e-mail

Udviklingen af det, vi i dag kalder internet, var også en mangeårig kappestrid fra 1960'erne til 1990'erne om hvilke protokoller (regelsæt eller standarder) det skulle benyttes til transmission af data mellem forskellige computere. Deltagerne i kappestriden var mange. Forskningssektoren, de offentlige post- og teleoperatører, computerindustrien, forsvaret, private aktører indenfor kommunikation og offentlige reguleringsorganer – både nationale og internationale. Kappestriden stod også mellem USA og Europa. E-mail udgjorde et hjørne af denne strid, der i mange henseender bundede i ønsket om at finde de bedste og smarteste løsninger, samtidig med at de forskellige industriaktører ønskede at fremme deres egne teknologier. Der blev afholdt et utal af konferencer, skrevet tusinder af rapporter og undersøgt masser muligheder i en verdensomspændende dialog mellem eksperter og pionerer indenfor den sektor, der på dette tidspunkt knapt havde et fælles navn. Et ord som digitalisering begynder fx først at optræde omkring årtusindeskiftet. Indenfor e-mail området var de klassiske nationale post- og telemonopoler optagede af at videreføre deres monopoler og den høje grad af leveringssikkerhed, som disse tjenester havde flere hundrede års tradition for (og pligt til) at levere. Overfor dette stod en innovativ og eksperimenterede computerindustri med nye smarte løsninger med en mere behersket forståelse for behovet for at kunne fungere i samspil med flere hundrede år gamle løsninger.

I 1984 udgav det internationale telesamarbejds- og standardiseringsorgan Consultive Committee for International Telegraphy and Telephony (CCITT) i dag International Telegraph Union (ITU) en anbefaling om indretningen af e-mailsystemer, herunder principper for opbygningen af adresser. Netop adressedelen var en central del af X.400. Den byggede på en opfattelse af, at de nationale post- og teleselskaber skulle være administratorer af e-mailadresser, og – i lighed med, hvad der er tilfældet med fysisk post – skulle sikre, at post kunne leveres også selv om adressen var fejlbehæftet. Et andet element heraf ville være, at der kunne etableres en samlet (national) oversigt over e-mailadresser i lighed med telefonbøgerne (det blev specificeret i X.500 standarden, som en database, hvorfra administratorerne kunne hente adressen i forbindelse med transmissionen). E-mail skulle være lige så sikker, tryg og vid udstrækning have samme karakteristika som de kendte meddelelsesformer – fysisk brev og telefoni. Anbefalingen indeholdt endvidere specifikationer for konvertering af e-mail til telefax, telex, fysisk post, samt kryptering og standard for EDI (Electronic Document Interchange).

På dette tidspunkt havde mange virksomheder og organisationer allerede udviklet egne mailsystemer. Sideløbende hermed tilbød virksomheder udenfor de klassiske (statsejede) post- og televirksomheder mulighed for at oprette e-mailabonnementer. I praksis medførte det, at der opstod et stort antal administratorer, der ikke var bundet af fælles overordnede regler, og som i øvrigt fungerede på tværs af nationale grænser og lovgivning. Internet, der som udgangspunkt var udviklet til og tjente forskningsformål, blev gradvis benyttet af andre aktører, og i 1995 ophørte alle restriktioner på brug af internet til kommercielle formål. Denne udvikling førte til en helt anderledes tilgang. Et mere simpelt adresseformat var enklere at implementere, og bevirkede en helt anderledes udbredelse. I begyndelsen var e-mail en service for professionelle brugere, d.v.s. virksomheder og organisationer, der dels kendte adresserne på egne ansatte, dels kendte deres samarbejdspartneres adresser, hvilket i nogen grad overflødiggjorde et centralt adressekatalog. Mange fandt det ikke hensigtsmæssigt at offentliggøre deres ansattes mailadresser. Som det er blevet sagt: ”Det ligger ikke lige for, at en efterretningstjeneste offentliggør lister over medarbejderne”. Den vifte af protokoller til håndtering af disse e-mailtjenester, som efterhånden udviklede sig til en de facto standard, kaldes i dag under et for internet mail.

X.400 standarden er sideløbende blevet benyttet til mere specielle tjenester, bl.a. i det amerikanske forsvar og andre formål med særlige krav til sikkerhed og krypteringsmuligheder. Microsoft Exhange server, som er et af de mest udbredte serversystemer til e-mail, understøttede X.400 frem til 2007. I midten af 1990’erne udgav det daværende forskningsministerium sammen med danske udbydere af e-mail (teleselskabet TDC) et trykt katalog over e-mailadresser. Det havde kun en levetid på et år eller to.

Når en mail afsendes fra brugerens computer, sendes den til afsenderens mailserver, der via mailadressen finder frem til den mailserver, som modtageren er tilsluttet. Fra afsenderens e-mail server sendes mailen til modtagerens mailboks på modtagerens mailserver, hvorfra modtageren henter e-mailen til sin lokale computer. Det sidste sker som en automatisk proces, når brugeren kobler sig på mailsystemet. Mens brugeren er koblet på, vil nye e-mails automatisk blive overført til computeren. Processen er vist på skitsen i spalten til højre. Med brug af mailklient kan en kopi af både modtagne og afsendte mails lagres på den lokale computer, samtidig med at de befinder sig på brugernes mailservere.

Benytter afsenderen computerens browser til at afsende og modtage e-mails sker hele håndteringen på den server, som benyttes af mailudbyderen (fx Gmail). Der lagres ikke noget på den lokale computer, medmindre afsenderen specifikt tager en kopi og gemmer denne. Anvendelse af mail via browser kaldes ofte web-mail. Det samme gælder for modtageren, hvis denne benytter browseren og en mailudbyders server. Der kan godt veksles mellem at benytte mailklient og browser i forhold til den samme mailboks.

Virksomheder og organisationer har ofte egne mailservere (fx Exchange). Private brugere kan benytte mailservere hos udbydere af e-mailtjenester, hvor brugeren opretter et privat domæne (fx varnaes.dk) med plads til flere mailadresser (fx [email protected] og [email protected]) eller en gratis webtjeneste, hvor brugeren opretter sig på tjenestens domæne (fx [email protected]). Mindre virksomheder og organisationer benytter ofte mailservere hos udbydere af mailtjenester.

En e-mailadresse er opbygget således: ”brugernavn@domænenavn.landedomæne”. Læs mere om @-tegnet i artiklen snabel-a og om domæner i artiklerne herom. Der findes ingen regler for opbygningen af brugernavnet. Man kan vælge hvad som helst. Det eneste krav er, at det er en sammenhængende streng. Der kan ikke findes to brugere med samme streng på et domæne. Men selvom hans.christian, hans-christian eller hanschristian efter denne regel er forskellige, vil de fleste administratorer dog foretrække en mere tydelig skelnen fx hans.christian01 og hans.christian02. Der eksisterer en uskreven konvention om at adskille fornavn og efternavn med punktum for at øge læsbarheden. Brugernavnet behøver ikke at være et personnavn, men kan også være et funktionsnavn, fx. kundebogholderi eller redaktion. Æ, ø og å er tilladt, men ofte upraktisk fordi bogstaverne ikke findes på udenlandske tastaturer (Husk at en dansk bruger sagtens kan sidde ved et udenlandsk tastatur). Den uskrevne konvention for internationale udgave af de danske specialbogstaver, er at benytte ae, oe og aa som alternativer. Man skal huske, at mailadressen i sig selv sender et signal til modtageren. [email protected] og [email protected] har det sikkert sjovt, når de skriver sammen, men i en job- eller låneansøgning kan disse valg af mailadresser modvirke hensigten.

De forskellige former for misbrug af mail behandles grundigt i artiklerne datakriminalitet, hacking, phising, spam og virus. Her nævnes blot nogle af de vigtigste og overordnede forholdsregler.

• Spam også kaldet uønsket mail. Benyt spamfilter.
• Virus – Hold nysgerrigheden i ave. Undlad at klikke på mystiske links.
• Phising – Hold nysgerrigheden i ave. Undlad at klikke på mystiske links.

På borger.dk findes opdaterede vejledninger vedrørende falske e-mails, spam, virus m.v.

En e-mailadresse har samme status som fysiske adresser og telefonnumre. E-mailadressen udgør en mulighed for at kontakte en person, og mange sørger for, at deres e-mailadresse er kendt – på visitkort, brevpapir, på siden af bilen og andre steder. E-mailadresser offentliggøres tillige i annoncering, og når en mail afsendes. Der kan dog være nogle, der ønsker at være fri for den opmærksomhed i form af uønskede e-mails (spam), der følger med en offentligt kendt e-mailadresse. Det er derfor en uskreven konvention at udvise tilbageholdenhed med at offentliggøre andre personers e-mailadresser (og telefonnumre) i flæng. Fx offentliggør foreninger normalt ikke medlemslister med e-mailadresser og telefonnumre på menige medlemmer, men kun på de bestyrelsesmedlemmer, som medlemmerne og andre skal kunne få kontakt til.

Det er blevet sagt, at e-mail er som at sende et postkort. Enhver kan læse det undervejs. Det er ikke helt rigtigt. Det kræver både teknisk indsigt og betydelige ressourcer at gøre det i større omfang. Nærmiljøet (hjemmet og virksomheden) med den tændte computer uden adgangskode vil ofte være det sted, der åbner mulighed for, at familie, besøgende og kolleger kan få indblik i e-mail (og andre data). I den forbindelse skal man være opmærksom på, at både afsendt og modtaget e-mail kan læses hos både afsender og modtager.

Danske myndigheder har besluttet, at det offentliges e-mail henvendelser til borgere og virksomheder skal ske via sikker e-mail. I praksis sker det ved, at den offentlige institution sender e-mailen til en sikker server. Serveren sender derefter en besked til borger/virksomhed om, at der er e-mail til læsning. Borger/virksomhed logger sig på den sikre server v.hj.a. MitID og henter e-mailen fra den offentlige myndighed.

Borger/virksomhed kan også benytte tjenesten til at sende e-mail til offentlige myndigheder samt til andre borgere og virksomheder.

Borger/virksomhed kan printe og videresende e-mail fra den offentlige myndigheder. Fx kan en e-mail modtaget i det sikre system videresendes til borgerens eller virksomhedens eget mailsystem og derfra tilgås eller videresendes yderligere til alle slags modtagere.

Sikker e-mail drives som en offentlig tjeneste, Digital Post, der tilgås via borger.dk (borgere) eller virk.dk (virksomheder) og som en privat tjeneste, E-boks, der drives af Nets og Post Nord, og henvender sig til både borgere og virksomheder.

Langt de fleste borgere og alle virksomheder har pligt til at afhente e-mails fra myndighederne i det centrale postsystem via Digital Post eller E-boks. Hvis modtageren ønsker at få meddelelse om, at der kommet e-mail fra en myndighed til modtageren, skal modtageren selv sørge for, at det centrale system holdes forsynet med en gyldig e-mailadresse eller mobil-telefonnummer. Så kan systemet fremsende e-mail eller sms med meddelelse om, at der er kommet mail til afhentning i det centrale system. På den måde har myndighederne sikret sig, at borgere får besked om, at de har fået tilsendt en e-mail. Virksomheder, foreninger ol. (juridiske personer) modtager ikke meddelelse om sikker e-mail, men skal selv etablere rutiner til at hente sikker mail.

Der findes ikke opslagsværker med e-mailadresser. Det skyldes grundlæggende, at der ikke findes en central myndighed, der enten selv opretter e-mailadresser eller via lovgivning bestemmer, at udstedere af -mailadresser skal indberette disse til et centralt system. Det har konkret den konsekvens, at skift af e-mailadresser ikke oplyses, og at en e-mail til en nedlagt adresse ikke kan eftersendes. Der er heller ikke en postmand, der kontrollerer kuverten og afleverer den i nummer 13 i stedet for nummer 11, hvis der er en fejl i adressen. Det er spøgefuldt blevet sagt, at hvis man skal sende en e-mail, skal man først ringe til modtageren og bede denne oplyse sin e-mailadresse. Etableringen af det danske system med sikker mail i form af det, borgerne kender som Digital post (borger.dk og virk.dk) eller E-boks, er myndighedernes foranstaltning til løse denne udfordring. Uden præcise e-mailadresser til borgere og virksomheder er det stort set umuligt at gennemføre den omfattende digitalisering af det danske samfund, som er sket i det enogtyvende århundrede.

Almindelig e-mail mellem afsender og modtager kan godt krypteres. Det kræver, at afsender og modtager er enige om krypteringsmetoden, og at afsenderen sørger for, at modtageren modtager en nøgle eller anden information om, hvorledes krypteringen låses op. Læs mere i artiklen kryptologi. Der er mange løsninger til kryptering af mail (og andre digitale dokumenter) tilgængelige på markedet.

E-mail og dokumenter, der sendes via e-mail kan underskrives (signeres) digitalt På denne måde sikres det digitale dokuments autenticitet og integritet. Læs mere i artiklen digital signatur. Der er mange løsninger til digital signering af mail (og andre digitale dokumenter) tilgængelige på markedet.

Det er ikke ualmindeligt, at en persons e-mailadresse fra virksomheden benyttes til private formål herunder i privat fritidssammenhæng, fx som formand eller kasserer i en lokal forening. Det er op til den enkelte virksomhed at fastsætte regler for brugen af adresser på virksomhedens domæne til private formål. Den enkelte person bør være opmærksom på, at adgangen til e-mailadressen ophører, når tilknytningen til virksomheden ophører, samt at virksomheden – afhængigt af den enkelte virksomheds interne regler – ofte vil have adgang til at kunne læse indholdet i mailboksen.

For den lokale forening kan det være en gene, at formand eller kasserer benytter privat eller virksomhedsmail til foreningsformål. Dels skifter e-mailadresserne ved udskiftning på posterne, dels er der betydelig risiko for, at foreningens korrespondancearkiv forsvinder eller bliver mangelfuldt. Mange foreninger løser dette ved at oprette funktions e-mailadresser. Fx [email protected] eller [email protected] I første tilfælde kræver det, at foreningen opretter og betaler for et domænenavn (som også kan benyttes til hjemmeside mm.). I det andet tilfælde kan det gøres gratis hos en af de mailudbydere, der tilbyder gratis e-mail. For mange frivillige foreninger indebærer det en administrativ lettelse at indrette sig med elektronisk post på eget domæne til al korrespondance med medlemmer, myndigheder m.fl.