Il documento tratta il tema della gestione di progetti e discute concetti chiave come tempi, costi, qualità, risorse umane, ciclo di vita del progetto e ruolo del project manager.
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Il documento tratta il tema della gestione di progetti e discute concetti chiave come tempi, costi, qualità, risorse umane, ciclo di vita del progetto e ruolo del project manager.
Il documento tratta il tema della gestione di progetti e discute concetti chiave come tempi, costi, qualità, risorse umane, ciclo di vita del progetto e ruolo del project manager.
Il documento tratta il tema della gestione di progetti e discute concetti chiave come tempi, costi, qualità, risorse umane, ciclo di vita del progetto e ruolo del project manager.
•Aumenta la complessità delle richieste •Si richiedono livelli qualitativi elevati con tempi ristretti e costi bassi Il progetto è un’attività non ripetitiva, finalizzata al raggiungimento di un obiettivo in un certo periodo di tempo, •Si richiede un maggior controllo dei tempi e dei costi svolta utilizzando uno sforzo congiunto di un pool di risorse •È necessario utilizzare risorse umane eterogenee (SDA Bocconi, 1999) Alcune caratteristiche peculiari Obiettivi e finalità
•Obiettivi Definiti Distinzione tra obiettivi e finalità:
L’obiettivo è il risultato ultimo dell’attività di progetto e deve •Unicita` (non ripetitivita`) essere certo, chiaro e condiviso. •Temporaneita’ La finalità ha uno spettro più ampio e può non essere correlata all’obiettivo. •Risorse L’obiettivo deve essere condiviso, la finalità può non essere condivisa •Lavoro in Team
Non ripetitività:progetti e processi Temporaneità
Le organizzazioni, nel loro operare, eseguono delle attività Tutti i progetti devono avere una data di fine. che possono essere suddivise in: In realtà le date possono (devono) essere almeno due, quella più •Progetti favorevole, e quella che ingloba alcuni fattori avversi. •Processi
Essi hanno in comune limiti sulle risorse, necessita’ di
pianificazione esecuzione e controllo, sviluppo da parte di personale. Tuttavia i processi sono continuativi e ripetitivi, mentre i progetti sono unici e temporanei. Risorse Elementi fondamentali Tutti i progetti prevedono lo sforzo congiunto di un insieme di Persone risorse. Le risorse sono: •Persone Efficienza ed Attività efficacia Strumenti •Risorse fisico-tecniche •Risorse economiche •Tempo Struttura organizzativa
Lavoro in team Persone
Una caratteristica fondamentale dei progetti è l’aspetto collaborativo tra le persone. Questo aspetto è in particolare •Project Manager riferito al nucleo principale, che deve comunicare e condividere le informazioni di progetto. •Membri del team di progetto
Il lavoro in team è difficile e non rientra nel modo “normale di •Committente
Il Project Manager è il responsabile formale del progetto nel
suo complesso e deve garantire che il risultato finale sia •Tecniche realizzato in coerenza con i costi, i tempi e le caratteristiche •Gestionali tecniche definite inizialmente. •Relazionali
Ruoli del Project Manager I membri del team di progetto
I membri del team di progetto dovrebbero essere individuati dal Project Manager. Ruoli interpersonali: liason, leader, figurhead I membri del team di progetto devono comunicare e Ruoli informativi: monitor, disseminator, spokesman coordinarsi fra loro, si riferiscono al Project Manager e sono Ruoli decisionali: agente di cambiamento, disturbance gli attori fondamentali della riuscita del progetto. handler, resource allocator, negotiator Si distingue tra •Membri del team stabile •Membri del team in senso lato Il committente Strumenti
È colui che vuole e paga il progetto. Può essere interno Sono sia i mezzi tecnici utilizzati a supporto del lavoro di all’azienda o esterno. progetto, sia le metodologie utilizzate a supporto della È importante cercare di aumentarne il coinvolgimento in pianificazione e del controllo del progetto. alcuni momenti del progetto.
Lo Sponsor Struttura organizzativa
•Goal Setting •Reperimento risorse La struttura organizzativa può essere più o meno idoneo all’attività progettuale. Uno scarso riconoscimento dello status •Comunicazione del Project Manager ed un sistema valutativo inadeguato può •Visibilità continua essere di ostacolo al modalità lavorativa per progetti. Attività Il ciclo di vita di progetto Genericamente un progetto può essere diviso in tre macrofasi:
Le attività sono l’insieme dei passi necessari per ottenere un Fase iniziale desiderato output. L’organizzazione delle attività influisce sui Fase intermedia risultati di progetto. Fase finale
Ogni fase dipende dal tipo di progetto e da come l’azienda si
organizza per svolgerli
Distinzione tra progetti
Continua •Progetti Interni e per Terzi In maggiore dettaglio si può scomporre il progetto in: •Progetti monodisciplinari e pluridisciplinari 1. Ideazione e concettualizzazione •Progetti monoaziendali e pluriaziendali 2. Valutazione e fattibilità •Progetti come progetti e progetti nei processi 3. Pianificazione e organizzazione Come è intuibile questi aspetti influiscono sulla complessità del 4. Realizzazione e controllo progetto 5. Esercizio e manutenzione Ogni fase del ciclo di vita è attivata da un input e consegna un output, più è complessa più può essere un progetto a sé stante. Rappresentazione grafica Il ciclo di vita tecnico Risorse
Il ciclo di vita tecnico si riferisce alla sequenza di attività che
vengono svolte per ottenere il risultato voluto. Le fasi ricalcano quelle esposte nella figura precedente.
1 2 3 4 5 Tempo
Il ciclo di vita organizzativo
La fase organizzativa del ciclo di vita del progetto si affianca ed integra la fase tecnica e costituiscono l’asse portante alle attività esecutive del progetto. Punti critici del ciclo organizzativo: Ogni progetto ha due cicli di vita: Definizione puntuale dell’obiettivo Individuazione dello sponsor ciclo tecnico e Criteri di valutazione del progetto
ciclo organizzativo Cultura del progetto
Sistemi operativi di funzionamento (sistemi di controllo, incentivanti, informativi di progetto) Definizione dei ruoli Regole di utilizzo delle risorse dedicate Autonomia del team Attenzione da parte del contesto aziendale Piano di dismissione delle risorse Strumenti a supporto del piano di Il piano di progetto progetto
Il piano di progetto è un documento formalizzato che descrive •WBS
come si possono realizzare gli obiettivi del progetto, considerando che le risorse disponibili sono limitate nel tempo, •Matrice di responsabilità nella quantità e nella tipologia (Amelotti, Valcalda, 1998) •Rappresentazioni reticolari, diagrammi di Gantt
•Budget di progetto
•Sistema di reporting
Il contenuto del piano di progetto
WBS 1. Obiettivi del progetto (cosa deve essere fatto)
2. Attività da svolgere (come deve essere fatto)
3. Competenze necessarie (quali conoscenze, capacità) La WBS (Work Breakdown structure) è una forma di scomposizione strutturata del progetto utile nella fase di 4. Definizione e assegnazione (chi lo deve fare) definizione degli obiettivi e delle attività. Il progetto viene scomposto gerarchicamente partendo 5. Scheduling del progetto (quando si deve fare) dall’obiettivo, per poi passare ai sottobiettivi per poi giungere 6. Definizione e assegnazione delle risorse economiche (quanto costa) alle attività ed ai compiti.
7. Sistema di controllo (come verificare)
8. Aspetti di attenzione e modalità di soluzione dei problemi (quali
fattori di rischio) Un esempio: progetto nuova sede WBS WBS La società aveva deciso di trasferirsi in un’altra località, entrando nel nuovo palazzo. Il problema era Titolo progetto il coordinamento della movimentazione di 300 addetti con annessi strumenti e che i nuovi uffici Sottobiettivo da raggiungere Sottobiettivo da raggiungere Sottobiettivo da raggiungere necessitavano di adeguamenti in funzione delle specifiche destinazioni, peraltro non stabilite definitivamente. Il progetto fu affidato all’ufficio Attività da svolgere Attività da svolgere tecnico con a capo il Geometra.
Compito Compito
Alcune caratteristiche WBS PNS
•Ciascun ramo rappresenta un gruppo omogeneo di attività •Quanto più il progetto presenta elementi di certezza, tanto più può essere utile dettagliarle minuziosamente Progetto PNS
•Tanto più le attività sono guidate da attività fisico-tecniche, Assegnazione spazi Definizione interventi tecnici Organizzazione trasloco Valutazione economica Acquisti
tanto più è oggettivo il modo in cui deve essere raggiunto un Verifica bisogno Piano spazi Impianto elettrico Telefonia Piano movimentazione Attività propedeutica
Interviste ai direttori obiettivo •Quanto più si dettaglia una WBS tanto meno si lascia spazio alla delega Le forme derivate Esempio PNS
