多くの人が勘違いしている「仕組み」とは？ 組織マネジャーが理解すべき用語解説
■そもそも「仕組み」とは何か？
ビジネスにおける「仕組み」とは何か？ どのようなものが仕組みであり、何のために仕組みが必要なのか。考えたことがあるだろうか？
仕組みの効用をよく理解しないまま作ったり、導入したりすると、不要な仕組みが多すぎて「うるさい組織」になっていく。
仕組みは便利なものだが、目的や機能によって使い分けなければならない。私は大きく分けて2種類あると考えている。
(1)意識しなくても実践される仕組み
(2)実践するために意識させる仕組み
たとえば残業を減らすための仕組みを考えてみたい。なかなか残業が減らない組織がある。そこで、
「毎日夜8時にはオフィスを出るように」
「これはルールだ。夜8時を過ぎたらパソコンをシャットダウンして」
社長がこのように口酸っぱく言いつづけた。それでも、なかなか実践されないのなら、仕組みを使うのだ。(1)のパターンであれば、夜8時にオフィスの電源が落ちる。パソコンが自動的にシャットダウンする。このような仕組みだ。
こういった仕組みは、強制度がとても高い。だから、
「電源が切れる前に、帰る準備をしなくちゃ」
と組織メンバーは考えを改めるだろう。逆算思考で仕事を進めようとするはずだ。いっぽうで、(2)のパターンだったらどうか？ たとえば夜8時以降になっても退社しなかった日を「見える化」するのだ。
誰が、いつ、どの時間帯まで残っていたのか。エクセルなどの資料でまとめて定期的に開示する。こういった仕組みを使って上司とコミュニケーションを徹底することで、行動を改善させる。
「今週も月曜日と木曜日、夜9時まで仕事をしていたね。ちゃんと8時までに終えるように」
このような仕組みがなければ、月末になってから
「全然、改善されてないじゃないか」
と社長に叱られることになる。だから、タイプ(2)の仕組みは効果がある。
しかし当然、(1)と(2)で比べると、(2)を採用したほうが組織はうるさくなる。残業を減らそうと努力しないメンバーに対して、いちいち上司が対話しなければならないからだ。メンバーが言うとおりに従ってくれればいいが、
「夜8時までに仕事が終わらないときもありますよ」
だとか、
「B課のHさんなんて、夜10時過ぎて働いていても何も言われてませんよ」
等と不服を言われたら、とても面倒だ。Hさんの上司を呼んで、
「あなたの部下も、ちゃんと夜8時までに仕事を終わらせなければいけませんよ」
と言わなければならなくなるし、その上司からも
「うちの課には、うちの課の事情があるんですよ。口出ししないでもらいたい」
などと反論されたらどうしたらいいのか、となる。
「課によって業務量が違うのだから一律『夜8時まで』はおかしいのでは？」
「そもそも人が足りないことが問題だ」
「いや、離職率を抑制することが先決だと思う」
「B課の業務効率が悪いのは、スキルに差があるからだ」
などと、何が本質かわからない議論が溢れかえるきっかけにもなるだろう。タイプ(1)の仕組みを導入し、社長が「例外は認めない」と言っただけで、全員が主体的に改善したかもしれないのに。
■組織メンバーの主体性と仕組みとの関係
「静かな仕組み」を作るためには、
・強制力のある仕組み
・強制力のあるルール
の、どちらかが必要だ。夜8時にパソコンが自動的にシャットダウンするような仕組みは、仕組みそのものに強制力がある。
しかし「見える化」して行動改善を促す仕組みは、メンバーの主体性に依存する。仕組みそのものに強制力がない。主体的なメンバーが多ければいいが、そうでなければルールを作り、そのルール順守を強い姿勢で訴えなければならない。
したがって組合せは、こうだ。
・とても主体性が高いメンバー＆意識付け
・そこそこ主体性が高いメンバー＆強制力のない仕組み
・主体性にバラツキがあるメンバー＆強制力のある仕組み
・主体性にバラツキがあるメンバー＆強制力のない仕組み＆強制力のあるルール
とても主体的なメンバーだけが揃っていれば、日ごろからの意識付けだけでいい。仕組みなどなくても、メンバー一人一人が気を付けて残業削減に取り組むだろう。
そこまでの主体性を発揮しなくても、責任感が強いメンバーがほとんどであれば、強制力のない仕組みでも機能する。メンバー全員が主体的に仕組みを利用し、行動改善に励むだろうから。
しかし、メンバーの主体性にバラツキがある場合は、強制力のある仕組みを作るべきだろう。もしそうでなければ、仕組みだけを作ってもほとんど使われない。だから強制力のあるルールが必要だ。
もしもルールを作っても強制力がないのなら、さらにルールを守らせるリーダー教育が必要だったり、メンバーの主体性やモチベーションを上げるための啓蒙活動をしなければならなくなる。つまりドンドン組織がうるさくなるのだ。
結局のところ「静かな仕組み」に必要なものは、主体性の高いメンバーなのだ。主体性の高いメンバーを採用し、メンバーの「あたりまえの基準」を下げないようにする努力がセットで存在しなければ機能しない。
■仕組み作りで考慮すべき2つのポイント
とはいえ、主体性の高いメンバーに意識だけさせておけば、すべてうまくいくかというと、そんなはずはない。
たとえばマラソンの練習をする際、現在どれぐらいの距離をどれぐらいのペースで走っているのか。リアルタイムで「見える」ような仕組みがあれば大変便利だ。ランニングウォッチを身につけて走るのと、そうでないのとではパフォーマンスも変わるはず。
だから仕組みは必要だ。しかし仕組みを作るなら、以下の2つは考慮すべきだろう。
(1)仕組みの数を必要最小限にする
(2)仕組みで「見える化」する項目を必要最小限にする
凝った仕組みを、たくさん作っても、ほとんどが運用されないだろう。形骸化するだけだ。「仕組み負債」を増やさないためにも、最初から不要な仕組みやルールは作らないことだ。
＜参考となる動画＞
