Mdulo 8 - Arquivo
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Definio
o conjunto de documentos produzidos por
uma instituio no decurso da sua atividade.
Principais funes:
Recolhe e ordena a
documentao: mediante a
recolha, registo e
classificao dos
documentos;
Fornece os documentos
solicitados com rapidez
para os diversos servios;
Controla os atos
administrativos;
Conservao da
documentao serve de
prova
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TIPOS DE ARQUIVOS
arquivo corrente corresponde fase ativa dos
documentos;
arquivo intermdio corresponde fase semi-ativa
dos documentos;
arquivo definitivo corresponde fase inativa dos
documentos.
arquivo ativo mantem arquivados os documentos
de uso frequente.
arquivo inativo que contem os papis menos
usados.
SISTEMAS DE ARQUIVO
Arquivos Pblicos - constitudos na dependncia
de instituies enquadradas no direito pblico:
arquivos de organismos da administrao central,
da administrao local e de empresas pblicas.
Arquivos Privados - constitudos na dependncia
de instituies enquadradas no direito privado:
arquivos de famlia, de personalidades, de
colectividades, de empresas privadas, de
eclesisticos, etc.
Local do Arquivo
O local de instalao do
arquivo deve ter em conta:
Localizao: deve ser
acessvel e com capacidade
para se expandir;
Iluminao: ampla,
repartida e sem incidncia
directa do sol;
Ventilado: ventilao
natural, constante e
regulvel;
Higienizao: limpo, bem
cuidado, com desinfestao
peridica;
Disposio: fcil consulta e
conservao, espao livre
para deslocao.
Segurana: contra incndio,
roubo, infiltraes, entre
outros.
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Antes de guardar os documentos nas
pastas, dossiers e armrios
correspondentes, necessrio cumprir
algumas etapas.
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Etapas a cumprir
1. Inspeco: consiste na
verificao de cada
documento no que diz
respeito ao seu destino,
pois este pode ser para:
arquivar;
solicitar informao;
verificar a existncia de
antecedentes ( ser anexado a
outro).
2. Leitura: todos os
documentos devem ser
lidos cuidadosamente,
para que se analise o seu
contedo e se perceba
onde vai ser arquivado.
(Se j existe pasta ou se
necessrio criar uma).
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Etapas a cumprir
3. Seleo: selecionar o
material que vai ser
arquivado daquele que
j no tem qualquer
utilidade para a empresa
ou instituio (cpias,
comunicados sem
importncia).
4. Marcar a hora e a data
de entrada de um
documento, para que
no haja dvidas acerca
da chegada desse
documento.
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Etapas a cumprir
5. Classificar: determinar
como ser arquivado o
documento, de acordo
com o mtodo e a
classificao adotados
pela organizao.
6. Ordenao: a
organizao dos
documentos dentro das
pastas e destas dentro
dos arquivos. A escolha
da forma de ordenao
depende da natureza dos
documentos.
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Classificao dos Arquivos
Classificao Alfabtica;
Classificao Numrica;
Classificao Alfanumrica
Classificao Geogrfica;
Classificao Cronolgica;
Classificao Ideolgica;
Classificao decimal
Existem ainda, outros
sistemas de classificao,
tais como:
Classificao
Automtica;
Classificao dcimal
universal (CDU)
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Classificao Alfabtica
- Dispe os documentos
ou pastas de acordo com a
sequncia das letras do
alfabeto. um mtodo
fcil, lgico e prtico.
Podemos utilizar a
ordenao com base no
apelido ou numa palavra-
chave.
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REGRAS DA CLASSIFICAO
ALFABTICA
REGRA 1 quando ao nome prprio se
sucedem vrios apelidos, deve-se classificar
pelo ltimo apelido.
Exemplo:
NOMES CLASSIFICAO
Joo Silva Almeida
Costa
Maria Lusa Ferreira
Sousa Dias
Costa, Joo Silva
Almeida
Dias, Maria Lusa
Ferreira Sousa
REGRAS DA CLASSIFICAO
ALFABTICA
REGRA 2 quando um nome procedido de
um ttulo acadmico, de nobreza ou de
graduao, apenas se tem em conta o nome.
Exemplo:
NOMES CLASSIFICAO
Engenheiro Manuel
Lopes
General Afonso Paiva
Manuel Lopes (engenheiro)
Afonso Paiva (general)
REGRAS DA CLASSIFICAO
ALFABTICA
REGRA 3 as abreviaes no so
consideradas para efeitos de ordenao
alfabtica.
Exemplo:
NOMES CLASSIFICAO
Lus Manuel Santos Jr.
Lus Manuel Santos
REGRAS DA CLASSIFICAO
ALFABTICA
REGRA 4 quando um nome precedido de
S., St
o
., St
a
., St
os
., St
as
., estas devem ser
consideradas para efeito de ordenao
alfabtica.
Exemplo:
NOMES CLASSIFICAO
S. Gabriel
So Gabriel
REGRAS DA CLASSIFICAO
ALFABTICA
REGRA 5 as preposies e as conjunes
como de e e e outras ligando os nomes
no devem ser consideradas para efeito de
ordenao alfabtica.
Exemplo:
NOMES CLASSIFICAO
Jos Lopes dos Santos
Jos Lopes santos
REGRAS DA CLASSIFICAO
ALFABTICA
REGRA 6 Os nomes ligados por apstrofo
devem ser ligados como uma s palavra.
Exemplo:
NOMES CLASSIFICAO
SantAna, Armindo
Santana, Armindo
REGRAS DA CLASSIFICAO
ALFABTICA
REGRA 7 Os nomes que comecem por uma
inicial precedem os nomes que comecem pela
mesma inicial mas que no estejam
abreviados.
Exemplo:
NOMES CLASSIFICAO
Antnio Mendes
A. Mendes
Mendes, A.
Mendes, Antnio
REGRAS DA CLASSIFICAO
ALFABTICA
REGRA 8 Os nomes geogrficos compostos
mantem-se para efeitos de classificao.
Exemplo:
NOMES CLASSIFICAO
Vila Nogueira de Azeito
Vila Nogueira de Azeito
REGRAS DA CLASSIFICAO
ALFABTICA
REGRA 9 As abreviaturas e os algarismos
devem ser considerados por extenso.
Exemplo:
NOMES CLASSIFICAO
6 Bairro Fiscal
Sexto Bairro Fiscal
REGRAS DA CLASSIFICAO
ALFABTICA
REGRA 10 Os artigos que precedem o nome
das firmas no so considerados para efeitos
de classificao.
Exemplo:
NOMES CLASSIFICAO
O Salo Primavera
Salo Primavera (O)
REGRAS DA CLASSIFICAO
ALFABTICA
REGRA 11 As partculas estrangeiras (D, Da,
De, Del, Des, Di, Du, La, O, Van, Vanden, Von,
etc), se escritas com inicial maiscula, so
consideradas como parte integrante do nome.
Exemplo:
NOMES CLASSIFICAO
Erick Von Johnson
Eduardo Von Blun
Von Johnson, Erick
Von Blun, Eduardo
REGRAS DA CLASSIFICAO
ALFABTICA
REGRA 12 As expresses usadas no comrcio,
como Sociedade, Companhia, Empresa,
devem ser consideradas na alfabetizao.
Exemplo:
NOMES CLASSIFICAO
Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril, Ld.
REGRAS DA CLASSIFICAO
ALFABTICA
REGRA 13 As diversas filiais de uma empresa
so alfabetadas pelo nome da empresa
seguindo das regies em que se encontram.
Exemplo:
NOMES CLASSIFICAO
ANA Lisboa
ANA Faro
ANA Faro
ANA Lisboa
