Homeoffice: Pflicht, Pauschale + Rechte im Job

Definition: Was versteht man unter Homeoffice?

Das Homeoffice (auch: „Home-Office“) ist ein Arbeitsplatz zuhause, an dem Beschäftigte im privaten Umfeld arbeiten – entweder dauerhaft oder gelegentlich. Das kann ein eigenes Arbeitszimmer in der Wohnung, ein „Büro im eigenen Zuhause“ oder der heimische Schreibtisch sein, an dem Arbeitnehmer ihren Job erledigen.

Laut Definition zählt das Homeoffice zur Telearbeit. Es ist eine flexible und mobile Arbeitsform, bei der Beschäftigte ihre Arbeit ganz oder teilweise von zuhause oder im privaten Umfeld machen. Die Arbeitsstättenverordnung definiert das Homeoffice als fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten.

Homeoffice: 3 Formen der Telearbeit

Bei der Telearbeit können Mitarbeiter ganz oder teilweise von zuhause beziehungsweise im privaten Umfeld arbeiten. Innerhalb dieser Arbeitsform werden drei Arten unterschieden:

1. Teleheimarbeit
   Bei der Teleheimarbeit arbeitet der Mitarbeiter ausschließlich von Zuhause aus. Es wird kein anderer Arbeitsplatz vom Unternehmen zur Verfügung gestellt. Das Homeoffice entspricht zugleich dem Vollzeitarbeitsplatz.
2. Alternierende Telearbeit
   Bei der alternierenden Telearbeit arbeitet der Mitarbeiter in Festanstellung mal im Homeoffice, mal in der Firma. Das ist die häufigste Form der Telearbeit. Hierzu bedarf es einer Homeoffice-Regelungen und Absprachen, um die Arbeit mehrerer alternierender Mitarbeiter zu organisieren.
3. Mobile Telearbeit
   Bei der mobilen Telearbeit arbeitet der Mitarbeiter von unterwegs aus – im Café, im Auto, in der Bahn, im Flugzeug (siehe: Mobile Workspace). Diese Form findet sich meist im Vertrieb oder Consulting. Für diese Form braucht es eine zuverlässige IT-Infrastruktur sowie hohe Datensicherheit.

Was sind die Vor- und Nachteile im Homeoffice?

Das Homeoffice ist keine Universallösung. Die moderne Arbeitsform hat Vor- und Nachteile, die sich Arbeitgeber wie Arbeitnehmer vor einer Entscheidung dafür oder dagegen bewusst machen sollten. Hier die wichtigsten Vorteile und Nachteile im Überblick:

Vorteile

• Zeitersparnis (keine Arbeitswege)
• Selbstbestimmtes Arbeiten (remote)
• Flexiblere Arbeitseinteilung
• Ausdruck von Vertrauen
• Erhöhte Produktivität
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Besseres Employer Branding
• Höhere Arbeitszufriedenheit
• Kostenreduktion

Studien zeigen, dass Mitarbeiter, die freiwillig (!) ins heimische Büro wechseln, länger, konzentrierter und produktiver arbeiten, seltener krankheitsbedingt ausfallen und zufriedener mit ihrer Arbeit sind. Vor allem der letzte Punkt wird als größter Vorteil einer Homeoffice Regelung genannt. Dadurch steigen Motivation und Loyalität.

Nachteile

• Ablenkungsrisiken
• Mehr Selbstdisziplin
• Mehr Organisationsaufwand
• Soziale Isolation
• Schwierige Arbeitszeitkontrolle
• Work-Life-Blending
• Zusätzliche Vertragsregelungen notwendig
• Weniger Aufmerksamkeit vom Chef
• Geringeres Wir-Gefühl
• Permanente Erreichbarkeit
• Anforderungen an Datensicherheit

Einer der größten Nachteile ist die Unsichtbarkeit. Studien kommen zum Ergebnis, dass Chefs die Mehrleistung ihrer Mitarbeiter im Homeoffice seltener wahrnehmen. Gehaltserhöhung oder Beförderung gehen an andere Kollegen. Im folgenden, kostenlosen PDF finden Sie Tipps für eine Karriere und mehr Gehalt im Homeoffice:

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Wie beliebt ist die Arbeit im Homeoffice?

Wie gut die Arbeit zuhause funktioniert und bei Arbeitnehmern ankommt, haben wir in einer großen Umfrage unserer Newsletter-Abonnenten gefragt. Die spannendsten Erkenntnisse: Fast alle Befragten schätzen die eigenen Leistungen mindestens genauso gut, oft sogar besser ein als im Büro.

Trotzdem möchte die Mehrheit nicht dauerhaft zuhause arbeiten. Zu groß sind vor allem die Probleme sozialer Isolation, die Vermischung von Arbeits- und Freizeit sowie die Ablenkung. Die Umfrage-Ergebnis im Überblick:

Download: Umfrage Infografik (PDF)

Gibt es Anspruch auf Homeoffice?

Das Arbeitsrecht enthält in Deutschland keinen gesetzlichen Anspruch auf die Arbeit im Homeoffice. Hat ein Mitarbeiter den Wunsch, kann er sich dabei nicht auf eine gesetzliche Regelung berufen.

Arbeitgeber können selbst bestimmen, ob und wie oft Angestellte im Heimbüro arbeiten dürfen. Gibt es eine Regelung zum Homeoffice und Mitarbeitern wird die flexible Arbeit erlaubt, kann daraus aber ein „Gewohnheitsrecht“ (und damit ein zukünftiger Anspruch) entstehen. Dies muss aber im Einzelfall geprüft werden.

Keine Pflicht zum Homeoffice!

Andersherum gibt es auch keine allgemeine Pflicht ins Homeoffice zu ziehen. Der Chef kann nicht anordnen, dass Mitarbeiter künftig zuhause arbeiten müssen. Zwar können Arbeitgeber teilweise über den Arbeitsort bestimmen – nicht aber über die private Wohnung von Arbeitnehmern. Erst mit der Zustimmung der Angestellten ist die Arbeit von zuhause möglich – Mitarbeiter können dies ohne Begründung ablehnen.

Ohne gesetzliche Regelungen ist es umso wichtiger, dass Unternehmen und Mitarbeiter individuelle Regelungen treffen. Grundlage dafür kann der Arbeitsvertrag sein, aber auch Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.

Homeoffice Regelung: Was muss enthalten sein?

Die Absprachen und Vereinbarungen sollten in einer eigenen Homeoffice Regelung schriftlich festgehalten werden. Das kann durch eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag oder einen eigens aufgesetzten Telearbeitsvertrag erfolgen.

Wichtig ist, dass die Rahmenbedingungen möglichst genau geklärt werden. Das beugt späteren Missverständnissen und Konflikten vor. Zu den wichtigsten Inhalten der Homeoffice-Regelung zählen:

• Umfang
  Ein zentraler Aspekt der Regelung: In welchem Umfang arbeiten Mitarbeiter von zuhause? Das können beispielsweise ein oder zwei Tage, aber auch die gesamte Arbeitszeit sein.
• Ausstattung
  Der heimische Arbeitsplatz muss für die Aufgaben gemäß Arbeitsstättenverordnung ausgestattet werden – auch das Arbeitsschutzgesetz muss beachtet werden.
• Arbeitszeit
  Welche Arbeitszeiten gelten im Homeoffice und wie werden diese erfasst? Das stellt sicher, dass die Höchstarbeitszeiten aus dem Arbeitszeitgesetz nicht überschritten werden. Dabei können Kernarbeitszeiten vereinbart werden, in denen Mitarbeiter erreichbar sein müssen.
• Kosten
  Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber die Kosten für erforderliche Arbeitsmittel. Das gilt auch im Homeoffice. Die Regelung sollte deshalb deutlich machen, welche Kosten vom Unternehmen getragen werden. Dazu zählen auch Bestimmungen zur Kostenerstattung.
• Datenschutz
  Bei der Arbeit am heimischen Schreibtisch gelten dieselben Grundsätze zum Datenschutz wie im Büro. Es sollten klare Regelungen getroffen werden, wie der Datenschutz im Homeoffice aufrechterhalten wird.

Homeoffice beantragen: Den Chef überzeugen

Ohne Gesetz oder generelle Regelung beim Arbeitgeber braucht es gute Argumente, um den Chef zu überzeugen. Zum Beispiel:

• Kosten
  Geld ist ein starkes Argument, wenn es der Arbeitgeber nicht ausgeben muss. Wenn Sie im Homeoffice arbeiten, brauchen Sie keinen ständigen Arbeitsplatz im Büro. Das spart Bürokosten und Miete.
• Flexibilität
  Das Homeoffice ist ein flexibles Arbeitsmodell von dem beide Seiten profitieren: Bei wichtigen Terminen oder Kunden kommen Sie ins Büro; alltägliche Aufgaben erledigen Sie digital zuhause.
• Produktivität
  Wer zuhause arbeitet, ist nicht schlechter oder langsamer, im Gegenteil. Erklären Sie, dass Sie dadurch noch produktiver sind. Auch, weil Sie nicht pendeln müssen.
• Kommunikation
  Viele Chefs haben Angst vor Kontrollverlust. Machen Sie deutlich, dass die Kommunikation nicht nachlässt, wenn Sie daheim arbeiten. Zeigen Sie, dass schon heute die Kommunikation mit Kollegen und Kunden digital abläuft.

Um den Chef zu überzeugen, können Sie sich zusätzlich einen kostenlosen Leitfaden in drei Schritten als PDF herunterladen:

Download: Leitfaden zum Homeoffice

Wie setze ich das Homeoffice von der Steuer ab?

Sie können die Arbeit im Homeoffice in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Wenn Sie ein eigenes Arbeitszimmer eingerichtet haben, können Sie die Kosten dafür absetzen. Das gilt unbegrenzt für die Einrichtung, aber auch als prozentualer Anteil des Zimmers an den Miet- und Nebenkosten. Dazu müssen Sie den Anteil des Arbeitsbereichs an Ihrer gesamten Wohnfläche ermitteln.

Sie können aber auch die Homeoffice Pauschale nutzen, wenn Sie die Arbeit zuhause absetzen. Für jeden Tag, den Sie zuhause arbeiten, können Sie 6 Euro in der Steuererklärung geltend machen. Das gilt bis zu einem Höchstbetrag von 1.260 Euro pro Jahr (entspricht 210 Arbeitstagen). Die Pauschale ist unabhängig von der konkreten Arbeitssituation zuhause. Auch ohne eigenes Büro können Sie die Pauschale nutzen – wenn Sie etwa nur eine kleine Arbeitsecke im Wohnzimmer haben oder am Küchentisch arbeiten.

Welche Arbeitszeiten gelten im Homeoffice?

Grundsätzlich gelten dieselben Arbeitszeiten, die Sie auch bei Ihrer Tätigkeit im Büro haben. Dabei müssen auch alle Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz eingehalten werden:

• Die tägliche Höchstarbeitszeit beträgt 8 Stunden.
• In Ausnahmen darf (kurzfristig) bis zu 10 Stunden täglich gearbeitet werden. Danach braucht es einen Ausgleich durch weniger Arbeit. Auf 6 Monate betrachtet darf die Arbeitszeit durchschnittlich 6 Stunden täglich nicht überschreiten.
• Zwischen 2 Arbeitstagen muss eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen.

Wann darf man zuhause Pausen machen?

Natürlich dürfen Sie bei der Arbeit zuhause Pausen machen und müssen dies sogar tun. Die Arbeitsunterbrechungen schützen die Gesundheit und bieten Zeit zur Erholung. Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden haben Sie Anspruch auf 30 Minuten Pause, ab einer Arbeitszeit von 9 Stunden sind es mindestens 45 Minuten. Der Arbeitgeber kann längere Pausen festlegen – beispielsweise eine Mittagspause von 60 Minuten.

Wird die Arbeitszeit am heimischen Schreibtisch erfasst?

Klare Antwort: Ja! Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen müssen. So sollen Ausbeutung, übermäßige und unbezahlte Überstunden verhindert werden. Die Regelung gilt nicht nur im Büro, sondern auch bei Arbeitnehmern in den eigenen vier Wänden. Auf welchem Weg die Arbeitszeiterfassung stattfindet, bleibt dem Unternehmen überlassen. Viele setzen auf technische Lösungen, bei denen Mitarbeiter sich zu Beginn der Arbeitszeit einwählen und am Ende wieder ausloggen.

Wer trägt die Kosten für das Homeoffice?

Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern die nötigen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Um zuhause zu arbeiten, sind das meistens ein Laptop, ein Diensthandy oder andere technische Geräte. Die Verpflichtung geht aber noch weiter. Bei einer regelmäßigen Arbeit von zuhause müssen Unternehmen grundsätzlich auch die Kosten für die notwendigen Einrichtungsgegenstände übernehmen oder erstatten.

So können etwa Schreibtisch oder Bürostuhl vom Chef gezahlt werden. Nutzen Arbeitnehmer eigene Arbeitsmittel (etwa den eigenen Computer), kann in der schriftlichen Vereinbarung ein angemessener finanzieller Ausgleich dafür festgelegt werden. Unter Umständen können sogar anteilig Kosten für Miete, Strom- oder Heizkosten ausgeglichen werden.

Was gilt zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz im Homeoffice?

Laut Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) gelten für das Homeoffice dieselben Vorschriften zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz wie für Arbeitsplätze im Unternehmen. So dürfen zuhause nicht die zulässigen Wochenarbeitszeiten überschritten beziehungsweise Pausenzeiten unterschritten werden. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, die Rahmenbedingungen zu kontrollieren und dafür zu sorgen, dass sie am Telearbeitsplatz eingehalten werden.

Was passiert bei einem Unfall bei der Arbeit zuhause?

Der Unfallversicherungsschutz wurde für die Arbeit am heimischen Arbeitsplatz erweitert. Waren früher nur sogenannte Betriebswege abgesichert (etwa der Gang vom Schreibtisch zum Aktenschrank), gilt die Absicherung nun für weitere Bereiche.

Alle Unfälle mit Bezug zu Ihren beruflichen Aufgaben – Wege zur Toilette sowie Unfälle beim Essen oder Trinken – sind vom Unfallversicherungsschutz gedeckt. Für berufstätige Eltern im Homeoffice ist sogar der Hin- und Rückweg zur Kita versichert. Die Erweiterung soll eine Unterscheidung zwischen den Arbeitsorten aufheben.

Was ist bei der Ausstattung zu beachten?

Bei Einrichtung und Ergonomie Ihres heimischen Büros sind Sie relativ frei. Dennoch gibt es Punkte, die Mitarbeiter an einem Bildschirmarbeitsplatz beachten müssen. Der Monitor darf nicht zu klein sein, die Beleuchtung darf nicht blenden, Ihr Rücken nicht unter einem schlechten und kaputten Stuhl leiden.

Wichtig ist zudem, dass im Homeoffice der Datenschutz eingehalten wird. Weder Betriebsgeheimnisse noch personenbezogene Daten dürfen nach außen gelangen. Das Heimbüro sollte deshalb verschließbar sein.

Darf sich der Chef das Homeoffice ansehen?

Der Chef darf nicht nur – er muss sich ein Bild von Ihrem Homeoffice machen! Nur so kann er beurteilen, ob die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden und der Raum für die Arbeit von zuhause aus geeignet ist. Allerdings darf der Chef nicht einfach so bei Ihnen vor der Tür stehen und verlangen, dass Sie ihn in die Wohnung lassen. Es sollte eine Zutrittsberechtigung in der schriftlichen Homeoffice-Regelung vereinbart werden. Hier kann auch festgehalten werden, wann und wie oft überprüft wird, ob die Vorgaben des Arbeitsschutzes eingehalten werden.

Arbeitsrecht: Darf der Chef mich im Homeoffice besuchen?

50 Tipps für die Arbeit von Zuhause

Sie haben es geschafft: Der Chef ist überzeugt – Sie arbeiten im Homeoffice! Jetzt soll die Arbeit zuhause ein voller Erfolg werden. Auch hierzu haben wir eine umfangreiche Liste mit 50 Tipps erstellt, die Ihnen helfen, die Arbeit im Homeoffice zu meistern und die Vorteile voll auszunutzen. Die wichtigsten Tipps:

1. Trennen Sie das Homeoffice vom Rest

   Versuchen Sie zuhause ein eigenes Büro, zumindest aber eine abgetrennte Nische einzurichten. Das macht die Trennung zwischen Arbeit und Privatleben leichter und ermöglicht Ihnen mehr Konzentration.

2. Gehen Sie mental zur Arbeit

   Versuchen Sie sich auch daheim mental auf die Arbeit einzustellen. Zum Beispiel: Rasieren und frisieren Sie sich, wählen Sie ein passendes Outfit und ziehen Sie im Heimbüro Schuhe an.

3. Entfernen Sie Ablenkungen

   Zu den größten Herausforderungen im Homeoffice gehören die unzähligen Ablenkungen. Zwischendurch einkaufen, kurz Staubsaugen… das sollten Sie vermeiden. Arbeitszeit sollte auch zuhause Arbeitszeit bleiben. Eliminieren Sie alle Störquellen und üben Sie die nötige Selbstdisziplin.

4. Nutzen Sie alle Medien

   Bleiben Sie mit Kollegen digital in Verbindung – per Videokonferenz über Zoom, Teams, Google Meet oder E-Mail und Telefon.

5. Machen Sie Feierabend

   Auch im Homeoffice sollten Sie feste Zeiten haben, an denen Sie Feierabend machen. Nur weil die Arbeit zuhause stattfindet, müssen Sie nicht permanent online sein. Wenn Sie im Büro um 18 Uhr gehen, sollten Sie das im heimischen Büro beibehalten.

Das waren nur einige Homeoffice-Tipps. Die vollständige Liste mit insgesamt 50 Tipps können Sie sich hier als kostenloses PDF herunterladen:

Download: 50 Homeoffice-Tipps

Häufige Fragen zum Homeoffice

Zum Abschluss haben wir die häufigsten Fragen rund um das Thema Homeoffice zusammengetragen und noch einmal kompakt in einem FAQ für Sie beantwortet:

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