Resumo!

O processo orçamental é matéria essencial na gestão de qualquer

organização, pois auxilia o gestor desde o planeamento até ao controlo de gestão
e apuramento de desvios orçamentais. O planeamento é a etapa de definição de
objetivos mas planear não é suficiente, é necessário definir estratégias, prever
valores, controlá-los e, por fim, verificar se se conseguiu alcançar o previsto,
apurando responsabilidades e causas das divergências encontradas. Para atingir
de forma eficaz esses objetivos pré-definidos, o gestor utiliza o orçamento,
consoante os recursos disponíveis.
O objetivo do presente trabalho consiste no estudo do processo de
orçamentação numa cooperativa de comercialização e distribuição do setor
farmacêutico, nomeadamente, a Plural – Cooperativa Farmacêutica, Crl. Assim,
apresenta-se a principal fundamentação teórica desta temática para posterior
aplicação ao caso concreto da Plural.
A abordagem metodológica adotada foi o estudo de caso. A escolha por
esta opção deve-se ao tema escolhido e tendo em conta a sua praticabilidade,
considerou-se que a opção mais adequada seria o trabalho de projeto.
Através deste estudo foi possível perceber a estrutura organizacional da
Plural e o seu processo global de orçamentação. Verificou-se que esta cooperativa
apresenta uma gestão essencialmente centralizada, funcionando através de
segmentos de mercado, com seis armazéns distribuídos a nível nacional.
Concluiu-se que esta entidade tem uma gestão orçamental adequada à sua
dimensão, no entanto, demonstra-se que a proposta, aqui apresentada, de uma
descentralização no processo de tomada de decisão seria uma mais-valia, no
sentido em que passaria a existir uma melhoria nos processos de gestão.
Palavras-chave: Gestão Orçamental, Orçamento, Desvios Orçamentais,
Estratégia, Controlo de Gestão
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vii
Abstract!
The budget process is a core subject in the management of any
organization as it assists the manager from planning to analyzing performance and
finding causes for budget deviations. Planning is the goal-setting stage but it isn’t
enough on its own, it is necessary to define strategies, predict and control values,
verify if the objectives proposed were fulfilled and, finally, determine possible
liabilities and causes of discrepancies. To effectively reach these pre-defined
objectives, the manager uses the budget, according to the available resources.
The main objective of this work is the study of the budgeting process of an
organization, more specifically, a cooperative whose activity is trade and
distribution of pharmaceutical products, namely, Plural – Cooperativa
Farmacêutica, Crl. Thus, the main theoretical framework pertaining to this topic is
presented and subsequently appliedto the specific case of Plural.
The methodological approach adopted was the case study. The choice for
this method was due to the practicability of the chosen subject, and project work
was considered to be more suitable.
Throughout this study was possible to perceive the organizational structure
of Plural and its global budgeting process. It was found that this cooperative has an
essentially centralized management, working through market segments, with six
warehouses distributed at the national level.
It was concluded that this organization has a budget management suitable
to its dimension, but nonetheless, it is shown that the proposal presented here of
decentralization in the decision-making process would be an advantage in the
sense that there would be an improvement in the management processes.
Keywords: Budget Management, Budget, Budgetary Deviations, Strategy,
Management Control
viii
ix
1
3
A.!Introdução!
O presente projeto, desenvolvido no âmbito da empresa Plural -
Cooperativa Farmacêutica, Crl, tem como objetivo levar a cabo um estudo
centrado no seu departamento financeiro, mais especificamente, nos métodos
utilizados na elaboração dos seus orçamentos anuais.
As atividades desenvolvidas pela empresa Plural – Cooperativa
Farmacêutica, Crl compreendem o aprovisionamento, o armazenamento e a
distribuição de medicamentos, garantindo as melhores e mais adequadas
condições do produto, assim como uma distribuição rápida e eficaz, detendo, para
o efeito, instalações em vários locais e com diversas funcionalidades.
Nos dias de hoje, a orçamentação tem um caráter obrigatório para o bom
funcionamento de qualquer empresa, pois é através desta metodologia que se
pode alcançar um maior controlo sobre custos, resultados e desvios face ao
previsto, ajudando, portanto, a garantir a continuidade e o sucesso de um negócio.
É, portanto, nesse contexto que o presente trabalho se justifica, pois nele
se estuda o processo de orçamentação utilizado pela entidade em questão,
apresentando os métodos e regras utilizados e se propõem possíveis alterações
na elaboração dos orçamentos, com a finalidade de melhoria do processo de
orçamentação.
O presente trabalho estrutura-se em cinco partes. A seguir a uma breve
descrição da empresa, do tema e do objetivo do projeto, descreve-se a
metodologia utilizada. Seguidamente, na terceira parte, apresenta-se a informação
teórica de maior relevo na temática da orçamentação, desde a estratégia da
organização, a gestão operacional, o controlo de gestão e a gestão orçamental até
ao apuramento dos desvios orçamentais. Na penúltima parte, apresenta-se a
empresa bem como os seus métodos de elaboração de orçamentos para,
posteriormente, sugerir algumas propostas para a melhoria deste processo. Por
último, a conclusão resume os pontos fulcrais deste trabalho e discute algumas
propostas de alteração bem como as suas implicações na empresa em estudo.
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B.!Metodologia!
Para o enquadramento teórico do presente trabalho recorreu-se a uma
vasta bibliografia recomendada, compreendendo livros e artigos científicos da área
de estudo bem como alguns sítios da Internet na temática de gestão.
A pesquisa para o caso prático da empresa Plural – Cooperativa
Farmacêutica teve por base diversas entrevistas e reuniões de trabalho com o
diretor financeiro da organização, que disponibilizou diversa informação sobre a
mesma, sobre os seus recursos humanos, mercado, clientes, produtos e
orçamentos. Devido à facilidade de comunicação e esclarecimento de dúvidas, foi
possível trabalhar toda a informação disponibilizada de forma a elaborar diversas
tabelas e esquemas exemplificativos da dimensão, do funcionamento, dos
métodos de orçamentação e de outras especificidades desta cooperativa.
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C.!O!Processo!da!Orçamentação!e!Desvios!Orçamentais!
O processo de orçamentação é uma temática demasiado vasta, que se
enquadra em todo o processo de gestão de uma organização. Para a elaboração
de um orçamento é necessário:
deter uma estratégia adequada - planear os caminhos a seguir e conhecer
a organização é essencial para obter uma boa estratégia. Por sua vez, a
definição de uma boa estratégia trará a concretização dos objetivos
definidos;
possuir uma adequada gestão operacional dentro da organização –
processos operativos bem definidos significam eficiência operacional,
redução de tempos e custos;
deter um processo de controlo de gestão, pois através deste processo são
determinados quais os recursos que a organização precisará para alcançar
os objetivos definidos, obtendo eficiência e eficácia;
definir o método de descentralização da organização: por segmentos de
mercado, por centros de responsabilidade, entre outros.
Com todos estes elementos, uma organização encontra-se preparada para
a elaboração de um orçamento e controlo da sua atividade, atendendo a que o
essencial da realização de orçamentos é permitir o controlo sobre os seus custos
e resultados, apurando desvios entre o real e o esperado, conseguindo retirar
informação acerca do que é possível melhorar na organização.
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1. Gestão!Estratégica!
Na temática da gestão estratégica, Igor Ansoff distingue-se pela publicação
de um livro, em 1965, nos EUA, intitulado Corporate Strategy, o primeiro livro
escrito sobre estratégia organizacional.
Após a sua publicação, foram surgindo diversas definições de estratégia
por diversos autores, tais como Hofer e Schendel (1978), Porter (1985) e Henry
Mintzberg (1988). Todos estes autores defendem a mesma tese de que a
estratégia se relaciona com o meio envolvente e que este detém influência sobre a
organização, sendo que o papel desempenhado pelos responsáveis estratégicos é
de extrema importância na elaboração dos planos estratégicos. Contudo, são
encontradas divergências no âmbito e conteúdo das diversas definições de
estratégia.
Hofer & Schendel (1978) defendem que, para atingir os objetivos, a
estratégia deve selecionar os meios a seguir e gerir os recursos a usar. De forma
semelhante, Ansoff (1965) refere que a estratégia define os objetivos de longo
prazo e as ações a serem seguidas para os alcançar, determinando os recursos
necessários para tal. Ou seja, segundo Ansoff (1965) a estratégia define os
objetivos e os meios, pelo que este autor dá ênfase ao processo de tomada de
decisão no planeamento estratégico.
Também outros autores como Porter (1985) e Mintzberg (1988) construíram
os seus próprios conceitos de estratégia, em que Porter (1985) defende que a
obtenção de vantagem competitiva é a matéria com maior importância no
processo estratégico, enquanto Mintzberg (1988) enfatiza as decisões e ações
que vão ocorrendo ao longo do processo estratégico para dar resposta ao meio
envolvente à organização.
Segundo Henry Mintzberg (1988), a estratégia é um plano, uma forma de
ação consciente. Qualquer pessoa pode recorrer a alguma estratégia para
alcançar algo que deseja. Este autor exemplifica dizendo que uma criança detém
uma estratégia para saltar o muro enquanto uma organização detém uma
estratégia para alcançar um mercado. Ainda segundo Mintzberg, a estratégia
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detém duas características essenciais: é idealizada antes da ação a que se aplica
e é elaborada de maneira consciente e com um objetivo.
Embora existam numerosas definições de estratégia, apresentadas na
Tabela 1, todas elas convergem em dois pontos:
a estratégica está relacionada com o futuro de uma organização;
a definição dos objetivos, meios, ações e sua concretização são um
processo interligado.
Tabela 1: Definições de estratégia organizacional
Autores Definição de estratégia
Responsabilidad
e da decisão
Ansoff
(1965)
“Estratégia é um conjunto de regras de
tomada de decisão em condições de
desconhecimento parcial. As decisões
estratégicas dizem respeito à relação entre a
empresa e o seu ecossistema.”
Conselho de
Administração
Hofer &
Schendel
(1978)
“Estratégia é o estabelecimento dos meios
fundamentais para atingir os objectivos,
sujeito a um conjunto de restrições do meio
envolvente.”
Administração
Porter (1980) “Estratégia competitiva são ações ofensivas
ou defensivas para criar uma posição
defensável numa indústria, para enfrentar
com sucesso as forças competitivas e assim
obter um retorno maior sobre o
investimento.”
Administração
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Mintzberg
(1988)
“Estratégia é uma força mediadora entre a
organização e o seu meio envolvente: um
padrão no processo de tomada de decisões
organizacionais para fazer face ao meio
envolvente.”
Fonte: Adaptado de Nicolau, 2001
Em matéria de gestão, a estratégia pode ser definida como um plano bem
delineado e compreensível, elaborado com o intuito de alcançar os objetivos
definidos pela organização. Contudo, elaborar uma estratégia não é suficiente, é
necessário desenvolver e controlar a sua ação para que se consiga obter o
resultado esperado.
1.1. Planeamento!
Alguns gestores qualificam o planeamento como a sua responsabilidadebase,
a função principal da gestão, considerando a gestão operacional e o
controlo, abordados nos pontos 2 e 3 do presente trabalho, como funções mais
secundárias.
Independentemente da relevância associada ao planeamento, os estudos
comprovam que uma organização atinge um nível de desempenho eficaz quando
detém um bom planeamento.
O planeamento foca-se no futuro, ou seja, permite definir quais os objetivos
a alcançar bem como os recursos e meios a utilizar para os conseguir. O resultado
desta função será, portanto, a elaboração de um plano que enuncia quais as
ações a seguir pela organização, trazendo aos gestores a obrigação de tomar
decisões relativamente aos objetivos a definir, aos meios a utilizar, à ação a seguir
e à implementação dessa mesma ação.
O número de pessoas associadas a este processo irá variar de acordo com
a dimensão e a natureza da organização. Em algumas empresas a função
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planeamento poderá ser desenvolvida pelos gestores e pessoal, noutras pelos
gestores de topo ou por uma única pessoa quando se trate de uma pequena
organização com apenas um gestor/responsável. Geralmente, quanto maior a
dimensão de uma organização, maior o número de pessoal envolvido no
planeamento e mais tipos de planeamento ocorrem.
O objetivo de planear está associado ao propósito de melhorar o
desempenho da organização no futuro e, portanto, deverá ser encarado como um
objetivo a ser alcançado por todos os trabalhadores da organização, fazendo
chegar toda a informação aos mesmos, de forma a motivar a sua cooperação e
empenho no decorrer da ação escolhida, garantindo o esforço de todos no
sucesso da organização.
O processo de planear pode assim ser apresentado de acordo com a figura
seguinte:
Figura 1: O processo de planeamento
Fonte: Adaptado de Donnelly et al.,2000.
Processo de
Planeamento
Objetivos Ação Recursos Implementação
Previsões Orçamentos
Resultados de desempenho
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Para definir estratégias e planear é essencial conhecer a organização e o
seu mercado. Para isso, a maioria das organizações utiliza o método da análise
SWOT, que estuda os fatores positivos e negativos no ambiente interno e externo
à organização.
1.2. Ambiente!F!Análise!SWOT!
A Análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) ou
Análise FOFA (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças), em português,
pode ser definida como uma ferramenta de gestão utilizada para analisar o
ambiente em que a empresa se encontra. Esta análise é a base de gestão e
planeamento estratégico de qualquer empresa e compreende uma análise interna
e externa do ambiente, isto é, analisa pontos fortes e fracos da organização
(análise interna) e analisa oportunidades e ameaças do meio envolvente (análise
externa).
Esta ferramenta tem então por objeto a identificação dos fatores internos e
externos, favoráveis e desfavoráveis, inerentes a um projeto ou negócio com vista
a alcançar o objetivo desse mesmo projeto ou negócio. Por outras palavras, a
análise SWOT consiste num modelo de avaliação da posição estratégica de uma
organização no mercado. Esta avaliação estratégica é realizada através da
utilização de uma matriz de dois eixos, o eixo das variáveis internas (pontos fortes
e fracos da organização) e o eixo das variáveis externas (oportunidades e
ameaças do meio envolvente), tal como a figura 2 apresenta:
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Figura 2: Matriz da Análise SWOT
Fonte: http://www.simplessolucoes.com.br/blog/wp-content/uploads/2012/04/Capturar3.JPG
Segundo Fischmanne Almeida (1991, p. 25), o “ambiente de uma
organização é tudo aquilo que a influencia nos seus negócios e que esta não tem
condições para alterá-lo”. Por outras palavras, a análise SWOT consiste numa
análise ao ambiente de uma organização.
Bem utilizado, este método trará diversas vantagens às organizações. Os
seus fatores internos e externos devem ser analisados em relação às
necessidades e à concorrência de mercado pois ajudarão a identificar o que se
encontra bem ou mal dentro da organização. Tal como Thompson Jr (2003, p.42)
afirma:
“A análise ambiental objetiva avaliar a situação da empresa relativamente
aos ambientes interno e externo. Essa avaliação é realizada mediante a
determinação dos fatores-chave de sucesso para a empresa, os quais
12
orientam a identificação e a análise das variáveis ambientais críticas
internas e externas.”
Portanto, a análise SWOT deve ser elaborada e interpretada de uma forma
integrada, conjugando os elementos da análise interna e externa, para que daí
resulte um diagnóstico fiável que seja uma fonte de informação e suporte
adequada às necessidades da gestão estratégica de uma organização, a qual é
responsável por delinear o futuro a médio e longo prazo da mesma.
1.3. A!gestão!estratégica!e!a!gestão!operacional!
Com base numa definição simples de estratégia, Mintzberg (1988) afirma
que esta é necessária para reduzir a incerteza e promover a coerência e
compreensão dentro de uma organização, aumentar os conhecimentos de forma a
dar resposta a necessidades intrínsecas da mesma e, também, para promover a
sua eficiência em condições estáveis. Ou seja, a gestão estratégica trata do
alinhamento de dois processos: eficiência operacional e estratégia competitiva.
Para Michael Porter (1996) as organizações precisam de ter processos
flexíveis para que consigam comparar os seus processos com as organizações
concorrentes de forma a trabalharem para alcançar vantagem competitiva e,
assim, obter ganhos de eficiência - eficiência operacional.
Normalmente, a eficiência operacional é confundida com a estratégia.
Embora ambas sejam essenciais para o bom desempenho de qualquer
organização, a eficiência operacional não é uma estratégia mas sim um processo
de constante melhoria das atividades comuns com os concorrentes, de acordo
com Porter (1996).
Kaplan e Norton (2008) defendem que é impossível implementar uma boa
estratégia sem que esta assente em processos operativos e só com um sistema
de gestão que englobe estas duas temáticas é possível obter um desempenho
organizacional sustentável.
13
Assim, em 1996, estes autores desenvolveram um estudo que demonstrou
que os órgãos de gestão não davam relevância à estratégia. Através deste estudo
foi possível verificar que:
apenas cerca de 40% das organizações estudadas relacionavam a gestão
orçamental com a estratégia;
os colaboradores não eram informados acerca da estratégia da
organização;
85% das organizações nem uma hora mensal dedicavam à estratégia;
50% não dedicava qualquer tempo à estratégia organizacional;
a gestão orçamental era usada apenas para gerir as contas, os objetivos, a
motivação, o desempenho dos colaboradores, o marketing e as vendas.
Mais tarde, em 2006, estes mesmos autores refizeram o seu estudo com
uma amostra de 143 gestores. Passados dez anos foi possível verificar que:
54% utilizava um sistema formal estratégico;
70% dessas organizações com um sistema de gestão estratégico
apresentava um desempenho superior às outras organizações em estudo;
no entanto, 46% não detinha qualquer tipo de sistema de gestão
estratégico;
destas últimas, 73% apresentava um desempenho inferior às restantes.
É possível, assim, concluir que se uma organização detiver um sistema de
gestão que englobe eficiência operacional e um bom planeamento estratégico
detém maior probabilidade de melhoria de desempenho na sua atividade.
Portanto, as organizações beneficiariam caso adotassem um sistema que
relacionasse a estratégia com as operações. Com tal objetivo, estes mesmos
autores desenvolveram um sistema de gestão que integra a planificação da
estratégia e a execução operativa, que se baseia em seis etapas, evidenciadas na
tabela 2.
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Tabela 2: Etapas da planificação estratégica e execução operativa
Etapa Nome etapa Conceito
1ª
etapa
Desenvolvimento
da estratégia
Nesta fase estabelece-se a missão, a visão e os
valores da organização, bem como a análise SWOT e
o modelo das cinco forças de Porter.
2ª
etapa
Planificação da
estratégia
Estabelecimento dos objetivos estratégicos, dos
indicadores, metas, iniciativas e orçamentos que
determinam a ação e os recursos a serem utilizados. É
nesta fase que se utilizam ferramentas de gestão
estratégica tais como Balanced Scorecard (BSC) e
Mapas Estratégicos.
3ª
etapa
Alinhamento da
organização
Tem como objetivo alinhar todas as unidades
operativas de uma organização com a estratégia da
mesma. Relativamente aos colaboradores, o seu
alinhamento com a organização faz-se por um
processo de comunicação formal, em que se
relacionam os objetivos pessoais com os incentivos de
objetivos estratégicos.
4º
etapa
Planificação das
operações
Esta etapa baseia-se no uso de ferramentas de gestão
- gestão da qualidade, a reengenharia, o sistema ABC
e a gestão orçamental - para alcançar uma afetação
de recursos adequada ao planeamento estratégico.
5ª
etapa
Controlo e
aprendizagem
São necessárias reuniões de revisão para garantir o
controlo das operações e o nível de execução da
estratégia, visto que as informações sobre ambas se
integram.
6ª
etapa
Validação e
adaptação
Deve, também, ser realizada uma reunião anual para
uma avaliação acerca do desempenho estratégico da
organização, do ambiente em que esta se insere e
definir ajustamentos necessários.
Fonte: Adaptado de Azeitão, Roberto, 2010
15
No entanto, ao adotar este modelo de relacionamento da estratégia com a
gestão operacional, é necessário rever e, possivelmente, modificar os processos
usados na organização, de forma a alcançar um alinhamento estratégico global.
16
2. Controlo!de!Gestão!
O controlo de gestão surgiu nos Estados Unidos entre a 1ª e a 2ª guerras
mundiais. O seu aparecimento oficial relaciona-se com a constituição do
Controllers Institute of America (Instituto dos Controladores de Gestão dos
Estados Unidos), em 1931, propagando-se pela Europa nos anos seguintes.
Inicialmente, a função de um controlador de gestão era meramente a de um
perito em contabilidade nos bancos e na administração pública. Apenas através de
publicações sobre o tema se foi verificando que um controlador de gestão
assentava em muito mais do que contabilidade, gestão estratégica e gestão
operacional.
Ao longo do tempo, o controlo de gestão passou a ser definido como “o
processo utilizado no seio de uma entidade económica para assegurar uma
mobilização eficaz e permanente das energias e dos recursos, tendo em vista
atingir o objetivo visado por essa entidade” (Khemakhem, 1970, página 11).
No entanto, estando este conceito em constante evolução, nos dias de
hoje, podemos encontrar definições muito mais complexas e perceber que esta
função ganhou uma posição muito relevante que a torna essencial a qualquer
organização. Apresentam-se alguns exemplos destas definições na tabela 3.
Tabela 3: Definições de controlo de gestão
Definição Aspeto essencial da definição
O controlo de gestão é o esforço
permanente realizado pelos
principais responsáveis da empresa
para atingir os objetivos fixados.
Motivação dos gestores;
Objetivos específicos a cada responsável;
Importância do envolvimentos dos gestores
operacionais na gestão e no seu controlo.
17
Definição Aspeto essencial da definição
O controlo de gestão deve
proporcionar a todos os
responsáveis, os instrumentos para
pilotar e tomar as decisões
adequadas que assegurem o futuro
da empresa.
Dá relevo ao aspeto instrumental;
Objetivos gerais à organização;
Relacionar os objetivos gerais da
organização com os específicos a cada
responsável.
O controlo de gestão é um conjunto de
instrumentos que motivem os
responsáveis descentralizados a
atingirem os objetivos estratégicos da
empresa, privilegiando a ação e a
tomada de decisão em tempo útil e
favorecendo a delegação de autoridade
e responsabilização.
Baseia-se nos princípios de controlo de
gestão;
Tenta abranger as definições anteriores.
Fonte: Adaptado de Jordan; Neves; Rodrigues, 2011.
O controlo de gestão é uma mais valia para qualquer organização porque é
possível usá-lo em qualquer matéria de gestão (estratégia, operações, custos,
resultados, etc.). No entanto, para que o seu uso seja vantajoso, a organização
deve ser dotada de descentralização na tomada de decisão, ou seja, deve deter
várias pessoas responsáveis pela tomada de decisões na organização. Estes
responsáveis, por sua vez, devem ser os gestores operacionais existentes. Além
disso, encontra-se diretamente relacionado com a estratégia da empresa e,
portanto, tem por base a implementação de uma estratégia bem definida.
Esta metodologia tem em consideração o histórico da organização mas
foca-se no seu futuro e ao ser utilizada irá criar a necessidade de um sistema de
incentivos e sanções ao pessoal de modo a garantir o empenho de todos os
colaboradores no futuro da organização.
Essencialmente, o processo de controlo de gestão baseia-se na definição
de objetivos, na definição da estratégia, no planeamento de ações, na estimulação
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de motivação nos colaboradores, na seleção de recursos e meios a utilizar e no
acompanhamento dos resultados.
No entanto, é importante mencionar, mais uma vez, o facto de que são os
gestores operacionais os utilizadores diretos deste processo. Em matéria de
gestão, estes responsáveis fazem parte da pirâmide da estrutura organizacional,
constituída, também, pela direção geral e hierarquia intermédia, tal como
evidenciado na figura 3.
Figura 3: Pirâmide da estrutura organizacional
Fonte: Adaptado de Jordan; Neves; Rodrigues, 2011
Para fazer face às necessidades destes três segmentos, o controlo de
gestão apoia-se em vários instrumentos - instrumentos de pilotagem,
comportamentais e de diálogo.
Estes instrumentos incluem a elaboração de um plano operacional, do
orçamento e controlo orçamental, usando técnicas de gestão como o Balanced
!
!
Direção!Geral!
(Obje'vos!globais)!
(Resultados!globais)!
Hierarquia!Intermédia!
(Diretores!de!área!como!económica!
e!estratégica)!
Responsáveis!Operacionais!
(Diretores!departamentais)!
(Responsáveis!funcionais/sector)!
19
Scorecard ou Tableau de Bord. A Figura 4 mostra a ligação entre os vários
instrumentos de controlo de gestão.
Figura 4: Instrumentos do controlo de gestão
Fonte: Adaptado de Jordan; Neves; Rodrigues, 2011.
Este esquema resume as fases do processo de gestão, desde a estratégia
até ao controlo orçamental. Primeiro é necessário analisar o meio envolvente para
definir um adequado plano estratégico assente num plano operacional bem
definido para, de seguida, apurar custos e elaborar orçamentos, utilizando
técnicas de gestão como o Balanced Scoreard ou Tableaux de Bord. Os
orçamentos são controlados comparando os resultados esperados com os reais,
apurando desvios e descobrindo as suas causas para, assim, implementar ações
corretivas aos mesmos.
O plano operacional e o orçamento são os instrumentos previsionais de
pilotagem existentes. No entanto, o processo de pilotagem necessita de
acompanhar os resultados e, para tal, é usado o controlo orçamental bem como o
Ações!corre'vas!
Plano!Operacional!
Análise!
Estratégica!
Plano!Estratégico!
Orçamento!
Controlo!Orçamental!
Balanced!Scorecard!/!
Tableaux!de!Bord!
20
balanced scorecard ou tableaux de bord. Estes dois últimos métodos primam pela
variedade de indicadores, rapidez, capacidade de síntese e de facilidade de
adaptação por parte do utilizador.
21
3. Gestão!Orçamental!
Segundo Jordan et al (2011), a orçamentação pode ser definida como um
instrumento de gestão de apoio ao gestor no processo de alcançar os objetivos
definidos para a empresa, ou seja, um instrumento de decisão ou ação.
Assim, o orçamento obriga à definição de objetivos e planos de ação para o
seu sucesso, pois sabendo quais os objetivos a alcançar, o gestor irá definir os
planos de ação a seguir que conduzam às decisões a tomar no futuro. Através
destes planos de ação serão realizadas as quantificações financeiras que
conduzem ao orçamento.
Segundo Caiado (2011), o orçamento é um resultado de uma previsão de
curto prazo, até 1 ano, e deve ser elaborado tendo em conta objetivos atingíveis.
Ou seja, a orçamentação deve estabelecer objetivos específicos para as
operações futuras e comparar periodicamente os resultados atuais com aqueles
objetivos.
O processo de orçamentação inicia-se meses antes do ano em estudo pois
é necessário o pedido das estimativas de vendas e custos de todos os
departamentos da organização. Após a recolha dessa informação é possível
elaborar vários tipos de orçamento, tais como o orçamento de exploração, de
tesouraria, financeiro, demonstração de resultados e balanço previsional.
No entanto, a gestão orçamental não passa apenas pela elaboração destes
orçamentos. É, também, necessário medir e registar a atividade real da
organização para que seja possível a sua comparação com o orçado. Por fim, será
necessária a análise aos desvios encontrados entre o real e o previsto de forma a
definir decisões corretivas para que seja possível eliminar futuros desvios. Esta
temática será abordada no ponto 4.5 deste trabalho.
22
3.1. O!processo!de!elaboração!dos!orçamentos!
O processo de orçamentação inicia-se pelo orçamento das vendas e,
portanto, o ponto de partida será a previsão das mesmas, a qual deve ter em
consideração diversos fatores tais como o histórico de vendas, a quantidade atual
de vendas, as condições do mercado no setor, as estratégias dos concorrentes, as
políticas de crédito e definição de preço e a publicidade.
Após conhecidas as quantidades previstas e determinado o preço de
venda, é possível elaborar o seu orçamento, tal como no exemplo seguinte:
Tabela 4: Orçamento de Vendas
Orçamento de Vendas Janeiro Fevereiro Março Trimestre
Vendas em
quantidade
30.000 35.000 40.000 105.000
Preço de venda
unitário
X 20 X 20 X 20 X 20
Total de vendas 600.000€ 700.000€ 800.000€ 2.100.000€
Fonte: Adaptado de Blocher, Chen, Cokins, 2006
Um orçamento de vendas demonstra, portanto, as quantidades e preços
previstos para o período em causa. Este é o ponto de partida para a elaboração
de um orçamento pois as vendas são a base dos restantes planos a elaborar, ou
seja, a produção será calculada de acordo com as vendas estimadas.
Então, no caso de uma organização de produção, tendo por base as
vendas, é possível elaborar o orçamento de produção, o qual se define como um
plano de obtenção dos recursos que serão necessários para fazer face às vendas
estimadas, tendo em consideração a política de stocks da organização. Assim, a
produção estimada/orçada (em quantidade) será a quantidade de vendas
estimadas mais o stock final desejado menos o stock inicial, tal como se pode ver
no exemplo seguinte.
23
Tabela 5: Programa de Produção
Programa de Produção Janeiro Fevereiro Março Trimestre
Previsão de vendas
(quantidade)
30.000 35.000 40.000 105.000
(+) Stock final desejado 5.000 7.000 10.000 10.000
Total unidades necessárias 35.000 42.000 50.000 115.000
(-) Stock inicial 2.000 5.000 7.000 2.000
Quantidade prevista
(unidades)
33.000 37.000 43.000 113.000
Fonte: Adaptado de Blocher, Chen, Cokins, 2006.
No entanto, para que exista produção existirá consumo de matérias-primas.
Para tal, é elaborado o orçamento do seu consumo, tendo em conta as
especificações técnicas dos produtos assim como a política de stocks da
organização, com o objetivo de elaborar o orçamento de compras em quantidade
e em valor.
Então, para orçar as matérias-primas é necessário calcular a quantidade
que uma unidade de produto irá consumir de cada matéria-prima que utiliza, assim
como a quantidade total.
Tabela 6: Consumo por unidade produzida
Produto
A
consome
Unidade
de obra
Consumo por
cada unidade
de A
MP a metro 3
MP b quilograma 1
MP c litro 1
MP d unidade 2
MP e unidade 0,5
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Multiplicando os consumos unitários pelas quantidades produzidas obtémse
as quantidades necessárias para cada matéria-prima.
Após o cálculo das quantidades de matéria-prima a consumir, o passo
seguinte é calcular as quantidades a comprar para fazer face ao consumo
previsto, tendo em conta a política de stocks da empresa, estimar preços e fazer o
orçamento de compras, tal como exemplificado na tabela 7.
Tabela 7: Programa e orçamento de compras de matérias-primas
Fonte: Adaptado de Blocher, Chen, Cokins, 2006
Determinado o preço de compra, pode então ser terminado o orçamento da
matéria prima consumida na produção, uma parte importante do orçamento global
de produção.
Posteriormente, é necessário realizar o orçamento de mão-de-obra direta
(MOD), garantindo-se assim um planeamento adequado das necessidades de
recursos humanos. Este orçamento pode ser elaborado como enunciado na
Tabela 8.