投函を記録する簡易データベースを作成したいのですが…

おっしゃる通りです。同感です。
結果を知りたがっている人（処理をした人）が自分で入力していないくせに
どうしたっけ？とこっちに問い合わせをしてきて、原本をうちが保管しているから探せばいいだろみたいな…
もうこれ以上はいいません。

みなさんの話を聞いて自分の言ってることは間違っていなかったのだなということがわかりました。
何かある前に、諦めて転職先を探します。
くだらないことに時間を割いていただいたみなさんにBA差し上げたいところですが、
共感できるのでBAとさせていただきます

お恥ずかしい限りですが、渡した本人たちがどう処理したか覚えておらず、管理していないのです。
それを文書保管の当部署に問い合わせがくるという意味不明な状況なのは確かなのですが、
社内の情報管理の体制上どうにもかえられないのです

一日１００くらいはあるのでメールはなかなか難しいかもしれません。。。

取引先からの問い合わせはないのですが、社内からの問い合わせが多く困っています。
自分も同意見で上司に相談は半年で百回以上は軽くしていますが、システム的なことにも疎く、全く取り合ってもらえません。
出入りのシステム屋にはお金がかかるとのことで、会社として決定してもらう必要があります。
会社としては管理は当部署の責任で、ほかの部署は困らないということなのですが、
実際全部署から問い合わせがくるので困っています。
会社としては何も困らないから、予算は出せないの一点張りなのです、
ブラックなのはわかっています。

スキャナとラベルプリンターはあります。
プログラム自体は情報担当の同僚に頼んでみて、どうなるかというところですが…

現在の履歴管理の方法としてはエクセルに手入力しているだけです。
途中までは残業してやっていたのですが、残業注意がでてから半年ほどたちますが、
全くやれていません。
もしやるとすれば部署の一人は、一日その作業で終わってしまうほどの量になっています。

新しくても、既存の活用でもなんでもかまいません。
一応文書のおおもとデータからひっぱりだして、csvに一覧として出力するところまでは構築しましたが…
今となってはごみ同然です