Manual Tesouraria Serviços Centrais

MANUAL
PROCEDIMENTOS DE
TESOURARIA
setembro 2014
DEPARTAMENTO FINANCEIRO
setembro 2014
ndice
1.
ENQUADRAMENTO LEGAL ................................................................................ 3
2.
OBJETIVO ................................................................................................................... 4
3.
COMPETNCIAS ...................................................................................................... 4
4.
PROCEDIMENTOS ................................................................................................... 7
4.1.
PAGAMENTOS ..................................................................................................... 10
4.2.
RECEBIMENTOS ................................................................................................. 16
4.3.
FOLHA DE COFRE ............................................................................................. 22
5.
FLUXOGRAMA ........................................................................................................ 44
6.
ANEXOS ..................................................................................................................... 45
6.1.
ANEXO I: FOLH A DE COFRE ........................................................................ 45
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 2/45
setembro 2014
1. ENQUADRAMENTO LEGAL
DIPLOMA
DESCRIO SUMRIA
Decreto-Lei n 155/92, de 28 de julho
Estabelece um novo regime de administrao

financeira do Estado
Decreto-Lei n 191/99, de 5 de junho
Define o regime da tesouraria do Estado.

Pretende otimizar a gesto global dos fundos
pblicos e clarificar o mbito das operaes de
tesouraria.
Resoluo do Conselho de Ministros n 45/2000, Estabelece regras e procedimentos que regulam o

de 2 de junho
gradual ajustamento da gesto de tesouraria dos

servios e fundos autnomos do modelo de
centralizao da tesouraria da administrao
central preconizado pelo Decreto-Lei n 191/99,
de 5 de junho.
Resoluo
do
Conselho
115/2002, de 25 de setembro
de
Ministros
n Clarifica e rev as regras e procedimentos

previstos na Resoluo n 45/2000, de 2 de
junho, referentes ao ajustamento da gesto da
tesouraria dos servios e fundos autnomos ao
modelo de centralizao da tesouraria da
administrao central preconizado pelo DecretoLei n 191/99, de 5 de junho.
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2. OBJETIVO
Gerir uma tesouraria significa controlar e prever todas as entradas e sadas de meios monetrios,
devendo-se gerir de forma otimizada todos os pagamentos e recebimentos dos Servios Centrais, o
que, no limite, corresponde minimizao dos custos associados aos riscos de carncia e de
deteno de liquidez.
A Tesouraria dever efetuar uma eficiente previso, otimizao e controlo de todos os pagamentos e
de todos os recebimentos, sejam em numerrio, cheque, multibanco, transferncia bancria, sibs,
entre outros meios. Todos os outros procedimentos contabilsticos, anteriores e posteriores, no so
funo da tesouraria mas sim do departamento de contabilidade ou financeiro.
Este manual tem como objetivo implementar e institucionalizar procedimentos na rea de
Tesouraria, para uma correta administrao, contabilizao e controlo da mesma, visando
estabelecer um sistema de controlo, de organizao e mtodos a seguir.
O responsvel pelo cumprimento integral do presente Manual de Procedimentos o Coordenador da
rea contabilstica, tendo em conta que a Tesouraria um ncleo dessa rea, ou na sua inexistncia
ou impedimento, o Diretor do Departamento Financeiro.
3. COMPETNCIAS
As funes gerais da Tesouraria baseiam-se na salvaguarda de todos os valores ao seu encargo,
devendo o Tesoureiro ou o funcionrio com tais funes:
Controlar os valores monetrios dos servios centrais;
Proceder, diariamente, abertura e fecho de caixa e dos sistemas informticos de suporte

desse processo e registar os valores apurados em folha de cofre;
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Proceder, diariamente, abertura e fecho dos terminais de MB e registar os valores apurados

em folha de cofre, refletindo as despesas bancrias do dia;
Preparar os meios de pagamento e validar a documentao de suporte dos mesmos;
Verificar as assinaturas obrigatrias nos cheques e transferncias e efetuar os pagamentos

devidamente autorizados;
Verificar, conferir, arrecadar e registar todos os recebimentos no sistema informtico

correspondente;
Emitir recibos, depois de cobradas as faturas, e fazer a sua contabilizao no sistema

informtico correspondente;
Efetuar os depsitos bancrios diariamente;
Identificar e registar os valores recebidos por transferncia bancria;
Conferir movimentos bancrios das diferentes contas;
Comunicar aos interessados os valores a pagamento;
Responsabilizar-se, plenamente, pela guarda e segurana dos valores em cofre, ao qual s tem
acesso os elementos afetos tesouraria;
Pedir livros de cheques;
Registar diariamente as entradas e sadas nas folhas de cofre, de forma sequencial;
Fornecer em tempo til, de forma atualizada, toda a informao dos pagamentos e

recebimentos aos servios competentes, quando solicitado;
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Arquivar a documentao de suporte das operaes de Tesouraria em conformidade com as

normas institucionalizadas.
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4. PROCEDIMENTOS
Existem procedimentos e medidas de controlo interno considerados essenciais na rea da Tesouraria e,
por isso, suscetveis de aplicao em qualquer organizao:
Segregao de funes: A funo contabilstica e a funo operacional devem estar separadas, de tal
modo que nenhuma pessoa tenha a responsabilidade de uma operao desde o incio at ao fim. As
funes de autorizao, salvaguarda dos ativos, contabilizao e controlo devem estar afetas a pessoas
diferentes.
Nos Servios Centrais a funo contabilstica matria da responsabilidade da rea contabilstica, a
funo operacional matria da responsabilidade da Tesouraria, sendo que todos os pagamentos
carecem obrigatoriamente de autorizao do Conselho de Gesto, formalizada com duas assinaturas
dos seus membros.
Os depsitos bancrios so conferidos e efetuados junto da Caixa Geral de Depsitos, diariamente
sempre que existam valores a depositar, por um elemento do departamento Financeiro no pertencente
Tesouraria.
A Tesouraria dos Servios Centrais tem afetos dois elementos, cabendo a um as funes relacionadas
com recebimentos e a outro as funes relacionadas com pagamentos.
Sada e entrada de valores: Todas a sadas e entradas de valores devem estar documentadas e
contabilizadas nos sistemas informticos existentes em funo da natureza de cada entrada ou sada,
diariamente;
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Vendas ao Balco: Nas vendas ao balco deve ser emitido uma fatura-recibo no sistema de faturao
institudo;
Pr-numerao de documentos: Todos os documentos devem ser pr-numerados ou numerados
atravs dos sistemas informticos, datados e assinados por quem os elabora;
Movimentos de caixa e pagamentos a dinheiro: Por regra, no so permitidos pagamentos em
dinheiro, devendo-se dar prevalncia ao movimento por Bancos (cheques, transferncia bancrias,
ordens de pagamento, entre outros). A exceo a esta regra deve ser previamente justificada e
autorizada;
Numerao de cheques ou transferncias bancrias: Devem ser devidamente registadas e
contabilizadas, sequencialmente;
Cheques: Os cheques em branco devem estar guarda da Tesouraria em lugar adequado e seguro (de
preferncia em cofre ou similar desde que tenha sistema de fecho com chave). Os cheques nulos
devem ser arquivados, aps a inscrio no dito cheque da palavra anulado. Por norma os cheques
dos Servios Centrais devem ser cruzados, com exceo dos emitidos para reembolso de fundos de
maneio;
Pagamentos por cheque: Os cheques devem ser nominativos, cruzados, assinados por duas pessoas
do Conselho de Gesto, ou que com autorizao deste possam movimentar contas bancrias, e
carimbados com selo branco oficial dos Servios Centrais;
No compensao: Os pagamentos no so compensados com os recebimentos;
Nmero de contas bancrias: Devem-se manter abertas as que efetivamente tm movimento
justificvel, e o nmero de contas de ser o mnimo indispensvel ao bom funcionamento. Contas com
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pouco movimento ou sem movimento devem ser objeto de anlise e, caso se justifique, proposto o seu
encerramento;
Depsitos: Os valores recebidos devem ser depositados diariamente, sempre que existam valores
recebidos. No entanto, o depsito a efetuar no ter de ser integralmente igual receita uma vez que a
Tesouraria poder guardar em cofre (ou sistema similar desde que tenha fecho chave e s acessvel
pelos elementos afeto tesouraria) algum valor para trocos. Este movimento deve ser registado e
contabilizado diretamente na folha de cofre. Cabe ao Coordenador da rea contabilstica ou na sua
inexistncia ou impedimento, ao Diretor do Departamento Financeiro, as contagens de caixa, sem
aviso prvio;
Princpio da Unidade de Tesouraria: A Unidade de Tesouraria rege-se pelo princpio descrito no
artigo 63 na Lei n. 3-B/2010 de 28 de Abril, em que Toda a movimentao de fundos dos servios e
fundos autnomos, incluindo aqueles cuja gesto financeira e patrimonial se rege pelo regime
jurdico das entidades pblicas empresariais, deve ser efetuada por recurso aos servios bancrios
disponibilizados pelo Instituto de Gesto da Tesouraria e do Crdito Pblico, I. P. (IGCP, I. P.), salvo
disposio legal em contrrio.. O princpio da unidade de tesouraria aplicvel a todas as
instituies do ensino superior conforme n. 2 do artigo 63 Lei n 3B/2010 de 28 de abril.
A Circular Srie A n. 1338 da DGO, apresenta uma exceo ao princpio da Unidade de Tesouraria
Para aferir da condio de exceo prevista no n. 4 do artigo 23. do Decreto-Lei de execuo
oramental, esto os servios e organismos vinculados ao envio da informao relativa aos saldos
mensais das contas de que sejam titulares, no sediadas no Instituto de Gesto da Tesouraria e do
Crdito Pblico, I. P.. O envio desta informao da competncia da rea Oramental. Tesouraria
compete o envio dos saldos bancrios de todas as contas bancrias, sendo estas do IGCP ou da banca
comercial, at ao ltimo dia do ms a reportar.
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4.1. PAGAMENTOS
Os pagamentos, de um modo geral resumem-se a:
a) Devolues a alunos;
b) Devolues a clientes e utentes;
c) Pagamento a fornecedores;
d) Pagamento de vencimentos;
e) Pagamento de impostos e outros descontos;
f) Pagamento de ajudas de custo;
a) DEVOLUO A ALUNOS:
Caso se verifique a necessidade de proceder devoluo ou restituio de valores cobrados a alunos, o
procedimento a adotar o seguinte:
1) Os alunos elaboram um requerimento que entregue no Departamento de Assuntos Acadmicos;
2) Aps anlise da situao disponibilizada para a rea contabilstica a identificao do aluno e o
valor a devolver;
3) A rea contabilstica, aps ser dada autorizao superior 1para a devoluo e feito o tratamento
contabilstico necessrio, incluindo a autorizao do conselho de gesto para proceder ao pagamento,
encaminha o processo para a tesouraria;
A autorizao superior dada por quem tenha competncia para autorizar a despesa, de acordo com os
limites estabelecidos em despacho
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4) A tesouraria procede devoluo do valor ao aluno, por transferncia ou cheque, registando essa
sada na folha de cofre, numerando-a sequencialmente;
5) Por fim, registado o pagamento no sistema e o processo devolvido rea contabilstica para ser
devidamente conferido e arquivado.
b) DEVOLUES A CLIENTES E UTENTES:

1) Cabe rea contabilstica, verificada a situao de valores recebidos em excesso, tratar
contabilisticamente da sua devoluo, aps autorizao superior, encaminhando o processo para a
tesouraria;
2) A tesouraria procede restituio do valor devidamente autorizado, por transferncia ou cheque,
registando o mesmo na folha de cofre diria, numerando-o sequencialmente;
3) registado o pagamento no sistema e o processo devolvido rea contabilstica que procede ao
arquivamento do documento comprovativo.
c) PAGAMENTOS A FORNECEDORES:
1) As faturas recebidas dos fornecedores devem ser conferidas e contabilizadas pela rea contabilstica
que envia as mesmas, semanalmente, para autorizao do Conselho de Gesto;
2) A rea contabilstica, tendo a informao de que o pagamento da despesa foi autorizado, envia os
processos de despesa para a tesouraria, juntamente com a devida autorizao do Conselho de Gesto;
3) A tesouraria prepara a ordem de transferncia bancria ou emite cheque, conforme o meio de
pagamento previsto para essa despesa. Preferencialmente o pagamento ser por transferncia bancria
para o efeito;
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4) Dois membros do Conselho de Gesto, ou outras pessoas nas quais tenha sido delegada autorizao
para movimentao das contas bancrias, validam os pagamentos a efetuar assinando o cheque ou
autorizando a ordem da transferncia;
5) A tesouraria contacta os fornecedores, anexando o comprovativo do pagamento, e regista a mesma
na folha diria de cofre, numerando-a sequencialmente. Posteriormente regista contabilisticamente
atravs do lanamento do pagamento em sistema, devolvendo rea contabilstica para conferncia e
arquivo.
d) PAGAMENTOS DE VENCIMENTOS:
1) O Departamento de Recursos Humanos efetua o processamento de vencimentos e envia para a rea
contabilstica as folhas dos procedimentos para autorizao e registo (em papel) e os ficheiros (por email) a enviar entidade bancria
2) A rea contabilstica regista os vencimentos e envia ao Conselho de Gesto para autorizao de
pagamento dos vencimentos, encargos e descontos;
3) Aps aprovao do Conselho de Gesto, e entre 24 e 12 horas antes da data fixada por lei para o
pagamento dos vencimentos, a Tesouraria procede ao carregamento do ficheiro de vencimentos no
IGCP;
4) Um dos membros do Conselho de Gesto ou uma pessoa com autorizao delegada para
movimentar as contas bancrias, procede autorizao do pagamento do ficheiro no sistema bancrio;
5) A Tesouraria regista o pagamento dos vencimentos na folha de cofre, de forma sequencial, e
entrega rea contabilstica o comprovativo de pagamento para conferncia e arquivo.
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e) PAGAMENTOS DE IMPOSTOS E OUTROS DESCONTOS:

1) O apuramento de impostos e descontos, bem como o preenchimento das declaraes e guias,
efetuado pela rea contabilstica;
2) Posteriormente, a rea contabilstica envia para a tesouraria as guias a pagamento, devendo esta
proceder preparao dos meios de pagamento;
3) Aps autorizao do Conselho de Gesto, a tesouraria efetua o pagamento, registando na folha de
cofre os valores pagos, numerando-os sequencialmente;
4) A rea contabilstica faz o registo contabilstico do pagamento no sistema e os documentos so
conferidos e arquivados.
f) PAGAMENTO DE AJUDAS DE CUSTO:

1) Por norma, quando se trata de ajudas de custo de pessoal dos Servios Centrais, as ajudas de custo
so includas nos vencimentos e portanto liquidadas aquando do seu pagamento. Como tal, so
tratadas como descrito no ponto d);
2) Quando se trata de pagamento de ajudas de custo a pessoal externo aos Servios Centrais, o
procedimento tratado como um pagamento a fornecedores, descrito no ponto c).
4.1.1. Modalidades de pagamentos
Uma das funes da tesouraria proceder ao pagamento das diferentes despesas dos Servios Centrais
sendo que para isso existem diferentes meios de pagamento tais como:
a) Pagamento por Numerrio;
b) Pagamento por Cheque;
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c) Pagamento por Transferncia Bancria;

d) Pagamento ao estrangeiro.
a) PAGAMENTO POR NUMERRIO:

Por regra no so permitidos pagamentos em dinheiro, devendo-se dar prevalncia ao movimento por
Bancos (cheques, transferncia bancrias, ordens de pagamento, entre outros). A exceo a esta regra
deve ser previamente justificada e autorizada;
b) PAGAMENTO POR CHEQUE:

Embora seja uma das modalidades previstas para o pagamento das despesas dos Servios Centrais, a
utilizao de cheques deve ser reduzida ao mnimo indispensvel, privilegiando-se as transferncias
bancrias. No entanto, sempre que h pagamentos atravs de cheques, existem certos requisitos que a
tesouraria deve observar antes de proceder emisso do mesmo.
Assim, a tesouraria deve sempre:
1. S preparar os cheques para pagamento aps autorizao do Conselho de Gesto de pagamento da
despesa;
2. Ter em ateno que os cheques emitidos devem ser sempre assinados por dois membros do
Conselho de Gesto ou por pessoa com autorizao delegada para movimentar contas bancrias e,
aps assinatura, receber o selo branco dos Servios Centrais;
3. A entrega de cheque presencialmente carece de identificao da pessoa que procede ao seu
levantamento, devendo assinar a cpia que fica anexada ao processo de despesa;
4. Se a entrega do cheque for feita por correio, o mesmo deve ser acompanhado de ofcio dos Servios
Centrais, assinado pela Diretora do Departamento Financeiro ou de um Coordenador de rea que a
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substitua nas suas ausncias e impedimentos, e com a indicao a quem vai ser pago, a morada, o
nmero e valor do cheque, assim como o nmero de fatura correspondente;
5. Registar na folha de cofre a sada do cheque (sequencialmente numerada) reportada ao dia em que o
cheque foi emitido. Este controlo um controlo de tesouraria e no um controlo bancrio (que cabe a
outra rea).
c) PAGAMENTO POR TRANSFERENCIA BANCRIA:

Deve ser a modalidade de pagamento preferencialmente usada pelos Servios Centrais devendo a
tesouraria, sempre que a utiliza, ter em conta os seguintes procedimentos:
1. A emisso do meio de pagamento deve ser tarefa da tesouraria, no entanto, a ordem de transferncia
para pagamento da despesa feita por duas pessoas com competncia para movimentar contas
bancrias;
2. A ordem de transferncia s ser efetuada aps autorizao do Conselho de Gesto pelo que,
posteriormente, funo da tesouraria enviar a quem se pagou a despesa o meio comprovativo da
transferncia bancria efetuada;
3. Feita a transferncia bancria, a tesouraria deve registar a mesma em folha de cofre, numerando-a
sequencialmente, reportada ao dia da ordem de transferncia e no ao dia em que efetivamente o valor
debitado no banco.
4. funo da tesouraria verificar no extrato bancrio se a transferncia foi devidamente efetuada;
5. A Tesouraria deve obter os dados considerados essenciais para que a ordem de transferncia seja
possvel se ainda no estiverem em base de dados dos Servios Centrais, nomeadamente, o nome, o
banco e o nmero de identificao bancria (NIB) para onde ser feita a transferncia para pagamento
da despesa.
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4.2. RECEBIMENTOS
Os recebimentos, de um modo geral, dos Servios Centrais da ULisboa resumem-se a:
a) Recebimentos de projetos;
b) Recebimentos de alunos;
c) Recebimentos de clientes e utentes;
d) Reposio de funcionrios;
e) Reposio de fornecedores;
f) Requisies de fundos
g) Outras receitas.
a) RECEBIMENTOS DE PROJETOS
1) A rea contabilstica procede emisso de fatura para registo da receita de projetos com base no
pedido feito pelo responsvel do projeto, atravs do GPETC;
2) tesouraria cabe a verificao da entrada de fundos, atravs da identificao nos extratos das
verbas recebidas, procedendo ao respetivo registo dessas verbas em folha de cofre e numeradas
sequencialmente;
3) Aps o registo do recebimento, validado com o extrato bancrio, a tesouraria deve informar a rea
contabilstica sobre a entrada dessa verba para emisso e envio do respetivo recibo.
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b) RECEBIMENTOS DE ALUNOS-PROPINAS
1) Cabe tesouraria receber e controlar todos os pagamentos de propinas efetuados pelos alunos,
independentemente das modalidades aceites para o efeito pelos Servios Centrais;
2) O registo dos valores recebidos deve ser refletido nas contas correntes dos alunos atravs da
emisso do recibo, devendo este ser entregue ao aluno ou entidade pagadora;
3) No final do dia a tesouraria deve emitir as listagens de controlo de tesouraria por recebimentos/itens
de conta e por tipos de pagamentos;
4) Aps a conferncia dos recibos e das listagens anteriores, a tesouraria deve registar essas receitas
em folha de cofre, numeradas sequencialmente, e preparar o depsito da receita apurada.
5) O registo deste depsito tambm deve ser refletido na folha de cofre, numerado sequencialmente,
aps a efetiva entrega no banco dos valores recebidos pela tesouraria.
C) RECEBIMENTOS DE CLIENTES
1) O pedido de emisso de faturas deve ser satisfeito pela rea contabilstica;
2) tesouraria cabe controlar as transferncias bancrias, cheques e numerrio recebido. Se houver
verbas recebidas por transferncia bancria, a tesouraria deve proceder identificao dessa verba;
3) Aps a receo dos valores recebidos, a tesouraria deve verificar a correspondncia com o valor
faturado e, caso haja conformidade, deve proceder ao registo desse recebimento na folha de cofre,
numerando-o sequencialmente;
4) Se no houver conformidade entre o valor recebido e a fatura, a tesouraria entra em contato com o
cliente para verificao da situao;
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5) A tesouraria deve proceder ao depsito diariamente dos valores recebidos em numerrio ou cheque
e registar esse depsito em folha de cofre;
6) Este processo finaliza com o envio para a rea contabilstica para emisso e envio do respetivo
recibo.
d) REPOSIO DE FUNCIONRIOS
1) Esta reposio pode acontecer quando se deteta que houve valores pagos em excesso. Este
apuramento feito pelo Departamento de Recursos Humanos que envia as guias de reposio rea
contabilstica;
2) O valor pago em excesso deve ser devolvido pelo funcionrio em numerrio, cheque ou
transferncia bancria, sendo funo da tesouraria verificar os valores rececionados.
3) A tesouraria regista e valida o recebimento e informa a rea contabilstica do valor reposto.
4) Esta reposio deve ser refletida na folha de cofre, numerada sequencialmente. Quando a reposio
efetuada por numerrio ou cheque na tesouraria, a mesma deve preparar e proceder ao depsito
desses valores na sua totalidade, diariamente sempre que existam.
e) REPOSIO DE FORNECEDORES
1) funo da rea contabilstica o apuramento dos valores pagos em excesso aos fornecedores,
devendo estes efetuar a devoluo desses valores na tesouraria;
2) tesouraria cabe verificar os valores devolvidos, quer seja por cheque/numerrio ou transferncia
bancria (neste caso deve verificar essa devoluo atravs da consulta do extrato), devendo esses
valores ser registados na folha de cofre;
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3) Cabe rea contabilstica efetuar o registo da correo ao processo de despesa, ou receita, caso a
reposio ocorra no ano econmico seguinte;
f) REQUISIES DE FUNDOS
As Requisies de Fundos ou Pedidos de Libertao de Fundos, so feitas pela rea oramental e o
reconhecimento do proveito feito pela +rea contabilstica.
Quando os fundos requisitados so efetivamente recebidos, so ser registados pela Tesouraria na
respetiva folha de Banco do Tesouro e posteriormente enviada rea contabilstica, devidamente
assinada, datada e numerada.
g) OUTROS RECEBIMENTOS
1) Qualquer outro tipo de recebimento para alm dos enunciados nos pontos anteriores, deve ser
verificado pela tesouraria. Cabe tesouraria controlar os valores recebidos por transferncia bancria,
cheque e numerrio, procedendo ao depsito dos mesmos, diariamente, sempre que existam.
2) A tesouraria deve registar esses recebimentos em folha de cofre, numerando-os sequencialmente,
bem como proceder ao seu registo no sistema financeiro.
4.2.1.
Modalidades de recebimento
Uma das funes da tesouraria proceder ao recebimento das diferentes receitas dos Servios
Centrais. Para isso existem diferentes modalidades de recebimento:
a) Recebimento por Numerrio;

b) Recebimento por Cheque;
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c) Recebimento por Multibanco;

d) Recebimento por Sibs;
e) Recebimento por Transferncia Bancria;
a) RECEBIMENTOS POR NUMERRIO:

Qualquer receita recebida em numerrio deve ser refletida nos programas de faturao existentes em
funo da natureza de cada uma dessas receitas. A tesouraria deve proceder ao depsito diariamente de
todos os valores recebidos em numerrio, sem prejuzo de manter pequenos valores em caixa para
trocos.
b) RECEBIMENTO POR CHEQUE:

O procedimento a efetuar pela tesouraria idntico ao descrito na alnea anterior, pelo que aps o
registo dessas receitas no programa informtico de suporte, a tesouraria deve proceder ao depsito
dirio de todos os valores recebidos por cheque.
c) RECEBIMENTO POR MULTIBANCO:

das formas mais usadas nos Servios Centrais. A tesouraria deve ao final de cada dia proceder ao
encerramento dos TPAs e conferir os valores recebidos por este meio com os recibos emitidos. Tal
como nas outras modalidades, tambm o valor total apurado diariamente deve ser registado em folha
de cofre, numerada sequencialmente.
O valor a registar na folha de cofre deve ser sempre o valor bruto do talo de fecho de MB, pois uma
vez que as despesas bancrias dos TPAs tambm devem ser registados diariamente, o crdito
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respetivo na conta bancria ser sempre feito pelo valor liquido dirio apurado, ou seja, resultante da
diferena entre o valor bruto em MB e as despesas bancrias dos TPAs.
d) RECEBIMENTO POR SIBS:

Esta forma de pagamento s usada para o pagamento das propinas, dentro dos prazos fixados para o
efeito. funo da tesouraria comunicar ao Departamento de Assuntos Acadmicos a entrada de
valores na conta bancria para que estes faam a importao dos ficheiros SIBS, caso ainda no tenha
ocorrido. A Tesouraria procede ao registo do valor apurado na folha de cofre, numerada
sequencialmente.
e) RECEBIMENTO POR TRANSFERENCIA BANCRIA:

Qualquer receita dos Servios Centrais por esta via deve ser identificada pela tesouraria, diariamente,
no extrato. Aps a identificao dessa receita e registo no programa informtico adequado, a mesma
deve ser registada na folha de cofre e numerada sequencialmente.
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4.3. FOLHA DE COFRE

A Folha de cofre utilizada na Tesouraria dos Servios Centrais foi desenvolvida internamente. A sua
utilizao inclui os procedimentos seguintes.
4.3.1.
INTRODUO DE DADOS
A Folha de introduo de dados Geral o local onde os lanamentos dirios que tm documentos
comprovativos so introduzidos ou alterados (deve-se realar que s devem ser colocados na Folha de
Cofre movimentos que tenham um documento comprovativo que os justifiquem. Caso tal no se
verifique, esses lanamentos devem ser efetuados nas reas de introduo de dados Por Consolidar
ou Alunos)
Para se efetuar um lanamento:
1- Clicar no boto Lanamento de Registo que se encontra no topo da Base de Dados
2- Dentro do formulrio:
a)
Selecionar o dia ao qual corresponde o Registo a efetuar.
b)
Preencher os campos com * , selecionando um valor das Listas que estes comportam. Caso
o item que se pretende colocar no esteja presente nas Listas, deve ser adicionado no
momento. No entanto, aconselhvel atualizar as Tabelas de Suporte com esse valor
previamente e depois introduzir o Registo pela seleo do mesmo).
c)
No caso dos montantes colocar o valor do movimento na entrada caso tenha sido uma receita,
ou na Sada caso seja um pagamento.
d) Se se pretender introduzir mais informao, continuar a preencher o formulrio.
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e) No final clicar em Inserir Lanamento.
Nota 1: No caso de algum campo de preenchimento obrigatrio ficar em branco, o formulrio no

permite introduzir o Registo, fazendo foco automtico no campo em falta.
Nota 2: Apenas o nvel mnimo de informao obrigatrio. No entanto quanto mais informao se
colocar em cada lanamento, e quanto mais especfico for cada um (ou seja, no sendo o somatrio de
outros lanamentos), melhor ser o controlo dos Registos.
Exemplo. Lanamento da Receita Diria do SIGES em Numerrio.
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Data: Data do Documento

Conta: Conta Bancria ou Caixa que movimenta o valor em causa (ex: Cheques, numerrios e Vales
Postais movimentam a Caixa Tesouraria; Transferncias, SIBS e Multibanco movimentam as
respetivas contas bancarias).
Meio R/P: Corresponde ao meio de entrada ou sada do valor em causa no lanamento. Por exemplo:
Numerrio, Cheque, Multibanco, Transferncia Bancria, SIBS, Vale Postal, Dbito em Conta,
Crdito em Conta.
Origem: Corresponde Origem do movimento que o desencadeia.
Tipo de Movimento: Descrio bsica do movimento em si.
Entidade: A entidade a contraparte de um movimento. Por exemplo, nos pagamentos de Faturas,
estas so emitidas por uma entidade a quem se ir efetuar um pagamento. esta entidade que deve ser
colocada neste campo.
N Fatura, Recibo Verde, Outros: Sendo um campo informativo, pode colocar-se aqui o nmero de
qualquer documento comprovativo do movimento.
Outra Informao: Colocar neste campo toda a informao considerada relevante para alm da
anteriormente apresentada. Por exemplo, pode colocar-se uma descrio do porqu de um movimento,
ou um nmero de documento interno.
Valor Total de Entrada: Montante do lanamento que corresponde a uma entrada de valor.
Valor Total da Sada: Montante do lanamento que corresponde a uma sada de valor.
Para se efetuar uma alterao a um lanamento anterior:

1- Clicar no boto Alterar Registo.
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a. Colocar o nmero de Ordem do Registo que se pretende alterar e clicar em Escolher

Registo.
b. Os campos onde consta a informao do Registo a alterar foram preenchidos, sendo agora
possvel alter-los.
c.
Efetuar as alteraes pretendidas e inserir o Registo.
3- O Registo encontra-se alterado
4.3.2.
POR CONSOLIDAR
A Folha de introduo de dados Por Consolidar o local onde os lanamentos dirios que no tm
documentos comprovativos e que no sejam respeitantes a alunos (ou que se preveja que no sejam
de alunos) devem ser colocados. Os movimentos que no tenham documento comprovativo devem ser
introduzidos nesta rea, a aguardar que os mesmos sejam identificados. Quando os documentos
justificativos do movimento so identificados, os mesmos devem ser enviados para a Lista Geral. No
final do ano, se todos os movimentos sem documento comprovativo estiverem aqui colocados em por
consolidar ter-se- uma lista dos movimentos por conciliar.
Como enviar um Registo para a Lista Geral:

1- Clicar no boto Enviar para Lista Geral.
a. Colocar o nmero de Ordem do Registo que se pretende alterar e clicar em Escolher
Registo.
b. Os campos onde consta a informao do Registo a alterar foram preenchidos, sendo agora
possvel alter-los.
c. Efetuar as alteraes pretendidas e inserir o Registo.
setembro 2014
d. Confirmar a data na qual se pretende colocar o registo. Caso esteja correta, clicar Sim.
3- O Registo foi enviado para a Listagem Geral e aparecer nas folhas de cofre da data introduzida.
Exemplo: Form. de envio de um lanamento da pgina de Por consolidar para a rea Geral.
Semanalmente deve ser enviado um Relatrio dos movimentos por conciliar para a rea contabilstica,
para que se possam identificar mais facilmente e/ou tomar medidas de identificao.
4.3.3.
ALUNOS
A Folha de introduo de dados Alunos o local onde os lanamentos dirios que no tm

documentos comprovativos e que sejam respeitantes a alunos (ou que se preveja que sejam de
setembro 2014
alunos), devem ser colocados. Estes lanamentos no devem ser enviados individualmente para a
Listagem Geral porque sero colocados enquanto receita Diria proveniente do SIGES. Se houvesse
envio, dar-se-ia uma duplicao de receitas, pois dariam entrada pela Receita Geral e pelo envio
individual. Desta forma, assim que o movimento for identificado, este deve ser eliminado desta
listagem. Apesar do carcter mais informativo destes lanamentos, estes permitem que os saldos
bancrios fiquem corretos, permitindo maior controlo.
4.3.4.
RELATRIOS
Tal como a rea de Registos, a Folha de Relatrios tem 3 reas distintas: Os Relatrios Gerais ou
Folhas de Cofre, os Relatrios Por Consolidar e os Relatrios Alunos Por Consolidar. O
funcionamento idntico, pelo que no se far uma distino neste manual.
Nas reas de Relatrio pode retirar-se uma descrio dos movimentos dirios filtrados por dias e
contas.
Estas folhas devem refletir todos os lanamentos efetuados num dia, ou num determinado prazo
temporal, para uma determinada conta.
Um Relatrio criado automaticamente, bastando para isso:
1-Escolher o dia, ou intervalo de tempo para o qual se pretende obter a informao (o intervalo de
tempo totalmente flexvel, podendo ir de 1 dia, uma semana, um ms, um ano, ou outro prazo).
2-Escolher a conta.
Nota: Diariamente devem ser retiradas Folhas de Cofre de todas as contas movimentadas incluindo a
conta Caixa da Tesouraria.
A qualquer momento pode imprimir-se o relatrio clicando no boto Imprimir Relatrio.
setembro 2014
Exemplo: Pedido do Relatrio Anual de 2012 de todos os movimentos da Caixa Tesouraria
4.3.4.1.
Componentes
Um relatrio constitudo por:
Datas: A data de incio do relatrio at data final. Se for o relatrio de apenas um dia, estas datas sero
iguais.
Conta: A conta a que os movimentos dizem respeito.
Utilizador: O Utilizador que produziu o relatrio.
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Data de Impresso: A data em que o relatrio foi produzido.

Saldo Inicial: O montante registado previamente na conta filtrada, at ao dia de incio do relatrio,
antes da soma dos movimentos dirios.
Saldo Dirio: o resultado da soma dos valores entrados na conta, subtrado dos valores de sada
durante o perodo temporal filtrado.
Saldo final: Resulta da soma do saldo Inicial com o Saldo Dirio.
Extrato Bancrio: Soma de todos os registos efetuados na conta em causa, na data final do relatrio.
Este valor j tem em conta os valores apresentados no relatrio, assim como todos os valores
registados quer na rea Geral, na rea Por Consolidar e na rea Alunos.
Percentagem: Por exemplo, se um relatrio produzido na rea Por Consolidar apresentar uma
percentagem de 30% quer dizer que 30% do valor total do extrato est registado na rea Por
Consolidar, e o remanescente nas restantes reas Alunos e Geral.
Quando o valor do Extrato Bancrio do relatrio for igual ao verificado no banco e a percentagem for
igual a 100%, isso significa que todos os movimentos esto documentados e assim a consolidao
efetuada naquela data.
4.3.4.2.
Funcionamento
O Relatrio da Folha de Cofre deve capear os documentos comprovativos dos movimentos dirios, e
todos os movimentos que estejam inseridos na Folha de Cofre tm de ter o respetivo documento
numerado por trs. O processo o seguinte:
1. Quando se insere um registo, este recebe um nmero de identificao nico.
2. Este nmero deve ser colocado na folha comprovativa do documento em local visvel.
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3. Este documento deve ser colocado atrs da Folha de Cofre no final do dia e enviado para a rea
contabilstica.
4.3.5.
CONTROLO DIRIO
Tal como nos Relatrios, tambm nos Controlos Dirios h 3 reas. O funcionamento idntico em
cada uma delas e por isso no sero diferenciadas neste manual.
Principais mais-valias dos controlos dirios
A Folha de Controlo Dirio permite comparar os valores registados com os valores dirios
realmente apurados e procurar a origem de eventuais desvios.
Principais vantagens:
Saldo de Caixa: Efetuando-se os lanamentos diariamente consegue-se conhecer o saldo da caixa
(saldo dirio) em tempo real. Para o efeito deve-se criar o controlo do respetivo dia e na terceira tabela
ver qual o Total Geral em Numerrio e ou Cheque. Esse ser o valor que deve existir em caixa
no dia.
Receita Diria: Na primeira tabela deve ficar refletida a Receita Diria (SIGES) com o meio de
Recebimento / Pagamento. Se forem bem lanados, estes valores sero idnticos aos Relatrios Por
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Meios de Pagamentos retirados do SIGES, conseguindo-se uma comparao direta. Para alm destes
ficam discriminados todos os movimentos e Origens dos mesmos.
Depsito: Para controlar se os depsitos foram bem lanados deve-se procurar na primeira tabela a
Origem Tesouraria. Esta deve ter de frente a forma de R/P Numerrio e/ou Cheque e o valor de
0 (Zero). Isto quer dizer que o valor que saiu da Caixa Tesouraria, entrou na Conta de Depsito. Caso
o valor seja diferente clicar no valor para verificar onde se encontra a diferena.
Controlo de Diferenas: Os lanamentos tm os montantes corretamente lanados se os valores na
globalidade das tabelas deste controlo forem idnticos aos que verifica na realidade.
Facilitao na descoberta de erros de introduo de Registo: Nesta Folha so apresentadas tabelas,
de onde se pode retirar mais informao para se descobrir a origem de qualquer desvio encontrado
(fazendo duplo clique sobre os valores que esto com problemas surge uma pgina com a origem
desse valor, podendo identificar-se assim facilmente qual a origem da diferena estas pginas
devem no entanto ser eliminadas depois de feito o controlo, pois trata-se de lixo). Exercer este
procedimento sempre que se verificar uma diferena entre os valores registados na Folha de Cofre e os
valores reais e encontrar o problema de lanamento.
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4.3.6.
SALDOS BANCRIOS
A rea Saldos Bancrios tem como objetivo manter os saldos bancrios das diversas contas
utilizadas pela tesouraria sob total controlo, conseguindo-se identificar todos os movimentos por
registar, e facilitando-se a conciliao de contas mensal e anual.
Os Saldos bancrios refletem todos os registos efetuados nas contas em causa, na data pretendida, quer
tenham sido registados na rea Geral, na rea Por Consolidar ou na rea Alunos.
Como controlar os saldos
Deve observar-se diariamente que movimentos se deram nas contas trabalhadas e refleti-los no Excel,
para que os saldos bancrios da folha sejam idnticos aos saldos do extrato bancrio. Assim, se um
movimento tem documento justificativo, deve ser colocado na rea de registo Geral surgindo depois
na Folha de Cofre do dia. Por outro lado, se o movimento no tem documento comprovativo, deve ser
colocado na rea de registo Por Consolidar, ou Alunos. Desta forma so criadas listas de registos
(movimentos bancrios) por identificar, facilitando a conciliao futura e mantendo sempre os saldos
bancrios atualizados com os extratos.
Nesta folha pode retirar-se os saldos registados numa conta em particular para um determinado dia
especfico, ou pode faz-lo para todas as contas em simultneo. De realar que este saldo est tambm
presente sempre que retira um relatrio.
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4.3.7.
TABELAS DE SUPORTE
A Folha Tabelas de Suporte tem um papel fundamental na coeso e rapidez de utilizao da Folha
de Cofre, pois permite que as Listas presentes em TODOS os formulrios da Folha tenham a
informao essencial e indispensvel ao seu bom funcionamento.
Sempre que um dado no esteja presente, pode adicion-lo, preenchendo as tabelas atravs dos
formulrios de Gesto.
Estas tabelas esto divididas em 5 reas, Contas, Origem, Meio de R/P, Tipo de Movimento e
Descrio.
Contas: Nesta tabela colocar todas as contas com as quais trabalha. A tabela Contas responde
pergunta: Onde entrou ou saiu o valor a registar?
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Origem: Esta tabela tem como objetivo colocar a Origem de um registo, ou seja, qual a contraparte da
Tesouraria. A tabela Origem responde pergunta: De Onde surgiu o movimento?
Meio R/P: Nesta Tabela esto presentes os meios de Recebimento e Pagamento com os quais a
Tesouraria trabalha. A tabela Meio de R/P responde pergunta: Como foi pago / recebido /
movimentado o montante em causa?
Tipo de movimento: importante para identificao futura do lanamento e do seu motivo. A tabela
Tipo de movimento responde pergunta: Porque se deu o movimento?
Descrio: No sendo informao de colocao obrigatria, sistematiza a informao adicional, por
exemplo com a colocao do nome de entidades com maior frequncia de interao. Tem a funo de
evitar por exemplo que se coloque Fct e FCT, o que dificulta a consulta de informao futura
atravs de filtros.
Para adicionar um item s tabelas:

1- Clicar no Boto Gerir na Folha Tabelas Suporte
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2- Colocar a descrio pretendida
3- Clicar em Adicionar
Para remover um item:

1- Clicar no Boto Gerir
2- Selecionar da lista apresentada qual o campo a remover
3- Clicar em Remover
4- Confirmar que o campo que pretende eliminar aquele, e de seguida clicar em Apagar.
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Para alterar item:

1- Escolher qual o item que pretende alterar no campo da esquerda
2- Colocar a nova descrio
3- Carregar em Alterar
ATENO: Ao alterar um item no altera os valores dos registos previamente efetuados com este. Ou
seja, se por exemplo quiser alterar o nome de uma conta de XXXX para XXYY, os lanamentos
efetuados na Conta XXXX deixam de surgir em relatrios. Por outro lado, lanamentos com Meio
R/P, Tipo de Movimento, Origem e Descrio alterados continuam a surgir em relatrios, mas deve-se
ter cuidado ao filtrar a informao, para evitar que fiquem de fora. A soluo alterar individualmente
cada lanamento prvio efetuado com o nome antigo.
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5- Se confirmar que quer efetuar a alterao faa, Sim no aviso apresentado.
Para alterar a ordem pela qual os itens so apresentados:

1- Selecionar o item a movimentar
2-
Carregar nas setas Subir ou Descer de acordo com o pretendido.
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4.3.8.
LANAMENTOS NA FOLHA DE COFRE
Depsito:
1 Movimento - Sada do montante da Caixa Tesouraria
2 Movimento - Entrada do montante na Conta Bancria (as diferenas esto em Letra

MAIUSCULA)
setembro 2014
Receita Diria SIGES:

Receita Diria do Siges em Cheque ou Numerrio
Receita Diria do SIGES em Multibanco ou Transferncia Bancria ou SIBS (as diferenas para as
Receitas em Numerrio / Cheque esto em Letra MAIUSCULA). O Meio de R/P deve estar separado
e no como apresentado no exemplo abaixo, sendo feito um lanamento por cada Meio de R/P que
surge nos Relatrios do SIGES.
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Despesas Bancrias dirias do Multibanco
Despesa Bancria SIBS
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Pagamentos Diversos a Fornecedor / Credor

Pagamento em Cheque
Pagamento por Transferncia Bancria (as diferenas esto em Letra MAIUSCULA)
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Recebimentos Diversos de Clientes

Receita de Cliente no aluno em Cheque.
Receita de Cliente no aluno em Transf. Bancria. (as diferenas esto em Letra MAIUSCULA)
setembro 2014
Pagamento de Descontos e Dedues
Recebimento de Juros Bancrios
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5. FLUXOGRAMA
setembro 2014
6. ANEXOS
6.1. ANEXO I: FOLHA DE COFRE

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MANUAL

ENQUADRAMENTO LEGAL ................................................................................ 3

FOLHA DE COFRE ............................................................................................. 22

ANEXO I: FOLH A DE COFRE ........................................................................ 45

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 2/45

Decreto-Lei n 155/92, de 28 de julho

Estabelece um novo regime de administrao

Decreto-Lei n 191/99, de 5 de junho

Define o regime da tesouraria do Estado.

Resoluo do Conselho de Ministros n 45/2000, Estabelece regras e procedimentos que regulam o

gradual ajustamento da gesto de tesouraria dos

n Clarifica e rev as regras e procedimentos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 3/45

Controlar os valores monetrios dos servios centrais;

Proceder, diariamente, abertura e fecho de caixa e dos sistemas informticos de suporte

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 4/45

Proceder, diariamente, abertura e fecho dos terminais de MB e registar os valores apurados

Preparar os meios de pagamento e validar a documentao de suporte dos mesmos;

Verificar as assinaturas obrigatrias nos cheques e transferncias e efetuar os pagamentos

Verificar, conferir, arrecadar e registar todos os recebimentos no sistema informtico

Emitir recibos, depois de cobradas as faturas, e fazer a sua contabilizao no sistema

Efetuar os depsitos bancrios diariamente;

Identificar e registar os valores recebidos por transferncia bancria;

Conferir movimentos bancrios das diferentes contas;

Comunicar aos interessados os valores a pagamento;

Pedir livros de cheques;

Registar diariamente as entradas e sadas nas folhas de cofre, de forma sequencial;

Fornecer em tempo til, de forma atualizada, toda a informao dos pagamentos e

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 5/45

Arquivar a documentao de suporte das operaes de Tesouraria em conformidade com as

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 6/45

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 7/45

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 8/45

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 9/45

limites estabelecidos em despacho

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 10/45

b) DEVOLUES A CLIENTES E UTENTES:

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 11/45

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 12/45

e) PAGAMENTOS DE IMPOSTOS E OUTROS DESCONTOS:

f) PAGAMENTO DE AJUDAS DE CUSTO:

4.1.1. Modalidades de pagamentos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 13/45

c) Pagamento por Transferncia Bancria;

a) PAGAMENTO POR NUMERRIO:

b) PAGAMENTO POR CHEQUE:

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 14/45

c) PAGAMENTO POR TRANSFERENCIA BANCRIA:

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 15/45

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 16/45

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 17/45

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 18/45

a) Recebimento por Numerrio;

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 19/45

c) Recebimento por Multibanco;

a) RECEBIMENTOS POR NUMERRIO:

b) RECEBIMENTO POR CHEQUE:

c) RECEBIMENTO POR MULTIBANCO:

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 20/45