tornava-se ineficaz. Mesmo quando os números realizados
eram comparados aos orçados e, constatava-se um “estouro” em alguma das contas do orçamento,
ainda assim, não eram tomadas ações de para correção e prevenção.
Diante disso e com base nas características da empresa em questão, foi sugerido um modelo
de controle de orçamento, que visa possibilitar o acompanhamento de todas as categorias de receitas
e despesas, a fim de viabilizar uma projeção para períodos futuros, bem como, uma análise em
tempo real, com o objetivo de tomar as decisões de forma planejada e instantânea.
O orçamento Matricial mostrou-se adequado para o sucesso dessa organização. Essa
ferramenta nortearia a empresa rumo ao atendimento de suas metas pré-estabelecidas em seu
planejamento, integrando todos os setores na busca de um mesmo objetivo. Pode-se dizer que o
orçamento matricial surgiu a partir da necessidade da gestão dos recursos financeiros nas
organizações, relacionando-os com as estruturas matriciais, integrando, assim, o orçamento com o
gerenciamento por processos (BUREAU VERITAS, 2008).
A estrutura matricial tem como objetivo maximizar as forças e minimizar as fraquezas de
uma empresa. Essa estrutura de orçamento também pode ter em sua matriz baseada na perspectiva
de produtos. Considerando o exposto, deduz-se que a estrutura matricial oferece certas vantagens
para a empresa que a adota, tendo em vista que, como teve origem na combinação da estrutura
funcional com a de projetos, a empresa pode usufruir das vantagens das duas formas estruturais
(HATCH, 1997; DONNELY 2000).
No sistema orçamentário matricial, o controle deve ser feito semelhante a um sistema de
sinaleiras, ou seja, ao lado de cada variação deve aparecer um indicador que demonstre se aquele
gasto está ou não dentro do previsto. Se o gasto está conforme foi orçado, aparecerá uma sinaleira
verde, informando normalidade. Se o gasto estiver acima do orçado deve aparecer uma sinaleira
vermelha, indicando anormalidades. E, se o gasto estiver acima do orçado, porém dentro de limites
aceitáveis pela organização e definidos em seu planejamento, aparecerá uma sinaleira amarela,
indicando atenção naquele determinado gasto (ZDANOWICZ, 2007 apud HOLZBACH, 2008).
Assim, o orçamento matricial pode ser entendido como um método de planejamento e
controle para auxiliar a organização a ser mais competitiva, principalmente, no que se refere ao
ambiente externo, que é uma variável extremamente significativa (IMOUSILLE apud CHENHALL,
2003).
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Fatores como mercado altamente competitivo, pesada carga tributária, elevados custos de
financiamento, má gestão dos recursos, entre outros, exigem das empresas um planejamento que
demonstre um “norte” para suas tomadas de decisão. Os orçamentos são as ferramentas mais
utilizadas por grandes empresas quando o assunto é planejamento e controle, pois eles possibilitam
6
que os gestores planejem melhor o futuro da organização, traçando planos e controles eficazes para
estruturar a empresa para o mercado (VOLTZ, 2012).
Nesse estudo, o objetivo foi demonstrar qual a importância do planejamento orçamentário
em uma concessionária do setor de implementos rodoviários. Observou-se que existem alguns
fatores que tem influência direta na eficácia da implantação do orçamento na concessionária. A
organização deverá observar seus princípios fundamentais e valorizar a cultura do orçamento,
ressaltando para a gestão os benefícios da utilização dessa ferramenta.
Como consequência a organização teria o alinhamento do processo de execução do sistema
orçamentário. Dessa forma, depois de apurados os dados efetivos das operações, os mesmos seriam
comparados ao que foi previamente orçado. Depois do amadurecimento do processo, as
comparações já poderiam acontecer durante o mês em vigência, o que seria a maximização do uso
da ferramenta. Um programa de orçamento empresarial e controle orçamentário bem estruturado
requerem muito desempenho e responsabilidade de cada um dos elementos envolvidos em todas as
etapas do processo. Nesses moldes o modelo sugerido para a concessionária é o orçamento
matricial.
O orçamento matricial na concessionária retrataria de forma eficaz os planos operacionais e
financeiros da empresa. Do ponto de vista da análise, permitiria identificar os pontos chaves da
concessionária, principalmente os fracos e vulneráveis, possibilitando assim, a aplicação de medidas
corretivas. Por outro lado, permitiria de igual forma, aproveitar os pontos positivos e favoráveis,
tornando-os oportunidades a serem explorados pela empresa. O processo de implantação do
orçamento matricial deveria ser desenvolvido gradualmente e por fases, visando minimizar o
impacto causado pelas alterações dentro da cultura organizacional da empresa.
O Orçamento Matricial é recomendado às empresas que procuram o acompanhamento diário
de seus custos, de forma a tornar a empresa mais competitiva em termos de preço, qualidade e
serviço. É um dos métodos de gestão empresarial que está sendo utilizado por empresas de
vanguarda do terceiro milênio, pois apresenta regras claras e controle permanente das atividades por
diretoria, gerência, departamento e setor (ZDANOWICZ 2005 apud CARPES, 2008). O objetivo
principal da elaboração do Orçamento Matricial é gastar menos fazendo mais, incorrendo em
redução de valores de alguns itens. No entanto, essa redução de alguns valores deve ocorrer sem
prejudicar a satisfação do cliente e a remuneração ao acionista (SANTOS, 2008).
Os dirigentes da concessionária compreenderem o papel do planejamento nos negócios,
perceberem os benefícios que a ferramenta orçamentária traz para a organização, disponibilizarem
os recursos adequados e delegarem a autoridade pertinente a todos os níveis da empresa,
preparando-os para tomar ações e iniciativas pró ativas, que concretizem solidamente a
implementação do sistema orçamentário e garantem a eficácia da ferramenta, elevando assim, a
participação de todos nesse processo, seria uma excelente receita de sucesso nessa implementação.
Treinamentos e estudos sobre a aplicação do orçamento matricial seriam muito positivos para a
concessionária.
É conveniente ressaltar que os assuntos não foram esgotados e que como proposta de
pesquisas futuras sugere-se avaliar a eficiência de consolidar o orçamento matricial no sistema
operacional da empresa. Em tempo real, o gestor saberia o quanto já foi tomado de recursos de cada
conta orçada, podendo dessa forma tomar ações pró ativas antes do fechamento do mês.
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