Definition: Was ist agiles Arbeiten?
Agiles Arbeiten ist ein Konzept, das Teams befähigt, schnell auf Veränderungen zu reagieren, selbst Entscheidungen zu treffen und eigenständig zu handeln. Es geht um Flexibilität und das bestmögliche Ergebnis für den Kunden. Veraltete Prozesse werden aufgebrochen und durch moderne Ansätze ersetzt. Agiles Arbeiten ist reaktiv, um sich an Änderungen anzupassen, als auch proaktiv, weil mögliche Szenarien vorausschauend analysiert werden.
Bereits Anfang der 2000er Jahre wurde agiles Arbeiten in der Softwareentwicklung entwickelt und eingesetzt. Innovationen, schnelle Veränderungen und nicht vorhersehbare Ereignisse betreffen aber alle Branchen. So wird Agilität für jedes Unternehmen zu einem wichtigen Thema. Teams müssen das Tempo mithalten, statt in langsamen und bürokratischen Prozessen festzustecken.
Vorteile von agiler Arbeit
Agiles Arbeiten ist im Trend. Immer mehr Unternehmen setzen auf die Methoden und passen Arbeitsweisen an. Aus gutem Grund: Agiles Arbeiten bringt einige Vorteile, wenn es richtig umgesetzt wird:
- Bessere Ergebnisse
Durch agiles Arbeiten steigt die Qualität der Ergebnisse. Zu jedem Zeitpunkt kann optimal auf Bedingungen und Erwartungen reagiert werden. Wo langsame und träge Strukturen auf der Stelle treten, punktet Agilität mit schneller Anpassung und guten Leistungen. - Starke Kundenorientierung
Agiles Management setzt die Kundenorientierung in den Mittelpunkt. Es soll der größtmögliche Nutzen und die maximale Erwartungserfüllung erreicht werden. - Geringere Anfälligkeit
Der Betrieb wird weniger anfällig für große oder schnelle Veränderungen. So werden Risiken gesenkt – in Projekten, aber auch auf Unternehmensebene. Statt am Wandel zu scheitern, bleiben agile Unternehmen konkurrenzfähig bleiben und profitieren sogar, wenn die Konkurrenz unter den Veränderungen leidet. - Gutes Employer Branding
Mitarbeiter suchen moderne Unternehmen mit ebenso modernen Arbeitskonzepten. Agile Teams sind dabei ein wichtiger Faktor für das Employer Branding. Das macht zu einem attraktiven Arbeitgeber für Top-Talente. - Mehr Motivation
Eigenständiges Arbeiten, selbstständige Entscheidungen und Einbeziehung von Mitarbeitern sorgt für Motivation, Identifikation und Loyalität.
Voraussetzungen für agiles Arbeiten
Ein häufiges Problem: Agiles Arbeiten lässt sich nicht einfach anordnen. Es reicht nicht, dass der Chef mehr Agilität anordnet und beschließt, in Zukunft flexibler zu reagieren.
Unternehmen müssen die notwendigen Voraussetzungen schaffen – und vorhandene Strukturen aufbrechen. Diese Voraussetzungen sind die Basis für agiles Arbeiten:
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Eigenverantwortliches Arbeiten
Teams und Mitarbeiter können nur agil arbeiten, wenn ihnen die nötige Verantwortung übertragen wird. Es muss ein Rahmen geschaffen werden, in dem alle Mitarbeiter eigenverantwortlich arbeiten und Entscheidungen treffen können. Agilität funktioniert nicht über den langen und bürokratischen Weg.
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Umfangreiche Kommunikation
Agiles Arbeiten erfordert ein Höchstmaß an Kommunikation. Jeder muss zu jedem Zeitpunkt über relevante Abläufe informiert sein. Regelmäßige Meetings gehören dazu, der Austausch ist aber nicht auf bestimmte Zeiten begrenzt. Alle Beteiligten teilen stets transparent Fortschritte, Ideen und Informationen.
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Klares Leitbild
Bei all den Veränderungen und flexiblen Ansätzen bei agiler Arbeit braucht es eine Konstante, an der sich alle orientieren. Es braucht ein klares Leitbild, eine Vision, an der sich alle orientieren. Es entsteht aus den Werten und Zielen, mit denen sich ein Unternehmen identifiziert. Dieses Motiv sollte klar formuliert und den Mitarbeitern kommuniziert werden.
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Orientierung am Kunden
Die Perspektive des Kunden ist ein zentraler Aspekt. Wichtige Fragen sind deshalb: Was wollen unsere Kunden aktuell? Was wollen sie vielleicht in der Zukunft? Wie kann das Ergebnis für den Kunden verbessert werden? Ein direkter und aktiver Austausch mit Kunden hilft. Berücksichtigen Sie Vorschläge, Wünsche und Ideen.
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Offenes Feedback
Schnelle Anpassungen sind nur möglich, wenn Probleme und Handlungsbedarf erkannt werden. Feedbackschleifen sind dafür unerlässlich. Ergebnisse und Abläufe werden immer wieder offen, aber konstruktiv kritisiert und hinterfragt. Nicht erst am Ende eines Projekts, sondern schon während der Bearbeitung.
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Kürzere Zeiträume
Eine wichtige Voraussetzung: Verkürzen Sie die Zeiträume, in denen gedacht, geplant und gehandelt wird. Langfristige Projekte werden in kleinere Teile und Abschnitte zerlegt. Agieren Sie nicht über Monate, sondern über Tage oder höchstens wenige Wochen. Das ermöglicht ganz automatisch eine schnellere Anpassung und größere Dynamik.
Geplant und eingeführt werden diese Voraussetzungen durch Change Management im Unternehmen.
5 Methoden aus dem agilen Arbeiten
Für agiles Arbeiten gibt es zahlreiche Methoden, die Sie im Team nutzen können. Diese eignen sich besonders zu Beginn, da sie leicht umzusetzen sind und eine Struktur für mehr Agilität bieten. Fünf dieser Methoden stellen wir Ihnen vor:
1. Scrum
Scrum ist eine wichtige Methode für agiles Arbeiten. Kernpunkte sind ein strukturiertes und iteratives Vorgehen. In kurzen zeitlichen Intervallen (Sprints) werden immer wieder Zwischenergebnisse entwickelt. Diese durchlaufen Feedbackschleifen und werden immer weiter optimiert. So kann jederzeit auf Veränderungen oder Probleme reagiert werden und die Kundenwünsche werden bestmöglich erfüllt.
2. Timeboxing
Timeboxing schafft klare Zeitfenster für einzelne Aufgaben, um Prioritäten zu klären und eine klare Struktur für den Tag und die Bearbeitung zu schaffen. Jeder weiß, woran zu welcher Zeit gearbeitet wird und wo der Fokus liegt. Prokrastination wird verhindert, stattdessen wird zielgerichtet gearbeitet.
3. Kanban
Kanban hilft bei der Visualisierung von Aufgaben und Projekten. Aktuelle ToDos werden auf einem Kanban-Board sichtbar gemacht. Das schafft Transparenz, zeigt Probleme bei Bearbeitungen auf und verbessert den Arbeitseinsatz. Jeder sieht auf einen Blick, welche Aufgaben dringend zu erledigen sind und welche Schritte anstehen.
4. Design Thinking
Design Thinking ist ein Prozess aus fünf Phasen. Das Team denkt aus der Perspektive des Kunden, um Wünsche und Erwartungen nachzuvollziehen. Für diese werden gemeinsam Ideen und Prototypen entwickelt, die weiter optimiert werden. Am Ende werden die Ergebnisse getestet und vorgestellt.
5. Customer Journey Map
Die Customer Journey Map betrachtet den gesamten Prozess, den ein Kunde im Kontakt mit dem Unternehmen hat. Wie werden Kunden auf das Unternehmen oder Produkt aufmerksam? Wie gelangen Sie auf die Webseite und wie orientieren Sie sich dort? Ist die Anmeldung schnell und einfach? Können Angebote leicht gefunden werden? Wie unkompliziert läuft der Bezahlvorgang und Versand? Was ist bei Reklamationen oder Fragen? Jeder Kontaktpunkt wird genau geprüft, hinterfragt und optimiert.
Tipps für agiles Arbeiten
Der Wandel zum agilen Arbeiten ist nicht einfach. Bisherige Arbeitsweisen und Gewohnheiten werden abgelegt, an ihre Stelle treten neue Prozesse. Das gelingt selten innerhalb von wenigen Tagen. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, agiles Arbeiten umzusetzen und im Unternehmen zu implementieren:
- Entwickeln Sie die richtige Einstellung
Im gesamten Unternehmen braucht es die richtige Einstellung und ein Umdenken. Führungskräfte müssen hinter dem Konzept stehen und mit Mitarbeitern kommunizieren. Es besteht Erklärungsbedarf, wenn es um die neuen Rollen im Team geht. Zudem sollte Mitarbeitern die nötige Sicherheit gegeben werden, damit diese sich an neue und dynamischere Arbeit gewöhnen können. - Schenken Sie mehr Vertrauen
Agiles Arbeiten lebt von gegenseitigem Vertrauen. Führungskräfte müssen Aufgaben und Verantwortung eigenverantwortliche Teams abgeben. Mitarbeitern muss erlaubt und zugetraut werden, dass Sie eigenständig handeln und die richtigen Entscheidungen für das Projekt und im Sinne des Unternehmens treffen. - Lernen Sie vom agilen Arbeiten
Schon die Einführung agiler Arbeit kann von genau dieser profitieren. Prüfen Sie in kurzen Zeitabständen, ob Anpassungen vorgenommen werden müssen. Holen Sie sich Feedback von Mitarbeitern und passen Sie die Umsetzung an. Durch die Einführung der agilen Arbeit lernen Sie schnell, wo es gut läuft und wo Schwierigkeiten auftreten.
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