Manual Do Cerimonial - IfBA

CERIMONIAL E PROTOCOLO
Rede Federal de Educao Prossional e Tecnolgica
GUIA DE EVENTOS,
SETEMBRO/2010
Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo | 3
Apresentao
Este Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo tem como finalidade contribuir para a padronizao dos eventos que acontecem nas instituies que compem a Rede Federal de Educao Profissional e Tecnolgica. Muitas vezes, um evento apenas um ponto de uma srie de atividades que acontecem sobre determinado tema. Em outras ocasies, a pea principal. Mas em qualquer das situaes, a abertura de um evento sempre uma vitrine de destaque. Nessa lgica, a execuo do cerimonial e a ordem do protocolo contribuem, fundamentalmente, para o sucesso da realizao dos eventos. O cerimonial deve respeitar s regras protocolares institudas pela legislao vigente para assegurar uma boa conduo do evento. O cerimonial no depende apenas do desempenho de quem o apresenta, j que h uma srie de regras que devem ser seguidas para garantir a ordem hierrquica, bem como detalhes que faro com que o evento, independente da dimenso, seja bem visto pelo pblico participante. Os eventos so acontecimentos que devem ser planejados para assegurar os melhores resultados. O cerimonial no existe para ser um incmodo, tampouco o protocolo para ser quebrado, mas para facilitar a organizao e beneficiar os participantes. O trabalho desenvolvido na organizao geral de um evento e na conduo do cerimonial e protocolo contribui na formao da imagem que as pessoas envolvidas vo guardar da instituio. Os Institutos Federais de Educao, Cincia e Tecnologia constituem espaos de grande visibilidade e, por isso, de fundamental importncia que as pessoas levem uma boa imagem da instituio. Por isso, os comunicadores das instituies que compem a Rede Federal, juntamente com a Setec/MEC, objetivando profissionalizar este servio, criaram um grupo de trabalho para elaborar o Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo. Trata-se de uma orientao, sendo que muitos passos sobre a execuo do cerimonial e protocolo podero ser conduzidos entre os setores das instituies.
Sumrio
1. Planejamento de Eventos .....................................................................7 2. Cerimonial e Protocolo .......................................................................15 3. Tipos de Eventos ................................................................................26 4. Eventos Solenes das Instituies Federais .........................................33 4.1 Colao de Grau .................................................................33
4.2 Solenidades de Formaturas ..............................................................40 4.3 Aula Magna ......................................................................................40 4.4 Aula Inaugural ...................................................................................40 4.5 Solenidades de Posse ......................................................................41 4.5.1 Reitor e Diretor-Geral 4.5.2 Conselho Superior 4.5.3 Novos Servidores
4.6 Lanamento de Pedra Fundamental.................................................44 4.7 Outorga de Ttulos Honorficos .........................................................44 4.8 Inauguraes ...................................................................................45
5. Formas de Tratamentos .....................................................................46 Glossrio ................................................................................................52 Referncias.............................................................................................54 Apndices ..............................................................................................55
1 PLANEJAMENTO DE EVENTOS
1.1 Eventos Institucionais: definio e planejamento
De acordo com Cleuza Gimenes, evento a execuo do projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organizao junto ao seu pblico de interesse. O evento pode ser empregado com sucesso em campanhas institucionais e de mercado. Seu objetivo, acima de tudo, criar conceitos e reforar a imagem de produtos, servios, pessoas, entidades e organizaes, por meio da aproximao dos participantes, possibilitando uma comunicao/exposio qualificada da instituio promotora.
1.2 Objetivos do Evento

Todo planejamento de eventos est intimamente relacionado aos objetivos que se deseja alcanar com a sua realizao. Assim, necessrio defini-los, com preciso, a fim de que os resultados obtidos sejam os previstos.
1.3 Nome
O nome do evento deve exprimir seus objetivos e ser de fcil assimilao pelo seu pblico-alvo. Via de regra, a denominao do evento contempla inicialmente o nmero de srie, a metodologia de trabalho e a abrangncia. Por exemplo, II Seminrio Estadual, 4 Simpsio Internacional, IX Jornada, mesaredonda, Feira Regional etc. seguidos da temtica a ser tratada. Tambm possvel a realizao de eventos paralelos, integrando as respectivas programaes em tempo/espao e pblico. Neste caso, o ttulo do evento mais abrangente deve ser destacado no material de divulgao.
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1.4 Pblico
O pblico-alvo deve ser bem definido, para que se tenha conhecimento do nmero total de convidados e de quais estratgias de comunicao devem ser adotadas.
1.5 Data, horrio e local

A fixao da data do evento e do horrio de vital importncia. Marcar um evento, em data/horrio coincidentes com outras iniciativas da mesma natureza ou destinadas ao mesmo pblico/regio, pode determinar o insucesso. O xito do evento tambm reside na escolha do local adequado. Por local no se entende somente o espao fsico - condizente com os objetivos e programao - onde ser realizado o evento, mas o prprio local geogrfico considerando os aspectos: -- facilidade de acesso; -- condies tursticas; -- infraestrutura de hospedagem e alimentao; -- condio econmica dos participantes; -- concentrao de pblico-alvo.
1.6 Programao Visual

As peas promocionais utilizadas devem ter o visual bem elaborado, com ilustrao e texto relacionados com os objetivos. Alm disso, na criao dos materiais publicitrios, deve-se levar em conta a identidade visual da instituio, aplicaes de logomarca, bem como a presena de outras informaes relevantes sobre a instituio promotora. Nunca demais frisar a importncia de rigorosa reviso das propostas de folders,
cartazes, faixas, fichas de inscrio e outros instrumentos de divulgao, observando-se especialmente a exatido das informaes e a correo da linguagem.
1.7 Convites
Ao planejar uma cerimnia, seja de carter acadmico, social, festivo ou outro, deve-se ter o cuidado de elaborar uma relao em que constem convidados direta ou indiretamente ligados ao evento e/ou de potencial pblico-alvo do servio/produto a ser dada visibilidade. Alm disso, a definio da lista de convidados necessita do aval do responsvel direto pelo evento ou da direo da instituio promotora. Quando o evento e a lista de convidados (ou possibilidades de candidatos inscritos) forem mais abrangentes, deve-se estabelecer limites para o nmero de convidados/participantes, em funo do espao disponvel para acolher confortavelmente a todos. Em relao aos rgos de comunicao, sempre que possvel, interessante convidar profissionais que veiculem matrias ligadas ao ramo de atividades do evento. Os convites devem ser discretos, com texto claro e objetivo, motivando a participao dos convidados. Alm disso, devem conter elementos bsicos como: -- cargo, instituio da pessoa que convida; -- nome do evento; -- local, data, hora; -- nome completo do convidado e, se for o caso, mencionar o cnjuge; -- informaes para contato (telefone,e-mail); -- pedido de confirmao, se necessrio; -- tipo de traje.
IMPORTANTE: A distribuio, para autoridades regionais e outros participantes, deve ser feita com 10 dias de antecedncia. No caso de representantes de instituies pblicas e privadas em mbito estadual e federal, o convite requer uma antecedncia maior.
1.8 Divulgao do Evento

Basicamente so utilizados jornais, revistas, rdio, televiso e internet. A divulgao de eventos deve observar os critrios informao, preciso e correo lingustica. A comunicao pode ser da seguinte forma: -- anncios; -- releases (comunicao por meio de mdia espontnea - publicao gratuita e de interesse dos veculos, na forma de notcias e reportagens sobre o evento); -- outdoor; -- cartazes informativos; -- mala-direta; -- panfletos; -- ofcios; -- internet.
1.9 Recursos Humanos

Na organizao de qualquer evento, independente de sua dimenso, deve haver um responsvel pela sua execuo. Alm disso, vrios so os setores e pessoas envolvidas: transporte, hospedagem, vigilncia, limpeza, recepo, sonorizao, alimentao, cerimonial etc. Todas as tarefas devem ser executadas por pessoal qualificado, podendo, portanto, se necessrio, ser terceirizado.
1.10 Transporte 1.10.1 Transporte urbano

Fator que assume importncia relevante quando o evento se desenvolve em local afastado dos locais de hospedagem. Dessa forma, providncias quanto a transportes opcionais e coletivos devem ser tomadas.
1.10.2 Transporte areo:

Palestrantes e autoridades geralmente requerem transporte areo. Nesses casos, necessria uma meticulosa organizao para reserva, troca de horrios de voos, etc. Para facilitar o atendimento dessas demandas, geralmente de ltima hora, oportuna uma efetiva aproximao da instituio com uma agncia ou empresa area para coordenao do transporte areo dos participantes do evento. A realidade local pressupe a articulao entre transporte areo e terrestre o que exige redobrada ateno, tendo em vista a presteza do servio conjugada com a racionalizao dos recursos utilizados.
1.11 Hospedagem
Deve-se levar em conta a escolha dos hotis, pousadas, restaurantes ou outras acomodaes para os participantes. Informaes sobre caractersticas dos hotis, localizao, custo das dirias, prazos e procedimentos para a confirmao de reservas devem ser previamente enviadas aos participantes, contemplando as vrias opes de custo e possibilidades de deslocamento, de modo a atender diversificao econmica desse pblico.
1.12 Recepo e Credenciamento

A recepo aos participantes do evento poder ser realizada nos pontos de chegada como aeroporto ou estao rodoviria. Alm disso, a recepo poder ser feita em hotis ou no prprio local do evento. importante ressaltar que a recepo aos participantes o momento em que eles tm a primeira impresso sobre o evento e a entidade promotora. Os processos de credenciamento dos participantes j inscritos, inscries no ato e a entrega do material individualizado (pastas, caneta, folheteria)requerem uma eficiente e organizada equipe, para evitar o transtorno das grandes filas, da desinformao e o decorrente atraso no incio do evento. Cabe atentar para a adequao do espao destinado a esse servio em relao ao pblico esperado: indicao clara do critrio para identificao (ordem alfabtica, nmero de inscrio), bem como para a seleo de recepcionistas e secretrios bem preparados, uniformizados e com crach de identificao.
1.13 Decorao
O local dever ser decorado conforme o carter do evento. Os locais podero ser decorados com painis, flores, banners, faixas, bales. Uma decorao/ornamentao discreta geralmente d melhores efeitos: utilizar flores ou outros recursos em tamanho e disposio de forma a no dificultar a movimentao dos microfones e encobrir a viso das pessoas; escolher as cores para enfeitar o local, de acordo com o tipo de evento e com as da instituio; alm do senso esttico e a criatividade. Os espaos de circulao de pblico podem ser aproveitados para dar visibilidade a projetos/produtos institucionais e materiais de divulgao do municpio/instituies culturais.
1.14 Materiais utilizados

Os materiais de expediente de um evento, bem como mesas, cadeiras, painis, tambm devem ser pensados pela comisso organizadora. Equipamentos devem ser solicitados junto aos setores responsveis com antecedncia para evitar transtornos de ltima hora e/ou correr o risco de os equipamentos no estarem disponveis. Definir o que ser necessrio para o evento e fazer as devidas solicitaes. Assim, providenciar, por exemplo: Projeo (retroprojetor, teles, telas, projetores de multimdia, caneta laser); Sonorizao (microfones, amplificadores, aparelhos de som, gravadores, mdias digitais de hinos e msica para ambiente); Secretaria (computador, impressora, copiadora, telefones, celulares, fax, flip chart, quadro, giz e apagador); Outros (caf, gua, sucos, ch, lanches, uniformes, extintor de incndio, gerador, palanque, palco e passarela, cabine de traduo simultnea).
1.15 Custos
Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realizao de um evento, por mais simples que seja, envolver gastos, os quais devero ser combinados previamente com as pessoas/setores responsveis. A previso de custos deve acompanhar o planejamento, quando este for apresentado, o que permitir verificar a extenso do que ser feito em comparao ao que existe orado na unidade responsvel pelo evento, e as condies do fluxo de caixa para ordenar/ equilibrar a realizao das despesas.
1.16 Check-List
Na organizao de um evento, faz-se necessrio o controle da realizao do que foi planejado. Um recurso eficiente para este acompanhamento detalhado o uso de uma lista de checagem padro check-list, contendo os itens bsicos para a efetivao bem sucedida de uma solenidade: Atividades Gerais a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) Dimenso do evento; Determinao do local; Cronograma de atividades; Convites: elaborao, listagem do convidados, expedio; Preparao da correspondncia geral (autoridades, palestrantes, circulares); Preparao da correspondncia especfica (departamento de trnsito, bandas municipais, departamento de energia); Material aos participantes (brindes, blocos, pastas, canetas, crachs); Material grfico (fichas de inscrio, folhetos, certificados, pastas, mapas, convites, programa, folders); Material para imprensa (Press-release, fotos, press-kit); Hotel (reservas, servios de informao, flores); Programao visual (folders, cartazes, anncios, pastas); Servios logsticos (transportes, passagens areas, hospedagem; Programao social, elaborao de passeio pela cidade; Verificao: reunies, almoos e jantares, coquetis, imprensa, sala VIP, secretaria geral, informaes, atendimento mdico, estacionamento, sanitrios, cozinha; Superviso e operacionalizao de servios: recepo, secretaria, informaes, sala VIP, tradutores, intrpretes, assessor de imprensa, operador de som, luz e projetores, limpeza, segurana e estacionamento, fotografia, filmagem, manuteno, mestre de cerimnias; Solenidade: mesa para o receptivo, lista de convidados, livro de presenas, lista de confirmaes, reservas de mesas, tribuna/ plpito, mastros e bandeiras, distribuio de lugares especiais, dimensionamento da mesa principal, mestre de cerimnias e
o)
p)
q) r)
roteiro para o cerimonial, hasteamento de bandeiras, hinos; Outros (momentos culturais, coral, banda, orquestra, show, correio, locao de veculos, exposio; Finalizao: liquidar todas as pendncias sobre instalaes, devoluo de materiais e equipamentos utilizados, certificados e comprovantes de frequncia aos participantes e pessoal de apoio operacional, prestao de contas, avaliao, relatrio final, ofcios ou cartas de agradecimento, arquivamento de toda correspondncia recebida e expedida relacionada ao evento, lbum de fotografias, edies, clipping e anais.
1.17 Anlise e Avaliao

Ao final do evento, a equipe deve reunir-se para avali-lo em todos os aspectos, considerando os resultados obtidos, a opinio das pessoas que compem o grupo de trabalho e a tabulao do questionrio de avaliao preenchido pelos participantes, contemplando todas as reas da organizao.
2 CERIMONIAL DE EVENTOS
2.1 Cerimonial e Protocolo
O Cerimonial um conjunto de formalidades especficas de um ato/ evento pblico, dispostas numa ordem sequencial, que envolve a ordem de precedncia (protocolo) a ser observada, a utilizao de indumentria prpria e de elementos simblicos, bem como o cumprimento de um ritual. O Protocolo parte importante do cerimonial e constitui-se do conjunto de normas para conduzir atos oficiais sob as regras da diplomacia, tais como a ordem geral de precedncia. Em alguns eventos, principalmente aqueles nos quais esto presentes vrias autoridades municipais, estaduais, com a formao de mesa de honra, o protocolo soluciona as dvidas de quem dever ser chamado primeiro, quem dever ficar ao lado de quem ou quando ir pronunciar-se.
2.2 Precedncia
No cerimonial, a ordem de precedncia definida pelo Decreto n 70.274, de 9 de maro de 1972. Disponvel no site da Presidncia da Repblica http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D70274.htm.
2.3 Ordem de chamada e dos pronunciamentos

Para fazer a chamada das autoridades, a ordem deve ser a de maior hierarquia para a menor. J em relao aos pronunciamentos, a ordem inversa. Em eventos promovidos pela Reitoria, observa-se a seguinte ordem na sua hierarquia: 1. Reitor 2. Pr-Reitores 3. Diretores-Gerais de campi (segue ordem de criao do campus ) A partir da lista acima segue-se o organograma de cada instituio. Ou seja, cabe instituio definir sua ordem de precedncia interna. J em eventos promovidos pelo campus, a ordem hierrquica no geral a seguinte: 1. Reitor 2. Diretor-Geral do campus do evento 3. Pr-Reitores 4. Diretores-Gerais de outros campi A partir da lista acima, segue-se o organograma de cada instituio. Assim, cabe instituio definir sua ordem de precedncia interna.
2.4 Quanto s representaes

Ateno especial deve ser dada presena dos representantes, pois eles so o testemunho de que a autoridade convidada, mesmo impedida por algum motivo de participar da atividade, interessou-se em prestigiar o evento. Dessa forma, sugere-se citar o representante e, se for o caso, convid-lo para compor a mesa de honra. No entanto, o representante, salvo de autoridade mxima do protocolo, no deve se pronunciar.
2.5 Citao de autoridades presentes

Demais autoridades, que no fazem parte da mesa de honra, devem ser citadas aps a composio da mesa.
2.6 Pronunciamentos
Para evitar que o evento tenha pronunciamentos longos, o cerimonial pede que: -- a mesa de honra tenha at 9 pessoas; -- todos os que estiverem compondo a mesa sejam avisados com antecedncia; -- os integrantes da mesa, que faro uso da palavra, sejam avisados sobre onde sentaro e o tempo ideal de pronunciamento (usando o bom senso); -- os discursos para a sesso de abertura podem ser feitos na prpria mesa, estando o discursante em p ou sentado, se preferir; -- no necessrio que todos faam uso da palavra, mas que sejam avisados/consultados com antecedncia se podero ou no fazer um pronunciamento;
-- o (a) Reitor (a) poder abrir a solenidade com declaro aberto os trabalhos e, ser o ltimo a se pronunciar, caso seja a autoridade de maior hierarquia do evento;
2.7 Plano da Mesa de Honra 2.7.1 Mesas mpares

A pessoa mais importante fica no centro. A segunda pessoa mais importante fica direita da pessoa mais importante. A terceira pessoa mais importante fica esquerda da mais importante. A distribuio continua nessa ordem. Ou seja, com nmero mpar de participantes, a pessoa mais importante (o primeiro da lista de precedncia) o nmero 1 e depois voc distribuda a sequncia da precedncia um para a direita, outro para esquerda. Dica: no momento da distribuio dos lugares mesa (direita e esquerda), para facilitar, posiciono-se no palco, de frente para a plateia.
Legenda: 1 Presidente do ato ou maior autoridade 2 Segunda maior autoridade
3 Anfitrio (quando no for o presidente do ato) 4 Terceira autoridade na precedncia 5 Quarta autoridade 6 n, n ordem em que continua a montagem, para mesas de 7 lugares, 9 lugares, etc. Fonte: Vade Mecum Cerimonial Comando do Exrcito/ Ministrio da Defesa
2.7.2 Mesas pares

Ningum fica no centro da mesa. considerado um centro imaginrio a partir do qual so colocadas as autoridades. A primeira pessoa mais importante fica direita do centro imaginrio. A segunda esquerda do centro. A terceira pessoa fica direita da primeira mais importante. A quarta esquerda da segunda, e assim sucessivamente. Ainda, com nmero par de participantes, idealize um centro imaginrio e coloque a pessoa mais importante, o nmero 1 direita, e depois voc distribui a sequncia da precedncia da mesma forma, um para cada lado.
Legenda: 1 Presidente do ato ou maior autoridade 2 Anfitrio (quando no for o presidente do ato) 3 Segunda maior autoridade 4 Terceira maior autoridade 5 n, n continuao da montagem para 8, 10 pessoas, etc. Fonte: Vade Mecum Cerimonial Comando do Exrcito/ Ministrio da Defesa
2.8 Disposio das Bandeiras

O uso e disposio da Bandeira e outros Smbolos Nacionais so regulamentados pela Lei 5.700/71. A Bandeira Nacional ocupa lugar de honra, sendo colocada no centro ou direita do ponto central quando alinhada com outras bandeiras, e direita de tribunas, mesas de reunio ou de trabalho. O lugar, portanto, que lhe destinado, deve ser destacado e de fcil visualizao. Deve ocupar lugar de honra, que o centro, em caso de nmero de bandeiras mpar; e centro-direita, em caso de nmero de bandeiras par (ver ilustrao abaixo) e tem uso obrigatrio em cerimnias oficiais. Com nmero mpar de bandeiras: a Bandeira Nacional ao centro, a do Estado direita, a do Municpio, ou da instituio esquerda. A posio direita ou esquerda sempre vista, posicionando-se no lugar da bandeira e olhando-se para a plateia. Com nmero par de bandeiras: a Bandeira Nacional ao centrodireito, a do Estado na posio centro-esquerda, a do municpio na extrema direita e a da instituio na extrema esquerda. As bandeiras devero estar situadas direita da mesa de honra (de quem olha da mesa para o auditrio), sem a presena de obstculos e com a panplia na mesma altura do palco. Outros usos de bandeiras (estrangeiras, por exemplo) deve-se consultar a legislao j citada. No caso de evento em entidade que empreste o espao, retirar a bandeira da entidade da panplia. Em composio com as bandeiras dos Estados brasileiros, a Bandeira Nacional, colocada ao centro, seguindo a ordem de constituio histrica (uma direita, outra esquerda sucessivamente) Quando o nmero de bandeiras for par, a Bandeira Nacional ocupa o lugar do centro direita seguindo essa mesma ordem.
Esquemas de dispositivos de bandeiras quando hasteadas
1. Duas bandeiras, podendo uma delas ser estrangeira. A bandeira do Brasil deve ser hasteada no mastro da direita.
2. Trs bandeiras, podendo ser at 2 estrangeiras. A bandeira do Brasil deve ocupar o mastro central. As bandeiras estrangeiras devem ser posicionadas, alternadamente, DIREITA e ESQUERDA da bandeira do BRASIL, sempre na ordem alfabtica de seus nomes, com base no idioma portugus (lngua oficial do Brasil).
3. Quatro bandeiras, podendo ser at 3 estrangeiras. A bandeira do Brasil deve ocupar o mastro da DIREITA mais ao centro do dispositivo. Neste caso, o dispositivo de bandeiras par e, na precedncia escrita, as prximas bandeiras alternaro suas posies ESQUERDA e DIREITA do pavilho nacional do pas anfitrio. Sendo bandeiras dos estados brasileiros a ordem a ser seguida refere-se s suas datas de constituio, conforme o Decreto n 70.724, de 9 de maro de 1972 (Anexo A item IV).
Fonte: Vade Mecum Cerimonial Comando do Exrcito/ Ministrio da Defesa
4. O esquema da disposio das bandeiras no ptio segue a mesma dos modelos acima. Considerando a posio do pblico sendo a rua, conforme apresentado no seguinte exemplo:
2.9 Execuo de Hinos

Na execuo do Hino Nacional, as autoridades que estiverem compondo a mesa de honra devero levantar-se e olhar para a plateia e no em direo s bandeiras. Smbolos nacionais tm a mesma importncia e naquele momento o smbolo em destaque o Hino.
A execuo do Hino Nacional s ter incio depois que todas as autoridades da mesa de honra, homenageados e formandos tiverem ocupado seus lugares. Ao ser executado numa solenidade, o pblico deve estar em p (se possvel), mantendo uma postura formal, em sinal de respeito. Nos cerimoniais em que se tenha de executar um Hino Nacional estrangeiro este deve, por cortesia, preceder o Hino Nacional Brasileiro. Por ser uma Instituio de ensino, firmando um propsito educacional em relao aos smbolos nacionais, entende-se conveniente executar o Hino Nacional em todas as solenidades formais, como, por exemplo, abertura de congressos, eventos com autoridades municipais, estaduais, nacionais e encontros que renam grande pblico. Nos casos de simples execuo instrumental, dever ser tocada a msica integralmente, mas sem repetio; nos casos de execuo vocal, sero cantadas as duas partes do poema. Os hinos podero ser executados por bandas de msica, orquestras, sinfnicas, mdias digitais, conforme a ocasio e o bom senso. Na presena de altas autoridades, por exemplo, o ideal que o Hino seja executado por uma banda, um coral ou uma orquestra, ocasio em que se aplaudem os artistas. Quando o Hino Nacional for cantado deve-se apenas ouvi-lo. Ressaltase que ser aplaudido somente quando executado ao vivo. Assim, quando a execuo do hino for eletrnica no se aplaude.
2.10 Mestre de Cerimnias

Um evento pode acontecer com ou sem a presena do mestre de cerimnias; tudo depende da sua abrangncia e finalidade. O mestre de cerimnias dever ter, alm de conhecimento da Ordem de Precedncia e Normas do Cerimonial Pblico, um mnimo de
conhecimento das normas e regras que regem as solenidades, boa dico, discrio e tranquilidade, senso de comando, responsabilidade, pontualidade e um visual e comportamento compatveis com o trabalho que est realizando. Quando da realizao de eventos, algumas atribuies so conferidas ao mestre de cerimnia, tais como: seguir a pauta traada; checar as instalaes do plpito; posio das bandeiras; o funcionamento de microfones e materiais audiovisuais; nmero de cadeiras da mesa diretiva, e administrar as recepcionistas. Tambm compete a esse profissional, a conferncia de hinos, presena de autoridades, confirmao de pronunciamentos; ler, cuidadosamente os nomes das autoridades; alm de claro, checar todo o roteiro do evento com a comisso responsvel.
3 Tipos de eventos
So apresentadas a seguir as orientaes referentes aos principais tipos de eventos promovidos pelas Instituies. a) Lanamento
Evento oportuno para mostrar sociedade um novo curso, treinamento, produto, programa, servio, publicao. Deve ter a apresentao do que est sendo lanado, seguido, geralmente, de um coquetel. b) Descerramento de Placas
Alm do nome do que ser inaugurado, devem constar a data, de preferncia em algarismos arbicos, pessoas que colaboraram na obra e nomes dos dirigentes da instituio. A fixao dever ser feita em local que possa ser vista e prxima rea inaugurada. Sugere-se que o pano de cobertura deva ser das cores da instituio, ou se a conotao for cvica, a opo ser pela cores da bandeira, contudo nunca com a bandeira nacional. Para o ato de descerramento, dever ser convidada a pessoa de maior hierarquia ou ligada ao tema central do evento ou a famlia homenageada. Conforme a situao, poder haver bno no local, logo aps o descerramento.
c)
Assinatura de Convnios
Este evento precisa atender aos detalhes de todas as entidades envolvidas na assinatura, tais como: mesa auxiliar para assinatura, identificao visual da instituio dos parceiros, pronunciamentos das pessoas mais importantes, destaques dos benefcios e do histrico do convnio pelo cerimonial. d) Visitas
extremamente importante que o anfitrio receba bem um visitante. Portanto, receber significa acolher, fazer com que o convidado sintase vontade e fique com uma boa impresso da instituio. Assim, deve ter todos os detalhes do pr-evento: preparao do local, recepo com material informativo, anfitrio bem informado sobre o cargo do visitante e se houver passeio pelas instalaes, certificar-se de que estejam organizadas. e) Lanamento de Livros
A solenidade dever ser feita com montagem de mesa de trabalhos e pronunciamentos do representante da instituio e do autor. A organizao deve prever momento de autgrafos e de venda das obras. f) Conferncia
Caracteriza-se pela apresentao de um tema informativo, tcnico ou cientfico, por autoridade em determinado assunto, para um grande nmero de pessoas. Mais formal do que a palestra, exige a presena de um presidente de mesa, que far a apresentao do conferencista. As perguntas devero ser feitas ao final do evento. g) Palestra
Caracteriza-se pela apresentao de um tema predeterminado a um grupo pequeno, que j possui informaes sobre o assunto. Menos formal do que a conferncia, exige a presena de um coordenador para a apresentao do palestrante e triagem de perguntas, que podem ser feitas diretamente pela plateia, durante a apresentao e aps a autorizao do apresentador.
h)
Colquio
Semelhante conferncia, o colquio apresentado por profissional de renome e com notrio saber no assunto e tem como objetivo o esclarecimento de um tema ou tomada de deciso. mais utilizado em classes especficas como, por exemplo, o segmento mdico. i) Videoconferncia ou Teleconferncia
Caracteriza-se pela apresentao de um tema para um grupo de pessoas que tm interesse sobre o assunto, estando tais pessoas em locais diferentes e distantes. Essa apresentao feita por meio de recursos audiovisuais e eletrnicos, que permitem a interao entre os participantes. j) Workshop
O workshop , basicamente, uma palestra dividida em duas partes: terica e prtica. A primeira caracteriza-se pela apresentao terica de um tema e a segunda pela prtica, na qual os participantes testam as informaes recebidas. k) Seminrio
um evento que se caracteriza por explanaes sobre tema de interesse comum da plateia, estando os expositores em um mesmo patamar de conhecimentos sobre o que esto abordando; um tipo de encontro voltado para a aprendizagem. Pode ser dividido em trs etapas: 1. Exposio - o explanador leva ao pblico o tema que pesquisou. 2. Discusso - o assunto discutido por todos, que manifestam suas opinies sobre os vrios aspectos do tema. 3. Concluso - aps reunir as opinies dominantes, o coordenador submete aprovao do grupo, gerando um documento com as recomendaes/informaes finais do seminrio. l) Simpsio
Apresentao de um tema de grande interesse, tcnico ou cientfico, a um pblico selecionado, com a participao de especialistas no
assunto. O simpsio difere da mesa-redonda porque os expositores no debatem entre si, embora suas manifestaes sejam sobre o mesmo assunto. O pblico, ao participar de modo ativo dos trabalhos, mediante intervenes, fornece o clima para desenrolar os debates. O coordenador ou mediador, no final, apresenta uma concluso, representando a maioria das opinies que submetida aprovao do grupo e transformada em documento, que servir de orientao para a rea. m) Congressos
Car acteri za-se p e l a re u n i o fo rm a l e p e r i d i c a d e p e s s oa s per ten cen tes a g ru po s pro fi s s i o n a i s c o m o me s mo i nt e re s s e , ger al mente pro m o vi d o por e n ti da d e s a s s oc i a t i v a s , objeti vando estuda r, d e b a te r e c h e g a r a c onc l us e s s ob re um tema em g era l , q u e e x po s to e m sub t e ma s . E s t e s s o apresentado s so b di fe re n te s ti p o s de e v e nt os , c omo p a i ne l , confernci a, pa l e s tra , de ba te , m e s a -re d ond a , s i mp s i o, m ostra, expo si o e fe i ra . n) Encontro
Tipo de evento que se caracteriza pela reunio de pessoas de uma mesma categoria profissional para debater temas polmicos, apresentados por representantes dos grupos participantes. o) Conveno
Caracteriza-se por ser um evento interno de uma organizao, empresa, entidade ou partido, objetivando o treinamento, a reciclagem, a avaliao, o entrosamento, a troca de experincias e informaes entre os participantes. p) Semana
Este evento pode ser realizado com sete dias de durao nos seguintes segmentos: 1. Acadmico: caracterizado pela reunio de estudantes, coordenada por professores, com apoio de profissionais da rea, com o objetivo de discutir temas relacionados com a classe a qual pertencem.
2. Empresarial: serve para denominar uma srie de acontecimentos realizados por determinada organizao, dedicada a um tema nico e com uma semana de durao. q) Debate
Tipo de evento caracterizado pela discusso entre duas pessoas ou mais pessoas, cada um defendendo o seu ponto de vista. Exige a presena de um moderador ou mediador, que coordena os trabalhos, estabelecendo as regras do evento. r) Mesa-Redonda
Neste tipo de reunio so colocadas as opinies de duas ou mais pessoas sobre um assunto, em um tempo limitado; aps esse perodo, os componentes da mesa debatem entre si, com a participao da assistncia, que pode encaminhar questes, por escrito ou oralmente mesa. Esses trabalhos so coordenados por um mediador, conduzindo o encontro de modo que os debates se mantenham em torno do tema de origem. Quando o pblico no tem permisso para formular perguntas aos membros da mesa, denomina-se painel. s) Painel
No me dado a o e ve n to c a ra c te ri z a d o p or um q ua d ro de apresenta e s , n o q u a l u m o r a d or p r i nc i p a l e a t quatro pai nel i s ta s e x p l a n a m s u a v i s o s ob re um t e ma predetermi n a do . Su a o rg a n i za o , q ue s oma a s re gr a s d a co n fernci a c o m a s da m e s a - re d o n d a , p e r mi t e a p l a t i a co n h ecer to d o s o s n g u l o s de u m a q ue s t o, o q ue t or na po ss vel ao s p a rti c i p a n te s re fl e ti r, p e r gunt a r e d i s c ut i r po nto s de i n te re s s e e m c o m u m . O painel dividido em duas partes distintas: 1. Primeira Parte: os painelistas apresentam o tema individualmente, obedecendo s regras da conferncia, tendo o orador principal maior tempo de explanao, para enfoque geral.
2. Segunda Parte: so seguidas as mesmas regras da mesaredonda, nas quais os painelistas debatem entre si e respondem s perguntas da plateia. t) Frum
Evento caracterizado pela troca de informao e debate de ideias, com a presena de grandes audincias. Seu objetivo o de conseguir a efetiva participao da plateia, sempre numerosa, que deve ser sensibilizada e motivada. Tem cada vez mais aceitao por permitir a discusso de problemas sociais.
u)
Entrevista Coletiva
Evento caracterizado pela presena de um representante de uma organizao, governamental ou empresarial, que ser questionado sobre variados temas. Os questionamentos so formulados pela imprensa. v) Jornadas
As jornadas so eventos especficos de grupos profissionais e realizados periodicamente para discusso de temas que no foram ou que no sero debatidos, normalmente em congresso. Possuem a estrutura desse tipo de evento, em escala menor, j que so realizadas em mbitos regionais. w) Exposio
Exibio pblica de produo artstica ou industrial, em painis ou estandes, visando demonstrao e divulgao. Pode ser itinerante ou no. x) Mostra
Semelhante ao conceito de exposio, mas sem objetivo de venda. Trata-se da exibio pblica de bens, produtos e peas artsticas, com a finalidade de divulgao histrica. A mostra pode ser itinerante ou no. y) Homenagens
Dependendo do tipo de homenagem, pode requerer formao de mesa de honra ou no. Geralmente quando envolve mais de um homenageado,
forma-se mesa e exposio de bandeiras para a audio do Hino Nacional e a entrega da homenagem precedida do discurso do anfitrio e das palavras do homenageado que tem a liberdade de us-la ou no. As homenagens podem ser feitas por meio de retratos, bustos, nomes de espaos, galeria, etc.
4 Eventos Solenes das Instituies Federais

4.1 Colao de Grau
A solenidade de outorga de grau, denominada Colao de Grau, o ato oficial, pblico e obrigatrio, por meio do qual o aluno, concluinte do curso de graduao, recebe o grau ao qual tem direito por concluir o curso superior. Em nenhuma hiptese, a outorga de grau dispensada e, por oficializar a concluso do curso, PR-REQUISITO para emisso e registro do Diploma. um cerimonial solene e cvico. Isso significa dizer que exige o cumprimento das normas aqui apresentadas, buscando no incorrer em deslizes protocolares. Compete a instituio federal a colao de grau, devendo ser organizado pelo setor responsvel pelos eventos. As demais etapas da formatura, como as atividades festivas e religiosas so de responsabilidade da comisso de formatura.
4.1.1 Setor responsvel pelos eventos

Compete Instituio (sugesto): Organizar o evento de colao de grau; Providenciar espao fsico adequado para o evento, que comporte os formandos e seus familiares, equipamentos de sonorizao, decorao do ambiente e limpeza e registro fotogrfico; Definir data e horrio;
Elaborar, produzir, imprimir e fornecer gratuitamente 20 (vinte) convites, padro institucional, para cada formando; Elaborar roteiro de cerimonial (script); Providenciar mestre de cerimnias, equipe de recepo, convites para as autoridades, bandeiras e vestes talares para os alunos e membros da instituio que compem a mesa. Obs.: critrio da instituio, os convites e os registros fotogrficos podem ser impressos ou entregues aos formandos na forma digital.
4.1.2 Comisso Temporria de Formatura

composta por um grupo de estudantes eleitos pelos seus pares, com no mnimo cinco integrantes. Dever ter representantes dos cursos que participaro da colao de grau. So atribuies dessa Comisso: Respeitar os prazos definidos pela instituio; Informar ao setor responsvel pelos eventos, aps votao com os colegas formandos, os escolhidos para paraninfo e patrono da(s) turma(s); Mobilizar os alunos para o ensaio que antecede a colao de grau; Escolher msica para o momento da entrega dos diplomas; Entregar um CD por curso, que contenha as msicas, no momento do ensaio, ao responsvel pela instalao do som, na ordem de entrega dos diplomas (alfabtica) - aps aprovado pela instituio.
4.1.3 Precedncia
O Reitor tem precedncia sobre todas as demais autoridades presentes a um ato oficial da instituio, ou seja, cabe ao Reitor presidir os trabalhos e todos os atos a que estiver presente. As excees ficam em caso de
presena do Presidente da Repblica, Vice-Presidente e Governador, aos quais, por lei, o Reitor deve ceder a presidncia. Nesses casos, o Reitor abre a cerimnia e fica esquerda da autoridade de maior hierarquia. Em eventos da instituio, com a presena de ministros de Estado, chefe de Estados estrangeiros, senadores, deputados federais e estaduais, prefeitos, vereadores, comandantes militares e quaisquer outras autoridades, recomenda-se a consulta ao Decreto N 70274/72 (www. planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D70274.htm).
4.1.3.1 Ordem de precedncia para composio de mesa de honra

A instituio adotar a seguinte Ordem de Precedncia para as cerimnias de Colao de Grau: Reitor ou representante legal; Autoridades dos poderes executivo, legislativo e judicirio, previstas no Decreto n 70.274/72; Diretor-Geral do campus do evento; Coordenador de curso; Paraninfo; Patrono. Para compor a mesa de honra, recomenda-se o mximo de 9 pessoas, sendo que podem ser convidados ainda os Pr-Reitores, Diretores e Chefes de Departamento ou seus equivalentes nessa ordem.
4.1.3.2 Ordem de pronunciamentos

Juramentista; Orador; Paraninfo;
Diretor-Geral; Reitor ou representante legal.
Os discursos devem ser proferidos da prpria mesa ou do plpito. As falas no devem ultrapassar 5 minutos para cada. No caso de Colao de Grau com mais de um curso, dever ser escolhido um representante dos paraninfos para fazer o pronunciamento.
4.1.4 As Colaes de Grau em Gabinete

Os casos excepcionais, para solicitaes de colao de grau em separado, devero ser requeridas ao Gabinete da Reitoria, com as respectivas justificativas, para anlise e parecer. Caso o formando obtenha deferimento de seu pedido, a colao ser feita em carter extraoficial, conforme segue:
4.1.4.1 Colao de Grau antecipada

Sero concedidas antecipaes para Outorga de Grau nos seguintes casos: 1. Militares transferidos ex-offcio; 2. Esposas e filhos de militares transferidos ex-offcio; 3. Transferncia: a) b) para ps-graduao; para posse em cargo pblico e/ou privado em outro estado;
4. Para mudana da famlia para outro estado; 5. Outras justificativas plausveis a serem analisadas pela instituio.
4.1.4.2 Colao de Grau Postergada

Ser concedida postergao de outorga de grau nos casos de doena impeditiva de comparecimento (atestada por mdico) do formando ou de seus pais. Nesses dois casos, a cerimnia de leitura e assinatura da ata, a outorga de grau e o juramento devero acontecer no gabinete do diretor-geral.
4.1.5 Traje: Uso da vestes talares 4.1.5.1 Do reitor

As vestes talares do reitor so compostas de: pelerine branca (sinnimo de muceta - exclusiva do reitor e que representa todas as reas do conhecimento) e capelo na cor branca. O reitor usa ainda a borla, branca, que usar para a outorga de grau.
4.1.5.2 Dos pr-reitores, diretores-gerais e professores

A veste dos pr-reitores, diretores-gerais, chefes de departamento e coordenadores de curso presentes na mesa de honra composta de beca, coberta por uma pelerine, na cor conforme a formao de cada um (ver ilustrao de cores a seguir) vestida sobre a roupa que estiver usando e capelo. As becas, pelerines e capelos dos componentes da mesa de honra so de responsabilidade da instituio.
4.1.5.3 Dos formandos

Nas cerimnias oficiais de Colao de Grau, todos os formandos devero trajar beca na cor preta, faixa na cintura na cor do curso de graduao e capelo, que colocado na cabea somente aps a Outorga de Grau.
4.1.5.4 Das autoridades, empresrios e demais pessoas

Para as autoridades, empresrios e demais pessoas que, eventualmente, participarem da mesa de honra e que no sejam membros da instituio: sugere-se aos homens o uso de terno (a partir das 18 horas recomenda-se que seja em cor escura). Para as mulheres, sugere-se o uso de traje social.
4.1.6 As cores dos cursos

possvel que haja variaes, mas como regra geral, as seguintes cores representam os respectivos cursos: Superiores de Tecnologia, Bacharelados e Licenciaturas.
CURSOS
COR DOS ELEMENTOS SGNICOS
1. Cursos Superiores de Tecnologia

Ambiente e Sade Apoio Escolar Controle e Processos Industriais Gesto e Negcios Hospitalidade e Lazer Informao e Comunicao Infraestrutura Produo Alimentcia Militar Produo Cultural e Design Produo Industrial Recursos Naturais Segurana Verde Verde Azul Azul Azul Amarelo Azul Azul Verde Azul Azul Verde Verde
CURSOS
2. Bacharelados
Engenharias
COR DOS ELEMENTOS SGNICOS
Azul
3. Licenciaturas
Cdigos e Linguagens Cincias da Natureza Cincias Humanas Vermelho Azul Vermelho
*Os cursos que no esto listados acima devem seguir as cores da rea correspondente.
4.1.7 Descrio e Roteiro 4.1.7.1 Cerimonial de Colao de Grau: atos protocolares

A cerimnia de colao de grau ser coordenada pelo setor responsvel pelos eventos, executada pelo mestre de cerimnia e ter a seguinte estrutura: 1. Incio da solenidade (mestre de cerimnias); 2. Composio da mesa de honra (definida pelo cerimonial); 3. Entrada dos formandos acompanhados pelo paraninfo e pelo patrono 4. Instalao da solenidade pelo reitor; 5. Execuo do hino nacional (som mecnico ou ao vivo); 6. Nominar autoridades presentes (primeiro externas, depois internas, at coordenadores); 7. Juramento;
8. Outorga de grau; 9. Entrega simblica dos diplomas. (Aps a outorga, o paraninfo e o patrono cumprimentam o formando e entregam o certificado simblico. Nesse momento, o formando coloca o capelo na cabea. A outorga e a entrega so atos concomitantes); 10. Discurso do orador, 11. Homenagens (opcional); 12. Discurso do paraninfo; 13. Discurso do diretor-geral; 14. Encerramento oficial representante legal. da solenidade pelo reitor ou
5 Observaes Operacionais
1. Durante a cerimnia de colao de grau, no sero permitidas exibies de filmagens ou apresentaes em telo sem a prvia aprovao do setor responsvel pelos eventos (em caso de aprovao, as filmagens ou apresentaes devero ser entregues com no mnimo 48 horas antes do evento). 2. Toda e qualquer inovao na cerimnia de colao de grau dever ser apreciada pelo setor responsvel pelos eventos. 3. Todos os formandos devem participar do ensaio geral em data previamente marcada. 4. imprescindvel a instalao de uma recepo para os formandos e convidados especiais (homenageados e autoridades). Os recepcionistas podem ser membros do setor responsvel pelos eventos e devero realizar a chamada dos concluintes presentes sugere-se que a ltima chamada seja feita faltando cinco minutos para o incio da solenidade.
5.1 Solenidades de Formaturas 5.1.1 Solenidade de concluso de cursos de PsGraduao, Tcnicos, de Ensino Mdio e de Formao Inicial Continuada
Da mesma forma que a colao de grau, as solenidades de concluso de cursos de ps-graduao, tcnicos, de ensino mdio e de formao inicial continuada so eventos solenes e carecem de atos protocolares. Seus atos protocolares seguem aqueles j expostos para a colao de grau, exceto o ato de outorga de grau.
5.1.2 Trajes
Fica a critrio da instituio, respeitando o momento solene.
5.2 Aula Magna

A Aula Magna a solenidade que marca o incio das atividades escolares acadmicas a cada ano. Prioritariamente, deve ser ministrada pelo reitor da instituio ou por um convidado professor, intelectual ou autoridade.
5.3 Aula Inaugural

A Aula Inaugural poder ser realizada quando do incio de um curso novo na instituio. O coordenador do curso, o diretor-geral do campus podem ministrar ou convidar um palestrante.
5.4 Solenidades de Posse 5.4.1 Reitor

Os atos componentes da posse so: 1. Incio da solenidade (mestre de cerimnias); 2. Composio da mesa de honra (Reitor atual, Reitor a ser empossado, Ministro ou Secretrio da Setec, autoridades externas convidadas); 3. Execuo do Hino Nacional (som mecnico ou ao vivo); 4. Anncio das autoridades presentes (primeiro externas, depois internas, at coordenadores); 5. Discurso do atual Reitor; 6. Leitura do currculo do Reitor que est tomando posse; 7. Leitura e assinatura do termo de posse; 8. Discurso do Reitor empossado; 9. Discurso do Ministro; 10. Encerramento da solenidade.
5.4.2 Diretor-geral de campus

Os atos componentes da posse so: 1. Incio da solenidade (mestre de cerimnias); 2. Composio da mesa de honra (Reitor, Diretor-Geral atual, Diretor-Geral a ser empossado, autoridades externas convidadas);
3. Execuo do Hino Nacional (som mecnico ou ao vivo); 4. Anncio das autoridades presentes (primeiro externas; depois internas at coordenadores). 5. Abertura pelo Reitor 6. Discurso do atual Diretor- Geral; 7. Leitura do currculo do Diretor- Geral a ser empossado; 8. Leitura e assinatura do termo de posse; 9. Discurso do Diretor-Geral empossado; 10. Discurso do Reitor; 11. Encerramento da solenidade.
5.4.3 Conselho Superior

Os atos componentes da posse so: 1. Incio da solenidade (mestre de cerimnias); 2. Composio da mesa de honra (Reitor, autoridades externas convidadas); 3. Execuo do Hino Nacional (som mecnico ou ao vivo); 4. Anncio das autoridades presentes (primeiro externas; depois internas at coordenadores); 5. Abertura pelo Reitor; 6. Leitura e assinatura do termo de posse; 7. Discurso de um representante discente (at 5 minutos); 8. Discurso de um representante dos tcnicos administrativos (at 5 minutos);
9. Discurso de um representante dos docentes (at 5 minutos); 10. Discurso de um representante da comunidade externa (at 5 minutos); 11. Discurso do Reitor (at 5 minutos); 12. Encerramento da solenidade.
5.4.4 Novos Servidores

Os atos componentes da posse so: 1. Incio da solenidade (mestre de cerimnias); 2. Composio da mesa de honra (Reitor, Diretor-Geral do campus (caso seja servidores de um ou mais campi) e PrReitor ou Diretor responsvel pelo Recursos Humanos); 3. Execuo do Hino Nacional (som mecnico ou ao vivo); 4. Anncio das autoridades presentes (primeiro externas; depois internas, at coordenadores). 5. Abertura pelo Reitor; 6. Pronunciamentos; 7. Leitura do termo de posse ( pode ser realizado pelo Diretor de Gesto de Pessoas); 8. Chamada dos novos servidores para a assinatura do termo de posse; 9. Discurso do Reitor; 10. Encerramento da solenidade. Obs.: As apresentaes artsticas podem ser includas ao final da cerimnia ou no momento que acharem conveniente.
5.5 Lanamento de Pedra Fundamental

Cerimnia que comemora o incio de uma obra. Na organizao do evento, preciso ter cuidado com os preparativos do local: onde os convidados iro ficar, condies do piso, luminosidade do espao, cobertura, etc. Outro detalhe importante em eventos ao ar livre a durao da cerimnia, que dever ser rpida. Para a solenidade, recomenda-se que faa parte da cerimnia a cpsula do tempo, a qual consiste em enterrar uma urna contendo elementos que caracterizam o dia do lanamento (jornais e revistas do dia, fotos, moedas, notas correntes, lista de presena e itens referentes obra). Alm disso, h discursos das autoridades presentes.
5.6 Outorga de Ttulos Honorficos

Trata-se do maior reconhecimento acadmico de uma instituio, com a finalidade de premiar pessoas fsicas ou jurdicas, nacionais ou estrangeiras, que em qualquer tempo tenham prestado relevantes servios causa da instituio e/ou causa da educao, servindo de exemplo para a comunidade acadmica e para a sociedade. Ttulos e concesses, de qualquer natureza, apenas tm validade se estiverem acompanhados de documento especfico que os chancele. Neste caso, o mesmo deve ser includo no estatuto ou outro documento que estabelea as aes da instituio a outorga de ttulos honorficos, descrevendo qual o tipo de ttulo que pode ser outorgado e quais as caractersticas que devem possuir os que recebem o ttulo honorfico. Segue abaixo alguns exemplos de ttulos e suas atribuies para concesso: I. Mrito Educacional, a membro da comunidade que se tenha distinguido por relevantes servios prestados instituio; II. Professor Emrito, a docente aposentado da instituio, que tenha alcanado posio eminente em atividades educacionais;
III. Professor Honoris Causa, a professor ou cientista ilustre, no pertencente instituio, que a esta tenha prestado relevantes servios; IV. Doutor Honoris Causa, a personalidade que se tenha distinguido pelo saber ou pela atuao em prol das artes, das cincias, da filosofia, das letras ou do melhor entendimento entre os povos. Atos protocolares 1. Inicia a solenidade com a composio da mesa; (Ex.: Reitor, autoridade federal, estadual, municipal, ou ainda o presidente da comisso responsvel pela homenagem); 2. Entrada do homenageado, que sentar a mesa ou em local especial. 3. Execuo do Hino Nacional (opcional); 4. Leitura de breve histrico sobre a homenagem concedida, seguida da leitura do currculo, ressaltando seus mritos e o motivo da escolha; 5. Entrega do ttulo ou condecorao; 6. Agradecimento do homenageado; 7. Outros pronunciamentos; 8. Pronunciamento do Reitor (ou representante oficial); 9. Encerramento.
5.7 Inauguraes 5.7.1 Inaugurao de campus

A presente orientao restringe-se s solenidades de inaugurao sem a presena do Presidente da Repblica e do Ministro da Educao.
Cabe ainda a ressalva de que cada inaugurao possui um contexto regional nico e que o exposto no presente texto traz as linhas gerais como orientao aos diretores-gerais de campi e s demais autoridades internas.
5.7.2 Atos protocolares

1. Abertura; 2. Composio de dispositivo (palanque, mesa, tablado); 3. Execuo do Hino Nacional; 4. Anncio das autoridades presentes; 5. Discursos Diretor-Geral, Prefeito, Reitor, representante do MEC, parceiros e autoridades de expresso no evento (5 minutos cada); 6. Descerramento de placa de inaugurao e desenlace da fita inaugural (opcional); 7. Encerramento.
6 Formas de Tratamento
A redao das comunicaes oficiais deve, antes de tudo, seguir os preceitos explicitados no Captulo I, Aspectos Gerais da Redao Oficial. Desta forma, fundamental que se veja um aspecto comum a quase todas as modalidades de comunicao oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificao do signatrio. Pronomes de Tratamento Breve Histria dos Pronomes de Tratamento O uso de pronomes e locues pronominais de tratamento tem larga tradio na lngua portuguesa. De acordo com Said Ali,[1] aps serem
incorporados ao portugus os pronomes latinos tu e vs, como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra, passou-se a empregar, como expediente lingustico de distino e de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento de pessoas de hierarquia superior. Prossegue o autor: Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se dirigia a palavra a um atributo ou qualidade eminente da pessoa de categoria superior, e no a ela prpria. Assim aproximavam-se os vassalos de seu rei com o tratamento de vossa merc, vossa senhoria (...); assim usouse o tratamento ducal de vossa excelncia e adotaram-se na hierarquia eclesistica vossa reverncia, vossa paternidade, vossa eminncia, vossa santidade.[2] A partir do final do sculo XVI, esse modo de tratamento indireto j estava em voga tambm para os ocupantes de certos cargos pblicos. Vossa merc evoluiu para vosmec, e depois para o coloquial voc. E o pronome vs, com o tempo, caiu em desuso. dessa tradio que provm o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmo-nos s autoridades civis, militares e eclesisticas.
[1] Said Ali, Manoel. Gramtica secundria histrica da lngua portuguesa. 3. ed. Braslia: Ed. Universidade de Braslia, 1964. p. 93-94. [2] Id. Ibid.
Concordncia com os Pronomes de Tratamento Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto concordncia verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram segunda pessoa gramatical ( pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicao), levam a concordncia para a terceira pessoa. que o verbo concorda com o substantivo que integra a locuo como seu ncleo sinttico: Vossa Senhoria nomear o substituto; Vossa Excelncia conhece o assunto. Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa: Vossa Senhoria nomear seu substituto (e no Vossa ... vosso...). J quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical
deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a locuo. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto Vossa Excelncia est atarefado, Vossa Senhoria deve estar satisfeito; se for mulher, Vossa Excelncia est atarefada, Vossa Senhoria deve estar satisfeita. Emprego dos Pronomes de Tratamento Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradio. So de uso consagrado, Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo: Presidente da Repblica Vice-Presidente da Repblica Ministros de Estado Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores; Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministros do Tribunal de Contas da Unio Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais. c) do Poder Judicirio: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juzes; Auditores da Justia Militar.
O Vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma: A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justia 70064-900 Braslia/DF A Sua Excelncia o Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal 70165-900 Braslia/DF A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10a Vara Cvel Rua ABC, no 123 01010-000 So Paulo/SP Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento dignssimo (DD), s autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade pressuposto
para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao. Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado : Senhor Fulano de Tal, (...) No envelope, deve constar do endereamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, no 123 12345-000 Curitiba. PR Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado. costume designar por doutor os bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Correspondelhe o vocativo: Magnfico Reitor, (...) Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesistica, so:
Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente : Santssimo Padre, (...) Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal, (...) Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverendssima empregado para sacerdotes, clrigos e demais religiosos.
AutoriPor dades do escrito Estado
Pessoal- Abreviamente tura
1. OUTROS TTULOS ACADMICOS

Doutor* Doctor of Philosophy* Mestre* Comendador Professor Senhor (a) Doutor (a) Senhor (a) PhD Doutor (a) PhD Dr. Dr. PhD
Senhor Mestre e Mestre e Mestra Me e Ma. Senhora Mestra Senhor Comendador Senhor Professor Comendador Professor Com. Prof.
*Tais ttulos acadmicos so usados em eventos da rea. Fonte: Vade Mecum Cerimonial Comando do Exrcito/ Ministrio da Defesa
GLOSSRIO Briefing: a compilao de todas as informaes bsicas para o estabelecimento de projetos, programas e planos de ao. Resumo de todas as informaes das quais surgiro propostas de aes. Juramentista: aquele formando que profere o juramento oficial do curso. O juramentista deve entregar o juramento ao cerimonial no ensaio da cerimnia. Orador: o formando que faz o pronunciamento em nome dos demais formandos. O discurso dever ser entregue no momento do ensaio ao cerimonial do campus. Outorga de grau: Pode ser um casal ou apenas um aluno. neste momento que o (a) Reitor (a) (ou seu representante) concede aos outorgantes por meio do decreto federal o grau de Tecnlogo, Bacharel ou Licenciado. Paraninfo (a): aquele que apadrinha. Personalidade de referncia para o perodo em que os estudantes estiveram na instituio. aquela pessoa que representa a turma na solenidade. Compete a ela realizar a entrega dos canudos bem como proferir o discurso. Patrono (a): Personalidade de destaque na vida da turma. Pode fazer parte da composio da mesa de honra e, se houver, conduz o descerramento da placa do curso. Presidente: Reitor ou delegado pelo Reitor que discursa em um tempo de 03 a 05 (cinco) minutos, e, em seguida, encerra a sesso, com declaro encerrada a presente sesso. Boa noite!. Homenagem afetiva: Professores ou colaboradores merecedores de destaque ou agradecimento. No discursam. Sugere-se que as homenagens sejam extremamente breves. Releases: So documentos divulgados por assessorias de imprensa para informar, anunciar, contestar, esclarecer ou responder mdia sobre algum fato que envolva o assessorado, positivamente ou no. , na prtica, uma declarao pblica oficial e documentada do assessorado. Geralmente, releases so usados para anncios e lanamentos de
novidades, que a assessoria tem interesse em que virem notcia. Um release bem estruturado pode ser o mote para uma pauta. Press-kit: um pacote de imprensa com informaes sobre o evento, que pode conter brindes promocionais, amostra/rplica do produto ou o prprio produto, fotos de divulgao, credenciais de imprensa e outros itens que facilitem a cobertura jornalstica sobre o que se quer divulgar e estimulem os jornalistas a publicar a inteno do assessorado.
REFERNCIAS BRASIL. Decreto-Lei n 70.274, de 9 de maro de 1972. Aprova as normas de cerimonial pblico e a ordem geral de precedncia. Disponvel em: https://www.presidencia.gov.br/ccivil/decreto/d70274.htm . Acesso em: 5 ago 2010. BRASIL. Manual de Redao da Presidncia da Repblica. Disponvel em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/index.htm. Acesso em: 10 dez. 2009. Brasil. Eventos e cerimonial: simplificando as aes / org. Maria Lcia Bettega. 2. ed Caxias do Sul: EDUCS, 2002. 212p..: il.; 19 cm. BRASIL. Vade Mecum Cerimonial Comendo do Exrcito/ Ministrio da Defesa . Acesso em: setembro de 2010. http://www.sgex.eb.mil.br/ index.php?option=com_content&task=view&id=79&Itemid=100 BRITTO, Janana; FONTES, Nena. Estratgias para eventos. So Paulo: Aleph, 2002 DE LUCCA FILHO, Vinicius. HAEMING, Walria Klkamp. Guia de Eventos do Instituto Federal de Santa Catarina. Florianpolis: IF-SC, Brasil, 2010. BURDZINSKI, Carla Simone. Pr-Reitoria de Extenso do IFTO. Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo do Instituto Federal de Tocantins. Palmas/TO.
LISTA DE APNDICES APNDICE A MODELO DE ATA PARA COLAO DE GRAU APNDICE B MODELO DE OUTORGA DE GRAU APENDICE C MODELO DE BRIEFING APNDICE D MODELO DE PLANO DE TRABALHO PARA CAPTAO DE RECURSOS e ANEXOS I, II, III e IV APNDICE E MODELO DE CHECK LIST APNDICE F PLANILHA DE CONTROLE GERAL DE EVENTOS APNDICE G MODELO DE TEXTO PARA CONVITE APNDICE H - ROTEIRO (SCRIPT) DE CERIMONIAL COLAO DE GRAU APNDICE I - ROTEIRO (SCRIPT) DE CERIMONIAL AULA INAUGURAL APNDICE J - MODELO ROTEIRO (SCRIPT) DE INAUGURAO DE CAMPUS SEM A PRESENA DO PRESIDENTE DA REPBLICA OU DO MINISTRO DA EDUCAO APNDICE K MODELO DE ROTEIRO (SCRIPT) DE SOLENIDADE DE POSSE APNDICE L - FORMULRIO DE AVALIAO DE EVENTO APNDICE M ESPAOS PARA EVENTOS PLANILHA DE AVALIAO APNDICE N PLANILHA DE PLANEJAMENTO E EXECUO DE EVENTOS
APNDICE A MODELO DE ATA PARA COLAO DE GRAU Ata (nmero de ordem) da Colao de Grau do Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia.........., no campus de ................. Aos ...... dias do ms de .............., no (local) realizou-se a Colao de Grau dos cursos de ......................... do campus ........................, do Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia ........ Presidiu cerimnia o Magnfico Reitor do Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia....(ou quem tenha presidido). Os alunos a quem foram concedidas as outorgas de grau foram chamados individualmente pelo mestre de cerimnias e, na sequncia, a autoridade que presidiu a mesa outorgou ao aluno o grau a quem tem direito. Essa relao, conforme presena na solenidade est apresentada abaixo e ser assinada por cada um deles no recebimento de seu diploma. Eu .........., secretria acadmica designada para essa funo, lavrei a presente ata que ser por mim assinada como tambm pelas autoridades que compuseram a mesa de honra. APNDICE B MODELO PARA A OUTORGA DE GRAU Para o primeiro formando Eu, ___________________________ (nome do dirigente), Diretor-Geral do _________________________________ (nome do campus), por delegao do Magnfico Reitor do Instituto Federal de Educao Cincia e Tecnologia ____________________ ( nome do instituto), e de acordo com a legislao vigente, confiro a __________________________ (nome do concluinte) e demais formandos O GRAU DE ____________ ___________________________(Titulao conferida) para que passem a gozar direitos e prerrogativas inerentes ao ttulo que ora lhes outorgo. Sejam conscientes de seus deveres, conforme princpios de tica, justia e solidariedade para com a Ptria e a humanidade. Obs.: Este modelo se aplica quando o Reitor delega os trabalhos de outorga a outra autoridade do Instituto Federal.
APNDICE C MODELO DE BRIEFING JOB: (cliente ou evento) INVESTIMENTO PRELIMINAR: DATA PROVVEL DO EVENTO: COORDENAO GERAL: CONTATO: REUNIO: (a prpria do briefing) DATA: LOCAL: RESPONSVEL: NECESSIDADES SERVIOS LOCAL EQUIPAMENTOS
SEGURANA AUDIO/VDEO FOTO DECORAO BUFFET SINALIZAO

BRITTO, Janana; FONTES, Nena. Estratgias para eventos. So Paulo: Aleph, 2002
APNDICE D MODELO DE PLANO DE TRABALHO PARA CAPTAO DE RECURSOS PARA EVENTOS
PLANO DE TRABALHO
TTULO DO EVENTO
Cidade/UF, ___ de ____________ de _______.
PLANO DE TRABALHO 1. DADOS CADASTRAIS rgo/Entidade Proponente INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO CINCIA TECNOLOGIA... Endereo Cidade Conta Corrente UF Banco CEP Agncia DDD/ Telefone EA Federal CNPJ
Praa de Pagamento CPF
Nome do Responsvel (REITOR) CI/ rgo Expedidor Endereo Cargo
Funo
Matrcula CEP
2. DESCRIO DO PROJETO NOME DO EVENTO Identificao do Objeto SUCINTAMENTE DIZER O PORQU DA DESCENTRALIZAO DO RECURSO (UMA, DUAS LINHAS) 3. JUSTIFICATIVA PARA AQUISIO E CONTRATAO DOS OBJETOS DESTE PROJETO
INFORMAO SOBRE O EVENTO TEMA, OBJETIVOS, METAS, PBLICO-ALVO, PR-PROGRAMAO, JUSTIFICATIVA, HISTRICO DO SETOR PROPONENTE, FORMA DE OPERACIONALIZAO DO EVENTO (PR-TRANS,PS-EVENTO), DESCRIO DA CONTRAPARTIDA.
Perodo de Execuo Incio Trmino
4. CRONOGRAMA DE EXECUO (Meta, Etapa ou Fase) Meta Etapa/ fase 1 Especificao Durao Durao Incio Contratao de servios para o evento (ANEXO I) Contratao de servios de material impresso publicaes (ANEXO II) Material de consumo (ANEXO III) Dirias (ANEXO IV) Trmino
3 4
3 4
5. PLANO DE APLICAO (R$)
Natureza da Despesa Cd. Especificao Contratao de Servios para o evento Contratao de Servios para material impresso (publicaes) Material de Consumo (evento) Dirias (palestrantes) Total Geral
Natureza da Despesa Total
Concedente
Proponente
6. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO (R$) CONCEDENTE Meta 01, 02, 03, 04 Meta Jan/ 2010 Fev Mar Abr Mai Jun
(Ver Anexo I , II, III e IV)
7. DECLARAO Na qualidade de representante legal do proponente, declaro, para fins de prova junto Secretaria de Educao Profissional e Tecnolgica do Ministrio da Educao, para os efeitos e sob as penas da lei, que inexiste qualquer dbito em mora ou situao de inadimplncia com o Tesouro Nacional ou qualquer rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal, que impea a transferncia de recursos oriundos de dotaes consignadas nos oramentos da Unio, na forma deste plano de trabalho. Pede deferimento,
Cidade/UF,
de Proponente
Nome Reitor
de
8. APROVAO PELO CONCEDENTE Aprovado __________________________ __________________________ Local e Data Concedente
ANEXO I
META 01 CONTRATAO DE SERVIOS PARA O EVENTO

Obs.: Se tiver registro de preos em vigor na Instituio, esta planilha poder ser utilizada. Caso no tenha, o coordenador do evento dever informa-se sobre como ser a contratao dos servios.
Item
MeQtd. dida
Descrio
Preo Preo Unitrio Total (R$) (R$)
Fornecimento e instalao de equipamento de udio e vdeo: sonorizao com 03 microfones sem fio, 1 pedestal de mesa, 1 pedestal de p, 4 caixas de som, mesa de mixagem, tocador de cd, projetor multimdia de 3000 ansi lumens, e tela de projeo de 6m2, 01 operador para os para execuo da sonorizao durante o evento. (Durao aproximada de cada servio 3 horas)
Total
ANEXO II META 02 CONTRATAO DE IMPRESSO PUBLICAES MeItem Qtd. dida 05 SERVIOS PARA MATERIAL
Descrio
Preo Preo Unitrio Total (R$) (R$)
100 Cartaz impresso colorido (4x0 cores) em papel couch 1170g tamanho A3.
Total ANEXO III META 03 AQUISIO DE MATERIAIS DE CONSUMO Preo Preo Unitrio Total (R$) (R$)
Item Medida Qtd. 08
Descrio
Unidade 100 Sacolas tipo bornal, em tecido de algodo cru, medindo 40 cm x 30 cm. x 10 cm, com abertura na parte superior com fecho e bolsa canguru. Alas tiracolo no mesmo tecido da sacola, com impresso da logomarca do evento em policromia. Arte fornecida em meio eletrnico.
Total
ANEXO IV META 04 DIRIAS Exemplo: Preo Preo Unitrio Total (R$) (R$)
Item Medida Qtd. 11 Servio 45
Descrio Dirias para palestrantes (servidores) (30 dirias divididas por 3 e dirias)
Total APNDICE E MODELO DE CHECK-LIST ATIVIDADES GERAIS 1. Dimenso do evento 2. Determinao do local 3. Cronograma de atividades 4. Convites: elaborao, listagem dos convidados, impresso, expedio. 5. Preparao da correspondncia geral (autoridades, palestrantes, circulares). 6. Preparao da correspondncia especfica (para o departamento de trnsito, bandas municipais, departamento de energia). Ex.: Ofcios, memorandos, comunicados, etc. 7. Material aos participantes (brindes, blocos, pastas, canetas, crachs). 8. Material grfico (fichas de inscrio, folhetos, certificados, pastas, mapas, convites, programa, folders).
9. Material para imprensa (Press-release, fotos, press-kit). 10. Hospedagem (reservas, servios de informao, flores) 11. Programao visual (folders, cartazes, anncios, pastas) 12. Transporte: veculo adequado a demanda, passagens areas e terrestres. 13. Servios tursticos: programao social, elaborao de passeios. 14. Outros (momentos culturais, coral, banda, show, correio, locao de veculos, exposio etc). RECURSOS FSICOS 1. Locais para: reunies, almoos e jantares, coquetis, imprensa, sala VIP, secretaria geral, informaes, atendimento mdico, estacionamento, sanitrios, cozinha. 2. Recursos Humanos para: recepo, secretaria, informaes, sala VIP, tradutores, intrpretes, assessor de imprensa, operao de som, luz, projetores, limpeza, segurana e estacionamento, fotografia, filmagem, manuteno, mestre-de-cerimnias. EQUIPAMENTOS E MATERIAIS 1. Projeo: retroprojetor, DVD, videocassete, teles, telas, projetores de multimdia, caneta laser, computador. 2. Sonorizao: microfones, amplificadores, aparelhos de som, gravadores, fitas ou CDs de hinos e msica para ambiente, fitas virgens para gravao. 3. Secretaria: Computador, impressora, copiadora, telefone, celulare, fax, flip chart, quadro branco ou outro, pincel para quadro branco ou giz e apagador. E ainda material de expediente. 4. Traduo Simultnea: cabine para Traduo simultnea c/ isolamento acstico, Central de intrprete, emissor e o receptor infravermelho para sistema de traduo simultnea, modulador para sistema de traduo simultnea, operador e o tcnico de equipamentos de traduo, intrprete dos idiomas que necessitaram de traduo.
5. Alimentao: caf, ch, gua, lanches. Conforme a necessidade do evento escolher o tipo de alimentao adequada para ocasio. 6. Outros: material de copa, uniformes, extintor de incndio, gerador de energia, palanque, palco e passarela. CERIMONIAL 1. Solenidade: mesa para o receptivo, lista de convidados, livro de presenas, lista de confirmaes, reservas de mesas, tribuna/ plpito, mastros e bandeiras, distribuio de lugares especiais, dimensionamento da mesa principal, roteiro para o mestre de cerimnias, hasteamento de bandeiras, hinos, ornamentao/ decorao. 2. Outros: coquetel, almoo e jantar: disposio das mesas, decorao, sonorizao, pontos de luz, banheiros, sinalizao, arcondicionado, ventiladores, msica ambiente. PS-EVENTO 1. Liquidar todas as pendncias sobre instalaes, devoluo de materiais e equipamentos utilizados, certificados e comprovantes de frequncia aos participantes e pessoal de apoio operacional, se for o caso, prestao de contas, avaliao, relatrio final, ofcios ou cartas de agradecimento, arquivamento de toda correspondncia recebida e expedida relacionada ao evento, lbum de fotografias, edio de vdeo, clipping e impresso de anais. MODELO - CHECK -LIST Atividade Responsvel Prazo/Data Situao Obs.
Anlise e Avaliao
APNDICE F PLANILHA DE CONTROLE GERAL DE EVENTOS Item/ N. Prazo Descrio Responsvel ForneStatus/ Preo Situao cedor
APNDICE G MODELO DE TEXTO PARA CONVITE O Reitor do Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia ..., Fulano de Tal, tem a honra de convidar para a solenidade de abertura do IV Seminrio... a ser realizado no dia ......, s ... horas, no ... rua ...., nmero, em cidade/UF.
Favor confirmar presena pelo telefone (DDD) 9999.9999 ou pelo e-mail [email protected] , at o dia......
APNDICE H MODELO DE ROTEIRO (SCRIPT) DE CERIMONIAL COLAO DE GRAU NOME DO CURSO DATA HORRIO LOCAL SENHORAS E SENHORES, BOA NOITE! O INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA __________ - CAMPUS _______________TEM A HONRA DE REALIZAR A SOLENIDADE DE COLAO DE GRAU DO CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM ____________. CONVIDAMOS PARA COMPOR A MESA DE HONRA DESTA SESSO SOLENE: MAGNFICO REITOR DO INSTITUTO FEDERAL _________, PROFESSOR _____ DIRETOR-GERAL DO CAMPUS ________ DO INSTITUTO FEDERAL ________, PROFESSOR _______ COORDENADOR DO CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM _____, PROFESSOR___. PARANINFO DO CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM ___, PROFESSOR ____ PATRONO DO CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM _____, SENHOR ______
(PAUSA CONFORME ORIENTAO DO COORDENADOR DO CERIMONIAL)
SENHORAS E SENHORES, CONVIDAMOS AGORA, PARA FAZER PARTE DESTA SESSO SOLENE, AQUELES QUE COM MUITA DEDICAO, CHEGARAM A ESTE MOMENTO.
CONVIDAMOS A ADENTRAR NO AUDITRIO OS FORMANDOS DO CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM ____________ (MSICA ENTRADA - SOM MECNICO) MC. CONVIDAMOS TODOS PARA ACOMPANHAREM A EXECUO DO HINO NACIONAL BRASILEIRO. MC. DESTACAMOS A PRESENA DAS SEGUINTES AUTORIDADES: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ _____________________________________________________________. (AO FINAL) (MC) DESTACAMOS AINDA A PRESENA DE SERVIDORES DO INSTITUTO FEDERAL __________________. (MC) CONVIDAMOS O MAGNFICO REITOR DO INSTITUTO FEDERAL ________, PROFESSOR _____ PARA A INSTALAO DA SESSO SOLENE DE COLAO DE GRAU. (FALA DO REITOR) BOA NOITE! SEJAM MUITO BEM-VINDOS AO INSTITUO FEDERAL __________. DECLARO ABERTA A SESSO SOLENE DE COLAO DE GRAU DO CURSO DE ______ OU TRANSFERE OS TRABALHOS PARA O DIRETOR DO CAMPUS, QUE FAR A ABERTURA. (MC) CONVIDAMOS A(O) GRADUANDA(O) DO CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM _______, (NOME DA ALUNA(O) FULANA(O) DE TAL, PARA PRESTAR O SOLENE JURAMENTO, SENDO SEGUIDA POR SEUS COLEGAS. (JURA MENT IS TA ) SO L I C I T O Q U E OS GR A D U A N D OS DO C U RS O S UPE RI O R D E _ _ _ _ _ F I Q U E M E M P (E S P E R A TO DOS LEVA NTAR E M ) , L E VAN T E M A M O D I R E I TA E REP ITA M C OMIGO : INSERIR JURAMENTO DO CURSO (REITOR) EU, FULANO DE TAL, REITOR DO INSTITUTO FEDERAL _______, NOS TERMOS DA LEGISLAO EM VIGOR, TENDO EM VISTA A CONCLUSO DO CURSO SUPERIOR DE
TECNOLOGIA EM ________, CONFIRO A (O) (NOME DA(O) ALUNA(O) ) FULANA(O) DE TAL, O GRAU DE TECNLOGO EM ______. (OP ERA DOR D E SO M C O L O C A A M S IC A E S C OLH ID A PA RA OS F ORM AN D O S RE C E BE RE M A OU TOR GA D E GR A U BEM BA IXO ) . (MC) SENDO ASSIM, CHAMAMOS PARA OUTORGA DE GRAU, OS GRADUANDOS EM ____________________. (MC) BELTRANO DE TAL (MC) CARLOS DE TAL ...CONTINUAR (MC) CONVIDAMOS PARA PROFERIR O SEU DISCURSO A ORADORA DA TURMA, TECNLOGA _______. (MC) CONVIDAMOS A(O) PROFESSOR(A) ____, PARANINFA(O) DO CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM ____ PARA PROFERIR O SEU DISCURSO. (MXIMO DE 05 MINUTOS) NESTE MOMENTO PASSAMOS PARA S HOMENAGENS. PARA A HOMENAGEM AOS TECNOLOGA(O) EM _____, PAIS, CONVIDAMOS A(O)
(NOME DO ALUNO) FULANA(O) DE TAL. (MC) CONVIDAMOS AGORA O DIRETOR-GERAL DO CAMPUS ____, PROFESSOR _____, PARA PROFERIR O SEU DISCURSO. (MXIMO 5 MINUTOS) (MC) CONVIDAMOS O(A) MAGNFICO(A) REITOR(A) DO INSTITUTO FEDERAL _____, PROFESSOR _____ PARA PROFERIR O SEU DISCURSO E EM ATO CONTNUO ENCERRAR A PRESENTE SESSO. (MXIMO 5 MINUTOS)
APNDICE I ROTEIRO (SCRIPT) DE CERIMONIAL AULA INAUGURAL
AULA INAUGURAL CAMPUS ______________ DATA HORRIO LOCAL
ATOS PROTOLOCARES a) b) c) d) e) f) LEITURA DE TEXTO DE ABERTURA MONTAGEM MESA DE AUTORIDADES HINO NACIONAL PRONUNCIAMENTOS DESFAZER MESA DE AUTORIDADES AULA INAUGURAL
SENHORAS E SENHORES, BOA NOITE! O INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA _______ TEM A HONRA DE REALIZAR A AULA INAUGURAL DO CAMPUS ______. A MISSO DO INSTITUTO FEDERAL _____ ______________ CONVIDAMOS PARA COMPOR A MESA DE AUTORIDADES (OU DE HONRA) DESTA SOLENIDADE: 1. O MAGNFICO REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA _____, PROFESSOR _________ 2. O DIRETOR- GERAL DO CAMPUS __ (O DA AULA INAUGURAL) PROFESSOR__
3. O COORDENADOR DO CURSO ______, PROFESSOR _____ 4. O ENGENHEIRO FULANO DE TAL, MINISTRANTE DA AULA INAUGURAL.
(VERIFICAR QUEM MAIS PODER COMPOR A MESA REPRESENTANTE DO GOV. DO ESTADO, DA PREFEITURA OU EMPRESARIADO)
REGISTRAMOS E AGRADECEMOS A PRESENA DAS SEGUINTES AUTORIDADES:____________________________________________. AGRADECEMOS TAMBM AOS DEMAIS DIRETORES, CHEFES DE DEPARTAMENTO, COORDENADORES, PROFESSORES, TCNICOSADMINISTRATIVOS E ALUNOS DO CAMPUS _______. CONVIDAMOS TODOS PARA A EXECUO DO HINO NACIONAL BRASILEIRO. COM A PALAVRA O DIRETOR- GERAL DO CAMPUS _________, PROFESSOR________. COM A PALAVRA O COORDENADOR DO CURSO ___, PROFESSOR ____. COM A PALAVRA O MAGNFICO REITOR PROFESSOR _________. SOLICITAMOS AOS INTEGRANTES DA MESA QUE RETORNEM AOS SEUS LUGARES NO AUDITRIO PARA INICIARMOS A AULA INAUGURAL DO CAMPUS ________. PARA A AULA INAUGURAL CONVIDAMOS O ________ (CARGO OU FORMAO) , PROF. ________ , (LER MINICURRCULO). PARA MINISTRAR PROFESSOR___. A AULA INAUGURAL CONVIDAMOS O
AGRADECEMOS A PRESENA DE TODOS (SE FOR O CASO) E CONVIDAMOS PARA O COQUETEL QUE SER SERVIDO NO ________ BOA NOITE! (DE ACORDO COM O HORRIO)
APNDICE J MODELO ROTEIRO (SCRIPT) DE INAUGURAO DE CAMPUS (sem a presena do Presidente da Repblica ou do Ministro da Educao) DATA HORRIO LOCAL ATOS PROTOLOCARES 1. Abertura solene 2. Composio de dispositivo (palanque, mesa, palco) 3. Execuo do Hino Nacional 4. Anncio das autoridades presentes 5. Discursos diretor-geral, prefeito, reitor, representante do MEC, parceiros e autoridades de expresso no evento (5 minutos cada) 6. Descerramento de placa de inaugurao e desenlace da fita inaugural (opcional) 7. Encerramento SENHORAS E SENHORES, SEJAM BEM-VINDOS AO CAMPUS ________! O INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA _____ REALIZA HOJE A INAUGURAO DO CAMPUS _______. CONVIDAMOS PARA COMPOR A MESA (OU PALCO) DE HONRA DESTA SOLENIDADE: 1. O MAGNFICO REITOR DO DE EDUCAO, CINCIA E PROFESSOR_________. INSTITUTO FEDERAL TECNOLOGIA ______, PROFISSIONAL E DA EDUCAO,
2. O SECRETRIO DE EDUCAO TECNOLGICA DO MINISTRIO PROFESSOR _______.
3. O DIRETOR-GERAL DO CAMPUS ________, PROFESSOR_______
(VERIFICAR QUEM MAIS PODER COMPOR A MESA REP. GOV. DO ESTADO. REP. PREFEITURA. REP. EMPRESARIADO)
CONVIDAMOS A TODOS PARA A EXECUO DO HINO NACIONAL BRASILEIRO. REGISTRAMOS E AGRADECEMOS A PRESENA DAS SEGUINTES AUTORIDADES: _____________________________________________________________. AGRADECEMOS TAMBM OS DEMAIS DIRETORES, CHEFES DE DEPARTAMENTO, COORDENADORES, PROFESSORES, TCNICOS ADMINISTRATIVOS E ALUNOS. (TEXTO SOBRE O CAMPUS QUE SER INAUGURADO) PARA A SAUDAO INICIAL, OUVIREMOS O DIRETOR-GERAL DO CAMPUS ___, PROFESSOR___ NESTE MOMENTO, OUVIREMOS O MAGNFICO REITOR DO INSTITUTO FEDERAL ______, PROFESSOR _____. OUVIREMOS, AGORA, COM A PALAVRA O SECRETRIO DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA DO MEC, PROFESSOR___ PASSAMOS AO DESCERRAMENTO DA PLACA DE INAUGURAO DO CAMPUS ______ (E/OU DESENLACE DA FITA INAUGURAL) E PARA TAL, CONVIDAMOS OS SENHORES _____, ______ E _____ PARA QUE SE DESLOQUEM AT.____ (LOCAL ONDE SER REALIZADO O ATO) CONVIDAMOS A TODOS PARA SE DESLOCAREM AT A ______ PARA ACOMPANHAR O ATO DE DESCERRAMENTO DA PLACA E POSTERIOR VISITA S INSTALAES.
(OU CONFORME FOR PLANEJADO O ATO PELO COORDENADOR DO CERIMONIAL VERIFICAR A VIABILIDADE DA LOCOMOO DAS AUTORIDADES E SE FOR O CASO DOS CONVIDADOS)
APNDICE K MODELO DE ROTEIRO (SCRIPT) DE SOLENIDADE DE POSSE SOLENIDADE DE POSSE DO DIRETOR-GERAL DO CAMPUS _______ DATA HORRIO LOCAL SENHORAS E SENHORES, BOA NOITE! ESTAMOS DANDO INCIO SOLENIDADE DE POSSE DO DIRETORGERAL DO CAMPUS ______ DO INSTITUTO FEDERAL DE _______. CONVIDAMOS PARA COMPOR A MESA DE AUTORIDADES: 1. O MAGNFICO REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE _, PROFESSOR_ 2. PREFEITO MUNICIPAL DE ____, SENHOR. ______ 3. DIRETOR- GERAL DO CAMPUS __, PROFESSOR _ (ATUAL DIRETOR) 4. O PROFESSOR ______ (QUE EST TOMANDO POSSE) CONVIDAMOS OS PRESENTES PARA ACOMPANHARMOS EXECUO DO HINO NACIONAL BRASILEIRO. A
DESTACAMOS A PRESENA DAS SEGUINTES AUTORIDADES: ____________________________________________. AGRADECEMOS E REGISTRAMOS A PRESENCA DE CHEFES DE DEPARTAMENTO, COORDENADORES, DOCENTES, ACADMICOS, TCNICOS E DISCENTES DO CAMPUS _______ E DA COMUNIDADE EM GERAL. CONVIDAMOS A FAZER USO DA PALAVRA A DIRETOR-GERAL DO CAMPUS _______, PROFESSOR _____ (ATUAL DIRETORA) PASSAMOS LEITURA E ASSINATURA DO TERMO DE POSSE DO NOVO DIRETOR DO CAMPUS ______ (FAZER LEITURA DO TERMO DE POSSE)
O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL _____ EMPOSSA, NESTA DATA, O ________ NOMEADO PARA EXERCER A FUNO DE DIRETORGERAL DO CAMPUS _____ DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA______, COM O ATO PUBLICADO NO DIRIO OFICIAL DA UNIO NOS DIAS ___ DE _____ DE DOIS MIL E _____. PARA CONSTAR FOI LAVRADO O PRESENTE TERMO QUE O REITOR ASSINA COM O NOMEADO. N E S T E M O M E N T O , C O N V I D A M O S PA R A A S S I N A R O TERMO DE POSSE: O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL _____, ______(NOME); (O REITOR ASSINA) E O DIRETOR-GERAL INSTITUTO FEDERAL (O DIRETOR ASSINA) DO CAMPUS _____ DO ______, _____ (NOME),
(LEITURA DO CURRCULO RESUMIDO DO NOVO DIRETOR) CONVIDAMOS PARA O DISCURSO DE POSSE, O DIRETORGERAL DO CAMPUS ____, PROFESSOR____. C ON VID A MOS O M AG N F I C O R E I TOR , P R OF. _ _ _ _ PA RA O DISC U RSO D E E N C E RRAM E N TO D A P R E S E N TE S OLENID A DE . (Se tiver) CONVIDAMOS TODOS PARA UMA RECEPO ALUSIVA POSSE DO DIRETOR-GERAL DO CAMPUS ______. AGRADECEMOS A PRESENA DE TODOS. TENHAM UMA BOA NOITE! (CONFORME O HORRIO DE TRMINO DA SOLENIDADE)
APNDICE L FORMULRIO DE AVALIAO DE EVENTO FORMULRIO PARA AVALIAO DE EVENTO Para cada item, assinale a opo Ruim que melhor reflete sua opinio. Divulgao do evento Seminrios (sero descritos todos os seminrios/palestrantes) Hospedagem Transporte Alimentao Feira Estacionamento Estandes Equipe de apoio do evento Limpeza Segurana Secretaria Recepo Material distribudo
Por gentileza, caso queira deixar suas crticas ou sugestes, utilize o espao abaixo. Caso queria um retorno da organizao do evento, deixe seu nome, telefone e/ou e-mail.
Regular Bom timo
APNDICE M PLANILHA DE AVALIAO ESPAOS PARA EVENTOS CIDADE/UF NOME DO LOCAL ITEM ACESSO At o local No local OBSERVAO PONTUAO*
Piso Sinalizao Acessibilidade PNEs rampa, wc, etc. Estacionamento Nmero de vagas Demarcao das vagas Vagas cobertas Vagas em garagem Vagas em estacionamento Segurana Custo para promotora do evento Preo para usurios CONSERVAO Externa Interna EQUIPAMENTOS E SERVIOS (prprios ou terceirizados) Iluminao Decorao Alimentos e bebidas Equipe de Segurana SANITRIOS Quantidade Limpeza Conservao do piso, louas e pias REAS EXTERNAS PARA EVENTUAL USO (tendas, banners, outros) Espao
Custo adicional Visibilidade para passantes SALES PARA EVENTOS (auditrios) Foyer P-direito Salas de Apoio Capacidade Colunas na plenria Instalao eltrica Ventilao/refrigerao Iluminao Acstica SALES PARA EVENTOS (feira) Foyer P-direito Salas de apoio Capacidade Colunas/ vo livre Instalao eltrica Ventilao/refrigerao Iluminao Acstica DEMANDA E DISPONIBILIDADE Frequncia de uso Perfil dos eventos mais frequentes Tempo de liberao do espao para montagem
GESTO Pblica ou privada Qualificao dos funcionrios ou empregados Tempo para envio de oramento Flexibilidade para negociao IMAGEM Percepo geral da comunidade positiva, negativa FORMAO DE PREO COBRANA POR HORA, DIA OU EVENTO
*1 A 5. 1 NOTA MNIMA, 5 NOTA MXIMA (VARIVEL CONFORME NECESSIDADE DE CADA EVENTO) (DE LUCCA FILHO, Vinicius. Formulrios e controles para eventos. Apostila do Curso Tcnico de Hospedagem. Florianpolis: IFSC, 2009)
APNDICE N Planilha de Planejamento e Execuo de Eventos RESPONFORNE- STATUS/ SVEL CEDOR SITUAO (INTERNO)
PRODUTO/SERVIO PR-EVENTO Definio do local do evento (ver planilha prpria) Bloqueio do local do evento Reserva do local do evento Oramento, contratao e capacitao do mestre de cerimnias, das recepcionistas, do fotgrafo, do cinegrafista, do buf, dos garons. Elaborao do mailing list e do convite
Envio dos convites Follow up sobre confirmaes Confirmaes Elaborao do roteiro do cerimonial Montagem da recepo Colocar a sinalizao no espao Montagem da mesa de autoridades, com arranjo e toalhas Montagem do plpito, panplia e bandeiras Montagem e teste da sonorizao, da iluminao, de computadores e projetores multimdia Instalao de banners e outros materiais Realizao da decorao do espao Montagem do buf Organizao do auditrio e do foyer para o pblico Organizao do estacionamento/ manobrista TRANS-EVENTO Montagem e superviso da recepo incluindo captao da informao das autoridades para adequao do roteiro de cerimonial. Superviso do servio de alimentao (caf, almoo, jantar ou coquetel) Superviso dos demais servios
Colocao de copos e de gua na mesa de autoridades Teste dos equipamentos udio e video Conferncia dos presentes Conferncia das pronncias dos nomes e cargos PS-EVENTO Desmontagem do evento Avaliao dos contratantes e dos participantes em relao ao evento e da empresa contratada em relao aos terceirizados e ao evento. Pagamento dos fornecedores Elaborao do relatrio parcial pblico, clipagem, fotos, filmagem. de
Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo da Rede Federal de Educao Profissional e Tecnolgica
Grupo de Trabalho responsvel pela pesquisa, elaborao e organizao:
Ministrio da Educao Felipe Ehrick Danziato Cerimonial do Ministro da Educao Denilda Ucha Secretaria de Educao Profissional e Tecnolgica
Rede Federal de Educao Profissional e Tecnolgica Vinicius De Lucca Filho Instituto Federal de Santa Catarina Berenice Mattos da Silva Instituto Federal Sul-rio-grandense Carla Simone Burdzinski Instituto Federal de Mato Grosso do Sul
Colaborao na Reviso Ortogrfica: Suzana Grala Tust Instituto Federal Sul-rio-grandense

Ministrio da Educao Secretaria de Educao Profissional e Tecnolgica Coordenador de Comunicao Social da Setec - Felipe De Angelis Telefone: (61) 2022.8579 / 8586 E-mail: [email protected] Setembro/2010

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CERIMONIAL E PROTOCOLO

Rede Federal de Educao Prossional e Tecnolgica

Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo | 3

Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo | 5

Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo | 7

1.2 Objetivos do Evento

Rede Federal de Educao Profissional e Tecnolgica

1.5 Data, horrio e local

1.6 Programao Visual

Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo | 9

Rede Federal de Educao Profissional e Tecnolgica

1.8 Divulgao do Evento

1.9 Recursos Humanos

Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo | 11

1.10 Transporte 1.10.1 Transporte urbano

1.10.2 Transporte areo:

Rede Federal de Educao Profissional e Tecnolgica

1.12 Recepo e Credenciamento

Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo | 13

1.14 Materiais utilizados

Rede Federal de Educao Profissional e Tecnolgica

Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo | 15

1.17 Anlise e Avaliao

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2.3 Ordem de chamada e dos pronunciamentos

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2.4 Quanto s representaes

2.5 Citao de autoridades presentes

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2.7 Plano da Mesa de Honra 2.7.1 Mesas mpares

Legenda: 1 Presidente do ato ou maior autoridade 2 Segunda maior autoridade

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2.7.2 Mesas pares

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2.8 Disposio das Bandeiras

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Esquemas de dispositivos de bandeiras quando hasteadas

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Fonte: Vade Mecum Cerimonial Comando do Exrcito/ Ministrio da Defesa

2.9 Execuo de Hinos

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2.10 Mestre de Cerimnias

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4 Eventos Solenes das Instituies Federais

4.1.1 Setor responsvel pelos eventos

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4.1.2 Comisso Temporria de Formatura

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4.1.3.1 Ordem de precedncia para composio de mesa de honra

4.1.3.2 Ordem de pronunciamentos

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Diretor-Geral; Reitor ou representante legal.

4.1.4 As Colaes de Grau em Gabinete

Cidade/UF, _ de ____ de _.

8. APROVAO PELO CONCEDENTE Aprovado Local e Data Concedente