A Indexação Por Assuntos
A Indexação Por Assuntos
A Indexação Por Assuntos
1 Cf. Jorge M. de Abreu Arrimar – A Biblioteca Central de Macau = The Central Library of Macao. Macau: ICM, 1992, p. 62-63.
2 Cf. Patrícia Rosas - Instruções redatoriais e a indexação em publicação periódica : versão preliminar. Impressão 20/10/01, p. 2.
[Consul. 07 Dez. 07]. Disponível em: < http://www.metodologia.org>.
1
auxiliado por uma filtragem intelectual previamente elaborada e controlada”.3 A
linguagem natural é composta por um imenso número de conceitos que são
expressos por meio de termos que, a serem empregues conforme aparecem
nos documentos, sem modificação, dificultam a concordância entre os termos
indexados. Daqui resultaria que, um mesmo assunto fosse representado de
formas diferentes, possibilitando que informações fossem perdidas mediante
determinada solicitação de busca num sistema. O técnico deve procurar que a
análise que faz seja, antes de mais, precisa, objectiva e concisa, reflectindo
estritamente o conteúdo do texto. Daí que a análise deva ser independente da
língua do próprio texto original. Fazer a abordagem do documento, determinar
o seu assunto principal, reconhecer os elementos essenciais que devem ser
realçados e descritos, extrair os conceitos, estabelecer a sua correspondência
em linguagem documental e verificar a pertinência dessa representação, são
etapas sucessivas a cumprir pelo técnico, com o objectivo final da difusão
correcta da informação. E para que se cumpra este desiderato – e porque o
problema central gira em torno do fenómeno da linguagem e da comunicação,
sendo aquela o principal veículo de transferência da informação – a função da
análise será a de transmitir, de forma inequívoca, o conteúdo do documento.
Daí que seja necessário dois requisitos, a objectividade (que preside à
elaboração analítica, pois deseja-se que o documento secundário possa
substituir o documento original) e a normalização (que se traduz no próprio
imperativo da documentação).
A normalização é, pelas razões referidas, o elemento chave da cadeia
documental, conferindo unidade e coesão ao próprio sistema. O seu campo de
acção vai da fase de análise do documento até à fase subsequente de
recuperação da informação. Apesar de possuirmos a NP 3715, de 1989, e a NP
4036, de 19924, constata-se que estas se revelam pouco normativas,
constituindo-se mais como um corpo metodológico de acompanhamento do
processo de indexação. E é no tratamento documental que se faz sentir a
necessidade de um vocabulário controlado que permita uma maior
especificidade e uma menor ambiguidade no seu desenvolvimento. Assim, a
3 Maria Margarida Melo de Carvalho – “O problema da subjectividade na indexação”. Cadernos BAD, nº1 (1995), p. 26.
4 NP 3715 (1989) Documentação. Método para análise de documentos, determinação do seu conteúdo e selecção de termos de
indexação; NP 4036 (1992) Documentação. Tesauros monolingues: directivas para a sua construção e desenvolvimento, traduzidas
pela CT 7 do Instituto Português de Qualidade, respectivamente das normas ISO 5963 (1985) e 2788 (1986).
2
razão basilar para a convocação ao controlo da linguagem radica na variedade
de sentidos que a linguagem natural carrega em si própria. E é a partir desta
linguagem que se constrói um dos instrumentos de apoio à indexação, que é a
linguagem controlada. O grande objectivo radica na forma encontrada para
tornar explícitas as relações implícitas dos termos da linguagem natural. Daí
que, a linguagem documental passe a ser utilizada para expressar de forma
clara, sucinta e inequívoca o conteúdo dos documentos. Ela actuará, então,
como um filtro entre a linguagem natural do documento e o utilizador, sendo
imprescindível, para que tal aconteça, que este vocabulário controlado esteja
registado em instrumentos mais específicos. Passamos a ter, então, no campo
da indexação, dois tipos de linguagem: a categorial (pré-coordenada,
consubstanciada em tabelas cujo princípio é o da classificação) e a
combinatória (pós-coordenada, expressa em tesauros ou listas estruturadas
de termos, cujo princípio repousa na combinação entre os termos).
A linguagem categorial procura enumerar todos os assuntos possíveis,
abrangendo o universo do conhecimento e do saber; são dedutivas, com os
assuntos apresentados do geral para o particular, integrando-os em quadros
lógicos onde é possível estruturar as suas relações hierárquicas. A linguagem
combinatória, ao invés da categorial, obedece a um princípio combinatório
que se alicerça em princípios filosóficos. A coordenação de conceitos
caracteriza a evolução dos conhecimentos, revelando a sua abertura e
flexibilidade e promovendo um espaço de maior liberdade ao utilizador. A
estrutura desta linguagem é concretizada nos tesauros.
O tesauro, na sua esfera de aplicação, é o instrumento de trabalho que
permite ao bibliotecário traduzir a análise do conteúdo dos documentos através
de palavra-chave ou descritores que representam os conceitos/assuntos
através dos quais se pretende efectuar a pesquisa. Ele demonstra a sua
versatilidade através de uma permanente actualização, por oposição à rigidez
dos instrumentos de trabalho que se suportam na linguagem categorial.
3
correcta a tomar perante as opções colocadas pela representação dos
conceitos, de forma a garantir a sua coerência e conferir uniformidade aos
instrumentos de pesquisa disponibilizados ao universo utilizador”.5 É a
convicção de que esta situação é intrínseca à própria indexação, resultando,
em última análise, da multiplicidade e da diversidade dos casos apresentados
na prática corrente e de forma alguma “susceptíveis de enquadramento numa
tipologia que tornaria possível estabelecer um corpo limitado de regras”.6
Analisando-se a coerência da indexação isoladamente, sem considerar o
nível de eficácia da recuperação de informações no sistema pelo utilizador, não
se pode inferir sobre a qualidade da indexação. A coerência, portanto, não
significa necessariamente que os documentos foram adequadamente
representados, tornando-se com isso muito difícil estabelecer os meios para
medir uma boa indexação. “Não existem critérios objectivos de indexação” e os
termos só podem ser considerados mais pertinentes, mais informativos, mais
relevantes, etc..7 A resposta é de que se torna necessário partir da certeza de
que “indexar é muitas vezes um acto de escolha entre duas ou mais hipóteses
válidas, se consideradas fora de um contexto muito próprio”, para estabelecer
que “é esse contexto que deve ser reconhecido, bem caracterizado e
enfrentado, para que se determinem as soluções que lhe forem mais
adequadas”.8 Consequentemente são determinados princípios gerais e
apresentadas normas para a indexação por assuntos, com o objectivo de
prestar um apoio metodológico ao indexador, ao mesmo tempo que se toma
uma posição quanto ao desenvolvimento normativo em indexação: a abolição
da busca/determinação de palavras-chave em função da noção mais alargada
que é a de conceito, podendo até ser a de conceitos-chave, que se podem
traduzir por termos de indexação. Estes são compostos por uma ou mais
palavras e, pela sua função, são termos-chave de uma linguagem de
indexação, devendo, por isso mesmo, serem fixados num vocabulário próprio.9
O grande objectivo de um serviço de indexação é o de assegurar a
recuperação de qualquer documento ou informação no momento em que o
5 Maria Teresa Pinto Mendes, Maria da Graça Simões – Indexação por assuntos : princípios gerais e normas. Lisboa: Gabinete de
Estudos a&b, 2002, p. 11.
6 Id., ibid.
7 Cf. Letícia Strehl - Avaliação da consistência da indexação realizada em uma biblioteca universitária de artes. [Consul. 3 Dez.
2007]. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0100-19651998000300011&lng=pt&nrm=iso>
8 Maria Teresa Pinto Mendes, Maria da Graça Simões – Indexação por assuntos…, p. 11.
9 Cf. Maria Teresa Pinto Mendes, Maria da Graça Simões – Id., p. 12.
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utilizador busca um assunto num sistema de informações. A sua qualidade é
determinada pelo estabelecimento de descritores que representem
devidamente os assuntos dos documentos, permitindo sua eficaz recuperação.
A indexação por assuntos envolve duas etapas principais: a análise
conceitual e a determinação dos termos de indexação. A análise conceitual é a
actividade de definição dos assuntos que são tratados no documento, e a
determinação dos termos de indexação corresponde à actividade de conversão
dos conceitos identificados na análise para uma linguagem de indexação.
Convém, no entanto, ressaltar que a actividade de indexação é um
processo subjectivo, sendo que, na inexistência de normas claramente
definidas, poderem surgir diferentes possibilidades de opção. Esta situação
amplia-se no caso de existência de uma diversidade de técnicos num mesmo
sistema, potencializando-se, assim, a intervenção negativa dos vários
subjectivismos. Aos inconvenientes de uma indexação individual somar-se-ia
os da indexação em equipa, tornando-se, neste último caso, mais notórios nos
nossos dias em que se vai generalizando a cooperação. E ainda mais
complexa se torna a situação se à diversidade referida se juntar uma outra, que
radica na variedade de perfis do utilizador. Veja-se o caso das bibliotecas
escolares, cujos utilizadores/alunos compõem um largo espectro de perfis, que
vão do 1º ciclo (iniciados nas literacias) ao do 12º ano (alunos pré-
universitários). Daí a grande questão, que os estudiosos destes assuntos
continuam a levantar: “Como se poderia constituir um corpo de regras, limitado
mas flexível, de modo a satisfazer, com soluções próprias, este somatório
quase infinito de disparidades?”10
Em suma, pode-se dizer que o que coloca em risco a coerência da
indexação é o facto de distintos indexadores (ou até mesmo um mesmo
indexador em momentos distintos) perceberem de forma diferente:
– o conteúdo real do documento;
– a parte desse conteúdo que será susceptível de responder realmente
às necessidades dos utilizadores;
– os conceitos importantes que devem ser conservados para representar
este conteúdo;
– os descritores definidos para representar esses conceitos.
5
Assim, a coerência da indexação consiste na concordância quanto aos
termos a serem usados para indexar um assunto tratado em diferentes
documentos. O conceito de coerência é um dos requisitos para uma indexação
de qualidade, pois todos os documentos que tratam o mesmo assunto devem
estar representados da mesma forma, não devendo subsistir perda de
informações no momento da recuperação. Daí a importância do uso de uma
política de indexação e de um vocabulário controlado para nortear as
actividades do indexador no momento da representação temática dos
documentos.
6
f) avaliação do sistema – identificação da forma como o sistema será
avaliado, visando descobrir o nível de satisfação das necessidades dos seus
utilizadores, as falhas que ocorrem e a forma como podem ser corrigidas.11
A definição de uma política de indexação, de pleno acordo com a
organização em que se insere e com os utilizadores a que se destina, é
indispensável para o alcance dos objectivos de um sistema de informação: a
recuperação da informação certa no momento adequado.
Quanto ao vocabulário controlado, este é o instrumento utilizado na
segunda etapa do processo de indexação, durante a qual o indexador traduz os
conceitos extraídos do documento para a linguagem utilizada no sistema. “Todo
o procedimento de recuperação de informações é ligado à manipulação de
‘classes’. Quando indexamos um documento, colocamo-lo numa classe
determinada. Para facilitar o processo, cada classe recebe ‘um nome’, que é
chamado ‘termo de indexação’. Ao conjunto de termos de indexação
chamamos Linguagens de Recuperação de Informação ou Linguagens de
Indexação”. Neste mesmo sentido, destaca-se que, “quando um sistema
adopta algum tipo de controlo sobre os termos utilizados, estamos empregando
uma linguagem artificial, através de um vocabulário controlado”.12
I – PRINCÍPIOS13
1. Qualidade da análise
É a qualidade da análise que determina a qualidade da indexação,
obstando a que se recuperem documentos sem informação pertinente
(“ruídos”), quando outros, mais importantes, ficam escondidos (“silêncio”). Se
por um lado a análise deve caracterizar-se pela fidelidade com que exprime o
pensamento do autor, por outro, deve resultar de uma avaliação positiva da sua
pertinência informativa em relação ao potencial utilizador.
A análise do conteúdo temático/informativo dos documentos constitui a
11 Cf. Letícia Strehl - Avaliação da consistência da indexação realizada em uma biblioteca universitária de artes. [Consul. 3 Dez.
2007]. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0100-19651998000300011&lng=pt&nrm=iso>
12 Letícia Strehl – Id., ibid.
13 Cf. Maria Teresa Pinto Mendes, Maria da Graça Simões – Indexação por assuntos : princípios gerais e normas. Lisboa:
Gabinete de Estudos a&b, 2002, p. 17-21. Princípios que a IFLA propõe: Uniformidade, Controlo da sinonímia e da homonímia,
Semântica, Sintaxe, Consistência, Nomes, Justificação documental (autoridade da literatura corrente) e Utilizador.
7
1.ª fase do processo de indexação. A apreensão exacta do conteúdo
informativo do documento (evitando a ambiguidade), o respeito pelo
pensamento nele consignado, conjugado com a pertinência (valor potencial que
tenha para o utilizador que solicite a informação ou que com ela venha a
deparar-se), são questões base deste princípio.
A objectividade é uma qualidade que o indexador tem que possuir, a par
dos conhecimentos mínimos da área temática em que se move (deve contar
com o apoio de obras de referência em todo o tipo de suportes de informação).
Convém chamar a atenção para o facto de a utilização simultânea de
uma linguagem de indexação combinatória, e de uma linguagem categorial, de
uma classificação, constituir um grande apoio à análise correcta, na medida em
que, integrando o assunto concreto num âmbito mais vasto, o torna mais claro
e facilita a sua identificação. [p.17-18]
3. Simplicidade formal
O termo de indexação deve assumir uma forma tão simples quanto
possível. [p.19] […]
4. Coerência e uniformidade
No processo de indexação deve impor-se a coerência da aplicação dos
mesmos princípios e da manutenção dos critérios de escolha para a solução de
casos análogos; é, digamos assim, uma uniformidade intrínseca. Deve,
procurar-se, também, a uniformidade exterior, aquela que é imediatamente
visível, que acima de tudo, anula as potencialidades da sinonímia, garantindo,
para a representação de um mesmo conceito, a escolha de um mesmo termo;
sempre que possível, deverão, também, utilizar-se termos de estrutura idêntica
8
para conceitos análogos.[…]
5. Controlo da Sinonímia
Para um mesmo conceito deve escolher-se um único termo de
indexação (termo preferencial ou descritor), permitindo através de uma relação
de equivalência o acesso pelos seus sinónimos (não descritores). [p.20] […]
6. Analogia
Em casos de dúvida na aplicação directa dos princípios e das normas,
procurar-se-á uma solução análoga a alguma já encontrada para casos
idênticos, fazendo assim valer a coerência e a uniformidade.
7. Controlo da ambiguidade
A escolha dos termos, em qualquer caso, mas muito particularmente em
sistemas pós-coordenados, deve ser cuidadosamente feita de modo a que não
resulte ambiguidade no momento da pesquisa. […] [p. 21]
II – PRECISÕES TERMINOLÓGICAS14
1. Conceito/termo de indexação
14 Cf. Maria Teresa Pinto Mendes, Maria da Graça Simões – Id., p. 22-
9
informativa, é, seguidamente, seleccionado.
Este binómio conceito / termo é uma referência de base que nos situa
com precisão e à partida, no âmago do processo de indexação e nos revela a
natureza dos problemas que se põem a cada uma das suas duas etapas: por
uma análise identificam-se, reconhecem-se, os conceitos do conteúdo temático
de um documento para, em seguida se representarem em termos de
indexação. […]
Na linguagem corrente, na lógica e na indexação por assuntos, conceito
e termo não se identificam. Conceito, também designado por ideia e noção,
constitui uma representação formal, o seu suporte visível, digamos assim.”
[p.23] […]
Conclusão
15 Qualificador designa a nota que se coloca, entre parêntesis, à frente de homógrafos.(Maria Teresa Pinto Mendes, Maria da Graça
Simões – ob. cit., p. 27). Ou Qualificador Parentético “palavra ou expressão, colocada entre parêntesis curvos, acrescentada a um
termo de indexação com a função de esclarecer ou especificar o seu sentido” (SIPORbase : sistema de indexação em português.
Lisboa: Biblioteca Nacional, 1998, 46, p.1).
10
A existência de uma política de indexação, consubstanciada no sistema
de indexação em português SIPORbase16, e a edição em Portugal, com as
devidas adaptações, da Lista de cabeçalhos de assunto para bibliotecas17, já
largamente utilizada em bibliotecas públicas e escolares, faz-nos pensar
estarmos já na posse dos instrumentos essenciais para que se consiga um
bom nível de indexação nas bibliotecas escolares, sobretudo agora que está
em projecto a criação de uma rede de catálogos das bibliotecas escolares.18 A
adopção do SIPORbase responde, assim, à necessidade de facilitar o acesso
por assunto aos diversificados fundos bibliográficos das bibliotecas escolares
(do 1º ciclo ao secundário), por parte de uma população de utilizadores sem
um perfil comum, a não ser o facto de ser uma população estudantil.
- Indexação SIPORbase19 –
J. B. Fernandes (Firma)
Marques, A. R. Prates
Matos, Maria João
Portugal. Ministério da Educação
Convento de Cristo. Janela da Casa do Capítulo (Tomar, Portugal)
1.1.Vírgula ,
António, Prior do Crato, 1531-1595
Melo, Família, séc. 18
Pessoa, Fernando, 1888-1935
Congresso Nacional BAD, 2, Coimbra, 1987
Dinastia de Bragança, 1640-1910
França -- História -- Restauração, 1814-1830
Avenida da Liberdade (Lisboa, Portugal)
16 Na 3ª edição (1998), temos “Obras para crianças e jovens”, numeração 92. Ver tbm.: Maria Teresa Pinto Mendes, Maria da Graça
Simões - Indexação por assuntos : princípios gerais e normas (2002).
17 Martine Blanc-Montmayeur, Françoise Danset – Lista de Cabeçalhos de assunto para bibliotecas. Lisboa: Editorial Caminho,
1999.
18 PCCRBE – Programa para a Criação de Catálogos Colectivos da Rede de Bibliotecas Escolares.
19 Abordagem muito sucinta do SIPORbase : sistema de indexação em português. Lisboa: Biblioteca Nacional, 1998.
11
1.2. Dois Pontos : É usado para separar o qualificador geográfico
1.4. Parêntesis ( ) e [ ]
1.5. Travessão _
Portugal – História -- [Manuais escolares]
12
2.2. Nomes Geográficos
Paris (Estados Unidos)
Paris (França)
Lubango (Angola)
Rio Nabão (Tomar, Portugal)
Rio Mucúfi (Lubango, Angola)
3. Singular e Plural
- Singular -
Elasticidade
Evaporação
Filosofia
Socialismo
Cobre
Dinheiro
Papel
3.3.Partes do corpo
Boca
Cabeça
Nariz
- Plural -
13
3.4. Noções abstractas que designam uma classe compreendendo
vários membros
Ciências médicas
Reacções químicas
Cardiopatias
Laranjas
Mesas
- Os dois -
Teatro [actividade]
Teatros [instituições]
4. Termos Compostos
Aves de rapina
Gestão por objectivos
Sapatos de ténis
Fundação Calouste Gulbenkian
Lógica Booleana
Método de Hondt
Flores de plástico
Ovos de chocolate
Árvores genealógicas
14
Produção agrícola -- Efeitos de acidez do solo
Sucesso escolar -- Influência dos pais
Solo -- Acidez
15