A Norma ISO 15489: 2001 e Sua Evolução para Uma Mudança de Estratégia Nas Organizações

LLANSÓ SANJUAN, JOAQUIM.
La norma ISO 15489:2001 y su evolución

hacia un cambio de estrategia en las organizaciones. Acervo, Rio de Janeiro,
v.28, n.2, p. 51-71, jul./dez. 2015.
Roteiro de apresentação dos SLIDES
Slide 1 – Capa
Falar sobre o autor
O autor: Joaquim Llansó Sanjuan | Diretor de Organização de Serviços,

Qualidade e Gestão Documental da Universidade Pública de Navarra
(Espanha); Ex-Presidente do Subcomitê de Gestão de Documentos e
Aplicações da Associação Espanhola de Normalização e Certificação (Aenor).
Slide 2 – Estrutura do texto
Slide 3 – Norma ISO 15489
1 GÊNESE NA NORMA AUSTRALIANA AS 4390 (1996) - A norma ISO

15489 é uma conversão, em moldes internacionais, da norma AS 4390-
1996, da Austrália - desenvolvida em resposta à norma de qualidade
ISO 9000, que se refere à necessidade de registros de quality records,
mas não se aprofunda no que é um quality record
2 CONTEXTO DAS NORMAS DE QUALIDADE – ISO 9000 E ISO 14000
– QUALITY RECORDS - As normas ISO 9000 e ISO 14000 enfatizam a
documentação conforme e efetiva, aumentando a visibilidade e
importância das normas de gestão de documentos
3 PRIMEIRA VERSÃO – 2001
ÚLTIMA VERSÃO – 2016 - Texto publicado antes da última versão
4 Tem como objetivo regular o sistema de gestão documental das

organizações fornecendo-lhes diretrizes
Slide 4
5 NÃO É UMA NORMA DE CERTIFICAÇÃO - só busca diretrizes para
que as organizações se dotem de sistemas de gestão de documentos
6 exclui a gestão de documentos na fase permanente
7 É ORIENTADA PARA UM AMBIENTE AUTOMATIZADO - o que pode
ser observado nas demais normas da “família
8 DEVE SERVIR PARA TODAS AS ORGANIZAÇÕES - seus princípios e
metodologias devem servir às necessidades de gestão de documentos
de todas as organizações
9 É UMA ATUALIZAÇÃO DOS PRINCÍPIOS METODOLÓGICOS DA
ARQUIVÍSTICA – pois define as características essenciais do
documento, destaca a análise funcional e prioriza a classificação e a
avaliação documental
10 CONSIDERA OS GERENTES COMO FIGURAS-CHAVE - na aplicação
de sistemas de gestão de documentos
SLIDE 5
11 AUXILIA A ALIANÇA ENTRE PROFISSIONAIS DA TI E ARQUIVISTAS

– pois fornece uma excelente visão geral dos conceitos de gestão de
documentos aos especialistas em TI
12 POSSUI LINGUAGEM ACESSÍVEL - a gestores e não técnicos
13 ESTABELECE REQUISITOS - para a criação, manutenção e
durabilidade de documentos autênticos, confiáveis, íntegros e
disponíveis e para o contexto ou sistema em que devem ser gerenciados
14 É DERIVADA DA METODOLOGIA AUSTRALIANA DIRKS - design and
implementation of recordkeeping systems
15 REQUER INTERPRETAÇÃO - para ser aplicável a nível prático,
principalmente em tradições diferentes das abordagens anglo-saxônicas,
em particular das australianas
16 POSSUI DESAFIOS PARA SUA IMPLANTAÇÃO – 1 - realidade jurídica
dos diferentes países e 2- adoção pelas autoridades competentes em
gestão de documentos e arquivos;
SLIDE 6 - LIMITAÇÕES E AUSÊNCIAS

1 MUTILAÇÃO DA ETAPA HISTÓRICA - em um modelo orientado para a
melhoria contínua;
2 A INCORPORAÇÃO GRADUAL DE NOVOS CONCEITOS pode
complicar a compreensão do objeto da gestão de documentos e pode
parecer que a norma dispensa a experiência profissional
3 AUSÊNCIA DA CARACTERÍSTICA ORIGINALIDADE entre as
características de documentos fidedignos
4 AUSÊNCIA DA DESCRIÇÃO entre os processos de gestão de
documentos – a norma orienta sobre os metadados, mas os metadados são
aplicados primeiramente ao documento individual, e a descrição é centrada
na série
SLIDE 7 - PERSPECTIVAS
1 ORIENTAÇÃO às atividades das organizações

2 AUMENTO DE RENTABILIDADE E REDUÇÃO DE EXPOSIÇÃO A
RISCOS - a partir da identificação de oportunidades para aumentar a
qualidade dos serviços ou produtos
3 AUXILIO EM QUESTÕES DE RESPONSABILIDADE E PRESTAÇÃO
DE CONTAS – a partir da prevenção de desastres e auxilio no
esclarecimento de investigações civis e criminais; auxilio da prevenção
legal contra danos que possam ser atribuídos à organização;
transparência
4 ESTABELECIMENTO DE UMA ESTRUTURA DE CONFIANÇA – com a
geração de dados de rastreabilidade para provar o funcionamento do
sistema de gestão de forma permanente, disposição de um manual de
procedimento, programas permanentes de formação continuada e
possibilidade de auditorias próprias e externas
SLIDE 8
5 ORIENTAÇÃO PARA PROCESSOS – integração da gestão de

documentos aos sistemas e processos de trabalho da organização,
atribuindo responsabilidades a todos que dela participam;
6 FERRAMENTA DE MEDIÇÃO DA EFICÁCIA de um programa de gestão
de documentos já existente;
7 CONFORMIDADE NA DOCUMENTAÇÃO
8 ORIENTAÇÃO PARA O AMBIENTE ELETRÔNICO
9 RECORDS CONTINUUM COMO REFERENCIA METODOLÓGICA –
exemplos: avaliação já na fase de produção e descrição 9metadados)
em diferentes etapas da cadeia.
SLIDE 9 - O MODELO DIRKS PARA A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE

GESTÃO DE DOCUMENTOS
1 Etapa A – Investigação preliminar

Elementos de entrada – contexto administrativo, legal, empresarial e
social
Resultado: visão geral dos pontos fortes e fracos e informações sobre os
processos de gestão desenvolvidos
Conexão - B e D
2 Etapa B – Análise das atividades da organização

Resultado – documentos e atividades e processos, plano de
classificação e mapa de processos de gestão
Conexão – C
3 Etapa C – Identificação dos requisitos

Influenciam os elementos de entrada - necessidades de obtenção e de
manutenção de documentos autênticos, confiáveis, íntegros e
disponíveis
Resultado – lista de fontes, requisitos legais, relatório de avaliação de
riscos e documento de requisitos
Conexão – D e E
4 Etapa D – Avaliação de sistemas existentes

Resultado: inventário de sistemas existentes e relatório sobre seu
estado atual
Conexão – A e C
5 Etapa E – Identificação de estratégias para cumprir os requisitos

Elementos de entrada – definição de uma política, estabelecimento de
normas, produção e implantação de um sistema de gestão de
documentos
Resultados: lista de estratégias, modelo de estratégias e um relatório
para a alta administração
Conexão – F
6 Etapa F – produção de um sistema de gestão de documentos

Elementos de entrada: características de um sistema de gestão de
documentos – íntegro, confiável, compatível, exaustivo e sistemático
Resultado: projeto, relatório de resultados, documentação sobre
modificação em requisitos identificados, descrições de um modelo
conceitual, regras de operação, especificações, diagramas, modelos de
representação, especificações tecnológicas, planos de integração, plano
inicial de treinamento e validação e plano de implantação do sistema de
gestão de documentos
Conexão – G
7 Etapa G – implantação de um sistema de gestão de documentos

Elementos de entrada – instrumentos (relacionados à classificação,
conservação e acesso e segurança), processos (captura, registro,
classificação, armazenamento, manuseio, acesso, rastreabilidade,
descarte e documentação relativa a tudo isso) e atividades relacionadas
à gestão (registro de operações, segurança, conversão e migração,
acesso, recuperação e uso, conservação e descarte)
Resultados: projeto, documentação da política, procedimentos e normas,
material de treinamento, documentação relativa à migração e conversão,
documentação de acreditação, relatórios de desempenho e relatórios
para a administração
Conexão – H
8 Etapa H – Revisão pós-implantação
Elementos de entrada: informações obtidas após a análise, inquéritos,
entrevistas e exame da documentação obtida
Resultados: documentação sobre desempenho e relatório para a
administração em forma de conclusões e recomendações
Conexão: C
SLIDE 10 – FIGURA DIRKS
SLIDE 11 – ALGUMAS CONSIDERAÇÕES
1 A NORMA FORTALECE: O FOCO NO USUÁRIO,

ENVOLVIMENTO DO PESSOAL, ENFOQUE EM PROCESSOS;
2 A NORMA POSSUI UMA ABORDAGEM SISTÊMICA – a patir da
integração da gestão de documentos com os modelos de gestão
da organização e do relacionamento entre as etapas de produção
e implantação de um sistema de gestão de arquivos com as de
um sistema de qualidade;
3 AJUDA A GARANTIR A QUALIDADE NA ORGANIZAÇÃO;
4 FAVORECE A CONSISTÊNCIA, FACILITA A
INTEROPERABILIDADE E TORNA OS ARQUIVOS E
ARQUIVISTAS ESSENCIAIS;
5 É ORIENTADA PARA A ELIMINAÇÃO DE NÃO-
CONFORMIDADES;
SLIDE 12 - APARIÇÃO DAS NORMAS ISO 30300 E ISO 30301 E A NORMA

ISO 15489
1 Mudança de estratégia
– ANTES: FOCO NA EFICÁCIA DE UM SISTEMA DE GESTÃO DE
DOCUMENTOS;
- DEPOIS: LOCALIZAR A GESTÃO DE DOCUMENTOS ENTRE OS
GRANDES SISTEMAS DE GESTÃO DAS ORGANIZAÇÕES - ao
orientar a eficácia da gestão de documentos para a sua certificação –
mudanças que devem aparecer na nova versão revisada
2 POSICIONAMENTO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NO MAIS ALTO
NÍVEL DOS SISTEMAS DE GESTÃO DAS ORGANIZAÇÕES –
estrutura das novas normas de sistemas de gestão de documentos
iguais às principais normas de sistemas de gestão relativas à qualidade,
meio ambiente, tecnologia de segurança das informações ou energia,
por exemplo.

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1 GÊNESE NA NORMA AUSTRALIANA AS 4390 (1996) - A norma ISO

ÚLTIMA VERSÃO – 2016 - Texto publicado antes da última versão

4 Tem como objetivo regular o sistema de gestão documental das

11 AUXILIA A ALIANÇA ENTRE PROFISSIONAIS DA TI E ARQUIVISTAS

SLIDE 6 - LIMITAÇÕES E AUSÊNCIAS

1 ORIENTAÇÃO às atividades das organizações

5 ORIENTAÇÃO PARA PROCESSOS – integração da gestão de

SLIDE 9 - O MODELO DIRKS PARA A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE

1 Etapa A – Investigação preliminar

2 Etapa B – Análise das atividades da organização

3 Etapa C – Identificação dos requisitos

4 Etapa D – Avaliação de sistemas existentes

5 Etapa E – Identificação de estratégias para cumprir os requisitos

6 Etapa F – produção de um sistema de gestão de documentos

7 Etapa G – implantação de um sistema de gestão de documentos

SLIDE 10 – FIGURA DIRKS

SLIDE 11 – ALGUMAS CONSIDERAÇÕES

1 A NORMA FORTALECE: O FOCO NO USUÁRIO,

SLIDE 12 - APARIÇÃO DAS NORMAS ISO 30300 E ISO 30301 E A NORMA

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