FASE: EXECUO DE AUDITORIA

AUDITORIA S
COMPRAS DE BENS
E SERVIOS E DVIDAS A PAGAR
Mrio Ndala
[email protected]
Temas para esta seco ...
Aspectos de natureza contabilstica
Medidas de controlo interno
Objectivos de Auditoria
Procedimentos de Auditoria
Mapas de Trabalho
Concluses
Objectivos do capitulo ...
1. Explicar com preciso como devem serv reconhecidos,
mensurados, apresentados e divulgados os elementos
das demonstraoes financeiras relacionadas com esta
rea;
2. Indicar os principais medidas de controlo interno
relacionados comesta rea;
3. Enunciar os objectivos de auditoria a atngir nesta rea;
4. Explicar em que consiste e como se faz o teste aos
controlos existentes nesta rea;
5. Indicar os procedimentos de auditoria que devem ser
realizados a fimde se atingir os objectivos enunciados;
6. Demonstrar que conhece bem a forma como deve ser
documentado o trabalho de auditoria nesta rea.
As contas de 1 e 2 grau que tm a ver com esta rea so os seguintes:
Aspectos de natureza contabilstica
ORDEM DE CONTAS DO 1 GRAU
21. COMPRAS
75 FORNECIMENTO E SERVIOS DE TERCEIROS
28. ADIANTAMENTOS POR CONTA DE COMPRAS
32. FORNECEDORES
33. EMPRSTIMOS
66. CUSTOS E PERDAS FINANCEIROS GERAIS
ORDEM DE CONTAS DO 2 GRAU
21.7 Devolues de compras
21.8 Descontos e abatimentos em compras
32.1 Fornecedores - correntes
32.2 Fornecedores ttulos a pagar
32.8 Fornecedores facturas em recepo e conferncia
34.2 Imposto de produo e consumo
75.2 Fornecimentos e servios de terceiros
32.9 Fornecedores saldos devedores - Adiantamento
66.3 Descontos de pronto pagamento concedidos
COMPRAS
Esta rubrica destina-se a registar o custo das aquisies
de bens destinados a serem consumidos pela empresa
no seu processo produtivo ou destinados a venda e que
satisfaam os critrios para reconhecimento como
existncias.
Porm, as despesas adicionais de compras (seguro,
transporte, despesas alfandegarias so igualmente
contabilizadas nesta conta, de preferncia numa sub
conta especfica.
FORNECIMENTO E
SERVIOS DE TERCEIROS
Esta rubrica destina-se a registar o custo das aquisies
de bens e de servios de consumo imediato
relacionado ou no com o objecto social da empresa.
No primeiro caso (Fornecimentos), est-se perante a
contratos de outsourcing. No final do exerccio
econmico h que se aferir o balanceamento entre os
custos reconhecidos e os proveitos que lhe esto
associados (Matching income/expenses).
ADIANTAMENTOS POR CONTA DE
COMPRAS
Conta no monetria, destina-se a registar as entregas
feitas pela empresa relativas a compras cujo preo
esteja previamente fixados (conta 28 Cfr. PGC). No caso
inverso, o adiantamento deve-se contabilizar na conta
de Fornecedores adiantamento, tratando-se j de
uma conta monetria.
FORNECEDORES
Esta rubrica destina-se a registar movimentos com
vendedores de bens e servios, com excepo dos
destinados aos investimentos os quais so registados
na conta 37 Outros valores a Receber e a Pagar.
EMPRSTIMOS
Regista as dvidas a pagar resultantes de
financiamentos obtidos pela empresa, tais como
emprstimos bancrios, descobertos bancrios,
locaes financeira, factoring com recursos,
emprstimos etc.
Quanto a apresentao, em funo dos prazos de
vencimento, os emprstimos obtidos, podem ser
apresentados no balano no Passivo Corrente (Quando
o prazo vence at um ano a data do balano e no
Passivo No Corrente, nos casos restantes.
CUSTOS E PERDAS FINANCEIROS
GERAIS
Destina-se a registar os juros suportados, as diferenas
de cmbios desfavorveis e outros encargos incorridos
com os financiamentos obtidos. Chamamos a ateno
para os pressupostos subjacente ao regime
contabilstico de acrscimo.
No que se refere mensurao, as dvidas a pagar no
correntes so mensurados data do balano ao custo
amortizado, utilizando o mtodo da taxa efectiva (Cfr. O
assunto na disciplina de Matemtica ou Clculo
Financeira)
PROCESSAMENTO DO PEDIDO DE COMPRA
Deve ser feita pelo sector da empresa com responsabilidade
de gesto de stocks, em coordenao com o departamento
comercial j que os nveis de stocks so efectuados em funo
das previses de vendas
Medidas de Controlo Interno
Pedido de Compras deve ser emitido com trs exemplares:
Original para seco de compras;
Duplicado para seco de compras para esta devolver ao
sector de gesto de stocks quando a compra for lanada
Triplicado para o arquivo do sector de gesto de stocks
Da posse do Pedido de Compra, a seco de compra dever
iniciar a pesquisa do fornecedor, socorrendo-se dos seguintes
procedimentos:
Consultar os seus prprios ficheiros de fornecedores aprovados;
Efectuar consultas directas a fornecedores;
Lanar um concurso pblico;
Medidas de Controlo Interno
Depois de seleccionado o fornecedor pela seco de compra
emite-se de seguida a Ordem de Compra, Nota de
Encomenda, Requisio, podendo de acordo com a
complexidade do negcio proceder a elaborao de um
contrato formal
No mnimo a Ordem de Compra dever ser emitida com quatro
exemplares, a saber:
Original que se destina ao fornecedor;
Duplicado, para a contabilidade para ser conferido com os restantes
documentos originados pela compra (factura do fornecedor, guia de
remessa, guia de recepo e guia de entrada no armazm).
Triplicado, para a recepo para conhecimento de que a compra foi
lanada. Recomenda-se que, esta no mencione as quantidade
encomendada para que a recepo possa registar as quantidades
recebidas!
Quadroplicado, para arquivo temporario da area de compra para
anexar ao pedido de compra e arquivo definitivo depois de recebido
os artigos.
Medidas de Controlo Interno
RECEPO DOS BENS:
Quanto ao processo de reco dos artigos devemos ter
em conta dois aspectos: quantitativo e o qualitativo
Medidas de Controlo Interno
Tal como referido, a Ordem de Compra tambm
enviada para a seco de recepo sem a meno das
quantidades encomendadas
Quando a encomenda chega empresa, o responsvel
da seco de recepo, deve solicitar ao transportador a
guia de remessa e mandar de seguida fazer a contagem
(pesagem ou medio) dos bens.
Apos a recepo deve ser emitida uma guia de recepo
(ou mesmo, Guia entrada ao armazm) a qual deve fazer
referencia os nmeros da ordem de compra e da guia de
remessa do fornecedor, devendo para efeito,
descriminar os artigos e as quantidades contadas.
Medidas de Controlo Interno
No caso de existir mais de um armazm e haver uma
total segregao entre a seco de compras e armazns,
a guia de recepo deve ser emitada com os seguintes
quatros exemplares:
Original para a contabilidade;
Duplicado, para o armazm respectivo com o talo destacvel
a servir de quitao;
Triplicado, para a seco de compras;
Quadroplicado, para o arquivo da prpria seco de recepo;
Medidas de Controlo Interno
Casos h que empresas contabilizam as suas compras
com base no original da guia de entrada ao armazm e
na cpia da ordem de compra, creditando a conta
Facturas em recepo e conferncia a qual por seu
lado saldada quando se recebe a factura do
fornecedor .
CONFERNCIA DA FACTURA DO FORNECEDOR
Em condies normais, quando a factura do fornecedor chega a
contabilidade atravs de correio, j la se encontram todos os
documentos que so necessrios para a sua adequada
conferncia.
Tais documentos devem ser arquivados conjuntamente a
factura so:
Duplocado da ordem de compra ou do contrato;
Original da guia de remessa do fornecedor;
Original da guia de recepo;
Original da guia de entrada em armazm (no caso de a seco de recpo
estar fisicamente separada dos armazns)
Medidas de Controlo Interno
A CONFERENCIA DA FACTURA,
Inclui dois aspectos distintos:
A confirmao de que o fornecedor est a facturar o que foi
encomendado (e recebido) e nas condies encomendadas;
Verificao aritmtica de que os clculos esto correctos.
Medidas de Controlo Interno
Do ponto de vista de controlo, a factura dever apresentar
evidncia de que foi apropriadamente conferida e autorizado
seu pagamento. Para tal sugere-se a aposio de um carimbo
com as seguintes indicaes:
Se por qualquer motivo enviar cpias da factura dever-se-
apor em cada uma delas, de forma bem visvel de Duplicado
ou Cpia a fim de prevenir contra eventuais pagamentos
indevidos.
CONTROLO DAS DIVIDAS A PAGAR AOS FORNECEDORES
VER EXEMPLOS DE MODELOS EM EXCEL:
Medidas de Controlo Interno
Aps terminado o trabalho de auditoria nesta rea, o auditor
deve estar em condies de poder concluir se:
1. As politicas e procedimentos contabilsticos e das medidas de
controlo interno relacionados com esta rea so adequadas e
se esto, de facto a ser aplicados.
2. Todas as compras, fornecimentos e servios externos e outros
custos e perdas esto relacionados com a actividade da
Empresa, dizem respeito ao perodo e esto adequadamente
mensurados e classificados.
3. Todos os passivos materiais existentes ou incorridos data da
auditoria esto adequadamente reconhecidos, mensuradose
apresentados no Balano.
4. Todas as informaes pertinentes relaciondas com esta rea
esto adequadamente divulgados nas notas as contas.
Objectivos de Auditoria
TESTES AOS CONTROLOS:
Depois de tomar conhecimento dos sistema de controlo interno
em vigor na rea de compras, o auditor comea com a
realizao dos Testes aos controlos das compras e das dividas
aos fornecedores a fim de poder concluir se o referido sistema
ou no credvel .
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA
PROCEDIMENTOS SUBSTANTIVOS
Procedimentos bsicos conferencia de saldos constantes do
balano e representativos de dividas a pagar, ser o de verificar
se os mesmos esto de acordos com respectivos balancetes:
Seguidamente, o auditor dever verificar se os balancetes esto
aritmeticamente correctos. No caso de balancetes muitos
volumosos, poder bastar efectuar, por amostragem, as somas
de algumas das suas folhas e tendo em conta a coincidncia de
valores a transportar com os valores transportados.
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA
Procedimentos especifico: conformao dos saldos das dividas a
pagar-
O principal procedimento de auditoria especificamente
relacionado com esta rea o da confirmaodos saldos dos
credores a qual pode ser materializada atravs da
circularizao(casos das dividas a fornecedores, fornecedores
de investimentos, credores por financiamento, ou atravs de
obteno de certides (caso das dvidas Administrao Fiscal,
Segurana Social, Etc.