K@QTA

K@QTA
MANUALE UTENTE

Soluzione per la gestione dei documenti e delle procedure del Sistema Qualità

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

INDICE
1. Muoversi in KBS ................................................................................................................................. 3
1.0 Pulsanti di spostamento .............................................................................................................. 3
1.1 Pulsanti di azioni consentite ......................................................................................................... 3
1.2 Ricerca ..................................................................................................................................... 4
1.3 Lista ......................................................................................................................................... 6
1.4 Dettaglio................................................................................................................................... 6
1.5 Funzionalità .............................................................................................................................. 7
1.6 Inserimento delle Date ................................................................................................................ 7
1.7 La barra dei Workflow ................................................................................................................. 9
1.8 Integrazione con centralino Avaya ............................................................................................... 10
1.9 La Gestione Documentale .......................................................................................................... 12
1.10 Allegare documenti .................................................................................................................. 14
1.11 Generare documenti da un template ........................................................................................... 16
1.12 Modificare dati di un documento già pubblicato ............................................................................ 17
1.13 Inviare documenti come allegati di una mail .................................................................................. 18
2. Ricerca procedura Qualità .................................................................................................................. 21
2.0 Lista Qualità ............................................................................................................................ 22
2.1 Dettaglio Procedura Qualità ....................................................................................................... 24
3. Richiesta Redazione Nuovo Documento ................................................................................................ 27
4. Avanzamento della Procedura ............................................................................................................ 31
4.0 Stati della procedura e Azioni possibili .......................................................................................... 31
4.0.1 Azione Richiesta Redazione Documento (nuova procedura) .......................................................... 33
4.0.2 Inserimento Procedura approvata ............................................................................................ 34
4.0.3 Stato in attesa di Redazione – Azione Modifica ........................................................................... 36
4.0.4 Stato In Attesa di Redazione – Azione Invio al Controllo ............................................................... 36
4.0.5 Stato In Attesa di redazione – Azione invio ad approvazione ......................................................... 37
4.0.6 Stato In Attesa di controllo – Azione Richiesta Correzioni ............................................................. 38
4.0.7 Stato In Attesa di controllo – Azione Modifica ............................................................................ 38
4.0.8 Stato In Attesa di controllo – Azione Invio ad Approvazione .......................................................... 38
4.0.9 Stato In Attesa di approvazione – Azione Modifica ...................................................................... 38
4.0.10 Stato in Attesa di approvazione – Azione richiesta correzioni .................................................... 38
4.0.11 Stato In Attesa di approvazione – Azione Approvazione ........................................................... 39
4.0.12 Stato In Attesa di distribuzione – Azione Comunicazione .......................................................... 40
4.0.13 Stato Pubblicato – Azione Modifica ...................................................................................... 43
4.0.14 Stato Pubblicato – Azione Annulla ........................................................................................ 44
4.0.15 Stato Annullato – Azione Riattiva ......................................................................................... 44
4.0.16 Stato Annullato – Azione Elimina.......................................................................................... 44
4.0.17 Stato Pubblicato – Azione Modifica Destinatari ....................................................................... 44
4.0.18 Stato Pubblicato – Azione Elimina ........................................................................................ 44
4.0.19 Stato Pubblicato – Azione Crea Nuova Revisione ..................................................................... 44
4.0.20 Stato Ritirato – Azione Riattiva ............................................................................................ 46
4.0.21 Stato Ritirato – Azione Elimina ............................................................................................. 46
4.1 Avvisi e Messaggistica ............................................................................................................... 46
5. Liste di Distribuzione ......................................................................................................................... 47
6. Utenti Esterni .................................................................................................................................. 52
7. Tabelle collegate .............................................................................................................................. 55

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

1. Muoversi in KBS

1.0 Pulsanti di spostamento

I pulsanti di spostamento sono posizionati nella parte in alto a destra della videata.
Consentono lo spostamento tra gli elementi.

A seconda che si trovino su una videata contenente una lista di elementi oppure sul dettaglio del singolo
elemento hanno la seguente funzione:

Permette di visualizzare i primi 20 elementi della lista oppure il dettaglio del primo elemento

Permette di visualizzare i 20 elementi precedenti oppure il dettaglio dell'elemento precedente

Permette di visualizzare i 20 elementi successivi oppure il dettaglio dell'elemento successivo

Permette di visualizzare gli ultimi elementi della lista oppure il dettaglio dell'ultimo elemento

NOTE: il numero di elementi da visualizzare il lista è definibile tramite parametro.

1.1 Pulsanti di azioni consentite

I pulsanti di azioni consentite sono posizionati sempre nella parte in alto a destra della videata, vicino ai
pulsanti di spostamento (se presenti).

L'unico pulsante che non si trova vicino agli altri è la lente d'ingrandimento, presente nella lista, accanto ad
ogni singola voce:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

I pulsanti di azioni consentite hanno le seguenti funzioni:

Permette di visualizzare il dettaglio di un elemento presente in una qualsiasi lista.

Permette di visualizzare direttamente da una Lista, il documento “principale” allegato al
record tramite la scheda Documenti. Se vengono pubblicati più documenti con la stessa
Tipologia Documento, viene visualizzato il primo inserito.
Permette di riaggiornare la videata senza salvare eventuali modifiche apportate ai dati.
Permette di salvare le modifiche effettuate all'interno dell'elemento
Permette di cancellare l'elemento attivo in quel momento.
Permette di creare un nuovo elemento
Permette di ritornare alla lista selezionata precedentemente
Permette di uscire dalla videata e tornare alla tabella attiva in precedenza
Permette di effettuare una nuova ricerca
Se presente permette di lanciare la stampa di tutti i documenti presenti nella lista attiva
Se presente su una pagina di lista, permette di stampare un report con i dati presenti in
lista (simile ad una stampa della videata).
Se presente su una pagina di dettaglio, permette di stampare un report precedentemente
configurato.
Permette di effettuare la ricerca in funzione dei campi valorizzati. È l’equivalente del
pulsante Prosegui presente nel dettaglio della pagina di ricerca. Se utilizzato senza
valorizzare nessun campo effettua la ricerca completa di tutti i dati.
Se presente su una pagina di lista, permette di esportare in excel le informazioni
ottenute.
NOTE: Per visualizzare correttamente le informazioni nelle colonne di excel è necessario
aver configurato in modo corretto il carattere separatore di colonna sul proprio pc.
Se presente, questo pulsante si trova a fianco di un campo che contiene un numero di
telefono. Viene utilizzato per eseguire una chiamata telefonica.
Attualmente il collegamento avviene esclusivamente per centralini di tipo AVAYA.
Se presente, questo pulsante si trova a fianco di un campo che contiene un indirizzo mail.
Viene utilizzato per predisporre l’invio di una mail a quell’indirizzo.

1.2 Ricerca
Dalla pagina di ricerca è possibile valorizzare uno o più campi per ottenere il risultato desiderato.
I campi intersecabili, in base ai quali è possibile effettuare una ricerca, sono vari, ma si possono considerare
suddivisi nei seguenti tipi:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

 Alfanumerici
 Numerici
 Data
 Check
 Preimpostati

I campi alfanumerici possono essere valorizzati in maniera parziale: per es. digitando %rossi% nel campo
ragione sociale si visualizzerà l'elenco di tutte le aziende che contengono nel campo ragione sociale la
parola inserita. Verranno visualizzati ad esempio: Rossi e figli Spa…, Pinetti & Rossi Srl...

I campi numerici, viceversa, devono essere sempre inseriti in modo esatto (ad esempio il campo Nr.
Progetto). Può essere consentita la ricerca Da - A, se appositamente definito nella pagina di ricerca.

I campi data possono essere valorizzati inserendo un intervallo temporale preciso oppure inserendo
soltanto la data inizio o la data fine.

I campi check possono essere abilitati o disabilitati, mentre nei campi predefiniti, le possibili soluzioni sono
tutte quelle presenti nel menù a tendina.
Nelle caselle di testo che hanno alla loro destra il binocolo è possibile inserire un dato tramite una
ricerca nelle voci precedentemente inserite tramite tabelle di gestione. Cliccando sul binocolo verrà aperta
una finestra contenente una maschera di ricerca che consente di selezionare uno dei dati ricercati
specificando nessuno, uno, o più parametri di ricerca tra quelli disponibili. Cliccando sul pulsante PROSEGUI
è possibile visualizzare la lista contenente i risultati della ricerca. Per inserire il dato desiderato è sufficiente
selezionarlo cliccando a inizio riga.
Per modificare un dato precedentemente inserito è sufficiente ripetere l'operazione di inserimento di un
nuovo dato.
Per eliminare un dato è sufficiente cliccare sulla gomma da cancellare posta alla destra della casella di
testo contenente il nome del dato.

IMPORTANTE:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

La maggior parte delle pagine di ricerca presenta la possibilità di impostare selezioni in base al campo
SOCIETÀ. Il campo SOCIETÀ è molto importante, poiché sul valore presente in questo campo si basa tutta
la sicurezza di KBS (accessi, visualizzazione e modifica dei dati).
Ogni utente collegato vedrà come società in ricerca soltanto quelle per cui è autorizzato, e come valore
default viene mostrata la società predefinita per l’utente.

Si ricorda che qualsiasi campo non valorizzato seleziona di default tutti i dati.

Dopo aver valorizzato i campi interessati si deve cliccare sul pulsante Prosegui (oppure ) per
visualizzare la lista dei risultati che soddisfano i requisiti richiesti.

1.3 Lista
Le operazioni che si possono effettuare dalla pagina di LISTA sono le seguenti:
 Cliccare sulla lente (campo #) per entrare nel dettaglio del record interessato

Ordinamento della Lista

Per agevolare la ricerca dei dati presenti, è possibile modificare l’ordinamento della lista facendo un clic
sull’intestazione del campo interessato (funzionalità consentita se passando sul nome del campo, il
puntatore del mouse si trasforma in “manina”). Cliccare una volta per avere un ordinamento crescente dei
dati, due volte per ottenere un ordinamento decrescente.

NOTE: solo alcuni campi ereditano sempre questa funzionalità. Altri necessitano di specifica
implementazione.

1.4 Dettaglio
Per visualizzare il dettaglio di un elemento è necessario aver prima effettuato la Ricerca e, se il risultato
della ricerca non è univoco, aver selezionato il record interessato dalla Lista ottenuta.

Sulla pagina di dettaglio è possibile effettuare le azioni consentite in funzione dei pulsanti presenti. Tali

pulsanti vengono attivati in base alle specifiche autorizzazioni rilasciate all'utente collegato alla procedura.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

1.5 Funzionalità
Le funzionalità saranno così interconnesse:
1. Ricerca
2. Lista
3. Dettaglio
4. Gestione Documenti
4.1. Inserisci File
4.2. Modifica File
4.3. Elimina File

1.6 Inserimento delle Date

L'inserimento di una data è agevolato in KBS dalla presenza del Date Picker posto accanto ad ogni campo di
tipo data.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

È sufficiente cliccare sull'immagine posta alla destra della casella di testo per visualizzare una finestra
contenente il seguente calendario:

Il calendario è impostato sulla data corrente e il formato della data presentata varia in funzione della lingua
dell’utente collegato.
Per cambiare la pagina di calendario, utilizzare i bottoni posti in alto.
I vari pulsanti consentono di muoversi nel seguente modo:

< Per andare indietro di un mese

> Per andare avanti di un mese
<< Per andare indietro di un anno
>> Per andare avanti di un anno

Cliccando sul mese “2006 dicembre” si apre la seguente tendina che consente un’ulteriore modalità di
navigazione attraverso i mesi.

Il pulsante OGGI serve per ritornare alla data del giorno, da qualsiasi posizione.

Il pulsante SVUOTA serve per annullare la selezione e cancellare eventuali date già selezionate.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Una volta selezionati l'anno e il mese giusti, cliccare sul giorno desiderato.
La finestra contenente il calendario si chiude e la data selezionata viene inserita all’interno del campo data.

1.7 La barra dei Workflow

Quando una procedura non è una semplice raccolta di informazioni ma è sottoposta ad un processo (ad
esempio inserimento, verifica, approvazione), si attiva nelle pagine di KBS una barra grigia come la
seguente:

Nella parte destra della barra viene indicato lo stato in cui si trova l’oggetto selezionato e nella parte
sinistra vengono riportate tutte le azioni che si è autorizzati a compiere in funzione dei diritti applicati
all’utente con cui si è collegati.

Sempre nella parte destra della barra grigia possono essere presenti i seguenti pulsanti:
 COMP: se presente, indica che un’azione è di competenza di uno specifico utente e quindi soltanto
lui potrà eseguirla a prescindere dalle sicurezze impostate sull’azione stessa.
 LOG STATI: riporta lo storico delle azioni eseguite mantenendo traccia dell’utente che l’ha eseguita
e la data e l’ora di conferma.
 LOG SPEDIZIONI: ove configurato, premendo questo tasto è possibile visualizzare l’elenco degli
utenti che hanno ricevuto una mail a seguito di una determinata azione.

Quando si entra in modifica su un’azione (quindi viene premuto uno dei pulsanti che indicano le azioni
disponibili) la barra si modifica nel modo che segue:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Nella parte destra della barra viene indicata l’azione e lo stato che si sta eseguendo e nella parte sinistra
vengono riportate tutte le azioni che si è autorizzati a compiere:
 CONFERMA: conferma l’azione e il passaggio allo stato successivo del wf, se non è un’azione di
MODIFICA che agisce su sé stessa.
 SALVA: conferma il salvataggio dei dati inseriti o modificati. Non comporta un passaggio di stato.
 ANNULLA: annulla l’azione che si stava eseguendo. Non salva i dati modificati o inseriti e non
esegue il passaggio di stato.

1.8 Integrazione con centralino Avaya

KBS consente l’inoltro automatico di chiamate telefoniche, se integrato con centralino Avaya.
Nel caso di integrazione, sarà possibile eseguire chiamate automatiche semplicemente cliccando su un
numero di telefono (rete fissa o cellulare) mappato in KBS.

Per i numeri telefonici nazionali non è necessario inserire il prefisso +39 o 0039.
Esempio:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Dopo aver cliccato su un numero di telefono, parte immediatamente la chiamata a quel numero.

Per interrompere la chiamata è sufficiente cliccare nuovamente sul numero. Appare il seguente messaggio
al quale si deve rispondere OK.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

1.9 La Gestione Documentale

Ove prevista, questa funzionalità consente di allegare documentazione, gestendo qualsiasi tipo di
documento (word, Excel, Power Point, PDF, pagine HTLM, immagini da scansione, fotografie, filmati, e-mail,
fax, disegni CAD ecc..).

La griglia si presenta come la seguente:

Per ogni documento presente nella lista vengono riportati i seguenti campi:

Campo Descrizione
Prot. Numero e/o data di protocollo assegnato al documento.
Descrizione Descrizione dettagliata del documento inserito.
Tipo Tipo documento
Versione Indica l'ultima versione del documento, presente in KBS.
Ext Estensione del file allegato
Size Dimensione del documento allegato
Data Ins. Indica la data di inserimento del documento. Viene valorizzata automaticamente dalla
procedura quando si effettua l' inserimento.
Data Mod. Indica la data di modifica del documento. Viene aggiornata automaticamente dalla
procedura quando si modifica un documento.

Nella barra blu sono presenti i seguenti pulsanti:

Permette di inserire un collegamento ad un documento già presente in KBS.

Permette di pubblicare un documento in KBS. Viene fatta una copia del documento.
Il documento è modificabile direttamente in KBS e con questa modalità, non viene

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

mai modificata la copia originale. Viene mantenuto lo storico delle modifiche

apportate al documento (versioning) ogni volta che si apre il documento nella
modalità di modifica e non sola lettura.
Permette di inserire un collegamento ad un documento presente sul File System. Il
documento è modificabile ma in questo caso viene modificata anche la copia
originale e non viene mantenuto lo storico delle modifiche apportate al documento
(versioning).
Permette di importare una nuova versione di un documento già presente in KBS,
creando una nuova versione del documento (versione originale + 1).

Nella griglia possono essere presenti i seguenti pulsanti:

Permette di aprire il documento in sola lettura.

Permette di aprire il documento e di modificarlo.
Permette di salvare le modifiche apportate al documento.
La procedura incrementa automaticamente il contatore che identifica la versione, per
mantenere una "storia" delle variazioni apportate al documento.
Permette di annullare le modifiche apportate al documento.
Permette di visualizzare l'elenco delle precedenti versioni di un documento.
Dopo aver aperto l'elenco, fare un clic sul pulsante per visualizzare, in sola lettura, una
vecchia versione del documento.
Permette di chiudere l'elenco delle versioni precedenti.
Indica che il documento è aperto in fase di modifica da un altro utente di KBS.
Quando il documento si trova in questo stato non può essere modificato.
Posizionando il mouse sopra l'icona è possibile ottenere informazioni su chi sta bloccando il
documento.
Indica che il documento è collegato ad un altro documento presente in KBS. Permette di
estrarre il documento in sola lettura.
Indica che il documento è collegato ad un altro documento presente in KBS. Permette di
estrarre il documento e di modificarlo.
Indica che il documento è collegato ad un altro documento presente in KBS. Permette di
salvare le modifiche apportate al documento. La procedura incrementa automaticamente il
contatore che identifica la versione, per mantenere una "storia" delle variazioni apportate al
documento.
Indica che il documento è collegato ad un altro documento presente in KBS. Permette di
annullare le modifiche apportate al documento.
Indica che il documento è un file sul File System collegato in modalità pubblicazione internet.
Permette di cancellare l'ultima versione del documento.
Se il documento è stato inserito come collegamento, verrà cancellato soltanto il link al
documento.
Identifica il documento attivo. Questa icona si ottiene facendo un clic sul quadrato grigio a

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

inizio riga.

Nella barra azzurra è presente un filtro di ricerca sui documenti già pubblicati

È possibile ricercare dei documenti pubblicati, scrivendo la stringa desiderata nel campo Filtro.
Se inserisco ad esempio la stringa “xxx” e premo invio, restringo la visualizzazione dei documenti in griglia ai
soli documenti che hanno:
 protocollo che inizia per “xxx”
 oppure descrizione che inizia per “xxx”
 oppure tipo documento che inizia per “xxx”
 oppure estensione che inizia per “xxx”

Se invece desidero limitare la visualizzazione dei documenti non ai documenti che “iniziano per xxx“ ma ai
documenti che “contengono xxx” metterò nel filtro “%xxx”
Annullerò il filtro cancellando il contenuto del campo e premendo nuovamente invio.

Facendo click sul tasto + si apre la seguente maschera che consente di filtrare per descrizione, protocollo,
descrizione del tipo documento e per estensione.

Premere Filtra per confermare, e premere Annulla per annullare la ricerca.

1.10 Allegare documenti

Il pulsante da utilizzare per allegare documenti è PUBBLICA.
Cliccando su PUBBLICA si apre la seguente maschera:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

I campi obbligatori per inserire un documento sono:

- Nome File: utilizzare il pulsante Sfoglia per ricercare un documento già presente su file system
- Tipo: definisce il Tipo Documento che si sta pubblicando. Questa informazione è molto importante poiché
possono esistere differenti tipologie di documenti che possiedono sicurezze differenti (es: nel caso di
Offerte commerciali si può definire da sistema che possano essere inserite solo dai customer service ma
possano essere consultate e modificate dagli Area Manager.)
- società: Viene proposta dal sistema in funzione delle sicurezze assegnate all’utente.

Descrizione dei campi presenti:

Campo Descrizione
ID Progressivo assegnato al documento.
Prot. Numero e/o data di protocollo interno (se gestito) da assegnare al documento.
Descrizione Descrizione dettagliata del documento inserito.
Versione Indica la versione del documento. In caso di primo inserimento viene proposto come
valore = 0. Nel caso di modifica di un documento viene aumentata dal sistema ad ogni
modifica del documento.
Autore Campo non editabile. Riporta il nome dell’utente che sta pubblicando il documento
oppure che ha effettuato una modifica.
Nome file Percorso del documento originale che stiamo allegando. Allegando il documento viene
effettuata una copia del file. Il file originale può essere rimosso dal file system se
correttamente inserito nel sistema.
Tipo Serve per definire il Tipo documento che si sta pubblicando. Questa tipologia è molto

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

importante ai fini della sicurezza. Ogni tipo documento presente nel KBS può avere
autorizzazioni in visualizzazione, modifica, inserimento e cancellazione differenti. In base
al tipo documento possono essere generati documenti da template differenti (vedi
funzione GENERA DOCUMENTO descritta in seguito).
Parola Consente di inserire Parole chiave per successive ricerche.
chiave
Società Viene proposta dal sistema in funzione delle sicurezze assegnate all’utente.

I pulsanti presenti nella barra arancione servono, rispettivamente per:

- salvare, quindi pubblicare il documento nel sistema (immagine dischetto)
- salvare, quindi pubblicare il documento nel sistema e protocollarlo (dischetto con freccia)
- annullare la pubblicazione del documento (freccia)

1.11 Generare documenti da un template

In fase di pubblicazione di un documento è presente il pulsante GENERA DOCUMENTO.
Questo pulsante può essere utilizzato se, invece di voler allegare un documento già creato, si vuole
generare un nuovo documento partendo da un template predefinito.
Ad ogni Tipo documento creato in KBS corrisponde un Template (word, excel..).

NOTE: Per utilizzare il pulsante GENERA DOCUMENTO è necessario assicurarsi di aver selezionato prima il
tipo documento corretto.

Nel caso non siano stati associati template al tipo documento, la procedura presenta il seguente messaggio
d’errore:

Per assegnare un template ad un tipo documento è necessario accedere ai menu amministrativi di KBS
(UTILITÀ >>> AMMINISTRAZIONE KBS >>> KNOWLEDGE BASE >>> GESTIONE DOCUMENTALE >>> TIPI

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

DOCUMENTI) e impostare il campo “Path Template” (è già prevista la gestione di differenti template in base
alla lingua dell’utente collegato a KBS).

1.12 Modificare dati di un documento già pubblicato

Per modificare documenti già PUBBLICATI in KBS è necessario fare click sul rettangolo grigio posto a inizio
riga relativamente al documento interessato.

Un documento selezionato viene evidenziato in color arancio e viene aggiunta una freccia nera a inizio riga.
Nella parte inferiore della finestra viene mostrato il dettaglio dei dati strutturati relativi al documento
stesso.

I pulsanti presenti nella barra arancione servono, rispettivamente per:

modificare i dati strutturati del documento
salvare, quindi pubblicare il documento nel sistema e protocollarlo
annullare la pubblicazione del documento
clonare il documento, quindi creare una nuova riga sulla griglia di gestione documentale,
prendendo l’ultima versione del documento originale e copiandola come versione 0 del

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

nuovo
invia documenti tramite mail, quindi il sistema crea in automatico una mail di outlook con
allegati i documenti selezionati. I destinatari devono essere selezionati dalla rubrica di
outlook.

ESEMPI

Cliccando sul pulsante ‘modifica’, si apre il dettaglio dei dati relativi al documento e la barra si trasforma nel
seguente modo:

Tramite questa maschera è possibile modificare il campo Descrizione del documento ed eventualmente il
campo Protocollo.
Utilizzare il pulsante Salva o Salva e protocolla per confermare le modifiche.
Utilizzare il tasto Annulla per uscire senza salvare.

1.13 Inviare documenti come allegati di una mail

Cliccando sul pulsante ‘spedisci come allegato’, viene creata una mail di outlook con allegati i documenti
selezionati.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Regole di generazione della mail:

 il campo DA (mittente) è quello dell’utente collegato al pc
 il campo A (destinatario) deve essere selezionato dalla rubrica dei contatti di outlook e non viene
ricercato tra i referenti del KBS
 oggetto: proposto quello default del sistema. Modificabile prima dell’invio
 testo: proposto quello default del sistema. Modificabile prima dell’invio
 allegati: mostra tutti quelli selezionati. I nomi sono quelli attribuiti dal sistema. Modificabili prima
dell’invio

Selezionare contemporaneamente più documenti dalla griglia di gestione documentale:

Il funzionamento è simile alle selezioni multiple che si fanno ad esempio per selezionare più file sul file
system.
Cliccare su una qualsiasi colonna della riga del documento interessato (a parte quelle con i pulsanti).
Tenere premuto il tasto “CTRL” per selezionare altri documenti
È possibile rimuovere un documento già selezionato dalla selezione ricliccando sulla riga interessata sempre
tenendo premuto “CTRL”.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Una volta selezionati tutti i documenti che interessano, premendo il tasto “spedisci come allegato”, tutti i
documenti selezionato verranno allegati alla mail.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

2. Ricerca procedura Qualità

È possibile ricercare le procedure qualità, mediante apposita voce di menu (Programmi / Qualità)
Nella ricerca qualità sono presenti i seguenti campi di filtro:

La ricerca di una PROCEDURA QUALITÀ può essere effettuata sulla base di campi relativi ad informazioni
generali sulla procedura:
 Codice documento
 Nome Procedura
 Lingua (ITA, ENG, FRA, ESP, DEU)
 Descrizione
 Tipo Documento

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

 Tipologia
 Data creazione Da … A…
 Note
 Società
 Stato
 Flag ‘Solo ultima revisione’ (abilitato di default, mostra la revisione più aggiornata)

O di campi relativi alla revisione della procedura:

 Indice > =
 Data revisione Da … A …
 Descrizione

O di campi relativi agli utenti coinvolti nella procedura:

 Controllore
 Approvatore

Una volta valorizzati i campi per cui si desidera ricercare le procedure, cliccare su PROSEGUI.

2.0 Lista Qualità

Dopo aver effettuato una qualsiasi ricerca, i dati estratti sono presentati all’utente in forma tabellare
ordinati in funzione del Nr. (decrescente).
A inizio riga, per tutte le righe ritrovate, è presente una lente che consente agevolmente di passare alla
visualizzazione del dettaglio della procedura.

La colonna Doc. posizionata a fine riga consente invece di visualizzare direttamente dalla lista il documento
fisico allegato.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

I campi presentati nella lista sono i seguenti:

Se nella ricerca è stato valorizzato il campo a tendina “LINGUA”, il campo ‘Nome procedura’ mostrerà il
titolo nella lingua lingua selezionata. Se il ‘nome procedura’ nella lingua di interesse risultasse vuoto o nel
caso in cui non sia stata impostata una ricerca in base alla lingua della procedura, il campo ‘Nome
procedura’ mostrerà il titolo nella lingua dell’utente collegato a KBS.

Nella parte in alto a destra della videata di KBS, sono sempre presenti i pulsanti di Spostamento e di Azioni
Consentite.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

2.1 Dettaglio Procedura Qualità

La maschera di Dettaglio Qualità si presenta con il seguente layout:

Nella Testata del dettaglio Qualità, vengono mostrate le informazioni generali relative alla procedura
inserita, come ad esempio Codice Documento, Nome procedura nelle varie lingue disponibili, tipo
documento, data creazione, descrizione…

Nella scheda Dati Generali vengono gestite le informazioni dettagliate della procedura, come ad esempio
quelle relative alla revisione e agli utenti coinvolti.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Nella scheda Documenti viene utilizzato il motore di gestione documentale di KBS per la pubblicazione di
documenti da allegare alla procedura. Per le modalità di pubblicazione, check-in e check-out dei documenti
vedere la sezione gestione documentale.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Nella scheda Lista di Distribuzione viene definito l’elenco dei destinatari della Procedura.

L’elenco dei destinatari è presentato in forma tabellare e presenta i seguenti campi:

il nominativo del destinatario, la data di lettura, e la lista di distribuzione di appartenenza.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

3. Richiesta Redazione Nuovo Documento

La richiesta di redazione di un nuovo documento / procedura ancora da approvare, avviene tramite il
pulsante RICHIESTA REDAZIONE DOCUMENTO che viene proposto in Ricerca o in Lista, e che si trova
posizionato sulla barra di Workflow (barra grigia posta appena sotto il titolo della pagina)

Siccome la richiesta di redazione di un documento non è un semplice inserimento, ma una procedura

sottoposta ad un processo, le azioni consentite vengono rappresentate in forma di pulsante sulla barra di
workflow e vengono visualizzate soltanto se il profilo dell’utente collegato a KBS è autorizzato
all’esecuzione di tale azione.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Gli utenti KBS autorizzati ad inserire richieste di redazione di documenti troveranno pertanto disponibile il
pulsante sulla barra grigia (barra del Workflow).
Se il pulsante non è visibile, si consiglia di contattare l’amministratore per le opportune verifiche.

Una volta cliccato sul pulsante RICHIESTA REDAZIONE DOCUMENTO, la procedura richiede di inserire i
campi relativi al documento / procedura che si desidera redigere:

In particolare:
Codice Documento: codice assegnato dal sistema in funzione della valorizzazione dei campi Tipo
Documento e Tipologia, come definito da tabelle fornite dal cliente.
Nome Procedura: campo di testo valorizzabile con il nome della procedura da redigere.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Descrizione: campo di testo dove è possibile inserire la descrizione della procedura.

Data: valorizzato dal sistema con la Data di redazione.
Tipo Documento: permette di scegliere da una lista il tipo di documento (procedura tecnica, manuale…)
Tipologia di Documento: permette di scegliere da una lista la tipologia di documento
Società: valorizzato da sistema con il nome della società

Nella scheda Dati Generali:

Revisione:
Revisione: progressivo di revisione valorizzato automaticamente dal sistema
Data revisione: permette di selezionare la data in cui si effettua la revisione.
Descrizione: campo di testo dove è possibile inserire la descrizione della revisione.

Utenti:
Controllore: permette di scegliere da una lista, l’utente addetto al controllo della procedura.
È possibile impostare il sistema in modo da proporre di default un determinato utente Controllore in
funzione della valorizzazione effettuata nei campi Tipo Documento e tipologia.
Autorizzatore: permette di scegliere da una lista, l’utente addetto all’autorizzazione della procedura.
È possibile impostare il sistema in modo da proporre di default un determinato utente Autorizzatore in
funzione della valorizzazione effettuata nei campi Tipo Documento e tipologia.

Note: campo di testo libero.

Nella scheda Documenti che si presenta con il seguente layout:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

si utilizza il motore di gestione documentale di KBS per la pubblicazione di documenti da allegare alla
procedura.

Per le modalità di pubblicazione, check-in e check-out dei documenti vedere la sezione gestione
documentale.

Per salvare fare clic sul pulsante CONFERMA posto in alto a destra sulla barra di workflow.

In alto a sinistra, sulla barra di workflow saranno ora disponibili diverse azioni possibili:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

4. Avanzamento della Procedura

4.0 Stati della procedura e Azioni possibili

Nei prossimi paragrafi descriveremo i diversi stati della procedura: dalla redazione, al controllo,
all’approvazione, alla pubblicazione e alla creazione di nuove revisioni, analizzando le azioni possibili per i
diversi utenti.

Ecco uno schema di tali stati e azioni:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

START

Richiesta redazione
documento

01- IN ATTESA DI Modifica

REDAZIONE Elimina

Richiesta Invia al controllo

Correzioni

Modifica
Richiesta 02- IN ATTESA DI
Correzioni CONTROLLO
Invio ad
Approvazione

Inserimento Invia ad approvazione

Procedura
approvata
Modifica
03 - IN ATTESA DI
APPROVAZIONE
03a - IN ATTESA DI
Richiedi Validazione
VALIDAZIONE
Approvazione Responsabili
RESPONSABILI
Validazione

Modifica
04 – IN ATTESA DI
DISTRIBUZIONE
Modifica destinatari

Comunicazione

Modifica

Modifica destinatari 05 – PUBBLICATO Elimina DELETE

Riattivazione

Riattivazione
Crea Nuova Revisione
Annula

06 – IN CORSO DI
REVISIONE

Supera

Riattivazione
07 – RITIRATO Elimina
08 – ANNULLATO

Annulla
Elimina

La procedura qualità è sottoposta ad un processo e le azioni consentite vengono rappresentate in forma di

pulsante sulla barra di workflow e vengono visualizzate soltanto se il profilo dell’utente collegato a KBS è
autorizzato all’esecuzione di tale azione.
Gli utenti KBS autorizzati ad effettuare le diverse azioni troveranno pertanto disponibile il pulsante per

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

l’effettuazione delle stesse sulla barra grigia (barra del Workflow).

Se il pulsante non è visibile, si consiglia di contattare l’amministratore per le opportune verifiche.

4.0.1 Azione Richiesta Redazione Documento (nuova procedura)

Tramite il pulsante RICHIESTA REDAZIONE DOCUMENTO che viene proposto in Ricerca o in Lista, e che si
trova posizionato sulla barra di Workflow (barra grigia posta appena sotto il titolo della pagina), un utente
con diritti di inserimento, può richiedere la redazione di un nuovo documento – procedura.

Utilizzando la scheda DOCUMENTI l’utente può allegare documentazione alla procedura, mentre nella
scheda dati generali troverà i campi seguenti:

CAMPO Descrizione
Codice Documento codice assegnato dal sistema in funzione della valorizzazione
dei campi Tipo Documento e Tipologia, come definito da
tabelle fornite dal cliente.
Nome Procedura campo di testo valorizzabile con il nome della procedura da
redigere.
Descrizione campo di testo dove è possibile inserire la descrizione della
procedura.
Data campo valorizzato dal sistema con la Data di redazione.
Tipo Documento permette di scegliere da una lista il tipo di documento
(procedura tecnica, manuale…)
Tipologia di Documento permette di scegliere da una lista la tipologia di documento
Società valorizzato da sistema con il nome della società
Note campo di testo libero.
Revisione progressivo di revisione valorizzato automaticamente dal
sistema
Data revisione permette di selezionare la data in cui si effettua la revisione
Descrizione campo di testo dove è possibile inserire la descrizione della

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

revisione.
Controllore permette di scegliere da una lista l’utente addetto al
controllo della procedura.
È possibile impostare il sistema in modo da proporre di
default un differente utente Controllore in funzione della
valorizzazione effettuata nei campi Tipo Documento e
tipologia.
Autorizzatore permette di scegliere da una lista l’utente addetto
all’autorizzazione delle procedura.
È possibile impostare il sistema in modo da proporre di
default un differente utente Autorizzatore in funzione della
valorizzazione effettuata nei campi Tipo Documento e
tipologia.

4.0.2 Inserimento Procedura approvata

Tramite il pulsante INSERIMENTO PROCEDURA APPROVATA che viene proposto in Ricerca o in Lista, e che si
trova posizionato sulla barra di Workflow (barra grigia posta appena sotto il titolo della pagina), un utente
con diritti di inserimento, può inserire una procedura già approvata in precedenza, pronta per la
pubblicazione.

Utilizzando la scheda DOCUMENTI può allegare documentazione alla procedura.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Nella scheda dati generali sono invece presenti i seguenti campi:

CAMPO Descrizione
Codice Documento codice assegnato dal sistema in funzione della valorizzazione
dei campi Tipo Documento e Tipologia, come definito da
tabelle fornite dal cliente.
Nome Procedura campo di testo valorizzabile con il nome della procedura da
redigere.
Descrizione campo di testo dove è possibile inserire la descrizione della
procedura.
Data Creazione campo valorizzato dal sistema con la Data di redazione.
Tipo Documento permette di scegliere da una lista il tipo di documento
(procedura tecnica, manuale…)
Tipologia permette di scegliere da una lista la tipologia di documento
Società valorizzato da sistema con il nome della società
Revisione progressivo di revisione valorizzato automaticamente dal
sistema
Data revisione permette di selezionare la data in cui si effettua la revisione
Descrizione campo di testo dove è possibile inserire la descrizione della
revisione.
Controllore permette di scegliere da una lista l’utente addetto al
controllo della procedura.
È possibile impostare il sistema in modo da proporre di
default un differente utente Controllore in funzione della
valorizzazione effettuata nei campi Tipo Documento e
tipologia.
Approvatore permette di scegliere da una lista l’utente addetto
all’autorizzazione delle procedura.
È possibile impostare il sistema in modo da proporre di
default un differente utente Autorizzatore in funzione della

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

valorizzazione effettuata nei campi Tipo Documento e

tipologia.

4.0.3 Stato in attesa di Redazione – Azione Modifica

L’azione consente di modificare alcune informazioni precedentemente inserite e di aggiungere
documentazione allegata alla procedura.

4.0.4 Stato In Attesa di Redazione – Azione Invio al Controllo

Questa azione consente all’utente, una volta redatta la procedura di inviarla al controllo. L’utente potrà
modificare gli utenti addetti all’approvazione e al controllo della procedura suggeriti in automatico dal
sistema.
Nella sezione documenti l’utente potrà aggiungere ulteriore documentazione allegata nelle modalità
descritte nella sezione gestione documentale.
Per salvare cliccare sul tasto CONFERMA posto in alto a sinistra sulla barra di workflow.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

È possibile impostare il sistema KBS perché richieda obbligatoriamente all’interno della sezione documenti,
la pubblicazione di un determinato Tipo di documento, prima di consentire il passaggio a determinate fasi.
Ad esempio è possibile richiedere obbligatoriamente la pubblicazione di un documento di tipo “procedura”
prima di inviare la procedura alla fase di controllo.

4.0.5 Stato In Attesa di redazione – Azione invio ad approvazione

Questa azione consente all’utente di inviare la procedura direttamente all’approvazione saltando la fase di
controllo.

È possibile impostare il sistema KBS perché richieda obbligatoriamente all’interno della sezione documenti,

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

la pubblicazione di un determinato Tipo di documento, prima di consentire il passaggio a determinate fasi.

Ad esempio è possibile richiedere obbligatoriamente la pubblicazione di un documento di tipo “procedura”

prima di inviare la procedura alla fase di approvazione.

4.0.6 Stato In Attesa di controllo – Azione Richiesta Correzioni

Questa azione consente di richiedere correzioni sulla procedura redatta.
L’utente può descrivere nel campo di testo “Note” le correzioni richieste. Confermando mediante il tasto
CONFERMA, posto in alto a sinistra sulla barra di workflow, la procedura tornerà allo stato “In attesa di
redazione” dove si potranno apportare le correzioni richieste.

4.0.7 Stato In Attesa di controllo – Azione Modifica

Tramite questa azione, l’utente può apportare modifiche alla procedura e salvarle cliccando sul pulsante
“CONFERMA” posto in alto a sinistra sulla barra di workflow.

4.0.8 Stato In Attesa di controllo – Azione Invio ad Approvazione

Tramite questa azione l’utente può inviare all’approvazione la procedura.
Prima di confermare l’utente potrà modificare l’utente incaricato dell’approvazione.

4.0.9 Stato In Attesa di approvazione – Azione Modifica

Tramite questa azione, l’utente addetto all’approvazione può modificare la procedura e confermare
mediante l’apposito tasto posto in alto a sinistra sulla barra di workflow.

4.0.10 Stato in Attesa di approvazione – Azione richiesta correzioni

Questa azione consente di richiedere correzioni sulla procedura.
L’utente può descrivere nel campo di testo “Note” le correzioni richieste. Confermando mediante il tasto
CONFERMA, posto in alto a sinistra sulla barra di workflow, la procedura tornerà allo stato “In attesa di
redazione” dove si potranno apportare le correzioni richieste.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

4.0.11 Stato in Attesa di approvazione – Azione Richiedi validazione responsabili

Tramite questa azione, l’utente addetto all’approvazione può richiedere, ad una lista di utenti responsabili,
la validazione del documento prima della sua definitiva approvazione e distribuzione.
Se l’approvatore decide di richiedere una validazione prima di approvare il documento, gli verrà richiesta la
lista degli utenti Responsabili da coinvolgere.
La procedura passerà così allo stato “In attesa di validazione responsabili”.

4.0.12 Stato In Attesa di approvazione – Azione Approvazione

Tramite questa azione, l’utente addetto all’approvazione approva la procedura che passerà così allo stato
“In attesa di distribuzione”.

4.0.13 Stato in Attesa di validazione responsabili – Azione validazione

Tramite questa azione, ogni utente Responsabile a cui è stata richiesta la validazione (cfr par. 4.0.11), dovrà
dare il proprio parere e inserire i propri commenti.
Quando tutti gli utenti responsabili avranno inserito la propria validazione, il documento tornerà
automaticamente in stato Attesa di approvazione. L’utente approvatore potrà leggere i commenti inseriti
dai responsabili e dare la sua definitiva approvazione e distribuzione oppure apportare le modifiche
richieste e ripetere l’operazione.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

4.0.14 Stato In Attesa di distribuzione – Azione Comunicazione

Tramite questa azione, l’utente potrà pubblicare la procedura definendone i destinatari nella sezione “Liste
di distribuzione”.

Il layout della scheda “Liste di distribuzione” si presenta come nell’esempio seguente:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

L’utente potrà selezionare un’intera lista di distribuzione cliccando sulla casella nella colonna “Selezione”
corrispondente alla lista prescelta, come nell’esempio sottostante.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

In alternativa potrà visualizzare il dettaglio della lista di distribuzione cliccando sull’icona rappresentante
una lente di ingrandimento relativa alla lista di distribuzione prescelta, posta nella colonna “Dett.”.

L’utente potrà scegliere quali utenti della lista selezionare, e in seguito salvare cliccando su AGGIORNA.
Nella colonna “Modalità selezione lista” comparirà in rosso la dicitura: personalizzata, che indicherà che
non tutti gli utenti della lista di distribuzione sono stati selezionati.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Selezionando “Lettura Automatica” In basso a sinistra, il sistema considererà la procedura come letta dal
destinatario, non appena questo cliccherà sulla comunicazione apparsa nella sua home page per aprirla.

Per salvare è necessario cliccare sul tasto SALVA LISTA UTENTI e in seguito confermare con apposito tasto
posto in alto a sinistra sulla barra di workflow.

Per visualizzare un riepilogo di tutti gli utenti selezionati cliccare sul tasto VISUALIZZA LISTA UTENTI.
Una volta confermato nella scheda liste di distribuzione comparirà l’elenco dei destinatari della
comunicazione disposti su due tabelle indicanti il nominativo del destinatario, la data di lettura della
comunicazione, e la lista di distribuzione di appartenenza.

L’azione porta la procedura in stato “pubblicato”.

4.0.15 Stato Pubblicato – Azione Modifica

Tramite questa azione, l’utente può apportare modifiche a quei dati che non interferiscono con la
procedura pubblicata, come il campo Note ed il campo descrizione.
Non è però possibile eliminare o pubblicare documenti o modificare destinatari.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

4.0.16 Stato Pubblicato – Azione Annulla

Mediante questa azione l’utente può annullare la pubblicazione della procedura.
L’azione porta la procedura in stato “annullato”.

4.0.17 Stato Annullato – Azione Riattiva

Mediante questa azione l’utente può riattivare una procedura annullata e riportarla allo stato “pubblicato”.

4.0.18 Stato Annullato – Azione Elimina

Mediante questa azione l’utente può eliminare una procedura annullata.

4.0.19 Stato Pubblicato – Azione Modifica Destinatari

L’azione consente all’utente di modificare l’elenco dei destinatari della procedura. I destinatari potranno
essere selezionati nelle medesime modalità descritte per l’azione comunicazione nel paragrafo 4.0.14

4.0.20 Stato Pubblicato – Azione Elimina

L’azione consente di eliminare la procedura.

4.0.21 Stato Pubblicato – Azione Crea Nuova Revisione

Mediante questa azione l’utente potrà creare una nuova revisione della procedura.

Il codice documento resterà il medesimo ma il numero di revisione presente nella scheda Dati Generali
della procedura verrà modificato.
L’utente potrà modificare i dati ed i documenti della procedura e cliccare su CONFERMA per salvare.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

La prima revisione della procedura andrà così nello stato: ”in corso di revisione”.
Mentre la nuova revisione andrà nello stato “in corso di redazione” dove sarà possibile modificare la
procedura, inviarla al controllo o inviarla all’approvazione.

Quando la nuova revisione verrà approvata, la revisione precedente della procedura passerà
automaticamente allo stato “ritirato”.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

4.0.22 Stato Ritirato – Azione Riattiva

Mediante questa azione, l’utente può riattivare una procedura precedentemente ritirata riportandola allo
stato “pubblicato”.
Non è possibile riattivare una procedura se una revisione più recente della stessa è già stata “approvata”.

4.0.23 Stato Ritirato – Azione Elimina

Mediante questa azione, l’utente può eliminare una procedura ritirata.

4.1 Avvisi e Messaggistica

Il sistema prevede un sistema di messaggistica configurabile a piacimento, che permette di avvisare gli
utenti coinvolti.

Ad esempio, a seguito dell’inserimento di una procedura potranno essere avvisati gli utenti indicati nei
campi Controllore e Approvatore della presenza di una nuova procedura da controllare/approvare.
Una volta che l’utente Incaricato porterà a termine la propria mansione, potrà essere avvisato l’utente
richiedente.

NOTE: Tutta la parte di messaggistica può essere personalizzata e modificata dall’amministratore del
sistema KBS, dichiarato dall’azienda.
Per maggiori informazioni o chiarimenti rivolgersi alla persona di riferimento incaricata.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

5. Liste di Distribuzione
In questa sezione descriveremo in che modo creare e modificare le liste di distribuzione delle procedure.
È possibile gestire le liste di distribuzione dall’apposita voce di menu: Liste di distribuzione > Liste

Per creare una nuova lista di distribuzione cliccare sul tasto NUOVO posto in alto a destra, nella barra delle
azioni disponibili, mentre per cercare una lista di distribuzione esistente cliccare su PROSEGUI.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Cliccando su PROSEGUI si otterrà l’elenco delle liste di distribuzione che rispondono ai parametri di ricerca.
L’elenco si presenta disposto in una tabella, con valorizzati i seguenti campi:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Cliccando sull’icona rappresentante una lente di ingrandimento l’utente può accedere al dettaglio della lista
di distribuzione:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Nel dettaglio sarà presente una sezione con indicati i “destinatari Interni”, ossia i destinatari utenti di KBS
ed una sezione con indicati i destinatari esterni.
Per aggiungere o eliminare destinatari in una delle sezioni, è sufficiente cliccare sull’icona rappresentante
una lente di ingrandimento posta a destra della sezione.

Si avrà in tale modo accesso alla finestra seguente, dove sulla destra sono elencati gli utenti disponibili da
inserire nella lista di distribuzione, e sulla sinistra gli utenti già inseriti nella lista di distribuzione.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Per spostare un utente da una sezione all’altra è sufficiente selezionarlo con il mouse e cliccare su uno dei
seguenti tasti in funzione della sezione in cui si desidera spostare l’utente: oppure

Cliccando invece su uno di questi tasti si sposteranno tutti gli utenti di una sezione nell’altra e viceversa:
oppure

Con le stesse modalità si potranno selezionare gli utenti durante la creazione di una nuova lista di
distribuzione.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

6. Utenti Esterni
All’apposita voce di menu: Liste di distribuzione > Utenti Esterni è possibile ricercare gli utenti esterni
memorizzati.
Nella maschera sono presenti i seguenti campi di filtro:

Cliccando su PROSEGUI si ottiene la lista degli utenti esterni che rispondono ai parametri selezionati.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

A fianco di tutte le righe ritrovate è presente una lente che consente agevolmente di passare alla
visualizzazione del dettaglio dell’utente esterno:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Per salvare le modifiche apportate cliccare sul tasto AGGIORNA posto in alto a destra.

Cliccando sul tasto NUOVO posto in alto a destra è possibile inserire un nuovo utente esterno e salvare
cliccando su AGGIORNA.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

7. Tabelle collegate
Tramite la voce di menu TABELLE è possibile gestire le seguenti informazioni:
TIPO DOCUMENTO
TIPOLOGIA

All’apposita voce di menu: Tabelle > Tipo Documento è possibile ricercare i tipi di documento memorizzati.
Nella maschera sono presenti i seguenti campi di filtro:

Cliccando su PROSEGUI si ottiene la lista dei tipi di documento che rispondono ai parametri selezionati.

Cliccando sull’icona rappresentante una lente di ingrandimento l’utente può accedere al dettaglio del Tipo
Documento:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Dove si possono visualizzare e modificare gli utenti e i gruppi utenti con diritti di controllo e approvazione
sul tipo di documento.

Cliccando invece sul pulsante NUOVO posto in alto a destra è possibile inserire un nuovo tipo documento

La maschera di inserimento prevede i seguenti campi:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Per salvare fare clic sul tasto CONFERMA posto in alto a destra

All’apposita voce di menu: Tabelle > Tipologia è possibile ricercare le tipologie memorizzate.

Nella maschera di ricerca sono presenti i seguenti campi di filtro:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Cliccando su PROSEGUI si ottiene la lista delle Tipologie che rispondono ai parametri selezionati.

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Cliccando sull’icona rappresentante una lente di ingrandimento l’utente può accedere al dettaglio della
Tipologia:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Dove si può visualizzare e modificare il nome ed il codice attribuito alla tipologia.

Cliccando invece sul pulsante NUOVO posto in alto a destra è possibile inserire una nuova tipologia:

La maschera di inserimento prevede i seguenti campi:

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]
 K@QTA

Per salvare fare clic sul tasto CONFERMA posto in alto a destra

Errevi System Srl - Via Livatino, 9 - 42100 Reggio Emilia

Tel. 0522 271612 - Fax 0522 271613 - Email: [email protected]