Definition: Was ist Timeboxing?
Timeboxing ist eine Methode aus dem Zeitmanagement. Dabei werden für regelmäßige Aufgaben, To-Dos oder Projekte klar definierte und feste Zeitfenster („time boxes“) geschaffen. Durch Timeboxing erhält die Arbeitszeit klare Prioritäten und Struktur.
Die Timeboxing-Methode wird vor allem im agilen Projektmanagement, etwa beim SCRUM oder Kanban-Board genutzt. Sie können damit aber genauso die Arbeitstage in der Woche durchplanen oder Meetings strukturieren.
Timeboxing Beispiel: Arbeitstag
- Die erste Timebox ist das Meeting am Morgen – Dauer: 45 Minuten.
- Danach bearbeiten Sie alle E-Mails – Dauer: 45 Minuten.
- Jetzt widmen Sie sich den wichtigsten Tagesaufgaben – Dauer: 2,5 Stunden.
- Es folgt die Mittagspause – Dauer: 1 Stunde.
- Nach der Pause ist ein weiteres Meeting angesetzt – Dauer: 1 Stunde.
- Danach arbeiten Sie mit einem Kollegen an einem Projekt – Dauer: 2,5 Stunden.
- Das letzte Zeitfenster ist für die Planung und Vorbereitung des kommenden Arbeitstages reserviert – Dauer: 30 Minuten.
Im Ergebnis haben Sie einen klar strukturierten Arbeitstag von 9 Stunden, inklusive einer Stunde Mittagspause.
Download: Timeboxing Vorlage (PDF)
Welche Vorteile hat Timeboxing?
Timeboxing wirkt simpel. Lassen Sie sich von der Einfachheit des Verfahrens aber nicht täuschen! Die Disziplin bei der Umsetzung hat es in sich… Dafür hat die Methode zahlreiche Vorteile:
- Effizienz steigern
Dank der Timeboxes steigt die Effizienz – Sie nutzen die verfügbare Arbeitszeit optimal aus. - Konzentration verbessern
Weil Sie sich innerhalb eines Zeitfensters nur auf eine Aufgabe oder Aufgabenart fokussieren, steigt die Konzentration insgesamt (siehe: Batching). Nebeneffekt: Stör- und Fehlerquellen werden reduziert. - Multitasking reduzieren
Studien zeigen: Multitasking funktioniert nicht. Das menschliche Gehirn kann keine zwei komplexen Aufgaben gleichzeitig erledigen. Wir werden dabei nur langsamer und machen mehr Fehler. - Prokrastination verhindern
Durch das disziplinierte Abarbeiten der priorisierten Aufgaben wird klassisches Prokrastinieren verhindert – also das Aufschieben lästiger Aufgaben. - Motivation erhöhen
Timeboxing steigert nicht nur die Produktivität – Sie schaffen und erreichen auch mehr. Die Erfolgserlebnisse geben einen zusätzlichen Motivationskick. - Bewusstsein schaffen
Wer Zeitfenster bewusst plant und strukturiert, versteht auch seine Arbeit besser. Das führt nicht nur zu mehr Achtsamkeit, sondern ebenso zu neuen Perspektiven und Ideen, was Sie in Ihrem Beruf erreichen wollen – und können.
Timeboxing ist das Gegenteil von Multitasking: Statt sich in mehreren Aufgaben gleichzeitig zu verzetteln, werden diese gebündelt und eine nach der anderen erledigt.
Gut zu wissen: Dabei profitiert Timeboxing vom sogenannten Parkinsonschen Gesetz: Das besagt, dass Sie für eine Aufgabe so lange brauchen, wie Zeit zur Verfügung steht – egal, wie komplex oder umfangreich die Aufgabe ist. Setzen Sie sich dafür aber eine feste Timebox – zum Beispiel von 90 Minuten –, werden Sie auch in dieser Zeit fertig. Kurz: Sie nutzen die psychologische Macht der Deadlines!
Welche Timeboxing Nachteile gibt es?
Wo Licht ist, fällt auch Schatten. Dabei bildet das Timeboxing keine Ausnahme. So stehen den vielen Vorteilen auch ein paar Nachteile gegenüber:
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Falsche Zeitangaben
Wer seine Timeboxen zu kurz oder zu eng fasst, gerät leicht ins Schleudern. Das passiert vor allem am Anfang und ungeübten Anwendern. Erst wenn Sie lernen, die Zeitfenster richtig und realistisch zu kalkulieren sowie den Zeitaufwand nicht zu unterschätzen, entfaltet das Instrument sein positive Wirkung.
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Zusätzlicher Stress
Alle Zeitmanagement-Methoden sollen Sie letztlich unterstützen und nicht noch mehr unter Druck setzen. Sonst führt Sie das nur in einen Burnout. Timeboxing soll Sie nicht schneller, sondern effektiver machen. Womöglich planen Sie zu wenig Puffer ein.
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Unterbrochener Arbeitsfluss
Wenn Sie erst einmal richtig abgetaucht sind, kann der Timer und das nächste Zeitfenster Ihren Flow gehörig unterbrechen. In dem Fall sind entweder die Timeboxen zu eng gefasst – oder Sie sollten angrenzende ToDos näher zusammenlegen. So können Sie diese Fenster auch mal spontan „fusionieren“ und nahtlos von einer Aufgabe zur nächsten wechseln.
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Gefühlte Überforderung
Timeboxing eignet sich nicht für jeden (Job). Am Ende ist es ein Werkzeug, das Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern soll. Wenn Sie sich damit latent überfordert fühlen, probieren Sie besser andere Zeitmanagement-Methoden – zum Beispiel die Pomodoro-Technik, das Eisenhower-Prinzip oder ganz einfach: Eat The Frog.
Tipps: Wie kann ich Timeboxing anwenden?
In der Umsetzung ist Timeboxing einfacher als viele andere Selbstmanagement-Methoden. Es gibt keine komplizierten Abläufe, die Zeitfenster sind für jeden geeignet und sofort umsetzbar. Trotzdem gibt es ein paar Tipps, wie Sie noch mehr vom Timeboxings profitieren:
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Rechtzeitig anfangen
Zeitboxen sind zwar schnell erstellt, dennoch hat sich bewährt, beispielsweise den nächsten Tag damit schon am Vortag zu planen. So können Sie sich am Tag selbst voll auf die einzelnen Aufgaben innerhalb der Zeitfenster konzentrieren.
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Timeboxen visualisieren
Unterstützen Sie Ihr Timeboxing unbedingt durch Visualisierung: Das kann ein Vision Board sein oder ein übersichtlicher Kalender oder Wochenplaner. Die (bunten) Flächen helfen Ihnen, den Zeitplan einzuhalten und zu sehen, was Sie wann machen oder wieder Zeit für Neues haben.
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Timer stellen
Lassen Sie sich vom Timer am Smartphone oder von einem anderen Tool daran erinnern, wann die nächste Timebox beginnt. Das wird anfangs etwas Druck aufbauen – Sie gewinnen mit der Zeit aber ein besseres Gefühl dafür, was in welcher Zeit zu schaffen ist und planen die Tage mit besseren Zeitvorgaben. Außerdem können Sie sich dank Timer ganz in die Aufgabe vertiefen – der erinnert Sie schon, wann das nächste Zeitfenster beginnt.
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Realistisch planen
Die besten Ergebnisse erzielen Sie beim Timeboxing, wenn die Zeitfenster realistisch geplant werden. Also mit konkreten Zeitangaben und etwas Puffer. Sonst stellen Sie sich selber ein Bein und kommen aus dem Takt und erzeugen Stress.
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Pausen einbauen
Planen Sie Ihre Timeboxen mit Pausen dazwischen. Erstens sind Sie keine Maschine und dürfen sich auch einfach mal erholen. Zweitens geben Ihnen die Puffer-Pausen Raum für Unvorhergesehenes. Und das gibt es in jedem Job.
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Zeitraum ausnutzen
Egal, ob Sie das Timeboxing auf einzelne Tage oder eine Woche mit 40 Arbeitsstunden anwenden: Bilden Sie die Zeitfenster immer für den vollen Zeitraum, der Ihnen zur Verfügung steht. Wenn Sie nur einen Teil damit planen, gehen einige positive Effekte verloren und spätestens nach der letzten Timebox verfallen Sie in alte Arbeitsmuster.
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Konsequent bleiben
Die größte Herausforderung beim Timeboxing besteht in der erforderlichen Disziplin. Halten Sie sich an Ihre Zeitfenster und lassen Sie sich nicht ablenken. Erlauben Sie keine Ausnahmen und trainieren Sie, die Vorgaben einzuhalten.
Häufige Fragen zum Timeboxing
Wie funktioniert Time Boxing?
Timeboxing ist eine Technik zum effektiveren Zeitmanagement oder zur Projektplanung. Die sogenannte Timebox bildet den festen Zeitrahmen für einen Vorgang oder eine Aufgabe. Die Grundregel: In diesem Zeitfenster muss die Aufgabe erledigt werden (können). Durch die strikte Einteilung können Sie – laut Definition – in Ihrer Zeit mehr schaffen.
Wie erstelle ich eine Timebox?
Eine Timebox erstellen Sie ganz einfach: Identifizieren Sie zunächst die genaue Aufgabe oder Arbeit. Anschließend kalkulieren Sie, wieviel Zeit Sie dafür benötigen. Das tun Sie für alle Aufgaben des Tages, priorisieren diese und tragen die einzelnen Boxen in Ihrem Kalender ein, sodass Sie möglichst viel davon erledigen können.
Wie lang sollte eine Timebox sein?
Weil jede Aufgabe anders ist und Menschen unterschiedlich lange brauchen, gibt es dafür keine festen Regeln. Wichtig ist, dass die Timebox so groß gewählt wird, dass Sie die Aufgabe in der Zeit schaffen können und nicht unter Stress geraten. Auch sollten Sie sich in der Zeit bitte nicht stören oder ablenken lassen.
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