GUIA DE UTILIZAO

SIGO Sistema de Informao e Gesto da Oferta Educativa e Formativa

http://sigo.gepe.min-edu.pt/areareservada

Entidades

ANQ, Dezembro de 2010

V.1.1.

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ndice
I. Nota preliminar ......................................................................................................................... 5 A. Utilizadores registados deveres e recomendaes ........................................................... 5 B. Poltica de Privacidade e Segurana ..................................................................................... 6 II. Identificao ............................................................................................................................. 7 III. Contactos ................................................................................................................................. 8 A. Registar novo contacto......................................................................................................... 8 B. Editar contacto j existente .................................................................................................. 8 C. Eliminar contacto existente .................................................................................................. 8 IV. Formadoras ............................................................................................................................. 9 A. Adicionar uma entidade formadora ..................................................................................... 9 B. Eliminar uma entidade formadora ....................................................................................... 9 V. Protocolos de certificao...................................................................................................... 10 A. Adicionar uma entidade protocolada................................................................................. 10 B. Eliminar uma entidade protocolada ................................................................................... 10 VI. Promotoras/Certificadoras ................................................................................................... 11 VII. Recursos humanos ............................................................................................................... 12 A. Adicionar novo elemento equipa e definir as respectivas funes................................. 12 B. Definir novas funes para um elemento pertencente equipa....................................... 13 C. Editar ficha individual de um elemento pertencente equipa .......................................... 13 D. Editar informao da ficha de funes de um elemento pertencente equipa................ 14 VIII. Aces de formao............................................................................................................ 16 A. Adicionar os dados base de uma aco de formao modular.......................................... 17 B. Identificar as entidades envolvidas na aco de formao modular ................................. 17 C. Registar o plano de formao de uma aco de formao modular.................................. 18 D. Registar a equipa de uma aco de formao modular..................................................... 19 E. Alterar / consultar o estado / percurso de uma aco de formao modular ................... 19 F. Adicionar formandos a uma aco de formao modular.................................................. 20 G. Adicionar os dados base de uma aco EFA....................................................................... 20 H. Identificar as entidades envolvidas na aco EFA .............................................................. 21 I. Confirmar o plano de formao da aco EFA..................................................................... 22 J. Registar a equipa de uma aco EFA ................................................................................... 22 L. Descrever os recursos fsicos a mobilizar para a aco EFA................................................ 23

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M. Fundamentar a aco EFA ................................................................................................. 24 N. Adicionar formandos a uma aco EFA.............................................................................. 24 O. Alterar / consultar o estado / percurso da aco............................................................... 24 P. Submeter pedidos de aprovao ........................................................................................ 25 IX. Formandos e inscries......................................................................................................... 28 A. Adicionar nova inscrio..................................................................................................... 29 B. Registo de competncias.................................................................................................... 30 C. Adicionar um formando inscrito a uma aco de formao .............................................. 31 D. Proceder avaliao e certificao de um formando ........................................................ 32 X. Gesto de inscries............................................................................................................... 33 A. Editar a ficha individual de um formando .......................................................................... 34 B. Editar/eliminar a ficha de inscrio de um formando no associado a uma aco: .......... 34 D. Editar/eliminar a ficha de inscrio de um formando associado a uma aco:................. 35 E. Adicionar um formando inscrito a uma aco de formao............................................... 35 F. Proceder avaliao e certificao de um formando......................................................... 36 D. Registar a desistncia de um formando ............................................................................. 36 XI. Alertas.................................................................................................................................... 37 XII. Utilizadores........................................................................................................................... 38 A. Criar um novo utilizador e definir respectivos acessos ...................................................... 38 B. Editar um utilizador j existente e redefinir respectivos acessos ...................................... 38 XIII. Alterar senha ....................................................................................................................... 39 XIV. Servios de apoio ................................................................................................................ 40 XV. Perguntas Frequentes .......................................................................................................... 41 XVI. Bibliografia relevante ......................................................................................................... 44 A. Legislao............................................................................................................................ 44 B. Orientaes Tcnicas .......................................................................................................... 44 C. Publicaes ......................................................................................................................... 45 Anexo 1 Percurso de uma aco de formao modular e respectivos estados ...................... 46 Anexo 2 Percurso de uma candidatura EFA e respectivos estados ......................................... 47 Anexo 3 cones utilizados na plataforma e seu significado ..................................................... 48 Anexo 4 Alertas existentes na plataforma e seu significado (alguns exemplos) ..................... 49 Anexo 5 Informao acerca do registo do n de identificao................................................ 51

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I. Nota preliminar
A rea reservada do Sistema de Informao e Gesto da Oferta Educativa e Formativa (SIGO) constitui-se como uma ferramenta de apoio ao registo da actividade das Entidades que desenvolvam ofertas educativas e formativas para adultos i.e. operadores do Sistema Nacional de Qualificaes de acordo com o Decreto-Lei n 396/2007, nomeadamente, na gesto dos candidatos inscritos e respectiva avaliao, no que diz respeito aos Cursos de Educao e Formao de Adultos (EFA), Formaes Modulares Certificadas (Portaria n 230/2008) e Vias de Concluso do nvel secundrio de educao (Decreto Lei n 357/2007), este ltimo a disponibilizar em breve. Este guia visa, portanto, prestar apoio e esclarecimentos quanto utilizao do SIGO na gesto do registo das actividades destas entidades nas suas diversas etapas de interveno e diferentes modalidades. No sentido de melhorar a monitorizao e acompanhamento da oferta educativa e formativa de adultos, este sistema constitui-se como um instrumento de informao e gesto fundamental, tanto para as entidades promotoras/formadoras, como para os organismos centrais e estruturas regionais do Ministrio do Trabalho e da Solidariedade Social e do Ministrio da Educao.

A. Utilizadores registados deveres e recomendaes: O acesso rea reservada efectuado atravs das credenciais de acesso originalmente atribudas pela entidade gestora da plataforma GEPE - Gabinete de Estatstica e Planeamento da Educao , as quais permitem a criao de novos utilizadores. A partir do momento em que uma entidade detentora das credenciais de acesso, passa a ser integralmente responsvel por todas as actividades que ocorram sob a sua utilizao, bem como por manter a confidencialidade das mesmas. Em caso de suspeita de uso no autorizado de credenciais de acesso ou de qualquer outra quebra de segurana, recomenda-se que informem imediatamente a ANQ ou o GEPE. Para evitar a utilizao no autorizada por terceiros, recomenda-se, ainda, que no final de cada sesso se efectue sada da conta (logout) e se feche a janela do navegador (browser). A ANQ, em articulao com o GEPE, reserva-se o direito de suspender ou cancelar uma conta de utilizador, caso verifique que a informao fornecida falsa, incorrecta, desactualizada, inadequada ou incompleta. A suspenso ou cancelamento de uma determinada conta apenas ocorrer aps notificao ao respectivo utilizador.

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A actualizao dos dados constantes do SIGO deve ser garantida no prazo mximo de dez dias aps o final de cada ms.

B. Poltica de Privacidade e Segurana: Os dados constantes do Sistema sero respeitados ao abrigo do previsto na Lei de Proteco de Dados Pessoais Lei n 67/98, de 26 de Outubro. Com vista a garantir a qualidade e integridade da informao fornecida, foram implementadas as medidas necessrias, tanto a nvel tecnolgico como organizacional, de forma a assegurar que a informao seja segura, precisa, actualizada e completa. De igual modo, os dados registados nos servidores esto sempre protegidos pelas credenciais de acesso (login e password) que identificam o respectivo utilizador, para maior segurana.

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II. Identificao
Aqui esto registados os dados de identificao das entidades promotoras/formadoras. Devem certificar-se de que os dados registados se encontram correctos, uma vez que estes elementos so essenciais para a emisso da documentao associada s respectivas ofertas.
Identificao da Entidade Promotora/Formadora

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III. Contactos
Todos os contactos da entidade promotora/formadora devem ser aqui confirmados e/ou actualizados com possibilidade de indicao daqueles que sero do domnio pblico, i.e. os contactos que sero divulgados atravs do Portal Novas Oportunidades (http://www.novasoportunidades.gov.pt) e que se destinam a consulta. Alm dos contactos gerais, deve ainda ser registado um e-mail de contacto exclusivo com os servios regionais e centrais (e-mail contacto institucional) dado ser essa a via privilegiada de comunicao com as entidades. Este tipo de contacto, alm de obrigatrio, de registo nico e deve estar permanentemente actualizado.

Procedimentos passo a passo

A. Registar novo contacto: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Adicionar contacto ( ). Seleccionar tipo de contacto. Discriminar qual o contacto. Indicar se o contacto do domnio pblico ( )1. Gravar e voltar. Repetir os passos de 1 a 5 para cada um dos tipos de contacto a incluir.

B. Editar contacto j existente: 1) Clicar no cone (lpis) correspondente ao contacto que se pretende editar. 2) Alterar a informao pretendida. 3) Gravar e voltar.

C. Eliminar contacto existente: 1) Clicar no cone (cruz) correspondente ao contacto que se pretende eliminar. 2) Confirmar eliminao clicando no Sim constante do alerta que surge no topo da pgina.

O e-mail contacto institucional nunca ser pblico, pelo que essa opo no estar disponvel no registo deste contacto.

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IV. Formadoras
Esta a rea onde as entidades promotoras devero proceder ao registo das entidades formadoras com as quais colaboram. Tal significa que apenas ser possvel entidade formadora registar a entidade promotora das aces de formao por si desenvolvidas (no separador Entidades, cf. pginas 17 e 21) se o procedimento atrs descrito for observado por esta ltima. No caso da entidade promotora assumir competncias de entidade formadora deve ser adicionada como tal nesta rea. No caso dos agrupamentos de escolas, escolas no agrupadas e centros de formao profissional do IEFP, esta rea estar j definida, no sendo necessrio o seu preenchimento.

Procedimentos passo a passo

A. Adicionar uma entidade formadora: 1) Adicionar ( ). 2) Pesquisar na lista de entidades. Esta pesquisa pode ser efectuada por cdigo da entidade, nome ou parte de nome, NIPC ou pelo cruzamento de uma ou mais destas variveis. 3) Clicar em para seleccionar a entidade pretendida. 4) Seleccionar o estado da entidade formadora, indicando se a mesma se encontra Activa . Este procedimento essencial para que se possa associar uma entidade formadora a uma aco de formao. B. Eliminar uma entidade formadora: 1) Clicar no cone (cruz) correspondente entidade que se pretende eliminar. 2) Confirmar eliminao clicando no Sim constante do alerta que surge no topo da pgina. A eliminao de uma entidade previamente adicionada no ser possvel se a mesma estiver ou j tenha estado associada a alguma aco de formao.

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V. Protocolos de certificao
rea exclusiva das entidades com competncia certificadora onde devem registar as entidades com as quais estabeleceram ou venham a estabelecer um protocolo de certificao. Tal significa que apenas ser possvel entidade sem competncia certificadora registar a entidade que homologar os seus certificados e diplomas resultantes das aces de formao por si desenvolvidas (no separador Entidades, cf. pginas 17 e 21) se o procedimento atrs descrito for observado por esta ltima.

Procedimentos passo a passo

A. Adicionar uma entidade protocolada: 1) Adicionar ( ). 2) Pesquisar na lista de entidades. Esta pesquisa pode ser efectuada por cdigo da entidade, nome ou parte de nome, NIPC ou pelo cruzamento de uma ou mais destas variveis. para seleccionar a entidade pretendida. 3) Clicar em 4) Seleccionar o estado da entidade protocolada, indicando se a mesma se encontra Activa . Este procedimento essencial para que se possa associar uma entidade certificadora a uma aco de formao. B. Eliminar uma entidade protocolada: 1) Clicar no cone (cruz) correspondente entidade que se pretende eliminar. 2) Confirmar eliminao clicando no Sim constante do alerta que surge no topo da pgina. A eliminao de uma entidade previamente adicionada no ser possvel se a mesma estiver ou j tenha estado associada a alguma aco de formao.

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VI. Promotoras/Certificadoras
Esta a rea de consulta onde as entidades formadoras podem conferir as entidades promotoras com quem colaboram. Tambm aqui podem ser consultadas as entidades com as quais foram estabelecidos protocolos de certificao e quais se encontram activos.

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VII. Recursos humanos

Cada elemento da equipa pedaggica (tal como previsto na Portaria n 230/2008, de 7 de Maro) tem de constar do item Equipa. Aplica-se aqui o conceito de ficha nica, i.e., cada elemento ter uma ficha com dados pessoais e profissionais que poder ser mobilizada para diferentes funes, por diferentes entidades e em diferentes modalidades, de acordo com as suas caractersticas e tendo em conta os requisitos previstos nos normativos legais em vigor para o exerccio das mesmas no mbito das respectivas equipas pedaggicas. Antes de se adicionar um novo elemento equipa dever o mesmo ser localizado na bolsa de recursos humanos atravs do item Pesquisar. A pesquisa pode ser efectuada atravs de diferentes variveis, isoladamente ou cruzando diferentes critrios (nome, parte de nome, n de identificao fiscal, data de nascimento) com recurso ao cone da lupa
Pesquisa de recursos humanos

Se o elemento a adicionar estiver j registado (aparecer na lista de resultados) basta aceder a Adicionar Equipa (coluna do lado direito da lista).

Procedimentos passo a passo

A. Adicionar novo elemento equipa e definir as respectivas funes: 1) Aceder a Pesquisare localizar ( ) o elemento a adicionar atravs de uma das variveis disponveis no formulrio (nome, parte de nome, n. de identificao fiscal, data de nascimento) podendo e sendo desejvel cruzar estas variveis para garantir a localizao do elemento, evitando, desta forma, eventuais duplicaes no registo. 2) Caso a pesquisa no devolva resultados devem seguir os passos a partir de 3; caso o sistema verifique a existncia do elemento os procedimentos devem ser os descritos a partir de 8.
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3) Adicionar Recurso Humano ( ). 4) Preencher todos os campos da ficha individual. 5) Efectuar o upload do CV2, clicando em procurar para descarregar o respectivo ficheiro directamente do PC. 6) Gravar e voltar. 7) Efectuar o procedimento descrito em 1. 8) Clicar em Adicionar Equipa (ltima coluna do lado direito da linha de resultados). 9) Preencher todos os campos base obrigatrios da ficha de funes. 10) Gravar e voltar. Ao gravar, o elemento fica automaticamente agregado equipa pedaggica da entidade formadora. Neste formulrio deve ser indicado se o elemento em causa detentor de CAP, isento deste ou portador de habilitao para a docncia. Caso seja assinalada esta ltima opo, dever ser posteriormente seleccionado o respectivo grupo de recrutamento. A seleco do grupo de recrutamento ir determinar, no caso dos formadores de UC/UFCD da componente de base, quais as reas de competncias-chave a apresentar pelo sistema e que correspondem quelas para as quais tm habilitao (cf. Despacho n 11 203/2007, de 8 de Junho). 11) Adicionar a funo a exercer ( ). 12) Preencher todos os campos3. 13) Gravar e voltar. B. Definir novas funes para um elemento pertencente equipa: 1) Aceder ao item Equipa e clicar no cone (chave inglesa) correspondente ao elemento da equipa para o qual se pretende definir novas funes. 2) Adicionar Funo ( ). 3) Preencher todos os campos3. 4) Gravar e voltar. C. Editar ficha individual de um elemento pertencente equipa: 1) Aceder ao item Equipa e clicar no cone elemento da equipa pretendido. 2) Editar Recurso Humano e clicar no cone 3) Alterar os campos pretendidos4. 4) Gravar e voltar. (chave inglesa) correspondente ao (lpis).

O CV, seja qual for o tipo de ficheiro a carregar no sistema, no poder ultrapassar 1MB. Se a funo seleccionada for formador, e se o mesmo for detentor de habilitao para a docncia, aparecero automaticamente as reas de competncias-chave que correspondem quelas previstas para o grupo de recrutamento seleccionado, de acordo com o disposto no Despacho n 11 203/2007, de 8 de Junho. 4 No caso dos elementos com habilitao para a docncia, no ser possvel retirar o(s) visto(s) dos grupos de recrutamento j seleccionados.
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D. Editar informao da ficha de funes de um elemento pertencente equipa: 1) Aceder ao item Equipa e clicar no cone (chave inglesa) correspondente ao elemento da equipa para o qual se pretende editar funes. 2) Clicar no cone (lpis) da tabela das funes. 3) Alterar a informao pretendida. 4) Gravar e voltar. Assim, existir uma ficha individual e uma ficha de funes para cada elemento da equipa. Esta ltima, um repositrio de todas as funes que um determinado elemento poder ir desempenhando ao longo da sua passagem por uma entidade formadora. Os elementos que tenham cessado funes aparecem na lista sem qualquer funo atribuda na coluna Funes Actuais. Para facilitar a pesquisa, a listagem de elementos pode ser ordenada por ordem ascendente ou descendente, bastando para tal clicar no cone disponvel em cada coluna ou poder-se- digitar directamente o n da pgina para onde se quer navegar (Page: 5 of 6 ) e clicar em Go sem ter de passar pela listagem pgina a pgina. tambm possvel pesquisar os elementos pertencentes equipa atravs de alguns critrios per si ou cruzando variveis, tais como nome, parte de nome, n. de identificao fiscal e funo actual.
Go

Equipa

importante referir que o que determina as funes que podero ser desempenhadas a informao registada na ficha individual, muito particularmente no que diz respeito aos formadores. Assim, e a ttulo de exemplo, para algum que venha a desenvolver actividade como formador, no bastar seleccionar a respectiva funo, mas ter que ter indicado na sua ficha individual que preenche os requisitos exigidos para o desempenho destas funes especficas (habilitao para a docncia, grupo de recrutamento, etc.), tal como previsto nos normativos legais em vigor. Naturalmente que a incluso do Curriculum Vit , alm de obrigatria, extremamente importante

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para que possam ser aferidos, a qualquer altura, os requisitos de cada um dos elementos da equipa para o exerccio das respectivas funes. A informao acerca das funes a desempenhar, bem como o perodo de tempo em que as mesmas iro ser desenvolvidas, decisiva para que o elemento da equipa possa ou no integrar uma aco de formao. Tal acontece porque o perodo em que a aco decorre determina quais os elementos da equipa que estavam no estado activo (estado determinado pelas datas de incio e de cessao de funes), sendo apenas esses os que o sistema disponibiliza na listagem a apresentar em cada aco. Alm disso, cada aco tem intervenientes especficos que s sero apresentados se a sua funo estiver correctamente definida, como explicado anteriormente. Nota importante: indispensvel e obrigatrio que as entidades tenham os dados das equipas permanentemente actualizados.

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VIII. Aces de formao

Atravs dos diferentes campos disponveis no formulrio de pesquisa de aces de formao possvel procurar, consultar e gerir as diferentes aces existentes na entidade e seus respectivos estados. As entidades promotoras tero a possibilidade de consultar todas as aces que estiveram ou esto a decorrer junto das suas diferentes entidades formadoras. A pesquisa foi pensada para limitar a procura de uma ou mais aces de formao com base no cruzamento de diferentes variveis, facilitando desta forma a localizao do resultado pretendido. de referir que determinados campos do formulrio vo sendo disponibilizados medida que se efectua o respectivo preenchimento.
Pesquisa e gesto de aces de formao

tambm nesta rea que possvel o registo de novas aces de formao e, sempre que necessrio, a respectiva apresentao de candidaturas, accionando Adicionar Aco Formao Modular ou Adicionar Aco EFA.

Procedimentos passo a passo Aco de formao modular

O registo de informao de uma aco de formao modular encontra-se distribudo por diferentes separadores que vo aparecendo medida que se vai preenchendo os dados.
Separadores: aco de formao modular

Os separadores que contm algarismos (#) so aqueles onde existe a possibilidade de solicitar aprovao, via plataforma, junto do servio regional competente para o funcionamento da aco em condies excepcionais (por exemplo ter mais do que 25
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formandos). O separador mostrar o n de pedidos que se encontram pendentes de deciso.

A. Adicionar os dados base de uma aco de formao modular: 1) Preencher os campos obrigatrios constantes do separador Curso. 2) Caso a formao decorra numa entidade externa, deve ser assinalada quadrcula correspondente e preenchidos os dados especficos da entidade. 3) Se a aco for financiada, tal deve ser indicado no campo destinado para o efeito . Aps a gravao ( ) dos dados base da aco, o sistema gera automaticamente o respectivo cdigo administrativo e mostra os separadores seguintes, os quais devem ser percorridos para preenchimento dos dados especficos da aco em causa.
Registo de aco de formao modular

B. Identificar as entidades envolvidas na aco de formao modular: No separador Entidade devem ser indicadas quais as diferentes entidades que tero interveno na aco de formao em causa, nomeadamente a entidade formadora e a entidade promotora. 1) Confirmar a Entidade Formadora, que aparecer preenchida por defeito, e restantes dados associados. 2) Seleccionar Entidade Promotora do menu. 3) Gravar e voltar. Qualquer uma destas entidades deve estar previamente definida, tal como descrito nos captulos IV. Formadoras e VI. Promotoras/Certificadoras e os respectivos responsveis devem estar identificados com todos os campos obrigatrios preenchidos, caso contrrio no ser possvel avanar para os separadores seguintes.

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Identificao das entidades associadas aco de formao modular

Ao seleccionar a entidade do menu correspondente, o sistema preenche automaticamente a informao restante, i.e., Nome do Responsvel e E-mail, caso estes campos estejam preenchidos na origem. Se no estiverem, no ser possvel continuar o carregamento dos dados da aco, uma vez que existiro campos obrigatrios por preencher. Caso a entidade promotora seja distinta da formadora, dever-se- contactar a entidade em causa para que efectue o preenchimento dos campos em falta.

C. Registar o plano de formao de uma aco de formao modular: No separador Plano de Formao devero ser indicadas as UC/UFCD que faro parte da aco clicando em Adicionar UC/UFCD. As UC/UFCD podero ser adicionadas atravs de pesquisa indirecta ao Catlogo Nacional de Qualificaes. Est disponvel um formulrio que permite pesquisar por diferentes variveis, tais como as diferentes componente de base, os cdigos ou at mesmo pela designao ou parte da designao das UC/UFCD.
Seleccionar as UC/UFCD do plano de formao da aco de formao modular

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1) Pesquisar ( ) as UC/UFCD pretendidas 5. 2) Seleccionar as UC/UFCD pretendidas e gravar a seleco clicando em Adicionar UC/UFCD seleccionadas.

D. Registar a equipa de uma aco de formao modular: No separador Equipa devero ser seleccionados os elementos da equipa (previamente definidos tal como descrito em VII. Recursos humanos) que acompanharo a aco de formao. 1) Clicar em Adicionar Elemento da Equipa Aco. 2) Preencher os campos obrigatrios do formulrio. Ao seleccionar o elemento e correspondente funo, o sistema apresenta automaticamente as datas de incio e fim de funes desse elemento na aco em causa. Caso a data de fim das funes do elemento seleccionado seja anterior data de fim da aco, o sistema apresentar a primeira. 3) Seleccionar o formador adicionado aco, tal como descrito em 1) e 2). 4) Assinalar as UC/UFCD correspondentes quelas que sero ministradas pelo formador em causa. Apenas estaro disponveis as UC/UFCD para as quais o formador tem habilitao de acordo com o que foi indicado na sua ficha individual e, no caso da componente de base, as UC/UFCD associadas s reas de competncias-chave que foram previamente indicadas na ficha de funes do item Equipa. 5) Gravar seleco. Automaticamente o formador fica com a carga horria total de cada uma das UC/UFCD atribudas (25 ou 50 horas).

Todavia, se existir mais que um formador associado a uma mesma UC/UFCD, poder-se distribuir a carga horria total por cada um, bastando para tal clicar no cone Horas correspondente, de forma a preencher o formulrio.

E. Alterar / consultar o estado / percurso de uma aco de formao modular: no separador Estados que vo sendo registadas todas as fases por passa a aco de formao modular, desde a submisso at sua concluso (cf. Anexo 1). ainda nesta rea que se poder submeter uma aco de formao modular ( ), colocar uma aco em funcionamento ( ), cancelar uma determinada aco ( ) ou concluir uma aco ( ).

Na pesquisa das UFCD no considerar o zero esquerda.

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F. Adicionar formandos a uma aco de formao modular: Para ser possvel adicionar formandos a uma aco de formao modular devero estar cumpridos dois requisitos: os formandos devero estar inscritos na entidade e respectiva modalidade de formao (tal como descrito no captulo IX. Formandos e inscries); a aco de formao modular dever estar no estado Submetida. Para tal, deve aceder-se ao separador Estados e clicar em Submeter Aco de Formao. Apenas aps este procedimento, ser mostrado o separador Formandos que permitir associar os formandos previamente inscritos aco de formao modular. Ser ainda possvel adicionar formandos a uma aco de formao modular que se encontre no estado Em funcionamento, permitindo assim a integrao de um formando aps o incio da aco. Todavia, este procedimento apenas poder ser observado se forem asseguradas as condies mnimas para a certificao, tal como disposto na Portaria n 230/2008, de 7 de Maro.

Procedimentos passo a passo Aco EFA

O registo de informao de uma aco EFA encontra-se distribudo por diferentes separadores que vo aparecendo medida que se vai preenchendo os dados.
Separadores: aco EFA

Os separadores que contm algarismos (#) so aqueles onde existe a possibilidade de solicitar aprovao, via plataforma, junto do servio regional competente para o funcionamento da aco em condies excepcionais (por exemplo ter menos de 10 ou mais do que 25 formandos; um formador poder acumular funes de mediao, etc.). O separador mostrar o n de pedidos que se encontram pendentes de deciso. G. Adicionar os dados base de uma aco EFA: 1) Preencher os campos obrigatrios constantes do separador Curso. 2) Caso a formao decorra numa entidade externa, deve ser assinalada a quadrcula correspondente e preenchidos os dados especficos da entidade. 3) Se a aco for financiada, deve ser indicado o respectivo programa financiador no campo destinado para o efeito. Aps a gravao ( ) dos dados base da aco, o sistema gera automaticamente o respectivo cdigo administrativo e mostra os separadores seguintes, os quais devem ser percorridos para preenchimento dos dados especficos da aco em causa.

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Registo de aco EFA

Sempre que houver necessidade de proceder a alteraes nos dados base da candidatura aps a sua submisso, designadamente data de incio ou de fim, deve ser submetido, no separador Curso, um pedido de aprovao a ser analisado pelo servio regional competente, tal como se descreve mais frente em P. Pedidos de aprovao (pgina 24). H. Identificar as entidades envolvidas na aco EFA: No separador Entidade devem ser indicadas quais as diferentes entidades que tero interveno na aco de formao em causa, nomeadamente a entidade formadora, a entidade promotora e a entidade certificadora, se aplicvel. 1) Confirmar a Entidade Formadora, que aparecer preenchida por defeito, e restantes dados associados. 2) Seleccionar Entidade Promotora do menu. 3) Seleccionar Entidade Certificadora do menu. 4) Gravar e voltar. Qualquer uma destas entidades deve estar previamente definida, tal como descrito nos captulos IV. Formadoras, V. Protocolos de certificao e VI. Promotoras/Certificadoras e os respectivos responsveis devem estar identificados com todos os campos obrigatrios preenchidos caso contrrio no ser possvel avanar para os separadores seguintes.

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Identificao das entidades associadas aco EFA

Ao seleccionar a entidade do menu correspondente, o sistema preenche automaticamente a informao restante, i.e., Nome do Responsvel e E-mail, caso estes campos estejam preenchidos na origem. Se no estiverem, no ser possvel continuar o carregamento dos dados da aco, uma vez que existiro campos obrigatrios por preencher. Dever-se- contactar as entidades em causa para que efectuem o preenchimento dos campos em falta.

I. Confirmar o plano de formao da aco EFA: O sistema mostrar o plano de formao, pr-definido com base na tipologia seleccionada no separador Curso, respectivas UC/UFCD e carga horria associada. nesta rea que se podero adicionar UFCD opcionais e/ou de bolsa nas tipologias em que tal permitido. J. Registar a equipa de uma aco EFA: No separador Equipa devero ser seleccionados os elementos da equipa (previamente definidos tal como descrito em VII. Recursos humanos) que acompanharo a aco de formao. 1) Clicar em Adicionar Elemento da Equipa Aco. 2) Preencher os campos obrigatrios do formulrio. 3) Gravar e voltar. Ao seleccionar o elemento e correspondente funo, o sistema apresenta automaticamente as datas de incio e fim de funes desse elemento na aco em causa. Caso a data de fim das funes do elemento seleccionado seja anterior data de fim da aco, o sistema apresentar a primeira.

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Tambm apresentar a possibilidade de seleccionar do conjunto de formadores, aquele que desempenhar as funes de mediador na aco, assinalando a respectiva quadrcula . 4) Seleccionar o formador adicionado aco, tal como descrito em 1) e 2). 5) Assinalar as UC/UFCD correspondentes quelas que sero ministradas pelo formador em causa. Apenas estaro disponveis as UC/UFCD para as quais o formador tem habilitao de acordo com o que foi indicado na sua ficha individual e, no caso da componente de base, as UC/UFCD associadas s reas de competncias-chave que foram previamente indicadas na ficha de funes do item Equipa. 6) Gravar seleco. Automaticamente o formador fica com a carga horria total de cada uma das UC/UFCD atribudas (25 ou 50 horas).

Todavia, se existir mais que um formador associado a uma mesma UC/UFCD, poder-se distribuir a carga horria total por cada um, bastando para tal clicar no cone Horas correspondente, de forma a preencher o formulrio.
Distribuio da carga horria das UC/UFCD

Sempre que se verificar uma situao que carea de autorizao por parte do servio regional competente, nomeadamente permitir que um elemento da equipa possa desempenhar as funes de mediador em mais de trs aces em simultneo ou permitir a acumulao das funes de mediador e formador na mesma aco, deve ser submetido, no separador Equipa, um pedido de aprovao, tal como se descreve mais frente em P. Pedidos de aprovao (pgina 25). L. Descrever os recursos fsicos a mobilizar para a aco EFA: No separador Recursos Fsicos devem as entidades fazer uma descrio dos espaos da entidade formadora, em particular daqueles onde decorrer a formao, respectivas condies ambientais, equipamento a utilizar, etc. Para o efeito, disponibilizado um formulrio.

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M. Fundamentar a aco EFA: Consta do separador Tcnico-Pedaggico um formulrio cujo contedo apoiar a tomada de deciso por parte dos servios regionais responsveis pela autorizao da aco. N. Adicionar formandos a uma aco EFA: Para ser possvel adicionar formandos a uma aco EFA devero estar cumpridos dois requisitos: os formandos devero estar inscritos na entidade independentemente da modalidade de formao (tal como descrito no captulo IX. Formandos e inscries); a aco EFA dever estar no estado Autorizada (Aprovao pedaggica). Apenas se forem cumpridos os procedimentos acima descritos, ser mostrado o separador Formandos que permitir associar os formandos previamente inscritos aco EFA. Ser ainda possvel adicionar formandos a uma aco EFA que se encontre no estado Em funcionamento, permitindo assim a integrao de um formando aps o incio da aco. Todavia, este procedimento apenas poder ser observado se forem asseguradas as condies mnimas para a certificao, tal como disposto na Portaria n 230/2008, de 7 de Maro. Sempre que se pretender apresentar uma candidatura que no obedea aos requisitos previstos nos normativos legais em vigor, designadamente no que diz respeito ao n de formandos, deve ser submetido, no separador Formandos, um pedido de aprovao a ser analisado pelo servio regional competente, tal como se descreve mais frente em P. Pedidos de aprovao (pgina 25). O. Alterar / consultar o estado / percurso da aco: No separador Estados vo sendo registadas todas as fases por que passa a aco EFA (cf. Anexo 2), desde a submisso da respectiva candidatura at sua concluso, inclusivamente as decises tomadas pelo servio regional a este respeito. tambm nesta rea que se poder submeter uma candidatura ( ), colocar uma aco em funcionamento ( ), cancelar uma determinada aco ( ) ou concluir uma aco ( ).

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Estados / percurso da aco EFA

P. Submeter pedidos de aprovao: O sistema efectua uma srie de validaes de acordo com os normativos legais em vigor. Sempre que existir uma situao de excepcionalidade contemplada na legislao que carea de autorizao do servio regional competente, deve ser submetido, via plataforma, o respectivo pedido de aprovao devidamente fundamentado. Os pedidos de aprovao localizam-se nos separadores Curso, Equipa e Formandos, nos respectivos rodaps, e obedecem a tipologias pr-definidas, como por exemplo alterao da data de incio da aco, atribuir UC/UFCD ao mediador ou aco com menos de 10 formandos. 1) 2) 3) 4) 5) No separador pretendido, clicar em Adicionar Pedido de Aprovao. Seleccionar o tipo de pedido. Preencher o campo da fundamentao do pedido. Gravar. Confirmar a submisso do pedido, clicando no Sim constante do alerta que surge no topo da pgina.

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Adicionar pedido de aprovao: separador Curso

Criar pedido de aprovao: separador Curso

Adicionar pedido de aprovao: separador Equipa

Criar pedido de aprovao: separador Equipa

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Adicionar pedido de aprovao: separador Formandos

Criar pedido de aprovao: separador Formandos

Existem, no entanto, alguns pedidos de aprovao que so despoletados automaticamente. Nas aces EFA sempre que: se associa um formando com menos de 18 de anos. se mobiliza mais do que 25 formandos para a mesma aco. se associa um formando com menos de 23 anos a uma aco de nvel secundrio cujo regime de funcionamento seja diurno. Nas aces de formao modular sempre que: se mobiliza mais do que 25 formandos para a mesma aco. Nota: Antes de se colocar uma aco em funcionamento, deve ser verificado se as datas de incio se mantm, pois um vez colocada em funcionamento, supe-se que a aco efectivamente comeou, pelo que deixa de ser possvel solicitar alterao da data de incio.

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IX. Formandos e inscries

Qualquer formando poder ser inscrito numa aco de formao modular desde que cumpra os requisitos de acesso previstos nos normativos legais em vigor, bem como o que est contemplado na Orientao Tcnica n 5/2010. Para que seja permitida nova inscrio numa aco EFA, o formando no poder estar em qualquer um dos seguintes estados num Centro Novas Oportunidades: inscrito em acolhimento em diagnstico encaminhado (processo RVCC) em reconhecimento certificao pedida certificao parcial suspenso transferido De igual modo o formando no poder estar inscrito numa aco EFA. Apenas se poder adicionar uma ficha de um formando j existente no sistema se o seu processo se encontrar no estado certificado, encaminhado ou desistente, de modo a permitir avanar para o nvel seguinte. Tambm nesta rea se aplica o conceito de ficha nica para registo dos formandos, a qual poder ser mobilizada para diferentes percursos de qualificao/frequncia de diferentes modalidades de educao-formao, em diferentes perodos de tempo e em diferentes entidades (i.e., no h necessidade de preencher novamente a ficha individual para um formando que j se encontre registado no sistema, evitando-se assim a repetio e, por vezes, a diferena nos dados base). O 1 passo antes de se proceder inscrio de qualquer formando verificar se o mesmo j se encontra registado no sistema. Para tal possvel e desejvel utilizar diferentes critrios para pesquisar um formando (atravs do cone da lupa), podendo estes ser utilizados separadamente ou de forma combinada (nome, parte de nome, n de identificao, etc.). Os resultados devolvidos permitem verificar se o formando se encontra registado no sistema e se o seu estado actual permite ou no uma nova inscrio, tal como j indicmos. Se o formando estiver j registado (aparecer na lista de resultados) basta aceder a Inscries (coluna do lado direito da lista) para consultar se o mesmo se encontra num estado que permita a mobilizao da sua ficha de inscrio.

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Pesquisa de formandos

Se for esse o caso, devem ser observados os seguintes passos.

Procedimentos passo a passo

A. Adicionar nova inscrio: 1) Pesquisar o adulto atravs de uma das variveis disponveis no formulrio (n SIGO, n de identificao, data de nascimento, nome completo ou parte do nome) podendo e sendo desejvel cruzar estas variveis para evitar erros no registo de um processo. 2) Caso a pesquisa no devolva resultados devem seguir os passos a partir de 3); caso o sistema verifique a existncia do adulto os procedimentos devem ser os descritos a partir de 6). 3) Adicionar Formando ( ). 4) Preencher todos os campos da ficha individual6. 5) Gravar e voltar. 6) Clicar em Inscries (ltima coluna do lado direito da linha de resultados). 7) Adicionar Nova Inscrio ( ). 8) Preencher todos os campos obrigatrios da ficha de inscrio. 9) Gravar e voltar. Ao gravar, o formando fica automaticamente inscrito na entidade e numa modalidade de formao: formao modular ou curso EFA. Os formandos devem ser inscritos na modalidade que iro realizar independentemente da oferta em que a mesma ir ser frequentada. A ttulo de exemplo, um formando que pretenda realizar algumas UFCD em formao modular ou no mbito do Decreto-Lei n 357/2007, de 29 de Outubro, dever ser inscrito na modalidade formao modular, muito embora possa frequentar as UFCD no mbito de
6 Lembramos que todos os dados da ficha individual dos candidatos so passveis de alterao enquanto o respectivo processo estiver activo, excepo do n de identificao. Para mais informaes acerca do registo do n de identificao, deve ser consultado o anexo 5.

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uma aco EFA. Por outro lado, um formando inscrito na modalidade EFA apenas poder ser associado a aces EFA e, naturalmente, o sistema obrigar ap cumprimento das regras que enquadram esta oferta, nomeadamente o desenvolvimento do mdulo Aprender com Autonomia e a rea de Porteflio Reflexivo de Aprendizagens nos EFA de bsico e secundrio, respectivamente. O preenchimento de informao mais especfica no que diz respeito inscrio efectuada pode ser feito de imediato ou posteriormente devendo o formando, neste ltimo caso, ser pesquisado tal como se explica no captulo seguinte (X. Gesto de inscries). O registo de informao de uma inscrio encontra-se distribudo por diferentes separadores que vo aparecendo medida que os campos vo sendo preenchidos.
Separadores: formando

10) No separador Diagnstico preencher os campos obrigatrios. No caso das formaes modulares devem ser assinalados o nvel escolar de referncia e/ou componente tecnolgica. A ttulo de exemplo, apenas dever ser assinalado o nvel escolar de referncia se o formando pretender frequentar UC/UFCD da componente de base. A componente tecnolgica s dever ser seleccionada se o formando tiver como objectivo frequentar UFCD desta componente. Apenas se indicam ambos os requisitos (nvel escolar de referncia e componente tecnolgica) se o formando pretender frequentar na mesma aco UC/UFCD da componente de base e UFCD da componente tecnolgica. No caso dos EFA, deve ser preenchido o campo da certificao pretendida e da sada profissional pretendida, se aplicvel. O preenchimento destes dados, em conjunto com a informao constante do campo ltimo ano de escolaridade obtido, servir para que o sistema defina por defeito qual a formao adequada ao formando. 11) Gravar. Ao gravar ( ), apresentado automaticamente um Plano Pessoal de Qualificao (PPQ) com as UC/UFCD necessrias para atingir o objectivo definido nesta rea. B. Registo de competncias: Nesta fase inicial, existir um n significativo de formandos que foram, ao longo do tempo, realizando formaes modulares. Uma vez que essas formaes no se encontram registadas no sistema de modo a que as mesmas possam ser capitalizadas para o percurso do formando, e deste modo reduzi-lo, foi criada a possibilidade desse registo ser efectuado na fase do Diagnstico. Este registo apenas poder ser efectuado caso o formando apresente a documentao que comprove a realizao da formao, reservando-se cada entidade o direito de

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confirmar a veracidade do seu contedo. Tendo por base este pressuposto, o registo de competncias dar lugar emisso de uma declarao de compromisso a assinar pelo responsvel da entidade, a qual dever ser arquivada no processo do formando. Este procedimento apenas ser possvel para formaes modulares concludas antes de dia 18 de Janeiro de 2010 (data de entrada em funcionamento da actual plataforma SIGO) que no se encontrem registadas pelas entidades formadoras que as ministraram.

Procedimentos passo a passo

1) No separador Diagnstico, clicar em Seleccionar Registo de Competncias. 2) Seleccionar a entidade onde decorreu a formao da lista disponvel para o efeito, clicando em Seleccionar Entidade. 3) Preencher os restantes campos obrigatrios. Mediante a seleco efectuada no que diz respeito qualificao e nvel de certificao, assim sero apresentadas as UC/UFCD correspondentes para serem assinaladas. 4) Seleccionar as UC/UFCD realizadas pelo formando. 5) Gravar. Ao gravar ( ), apresentado automaticamente um Plano Pessoal de Qualificao (PPQ) com as UC/UFCD necessrias para atingir o objectivo definido no Diagnstico, subtraindo-lhe as UC/UFCD registadas em 4).

C. Adicionar um formando inscrito a uma aco de formao: 1) No separador Plano de Formao, clicar em Seleccionar Aco de Formao. 2) Apenas aparecero as aces de formao que se enquadrem nos objectivos definidos no separador Diagnstico7. 3) Clicar em (ltima coluna do lado direito) correspondente aco de formao que se pretende seleccionar. 4) Seleccionar as UC/UFCD que o candidato ir desenvolver e, no caso das aces EFA, registar o n de horas da rea de Porteflio Reflexivo de Aprendizagens (PRA) ou de Aprender com Autonomia (AA) e assinalar se a realizao da Formao Prtica em Contexto de Trabalho (FPCT) for aplicvel8 ao formando em causa (apenas nas tipologias com componente tecnolgica). 5) Gravar e voltar. Ao gravar, o formando fica automaticamente associado aco de formao seleccionada.

No caso das aces de formao modular, aparecero apenas aquelas que estejam no estado Submetida ou Em Funcionamento. Se se tratar de uma aco EFA, ficaro disponveis aquelas que se encontrarem no estado Autorizada (Aprovao Pedaggica) e Em Funcionamento. 8 A realizao da FPCT assume carcter obrigatrio para o adulto que no exera actividade correspondente sada profissional do curso frequentado ou uma actividade profissional numa rea afim.

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D. Proceder avaliao e certificao de um formando: O separador Certificao s ficar disponvel quando a aco estiver em funcionamento e acedendo ao processo do formando atravs do item Gesto de inscries, tal como se descreve no captulo seguinte. nesta rea que ser possvel indicar quais as UC/UFCD que o formando concluiu com aproveitamento e posteriormente finalizar a respectiva avaliao.

Nota importante: Relativamente ao documento de identificao, a plataforma aceita, neste momento, trs tipos diferentes: o n de identificao civil (comum ao bilhete de identidade e ao carto do cidado), o n de identificao militar (vlido apenas para os membros do corpo permanente do Exrcito, Marinha, Fora Area e Guarda Nacional Republicana) e, no caso dos cidados estrangeiros, o passaporte (identificao homloga identificao de cidado nacional). No que diz respeito ao este ltimo documento, importa esclarecer que o mesmo dever ser complementado pela respectiva autorizao de residncia, uma vez que o passaporte por si s no se constitui como garante da legalidade da permanncia de um cidado estrangeiro em territrio nacional. Devem as entidades assegurar-se que os cidados estrangeiros que recebem se encontram legalizados, podendo, deste modo gozar dos direitos oferecidos pelo Estado portugus no que toca educao e formao. Os nmeros dos documentos de identificao devem ser registados sem espaos, sem recurso a caracteres especiais e desprezando os zeros esquerda. Alm disso, importa sublinhar que os nomes dos formandos devem ser registados na ntegra sem quaisquer abreviaturas, com todas as partculas (de, da, dos, etc.) tal qual se encontram no respectivo documento de identificao, o qual deve ser exigido no acto da inscrio e arquivada cpia no dossier tcnico-pedaggico dos formandos. Importa chamar a ateno para a necessidade de toda a informao facultada pelos formandos dever ser verificada, sempre contra apresentao dos documentos em questo, antes de se submeter quer a ficha individual do candidato, quer a sua ficha de inscrio, uma vez que os dados registados no SIGO so, em ltima instncia, da responsabilidade da entidade que os regista. O registo errado de um n de identificao pode muito bem estar a impedir o legtimo detentor desse n de se inscrever numa outra entidade ou num Centro Novas Oportunidades, situao esta que deve ser evitada a todo o custo. Esta uma responsabilidade e uma obrigao dos utilizadores da plataforma SIGO.

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X. Gesto de inscries
Aqui se pesquisam formandos e se associam as respectivas inscries, previamente efectuadas, s aces existentes, tal como descrito no captulo anterior, IX. Formandos e inscries, A. 1) a 9). Esta rea permite, por um lado, a localizao de um determinado formando mesmo que no se saiba partida qual a aco na qual o mesmo se encontra inserido ou, por outro, associar um determinado formando a uma aco. Est disponvel a pesquisa simples (que aparece por defeito) e a pesquisa avanada. A pesquisa simples contempla os campos mais importantes e atravs desta que se pode localizar um determinado formando para o mobilizar para uma aco de formao ou consultar e gerir o seu processo na aco.
Pesquisa e Gesto de Inscries: pesquisa simples

A pesquisa avanada foi pensada para localizar um ou mais formandos com base no cruzamento de mais variveis, designadamente modalidade, qualificao, data, entre outros.
Pesquisa e Gesto de Inscries: pesquisa avanada

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Para mobilizar a inscrio de um determinado formando para uma aco, o primeiro passo localiz-lo na lista de adultos que foram previamente inscritos na entidade. Por conseguinte, deve ser efectuada uma pesquisa que dever ter em conta as variveis disponveis no formulrio de modo a localizar mais facilmente um dado formando.
Pesquisa e Gesto de Inscries: resultados

A partir do momento em que o formando localizado na lista de resultados, o procedimento para aceder ao respectivo processo, quer para eliminar/editar informao relativa aos dados pessoais e/ou de inscrio, quer para registar aces, deve observar os passos que a seguir se descrevem.

Procedimentos passo a passo

A. Editar a ficha individual de um formando 1) Na linha correspondente ao formando pretendido, clicar em (ltima coluna do lado direito) para aceder ao respectivo processo. 2) Uma vez no processo, possvel Editar Formando ( ) localizado do lado direito por cima dos separadores da inscrio do formando.

B. Editar/eliminar a ficha de inscrio de um formando no associado a uma aco: (ltima coluna 1) Na linha correspondente ao formando pretendido, clicar em do lado direito) para aceder ao respectivo processo. 2) Editar dados da inscrio ou eliminar ficha clicando em Apagar inscrio ( ). 3) Gravar ou confirmar.

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C. Editar/eliminar a ficha de inscrio de um formando no associado a uma aco, mas com diagnstico definido: 1) Na linha correspondente ao formando pretendido, clicar em (ltima coluna do lado direito) para aceder ao respectivo processo. 2) No separador Diagnstico, clicar em editar. 3) Confirmar. 4) Editar dados da inscrio ou eliminar ficha clicando em Apagar inscrio ( ). 5) Gravar ou confirmar.

D. Editar/eliminar a ficha de inscrio de um formando associado a uma aco: 1) Na linha correspondente ao formando pretendido, clicar em (ltima coluna do lado direito) para aceder ao respectivo processo. 2) Uma vez no processo, possvel Limpar aco ( ) localizado do lado direito por cima dos separadores da inscrio do formando. 3) Confirmar. 4) Editar dados da inscrio ou eliminar ficha clicando em Apagar inscrio ( ). 5) Gravar ou confirmar.

E. Adicionar um formando inscrito a uma aco de formao: 1) No separador Plano de Formao, clicar em Adicionar Aco de Formao. 2) Apenas aparecero as aces de formao que se enquadram nos objectivos definidos no separador Diagnstico e, no caso das aces EFA, que estejam, simultaneamente, no estado Autorizada (Aprovao Pedaggica) e Em Funcionamento. 3) Clicar em (ltima coluna do lado direito) correspondente aco de formao que se pretende seleccionar. 4) Seleccionar as UC/UFCD que o candidato ir desenvolver e, no caso das aces EFA, registar o n de horas da rea de Porteflio Reflexivo de Aprendizagens (PRA) ou de Aprender com Autonomia (AA) e assinalar se a realizao da Formao Prtica em Contexto de Trabalho (FPCT) for aplicvel9 ao formando em causa (apenas nas tipologias com componente tecnolgica). 5) Gravar e voltar. Ao gravar, o formando fica automaticamente associado aco de formao seleccionada.

A realizao da FPCT assume carcter obrigatrio para o adulto que no exera actividade correspondente sada profissional do curso frequentado ou uma actividade profissional numa rea afim.

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F. Proceder avaliao e certificao de um formando: O separador Certificao s ficar disponvel quando a aco estiver em funcionamento. Nesta rea devero ser indicadas quais as UC/UFCD que o formando concluiu com aproveitamento e posteriormente finalizar a respectiva avaliao. Se o formando tiver avaliao, ter direito ao correspondente certificado de qualificaes das UC/UFCD que tiver concludo, pelo que no separador Certificao que consta do respectivo processo, devero assinalar as UC/UFCD concludas e finalizar a certificao. A data da certificao a registar dever ser aquela em que o formando formalizou a sua desistncia. O sistema emitir o correspondente certificado de qualificaes.

D. Registar a desistncia de um formando: Para o registo de desistncia, basta aceder ao separador Certificao do processo do formando e finalizar a certificao sem registar qualquer UC/UFCD. O sistema solicitar o registo do motivo (a seleccionar de uma lista pr-definida de opes) e uma data. A data a registar dever ser a da desistncia, sendo posteriormente emitido o correspondente comprovativo.
Registo de desistncia

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XI. Alertas
Existe um sistema de alertas cujo objectivo permitir s entidades a possibilidade de serem avisadas das decises tomadas pelo servio regional competente relativamente a candidaturas apresentadas e suas diferentes etapas ou pedidos de aprovao pendentes.
Alertas

Existem diferentes tipos de alertas: Candidatura EFA devolvida Candidatura EFA autorizada Candidatura EFA no homologada Deciso do pedido de aprovao relativo a dados da equipa Deciso do pedido de aprovao relativo a dados do curso Deciso do pedido de aprovao relativo a dados dos formandos As aces a que dizem respeito podem ser consultadas de imediato, clicando no cone o que permitir o redireccionamento para a aco em causa. Sempre que um alerta for consultado, o mesmo poder ser assinalado como visto . Este procedimento deve ser finalizado com a aco Gravar para que apenas fiquem visveis os que se encontram por tratar. A qualquer altura possvel consultlos, bastando para tal seleccionar Vistos, j que por defeito aparece a listagem dos No Vistos.

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XII. Utilizadores
Esta seco de acesso exclusivo queles que possuem perfil de administrador que atravs das suas credenciais de acesso tm a possibilidade de criar novos utilizadores e definir a que itens do menu estes podero ter acesso. Ao criar um novo utilizador deve-se verificar se o nome a atribuir se encontra disponvel, j que este deve ser nico no sistema, da mesma forma que ao criarmos uma conta de e-mail de hotmail, por exemplo, a mesma no pode ser repetida. Por esta mesma razo, uma vez gravado, o nome atribudo ao utilizador no pode ser alterado. O utilizador criado deve estar sempre associado a um elemento da equipa. Aps a criao do utilizador deve-se passar definio dos acessos, i.e., devem ser seleccionados os itens do menu nos quais o utilizador em questo poder entrar.

Procedimentos passo a passo

A. Criar um novo utilizador e definir respectivos acessos: 1) Aceder ao item Utilizadores do menu. 2) Adicionar utilizador ( ). 3) Preencher o nome de utilizador pretendido e verificar a disponibilidade do mesmo. 4) Preencher os campos obrigatrios (o utilizador deve ficar associado ao elemento da equipa correspondente, disponvel na lista). 5) Gravar e voltar. 6) Na linha correspondente ao utilizador clicar no cone (boneco verde com chave inglesa). 7) Seleccionar o(s) acesso(s) que pretende atribuir ao utilizador em questo. 8) Gravar e voltar. B. Editar um utilizador j existente e redefinir respectivos acessos: Aceder ao item Utilizadores do menu. Clicar no cone (lpis). Editar informao pretendida. Gravar e voltar. Na linha correspondente ao utilizador clicar no cone chave inglesa). 6) Editar informao pretendida. 7) Gravar e voltar. 1) 2) 3) 4) 5)

(boneco verde com

Sempre que um utilizador deixe de fazer parte da equipa do centro, o seu acesso deve ser desactivado, bastando para tal seguir os passos indicados em B. e aceder conta de utilizador, clicando no cone (lpis) e desmarcar o campo activo ( ).

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XIII. Alterar senha

Cada utilizador ter a possibilidade de alterar, a qualquer momento, a sua password de acesso, mas no o seu perfil de utilizador. Existe tambm a funcionalidade Recuperar Senha, disponvel na pgina de entrada da rea reservada. O sistema cria automaticamente uma nova senha que enviada para a morada de e-mail especificada na conta do utilizador. Aconselhamos a efectuar a alterao de senha aps o 1 registo com a nova.
Recuperar Senha

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XIV. Servios de apoio

Centro de Atendimento Novas Oportunidades ANQ, I.P. Servio que funciona via telefone, de segunda a sexta-feira, das 10.00 s 18.00 horas. Visa prestar esclarecimentos de carcter tcnico-pedaggico, nomeadamente no que diz respeito aos registos na plataforma SIGO ou reencaminhar as questes colocadas para os servios competentes. Telefone 707 24 2004 E-mail [email protected] URL http://www.anq.gov.pt

GEPE Gabinete de Estatstica e Planeamento da Educao equipa SIGO Entidade que administra a componente tecnolgica da plataforma SIGO, qual devem ser reportados problemas de ordem tcnica que impossibilitem o funcionamento da plataforma SIGO para posterior resoluo. E-mail [email protected] URL http://www.gepe.min-edu.pt

E-oportunidades Linha de apoio do programa da responsabilidade do Fundo para a Sociedade de Informao que gere a emisso dos vouchers que permitem a aquisio de um computador com acesso a banda larga. E-mail [email protected] URL http://eescola.pt

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XV. Perguntas Frequentes

P1: Quais os primeiros passos a ter em conta quando entra um novo elemento para a equipa? R1: O novo elemento deve ser adicionado equipa atravs dos procedimentos descritos no captulo VII. Recursos humanos (cf. pgina 12). De igual modo, deve ser criado o utilizador que ficar associado ao novo elemento, bem como os respectivos acessos, tal como indicado no captulo XII. Utilizadores (cf. pgina 38). P2: Que procedimentos devem ser considerados aps a cessao de funes de um elemento da equipa? R2: Alm da colocao da data de fim de funes na respectiva ficha (cf. pgina 14), deve ser desactivado o correspondente utilizador (cf. pgina 38), de forma a impedir o acesso ilcito rea reservada da entidade por elementos que j cessaram funes na equipa pedaggica. P3: Um elemento da equipa no aparece na lista dos intervenientes a associar a uma aco. Porqu? R3: Pode haver vrias situaes que justificam o no aparecimento de um elemento da equipa na lista de intervenientes e que devem ser despistadas, a saber: o perodo de funcionamento da aco de formao fora das datas de incio e fim de exerccio de funes registado na respectiva ficha de funes; informao em falta na ficha de funes, nomeadamente no que diz respeito aos formadores e respectivas reas de competncias-chave. P4: A data de fim de funes de um elemento associado a uma aco no coincide com a data de fim dessa aco e no possvel alterar essa data. Porqu? R4: O sistema mostra automaticamente o perodo de tempo da aco que coincide com o perodo de exerccio de funes que foi definido na Equipa. Caso um elemento tenha registada uma data de fim de funes que seja anterior data de fim de uma aco, ser a 1 que o sistema mostrar, pois essa a informao de que dispe. Caso o elemento em causa tenha prorrogado o seu vnculo entidade, tal dever ser indicado na respectiva ficha de funes como descrito em VII. Recursos humanos (cf. pgina 12). P5: Os dados inseridos na ficha individual dos candidatos podem ser alterados? R5: Sim. excepo do n. de identificao, todos os dados so editveis desde que a inscrio esteja activa. Aconselhamos a que verifiquem estes dados antes de darem os processos por concludos, assegurando desta forma a correcta emisso da documentao associada.

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P6: Os dados registados na inscrio podem ser alterados? R6: Sim, apenas at ao final da avaliao e antes de concluir a aco, momento em que se deixa de ter acesso a estes dados, tal como descrito em X. Gesto de inscries (cf. pgina 33). P7: possvel inscrever candidatos j detentores do 12 ano de escolaridade? R7: Sim, embora apenas se possam inscrever na componente tecnolgica de um curso EFA ou em formaes modulares com UFCD dessa componente. P8: Ao registar uma aco apenas aparecem os separadores Curso e Entidades, no sendo possvel avanar no registo. O que se passa? R8: Muito provavelmente no se encontra registado na Equipa nenhum elemento que assuma, data da realizao da aco, as funes de responsvel da entidade. P9: Numa aco no estado em funcionamento possvel efectuar um pedido de aprovao para alterar a data de fim da aco, mas no a data de incio. Porqu? R9: A partir do momento em que uma aco colocada em funcionamento, supe-se que a mesma comeou efectivamente, pelo que deixa de fazer sentido solicitar uma alterao da data de incio. Caso tenha existido uma alterao data inicialmente prevista para o incio da aco, deve o pedido ser efectuado antes da mesma ser colocada em funcionamento. P10: Quando quero associar um formando a uma aco porque razo no aparece aquela na qual o pretendo integrar? R10: Neste caso necessrio, antes de mais, proceder ao despiste de algumas situaes que podem estar a impedir a disponibilizao da aco pretendida, a saber: Data da inscrio: verificar se a data registada se situa dentro do perodo de funcionamento da aco qual pretendem associar o formando Escolaridade: verificar se a escolaridade registada se constitui como habilitao mnima para a frequncia da aco em causa Diagnstico: verificar se a informao registada neste separador se enquadra na tipologia da aco qual se pretende associar o formando. A informao aqui registada determinar quais as aces que o sistema disponibilizar para posterior associao (cf. pgina 30).

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P11: Porque razo aparece o mdulo Aprender com Autonomia ou a rea de Porteflio Reflexivo de Aprendizagens no plano de formao de formandos que se encontram a realizar UFCD no mbito da formao modular ou do Decreto-Lei n 357/2007, de 29 de Outubro? R11: Muito provavelmente os formandos em causa foram inscritos na modalidade errada, i.e., foram inscritos na modalidade EFA (que tem determinados requisitos, nomeadamente o desenvolvimento do mdulo de AA e da rea de PRA) ao invs de terem sido inscritos na modalidade que se encontram efectivamente a realizar formao modular. A formao modular pode ser desenvolvida integrada numa aco de formao modular ou num percurso EFA. Contudo, a modalidade registada na inscrio dever ser sempre aquela que o formando ir desenvolver, independentemente da oferta onde seja posteriormente inserido.

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XVI. Bibliografia relevante

A. Legislao: Portaria n 711/2010, 17 de Agosto Portaria n612/2010, 3 de Agosto Portaria n 475/2010, 8 de Julho Portaria n 474/2010, 8 de Julho Despacho n 3447/2010, 24 de Fevereiro Portaria n 230/2008, 7 de Maro Despacho n 11 203/2007, 8 de Junho

B. Orientaes Tcnicas: Orientao Tcnica n 5/2010: Articulao entre o Processo de Reconhecimento, Validao e Certificao de Competncias e a frequncia de Unidades de Formao de Curta Durao Orientao Tcnica n 2/2010: Inscries simultneas em Centros Novas Oportunidades e modalidades de Educao e Formao de adultos Orientao Tcnica n 13/2010 Orientao Tcnica n 12/2008 (actualizada em Janeiro de 2010) Orientao Tcnica n 11/2008 Orientao Tcnica n 10/2008 Orientao Tcnica n 9/2008 Orientao Tcnica n 8/2008 Orientao Tcnica n 7/2008 Orientao Tcnica n 6/2008 Orientao Tcnica n 5/2008 Orientao Tcnica n 4/2008 Orientao Tcnica n 3/2008 Orientao Tcnica n 2/2008 Orientao Tcnica n 1/2008 Roteiro para a aco vias de concluso do nvel secundrio de educao, Dezembro de 2007

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C. Publicaes: Guia de operacionalizao de cursos de educao e formao de adultos Referencial de competncias-chave para a educao e formao de adultos nvel secundrio Referencial de competncias-chave para a educao e formao de adultos nvel secundrio: guia de operacionalizao Referencial de competncias-chave para a educao e formao de adultos (nvel bsico)

Nota importante: A bibliografia aqui referida encontra-se disponvel para consulta em http://www.anq.gov.pt.

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Anexo 1 Percurso de uma aco de formao modular e respectivos estados

ESTADO
Inteno 10 Submetida11 12 Em funcionamento9 Concluda Cancelada

SIGNIFICADO
Registo da aco com os dados base Submisso da aco A aco encontra-se a decorrer (estado despoletado pela entidade) A avaliao dos formandos foi terminada: fim da aco A aco pode ser cancelada a qualquer momento se no se verificarem as condies necessrias sua realizao

10 11

Neste estado possvel apagar a aco. Neste estado possvel cancelar a aco. 12 Este estado permite adicionar formandos aco.

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Anexo 2 Percurso de uma candidatura EFA e respectivos estados

ESTADO
Inteno de candidatura Candidatura submetida Em homologao Autorizada (Aprovao Pedaggica) 14 15 No homologada Em funcionamento12 Concluda Cancelada
13

SIGNIFICADO
Registo da candidatura com os dados base Apresentao da candidatura ao servio regional competente A candidatura recebeu parecer favorvel aps anlise tcnico-pedaggica A candidatura mereceu homologao por parte do responsvel mximo do servio regional competente A candidatura no mereceu homologao por parte do responsvel mximo do servio regional competente: fim da candidatura O curso encontra-se a decorrer (estado despoletado pela entidade) A avaliao dos formandos foi terminada: fim do curso A aco pode ser cancelada a qualquer momento se no se verificarem as condies necessrias sua realizao

13 14

Neste estado possvel apagar a aco. Neste estado possvel cancelar a aco. 15 Este estado permite adicionar formandos aco.

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Anexo 3 cones utilizados na plataforma e seu significado

Nesta verso do SIGO esto disponveis nos respectivos ecrs um conjunto de cones que permitem executar directamente as aces que se identificam de seguida.
- editar informao - eliminar informao - adicionar registos - ordenar os dados da coluna - regressar pgina anterior - gravar informao / finalizar certificao - apagar informao - registar/editar morada - editar funes dos elementos da equipa - definir acessos dos utilizadores

- pesquisar - consultar um registo - avanar para a pgina seguinte da listagem - avanar para a ltima pgina da listagem - retroceder para a 1 pgina da listagem - retroceder para a pgina anterior da listagem
5 Go

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- avanar ou retroceder para uma pgina concreta da listagem

- documentos associados formao - calcula resumo de indicadores por estado, no momento - exporta para uma folha de clculo os resultados de uma pesquisa com uma ou vrias variveis - selecciona uma aco de formao - submete uma aco de formao - coloca uma aco de formao em funcionamento - cancela uma aco de formao - conclui uma aco de formao

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Anexo 4 Alertas existentes na plataforma e seu significado (alguns exemplos)

O sistema emite automaticamente mensagens de alerta que identificam a consequncia das aces realizadas (bem sucedidas ou mal sucedidas e, neste caso, identificando as razes).

Quando se elimina informao:

Para confirmar a submisso de determinada informao:

Para confirmar que uma operao foi efectuada com sucesso:

Quando ocorreu um erro na operao:

Quando foi registada informao invlida:

Exemplo 1: formato do e-mail

Exemplo 2: formando j registado no sistema

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Quando a aco tem carcter terminal:

Exemplo 1 : Concluso da avaliao de um formando

Quando existe informao em falta:

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Anexo 5 Informao acerca do registo do n de identificao

INFORMAO INSCRITA NO VERSO DO BILHETE DE IDENTIDADE DE CIDADO NACIONAL
Campo do n de identificao Campo do dgito de controlo Campos numricos

Dos campos numricos que fazem parte do Bilhete de Identidade de Cidado Nacional apenas deve ser registado o campo indicado com N, devendo ser ignorado o dgito de controlo, j que o mesmo no faz parte daquele campo.

INFORMAO INSCRITA NA FRENTE DO CARTO DO CIDADO

in Carto de Cidado, O novo documento de identificao dos cidados portugueses, [nota informativa 1], Maro de 2007, UCMA/UMIC/DGRN disponvel para download em www.cartaodecidadao.pt.

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