Project Management Introduction
Project Management Introduction
paola mosca
1
Laurea in Fisica
Project
Definition
10
Project
Definition
PROGETTO = sforzo temporaneo, intrapreso allo scopo di creare un prodotto,
servizio o risultato con caratteristiche di
Fonte: PMBOK® Guide Sixth Edition 2017
unicità.
Le parole chiave sono:
• Temporaneo significa che ha un inizio ed una fine “pianificati ad hoc”
• Unicità significa che i risultati del progetto sono unici, cioè hanno
caratteristiche che li distinguono dagli altri; il risultato può essere un
prodotto (cioè un bene), la capacità di fornire un servizio, oppure un
risultato in senso più ampio (documenti, conoscenza, ecc…)
19
Il
progetto
Un’attività non ripetitiva (non di routine)
11
Caratteristiche del
progetto
Punti di inizio e fine
12
Caratteristiche del
progetto
Qualsiasi attività individuale o collettiva che punti al
raggiungimento di un risultato definito e che comporti
l’esecuzione di una serie di passi individuabili in qualche modo
Un progetto richiede:
Pianificazione
Budget
Tempo
Risorse
Gestione dei Rischi
Meccanismi di controllo
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IL PROGETTO COME VEICOLO PER IL CAMBIAMENTO
1
1
Progetto o Organizzazione del lavoro?
Il lavoro di un
ufficio si Lavorare per funzioni
Lavorare per progetti compone di un operative
insieme di
attività
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Condividono caratteristiche Lavorare per funzioni
Lavorare per progetti comuni operative
• Eseguite da persone
• Vincolate da risorse limitate
• Trasformano input in output attraverso
una serie di passaggi
• Producono dei deliverables
• Soggetti a pianificazione, esecuzione e
controllo
21
Lavorare per Progetti vs Lavorare per Funzioni Operative
22
Project vs Ongoing Operation
Progetti e Funzioni Operative sono
differenti
Progetti Funzioni Operative
23
Esempi di
progetti
• Pianificare, finanziare, progettare, costruire, fondare o
costituire enti/istituzioni commerciali o non, predisporre
infrastrutture industriali o di servizio
Quality
26
Vincoli di
Progetto
Scope
Un progetto ha senso se vengono realizzati i deliverables definiti dal committente
Tempi
Quasi tutti i progetti comportano obiettivi che hanno senso purché vengano realizzati
entro tempi determinati
Costi
Quasi tutti i progetti devono tenere conto di vincoli di budget
Qualità
Rispondenza ai requisiti espressi dal committente
27
Project
Management
28
Project Management: una definizione
sistemica
“La gestione sistemica di un’attività complessa, unica e
di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un
obiettivo chiaro e predefinito mediante un
continuo di pianificazione controllo processo
e
differenziate, nel rispetto di vincoli interconnessi
di di costi,
tempo e qualità”
risorse
29
Project
Management
Gestire un progetto può Disaccordo tra le persone
essere stressante e
frustrante per molti Rispetto dei tempi
motivi. Delusione del Commitente
MA
30
Il Project Management p er
evitare:
• Late Project, Over Budget, Out of Scope activities
• Uso inconsistente di processi, tecniche, standard
• Reactive Project Management vs Proactive Project
Management
• Stress e lavoro extra
• Curare vs Prevenire
31
Project, Program, Portfolio Management
e PMO
33
La
Gerarchia
Portafoglio = famiglia di progetti, programmi ed attività, anche
non interdipendenti, prioritizzati e raggruppati insieme per
facilitare la gestione e raggiungere gli obiettivi di business
Progetto = ……
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Il Project Management
Office
• Un Project Management Office è una unità organizzativa che centralizza e coordina la
gestione dei progetti che rientrano nel suo dominio.
• Al PMO vengono associati anche altri nomi, p.e. : Project Office, o Program Office.
• Un PMO può avere sia la responsabilità diretta di gestione dei progetti sia quella di fornire
funzioni di supporto come training, software, tools, policy standardizzate e procedure.
35
Ciclo di Vita del
Progetto Ogni progetto, in
qualsiasi contesto, segue
un ciclo di vita.
36
Ciclo di vita del progetto
37
Ciclo di vita del progetto
38
Ciclo di vita del progetto
39
Ciclo di vita del progetto
40
Ciclo di vita del progetto
41
Ciclo di vita del progetto: Approcci
Il ciclo di vita di un progetto puo’ essere di tipo:
• Predittivo – Approccio Tradizionale con pianificazione
fatta in anticipo e successivamente l’esecuzione.
Eventuali change di scope sono attentamente gestite. Si
parla di cicli di vita di tipo waterfall.
• Iterativo - Le iterazioni sviluppano il prodotto attraverso
cicli ripetuti. Un approccio che permette di ricevere
feedback su lavori non ancora completati e di modificare
il lavoro da realizzare.
• Incrementale – Le funzionalità vengono
progressivamente aggiunte. Un approccio che produce da
subito deliverables finiti che il cliente puo’
immediatamente utilizzare.
• Agile – E’ un approccio che è sia iterativo che
incrementale con progressiva rifinitura dei deliverables e
rilasci frequenti.
L’approccio da utilizzare viene scelto dal gruppo di Project Management
42
Ciclo di vita Predittivo - Waterfall
43
Ciclo di vita Agile vs Tradizionale
Plan Driven
Value Driven
44
Cosa significa “Gestire un
•Progetto?
Pianificare
COSTI TEMPI
• Organizzare
• Guidare (leadership)
• Controllare QUALITA’
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Project Management: Hard
Skills
Organizzare e pianificare
Gestione del Budget
Gestione dei Rischi
Competenze di Business
Monitorare e controllare
Gestione dei contratti
Metodologie
Procedure
Tools
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Project Management: Soft
Skills
Saper Comunicare
Organizzare e pianificare
Gestione del Budget
Decision making
Problem solving
Gestire i Conflitti
Negoziare ed influenzare
Leadership
Team-Building e
motivare
48
Project Management: Soft
Skills
49
Le competenze del Project Manager.
Le dimensioni della Competenza secondo il PMCDF (*)
Il Code of Ethichs è
basato su 4
pilastri:
Responsabilità
Rispetto
Imparziali
tà Onestà
51
Cosa deve fare il Project
Manager?
Pianificare e organizzare
Produrre le stime
Analizzare le performance
Controllare e riportare l’avanzamento
Gestire costi e budget
Controllare (far verificare) i risultati
Gestire i contratti
Dare le priorità
Mantenere aggiornato il piano di
progetto
Gestire le relazioni con il cliente/utente
Guidare il team
Risolvere i conflitti
…..
…. COMUNICARE, COMUNICARE, COMUNICARE … e far comunicare..
52
Gli Stakeholder di
Progetto Gli s takeholder sono i “portatori d’interesse”, cioè tutti i soggetti che hanno
un qualche interesse, diretto o indiretto, nel progetto e/o nei suoi risultati.
utenti manageme
finali nt
functional
managers
TEAM DI operation
managers
spons
PROGETT or
O
client azionist
i i
PM fornitori
O competito
r
53
Il PMBOK® E
LA GESTIONE
DEI
PROGETTI
54
PMBOK®
GUIDE
PMI pubblica
il PMBOK Guide (Project Management Body Of
Knowledge), la guida al project management più diffusa (oltre
5.000.000 copie in circolazione). PMBOK Guide costituisce lo standard
ANSI-PMI 99-001-2008 . Versione attuale: “Sixth edition” , uscita a set.
2017. La primissima versione è del 1987 . Esiste anche la traduzione
ufficiale in italiano.
PMBOK è adottato dal CNIPA - Centro Nazionale per l’Informatica nella
Pubblica Amministrazione – nell’ambito delle Linee guida sulla qualità dei
beni e servizi ICT.
PMBOK include conoscenza, skill, metodi e tecniche generalmente
riconosciute come migliori pratiche (best practices) .
Generalmente riconosciute significa che la conoscenza e le prassi in
oggetto sono applicabili nella maggior parte dei progetti la maggior
parte delle volte ed esiste un largo consenso sulla loro utilità .
55
PMBoK®
GUIDE
La Guida al PMBOK® o PROJECT MANAGEMENT BODY of KNOWLEDGE
rappresenta un punto di riferimento universalmente riconosciuto nella
gestione di progetto e nello studio, finalizzato all’applicazione, delle nozioni,
dei metodi e delle tecniche necessarie alla gestione di un progetto.
56
Evoluzione dello Standard
1969 Foundation
PMI
1983 PMI Ethic, Standards, and Accreditation Report – Standards section was the first
Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
1987 Revised PMBOK
1996 PMBOK Guide
1998 PMI accredited as a Standards Developer by ANSI
2000 PMBOK Guide 2000
2004 PMBOK Guide Third Edition
2008 PMBOK Guide Fourth Edition (issued Dec 2008)
2013 PMBOK Guide Fifth Edition (issued Jan 2013)
2017 PMBOK Guide Fifth Edition (issued Sept 2017)
Di primaria importanza:
• identificare i requisiti COSTI TEMPI
• gestire esigenze ed
QUALITA’
aspettative degli stakeholder
• bilanciare i vincoli del RISULTATI
progetto, in continua (AMBITO)
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Personalizzazione
“Ciò non significa che metodi, processi, conoscenze debbano essere
applicati uniformemente a tutti i progetti. Per ogni progetto il project manager,
in collaborazione con il gruppo di progetto, è sempre responsabile di
determinare quali processi sono appropriati, e con quale grado di rigore, per
quel progetto specifico” (PMBOK cap. 3) . ---> Non vale “one size fits all” .
59
I processi nel Project
Management
PROCESSO = insieme di azioni ed attività coordinate e finalizzate ad uno
specifico insieme di prodotti, servizi o risultati.
I processi nel PMBOK sono descritti con tre elementi:
• Inputs al processo,
• Tools & Techniques che servono ad elaborare l’input
• Outputs del processo.
60
Gruppi di processo nel Project
Management
I progetti sono composti da processi.
Il PMBOK® identifica e descrive 49 processi che il project Team può utilizzare nel corso
della gestione del progetto.
I processi possono essere “revisitati”, se necessario, durante una fase o nel corso
dell’intero ciclo-vita del progetto.
I processi in ogni progetto possono esser raggruppati in 5 Process Groups che
corrispondono alle 5 fasi del Ciclo di Vita di un progetto.
Planning
Initiating Closing
Excuting
62
Ciclo di vita del progetto
63
Costi, Change, Rischi, Influenza
degli Stakeholders rispetto al Ciclo
di Progetto
STARTING EXECUTION
CLOSING
ORGANIZING
64
Le 10 Aree di Conoscenza del
Project
Managem
Un’ altra dimensione di raggruppamento per i processi del PMBOK.
ent
65
PMBoK Guide - 6th
edition
10 Aree di conoscenza
Project Integration Management
Project Scope Management
Project Time Management
66
Guida al PMBoK 6th
edizione
SCOPE TIME COST QUALITY COMMUNI- HUMAN
RISK
PROCURE- STAKE-
CATION RESOURCES MENT HOLDER
Plan Plan
Plan Scope Plan Schedule Plan Cost Plan Quality Plan Plan HR Identify
Communication Procurements
Management Management Management Management Management Risk Stakeholder
Management Managem Management
ent
Perform Estimate Conduct Plan
Collect Define Estimate Manage Identify
Quality Communica- Resources Procurements Stakeholder
Requirements Activities Costs Assurance Activities Risk
tions Management
Perform Control
Define Sequence Control Acquire Qualitative Manage
Determine Control Procurements
Communica- Project Team Risk Analysis Stakeholder
Budget tions Engagement
Scope Activities Quality
Perform
Estimate Develop Quantitative Control
Create WBS Activity Control Project Team Risk Analysis Stakeholder
Durations Costs
Engagement
Plan
Develop Manage
Validate Monitoring & Project Team
Schedule Risk
Scope Controlling Responses
Planning Control Perform
Control Control Risk
Resouces Responses
Scope Schedule
Executin
g
67
I Gruppi di Processo - il flusso dei
processi
VARIAZIONE
OBIETTIVI
DEL
SI
PROGETTO
INIZIO FATTI-
BILE? PIANIFICAZIONE
NO
ANNULLAMEN
TO
ESECUZIONE Sistema di
Project
RIPIANIFICAZIONE
Management MONITORAGGIO
CAMBIAMENTI
IN CORSO SI
D’OPERA NO NO
SI
OK? CONTROLLO FINE? CHIUSURA
68
Project Management
Deliverables
69
Initiating Process
Group
Gruppo dei Processi di Avvio
70
Initiating Process
Group
Passo 1 : Analisi esigenze/fattibilità Passo 2 : Decisione
71
Planning Process
Group
Gruppo dei Processi di Pianificazione
Processi effettuati per determinare
l’ambito totale dell’impegno, definire e
perfezionare gli obiettivi e sviluppare una
serie di azioni necessarie a raggiungerli.
Attività: Deliverables:
• Sviluppare il Project Management Plan • Project Management Plan
• Produrre la documentazione di progetto • Documenti di progetto relativi
• Ripianificare a seguito di change a scope, tempi, costi,
qualità, comunicazione,
rischi, approvvigionamento.
72
Planning Process icazione
Group Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare ? Passo 2 : OBS - Chi sono i responsabili ?
1 OBS progetto
1.1 1.2 1.3 Uff. Gare Uff. Acquisti Sub-suppliers Uff. Tecnico
1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3.1 1.3.2 Ditta X Ditta Y Ditta Z
Resp. Progetto
Dott. Galante
Segreteria
Sig.a Salvi
Ufficio P.R.
D.ssa Paoli
Squadra Cucina
1° Chef
Ufficio Servizi
Sig. Ulivi
Impresa di Trasporto
Squadra Camerieri
Attività 1
Attività 2
Attività 3
Attività 4
Attività 5
73
Pianificazione delle
Risorse
Passo 1: individuazione disponibilità Passo 2: analisi risorse necessarie
74
Pianificazione dei
Costi Passo 2: attribuzione costi ad attività
Passo 1: identificazione costi risorse
e materiali
costi
T inizio tempo
T fine
75
Executing Process
Group
Gruppo di processi di esecuzione
Processi eseguiti per completare il lavoro
definito nel Project Management Plan per
soddisfare le specifiche di progetto.
Durante questo gruppo di processi si impegna la maggior parte del budget di progetto
76
Monitoring & Controlling Process
Group
Gruppo di processi di monitoraggio e controllo
Processi necessari per seguire, revisionare e regolare i progressi e
le prestazioni del progetto, identificare le eventuali aree in cui sono
necessarie modifiche al piano e avviare le relative modifiche.
.
Attività:
Principali deliverables:
• Controllare le modifiche e raccomandare le
• Project Status Report
azioni correttive e preventive • Aggiornamenti della
• Monitorare le attività di progetto
• Garantire che solo le changes approvate pianificazione e della baseline
• Change Request
siano implementate.
Project
Status
Repor
Passo 5 : Aggiornamento pianot Passo 4 : Correzioni
temporale ed economico a finire
Attività 1
Attività 2
Attività 3
Attività 4
Attività 5
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Closing Process
Group
Gruppo di Processi di Chiusura
Processi eseguiti per finalizzare tutte le
attività dei processi di Project
Management Process per completare
formalmente il progetto, la fase o gli
obblighi contrattuali.
79
Closing Process
Group Passo 2 : Approvazione chiusura
Passo 1 : Rilevazione completamento
Passo 3 : Valutazione finale progetto
Certificato
chiusura
progetto
Attività 1
Lesso Attività 2
n Attività 3
Attività 4
Learne Attività 5
d
80
80
PMBoK Guide - 6th
edition
10 Aree di conoscenza
Project Integration Management
Project Scope Management
Project Time Management
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Guida al PMBoK 6th
edizione
SCOPE TIME COST QUALITY COMMUNI- HUMAN
RISK
PROCURE- STAKE-
CATION RESOURCES MENT HOLDER
Plan Plan
Plan Scope Plan Schedule Plan Cost Plan Quality Plan Plan HR Identify
Communication Procurements
Management Management Management Management Management Risk Stakeholder
Management Managem Management
ent
Perform Estimate Conduct Plan
Collect Define Estimate Manage Identify
Quality Communica- Resources Procurements Stakeholder
Requirements Activities Costs Assurance Activities Risk
tions Management
Perform Control
Define Sequence Control Acquire Qualitative Manage
Determine Control Procurements
Communica- Project Team Risk Analysis Stakeholder
Budget tions Engagement
Scope Activities Quality
Perform
Estimate Develop Quantitative Control
Create WBS Activity Control Project Team Risk Analysis Stakeholder
Durations Costs
Engagement
Plan
Develop Manage
Validate Monitoring & Project Team
Schedule Risk
Scope Controlling Responses
Planning Control Perform
Control Control Risk
Resouces Responses
Scope Schedule
Executin
g
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Professionalism: Codice Etico e PMI Ethical Decision Making Framework
R
EFERENCES
A Guide to PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK® GUIDE) – Fifth Edition
A Guide to PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK® GUIDE) – Sixth Edition
Juli, T. (2011). Leadership principles for project success. Boca Raton, FL: CRC Press.
Covey, S. (2006). The speed of trust: the one thing that changes everything.
PMI EDMF
81
www.pmi-sic.org Project Management Institute - Southern Italy Chapter ©
GRAZIE!!